Materiały dla studentów. Przedmiot: Przygotowanie do prowadzenia działalności gospodarczej Moduł biznesowy. Autor. Michał Janas

Transkrypt

1 Materiały dla studentów Przedmiot: Przygotowanie do prowadzenia działalności gospodarczej Moduł biznesowy Autor Michał Janas

2 Rzeszów, kwiecień 2007 Michał Janas Consulting 2

3 1 Wprowadzenie Co to jest biznes plan Krok pierwszy pomysł Oczywista wartość dla klienta Rynek o odpowiednich rozmiarach Innowacyjność Wykonalność i rentowność Do czego służy biznes plan Adresaci biznes planu Formy biznes planu Zawartość merytoryczna biznes planu Streszczenie Profil i zakres działania firmy Plan techniczny Plan marketingowy Polityka cenowa Reklama i promocja Plan organizacyjny Plan finansowy Prognozy finansowe dla działalności Amortyzacja Kalkulacja kapitału obrotowego netto dla projektu Rachunek wyników Rachunek przepływów pieniężnych Bilans Jak przygotować biznes plan zgodnie z przedstawionym wzorem Sekcja A Sekcja B Sekcja C Sekcja D Sekcja E Michał Janas Consulting 3

4 1 Wprowadzenie Aby rozpocząć własną działalność gospodarczą teoretycznie wystarczy dobry pomysł oraz wiara w siebie. Potrzebne są też pieniądze. I tutaj najczęściej młody przedsiębiorca napotyka na pierwsze problemy. Pada bowiem pytanie skąd wziąć środki na uruchomienie działalności. Odpowiedź na to pytanie wydaje się jedna nie wiadomo. Osoby, które chcą rozpocząć działalność zrażają się tym faktem. Bardzo często spotyka się opinie, iż nikt nie chce im pomóc. Nie jest to jednak do końca prawda. Pieniądze na rozpoczęcie działalności można pozyskać z kilku źródeł. Są to zarówno środki prywatne, jak też pochodzące z budżetu państwa czy budżetu Unii Europejskiej. Jest tylko jeden warunek ich pozyskania. Trzeba przygotować biznes plan. 2 Co to jest biznes plan 2.1 Krok pierwszy pomysł Victor Hugo napisał kiedyś, że nie ma na świecie nic równie potężnego jak pomysł, którego czas właśnie nadszedł. Tak wygląda też proces dojrzewania do rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jej zaczynem jest właśnie pomysł. Pomysł, który rodzi się w odpowiedzi na zaistniały problem. Jak sprawdzić, jednak czy to rozwiązanie problemu jest na pewno dobre, czy się sprzeda i da swojemu autorowi szanse na zaistnienie na rynku? Bardzo często ocenia się to przez pryzmat czterech elementów, przedstawionych na poniższym rysunku. Rysunek 1. Elementy obiecującego pomysłu na biznes OCZYWISTA WARTOŚĆ DLA KLIENTA RYNEK O ODPOWIEDNICH ROZMIARACH WYKONALNOŚĆ I RENTOWNOŚĆ WYSTARCZAJĄCY STOPIEŃ INNOWACJI Źródło. Konkurs przedsiębiorczości Sukces plan 2002 podręcznik dla uczestników, s. 19 Michał Janas Consulting 4

5 2.1.1 Oczywista wartość dla klienta Czy zastanawialiście się kiedyś, jako potencjalni nowi przedsiębiorcy jak opisujecie swój produkt. Czy na przykład nie mówicie, iż wasz zakład wyposażony będzie w najnowocześniejsze maszyny, dzięki którym będziecie w stanie produkować 100 szt. wyrobów miesięcznie? Założę się, że tak. A teraz pomyślicie chwilę i odpowiedzcie na pytanie czy to jest naprawdę ważne dla waszego klienta? Czy interesować go będzie na jakich maszynach wyprodukowaliście towar, albo ile go wyprodukowaliście? Niestety prawnie na pewno NIE. Klient będzie poszukiwał wśród cech waszego wyrobu przede wszystkim jakiejś wartości, która będzie miała dla niego znaczenie. Może być to łatwość obsługi, może to być ciekawy wzór czy też nietypowy rozmiar. To właśnie, a nie maszyny na których produkowaliście będzie stanowiło wartość dla klienta. To też będzie waszą główną przewagą w stosunku do konkurencji Rynek o odpowiednich rozmiarach Orientacja na produkt i sposób jego wytwarzania to dość typowa cecha tzw. starterów, czyli osób chcących rozpocząć działalność gospodarczą. I dobrze, ponieważ skupienie się na produkcie na pewno nie przeszkadza osiągać sukcesu. W tym wszystkim nie należy jednak zapominać iż dzisiaj, w odróżnieniu od początku lat 90-tych, nie jest problemem wyprodukować coś, problemem jest to sprzedać. W tym kontekście szczególnie ważne jest zamieszczenie w opisie pomysłu na biznes informacji o rynku, na którym chcemy działać, o docelowych odbiorcach, którym chcemy sprzedać swój produkt. Zawsze musimy też mieć świadomość, iż na tym rynku nie jesteśmy sami, a nasza konkurencja i to nie tylko ta bezpośrednia nie śpi. Musimy zdawać sobie sprawę z zagrożeń, z możliwości pojawienia się substytutów. Z naszego pomysłu na biznes musi jasno wynikać iż wiemy, kim są nasi konkurenci i w jaki sposób będziemy z nimi walczyć Innowacyjność Wyobraźmy sobie, że chcemy założyć mały sklep spożywczy na osiedlu. Jeżeli będzie to pierwszy tego typu lokal, który dodatkowo zapewni okolicznym mieszkańcom świeże pieczywo o 7 rano to możemy mówić o pewnej nowości pomysłu. Jednak jeśli nasz sklepik będzie piątym tego typu w okolicy to nie zdziwię się jeśli po kilku miesiącach zwiniemy interes. Nowe pomysły muszą być innowacyjne. W przeciwnym razie nie jesteśmy w stanie odnieść sukcesu. Ta innowacyjność może przejawiać się bądź w obszarze produktu/usługi bądź w obszarze systemu biznesowego 1. Poglądowo przedstawia to poniższy rysunek. 1 System biznesowy to sposób organizacji przedsiębiorstwa począwszy od fazy produkcji, a skończywszy na dostawie produktu klientowi. Michał Janas Consulting 5

