Kodeks Etyki Bama Logistics Sp. z o. o.

Transkrypt

1 Kodeks Etyki

2 Spis treści: 1. Model etyki firmy Bama Logistics 2. Kodeks Etyki 2.1 Rejestr przyjmowanych prezentów - Załącznik nr 1 3. Kodeks postępowania podwykonawców i dostawców 4. System zgłaszania i rozpatrywania naruszeń Kodeksu Etyki 5. Etyczne działanie w zakresie komunikacji 6. System oceny ryzyk związanych z naruszeniem zasad Kodeksu Etyki

3

4 Kodeks Etyki Bama Logistics Sp. z o. o. Kodeks Etyki jest uściśleniem wartości i zasad obowiązujących w Bama Logistics. Pozwala on w uporządkowany i spójny sposób przedstawić naszą kulturę organizacyjną, prezentując wytyczne dotyczące postępowania i zachowania. Kodeks Etyki jest przeznaczony dla wszystkich osób pracujących w imieniu Bama Logistics. Nieodłączną częścią obowiązków służbowych każdego pracownika jest przestrzeganie zasad i reguł zawartych w Kodeksie, a także przepisów obowiązujących w odpowiednim systemie prawnym (krajowym, ponadkrajowym lub zagranicznym). Pracownicy mają być przykładem dla innych, pokazując, że poszanowanie Kodeksu Etyki jest fundamentalnym elementem codziennej pracy oraz że sukces w biznesie jest ściśle powiązany z przestrzeganiem zasad Kodeksu. Przestrzeganie Kodeksu Etyki jest naszym wspólnym obowiązkiem. Talenty i zasoby Pracownicy są sercem naszego przedsiębiorstwa i najcenniejszym składnikiem jego majątku, ponieważ stanowią o prawdziwym rozwoju firmy. Dążymy do wydobycia talentów i umiejętności każdego współpracownika poprzez szkolenia, kursy podnoszące kwalifikacje i rozwój zawodowy, tak abyśmy mogli wszyscy wykorzystać swój potencjał z korzyścią dla samych siebie i całej firmy. Dlatego też przywiązujemy ogromną wagę do podnoszenia umiejętności zawodowych naszych współpracowników. Wartości Jakość i doskonałość Jakość i doskonałość są dla nas główną wartością pracy biznesowej. Dotrzymywanie obietnic i działanie, którego jakość przewyższa oczekiwania klientów, innowacyjność, ciągłe rozwijanie swojej wiedzy oraz otwartość na zmiany i elastyczne podejmowanie decyzji to nasze najważniejsze wartości. Zobowiązujemy się do ciągłego: przeglądu i doskonalenia organizacji zarządzania jakością; str. 3

5 Kodeks Etyki Bama Logistics Sp. z o. o. doskonalenia poziomu wykonywanych usług; dbania o wysoką jakość oferowanych usług; zapobiegania powstawaniu błędów i zmniejszania ilości reklamacji; doskonalenia kompetencji naszych pracowników; zaangażowania się wszystkich pracowników w sprawy jakości. Uczciwość, otwartość, wzajemny szacunek i uśmiech Jakość współpracy pomiędzy przełożonymi a podwładnymi, kolegami i pracownikami ma szczególne znaczenie w budowaniu sukcesu naszej firmy. Nienaganne postępowanie w kontaktach z innymi, przejawiające się szacunkiem i otwartością wobec każdego zapewnia nie tylko odpowiednią komunikację i otwartość, będące elementami kultury przedsiębiorstwa, ale również ma istotny wpływ na jego wizerunek. Nieskazitelne zachowanie w stosunku do naszych partnerów oraz całego społeczeństwa są dla nas podstawową zasadą działania. Naszych partnerów traktujemy z szacunkiem, a nasze relacje cechuje dbałość o wzajemne interesy. Popieramy środowisko oparte na otwartości, bezstronności i wzajemnym uśmiechu. Równe szanse Zasady wolności osobistej, godności i szacunku są dla nas inspiracją do kształtowania i podtrzymywania pozytywnego środowiska pracy, w którym wszyscy nasi współpracownicy mogą najlepiej wykonywać swoje obowiązki i realizować cele zawodowe. Poza przestrzeganiem fundamentalnych praw osobistych dbamy o poszanowanie zasady równych szans, kształtując środowisko pracy wolne od wszelkiej dyskryminacji z powodu rasy, kultury, ideologii, płci, wieku, kondycji fizycznej, religii i wszelkich innych kryteriów. Dlatego potępiamy wszelkie formy dyskryminacji i molestowania, w tym seksualnego, takie jak: tworzenie nieprzyjaznego, wrogiego bądź w jakikolwiek sposób izolującego lub dyskryminującego środowiska pracy; nieuzasadnione ingerowanie w pracę innych osób; domaganie się korzyści osobistych w zamian za możliwości rozwoju zawodowego. str. 4

