Uwaga: Formy porozumiewania się między Zamawiającym a Wykonawcami określono w pkt. 28 SIWZ

Transkrypt

1 Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego: COI-ZZAK Uwaga: Formy porozumiewania się między Zamawiającym a Wykonawcami określono w pkt. 28 SIWZ Organizacja dwudniowej konferencji Państwo usługowe w podziale na trzy części SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO (SIWZ) POSTĘPOWANIE PROWADZONE W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚĆ ,00 EURO przeprowadzanego zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn zmianami) Warszawa, dnia 9 września 2015 roku Zatwierdzam: Zastępca Dyrektora ds. Rozwoju Produktów i Usług Marcin Malicki

2 CZĘŚĆ I INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW 1. Nazwa i adres Zamawiającego. Centralny Ośrodek Informatyki ul. Suwak Warszawa 2. Oznaczenie Wykonawcy. 2.1 Na potrzeby niniejszego postępowania za Wykonawcę - uważa się osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. 2.2 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia powinni spełniać warunki udziału w postępowaniu oraz złożyć dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków zgodnie z zapisami zawartymi w pkt. 9 SIWZ. Ponadto tacy Wykonawcy ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zaleca się aby Pełnomocnikiem był jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Ilekroć w SIWZ znajdują się zapisy dotyczące Wykonawcy, stosuje się je odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Za Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia uznaje się wspólników spółki cywilnej Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z ustanowionym Pełnomocnikiem Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty w oryginale lub kserokopii, poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem. Upoważnienie do złożenia oferty przez wspólnika(ów) spółki cywilnej może wynikać również z załączonego do oferty oryginału umowy spółki lub kopii umowy spółki potwierdzonej za zgodność z oryginałem notarialnie albo przez wszystkich wspólników upoważnionych do reprezentowania spółki. 3. Tryb udzielania zamówienia. Przetarg nieograniczony Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn zm.) zwanej w dalszej części SIWZ ustawą. 4. Przedmiot zamówienia oraz zamówienia częściowe 4.1 Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwudniowej konferencji pod nazwą Państwo usługowe w Warszawie w podziale na trzy części która odbędzie się w dniach października 2015 roku, 4.2 Część I: Obsługa organizacyjna konferencji 4.3 Część II: Świadczenie usługi restauracyjnej 4.4 Część III: Świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na zagraniczne przewozy lotnicze w związku z organizacją konferencji Szczegółowe zasady realizacji zamówienia zostały określone w cz. II i III SIWZ. 2

3 CPV: hotelarskie usługi noclegowe usługi restauracyjne i podawania posiłków nieregularny transport osób usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej usługi drukowania materiały reklamowe Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych wobec czego wykonawca może złożyć ofertę na dowolnie wybraną ilość części niniejszego zamówienia. 5. Zamówienia uzupełniające. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających. 6. Informacja o ofercie wariantowej. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 7. Aukcja elektroniczna Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej. 8. Termin wykonania zamówienia. Termin wykonania zamówienia: Część I: od dnia zawarcia umowy do 15 października 2015 roku. Część II: w dniu 14 października 2015 roku. Część III: od dnia zawarcia umowy do dnia 31 października 2015 r. 9. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 9.1 Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne musi spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy: posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; posiadać wiedzę i doświadczenie zapewniające wykonanie niniejszego zamówienia tj.: W celu potwierdzenia spełniania w/w warunku Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał/uje: Dla części I zamówienia: co najmniej 2 usługi polegające na organizacji/ zapewnieniu obsługi organizacyjnej konferencji, sympozjów lub innych spotkań w zakresie co najmniej zapewnienia zakwaterowania, wyżywienia, transportu dla jej uczestników o wartości nie mniejszej niż ,00 zł brutto (sto tysięcy złotych) każda. Dla części II zamówienia: co najmniej 2 usługi restauracyjne w szczególności w zakresie organizacji bankietów, przyjęć czy spotkań o wartości nie mniejszej niż ,00 zł brutto (dziesięć tysięcy złotych) każda. Dla części III zamówienia: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. 3

4 Zamawiający nie dopuszcza sumowania wartości usług dla potwierdzenia spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 9.2 W przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej Wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia dla potwierdzenia spełniania warunków opisanych w pkt , oceniany będzie ich łączny potencjał; 9.3 Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy; 9.4 Wykonawca jest zobowiązany wykazać nie później niż na dzień składania ofert, spełnienie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy i brak podstaw do wykluczenia z powodu nie spełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy w niżej wskazanym zakresie: W celu oceny spełniania warunku opisanego w pkt SIWZ Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć następujące dokumenty: wykaz wykonanych/wykonywanych głównych usług z uwzględnieniem usług określonych w pkt SIWZ w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców sporządzony wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SIWZ dowody, że usługi wymienione w wykazie zostały wykonane lub są wykonywane należycie, w tym: a) poświadczenie wydane przez odbiorcę usług wskazanych w wykazie, o którym mowa w pkt SIWZ, w przypadku usług o charakterze okresowym lub ciągłych, które na dzień upływu terminu składania ofert są nadal wykonywane poświadczenie winno być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; b) oświadczenie Wykonawcy składającego ofertę jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt lit. a) SIWZ W przypadku, gdy podmiotem na rzecz, którego zostały wykonane usługi wskazane w wykazie o którym mowa w pkt SIWZ był Zamawiający, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w pkt SIWZ W razie konieczności, szczególnie, gdy wykaz lub dowody, o których mowa w pkt i SIWZ będą budziły wątpliwości Zamawiającego, lub gdy z poświadczenia albo innego dokumentu wynika, że zamówienie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie, Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi miały zostać wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu W przypadku, gdy Wykonawca będzie polegał na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, jest zobowiązany udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów na zasadach określonych w pkt powyżej ponosi na mocy art. 26 ust 2e ustawy odpowiedzialność solidarną 4