6 Rysunek 2. Klasyfikacja innowacji System biznesowy Istniejący Innowacyjny Produkt / usługa Istniejący Innowacyjny Istniejąca branża: - sklepy spożywcze - biura inżynierskie Nowy produkt - RED BULL Nowy system biznesowy - FedEx Nowa branża - biotechnologia - nanonauki Wykonalność i rentowność To ostatni z elementów dobrego pomysłu. Na samym końcu należy sprawdzić, czy przeprowadzenie projektu jest wykonalne z technicznego punktu widzenia. Czy np. realizując projekt nie złamiemy przepisów prawa. Pracując z starterami bardzo często przekonywałem się, że pomysł, który na pierwszy rzut oka wyglądał wspaniale, po zapisaniu go i przeliczeniu okazywał się całkowicie nierealny do przeprowadzenia pod kątem finansowym. Sama działalność była bardzo innowacyjna i ciekawa pod kątem ewentualnego biznesu. Zaproponowane rozwiązania nowatorskie. Niestety po przyjęciu założeń odnośnie cen oraz poziomu potencjalnej sprzedaży okazywało się, iż generowane przychody nie wystarczają na pokrycie kosztów. Często bywało też odwrotnie, bardzo prosty pomysł, który raczej nie powinien się udać po obliczeniu okazywał się biznesem bardzo dochodowym. Rentowność pomysłu to ostatni element oceny. Firma, która powstanie na jego podstawie musi być bowiem zdolna do przynoszenia zysków w dalszej perspektywie czasu. 2.2 Do czego służy biznes plan Pojęcie to obrosło już pewną legendą. Młodzi przedsiębiorcy bardzo często stykając się z tym pojęciem mówią iż nie są w stanie przygotować takiego dokumentu. Książkowa definicja, mówi iż biznes plan to: 1. zestaw dokumentów (analiz i programów) zawierający projekcję celów firmy i sposobów ich osiągania, przy uwzględnieniu wszystkich istniejących uwarunkowań, obejmujący działalność bieżącą oraz okres od trzech do pięciu następnych lat 2 2 E. Filar, J. Skrzypek, Biznes plan Michał Janas Consulting 6

7 2. plan menedżerów określający ich zdolność do podejmowania skutecznych działań, zmierzających do trwałego usytuowania się na rynku, czyli finansowo efektywnego połączenia okazji rynkowych z możliwościami firmy Mówiąc prościej, biznes plan to nic innego jak zapisany na papierze pomysł na prowadzenie biznesu. Pomysł wyrażony nie tylko słowami, ale także w liczbach obrazujących przyszłe zyski z projektu oraz wielkości nakładów jakie należy ponieść na jego uruchomienie. Po co, można zapytać, przedsiębiorca ma zapisywać to co ma głowie? Przecież on wie wszystko o swoim projekcie i zna jedyna słuszną drogę jego przeprowadzenia. A już na pewno, na 100%, jest przekonany, iż zyski jakie ta planowana działalność przyniesie postawią go w gronie, jeśli nie miliarderów to na pewno ludzi zamożnych. Odpowiedź jest prosta. Dał ją kiedyś Eugene Kleiner, pracownik firmy VC 3. Powiedział on, że pisanie biznes planu zmusza do dyscypliny umysłowej, jeśli chce się wykonać intelektualnie uczciwą robotę. Pomysł może się wydawać wspaniały, ale gdy spisze się wszystkie szczegóły i liczby, pomysł może się załamać. Sam pomysł bowiem nie zawiera w sobie wartości ekonomicznej nabiera go dopiero po przekształceniu w biznes plan a następnie po (udanym) wdrożeniu Właśnie dlatego pierwszym krokiem do uruchomienia własnego biznesu powinno stać się napisanie biznes planu. Pozwala on szczegółowo przedstawić koncepcję planowanego biznesu oraz wszystkie czynniki, jakie mogą mieć na niego wpływ. Zmusza do systematycznego myślenia oraz podejmowania decyzji. Pozwala w końcu wyznaczyć spójną i jednolitą strategię działania. Jest także nieocenionym narzędziem rozwiązywania problemów. Jaki zatem powinien być biznes plan? Najczęściej jako odpowiedź na to pytanie w literaturze pojawiają się określenia: konkretny, ważny, realistyczny, wewnętrznie spójny, napisany prostym językiem, ujednolicony stylistycznie i graficznie. Konkretność biznes planu przejawia się w tym, że czytelnicy są w stanie znaleźć wszystkie istotne informacje bez zbytniego wysiłku i czytania między wierszami. Należy skupić się w opracowaniu nie na podawaniu dużej liczby informacji, ale na ich wpływie na podejmowane decyzje. Każde zagadnienie, które może być interesujące powinno zostać opisane w sposób wyczerpujący ale konkretny bez niepotrzebnych ozdobników. Ważność biznes planu wynika z roli, jaką dokument ten powinien odgrywać w przedsiębiorstwie. Jest to bowiem odzwierciedlenie strategii firmy, i jako taki powinien być jednym z najważniejszych dokumentów w firmie. Realistyczność przejawia się przede wszystkim w jakości dokonanych założeń, mających wpływ na wyniki finansowe. Jeżeli założone przez nas poziomy sprzedaży i kosztów będą przeszacowane lub niedoszacowane będzie to bowiem miało wpływ na ogólną ocenę biznes planu. 3 Venture Capital firma wysokiego ryzyka. Przedsiębiorstwo, które angażuje środki w nowe i innowacyjne przedsięwzięcia, mogące w stosunkowo krótkim okresie przynieść duże zyski. Michał Janas Consulting 7