6 Kodeks Etyki Bama Logistics Sp. z o. o. Odpowiedzialność społeczna Zdajemy sobie sprawę z wpływu, jaki nasza firma wywiera na życie wielu ludzi. To ogromna odpowiedzialność. Dlatego chcemy przyczyniać się do poprawy życia naszych pracowników, klientów i partnerów handlowych. Wszelkie zaangażowanie naszych pracowników w sprawy społeczne jest przez nas mile widziane. Wspieramy wybrane organizacje i instytucje reprezentujące cele humanitarne, społeczne, użyteczności publicznej, kształcące i kulturalne. Ochrona środowiska Poszanowanie dla środowiska naturalnego jest sprawą priorytetową dla naszej firmy. Do zmiany nawyków na bardziej ekologiczne zachęcamy nie tylko naszych pracowników, ale także dostawców i podwykonawców. Nasze działania obejmują: stosowanie technologii nowoczesnych i przyjaznych środowisku; ograniczanie ilości emitowanych zanieczyszczeń; racjonalne gospodarowanie surowcami; edukacja ekologiczna i promowanie proekologicznych zachowań. Zasady etyki w biznesie Zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy Zapewnienie odpowiednich warunków pracy oraz ochrona bezpieczeństwa i zdrowia naszych pracowników, wykonawców zewnętrznych oraz społeczności, w których funkcjonujemy, należą do naszych największych priorytetów. Bama Logistics szybko wdraża obowiązujące przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Wszyscy mamy obowiązek przestrzegania przepisów i procedur stworzonych z myślą o ochronie nas samych oraz innych członków załogi. Mamy obowiązek korzystania z narzędzi ochrony osobistej i szybkiego zgłaszania wszelkich nieprawidłowości. Pozytywne, stymulujące i zespołowe środowisko pracy jest cenne dla nas wszystkich. Dlatego każdy z nas musi swoim zachowaniem szanować godność i wrażliwość innych osób. str. 5

