Wykorzystaj transfer pracowników przy umowach outsourcingowych

Transkrypt

1 Źródło: Adam Karolak , ostatnia aktualizacja :00 Przejęcia pracowników Wykorzystaj transfer pracowników przy umowach outsourcingowych Zlecenie części firmowych zadań na zewnątrz może się odbyć bez zwolnień. Osoby z działu, którego obowiązki będzie wykonywał kontrahent, mogą być przecież przez niego przejęte Przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę jest procedurą uniwersalną i występuje w różnego rodzaju sytuacjach, np. w przypadku: - prywatyzacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa, - upadłości i likwidacji firmy, - zmiany sytuacji rynkowej pracodawcy, - wprowadzania nowych metod zarządzania, jak odchodzenie od pionowych struktur podporządkowania i zastępowania ich strukturami sieciowymi nastawionymi na współpracę oraz kreatywność pracowników. Z przejęciem pracowników w ramach przejścia zakładu lub części zakładu pracy na nowego pracodawcę mamy także do czynienia niejednokrotnie w ramach realizacji kontraktów outsourcingowych. Formalności ograniczone do minimum Istota wykorzystania tej konstrukcji w procesie outsourcowania pewnych funkcji przedsiębiorstwa polega na tym, że w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on stroną stosunków pracy z pracownikami przejętego zakładu pracy lub jego części. Skutek ten następuje z mocy prawa. A więc firma outsourcingowa jako nowy pracodawca nie musi zawierać umów o pracę (ani podpisywać aneksów) z pracownikami firmy będącej jej klientem. Powoduje to dla klienta firmy outsourcingowej wiele wymiernych korzyści, bo w razie przejęcia pracowników w ramach przejścia zakładu pracy w ogóle nie dochodzi do ustania zatrudnienia (tylko na miejsce dotychczasowego pracodawcy wstępuje nowy), dotychczasowy pracodawca nie rozwiązuje zatem z przejmowanymi pracownikami umów o pracę, nie wypłaca im ekwiwalentów za urlop, nie wystawia świadectw pracy itd. 1

2 W ten sposób przedsiębiorca nie musi angażować własnych środków i czasu na utrzymywanie i administrowanie dotychczasowymi pracownikami tworzącymi np. dział firmy, którego funkcje w ramach kontraktu outsourcingowego przekazuje outsourcerowi. Nie tylko majątek może zostać przekazany Przejmowanie pracowników jest coraz częściej wykorzystywane jako element usługi outsourcingowej. Jest to możliwe z uwagi na to, że wynikająca z kodeksu pracy procedura przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę oparta jest na funkcjonalnej koncepcji zakładu pracy. Koncepcja ta, jak wielokrotnie podnosił Sąd Najwyższy, np. w wyroku z 1 kwietnia 2004 r. (I PK 362/03), polega na tym, że do przejścia pracowników z mocy prawa dochodzi w sytuacji przejęcia przez nowy zakład pracy kompetencji poprzedniej jednostki lub jej części. Podobnie w wyroku z 9 grudnia 2004 r. (I PK 103/04) SN uznał, że przejęcie zakładu pracy ma miejsce nie tylko przy przekazaniu składników majątkowych, ale także przy przejęciu zadań zakładu. Oznacza to, że wykorzystanie tej procedury możliwe jest nie tylko w razie sprzedaży części przedsiębiorstwa, ale także w razie wyodrębnienia i przekazania innemu podmiotowi zewnętrznemu pewnych funkcji przedsiębiorstwa, np. obsługi księgowo-kadrowej, utrzymania czystości i terenów zielonych itd., co jest właśnie istotą kontraktu outsourcingowego. Wykorzystanie przejścia pracowników do firmy outsourcingowej, której przedsiębiorstwo zleca określone usługi, ma wiele zalet. Umożliwia płynne przejęcie procesów przez firmę zewnętrzną bez konieczności: - wdrażania w specyfikę jej działalności nowych pracowników obsługujących outsourcowane procesy, - ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z likwidacją własnej struktury osobowej odpowiedzialnej dotychczas za outsourcowany proces, z czym wiązałaby się często konieczność wypłaty odpraw czy przeprowadzania procedury zwolnień grupowych, jeśli firma zatrudnia co najmniej 20 pracowników. JAKICH REGUŁ MUSZĄ PRZESTRZEGAĆ PRACODAWCY, A CO PRZYSŁUGUJE ZAŁODZE Podpisanie międzyzakładowego kontraktu na przejęcie części zajęć to za mało, gdy mają je realizować dotychczas zatrudnieni u zlecającego. Jest jeszcze sporo zasad prawnych Przyjrzyjmy się regułom, według których odbywa się przejęcie pracowników w razie zawarcia umowy outsourcingowej. Wynikają one nie tylko z polskich przepisów, ale też z prawa wspólnotowego. Polskie podstawy Podstawowe zasady prawne regulujące procedurę przejęcia pracowników w ramach przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę zawierają art i art kodeksu pracy, a także art ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.). W myśl art k.p. w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. 2

