Materiały szkoleniowe. Znaleźć Najlepszych. Program rekrutacji w administracji publicznej oparty na kompetencjach LLP PL-LEONARDO-LMP

Transkrypt

1 Znaleźć Najlepszych Program rekrutacji w administracji publicznej oparty na kompetencjach LLP PL-LEONARDO-LMP WP11.3 Metodologia szkolenia, programy szkoleń i materiały Materiały szkoleniowe Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 1

2 Instrukcja Zastosowania narzędzia online do wspierania procesu rekrutacji w administracji publicznej ZNALEŹĆ NAJLEPSZYCH Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 2

3 Spis treści: 1. WPROWADZENIE 1.1 Przedstawiamy FTB 1.2 Cel Podręcznika 1.3. Dlaczego wybrać system FTB. Korzyści z podejścia FTB 2. PROCEDURA REALIZACJI PROCESU REKRUTACJI 2.1 Logowanie w systemie 2.2. Praca w systemie 2.3 Ustawienia systemu 2.4 Tworzenie procesu rekrutacji 2.5 Realizacja procesu rekrutacji 2.6. Etap planowania rozwoju pracownika 2.7 Przegląd uprawnień poszczególnych uczestników Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 3

4 1. WPROWADZENIE 1.1 Przedstawiamy FTB System FTB przedstawia metodykę rekrutacji i selekcji nowych pracowników do administracji publicznej w oparciu o kompetencje. System został opracowany w ramach projektu "Znaleźć Najlepszych - Rekrutacja oparta na kompetencjach dla Administracji Publicznej" /Projekt FTB/, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach programu Uczenie się przez całe życie. System FTB został stworzony, aby pomóc menedżerom instytucji publicznych w znalezieniu najlepszych pracowników do obsadzenia wakatów. Zawiera on następujące trzy elementy: Metodologia FTB - Metodologia rekrutacji opartej na kompetencjach dla administracji publicznej; Narzędzie FTB - elektroniczny system, który wspiera proces rekrutacji; Program wdrożeniowy dla Systemu FTB - wytyczne dla instytucji, które są zainteresowane wdrożeniem metodologii oraz narzędzia. 1.2 Cel Podręcznika W celu zapewnienia prawidłowego i efektywnego wykorzystania FTB, wszyscy użytkownicy muszą zostać odpowiednio przeszkoleni. W tym celu przygotowano dla użytkowników metodykę nauczania oraz program szkoleniowy, w tym materiały dydaktyczne. Najważniejszą częścią materiałów dydaktycznych, wraz z opisem metodologii FTB, jest część podręcznika pokazująca, jak pracować w trybie online z elektronicznym narzędziem FTB, które jest podstawowym, przyjaznym dla użytkownika nośnikiem narzędzi i wspiera obsługę całego systemu Dlaczego wybrać system FTB. Korzyści z podejścia FTB Rekrutacja, selekcja i adaptacja nowych pracowników jako działania w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi są ważne dla fundamentalnego wpływu na jakość funkcjonowania instytucji publicznych. Ważne jest, aby znaleźć rozwiązania, które pozwalają instytucjom publicznym, aby znaleźć pracowników posiadających niezbędne umiejętności i kompetencje w celu zapewnienia wykonania pracy w jak najkrótszym czasie i zgodnie z jakością i przejrzystością procesu rekrutacji. System FTB obejmuje cały proces rekrutacji, czyli od określenia niezbędnych zadań w pracą i umiejętności, poprzez czteroetapową selekcję i wybór nowego pracownika, do określenia jego przyszłych planów rozwoju. W ten sposób system zapewnia szereg koniecznych i pożądanych funkcji i zalet: Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 4

5 Przejrzystość procesu rekrutacji (obowiązkowy proces, wymagania dla kandydatów, jasne zadania); Szybkość - przyspieszenie procesu rekrutacji poprzez gromadzenie danych on-line; Elastyczność w wyborze formy selekcji kandydatów; Monitoring całego procesu z jednego miejsca; Zapewnienie obiektywnej weryfikacji i zatwierdzenie wszystkich żądań i wniosków; Powtarzalność procesu (przy użyciu szablonów); Profesjonalizacja - zwiększenie kompetencji i odpowiedzialności osób zarządzających HR. Dodatkowo, praca z narzędziem FTB jest stosunkowo prosta; możemy zagwarantować, że może ją obsługiwać każdy zwykły użytkownik komputera. Jednakże w przypadku problemów, zapewniono klientom darmowy telefon i adres w celach doradczych i konsultacyjnych w trakcie realizacji projektu (i po upływie 3 miesięcy) - Partner Wiodący Orange Hill w Polsce lub partnerzy projektu w Austrii, Czechach, Grecji, Hiszpanii lub Włochy /listę kierowników projektu znajdziesz poniższej w Tabeli 1/. Tabela 1 Partnerzy w krajach europejskich i ich kontakty Kraj Organizacja Kontakt Polska Orange Hill sp. z o.o. Poznańska 6/4, Krąków Czechy INSTITUT INPRO, a.s. Samcova 1177/1, Prague Włocy Municipality Gazoldo degli Ippoliti Guglielmo Marconi 126, Gazoldo Austria IBIS acam Bildungs GmBh Stachegasse 13, Vienna Grecja European Institute for Local Development LYTRA 5, Thessaloniki Hiszpania Homimen Challenge Paseo de la Habana 200, Madrid Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 5