5 z Wykonawcą za szkodę Zamawiajacego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy Wykonawca, który będzie polegał na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów w sposób określony w art. 26 ust 2b ustawy, w celu oceny czy stosunek łączący go z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów przedkłada Zamawiającemu dokumenty dotyczące: a) charakteru stosunku, jaki będzie łączył Wykonawcę z innym podmiotem; b) zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia; c) zakresu dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu; d)sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia. jeżeli powyższe nie wynika z treści przedstawionego przez Wykonawcę dokumentu, o którym mowa w pkt SIWZ W celu potwierdzenia spełnienia powyższych warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest złożyć na podstawie art. 44 ustawy, oprócz wymienionych dokumentów, oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiące Załącznik nr 2 do SIWZ. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia nie spełnia W celu potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu z postępowania Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć następujące dokumenty: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia stanowiące Załącznik nr 3 do SIWZ; w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Wykonawca składa aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; na podstawie art. 26 ust. 2d ustawy PZP Wykonawca wraz z ofertą składa listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy PZP albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej sporządzoną na podstawie Załącznika nr 5 do SIWZ; w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone ww. dokumenty dla każdego z nich oddzielnie Jeżeli Wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w pkt SIWZ, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w pkt SIWZ. 9.5 Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w: pkt SIWZ - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a. nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, 9.6 Dokument, o którym mowa w pkt lit. a SIWZ, powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 9.7 Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt SIWZ, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przepis pkt. 5

6 9.6 SIWZ stosuje się odpowiednio. 10. Wymagania dotyczące wadium Zamawiający nie żąda wniesienia wadium. 11. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Zamawiający nie żąda wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy 12. Waluta w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia publicznego. Wszelkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia publicznego, którego dotyczy SIWZ dokonywane będą w złotych polskich. 13. Opis sposobu przygotowania oferty Wymagania podstawowe Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych w SIWZ Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oznacza to, iż jeżeli z dokumentu(ów) określającego(ych) status prawny Wykonawcy(ów) lub pełnomocnictwa (pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów) upoważnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby Upoważnienie osób podpisujących ofertę wynikać musi bezpośrednio z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru) to do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną notarialnie za zgodność z oryginałem kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione Zaleca się, by wzory dokumentów dołączonych do SIWZ były wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę, w zgodnej z SIWZ formie Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty Forma oferty Oferta musi być sporządzona w języku polskim i mieć formę pisemną. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę Stosowne wypełnienia we wzorach dokumentów stanowiących załączniki do SIWZ i wchodzących następnie w skład oferty mogą być dokonane komputerowo, maszynowo lub ręcznie Dokumenty przygotowywane samodzielnie przez Wykonawcę na podstawie wzorów stanowiących załączniki do SIWZ powinny mieć formę wydruku komputerowego lub maszynopisu Całość oferty powinna być złożona w formie uniemożliwiającej jej przypadkowe zdekompletowanie Wszystkie zapisane strony oferty powinny być ponumerowane. Strony te powinny być parafowane przez osobę (lub osoby jeżeli do reprezentowania Wykonawcy upoważnione są dwie lub więcej osoby) podpisującą (podpisujące) ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści (czyli wyłącznie w miejscach, w których jest to dopuszczone przez Zamawiającego) muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą (podpisujące) ofertę W przypadku zastrzeżenia części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie art. 8 ust 3 ustawy Wykonawca zobowiązany jest wskazać w ofercie informacje, które nie mogą zostać ujawnione, a także wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów 6