7 Kodeks Etyki Bama Logistics Sp. z o. o. Wszyscy mamy wypełniać swoje obowiązki odpowiedzialnie, w duchu inicjatywy i z profesjonalizmem wymaganym na zajmowanym stanowisku, maksymalnie angażując się w realizację wyznaczonych celów i przestrzegając przy tym zasad etyki i uczciwości. Ponadto w miejscu pracy staramy się zachowywać stosownie: zabronione jest przechowywanie, spożywanie, proponowanie i podawanie alkoholu, substancji nielegalnych lub produktów o podobnym działaniu, a także znajdowanie się pod wpływem takich substancji; palenie jest dozwolone tylko w specjalnie wyznaczonych i wyposażonych pomieszczeniach, o ile są dostępne. Korzystanie z firmowego mienia i systemów informatycznych Całe firmowe mienie oddane do naszej dyspozycji to narzędzia niezbędne do pomyślnego funkcjonowania naszej firmy. W żadnej sytuacji firmowego mienia ani zasobów informatycznych nie wolno używać do celów naruszających obowiązujące przepisy, porządek publiczny lub powszechnie przyjęte obyczaje. Każdy z nas zobowiązuje się do wykorzystywania takich zasobów w celach zawodowych, a nie prywatnych. Wszyscy odpowiadamy za ochronę i dbałość o powierzone nam mienie i zasoby. W szczególności ważne są: monitorowanie działania i właściwego wykorzystania systemów informatycznych, ochrona zawartych w nich informacji oraz zachowywanie w tajemnicy haseł i kodów identyfikacyjnych. Podarunki i prezenty od osób spoza firmy Jednym z istotnych wymogów dotyczących wszystkich pracowników naszej firmy jest umiejętność wykonywania powierzonych obowiązków w sposób otwarty i uczciwy, z zachowaniem niezależności wyboru i osądu. Świadczenia lub inne korzyści o zbyt dużej wartości lub niezgodne z normalną praktyką bądź uprzejmością biznesową mogą wpływać na nasze decyzje. Dlatego zabronione jest przyjmowanie, zabieganie bądź domaganie się prezentów, podarunków, świadczeń lub korzyści dla siebie bądź dla innych osób które mogą być zinterpretowane jako sposób zapewnienia przychylnego traktowania lub str. 6

8 Kodeks Etyki Bama Logistics Sp. z o. o. nieuzasadnionej przewagi w jakichkolwiek działaniach związanych z firmą lub które mogą wywołać wrażenie, że są niezgodne z Prawem lub niemoralne. Osoby otrzymujące podarunki lub innego rodzaju korzyści, których nie można wprost powiązać ze zwykłą uprzejmością biznesową, muszą odmówić ich przyjęcia i niezwłocznie powiadomić bezpośredniego przełożonego. Pracownicy firmy potrzebują zgody przełożonego lub innego przedstawiciela kadry kierowniczej, aby móc przyjąć lub przekazać prezent/podarunek o wartości powyżej 100 złotych. Wszystkie prezenty/podarunki muszą być zarejestrowane w Rejestrze Przyjmowanych Prezentów załącznik nr 1. Poufność Informacje i dokumenty o charakterze prywatnym i poufnym są bezcenne, a ich ujawnienie może zaszkodzić firmie Bama Logistics. Dlatego wszyscy musimy z należytą starannością i dbałością chronić i przechowywać informacje, do których mamy dostęp w ramach wykonywanych obowiązków zawodowych, nawet po ustaniu stosunku pracy. Informacje poufne obejmują wszystkie dane, zapisy, dokumenty, raporty, notatki, rysunki, fotografie i wszelkie inne materiały związane z organizacją i zasobami firmy, transakcjami biznesowymi i finansowymi, a także postępowaniami prawnymi i administracyjnymi z udziałem firmy. Każdorazowe ujawnienie tych informacji osobom z firmy lub spoza niej wymaga stosownego upoważnienia i jest dozwolone tylko wówczas, gdy wymagają tego zadania przydzielone tym osobom. Stosunki zewnętrzne Uważamy, że należy działać w dobrej wierze oraz z uczciwością, szacunkiem i otwartością wobec każdego, kto ma bezpośredni kontakt z firmą zarówno jeśli chodzi o dostawców, odbiorców, konsumentów, jak i instytucje publiczne. Dlatego potępiamy: str. 7