6 2. PROCEDURA REALIZACJI PROCESU REKRUTACJI Elektroniczny system FTB można znaleźć na stronie internetowej: Praca z systemem jest bardzo prosta, system jest przyjazny dla użytkownika. Jeśli wystąpi problem - błąd, system ostrzega użytkownika, a na ekranie wyświetla się komunikat o błędzie /czerwone pole/ w prawym górnym rogu ekranu. 2.1 Logowanie w systemie /Rys.1/ - aby wejść do systemu konieczne jest posiadanie konta użytkownika, które administrator lokalny założy dla pracowników administracji publicznej, którzy zamierzają korzystać z narzędzia FTB. Administrator tworzy konto użytkownika z adresem i podaje użytkownikowi informacje logowania oraz hasło /hasło użytkownika można zmienić po zalogowaniu do systemu/. Po wprowadzeniu tych informacji i kliknięciu na "zaloguj", na ekranie pojawi się strona główna narzędzia FTB. Odzyskiwanie lub zmiana hasła - hasło można zmienić klikając na "odzyskaj hasło", a następnie wprowadzając adres użytkownika. Użytkownik otrzymuje adres www, gdzie może zmienić hasło Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 6

7 Rys. 1 Ekran główny Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 7

8 2.2. Praca w systemie Strona startowa systemu oferuje Koordynatorowi kilka możliwości pracy w systemie w lewym marginesie /Rys.2/: "Utwórz nowy proces rekrutacyjny" - stosowane w przypadku, gdy chcemy rozpocząć i utworzyć nowy proces rekrutacyjny, Rys.3 "Proces rekrutacyjny w przygotowaniu" - używamy, gdy mamy niedokończony proces rekrutacji w systemie przed rozpoczęciem fazy burzy mózgów, Rys.4 "Otwarte procesy rekrutacyjne" - używamy, gdy mamy proces rekrutacji na etapie niedokończonej burzy mózgów lub na późniejszym etapie, Rys. 5 "Gotowe procesy rekrutacyjne" - używamy, gdy chcemy zapoznać się z już zakończonymi procesami rekrutacyjnymi i przejrzeć szczegółowe wyniki, Rys. 6 "Ustawienia systemu" - umożliwia rejestrację niezbędnych danych na profilu każdego użytkownika /Mój profil/, przeglądanie nazw wszystkich użytkowników i odpowiednich instytucji w systemie, a w szczególności, skompilowanie szablonu już utworzonego opisu stanowiska pracy. Rys.7 Strona startowa systemu będzie się różnić w zależności od pozycji użytkownika w systemie, każdy użytkownik ma inne uprawnienia /takie jak Administrator, Koordynator, Użytkownik itp./. Poniżej zostaną wymienieni przede wszystkim Koordynator /posiada największą władzę w systemie/ i zwykły Użytkownik /który może być Przełożonym, przewodniczącym komisji rekrutacyjnej, członkiem Komisji, Uczestnikiem burzy mózgów/. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 8

9 Rys. 2 Strona startowa w panelu Koordynatora Po zalogowaniu się w systemie jako koordynatora w głównym ekranie będzie można zobaczyć w lewej części kilka ramek, do których masz dostęp: "Utwórz nowy proces rekrutacji", "Procesy rekrutacyjne w przygotowaniu", "Otwarte procesy rekrutacyjne", "Gotowe procesy rekrutacyjne" oraz na końcu "Ustawienia systemowe". Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 9

10 Rys. 3 Strona startowa w panelu Użytkownika Po zalogowaniu się do systemu jako użytkownik, w lewej części ekranu głównego pojawi się tylko okno, do którego masz dostęp, "Otwarte procesy rekrutacyjne", "Zakończone procesy rekrutacyjne" i na końcu "Ustawienia systemowe", gdzie znaleźć można zakładkę "Mój profil". Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 10