7 o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane tylko w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii z zastrzeżeniem punktów i SIWZ. Oświadczenia sporządzane na podstawie wzorów stanowiących załączniki do SIWZ powinny być złożone w formie oryginału. Zgodność z oryginałem wszystkich zapisanych stron kopii dokumentów wchodzących w skład oferty musi być potwierdzona przez osobę (lub osoby jeżeli do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest kilka osób) podpisującą (podpisujące) ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości co do jej prawdziwości W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu Zawartość oferty: wypełniony Formularz Oferty, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ; wypełniony Załącznik nr 2 do SIWZ obejmujący oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wynikających z art. 22 ust.1 ustawy; wypełniony Załącznik nr 3 do SIWZ obejmujący oświadczenie Wykonawcy o nie podleganiu wykluczeniu wynikajacych z art. 24 ust. 1 ustawy; wypełniony Załącznik nr 4 do SIWZ obejmujący wykaz usług; wypełniony Załącznik nr 5 do SIWZ obejmujący listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy PZP albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej; stosowne Pełnomocnictwo(a) w formie opisanej w pkt SIWZ - w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru, w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu; o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego w formie opisanej w pkt SIWZ, w przypadku zastrzeżenia czesci oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie art. 8 ust 3 ustawy Wykonawca winien załączyć do oferty stosowne wyjaśnienia mające wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; pozostałe dokumenty wymienione w pkt 9 SIWZ; 13.4 Zalecane przez Zamawiającego jest złożenie w ofercie spisu treści z wyszczególnieniem liczby stron wchodzących w skład oferty. 14. Wyjaśnianie i zmiany w treści SIWZ 14.1 Wyjaśnianie treści SIWZ Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym, upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 7

8 Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania w/w wniosku Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania, oraz zamieści na stronie internetowej i Zmiany w treści SIWZ W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, oraz zamieści na stronie internetowej i Zmiany są każdorazowo wiążące dla Wykonawców. 15. Zebranie Wykonawców Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwołania zebrania wszystkich Wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ. Informację o terminie zebrania Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał SIWZ i zamieści na stronie internetowej i Zamawiający sporządzi informację zawierającą zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie treści SIWZ, oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań. Informację z zebrania Zamawiający doręczy niezwłocznie Wykonawcom, którym przekazano SIWZ i zamieści na stronie internetowej i Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Centralnego Ośrodka Informatyki, ul. Suwak 3, Warszawa (recepcja COI piętro 3) w nieprzekraczalnym terminie: do dnia r. do godz Zaleca się złożenie oferty w dwóch nieprzezroczystych, zabezpieczonych przed otwarciem kopertach. Kopertę zewnętrzną należy opisać następująco: Centralny Ośrodek Informatyki Oferta w postępowaniu pt.: Organizacja dwudniowej konferencji Państwo usługowe w podziale na trzy części nr ref: COI-ZZAK Nie otwierać przed dniem r. godz. 10: Na kopercie(paczce) wewnętrznej oprócz opisu jw. należy umieścić nazwę i adres Wykonawcy Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za: złożenie przez Wykonawcę oferty po terminie składania ofert, złożenie oferty w innym niż określonym w pkt 16.1 miejscu, złożenie oferty nie opisanej w sposób określony w pkt 16.2 uniemożliwiający identyfikację oferty, lub postępowania którego dotyczy Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Centralnego Ośrodka Informatyki, ul. Suwak 3, Warszawa, sala konferencyjna. W dniu r. o godz. 10: Zmiany lub wycofanie złożonej oferty Skuteczność zmian lub wycofania złożonej oferty. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę. Zmiany lub wycofanie złożonej oferty są skuteczne tylko wówczas, gdy zostały dokonane przed upływem terminu składania ofert. 8

9 17.2 Zmiana złożonej oferty. Zmiany, poprawki lub modyfikacje złożonej oferty muszą być złożone w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisane koperty(paczki) zawierające zmiany należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem "ZMIANA". W przypadku złożenia kilku ZMIAN kopertę (paczkę) każdej ZMIANY należy dodatkowo opatrzyć napisem zmiana nr Wycofanie złożonej oferty. Wycofanie złożonej oferty następuje poprzez złożenie pisemnego powiadomienia podpisanego przez umocowanego na piśmie przedstawiciela Wykonawcy. Wycofanie należy złożyć w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisaną kopertę(paczkę) zawierającą powiadomienie należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem "WYCOFANIE". 18. Tryb otwarcia ofert 18.1 W trakcie otwarcia ofert Zamawiający otworzy zewnętrzne koperty (paczki) zawierające oferty, których dotyczy "WYCOFANIE" celem weryfikacji tożsamości Wykonawcy który złożył oświadczenie o wycofaniu oferty Koperty (paczki) oznakowane dopiskiem "ZMIANA" zostaną otwarte przed otwarciem kopert (paczek) zawierających oferty, których dotyczą te zmiany. Po stwierdzeniu poprawności procedury dokonania zmian. Zmiany zostaną dołączone do oferty W trakcie otwarcia ofert Zamawiający poda informacje, o których mowa w art. 86 ust. 3-4 ustawy. 19. Zwrot oferty złożonej po terminie. Zamawiający niezwłocznie zawiadomi Wykonawcę o złożeniu oferty po terminie oraz zwróci ofertę. 20. Termin związania ofertą Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 21. Opis sposobu obliczenia ceny Podana w ofercie cena musi być wyrażona w złotych polskich. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania SIWZ oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia Ceną oferty jest kwota wymieniona w Formularzu Oferty Zamawiajacy zastrzega, że cena za realizację przedmiotu zamówienia wskazana przez Wykonawcę w formularzu ofertowym, nie może mieć wartości 0,00 złotych Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację zamówienia, określone zostały w części III SIWZ (wzorze umowy w sprawie zamówienia publicznego) Kwoty należy zaokrąglić do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się do 1 grosza (ostatnią pozostawioną cyfrę powiększa się o jednostkę), zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798). 22. Kryteria oceny ofert Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które: zostaną złożone przez Wykonawców nie wykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania; nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Dla części I zamówienia: Cena 80% oraz Doświadczenie 20%; Dla części II zamówienia: Cena 80% oraz Doświadczenie 20%; Dla częśći III zamówienia: Cena 90% oraz Upust 10%; 9