9 Kodeks Etyki Bama Logistics Sp. z o. o. praktyki korupcyjne, niezgodne z prawem przysługi, zmowy oraz zabieganie o korzyści dla siebie, dla dobra własnej kariery zawodowej lub na rzecz firmy; proponowanie płatności, świadczeń majątkowych i jakichkolwiek innych korzyści przedstawicielom władz, urzędnikom, pracownikom podmiotów publicznych lub prywatnych bądź ich krewnym w celu wywarcia wpływu na oficjalną czynność lub w celu jej wynagrodzenia, nawet w rezultacie nacisków niezgodnych z prawem. Dozwolone są uprzejmości biznesowe, takie jak podarunki lub różne formy rozrywki, jeśli mają niewielką wartość i nie narażają na szwank uczciwości lub reputacji żadnej z uczestniczących osób i nie można ich potraktować jako mających na celu uzyskanie nieuczciwej przewagi. Kontrahenci Stosunki z kontrahentami mają istotny wpływ na sukces firmy i muszą być zgodne z zasadami uczciwości, otwartości i wzajemnego zadowolenia. Odmawiamy współpracy z każdym, kto uczestniczy w działaniach niezgodnych z prawem. Dlatego przed nawiązaniem współpracy handlowej sprawdzamy rzetelność i reputację rynkową potencjalnego kontrahenta. Każdy pracownik musi niezwłocznie powiadomić swojego przełożonego o jakimkolwiek zachowaniu drugiej strony, które wydaje się sprzeczne z zasadami etycznymi określonymi w Kodeksie. Dostawcy Dostawcy odgrywają zasadniczą rolę w zwiększaniu ogólnej konkurencyjności firmy. Przy doborze dostawców kierujemy się kryteriami konkurencyjności, obiektywizmu, uczciwości, bezstronności, sprawiedliwych cen, jakości oferowanych towarów i/lub usług oraz odpowiedzialności społecznej. Chociaż gwarantujemy uczciwość i bezstronność, bierzemy również pod uwagę solidność dostawców i ewentualne wcześniejsze stosunki oparte na zaufaniu. Odmawiamy współpracy z dostawcami, którzy naruszają międzynarodowe prawo pracy oraz przepisy dotyczące pracy dzieci. Ponadto istotne jest dla nas to, aby nasi dostawcy str. 8

10 Kodeks Etyki Bama Logistics Sp. z o. o. w swojej działalności stosowali zasady zrównoważonego rozwoju gospodarczego, społecznego i środowiskowego. Konkurencja Dostrzegamy wartość konkurencji i znaczenie jej ochrony dla rozwoju rynku i zabezpieczenia interesów konsumentów. Przestrzegając zasad otwartości, uczciwości, etyki i dobrej wiary, swoją działalność staramy się prowadzić z pełnym poszanowaniem przepisów i uregulowań obowiązujących w krajach, w których jesteśmy obecni. Dlatego odrzucamy praktyki, które naruszają zasady konkurencji i mechanizmy wolnorynkowe. Uważamy, że konkurencja musi być uczciwa i skoncentrowana na jakości. Instytucje publiczne, administracja publiczna oraz inne organy władzy i stowarzyszenia Nasze kontakty z instytucjami publicznymi, administracją publiczną, organami władzy i stowarzyszeniami charakteryzują się najwyższymi standardami uczciwości, otwartości, współpracy i nieingerencji. Jesteśmy stale gotowi do wymiany informacji ze wszystkimi instytucjami na szczeblu międzynarodowym, krajowym i lokalnym. Za pośrednictwem swoich przedstawicieli wyrażamy własne interesy w jasny, uczciwy i spójny sposób, z poszanowaniem firmowych wartości i procedur. Ewentualne zaangażowanie naszych pracowników w działania polityczne ma charakter wyłącznie i całkowicie prywatny. Kształtujemy dialog i aktywnie wspieramy stowarzyszenia i organizacje, które autentycznie angażują się w działalność charytatywną. Konflikty interesów Pracownicy posiadający inwestycje lub interesy poza miejscem pracy, które są niezgodne z przyjętymi zobowiązaniami wobec firmy, muszą o nich niezwłocznie poinformować swoich przełożonych. Wszyscy mamy obowiązek unikania sytuacji i działań, które mogą prowadzić do konfliktu interesów lub przeszkadzać nam w podejmowaniu str. 9