11 Rys. 4 Utwórz nowy proces rekrutacji objaśnienie Zakładka "Utwórz nowy proces rekrutacji" oznacza, że zamierzamy utworzyć nowy proces rekrutacyjny. Można to zrobić za pomocą dwóch opcji - wykorzystać już zapisany "szablon opisu stanowiska pracy" lub "utworzyć nowy proces rekrutacyjny" od podstaw. Później obie opcje wyjaśnimy szczegółowo. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 11

12 Rys. 5 Proces rekrutacyjny w przygotowaniu Zakładka "Procesy rekrutacyjne w przygotowaniu" przedstawia procesy, które są już w jakiejś fazie przygotowania. Podjęto już decyzję o metodzie uwierzytelniania wymogów, lub określono uczestników procesu. Ale proces ten wciąż nie osiągnął kolejnego etapu, czyli burza mózgów jeszcze się nie rozpoczęła, a uczestnicy nie zostali wyznaczeni w tej fazie procesu rekrutacji. Proces rekrutacyjny w przygotowaniu może zostać wznowiony przez opcję "Edytuj proces rekrutacyjny" i dostosowany za pośrednictwem różnych etapów procesu rekrutacji. Rys. 4. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 12

13 Rys. 6 Otwarte procesy rekrutacyjne Zakładka "Otwarte procesy rekrutacyjne" obejmuje procesy, które są w jakiś sposób opracowywane. Mogą one być na etapie burzy mózgów, lub w innych etapach. Ikony w samym środku każdej pozycji pokazują narzędzia do zaznaczania, które zostały zdefiniowane w chwili wprowadzania nowego procesu rekrutacyjnego, patrz rys. 16. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 13

14 Rys. 7 Gotowe procesy rekrutacyjne Zakładka "Gotowe procesy rekrutacyjne" oznacza, że proces rekrutacji został zakończony. Przeszedł wszystkie obowiązkowe etapy, od początkowego określenia zadań w pracy oraz kompetencji, poprzez burzę mózgów, weryfikację burzy mózgów, identyfikację sposobów weryfikacji indywidualnych kompetencji, poprzez sam proces gromadzenia i oceny wniosków dla poszczególnych testów i wreszcie wybór najlepszego kandydata. Ocena i wyniki przedstawiono w postaci ikon. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 14

15 Rys. 8 Ustawienia systemu - Konto Koordynatora 2.3 Ustawienia systemu Zanim przejdziemy przez cały proces rekrutacyjny najpierw należy objaśnić zakładkę "Ustawienia systemu". Tutaj uprawnienia i poszczególne zakładki są bardzo zróżnicowane w zależności od funkcji osoby w systemie - administratora lokalnego, koordynatora lub użytkownika. Największe uprawnienia posiada lokalny administrator i koordynator. Wszystkie osoby w systemie mogą modyfikować zakładkę "Mój profil". Koordynator ma większe uprawnienia, to znaczy, że może dodawać nowych użytkowników, instytucje, a także tworzyć szablony opisu pracy. Wejście do poszczególnych sekcji "Ustawienia systemu" odbywa się poprzez kliknięcie na odpowiednim polu, dodawanie sekcji odbywa się przez pole "Dodaj..., potwierdzenie poprzez "Zapisz zmiany", patrz Rys. 8 do 11. Edycja już wprowadzonych użytkowników i instytucji jest możliwa dzięki ikonom w kolumnach narzędzi Rys. 10 i 11. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 15

16 W zakładce "Użytkownik" - koordynator będzie miał największe uprawnienia, będzie mógł dodawać nowych użytkowników, modyfikować dane na temat instytucji, a także tworzyć nowe szablony opisów stanowiska pracy. Rys. 9 Ustawienia systemu Mój profil Konto Koordynatora W zakładce "Mój Profil" można zarządzać własnym kontem - tu możesz zmienić swoje hasło lub założyć , numer telefonu. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 16

17 Rys. 10 Ustawienia systemu Konto Koordynatora Użytkownicy W zakładce "Użytkownicy" można zobaczyć użytkowników, którzy mają już konto w systemie, można również utworzyć nowego użytkownika poprzez opcję "Dodaj użytkownika", zmieniać dane poprzez "Edycję danych użytkownika" lub usunąć użytkownika przy użyciu opcji "Usuń Użytkownika". Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 17

18 Rys. 11 Ustawienia systemu Konto Koordynatora - Instytucja Zakładka "Instytucja" opisuję Twoją instytucję, dane o niej mogą być edytowane przez Koordynatora. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 18