3 Przepis ten ma na celu ochronę ciągłości stosunków pracy pracowników oraz zapewnienie im stabilności zatrudnienia, gdy dochodzi do przekształceń po stronie pracodawcy. Pozostałe przepisy określają szczegółowe obowiązki pracodawcy dotychczasowego i nowego oraz uprawnienia przejmowanych pracowników. Unijne regulacje Skutki przejęcia zakładu pracy lub jego części wykraczają niejednokrotnie poza obszar poszczególnych krajowych porządków prawnych. Dlatego regulacja ochrony interesów pracowniczych w poszczególnych państwach jest również przedmiotem prawa europejskiego. Sprawie tej poświęcono specjalną dyrektywę z 1977 r. (77/187/EWG ze zmianą z 1998 r., 98/50/WE), zastąpioną następnie dyrektywą z 12 marca 2001 r. (2001/23/WE) w sprawie zbliżenia ustawodawstwa państw członkowskich w zakresie ochrony praw pracowników w razie przejścia przedsiębiorstw, zakładów pracy lub części zakładów pracy. Dyrektywa 2001/23/WE obowiązuje od 11 marca 2001 r. i jest uznawana za jeden z najważniejszych aktów prawa pracy UE. Informacje dla przejmowanych Te najważniejsze to obowiązki informacyjne, które mają na celu przygotowanie pracowników na planowane zmiany, a zwłaszcza umożliwienie im podjęcia decyzji o kontynuacji zatrudnienia, i ich przedstawicielom wpływanie na decyzje pracodawców w sprawach pracowniczych. Obaj pracodawcy (dotychczasowy i nowy) muszą zatem zawiadomić pracowników jeśli nie ma u nich organizacji związkowych o przewidywanym przejściu zakładu pracy lub jego części. Czynią to na piśmie, co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem transferu. W zawiadomieniu pracodawcy zobowiązani są poinformować pracowników o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, jego przyczynach, prawnych, ekonomicznych i socjalnych skutkach dla pracowników, a także zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia dotychczasowych pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania. Gdy są związki zawodowe Jeśli u pracodawców są związki zawodowe, wówczas to do nich ma trafić informacja o przewidywanym terminie tego przejścia, jego przyczynach, prawnych, ekonomicznych i socjalnych skutkach dla swoich pracowników, a także zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia tych pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania. Informacje takie należy przekazać również co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem transferu. Szybkie pożegnanie z inicjatywy podwładnego Osobie zatrudnionej, która znalazła się na liście transferowej, przysługuje prawo do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem (art k.p.). Może to zrobić w terminie dwóch miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Wywoła to dla niego takie skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem, a nie przez pracownika. 3