8 Jako przykład może posłużyć tutaj przypadek jednego z uczestników projektu Twój biznes. Miał on na celu wsparcie dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą. Jeden z projektów przewidywał uruchomienie nowoczesnego sklepu internetowego z autorską biżuterią oraz ubraniami. W projekcie zakładano, iż fakt uruchomienia portalu będzie szeroko promowany m.in. w radio, ogólnopolskiej prasie kobiecej, itp. Niestety autor przedsięwzięcia zapomniał, iż taka promocja kosztuje. W związku z czym w zestawieniu kosztów działalności zabrakło tej pozycji. Skutek tego był taki, iż zaplanowane działania nie mogły zostać podjęte. Powyższy przykład pokazuje, iż biznes plan musi być wewnętrznie spójny. Jeżeli któreś z poczynionych przez nas założeń generuje jakieś koszty (lub przychody) to nie możemy zapomnieć o tym licząc rachunek wyników firmy. Prostota sformułowań. Niektórzy przedsiębiorcy, chcą wywrzeć na czytelniku silne wrażenie umieszczając w biznesplanie duże ilości fachowych sformułowań, rysunków technicznych i planów. Mają nadzieję, iż tym samym wykażą swoją fachowość i uczynią biznes plan ciekawszym. Osiągają jednak skutek wprost odwrotny od zamierzonego. Osoba czytająca rzadko bowiem jest ekspertem, a duża ilość specjalistycznego języka powoduje, iż biznes plan czyta się źle, a często wręcz jest on nudny. Dlatego pisząc takie opracowanie najlepiej kierować się regułą KIS (Keep it Simple), czyli TO MA BYĆ PROSTE. Jednolitość stylu i formatu. Jednym, z chyba najczęściej popełnianych błędów przy pisaniu biznes planu jest zmiana osoby narratora. Zazwyczaj biznes plan pisze się w trzeciej osobie liczby pojedynczej, a więc ta firma, to przedsiębiorstwo. Spotyka się także opracowania pisane w pierwszej osobie moja firma, moje przedsiębiorstwo. Obie formy są jak najbardziej poprawne. Nie należy ich tylko mieszać ze sobą, a więc raz pisać w osobie trzeciej, aby za moment znów wracać do formy ja. Stwarza to bowiem wrażenie pewnej niekonsekwencji. I na koniec ostatni element dobrego biznes planu jednolitość szaty graficznej. Tekst powinien być napisany jedną czcionką o tej samej wielkości. Elementy graficzne powinny być zgrabnie wplecione w tekst, a sam tekst POWINIEN być WYJUSTOWANY. To wszystko pozwala na pełne przedstawienie swojego pomysłu zainteresowanym osobom lub instytucjom. I tutaj dochodzimy do kolejnej ważnej kwestii. Dla kogo i po co piszemy biznes plan? 2.3 Adresaci biznes planu Odpowiednie zaadresowanie biznes planu jest bardzo ważne. Różni adresaci wymagają bowiem różnej informacji, jaka powinna znaleźć się w takim dokumencie. Akcjonariusze chcieliby usłyszeć, jaki zwrot na kapitale zapewni im dane przedsięwzięcie; bank w gąszczu liczb i liter poszuka pewności, że kredy zostanie spłacony w terminie. Jeszcze innych informacji oczekuje kierownictwo firmy jeśli realizacja przedsięwzięcia będzie się wiązała z restrukturyzacją organizacyjną. 4 W literaturze przedmiotu zazwyczaj wymienia się dwie grupy potencjalnych odbiorców takich opracowań. Są to tzw. adresaci wewnętrzni i zewnętrzni. Do tych pierwszych zaliczamy przede wszystkim właścicieli przedsiębiorstwa oraz ewentualnych pracowników. Z kolei odbiorcy zewnętrzni to potencjalni inwestorzy, którzy mogą nam dać pieniądze na nasz biznes. Mogą to być zarówno inwestorzy prywatni (aniołowie biznesu) jak też banki, czy w końcu Unia Europejska. W zależności jednak do kogo kierujemy biznes plan opracowanie będzie się różniło w szczegółach. Kierownictwo firmy będzie w biznes planie poszukiwało pewnych rozwiązań organizacyjnych, bank gwarancji spłaty kredytu, a anioł biznesu informacji nt. zakładanej stopy zysku. Z kolei komisja oceniająca projekty start-up finansowane ze środków UE szukać 4 M. Remisiewicz, Biznes na papierze, Manager Magazyn 11/06, s. 112 Michał Janas Consulting 8