10 22.3. Oferty będą oceniane dla każdej z części zamówienia według powyższych kryteriów w skali od 0 do 100 pkt Zasady oceny kryterium "Cena" (C) dla częśći I i II zamówienia W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikającą z działania: Pi (C) = C(min) /C(i) x 80 gdzie: Pi (C) = liczba punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Cena" (C) C min = najniższa cena spośród wszystkich ważnych ofert Ci = cena oferty badanej 80 = oznacza wagę Maksymalna liczba punktów jakie może uzyskać Wykonawca w tym kryterium to 80 pkt Zasady oceny kryterium "Cena" (C) dla częśći III zamówienia W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikającą z działania: Pi (C) = C(min) /C(i) x 90 gdzie: Pi (C) = liczba punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Cena" (C) C min = najniższa cena spośród wszystkich ważnych ofert Ci = cena oferty badanej 90 = oznacza wagę Maksymalna liczba punktów jakie może uzyskać Wykonawca w tym kryterium to 90 pkt Zasady oceny kryterium Doświadczenie (D) dla częśći I zamówienia Przez kryterium Doświadczenie Zamawiający rozumie udokumentowane samodzielnie wykonane w sposób należyty w okresie ostatnich 36 miesięcy przed upływem terminu składania ofert usługi polegających na obsłudze organizacyjnej konferencji, sympozjów lub innych spotkań w szczególności zapewnienie zakwaterowania, wyżywienia, transportu dla jej uczestników o wartości nie mniejszej niż ,00 zł brutto każda. W przypadku kryterium Doświadczenie Zamawiający dokona oceny na podstawie wypełnionego i dołączonego do Oferty Załącznika nr 4 do SIWZ obejmującego wykaz usług. Zamawiający będzie przyznawał punkty za usługi wskazane w Wykazie Usług wykraczające ponad ilość wymaganą w pkt 9.2. SIWZ dotyczącym warunku wiedzy i dzoświadczenia, tj. zamawiający będzie punktował tylko usługi wskazane ponad dwie wymagane na spełnienie warunku udziału w postępowaniu. W przypadku kryterium Doświadczenie" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania: D = D(bad) / D(max) x 20 gdzie: D - oznacza ilość punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Doświadczenie" D(bad) ilość zrealizowanych usług w ofercie badanej, D(max) największą ilość zrealizowanych usług spośród wszystkich badanych ofert, 20 oznacza wagę, Oferta z największą liczbą usług wykazanych na potwierdzenie posiadanego doświadczenia uzyska maksymalną liczbę punktów Zasady oceny kryterium Doświadczenie (D) dla częśći II zamówienia Przez kryterium Doświadczenie Zamawiający rozumie udokumentowane samodzielnie wykonane w sposób należyty w okresie ostatnich 36 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, usługi polegające na świadczeniu usług restauracyjnych w szczególności organizacji bankietów, przyjęć czy 10

11 spotkań o wartości nie mniejszej niż ,00 zł brutto każda. W przypadku kryterium Doświadczenie Zamawiający dokona oceny na podstawie wypełnionego i dołączonego do Oferty Załącznika nr 4 do SIWZ obejmującego wykaz usług. Zamawiający będzie przyznawał punkty za usługi wskazane w Wykazie Usług wykraczające ponad ilość wymaganą w pkt 9.2. SIWZ dotyczącym warunku wiedzy i dzoświadczenia, tj. zamawiający będzie punktował tylko usługi wskazane ponad dwie wymagane na spełnienie warunku udziału w postępowaniu. W przypadku kryterium Doświadczenie" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania: D = D(bad) / D(max) x 20 gdzie: D - oznacza ilość punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Doświadczenie" D(bad) ilość zrealizowanych usług w ofercie badanej, D(max) największą ilość zrealizowanych usług spośród wszystkich badanych ofert, 20 oznacza wagę, Oferta z największą liczbą usług wykazanych na potwierdzenie posiadanego doświadczenia uzyska maksymalną liczbę punktów Zasady oceny kryterium Upust (U) dla częśći III zamówienia W przypadku kryterium Wysokość upustu (U) Zamawiający dokona oceny Wysokość upustu określonego w % od ceny biletu lotniczego, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy rezerwacji i zakupie jednego biletu lotniczego w następujący sposób - zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikająca z działania: U = U(bad) / U(max) x 10 gdzie: U = liczba punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Wysokość upustu" (U) U(max)= wysokość upustu oferty maksymalnej, U(bad)= wysokość upustu oferty badanej oferta z najwyższą wartością upustu uzyska maksymalną liczbę punktów Umax = 10 pkt Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów w ostatecznej ocenie punktowej wynikającą z sumowana uzyskanych punktów w poszczegolnych kryteriach dla części I i II zamówienia (C+D), dla części III zamówienia (C+U) Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostaną złożone oferty, które otrzymają taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 23. Sposób oceny ofert Ocena zgodności oferty z treścią SIWZ przeprowadzona zostanie wyłącznie na podstawie analizy dokumentów i oświadczeń, jakie Wykonawca zawarł w swej ofercie z zastrzeżeniem treści art. 26 ust. 3 ustawy Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji W przypadku omyłek w obliczeniu ceny Zamawiający za podstawę poprawy przyjmie liczbę jednostek 11