19 Rys. 12 Ustawienia systemu - Konto Koordynatora Szablony opisów stanowiska pracy Szablony opisów stanowiska pracy" - Szablony mogą być używane w celu ułatwienia określania poszczególnych zadań w realizacji konkretnego procesu rekrutacji. Tutaj znajdziesz istniejące szablony w organizacji dzięki zakładki. Klikając na przycisk "Dodaj nowy szablon" możliwe jest utworzenie nowego szablonu, Rys. 12 i 13. Przed określeniem zadań w pracy oraz kompetencji, należy wybrać nazwę szablonu, która jest zwykle nazwą stosownego stanowiska. Następnie przechodzimy przez okno klikając "Dodaj nowe zadanie" dodając określone czynności związane z pracą i potwierdzając zielonym przyciskiem "Plus", a także przez okno "Dodaj wymogi" określając wymagane umiejętności i wymogi, Rys.14. Poprzez ikony "ołówek i minus" można edytować lub usunąć poszczególne zadania i wymogi. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 19

20 Rys. 13 Ustawienia systemu - Konto Koordynatora - Szablony opisów stanowiska pracy Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 20

21 Rys. 14 Ustawienia systemu - Konto Koordynatora - Szablony opisów stanowiska pracy Następnie kontynuować określanie zadań i wymogów. W tej sekcji można od początku wprowadzić nowe zadanie poprzez "Dodaj nowe zadanie" i potwierdzić zielonym przyciskiem "plus". Następnie można wprowadzić wymagania, które muszą być spełnione, aby skutecznie wykonać daną pracę. Kliknij na "Dodaj wymaganie", aby zdefiniować nowy. Jeśli chcesz dodać więcej, powtórz procedurę. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 21

22 Rys. 15 Utwórz nowy proces rekrutacyjny Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 22

23 2.4 Tworzenie procesu rekrutacji Tworzenie nowego procesu rekrutacji składa się z czterech części: Przygotowanie procesu; Definiowanie zadań i wymogów; Wybór uczestników procesu rekrutacyjnego; Weryfikacja procesu burzy mózgów. Przygotowanie procesu wymaga podjęcia decyzji, czy będziemy korzystać z już utworzonego "Szablonu opisu stanowiska" czy skorzystamy z opcji "Tworzenie procesu rekrutacji od zera". Korzystając z szablonu, możemy wybrać z listy odpowiednie stanowisko i klikamy "Akceptuj". W przypadku wybrania nowego procesu, trzeba podać nazwę stanowiska i potwierdzić poprzez kliknięcie "Utwórz" Rys. 15. Kolejny etap przygotowania, który jest wspólny dla obu z wyżej wymienionych opcji, to dobór odpowiednich modułów rekrutacji. Proces rekrutacji może zawierać "Test wiedzy", "Test kompetencyjny", "Rozmowę kwalifikacyjną" oraz warunek wysłania przez poszczególnych kandydatów wymaganych dokumentów. Korzystając z ikon "ptaszka" i "krzyżyka", możemy wybrać moduły przynajmniej jeden - i zdecydować, na jakim etapie będziemy sprawdzali dokumentację, przesuwając żółte pole, Rys. 16. W różnych częściach procesu rekrutacji możemy przejść dalej, klikając na każdym etapie, jak ukazano na Rys. 4. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 23

24 Rys. 16 Wybór etapów procesu rekrutacji Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 24

25 Rys. 17 Utwórz nowy proces rekrutacyjny Określanie zadań, wymagań i wymogów formalnych Możesz znaleźć listę wymogów formalnych i miejsce, w którym można określić obowiązujące wymagania. Przeczytaj wszystkie wymogi formalne. Możesz edytować te umieszczone na liście, usuwać je lub dodawać nowe. Po lewej stronie można znaleźć zadania określonych dla danego szablonu opisu pracy. Po kliknięciu w nazwę zadania, po prawej stronie widać zadanie i wymagania odpowiadające temu zadaniu. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 25

26 Jeżeli chcesz dodać nowe zadanie, kliknij przycisk pod listą zadań. Po prawej stronie widać pola tekstowego, w którym można zdefiniować nowe zadanie. Jak tylko zadanie jest zapisane, będzie w stanie określić wymagania odpowiadające z nim. Jeżeli chcesz dodać nowe zadanie, kliknij przycisk pod listą zadań. Po prawej stronie widać pole tekstowe, w którym można zdefiniować nowe zadanie. Gdy tylko zadanie zostanie zapisane, będzie można określić odpowiadające mu wymagania. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 26

27 Rys. 18 Wybierz uczestników procesu definiowania potrzeb rekrutacyjnych Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 27