4 Oznacza to w szczególności, że zachowa on prawo do zasiłku dla bezrobotnych. Jeśli zatrudniony skorzysta z prawa do rozwiązania umowy w trybie art k.p., nie będzie mu przysługiwać wynagrodzenie za okres wypowiedzenia. Dlatego że okres wypowiedzenia nie zacznie biec. Umowa o pracę rozwiąże się po prostu po siedmiu dniach od uprzedzenia. Zmiany lub rozstania po wypowiedzeniu Po przejściu zakładu pracy lub jego części nowy pracodawca ma prawo dokonać zmian treści dotychczasowych umów o pracę przejętych pracowników. Jednak może ich dokonać jedynie z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa pracy. Zatem szef musi wypowiedzieć warunki pracy i płacy na piśmie, proponując jednocześnie nowe warunki, wskazując uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia tych dotychczasowych oraz pouczając o możliwości odwołania się pracownika do sądu pracy. Jeżeli pracodawca zamierza definitywnie rozstać się z pracownikiem, musi wręczyć mu wypowiedzenie umowy o pracę na piśmie, podając w szczególności uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia. Przy czym zgodnie z art k.p. nie może wskazać jako przyczyny wypowiedzenia (również jako przyczyny wypowiedzenia warunków pracy i płacy) samego przejęcia zakładu pracy. Wynika to z tego, że w razie transferu w trybie art k.p. nie zmienia się dotychczasowa treść stosunku pracy, a zmienia się jedynie pracodawca. Zatem jeśli chce on zmodyfikować lub rozwiązać umowę o pracę z przejętym pracownikiem, to może to uczynić tylko na zasadach ogólnych, tak jak dotychczasowy pracodawca. I nigdy przyczyną takiej zmiany nie może być samo przejęcie. Uprawnienia pozaumowne Ważnym uprawnieniem przejętych pracowników jest kontynuacja pozaumownych warunków zatrudnienia, jakie im przysługiwały u dotychczasowego pracodawcy. Chodzi tu np. o prawo do nagrody jubileuszowej i odprawy rentowej, które wynikały nie z umowy o pracę, ale np. z postanowień układu zbiorowego lub zakładowego porozumienia płacowego dotychczasowego pracodawcy. Postanowienia te po przejęciu stają się treścią umowy o pracę. Co więcej, przez rok od daty transferu nowy pracodawca ma obowiązek stosować do przejętych pracowników postanowienia układu zbiorowego, którym byli objęci u dotychczasowego pracodawcy, w brzmieniu obowiązującym w momencie przejmowania zakładu pracy lub jego części, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Zatem w tym czasie nie jest możliwe pogorszenie warunków pracy i płacy pracownika wynikających z postanowień układu zbiorowego, jakim był objęty u dotychczasowego pracodawcy, mimo że układ taki nie obowiązuje o nowego pracodawcy. Wielkość zakładu zdecyduje o odprawach Nowy pracodawca może dostosować liczbę pracowników do swoich potrzeb, dokonując zwolnień. Jednak w razie zatrudniania przez niego co najmniej 20 pracowników konsekwencją takich redukcji będzie obowiązek wypłacenia pracownikom odprawy, o której mowa w art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.). 4

5 STARANNIE PRZEANALIZUJMY, ZANIM ZŁOŻYMY PODPIS Zgoda na usługę terminową jest równoznaczna z tym, że po upływie ustalonego czasu przeniesiona kadra wróci do macierzystego szefa Procedura przejęcia pracowników w ramach przejścia zakładu pracy nie jest skomplikowana. Wymaga jednak pewnej staranności i odpowiedniego przygotowania ze świadomością skutków prawnych podejmowanych działań. Będzie powrót Co się dzieje z przejętymi pracownikami, jeśli jedyną podstawą ich przejścia do firmy zewnętrznej był terminowy kontrakt na określoną usługę, który wygasa? Po upływie terminu jego obowiązywania i powrotu danej funkcji/procesu do przedsiębiorstwa (klienta) wróci też do niego transferowana wcześniej załoga. To przedsiębiorstwo ponownie stanie się dla niej pracodawcą. Kłopot z datą Przejmowanie zakładu pracy nie musi być czynnością jednorazową, może być rozciągnięte w czasie. Ale w udzielonej pracownikom (związkom zawodowym) informacji o przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę (art k.p.) dotychczasowy pracodawca powinien wskazać datę tego przejścia. Zmiana tej daty powoduje obowiązek ponowienia informacji wraz z pouczeniem o możliwości rozwiązania umowy przez pracownika na podstawie art k.p. Jeśli zatem przejęcie następuje na podstawie kilku czynności, a nie jednorazowo, to problematyczne może być ustalenie jednej daty przejęcia. W takiej sytuacji w razie wątpliwości, czy nastąpiło przejęcie części zakładu pracy w rozumieniu art k.p., istotną okolicznością jest także to, że w wyniku dokonanych zmian organizacyjnych nie ma zapotrzebowania na pracę danego pracownika w jego dotychczasowym miejscu i rozmiarze. Zasady automatyzmu nie wyłączymy W myśl art k.p. w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Powyższy przepis wprowadza zasadę automatyzmu i niedopuszczalność modyfikacji procedury. Przekształcenie stosunku pracy po stronie podmiotowej na podstawie art k.p. następuje bowiem automatycznie w wyniku przejęcia zakładu pracy w całości lub w części przez inny zakład. Zatem niezależnie od tego, czy i jakiego rodzaju decyzja została podjęta co do przekazania pracowników. Oznacza to, że umową cywilnoprawną (np. kontraktem outsourcingowym) nie można wyłączyć stosowania art k.p. Wejście nowego zakładu pracy w prawa i obowiązki objęte stosunkiem pracy z pracownikami przejmowanego (wydzielonego) zakładu pracy następuje z mocy samego prawa i jest niezależne od tego, jak ta kwestia uregulowana została między stronami umowy cywilnoprawnej stanowiącej podstawę przejęcia. Uprzywilejowanie zawsze możliwe 5