9 będzie potwierdzenia, iż działalność jaka została opisana ma szanse zaistnieć i utrzymać się na rynku. 2.4 Formy biznes planu Dodatkowym utrudnieniem może być także forma biznes planu. Bardzo często, zwłaszcza w przypadku ubiegania się o pieniądze zewnętrzne jest ona narzucona przez różne instytucje. Zwłaszcza banki mają swoje, niekiedy bardzo specyficzne wymagania. Generalnie wszystkie te formy można jednak podzielić na dwie podstawowe. Pierwszą z nich jest forma opisowa, a drugą forma tabelaryczna biznes planu. Forma opisowa to nic innego jak spis punktów i zagadnień, które należy poruszyć w opracowaniu. Bardzo często jest ona wykorzystywana przez banki, które żądając biznes planu dla potrzeb udzielania kredytu wręczają swoim klientom swoisty spis treści takiego opracowania. Forma tabelaryczna z kolei to szereg tabel, które trzeba wypełnić. Jest ona szczególnie popularna w przypadku wniosków o fundusze unijne. Wzór biznes planu zawiera w takim wypadku z jednej strony pytania, a z drugiej puste pola gdzie należy wpisać odpowiedzi. Każda z tych form ma swoje wady i zalety. Ich subiektywny zestaw został przedstawiony w poniższej tabeli. Zalety Wady Forma opisowa Duża elastyczność w formułowaniu treści. Możliwa jest zmiana kolejności opisywanych zagadnień lub połączenie kilku punktów w jeden większy rozdział Duża swoboda w podawaniu różnego rodzaju informacji, które w ocenie piszącego mogą być przydatne czytelnikowi Niedoświadczeni autorzy bardzo często nie wiedzą co pisać w poszczególnych rozdziałach Brak ściśle sprecyzowanych pytań pozwala na pływanie po temacie Z uwagi na brak ram porządkujących omawiane zagadnienia bardzo często zdarza się, iż opracowania takie są niespójne lub sprawiają wrażenie bardzo chaotycznych Forma tabelaryczna Duża powtarzalność formy, powoduje iż łatwo jest porównywać ze sobą różne opracowania. Te same informację są zawsze w tych samych miejscach Pytania pomocnicze powodują, iż do minimum ograniczona jest możliwość opuszczenia jakiegoś zagadnienia, lub jego przemilczenia. Forma wymusza podejście od ogółu do szczegółu co skutkuje spójnością wewnętrzną opracowania Nie wszystkie pytania sformułowane są w sposób jasny. Istnieje konieczność dodatkowej ich interpretacji Ograniczone pytania powodują niekiedy, iż autorzy nie mają gdzie wpisywać spraw istotnych z punktu widzenia biznesu. Z uwagi bowiem na nietypowość pewnych zagadnień autor formularza nie przewidział na nie miejsca Nasuwa się zatem pytanie, która z tych form jest lepsza? Która w lepszym stopniu pozwoli osiągnąć stawiane przed biznes planem cele? Odpowiedź, jak zwykle w ekonomii, jest niejednoznaczna. Wszystko zależy bowiem od rodzaju projektu, jego adresata, umiejętności piszącego, itd. Wydaje się jednak, że dla osoby dopiero rozpoczynającej działalność prostszą będzie forma tabelaryczna. Jest to bowiem swoistego rodzaju instrukcja, w której jeżeli wypełnimy wszystkie pola i odpowiemy na wszystkie postawione pytania w znaczącym stopniu Michał Janas Consulting 9

10 ograniczamy możliwość popełnienia pomyłki. Z tego też względu taka forma będzie przedmiotem dalszej części niniejszego opracowania. Michał Janas Consulting 10

11 3 Zawartość merytoryczna biznes planu Niezależnie jednak od przyjętej formy pisania, każdy biznes plan powinien zawierać w sobie pewne określone z góry przez teorię i praktykę elementy. E. Filar w swojej książce pt. Biznes plan pisze, że zakres merytoryczny planu podejmujący wszystkie zagadnienia wewnętrzne przedsiębiorstwa oraz oddziaływania zewnętrzne zawiera się w trzech grupach tematycznych, które ilustrują też metodę pracy nad tym dokumentem. Badanie przedsiębiorstwa opis i analiza; oszacowanie możliwości wprowadzenia zmian, ogólna opinia o przyszłej działalności. Opracowanie zasadniczego planu szczegółowa analiza oraz plan przekształceń i rozwoju wraz ze wszystkimi implikacjami. Plan wprowadzenia w życie plan wdrożenia; powołanie zespołów lub osób odpowiedzialnych za realizację oraz wyznaczenie jej nieprzekraczalnych terminów. 5 Według tej autorki typowa struktura biznes planu powinna składać się z sześciu części. Zaprezentowane zostały one, wraz z ich procentowym udziałem w całości opracowania, na poniższym schemacie. Rysunek 3: Typowa struktura biznes planu 15% 15% Wnioski Analiza otoczenia 30% 5% 5% Analiza organizacyjna firmy Plan marketingowy 30% Rozwiązania strategiczne Streszczenie Źródło: Opracowanie własne na podstawie E. Filar, J. Skrzypek "Biznes plan", Poltext, Warszawa 1998] Typowa struktura biznes planu wygląda zaś następująco: 1. streszczenie 2. profil i zakres działania firmy analiza otoczenia 3. plan techniczny 4. plan marketingowy 5. plan organizacyjny 6. plan finansowy 5 E. Filar, J. Skrzypek, Biznes plan, Poltext, Warszawa 1998, s. 43 Michał Janas Consulting 11