28 Dobór uczestników procesu rekrutacji Koordynator ustala, kto powinien być zaangażowany w proces definiowania zadań i wymogów pracy. Odnosi się to do ustanowienia tych ról, przypisania poszczególnych osób i uprawnień do korzystania z narzędzia FTB w metodologii FTB: Przewodniczący komisji rekrutacyjnej Szef zespołu, który ocenia i wybiera kandydatów uczestniczących w określaniu opisów stanowisk pracy i wymagań kompetencyjnych, rozsądnych aktualnych potrzeb w biurze, zapewniając końcowy sformułowanie do zatwierdzenia przez osobę, która podejmie decyzję /Przełożony/, zapewnia różne formy wymogów dotyczących weryfikacji; Członek komisji rekrutacyjnej - osoba zaangażowana w określanie wymagań dla wnioskodawców /burza mózgów/ i weryfikację ich wyników w procesie selekcji kandydatów; Uczestnik - każdy pracownik w biurze, który ma możliwość zaproponowania zadań dla opisu stanowiska pracy i wymagań związanych z tymi zadaniami; może to być przyszły szef, współpracownik lub osoba z działu współpracującego z osobą na wolne stanowisko; pomaga to w przygotowaniu opisów stanowisk pracy, które będą najbardziej odpowiednie dla wakatu i dostosowaniu wymagań w odniesieniu do określonych zadań na danym stanowisku /burza mózgów/; Przełożony - osoba, która nadzoruje działania prowadzone w ramach procesu i zatwierdza /wliczając określanie opisu stanowiska pracy, opisu wymagań kompetencyjnych, informacji o naborze/; podejmuje ostateczną decyzję co do właściwego pracownika na dane stanowisko - w tej funkcji występuje zwykle wójt /burmistrz, sekretarz instytucji/. Po określeniu wszystkich ról w narzędziu FTB, Koordynator wyznacza początek burzy mózgów. Role i informacje na temat wszystkich uczestników można wypełnić poprzez kliknięcie na ikonę po prawej stronie. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych osób i opisaniu ich ról, można kliknąć na "Wprowadź datę rozpoczęcia i zakończenia burzy mózgów" Rys. 18. Burza mózgów określa spotkanie w sprawie opisu stanowisk, wymogów, posiadanych kompetencji, prowadzone na odległość za pomocą narzędzia FTB. Koordynator określa osoby, które będą zaangażowane w burzę mózgów, zaprasza uczestników do tego wirtualnego spotkania /poprzez e- mail; Uwaga! Niektóre e mogą być nieprawidłowo ocenione przez systemy antywirusowe, przez co trafią do spamu, trzeba więc sprawdzić folder ze spamem!/ a także czas trwania tej spotkania. Zaproszona osoba nie jest zobowiązana do udziału w burzy mózgów /jeśli nie otworzy e- maila lub linku, lub może otworzyć link i pominąć wszystkie proponowane działania/. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 28

29 Gdy uczestnicy otrzymają zaproszenie przez i otworzą link, ujrzą panel burzy mózgów, gdzie mogą określić, które zadania i wymagania kandydat musi spełnić na dane stanowisko. Istniejące zadania i wymagania mogą być zmieniane lub usuwane. Można również dodać nowe. Ekran wyświetla dwie kolumny: "Zadania" i "Wymagania". Po lewej stronie przedstawiono zadania, które zostały już opracowane dla tego stanowiska. Kliknij na to, które Twoim zdaniem jest ważne dla stanowiska i przeciągnij je na środek. Powtarzaj tę procedurę dla każdego zadania, które uważasz za ważne. Aby dodać nowe zadanie, kliknij przycisk "Dodaj nowe zadanie" po lewej stronie. Wpisz nazwę aktywności zawodowej, a następnie pojawi się ona na środku ekranu. Po prawej stronie wyświetlą się wymagania przeznaczone dla danego stanowiska. Kliknij na "Wymóg", które uważasz za odpowiedni dla stanowiska, przeciągnij go na środku ekranu. Wymóg jest wyświetlany w czynnościach zawodowych. Jeśli chcesz, możesz dodać własne wymagania dla zadań, klikając "Dodaj wymogi". Dodany wymóg następnie pojawia się na środku ekranu Rys. 19 i 20. Uwaga! Burza mózgów musi koniecznie odbywać się w określonym czasie w przyszłości. Do tego czasu, widoczny będzie komunikat "Burza mózgów niedostępna", patrz Rys. 21. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 29

30 Rys. 19 Panel burzy mózgów Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 30

31 Rys. 20 Panel burzy mózgów Rys. 21 Burza mózgów - niedostępna Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 31

32 Rys. 22 Otwarte procesy rekrutacyjne opis ikon Po ustawieniu daty sesji, burza mózgów odbywa się, a następnie proces rekrutacji zostanie wyświetlony w zakładce otwartej rekrutacji. Na zdjęciu powyżej zobaczysz ikony i ich znaczenie. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 32