12 miary i wskazaną przez Wykonawcę cenę jednostkową. 24. Wykluczenie Wykonawcy Zamawiający wykluczy Wykonawców z postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia stosownie do treści art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Zamawiający wykluczy Wykonawcę z postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia, którzy w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, w szczególności, gdy Wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co Zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą dowolnych środków dowodowych, stosownie do treści art. 24 ust 2a ustawy Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 25. Odrzucenie oferty Zamawiający odrzuci ofertę w przypadkach określonych w art. 89 ust. 1 ustawy. 26. Wybór oferty i zawiadomienie o wyniku postępowania 26.1 Przy dokonywaniu wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający stosował będzie wyłącznie zasady i kryteria określone w ustawie i SIWZ Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi jednocześnie Wykonawców, którzy złożyli oferty, o: wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację; Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; Wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; terminie, po upływie którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację, o których mowa w pkt , również na stronie internetowej i oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie w Warszawie przy ul. Suwak 3, Warszawa Informacje ogólne dotyczące kwestii formalnych umowy w sprawie niniejszego zamówienia Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta została wyłoniana jako najkorzystniejsza. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę o miejscu i terminie zawarcia umowy Dokumenty, jakie musi dostarczyć Wykonawca Zamawiającemu przed podpisaniem umowy: Upoważnienie dla osób podpisujących umowę, jeśli ich umocowanie do podpisania umowy nie wynika z dokumentów załączonych do oferty. 12

13 27. Środki ochrony prawne 27.1 Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. Szczegółowo zasady wnoszenia odwołań uregulowane zostały w art ustawy. Odwołanie przysługuje wyłącznie wobec czynności: Opisu sposobu dokonania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia, Odrzucenia oferty, 27.3 Wykonawca może w terminie przewidzianym do wniesienia odwołania poinformować Zamawiającego o nizgodnej z przepisami Ustawy czynności podjętej przez niego lub zaniechaniu czynności, do której jest on zobowiązany na podstawie Ustawy, na które nie przysługuje odwołanie na podstawie art. 180 ust 2 Ustawy Skarga do sądu przysługuje stronom, oraz uczestnikom postępowania odwoławczego na orzeczenie Izby. Szczegółowo zasady i terminy wnoszenia skargi do sądu uregulowane zostały w art. 198a-198g ustawy 28. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Karolina Rzemieniuk Kierownik Zespołu Zakupów tel.: W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje (zwanymi dalej ogólnie korespondencją ) Zamawiający i Wykonawcy przekazują powołując się na nr referencyjny postępowania COI-ZZAK : pisemnie na adres: Centralny Ośrodek Informatyki, ul. Suwak 3, Warszawa [sekretariat], drogą elektroniczną na adres: zamowienia.publiczne@coi.gov.pl UWAGA! Załączniki do poczty elektronicznej mogą być w formatach obsługiwanych przez programy Word 2007, Excel 2007, Adobe Reader faksem na nr Podwykonawstwo. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Wskazanie niniejszego ma nastąpić w Formularzu Oferty. 30. Wykaz załączników do SIWZ Załącznikami do SIWZ są następujące wzory: Lp. Oznaczenie Załącznika Nazwa Załącznika 1. Załącznik nr 1 Wzór Formularza Oferty 2. Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o 3. Załącznik nr 3 których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy 4. Załącznik nr 4 Wzór wykazu usług 5. Załącznik nr 5 Wzór listy podmiotów wchodzących w skład tej samej grupy kapitałowej Wskazane w tabeli powyżej załączniki Wykonawca wypełnia stosownie do treści pkt 13 SIWZ. Zamawiający dopuszcza zmiany wielkości pól załączników oraz odmiany wyrazów wynikające ze złożenia oferty wspólnej. 13

14 Wprowadzone zmiany nie mogą zmieniać treści załączników. Podpisy: Sporządził: Przewodniczący Komisji: Radca Prawny..... ZATWIERDZAM 14