11 Kodeks Etyki Bama Logistics Sp. z o. o. bezstronnych decyzji zawodowych w najlepiej pojętym interesie firmy. Przykładowe konflikty interesów: posiadanie przez pracownika lub członka jego gospodarstwa domowego udziałów w firmie dostawcy, odbiorcy lub konkurenta; wykorzystywanie zajmowanego stanowiska do realizacji interesów sprzecznych z interesami przedsiębiorstwa; wykorzystywanie informacji uzyskanych podczas wykonywania obowiązków służbowych dla własnej lub cudzej korzyści, bądź w sposób sprzeczny z interesami przedsiębiorstwa; przyjmowanie jakichkolwiek stanowisk u odbiorców, dostawców i konkurentów lub wykonywanie jakiejkolwiek pracy na ich rzecz; wykonywanie poza firmą jakichkolwiek czynności sprzecznych z interesami przedsiębiorstwa. Wszyscy mamy obowiązek niezwłocznego zgłaszania wszelkich sytuacji mogących stanowić konflikt interesów. Zatwierdził:. str. 10

12 Załącznik nr 1 do Kodeksu Etyki Bama logistics Sp. z o.o. BAMA LOGISTICS SP. Z O.O. - REJESTR PRZYJMOWANYCH PREZENTÓW Lp. Data Firma Imię i nazwisko Przedmiot Wartość w PLN Imię i nazwisko osoby obdarowanej Podpis

13 Kodeks postępowania podwykonawców i dostawców Bama Logistics Sp. z o.o. Firma Bama Logistics jest dostawcą usług transportowych i spedycyjnych, oferującym krajowe i międzynarodowe usługi transportowe i logistyczne zarówno dla prywatnych jak i publicznych klientów. Nasza praca łączy wiele różnych narodowości, kultur i poglądów politycznych, dlatego wspólny zestaw praktyk etycznych i norm jest dla nas rzeczą istotną. Mamy nadzieję, że Kodeks Postępowania Podwykonawców i Dostawców będzie tworzyć wartość dla wszystkich stron jako krok w kierunku ustanowienia długoterminowych, trwałych relacji. Kodeks ten opisuje to, co firma Bama Logistics uznaje za odpowiednie postępowanie biznesowe wobec swoich Dostawców, a także zachowanie jakie oczekuje od Dostawców, gdy świadczą usługi bezpośrednio dla firmy Bama Logistics. Kodeks ten ma zastosowanie do wszystkich partnerów biznesowych firmy Bama Logistics. Wszyscy Podwykonawcy i Dostawcy firmy Bama Logistics powinni przestrzegać wymagań niniejszego Kodeksu oraz stosować obowiązujące przepisy prawa. Uczciwość biznesowa Oczekujemy od swoich Dostawców i Podwykonawców prowadzenia działalności w sposób etyczny, a także ustalenia ważnych zasad dotyczących przepisów: zasad konkurencji, przeciwdziałania korupcji i konfliktu interesów. Korupcja W rozumieniu art. 1 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym korupcją jest obiecywanie, proponowanie, wręczanie, żądanie, przyjmowanie przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakiejkolwiek nienależnej korzyści majątkowej, osobistej lub innej, dla niej samej lub jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowanie propozycji lub obietnicy takich korzyści w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu funkcji publicznej lub w toku działalności gospodarczej. Korupcja oznacza każdą propozycję lub akceptację prezentu, pożyczki, opłaty, wynagrodzenia lub czegokolwiek wartościowego dla lub od innych osób lub podmiotów, prywatnych lub publicznych, jako zachęty do wywarcia wpływu lub promowania określonego str. 12