6 Oczywiście nie jest wykluczone wprowadzenie w takiej umowie jedynie pewnych zmian dodatkowo uprzywilewujących pracowników ponad standardy ustawowe. Strony umowy mogą np. ustalić, że po dacie przejęcia zbywający i przejmujący są wspólnie odpowiedzialni także za inne zobowiązania niż te, które powstały przed dniem przejęcia, wynikające z umowy o pracę lub stosunku pracy istniejących w chwili przejęcia. Szczególne znaczenie dla przedsiębiorców, pomiędzy którymi dochodzi do przejęcia zakładu pracy, mają wspomniane już obowiązki informacyjne w stosunku do przejmowanych pracowników i reprezentujących ich organizacji związkowych. Dobre praktyki Niewykonanie przez dotychczasowego pracodawcę obowiązku udzielenia informacji i pouczenia z art k.p. nie wpływa na skutek przejęcia zakładu pracy lub jego części, polegający na wejściu nowego pracodawcy w prawa i obowiązki strony stosunku pracy. Co to znaczy? Że nie powoduje ani nieważności samego przejęcia, ani innych poważniejszych skutków. Jednak do dobrych praktyk należy nie tylko wykonywanie tego obowiązku w minimalnym ustawowym zakresie, ale nawet prowadzenie szerszej akcji informacyjnej uświadamiającej pracowników o przyczynach, celach i skutkach przejęcia. Dzięki temu pracownicy powinni dowiedzieć się, że zmiana ich pracodawcy nie jest skutkiem ograniczenia działalności, redukcji czy zwolnień, a przeciwnie wynikiem rozwoju firmy, która w związku z osiągnięciem pewnego wyższego poziomu działalności decyduje się na outsourcowanie części swych funkcji niezwiązanych z jej core-business. Dla pracowników nie stanowi to pogorszenia warunków pracy, przeciwnie dzięki wejściu do wyspecjalizowanej w danej dziedzinie organizacji daje im szanse lepszego rozwoju zawodowego poprzez dostęp do ekspertów firmy outsourcingowej i jej know-how. Liczy się komunikacja Łukasz Gajewski, prezes spółki Target BPO i Fundacji Instytut Outsourcingu: Target BPO często przejmuje całe działy od swoich klientów. Chętnie zagospodarowujemy kadry firmy, korzystając z ich doświadczenia. Dokonujemy jedynie optymalizacji pracy i uzupełniamy o dodatkowych ekspertów. Przykładem może być umowa z firmą Polkomtel SA, który przekazał nam administrację zespołami sprzedażowymi na terenie całego kraju. Zmiana pracodawcy może być trudnym i budzącym wiele obaw procesem. Dlatego doświadczony partner outsourcingowy pomaga firmie dobrze przejść przez etap przekształceń. Kluczowe jest dotrzymanie wszystkich warunków formalnych oraz zadbanie o dobrą komunikację wewnętrzną. Najważniejsze jest to, by pracownicy rozumieli, dlaczego firma dokonuje zmiany, bo wtedy łatwiej pogodzą się z ich konsekwencjami. Powinni też otrzymać jak najwięcej informacji na temat nowego pracodawcy i mieć możliwość jego dobrego poznania. O to powinny zadbać obydwie strony klient przed restrukturyzacją, a usługodawca outsourcingowy po przejęciu kadr. Wystarczył dobry program 6