33 Rys. 23 Ranking klasyfikacji przyznanej zadaniom i wymogom Powyżej można zobaczyć zadania i wymogi wybrane w trakcie burzy mózgów. W panelu burzy mózgów poszczególni uczestnicy wybrali i potwierdzili lub dodali nowe działania. Liczba oznacza ile osób zgadza się z zadaniami i wymogami. Na tym etapie nadal można edytować poprzez niebieską zakładkę "Zmień zadania i wymogi". Następnie, klikając na ikonę "kciuka", Koordynator potwierdza zadania i wymogi, które będą częścią opisu stanowiska pracy. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 33

34 Rys. 24 Twoja opinia o sesji burzy mózgów Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 34

35 W następnym kroku zaangażowany jest przewodniczący komisji rekrutacyjnej. Przewodniczący komisji procesu otrzymuje z instrukcjami i link do systemu (Uwaga! Niektóre e mogą być nieprawidłowo ocenione przez systemy antywirusowe, przez co trafią do spamu, trzeba więc sprawdzić folder ze spamem!). W następnym kroku, przewodniczący komisji rekrutacyjnej akceptuje proponowane działania i kompetencje zawodowe. Jeśli szef komisji rekrutacyjnej chciałby odrzucić wyniki burzy mózgów, może to zrobić. Jednakże musi uzasadnić swój ruch (patrz Rys. 24 poniżej). W tym przypadku Koordynator postanawia powtórzyć odpowiednią część procesu rekrutacji. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 35

36 Rys. 25 Ranking klasyfikacji zadań i wymogów Jeśli wszystko zostało uzgodnione przez Przewodniczącego komisji rekrutacyjnej, Koordynator otrzymuje informacje i decyduje, jak wymogi będą testowane. Na tym etapie, Koordynator decyduje również, które wymogi są obowiązkowe, a które nie są (patrz ikona na Rys. 25). Gdy Koordynator podejmie decyzję, wówczas określa metodę weryfikacji. Może wybierać między sprawdzeniem dokumentu (ikona dokumentów) lub testem wiedzy (ikona arkusza), testem kompetencji (ikona ołówka) i rozmową kwalifikacyjną (ikona człowieka). W razie, gdy wybierze test, może określić pytania do testu. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 36

37 Rys. 26 Test wiedzy dodaj pytanie i odpowiedź (prawidłowa odpowiedź, złe odpowiedzi) Test wiedzy stanowi pierwszy etap walidacji wymogów w procesie rekrutacji. Test ten opiera się na prostym określeniu pytań i odpowiedzi, z zaznaczeniem poprawnej odpowiedzi /poprawną odpowiedzią jest ostatnia na Rys. 26, z zieloną ikonę plus/. Uczestnik testu powinien wypełnić go w domu, w spokoju. Na tym etapie można zdefiniować dowolną liczbę kwestii, nie ma ograniczeń. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 37

38 Rys. 27 Test kompetencji dodaj pytanie W przypadku testu kompetencji, Koordynator wprowadza pytania lub zagadnienia, które mogą następnie utworzyć oddzielny test. Może również określić zadania, np. napisanie eseju lub różne inne metody badania. Ustala maksymalną liczbę punktów, które kandydat może uzyskać. Rys. 28 Rozmowa kwalifikacyjna dodaj pytanie Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 38

39 W przypadku etapu rozmów kwalifikacyjnych, Koordynator może stworzyć wersje pytań. Istnieje również możliwość tworzenia dowolnej liczby pytań. Rys. 29 Weryfikacja procesu rekrutacji Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 39

40 W poprzednim etapie procesu rekrutacyjnego, Przewodniczący komisji rekrutacyjnej podjął ostateczną decyzję co do zadań i wymogów. Na tym etapie konieczne jest określenie, w jaki sposób komisja rekrutacyjna zweryfikuje konkretne wymagania. Przewodniczący komisji rekrutacyjnej otrzymuje z instrukcjami i link do systemu, w którym wyświetlane są zadania i wymogi, a także metody uwierzytelniania. Przewodniczący komisji rekrutacyjnej decyduje również, które wymogi są obowiązkowe. Jeśli Przewodniczący komisji rekrutacyjnej odrzuci wybrane metody weryfikacji, wówczas będzie musiał uzasadnić, dlaczego tak zdecydował. Koordynator dokona wymaganych zmiany. Rys. 29. Rys. 30 Wprowadź tekst ogłoszenia o pracy Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 40