14 Kodeks postępowania podwykonawców i dostawców Bama Logistics Sp. z o.o. działania lub zaniechania, które nie byłoby odpowiednie w normalnych warunkach i przy braku korupcji. Bama Logistics sprzeciwia się korupcji w każdej formie. Oczekujemy od swoich Podwykonawców i Dostawców również nie przyjmowania oraz oferowania jakiegokolwiek rodzaju łapówek. Upominki, itp. W wielu krajach na całym świecie zwyczajem jest dawanie i otrzymywanie upominków reklamowych. Poprzez podarowanie niewielkiego upominku z logiem firmy chcemy budować pozytywne skojarzenia z naszą firmą, marką, produktem. Obdarowanie lub otrzymywanie upominków nie jest niczym złym pod warunkiem, że ich wartość nie przekracza rozsądnego poziomu, a otrzymane/dawane upominki nie mają na celu wywarcia niewłaściwego wpływu na odbiorcę. Bama Logistics zakłada przyjmowanie/dawanie takich upominków, jednak nie dopuszcza się przyjmowania lub oferowania upominków w formie pieniężnej. Konkurencja Zabrania się działań w zmowie dotyczej zasad, stawek, opłat oraz warunków pomiędzy konkurentami. Dostawcy i podwykonawcy muszą wdrożyć program dotyczący zgodności z przepisami, a ich pracownicy nie będą ujawniać jakichkolwiek informacji w sposób ustny lub na piśmie o warunkach współpracy oraz cenach osobom trzecim. Prawa człowieka i pracy Prawa człowieka uznawane są za prawa powszechnie obowiązujące przysługujące wszystkim ludziom. Bama Logistics przestrzega i w pełni akceptuje uznane prawa człowieka, a także nie zatrudnia dzieci, uważa iż Podwykonawcy i Dostawcy również powinni w pełni akceptować te prawa. Swoich pracowników nie można dyskryminować na podstawie płci, rasy, przekonań religijnych itp., a także nie można ich przymuszać do pracy. str. 13

15 Kodeks postępowania podwykonawców i dostawców Bama Logistics Sp. z o.o. Każdy z Podwykonawców i Dostawców powinien przestrzegać obowiązujące prawa i standardy dotyczące godzin pracy oraz minimalnych płac. Zachowanie środowiskowe Bama Logistics czuje się odpowiedzialna za to jak oddziałuje na nasze środowisko naturalne, dlatego nasze samochody ciężarowe spełniają najwyższe normy spalania Euro 5 i Euro 6. Wiemy, iż transport jest niezbędny dla uprzemysłowionego społeczeństwa i dzisiejszych standardów życia, a także jest po prostu warunkiem rozwoju i dobrobytu na całym świecie. Dlatego zobowiązujemy stosować się do obowiązujących norm prawnych w zakresie ochrony środowiska naturalnego i tego samego oczekujemy od naszych Podwykonawców i Dostawców. Sankcje za naruszenie kodeksu Poważne naruszenia, jak również brak ich ujawnienia lub niedostateczne działania w przypadku naruszenia powyższych zasad i norm mogą skutkować natychmiastowym zakończeniem współpracy. Postanowienia końcowe Kodeks postępowania Podwykonawców i Dostawców Bama Logistics został stworzony w celu ustalenia standardów zachowania się w danej sytuacji. Dostawcy i Podwykonawcy powinni zawsze kierować się ustalonymi prawami, a także zdrowym rozsądkiem. W razie jakichkolwiek wątpliwości co do ustaleń niniejszego Kodeksu, prosimy o Kontakt pod adresem: info@bamalogistics.pl. Zatwierdził:. str. 14