15 CZĘŚĆ II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA CPV: OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (dalej OPZ ) dla CZĘŚCI I ZAMÓWIENIA - OBSŁUGA ORGANIZACYJNA KONFERENCJI hotelarskie usługi noclegowe usługi restauracyjne i podawania posiłków usługi drukowania nieregularny transport osób materiały reklamowe 1. Określenie przedmiotu zamówienia 1.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji dwudniowej konferencji pod nazwą Państwo usługowe" w Warszawie dla maksymalnie 180 uczestników (zwanej dalej Konferencją"). W ramach realizacji usługi w zakresie organizacji Konferencji do obowiązków Wykonawcy należy w szczególności: 1.2. koordynacja i zapewnienie profesjonalnej obsługi podczas całej Konferencji, 1.3. zapewnienie wyżywienia dla maksymalnie 180 uczestników, 1.4. wykonanie, dostarczenie i dystrybucja materiałów konferencyjnych, zapewnienie tłumaczy symultanicznych z języka angielskiego na polski i z języka polskiego na angielski. 2. Termin, miejsce oraz liczba uczestników Konferencji 2.1.Termin realizacji zamówienia: października 2015 r. 2.2.Miejsce realizacji: Narodowy Instytut Audiowizualny, ul. Wałbrzyska 3/5, Warszawa. Sala konferencyjna. Wszelkie sprawy dot. udostępnienia Sali konferencyjnej oraz zaplecza konferencyjnego (nagłośnienie, obsługa sprzętu konferencyjnego, kabiny i sprzęt do tłumaczenia symultanicznego, ekipa sprzątająca) leżą po stronie Zamawiającego. 2.3.Wykonawca (przedstawiciel Wykonawcy koordynator wydarzenia) co najmniej na 10 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia Konferencji będzie zobowiązany do odbycia wraz z przedstawicielem Zamawiającego wizji lokalnej w miejscu w którym będzie odbywać się Konferencja w celu ustalenia szczegółów organizacyjnych przedsięwzięcia oraz zapoznania się z budynkiem, w którym będzie odbywać się Konferencja, w szczególności omówienia spraw technicznych, rozmieszczenia poszczególnych stanowisk i miejsca ustawienia podestu Uczestnicy konferencji: maksymalnie do 180 osób, w tym maksymalnie 10 prelegentów. Ostateczna faktyczna liczba uczestników zostanie przekazana najpóźniej na 7 dni przed Konferencją. Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników maksymalnie do 160 osób.

16 3. Zadania Wykonawcy dotyczące organizacji Konferencji 3.1.Wykonawca zapewni noclegi w hotelu (dwie doby hotelowe z 13 na 14 października i z 14 na 15 października 2015 r.) w Warszawie. Hotel powinien znajdować się w granicach administracyjnych dzielnicy Śródmieście lub Mokotów, o standardzie co najmniej *** w rozumieniu ustawy z dn. 29 sierpnia 1997 roku o usługach turystycznych. Zakwaterowanie w hotelu dotyczy maksymalnie 10 zagranicznych prelegentów i maksymalnie 4 polskich gości Konferencji wskazanych przez Zamawiającego. Zakwaterowanie uczestników w pokojach jednoosobowych w jednym hotelu wraz z zapewnieniem śniadania w hotelu dla ostatecznej liczby osób wskazanej przez Zamawiającego. Ostateczna liczba prelegentów zostanie przekazana Wykonawcy do 7 dni przed Konferencją. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wydłużenia czasu zakwaterowania dla prelegentów maksymalnie o jedną dobę hotelową dla maksymalnie czterech prelegentów. Zamawiający poinformuje o tym Wykonawcę najpóźniej na 1 dzień przed rozpoczęciem Konferencji. 3.2.Wykonawca zobowiązany jest zapewnić transport wybranych prelegentów maksymalnie 10 osób transfer z lotniska do hotelu i z hotelu na lotnisko oraz z miejsca zakwaterowania do miejsca, w którym będzie odbywać się konferencja (2 razy), z miejsca konferencji do miejsca zakwaterowania (2 razy), z miejsca zakwaterowania na miejsce bankietu (1 raz), z miejsca bankietu do miejsca zakwaterowania (1 raz). Zamawiający dopuszcza użycie taksówek. Wykonawca zapewni transport pojazdem w pełni sprawnym technicznie i spełniającym wszystkie wymogi bezpieczeństwa, posiadającym w pełni sprawną klimatyzację. 3.3.Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji w następującym zakresie: w czasie trwania Konferencji całodniowe serwisy kawowe (nielimitowana kawa z zaparzacza lub ekspresu, wrzątek, herbata w torebkach (min. 3 rodzaje, w tym jedna czarna), mleko, śmietanka, cukier, cytryna świeża (nie sztuczny sok cytrynowy do herbaty), woda mineralna gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 0,5 l na osobę), sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3 l na osobę), ciastka (min. 2 rodzaje), owoce sezonowe (min. 2 rodzaje), podane na zastawie ceramicznej lub szklanej, dostępne przez cały czas trwania Konferencji w miejscu wskazanym przez Zamawiającego; podczas przerwy kawowej każdego dnia, Wykonawca zapewni dodatkowo: kanapki minimum 3 szt./os. w tym: kanapka z pieczonym kurczakiem i warzywami, kanapka z serem camembert i żurawiną, owoce minimum 2 szt./os., kanapka z szynką i warzywami, zestaw finger food min. 4 szt./os., ciasta min. 2 szt./os obiady (1 i 2 dzień Konferencji): ciepły posiłek składający się z dwóch dań (min. 2 rodzaje zup, w tym jedna zupa krem, min. 200 ml/os., 3 rodzaje dań ciepłych: jedno wegetariańskie, jedno mięsne, jedno mięsne drobiowe, min. 250 g/os. 3 rodzaje dodatków skrobiowych: ziemniaki gotowane, ziemniaki opiekane, ryż, 120 g./os., 2 rodzaje surówek, min. 100 g/os., warzywa gotowane lub gotowane na parze min. 100 g/os., ciasto - min. 2 rodzaje, 2 szt./os., herbata, kawa, soki, woda) przez cały czas trwania Konferencji Wykonawca zapewni wodę i soki w Sali plenarnej dla prelegentów ustawione na stoliku obok podestu Wykonawca wraz z ofertą załączy co najmniej 3 propozycje menu dla każdego z dni konferencji w zakresie przerw kawowych oraz obiadów. Po wyborze