41 W następnym kroku Koordynator określi wprowadzenie i zakończenie ogłoszenia ogłoszenie o wakacie. Wprowadzenie do ogłoszenia - można wskazać, które stanowisko jest potrzebne itd. Zakończenie do ogłoszenia - można podać informacje na temat organizacji, lub inne dane /w zależności od organizacji, jakie informacje są używane do wskazywania ogłoszeń o wolnym stanowisku/. Zatwierdzenie reklamy leży w gestii Przełożonego. Przełożony otrzymuje z instrukcjami i linkiem. Administrator może przygotowany tekst zatwierdzić lub odrzucić (patrz Rys. 31). Należy jakoś określić wprowadzenie i zakończenie tekstu ogłoszenia, w przeciwnym razie nie można przejść do następnego etapu. Rys. 31 Wyraź swoje zdanie na temat procesu rekrutacji Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 41

42 2.5 Realizacja procesu rekrutacji Teraz możemy przejść do następnego etapu rekrutacji. Cały proces rekrutacji jest już gotowy - czyli ustaliliśmy zadania pracy i wymogi, zostały one uzgodnione przez wszystkich uczestników procesu rekrutacji i przygotowano ogłoszenie, zawierające wszystkie informacje na temat stanowiska, a także adresu internetowego, gdzie kandydaci mogą składać własne informacji oraz CV /przykład ogłoszenia można znaleźć w załączniku do niniejszego dokumentu/. Na tym etapie dochodzi do procesu rejestracji kandydatów na dane stanowisko. Mogą się oni zapisać i przejść testy umiejętności. Rys. 32 Podsumowanie procesu opisu stanowiska pracy Doszliśmy do etapu, w którym możemy określić początek i koniec okresu nadsyłania zgłoszeń i CV. Uwaga - data rozpoczęcia/zakończenia nadsyłania zgłoszeń - musi być umieszczona w przyszłości. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 42

43 Tylko w tym czasie jest dostępny kwestionariusz dla kandydatów. Można także wysłać własne CV, zaznaczając "kwadrat". Utworzony proces rekrutacji można zapisać jako szablon i używać w innych powtarzających się procesach rekrutacyjnych. Na następnym obrazku widać ankietę, która jest wypełniana przez ubiegających się o dane stanowisko. Kwestionariusz dla kandydatów jest dostępny na stronie internetowej, o której mowa na początku ogłoszenia. Jako przykład jest tu przedstawione stanowisko Sekretarza Burmistrza. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 43

44 Rys. 33 Kwestionariusz Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 44

45 Rys. 34 Zakończone procesy rekrutacyjne Po sfinalizowaniu procesu zbierania zgłoszeń, proces rekrutacji pojawia się w sekcji zakończonych procesów rekrutacyjnych. Zakończone procesy rekrutacyjne to takie, które przeszły dwa poprzednie etapy, a mianowicie: określanie wymagań zawodowych i metod weryfikacji. Objaśnienie ikon pokazuje Rys. 34. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 45

46 Rys. 35 Wyniki testu wiedzy Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 46

47 Jak wspomniano w poprzednim tekście, proces rekrutacji stanowi kolejny etap, którego główne zadania to ocena poszczególnych testów i wysyłanie informacji do wnioskodawców. Pierwsze wyniki, jakie pojawiają się do wglądu Koordynatora to wyniki testu wiedzy. Na ekranie może on przeglądać listę kandydatów, którzy brali udział w procesie rekrutacji i wyniki uzyskane na tym etapie. Program automatycznie przeprowadził ocena testu wiedzy, ponieważ jesteś na początku tego testu przy pytaniach i odpowiedziach, dlatego program posiada informacje, czy odpowiedzi są prawidłowe. Koordynator może wysłać pocztą elektroniczną informację do każdego wnioskodawcy o wyniku i kolejnych procedurach. trafia tylko do pojedynczych osób i pokazuje im tylko ich wynik. Informacje o kandydacie można znaleźć w panelu "Narzędzia" patrz rys Informacje o kandydacie można otworzyć klikając na każde pole /historia, wyniki weryfikacji dokumentów, itp./. Następnym krokiem jest akceptacja wyników za pomocą przycisków znajdujących się na dole strony. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 47

48 Rys. 36 Informacje na temat kandydata Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 48

49 Rys. 37 Weryfikacja dokumentów Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 49

50 Kolejnym etapem może być sprawdzenie dokumentów wysyłanych przez wnioskodawcę (ten etap może również pojawić się później, w zależności od tego, kiedy Koordynator określi dany etap). Koordynator stopniowo otrzymuje wszystkie dokumenty, a następnie decyduje, czy kandydata spełnia/nie spełnia warunków. Gdy Koordynator przejrzy wszystkie dokumenty zaznacza wyniki jako pozytywne/negatywne. Następnie do każdego z kandydatów może zostać wysyłana informacja za pośrednictwem poczty e- mail. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 50