12 3.1 Streszczenie Zazwyczaj zajmuje kilka stron i przedstawia w sposób syntetyczny wnioski oraz główne założenia wszystkich kolejnych części. Streszczenie koncentruje się na zasadniczych aspektach projektu takich jak: dane wykorzystane do jego opracowania oraz ich wiarygodność, harmonogram rzeczowo finansowy, rentowność przedsięwzięcia. Streszczenie stanowi swoistą wizytówkę całego studium. Jak mówią przedstawiciele sektora Venture Capital dobre streszczenie mówi, dlaczego jest to interesujące przedsięwzięcie. Od jakości jego przygotowania zależy często sukces projektu. W literaturze przedmiotu funkcjonuje opinia, że potencjalni sponsorzy projektu poświęcają na wstępne zapoznanie się z nim zaledwie kilkanaście minut. Jest to czas wystarczający do przeczytania właśnie streszczenia. I na tej podstawie potencjalny inwestor podejmuje właśnie decyzję czy warto się bardziej zaangażować w prezentowany projekt, tzn. zająć się lekturą całego biznes planu. Jeśli odpowiedź na to pytanie będzie pozytywna to można powiedzieć, że projekt przełamał pierwsze lody, jednak do jego całkowitego sukcesu droga jeszcze daleka. Należy pamiętać, że streszczenie to samodzielna część biznes planu. Nie należy go zatem mylić ze wstępem czy podsumowaniem koncepcji biznesowej, które niekiedy są zamieszczane na stronie tytułowej. Pisząc tę część biznes planu należy zastanowić się czy projekt jest opisany przejrzyście, przekonywująco i zwięźle, a zarazem wyczerpująco. 3.2 Profil i zakres działania firmy Pierwszym elementem podczas pierwszego spotkania nieznanych sobie ludzi jest wzajemne przedstawienie się. Również pierwszy rozdział (poza streszczeniem) w biznes planie powinien temu służyć. Zakładając, że w streszczeniu zrobiliśmy pierwsze dobre wrażanie, należy się teraz przedstawić i powiedzieć coś o sobie. W tym rozdziale powinniśmy zatem zawrzeć: Informacje teleadresowe (nazwa firmy, nazwiska(-o) właścicieli(-a), telefon kontaktowy) Informacje o nadanych firmie numerach NIP, REGON, KRS lub EDG 6 Historię działalności przedsiębiorstwa, a w przypadku osób rozpoczynających działalność gospodarczą informację o rodzaju działalności. Druga część tego rozdziału powinna opisywać branżę, w której zamierza działać przedsiębiorstwo oraz panujące na niej uwarunkowania. W tym celu dobrze jest posłużyć się analizą 5 sił Portera, która mówi nam o substytutach naszych wyrobów, potencjalnych dostawcach i odbiorcach oraz o sile konkurencji. 6 Ewidencja Działalności Gospodarczej Michał Janas Consulting 12

13 Rysunek 4. Schemat analizy "5 sił" Portera Groźba pojawienia się nowych producentów (bariery wejścia) Siła przetargowa dostawców Rywalizacja między przedsiębiorstwami sektora Siła przetargowa nabywców Groźba pojawienia się substytutów W analizie powinniśmy także zawrzeć perspektywy oraz ewentualne kierunku rozwoju rynku. Ma to umożliwić potencjalnemu czytelnikowi ocenę naszej strategii rozwoju. Rozdział kończy określenie misji firmy oraz jej celów strategicznych. 3.3 Plan techniczny Głównym celem tego rozdziału jest pokazanie sposobu, w jaki firma zamierza wyprodukować swój wyrób lub świadczyć usługę. Należy tu wyczerpująco opisać przedmiot swojej produkcji ze wskazaniem jego istotnych zalet, wyróżniających go na tle konkurencji. Bardzo często, w perspektywie wniosków unijnych ten punkt rozszerzany jest jeszcze o aspekt innowacyjności wyrobu. Jak pisze E. Filar wyrób końcowy jest dla przedsiębiorstwa z jednej strony wymiernym efektem jego możliwości, a z drugiej podstawą do wszelkich działań, które mają na celu zdobycie trwałej pozycji na rynku, dlatego opis zalet produktu, jego wad i sposobów ich eliminacji stanowi istotną część prezentacji. Kolejnym podrozdziałem w ramach tej części jest podrozdział mówiący o potrzebach w zakresie majątku produkcyjnego, zarówno trwałego jak i obrotowego. Tutaj opisujemy (technicznie) urządzenia i maszyny, które są nam niezbędne do rozpoczęcia działalności gospodarczej. Dobrze jest podać powierzchnię posiadanych pomieszczeń oraz planowaną wielkość zatrudnienia. Kolejnym krokiem jest opisanie potrzebnych do uruchomienia produkcji zapasów materiałów, i surowców. Bardzo często bowiem firmy nie zdają sobie sprawę z wagi tej pozycji bilansu. Każdy zakup surowców oznacza, iż inwestujemy nie nasze środki pieniężne, które zwrócą się nam dopiero w momencie sprzedaży wyrobu finalnego. Dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą jest to szczególnie ważne. Niekiedy bowiem planowana działalność nie wymaga dużych nakładów na środki trwałe np. handel detaliczny, a głównym źródłem kosztów są zakupy towarów handlowych. Tzw. pierwsze zatowarowanie należy wziąć pod uwagę kalkulując koszty rozpoczęcia działalności gospodarczej i płynność finansową firmy w pierwszych okresach działalności. Zastosowane urządzenia oraz liczba osób na nich pracujących określać nam będzie ostateczną zdolność produkcyjną naszej firmy. Ostatnia część rozdziału pt. plan techniczny opisywać powinna stopień wykorzystania zdolności produkcyjnych firmy w poszczególnych Michał Janas Consulting 13

14 okresach, czyli inaczej mówiąc liczbę produkowanych wyrobów. Należy wyszczególnić czynniki determinujące przyjęte wielkości Plan marketingowy Plan marketingowy zawiera ustalenie ostatecznej strategii naszego przedsiębiorstwa w zakresie organizacji sprzedaży oraz kształtowania się wielkości przychodów ze sprzedaży. Należy pamiętać, że opisując działania marketingowe firmy, powinno się mieć na uwadze opracowanie kompleksowego planu marketingowego, w którym zostaną omówione zagadnienia dotyczące cech oferowanego produktu lub usługi, charakterystyki rynków zbytu, sposobów prowadzenia sprzedaży oraz planowanych działań marketingowych. 7 Pewną mapą dla tego rozdziału może być analiza 4P. Rysunek 5. Analiza 4P Analiza 4 P Produkt (Product) Cena (Price) Promocja (Promotion) Dystrybucja (Place) Cechy Cenniki Reklama Lokalizacja Jakość Rabaty Sprzedaż osobista Kanały Opakowanie Polityka kredytowa Promocja Gospodarka magazynowa Marka Okresy płatności Public relations Transport Serwis Zasięg terytorialny Gwarancja i zwroty Pierwszym elementem, jaki powinniśmy jednak opisać w ramach analizy marketingowej jest analiza rynku. Trzeba tutaj scharakteryzować poszczególne rynki, na których zamierzamy działać, dokonać ich segmentacji oraz określić szanse rozwoju dla każdego z segmentów. Szczególnie ważne jest uzasadnienie, iż rynek na którym zamierzamy sprzedawać będzie w stanie wchłonąć wielkości wyprodukowanych przez nas wyrobów. Plany dotyczące rozwoju rynku prezentowane są najczęściej na okres 3-5 lat, zatem powinny uwzględniać nie tylko stan obecny ale także możliwe zmiany, jakie mogą dokonać się pod wpływem nowych technologii lub zmian zachowań klientów. 7 E. Filar, Biznes plan, s. 66 Michał Janas Consulting 14