17 najkorzystniejszej oferty jednak nie później niż przed dniem zawarcia umowy Zamawiający dokona wyboru i akceptacji menu, o czym poinformuje Wykonawcę. Zamawiający zastrzega możliwość zgłaszania uwag do przedstawionych propozycji menu, a Wykonawca będzie zobowiązany do ich uwzględnienia i ewentualnej modyfikacji menu (uwagi nie będą prowadziły do zmiany ilości i rodzaju elementów menu) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić obsługę kelnerską, stoły, białe obrusy (bawełniane, czyste, wyprasowane), serwetki papierowe oraz porządek i czystość podczas posiłków Posiłki powinny być podane na zastawie stołowej ceramicznej lub szklanej, ze sztućcami metalowymi. Zastawa powinna być zapewniona w wystarczającej ilości dla wszystkich uczestników Konferencji. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Niedopuszczalne jest używanie naczyń i sztućców jednorazowych. Posiłki i rozstawienie potrzebnego sprzętu gastronomicznego nastąpi nie później niż 1 godzinę przed rozpoczęciem Konferencji, zarówno pierwszego jak i drugiego dnia Konferencji. Wykonawca zapewni również gotowość obsługi (obsługa kelnerska) nie później niż 30 minut przed rozpoczęciem konferencji. Zamawiający nie dopuszcza prowadzenia żadnych prac związanych z przygotowaniem stołów cateringowych i organizacją posiłków (noszenie stołów, sprzętu gastronomicznego, itp.), poza tymi wynikającymi z obsługi kelnerskiej, w trakcie rejestracji uczestników konferencji. Rejestracja uczestników Konferencji rozpocznie się o godz w dniu 14 października Materiały promocyjne: Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia następujących materiałów promocyjnych: Nazwa Ilość Specyfikacja długopis 250 szt. metalowy korpus, mechanizm automatyczny, niebieski wkład, znakowanie: grawer dwustronny (logo konferencji i adres: zgodnie z projektem. Rodzaj materiału: silikon (nie transparentny) lub pvc, kolor: biały. smycz pamięć USB 250 szt. 250 szt. Dodatki: karabińczyk metalowy i zawieszka (sznurek) na telefon Wymiary: długość standardowa (około 80 cm), szerokość (około 1,5 cm minimum 1,2 cm) Kolor nadruku: 1+0 W postaci karty: rozmiar produktu: 8 cm x 5 cm (tolerancja +/- 5 mm.) kompatybilność z systemami operacyjnym: Windows/MacOS/Linux nie wymagający sterowników pojemność: 8GB, Nadruk: CMYK 4+4 Etui na identyfikator 200 szt. Format: 11 x 12 cm (maksymalne wymiary 11,5 x 13 cm) Materiał: półtwarda folia PCV, przezroczysta Dodatki: otwór na karabińczyk smyczy Informacje dodatkowe: etui powinno pomieścić zarówno identyfikator, jak i program konferencji.

18 4.1. Materiały promocyjne zostaną oznakowane logiem konferencji i adresem z wyjątkiem etui na identyfikator. Znakowanie materiałów promocyjnych, powinno być wykonane zgodnie z projektem graficznym przekazanym przez Zamawiającego Zamawiający przekaże projekty graficzne oznakowania dla każdego z w/w materiałów najpóźniej w terminie na 10 dni przed dniem rozpoczęcia Konferencji Wykonawca w terminie 3 dni roboczych od dnia przesłania projektów graficznych oznakowania przedstawi Zamawiającemu do wyboru minimum 3 wzory każdego z materiałów promocyjnych (przedmiot bez znakowania) oraz przykładową wizualizację ich znakowania. Zamawiający dokona akceptacji lub zgłosi uwagi do przedstawionych materiałów promocyjnych, ich wizualizacji i ich znakowania w terminie 2 dni. W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi uwagi do przedstawionych materiałów promocyjnych, Wykonawca dokona poprawek i przedstawi do ponownej akceptacji w terminie 2 dni. 5. Wydruki. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia następujących wydruków. Nazwa ilość Specyfikacja Format: 15 x 21 cm (tolerancja +/- 5 mm) Ilość stron: 100 Gramatura: środek 80 g/m2, okładka: 300g /m2 notes 250 szt. Rodzaj papieru na wkład: matowy, biały, standard offset Rodzaj papieru na okładkę: karton, biały standard Oprawa: klejona, okładka zamocowana do dłuższego boku wkładu Kolor: okładka 4+0, wkład 1+0 Uszlachetnienie: brak