51 Rys. 38 Wyniki testu kompetencyjnego Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 51

52 Kolejnym etapem jest test kompetencji. Wcześniej zostały określone pytania lub zadania, które wystąpią na tym etapie. Koordynator wprowadza wyniki, a następnie ustawia minimalny procent zaliczenia, który kandydat musi osiągnąć. Po wprowadzeniu wyników, Koordynator może wysyłać do każdego kandydata informacje poprzez . Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 52

53 Rys. 39 Wynik rozmowy kwalifikacyjnej Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 53

54 Ostatnim etapem procesu rekrutacji jest rozmowa kwalifikacyjna. Rezultat rozmowy jest wprowadzany do systemu przez każdego członka komisji rekrutacyjnej. Wyniki są wprowadzane do systemu przez wszystkich członków komisji, końcowy wynik stanowi średnią z ocen wszystkich członków komisji. Po wprowadzeniu wyników końcowych, pojawia się najlepszy kandydat. Program dopuszcza sytuację, w której najlepszy kandydat, który został wybrany przez program /na wszystkich etapach procesu rekrutacji/ nie zostanie wybrany na stanowisko, ale decyzje o innej kandydaturze muszą być odpowiednio uzasadnione. Koordynator może przesłać do każdego wnioskodawcy informacje na adres , jak we wcześniejszych etapach procesu rekrutacji. Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 54

55 2.6. Etap planowania rozwoju pracownika Rys. 40 Etap planowania rozwoju pracownika Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 55

56 Ostatnim etapem procesu rekrutacji jest plan rozwoju pracownika. Po wyborze, najlepszego kandydata następuje etap planowania rozwoju nowego pracownika. Na tym etapie Koordynator określa obszary, w których nowy pracownik wykazuje niedobór kompetencji, które należy uzupełnić. Na tym etapie ważną rolę spełnia przełożony nowego pracownika, ponieważ oczekuje się od niego, że będzie monitorować jego rozwój na tym etapie. Z udziałem przełożonego na tym etapie, Koordynator musi wypełnić pole "Przełożony", Rys. 40. Klikając na "Dodaj zadanie" wpisuje tam czynności oraz skalę, która określa, w jaki sposób pracownik będzie udoskonalał kompetencje. Można dodać dowolną liczbę nowych zadań. Rys. 41 Plan rozwoju pracownika - dodaj zadania Gdy formularz zostanie wypełniony, Koordynator potwierdza wszystko, za pomocą przycisku "Zakończ". Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest 56

57 2.7 Przegląd uprawnień poszczególnych uczestników Dla lepszej orientacji możemy na końcu dokumentu dodać tabelę z uprawnień poszczególnych uczestników procesu rekrutacji. Cały proces wydaje się być bardzo skomplikowany, więc możemy dobrać tabelę, w której znajdują się różne etapy procesu rekrutacji i zaangażowane w niego osoby. Tabela 2 Przegląd uprawnień poszczególnych uczestników procesu rekrutacji Uczestnik Etap procesu rekrutacji Przełożony Przewodniczący komisji rekrutacyjnej Koordynator Członek komisji rekrutacyjnej Uczestnik burzy mózgów Przygotowanie procesu rekrutacji (decyzja o nowym procesie rekrutacji) x Określanie uczestników procesu rekrutacji x Burza mózgów x x x x Ranking zadań i wymogów Akceptuje/odrzuca rezultat burzy mózgów x x Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest całkowicie w gestii autorów. Niniejsza publikacja nie odzwierciedla poglądów Komisji Europejskiej niniejszym dokumencie. 57

58 Ranking zadań i wymogów decyzja o tym, które z wymogów są obowiązkowe i określenie metody weryfikacji Weryfikacja procesu rekrutacji Wprowadzenie ogłoszenia Zatwierdzenie/odrzucenie tekstu ogłoszenia Zakończenie procesu - ustawienie początku i końca okresu zbierania CV Wyniki testu wiedzy, wysyłanie i Wyniki weryfikacji dokumentów, wysyłanie e- maili Wprowadzenie wyników testu kompetencyjnego, wysyłanie i x x x x x x x x Ocena rozmowy kwalifikacyjnej x x x Ostateczne zatwierdzenie rozmowy kwalifikacyjnej Decyzja o wyborze nowego pracownika Rozesłanie wyników przez x x x Ten projekt został zrealizowany dzięki dofinansowaniu Unii Treść niniejszej publikacji jest całkowicie w gestii autorów. Niniejsza publikacja nie odzwierciedla poglądów Komisji Europejskiej niniejszym dokumencie. 58