16 System zgłaszania i rozpatrywania naruszeń Kodeksu Etyki Bama Logistics Sp. z o.o. Dbając o dobrą opinię firmy obowiązkiem każdego z pracowników jest zgłaszanie wszelakich nieetycznych postępowań zachodzących w firmie. Poniższa polityka gwarantuje każdemu zgłaszającemu poufność, a także to, że dane zgłoszenie zostanie rzetelnie rozpatrzone oraz podjęte zostaną odpowiednie działania w zależności od wyników postępowania wyjaśniającego. Zachowania które powinny być niezwłocznie zgłaszane to: Korupcja, szantaż, przekupstwo; Oszustwo; Konflikt interesów; Dyskryminowanie, molestowanie; Stwarzanie zagrożenia zdrowia i bezpieczeństwa; Spowodowanie szkody w środowisku naturalnym; Nieprzestrzeganie zobowiązań prawnych lub obowiązków wynikających z przepisów; Nieprzestrzeganie procedur obowiązujących w firmie; Wszelkie próby ukrycia, zatajenia informacji dotyczących powyższych zachowań; Inne przestępstwa karne. Takie zachowania należy bezwzględnie zgłosić do Komisji ds. etyki, w której skład wchodzą: Agnieszka Drozd Przewodniczący Komisji; Łukasz Krzemyk Członek Komisji; Joanna Ochab Członek Komisji; Natalia Tryba Sekretarz. W zakres obowiązków Komisji ds. etyki wchodzi: Zapewnienie konstruktywnego podejścia do rozwiązania problemów związanych z naruszeniami norm etycznych; str. 15

17 System zgłaszania i rozpatrywania naruszeń Kodeksu Etyki Bama Logistics Sp. z o.o. Zapewnienie spójności w interpretowaniu i egzekwowaniu postanowień Kodeksu Etyki obowiązującego w firmie; Działanie w charakterze organu doradczego; Prowadzenie postępowań wyjaśniających. Pod żadnym pozorem nie powinniśmy zachowywać ewentualnych podejrzeń tylko dla siebie, bez względu na to czy relacje z daną osobą opierają się na zależności przełożony podwładny czy jesteśmy z daną osobą w stosunkach koleżeńskich. Każde zgłoszone naruszenie zostanie wyjaśnione zgodnie z wszelkimi procedurami obowiązującymi w firmie, z zachowaniem pełnej dyskrecji w stosunku do osoby która zgłasza nieetyczne zachowanie. Niezgłoszone zachowanie może stwarzać poważne konsekwencje dla całej naszej firmy. Osoba przyjmująca owe zgłoszenie powinna niezwłocznie przekazać je do Komisji ds. etyki. Pracownik może zgłosić naruszenie osobiście lub anonimowo poprzez: Rozmowę z przełożonym; Wysłanie listu elektronicznego; Wysłanie listu tradycyjnego. Procedura postępowania w przypadku identyfikacji nadużycia: Zgłoszenia naruszenia zasad etyki przez pracowników firmy lub osoby z zewnątrz; Przyjęcie zgłoszenia przez Komisję ds. etyki; Komisja ds. etyki odpowiedzialna za nadzorowanie realizacji zapisów kodeksu etyki powinna dopilnować aby zgłoszenie miało charakter poufny, a proces wyjaśniania został przeprowadzony w sposób zapewniający tej osobie anonimowość; Przewodniczący Komisji ustala termin zebrania, na którym członkowie Komisji wspólnie przeprowadzają analizę dotyczącą sposobu postępowania i zasad zarządzania zgłoszonym przypadkiem naruszenia zasad etyki; Wynik analizy musi zostać udokumentowany i archiwizowany przez Sekretarza Komisji ds. etyki; Po przeprowadzonej analizie i ewentualnym stwierdzeniu naruszenia zasad etyki, Komisja ds. etyki podejmuje decyzję w sprawie sankcji. str. 16

18 System zgłaszania i rozpatrywania naruszeń Kodeksu Etyki Bama Logistics Sp. z o.o. Za wykonanie nałożonych sankcji odpowiada osoba wyznaczona przez Komisję ds. etyki. Zatwierdził:. str. 17