7 Krystian Bestry, dyrektor zarządzający Infosys BPO Poland: Centrum Infosys BPO Poland w Łodzi powstało w wyniku przejęcia całej placówki wraz z pracownikami od firmy Philips. Proces ten był częścią restrukturyzacji, która przebiegała w trzech centrach Infosys na świecie. Najważniejszym wyzwaniem było poinformowanie i przekonanie 750 polskich pracowników, że z perspektywy pewności i jakości ich zatrudnienia nic się nie zmienia, nie są przewidywane zmniejszenia wynagrodzenia, a w planach firmy jest dalszy rozwój centrum. Każdy z naszych pracowników otrzymał od zarządu spółki list z zapewnieniem zatrudnienia na niezmienionych zasadach, a z dniem przejęcia podpisano nowe umowy o pracę na tych samych warunkach. Stworzyliśmy trzy zespoły pracujące na rzecz integracji procedur HR, procedur jakości oraz integracji samych struktur polskiej spółki w ramach grupy Infosys. Efektem ich pracy był trzymiesięczny program, który nie tylko nie spowodował wzrostu rotacji, ale wręcz jej spadek. Nikt też nie odszedł z grupy menedżerów. Lista najczęstszych błędów 1. Brak propozycji z nowymi warunkami dla zatrudnionych nie na angażach W myśl art k.p. w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Przepis ten ma na celu ochronę ciągłości stosunków pracy pracowników oraz zapewnienie im stabilności zatrudnienia, w sytuacji gdy dochodzi do przekształceń po stronie pracodawcy. Wyjątek od tej zasady dotyczy pracowników zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę, tj. mianowania, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Tym pracownikom pracodawca przejmujący zakład pracy lub jego część zobowiązany jest zaproponować nowe warunki pracy i płacy i wskazać termin, nie krótszy niż siedem dni, na złożenie oświadczenia o przyjęciu lub odmowie przyjęcia proponowanych warunków. W razie nieuzgodnienia nowych warunków pracy i płacy dotychczasowy stosunek pracy rozwiązuje się z upływem okresu równego okresowi wypowiedzenia, liczonego od dnia, w którym pracownik złożył oświadczenie o odmowie przyjęcia proponowanych warunków, lub od dnia, do którego mógł to zrobić (art k.p.). Częstym błędem jest pominięcie powyższej odrębnej regulacji sytuacji prawnej pracowników nieetatowych i traktowanie wszystkich pracowników przejmowanego zakładu pracy w identyczny sposób niezależnie od podstawy prawnej ich zatrudnienia. 2. Nieprawidłowa interpretacja zmiany właściciela zakładu pracy Kolejnym poważnym błędem jest uznawanie, że zmianą pracodawcy jest zmiana właściciela zakładu pracy. Jeżeli bowiem pracodawca w znaczeniu prawnym pozostaje ten sam, np. w razie przejęcia większości udziałów lub akcji spółki, to nie dochodzi do przejęcia pracowników w rozumieniu prawa pracy. 3. Niepotrzebne zawieranie nowych umów Wstąpienie nabywcy zakładu w prawa i obowiązki pracodawcy dotyczy wszystkich pracowników bez względu na podstawę nawiązania ich stosunku pracy, a skutek ten następuje z mocy prawa z dniem transferu. 7

8 Błędem jest zatem zawieranie przez nabywcę (nowego pracodawcę) nowych umów o pracę z przejętymi pracownikami. W wyroku z 1 lipca 1999 r. (I PKN 133/99) SN uznał, że pracownik ma interes prawny (w rozumieniu art. 189 kodeksu postępowania cywilnego) w ustaleniu istnienia stosunku pracy z określonym podmiotem zatrudniającym w następstwie zdarzenia wyczerpującego znamiona art k.p. Wyrok ten potwierdza, że pracownik ma interes prawny w tym, aby domagać się na drodze sądowej ustalenia, kto jest jego pracodawcą i od kogo może się domagać przestrzegania przepisów prawa pracy obciążających pracodawcę. Autor jest głównym doradcą prawnym CPS Accounting Rzeczpospolita 8