15 Trzeba także zastanowić się nad aktywnością konkurencji. Jak pokazuje praktyka osoby rozpoczynające działalność gospodarczą wykazują tendencję do optymistycznego szacowania wielkości rynku oraz do niedoszacowywania siły konkurencji i potencjalnych jej reakcji. Należy zatem opisać najważniejszych konkurentów firmy i dokonać swoistego porównania siebie na ich tle. Analizę rynku i konkurencji powinien kończyć plan sprzedaży określający nasz planowany udział w rynku oraz liczbę sprzedawanych przez nas wyrobów w kolejnych latach Polityka cenowa Jednym z podrozdziałów analizy marketingowej powinna być polityka cenowa. Biznes plan powinien wskazywać na jakich założeniach jest ona oparta. Opis strategii cenowej powinien być skonfrontowany z sytuacją rynkową oraz poziomem cen obowiązujących na rynku. W ramach tego podrozdziału powinniśmy również opisać, o ile jest planowana, politykę w zakresie rabatów i upustów Reklama i promocja Reklama i promocja pozwalają firmie zaistnieć na rynku. Niestety działania te kosztują. W odniesieniu zaś do osób rozpoczynających działalność gospodarczą daje się zauważyć tendencję do popuszczania wody fantazji, jeżeli chodzi o planowane działania reklamowe. Wpisują one bardzo wiele form promocji, zapominając jednocześnie o uwzględnieniu kosztów tej reklamy w planie finansowym. Dlatego też, najlepiej podać koszty ponoszenia na działania marketingowe w tabelce. 3.5 Plan organizacyjny Plan organizacyjny ma za zadanie przedstawić kadrę zarządzającą przedsięwzięcia, a także pozwolić na ustalenie zasobów ludzkich niezbędnych do jego przeprowadzenia. Dlatego też w tym rozdziale powinny krótko zostać scharakteryzowane osoby, odpowiedzialne za realizację przedsięwzięcia. W przypadku osób rozpoczynających działalność gospodarczą jest to najczęściej właściciel firmy. Ta krótka charakterystyka powinna zawierać przede wszystkim informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym oraz o zakresie obowiązków w projekcie. Ważne jest, aby nie przepisywać tutaj swojego CV, lecz zamieścić informacje najbardziej istotne z punktu widzenia oceny przedsięwzięcia. Kolejną kwestią, którą należy poruszyć w tym punkcie jest zapotrzebowanie na pracowników. W planie należy uwzględnić liczebność i strukturę pracowników. Powinny się tutaj również znaleźć informacje o sposobach ich pozyskania i zakresach ich obowiązków. W końcu należy opisać przyjętą politykę wynagrodzeń, która znajdzie później swoje odbicie w kosztach projektu. Ostatnim elementem tego rozdziału jest przedstawienie harmonogramu realizacji całej inwestycji w rozbiciu na poszczególne działania, co pozwoli na późniejsze oszacowanie kosztów amortyzacji. Harmonogram taki może przedstawiać się następująco: Działanie Działanie 1 Adaptacja lokalu i zakup wyposażenia biurowego Działanie 2 Zakup sprzętu fotograficznego do wyposażenia biura oraz akcesorii fotograficznych Okres realizacji od mm/rr do mm/rr Wartość bez VAT Wartość z VAT 03/06 04/ , ,00 04/06 04/ , ,00 Michał Janas Consulting 15

16 Działanie 3 Zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania 05/06 06/ , , , , Plan finansowy Na plan finansowy składają się następujące elementy: Założenia przyjęte przy konstruowaniu prognoz finansowych Sprawozdania finansowe Analiza wskaźnikowa Ocena efektywności przedsięwzięcia. Z uwagi na charakter tego opracowania zostaną tu omówione tylko zasady dotyczące konstrukcji sprawozdań finansowych. Na rynku sporo jest pozycji dotyczących analizy wskaźnikowej i oceny efektywności przedsięwzięć gospodarczych. Osoby zainteresowane mogą sięgnąć np. po książkę Praktyczne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa Roberta Machały. 3.7 Prognozy finansowe dla działalności 8 Sprawozdania finansowe są podstawą oceny projektu inwestycyjnego umożliwiając wyliczenie potrzebnych później danych. W tym rozdziale zostaną przedstawione schematycznie zasady ich budowy oraz źródła informacji dla poszczególnych pozycji sprawozdań. Aby jednak możliwe było sporządzenie sprawozdań finansowych, przed przystąpieniem do ich obliczania, musimy wpierw skalkulować kilka elementów. Podstawowym z nich są przychody z działalności. Jak napisano wcześniej kalkuluje się je już na etapie sporządzania planu marketingowego. Drugim z elementów, niezbędnych do prognoz finansowych jest kalkulacja kosztów. Powinna ona wynikać z przyjętych, na wcześniejszym etapie analizy założeń dotyczących technologii wytwarzania, kanałów dystrybucji, form promocji i reklamy, informacji o zatrudnianych pracownikach, itd. Często jednak zdarza się, a w przypadku osób rozpoczynających działalność gospodarczą jest także łatwiejsze ustalenie średnich miesięcznych wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Stosując tą metodę wypisujemy na kartce wszystkie wydatki, jakich dokonywać będziemy w ciągu miesiąca: telefon, paliwo, prąd, znaczki pocztowe, itp. Im dokładniejsza będzie ta lista, tym bliższy prawdzie będzie dokonywany szacunek. Niezależnie jednak od przyjętego podejścia odrębnie musimy wyliczyć dwa wielkości; amortyzację dokonywanej inwestycji oraz kalkulację kapitału obrotowego netto Amortyzacja Amortyzacja, wyrażona w pieniądzu równowartość zużycia środka trwałego. Amortyzacja może dotyczyć także wartości niematerialnych i prawnych: licencji, znaków towarowych czy praw autorskich. Jest ona instrumentem pomiaru zmniejszania się 8 M. Janas, Metody oceny projektów gospodarczych, Materiały dydaktyczne przygotowane w ramach projektu e-ekonomia, e-studia-elastyczność, finansowanego ze środków UE (EFS) i budżetu państwa. Instytucja Wdrażająca MEN. Termin realizacji 1,05, ,08,2006. Michał Janas Consulting 16