19 Etyczne działanie w zakresie komunikacji Bama Logistics Sp. z o.o. Zarząd i kadra menadżerska dbają o to, aby pracownicy przestrzegali wszystkich istotnych przepisów i ustaleń, które się do nich odnoszą. Wszyscy pracownicy są regularnie informowani o tych przepisach i o zasadach zawartych w Kodeksie Etycznym. Przestrzeganie tych zasad jest bezwzględnie wymagane. Przywiązujemy szczególną wagę do odpowiedniej komunikacji z naszymi partnerami, opartej na szacunku, profesjonalizmie i nowoczesnych zasadach. Informacje, których udzielamy, zwłaszcza urzędom i opinii publicznej muszą być we wszystkich aspektach kompletne, bezstronne, trafne, obiektywne, aktualne i zrozumiałe. Komunikacja opiera się na następujących zasadach: 1. Komunikujemy się otwarcie, przejrzyście, odpowiednio wcześnie; 2. Przekazujemy informacje naszym pracownikom wcześniej lub w tym samym czasie, co naszym partnerom; 3. Z zasady nie udzielamy żadnych informacji na temat naszych stosunków z klientami, nie mówimy o sprawach dotyczących poszczególnych pracowników, konkurencji ani na temat prowadzonych na bieżąco działań; 4. Wszystkie działania związane z etyką w firmie Bama Logistics prowadzone są zgodnie z zasadami przejrzystości i otwartości informacyjnej z zachowaniem zasad ochrony informacji poufnych; 5. Wszystkie zasady panujące w firmie Bama Logistics są spisane i stanowią jasną informację, do której mają dostęp wszyscy pracownicy firmy. W razie jakichkolwiek niejasności, informacji udziela Prezes Zarządu lub Kierownicy poszczególnych działów; 6. Gdy pracownik zgłasza się po poradę, informację lub zgłasza ewentualną niezgodność z Kodeksem Etyki i przepisami z nim związanymi, Komisja ds. etyki zajmująca się wdrażaniem zasad i przyjmowaniem ewentualnych naruszeń, nie może wprowadzać w błąd zgłaszającego, nadużywać jego zaufania, a także nie może wykorzystywać jego braku doświadczenia lub wiedzy; 7. W przypadku reklamy lub innych działań marketingowych firma Bama Logistics zobowiązuje się do przedstawienia danych statystycznych w sposób jasny i zgodny z rzeczywistością. Przekaz marketingowy nie może zawierać stwierdzeń mogących str. 18

20 Etyczne działanie w zakresie komunikacji Bama Logistics Sp. z o.o. wprowadzić odbiorcę w błąd w szczególności w związku z prowadzonymi procesami biznesowymi; 8. Działania marketingowe stosowane przez Bama Logistics nie mogą odnosić sie do konkretnych osób (również publicznych) bez uzyskania pisemnej zgody na wykorzystanie wizerunku; 9. Przedstawiciele mediów mogą korzystać z pomocy Bama Logistics przy opisywaniu procesów związanych z branżą transportową i spedycyjną przeprowadzanych w ramach działalności firmy. Zatwierdził:. str. 19

21 System oceny ryzyk związanych z naruszeniem zasad Kodeksu Etyki Bama Logistics Sp. z o.o. Zarząd i kadra menadżerska wraz z Komisją ds. etyki raz w roku dokonują oceny ryzyk związanych z naruszeniem zasad Kodeksu Etyki. Wynikiem tych działań są zalecenia wprowadzenia zmian w Kodeksie Etyki. Plan oceny ryzyk związanych z naruszeniem zasad etyki obejmuje następujące zagadnienia: 1. Przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych; 2. Ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji; 3. Ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy; 4. Ocenę zabezpieczenia mienia jednostki; 5. Ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki; 6. Przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami; 7. Ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń Komisji ds. etyki; 8. Proponowanie rozwiązań mających na celu usprawnianie funkcjonowania jednostki. Po dokonaniu oceny ryzyk związanych z naruszeniem zasad Kodeksu Etyki sporządzane jest sprawozdanie w którym przedstawiane są w sposób jasny, rzetelny i zwięzły zalecenia odnośnie wprowadzenia ewentualnych korekt w Kodeksie Etyki. Za aktualizację i opublikowanie proponowanych zmian w Kodeksie Etyki odpowiada Prezes Zarządu. Zatwierdził:. str. 20