ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT I. Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Kardiologiczne ( PTK ), w ramach prowadzonej działalności statutowej, planuje imprezę plenerowo-medialną o charakterze festynu z okazji przypadającego 26 września (alternatywny termin 27 września) 2015 roku Światowego Dnia Serca ( Impreza ). W związku z tym PTK zamierza powierzyć organizację Imprezy profesjonalnej firmie ( Organizator ) zajmującej się działalnością w zakresie public relations, organizowaniem dużych imprez plenerowych (w tym imprez masowych), pozyskiwaniem sponsorów oraz współpracującej z telewizją. Wskazane jest także doświadczenie Organizatora w promowaniu działalności związanej z medycyną lub zdrowiem. II. Impreza zostałaby zorganizowana pod patronatem i z udziałem ekspertów PTK i byłaby wspierana przez władze miasta Łodzi i województwa łódzkiego. Impreza nie jest obliczona na zysk. Jej celem jest szeroki oddźwięk medialny i społeczny prowadzący do przekazania społeczeństwu określonych treści z zakresu zdrowego stylu życia. Akcja będzie skierowana do wszystkich grup wiekowych. Zarząd PTK powoła Komitet Organizacyjny do bezpośredniej współpracy z Organizatorem. PTK oczekuje, że Organizator pozyska fundusze sponsorskie pokrywające koszty Imprezy oraz w całości lub w istotnej części honorarium Organizatora. Proponowana lokalizacja Imprezy: opcja 1. Łódź, Park Zdrowie lub opcja 2. Łódź, Ulica Piotrkowska lub opcja 3. Łódź, Centrum handlu, usług, kultury i rekreacji Manufaktura. Czas trwania Imprezy minimalnie 8 godzin. Do obowiązków Organizatora należałoby między innymi zorganizowanie następujących elementów zasadniczych Imprezy: 1. Profesjonalnej aparatury nagłośnieniowej i oświetleniowej zgodnej z wymogami występujących Artystów. 2. Sceny (podesty) do namiotu o wym. 10m x 10m x 1m wys namiotów o wym. 20m x 30m i 20m x 40m - namioty muszą spełniać następujące wymogi: 1

2 ściany boczne namiotów muszą mieć wysokość minimum 4.0 m, muszą być wykonane z płyt warstwowych; namioty muszą być wyposażone w sztywne pokrycia dachowe nie dające efektu łopotania (w przypadku wiatru pokrycie namiotu nie może uderzać w konstrukcję namiotu, liny naciągowe itp.); konstrukcje namiotów nie mogą być mocowane do istniejącego podłoża z uwagi na urządzenia oraz sieci podziemne; podłogi muszą być stabilne, drewniane, wypoziomowane, o nośności min. 400 KG/m 2 ; pokrycia dachów od strony wewnętrznej i zewnętrznej kolor biały; namioty muszą posiadać własne oświetlenie techniczne; jeden z namiotów musi być wyposażony w ściany działowe zgodnie z zapotrzebowanie na miejsca sponsorskie, jak również miejsca na wykonywanie badań okolicznościowych dla publiczności: pomiaru ciśnienia; poziomu cholesterolu całkowitego; wskaźnika masy ciała i obwodu talii; badania EKG, pulsoksymetrii, monitorowania rytmu; obliczania wskaźnika ryzyka chorób układu krążenia (tzw. SCORE); dystrybucji materiałów edukacyjnych i drobnych podarunków dla dzieci i młodzieży; konsultacji kardiologicznych 4. Programu edukacyjno-rozrywkowego, realizowanego na scenie i obejmującego: prowadzenie przez konferansjera; występy artystów (piosenki z sercem w tytule, kabaret, taniec); wywiady i prezentacje z udziałem ekspertów i osób publicznych (aktorzy, znani sportowcy, lekarze, politycy) dotyczące: pomiaru i znaczenia właściwej kontroli ciśnienia tętniczego; problemu nadwagi i otyłości (z mini pokazem mody); zdrowej diety (z pokazami kulinarnymi, konkursem typowych diet narodowych ocenianych pod względem smaku, popularności i zdrowia); szkodliwości palenia tytoniu i metod odzwyczajania się od nałogu; korzyści aktywności fizycznej; kontroli gospodarki lipidowej (cholesterol itd.); ogłaszanie i rozstrzyganie konkursów dla publiczności. 2