17 początkowej wartości trwałego majątku przedsiębiorstwa wskutek jego zużywania się w procesie produkcji (umorzenie). Amortyzacja stanowi często, zwłaszcza w firmach produkcyjnych, jeden z podstawowych elementów kosztowych. Pozwala ona na obniżenie zysków brutto przedsiębiorstwa, a tym samym podatków płaconych na rzecz państwa. Z drugiej strony z kolei amortyzacja umożliwia pozyskanie środków pieniężnych na finansowanie kolejnych wydatków. Dzieje się tak ponieważ amortyzacja jest kosztem, ale nie jest wydatkiem. Zgodnie z obowiązującymi przepisami amortyzacji podlegają wszystkie środki trwałe, tj. maszyny i urządzenia używane w firmie dłużej niż 1 rok. Jeżeli ich wartość jest niższa niż 3,5 tys. zł to amortyzuje się je jednorazowo w 100%. W innym wypadku amortyzacja jest naliczana zgodnie z obowiązującymi stawkami. Amortyzacja naliczana jest zawsze począwszy od miesiąca następnego po zakupie środka trwałego i przyjęcia go do używania. Jeżeli maszyna nie jest używana przez cały rok stawkę amortyzacji obliczamy dzieląc wielkość z tabeli amortyzacyjnej przez 12 i mnożąc prze liczbę miesięcy użytkowania maszyny w danym roku. Dla kolejnego okresu przyjmujemy już pełną stawkę amortyzacyjną. Przykład: Obliczyć amortyzację maszyny produkcyjnej o wartości 100 tys. złotych wiedząc, że stawka amortyzacyjna wynosi 10%, a maszyna będzie użytkowana od 1 stycznia 2007 roku. Jeżeli wartość maszyny jest równa 100 tys., a stawka amortyzacyjna wynosi 10% to dla pierwszego i kolejnych okresów prognozy wartość amortyzacji będzie równa zł. ( * 10%). Amortyzacja rozpoczyna się w styczniu 2007 roku i trwa przez cały rok. Zatem na koniec tego okresu wartość maszyny wyniesie zł. ( ). Wartość ta będzie wartością początkową dla roku Odejmując od niej amortyzację w roku 2008 ( zł) otrzymamy wartość na koniec okresu wynoszącą zł. Operację tę powtarzamy do momentu, gdy wartość końcowa maszyny nie będzie równa 0 zł. Tabela amortyzacji Wartość maszyny na początek okresu 100,00 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 Amortyzacja w okresie 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00 Wartość maszyny na koniec okresu 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0, Kalkulacja kapitału obrotowego netto dla projektu Na majątek przedsiębiorstwa składają się nie tylko maszyny i urządzenia, czyli tzw. majątek trwały, ale także zasoby pieniężne, należności od odbiorców i zapasy, czyli majątek obrotowy. Są to zasoby, które ciągle przekształcają się w trakcie działalności firmy. Jeżeli od ich wartości odejmiemy wartość bieżących zobowiązań, na które składają się przede wszystkim zobowiązania wobec dostawców z tytułu niezapłaconych faktur otrzymamy wartość aktywów obrotowych netto, albo kapitał obrotowy netto. Jego wielkość mówi nam o bieżących potrzebach finansowych przedsiębiorstwa. Jest ona uzależniona od szybkości transformacji poszczególnych składników obrotowych firmy, a zwłaszcza zapasów, należności i zobowiązań. Do określenia szybkości tej transformacji służą wskaźniki rotacji. Sposób ich obliczenia jest następujący: Michał Janas Consulting 17