19 Format: 10 x 15 cm (tolerancja +/- 3 mm)* Ilość stron: 20 Gramatura: środek 160 g/m2, okładka 160 g/m2 program konferencji 200 szt. Rodzaj papieru na wkład i okładkę: matowy, biały, standard offset Oprawa: zeszytowa (dwie zszywki) Kolor: 4+4 Uszlachetnienie: brak identyfikatory 200 szt. *Program konferencji musi zmieścić się do etui na identyfikator, którego szczegółowa specyfikacja została wskazana w materiałach promocyjnych. Format: 10 x 8 cm Ilość stron: 1 Gramatura: 200 g/m2 Rodzaj papieru: matowy, biały, standard offset Kolor: 4+1 Uszlachetnienie: brak 5.1. Każdy z wydruków powinien być wykonany zgodnie z projektem graficznym przekazanym przez Zamawiającego. Zamawiający przekaże projekty graficzne dla każdego z w/w wydruków najpóźniej w terminie na 10 dni przed dniem rozpoczęcia Konferencji z zastrzeżeniem, że ostateczny program konferencji i imienna lista uczestników w celu wydrukowania dla nich identyfikatorów, zostaną przekazane najpóźniej na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji. 5.2 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru minimum 3 rodzaje papieru do każdego z typów wydruków. 6. Przygotowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych i wydruków 6.1. Wykonawca w momencie rejestracji uczestnika w recepcji Konferencji rozda materiały promocyjne i wydruki gościom, którzy zostali zaproszeni na konferencję. Każdy z gości otrzyma: notes, długopis pamięć USB oraz smycz, do której Wykonawca przyczepi identyfikator uczestnika i program Konferencji Po konferencji Wykonawca spakuje pozostałe materiały promocyjne i wydruki (te, które nie

20 zostały rozdane podczas Konferencji) i dostarczy je do siedziby Zamawiającego (adres: ul. Konstruktorska 12, Warszawa, 4 piętro) w terminie do 2 dni od dnia zakończenia konferencji Ostateczne materiały do zamieszczenia na pendrive ach zostaną przekazane przez Zamawiającego na 5 dni przed rozpoczęciem Konferencji. 7. Tłumaczenie symultaniczne 7.1. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić tłumaczy symultanicznych w liczbie umożliwiającej zapewnienie rzetelnego, profesjonalnego i nieprzerwanego świadczenia usługi tłumaczenia symultanicznego, jednak w liczbie nie mniejszej niż 2 tłumaczy symultanicznych z języka angielskiego na polski i z polskiego na angielski przez cały czas trwania Konferencji. Tematyka: service design, administracja publiczna, szeroko pojęta branża IT. W ramach zapewnienia Sali konferencyjnej Zamawiający zapewni kabiny i sprzęt do tłumaczenia symultanicznego. 8. Koordynacja i obsługa wydarzenia 8.1. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić koordynatora wydarzenia osobę, która będzie do stałej dyspozycji Zamawiającego oraz obsługę wydarzenia, odpowiedzialną m.in. za: zorganizowanie rejestracji uczestników, i ich zakwaterowanie, transfer z lotniska i na lotnisko oraz transport w czasie pobytu na Konferencji, przekazanie materiałów promocyjnych i wydruków, prawidłowy przebieg konferencji, wydawanie posiłków o odpowiednich porach oraz przestrzeganie programu konferencji. W ramach obsługi wydarzenia Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania i oznaczenia recepcji Konferencji odpowiedzialnej za imienną rejestrację uczestników, wydawanie materiałów konferencyjnych, udzielanie informacji i pomoc gościom konferencji, ewentualną obsługę szatni w ilości co najmniej 2 osób. W ramach obsługi recepcji, Wykonawca zobowiązuje się zapewnić co najmniej 2 osoby posługującym się językiem angielskim w stopniu komunikatywnym Wykonawca zapewni pomoc techniczną, łącznie minimum 2 osoby Wykonawca zapewni podest dla prelegentów (wraz z jego montażem i demontażem) według poniższej specyfikacji: Wymiary: 4 metry szerokości, 3 metry głębokości oraz 30 centymetrów wysokości. Aluminiowa konstrukcja z profili Panele 2x1m Czarna płyta psb Wysłana z tkaniny od frontu i z boków Schodek o szerokości 1m od frontu lub z boku Aluminiowe nogi z profili z możliwością regulacji wysokości