3 5. przygotowanie i koordynacja rekreacyjnej aktywności sportowej o charakterze masowym z zaproszeniem do udziału mieszkańców województwa łódzkiego preferowany profil związany z jazdą rowerem lub grą w piłkę siatkową; 6. pokaz akcji zespołu Karetki Reanimacyjnej Pogotowia Ratunkowego; 7. organizację zabaw, gier i konkursów dla dzieci, młodzieży i dorosłych; preferowane wykorzystanie przestrzennej konstrukcji o symbolice związanej z promocją zdrowia i układem sercowo-naczyniowym. Inne obowiązki Organizatora związane z Imprezą a) Logistyka i PR: 1. uzyskanie formalnych zezwoleń i zabezpieczenie Imprezy, w tym odpowiednie ubezpieczenia oraz procedury wymagane masowym charakterem wydarzenia; 2. ścisła współpraca z Komitetem Organizacyjnym w zakresie promocji Imprezy, koordynacji druku, dystrybucji materiałów edukacyjnych oraz współpracy z mediami; 3. szczegółowa koordynacja warunków produkcji telewizyjnej obejmującej transmisję i/lub relację z Imprezy, w tym uzgodnienia z telewizją dopuszczalnego zakresu eksponowania reklamowanych treści i logo sponsorów; 4. zabezpieczenie wersji awaryjnej Imprezy na wypadek złych warunków atmosferycznych; b) Finanse i rozliczenia 1. Komitet Organizacyjny będzie zawierać umowy sponsoringu ze Sponsorami pozyskanymi przez Organizatora. 2. środki finansowe pozyskiwane przez Organizatora oraz PTK na przeprowadzenie Imprezy będą gromadzone na utworzonym w tym celu przez PTK subkoncie. 3. scenariusz Imprezy może być zmodyfikowany za zgodą obu stron w sytuacji uzyskania niewystarczających środków na jego pełną realizację; 4. rozliczenie środków finansowych Imprezy zostanie dokonane przez profesjonalną księgową Organizatora i wymaga pisemnej akceptacji Głównej Księgowej PTK i Skarbnika PTK. 5. wypłata honorarium Organizatorowi nastąpi po akceptacji powyższego rozliczenia przez Komitet Organizacyjny i służby księgowe PTK odpowiedzialne za gospodarkę finansową III. 3

4 Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, z podaniem wstępnego scenariusza Imprezy, przewidywanego jej budżetu (formularz kosztorysu w załączeniu), informacji dotyczących przewidywanego udziału sponsorów i zakresu ich pomocy należy składać w terminie do 11 lutego 2015 roku na adres: Oddział Łódzki Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, Katedra i Klinika Kardiologii Uniwersytetu Medycznego w Łodzi; Łódź, ul. Kniaziewicza 1/5. Oferta powinna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w dziedzinie public relations, doświadczeń w zakresie organizowania dużych imprez plenerowych, współpracy z telewizją, współpracy z potencjalnymi sponsorami oraz ewentualnych doświadczeń w zakresie promocji działalności związanej z medycyną lub zdrowiem. Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:. 1. firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej); 2. koncesje, zezwolenia lub licencje, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym ofertą; 3. dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia. 4. w przypadku oferentów nie sporządzających bilansu informacja o obrotach, zyskach oraz zobowiązaniach i należnościach ogółem za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata za cały okres prowadzenia działalności; 5. w przypadku oferentów sporządzających bilans bilans oraz rachunek zysków i strat za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata za cały okres prowadzenia działalności; 6. zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 4

5 IV. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie. PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadniania swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art kodeksu cywilnego. Konsultantem Prawnym PTK jest Kancelaria Prawna : Łozowska & Reczyńska-Ratajczak sp. K. ul. Marokańska 4 L Warszawa fax: 0-22/