18 Wskaźnik rotacji zapasów = zapasy / (zużycie materiałów i energii + wartość sprzedanych towarów wg cen zakupu) * liczba dni w okresie Wskaźnik rotacji należności = należności / przychody ze sprzedaży * liczba dni w okresie Wskaźnik rotacji zobowiązań = zobowiązania bieżące / (koszty działalności operacyjnej amortyzacja) * liczba dni w okresie Liczba dni w okresie pozwala nam wyliczyć te wskaźniki dla określonego przedziału czasu. Dla kwartału będzie ona równa 90 dni, dla 6 miesięcy 180, dla 1 roku 360 dni. Wskaźniki rotacji oblicza się najczęściej na podstawie dotychczasowej działalności przedsiębiorstwa. Może jednak zdarzyć się tak, że zwłaszcza w przypadku nowych przedsięwzięć dane takie nie będą dostępne. Wtedy ich wartości należy ustalić opierając się na danych branżowych lub przyjętych wcześniej założeniach marketingowych projektu. Mając wielkości wskaźników rotacji możemy przystąpić do ustalania wartości poszczególnych składników kapitału obrotowego. Używamy do tego celu następujących formuł: Zapasy = (zużycie materiałów i energii + wartość sprzedanych towarów wg cen zakupu) / Wr * liczba dni w okresie Należności = przychody ze sprzedaży / Wr * liczba dni w okresie Zobowiązania = (koszty działalności operacyjnej amortyzacja) / Wr * liczba dni w okresie gdzie: Wr wskaźnik rotacji (odpowiednio zapasów, należności, zobowiązań) Tak obliczony kapitał obrotowy netto wykorzystujemy następnie w sprawozdaniach finansowych projektu. Wyliczone wartości są przenoszone bezpośrednio do bilansu projektu oraz oddziaływają na wielkość dostępnych, w jego ramach wolnych środków pieniężnych Rachunek wyników Rachunek wyników jest podstawowym sprawozdaniem finansowym dla projektu. Jest to zestawienie kosztów i przychodów przedsięwzięcia. Jego wynikiem jest prezentacja poziomu zysku (lub straty) generowanego przez projektu. W analizie opłacalności projektów najczęściej wykorzystuje się rachunek wyników w układzie rodzajowych. Jego zagregowaną postać prezentuje lewa kolumna poniższej tabeli. Michał Janas Consulting 18

19 RACHUNEK WYNIKÓW Źródło danych A. Przychody netto ze sprzedaży Suma pozycji I i II I. Przychody netto ze sprzedaży Kalkulacja przychodów (w przypadku działalności produktów i usług produkcyjnej lub usługowej) II. Przychody netto ze sprzedaży towarów Kalkulacja przychodów (w przypadku działalności i materiałów handlowej) B. Koszty działalności operacyjnej Suma od I do VII Wartość amortyzacji kupowanych w ramach I. Amortyzacja projektu środków trwałych (kalkulacja amortyzacji) Wartość zużytych materiałów oraz energii na II. Zużycie materiałów i energii realizację projektu (kalkulacja kosztów) Wartość usług obcych zakupionych w ramach III. Usługi obce projektu kalkulacja kosztów) Wartość podatków i opłat lokalnych związanych IV. Podatki i opłaty bezpośrednio z projektem. W praktyce pozycja ta występuje stosunkowo rzadko. Koszt wynagrodzeń brutto pracowników V. Wynagrodzenia zatrudnionych przy projekcie (kalkulacja kosztów) VI. Ubezpieczenia społeczne i inne Koszt narzutów na płace brutto pracowników świadczenia (kalkulacja kosztów) VII. Wartość sprzedanych towarów wg Koszt zakupu towarów. Pozycja funkcjonuje cen zakupu jedynie w przypadku działalności handlowej. C. Zysk (strata) ze sprzedaży (A-B) Inne przychody, które mogą być wygenerowane D. Pozostałe przychody operacyjne przez projekt. W praktyce pozycji tej z uwagi na trudność szacunku nie kalkuluje się. E. Pozostałe koszty operacyjne Jak wyżej. F. Zysk (strata) z działalności operacyjnej (C +D - E) G. Przychody finansowe H. Koszty finansowe I. Zysk (strata) brutto (F+G-H) J. Podatek dochodowy K. Zysk (strata) netto (I-J-K) Przychody z tytułu lokat bankowych, itp.. W praktyce pozycji tej z uwagi na trudność szacunku nie kalkuluje się. Odsetki od kredytu bankowego (kalkulacja kosztów) Kwota podatku dochodowego (PIT lub CIT). Pozycja obliczana jako iloczyn zysku brutto oraz stawki podatkowej. Jeżeli projekt generuje stratę wartość jest równa zero Rachunek przepływów pieniężnych Rachunek przepływów pieniężnych, nazywany inaczej Cash Flow można przyrównać do zapisu na koncie bankowym. Sprawozdanie to obrazuje wielkości wpływów i wydatków pieniężnych dla projektu w danym okresie. Jego efektem jest wielkość wolnych środków pieniężnych będących w dyspozycji firmy. Cash Flow dzieli się na trzy podstawowe części, co poglądowo przedstawiono na rysunku. Michał Janas Consulting 19

20 Saldo otwarcia Wpływy: np. Zysk netto, Amortyzacja Zmniejszenie należności Działalność operacyjna Wydatki: Zwiększenie stanu należności Wpływy: np. Sprzedaż majątku Działalność inwestycyjna Wydatki: Zakup środków trwałych Wpływy: Zaciągnięcie kredytu Emisja akcji Działalność finansowa Wydatki: Spłata kredytów Saldo zamknięcia Pierwsza z nich przepływy z działalności operacyjnej informuje o wyniku podstawowej działalności firmy. Tutaj rejestrowane są zmiany związane ze sprzedażą firmy oraz gospodarką jej majątkiem obrotowym. Część druga przepływy z działalności inwestycyjnej informuje o wynikach działalności firmy w zakresie kupna oraz sprzedaży środków trwałych. Część trzecia przepływy z działalności finansowej pokazuje na źródła finansowania działalności przedsiębiorstwa. Sporządzenie Cash Flow jest ważne także z punktu widzenia analizy opłacalności inwestycyjnej projektu. Sprawozdanie to daje bowiem informacje o wielkości tzw. wolnych środków pieniężnych. Jest to wielkość, która stanowi podstawę do obliczenia wskaźników dyskontowych. Wolne środki pieniężne to wartość przepływów z tytułu działalności operacyjnej. W uproszczonej postaci oblicza się je po prostu jako sumę zysku netto oraz amortyzacji. Wielkość wolnych środków pieniężnych oblicza się oddzielnie dla każdego roku. Michał Janas Consulting 20