Poradnik Koordynatora Lokalnego Projektu

Transkrypt

1 Poradnik Koordynatora Lokalnego Projektu Pod redakcją Agnieszki Makarow

2 2 Poradnik KLP 2015 SPIS TREŚCI Wstęp (Agnieszka Makarow)... 3 Wiadomości ogólne i ważne skróty (Agnieszka Makarow)... 5 Czym jest IFMSA-Poland?... 5 Programy Stałe... 5 Spotkania ogólnopolskie i międzynarodowe... 6 Ważne dokumenty... 8 Lista mailingowa... 9 Obowiązki KLP (Martin Rydygel) KLP i Skarbnik Oddziału - podstawy współpracy (Karolina Goroszkiewicz) KLP i Sekretarz Oddziału - podstawy współpracy (Jakub Bajer) Raport ciągły - krok po kroku (Marek Dryżałowski) Podstawowe wytyczne marketingowe (Mikołaj Maga, Michał Pers) Podstawy grafiki (Marek Dryżałowski) Akcje plenerowe - krok po kroku (Aleksandra Światowska) Peer education - krok po kroku (Jan Świdwiński) Handover, czyli jak przekazać funkcję następcy? (Marek Dryżałowski)... 49

3 3 Poradnik KLP 2015 Jeśli jesteś Koordynatorem Lokalnym Projektu u progu swojej kariery, a w Twojej głowie aż kłębi się od pytań i dziwnych, często niezrozumiałych skrótów dobrze trafiłeś! Z pomocą tego Poradnika postaramy się rozwiać większość Twoich wątpliwości i wskażemy odpowiednie osoby, które pomogą Ci skutecznie wdrożyć się w działalność w Międzynarodowym Stowarzyszeniu Studentów Medycyny IFMSA-Poland. Zapraszamy do lektury!

4 4 Poradnik KLP 2015 z przyjemnością prezentuję Wam pierwszą wersję Poradnika KLP, który został stworzony z myślą o naszych najmłodszych kolegach i koleżankach, rozpoczynających swoją przygodę z IFMSA-Poland na stanowisku Koordynatora Lokalnego Projektu. Jest on efektem wieloletniej pracy zespołu złożonego z kilkunastu osób, które za cel obrały sobie stworzenie przejrzystego, kompleksowego dokumentu, ułatwiającego nowym KLP wdrażanie się w skomplikowaną strukturę naszego Stowarzyszenia. Jestem przekonana, że dzięki wspólnej pracy i determinacji cel ten udało nam się w stu procentach osiągnąć. Pragnę w tym miejscu podziękować wszystkim osobom zaangażowanym w stworzenie tego dokumentu: przede wszystkim poszczególny autorom (ich nazwiska wymienione zostały przy każdym z rozdziałów), jak i Zespołom Ogólnopolskim Programów Stałych oraz starszym kolegom i koleżankom, którzy z góry nadzorowali prace nad Poradnikiem. Liczę, że w najbliższej przyszłości uda nam się poszerzyć go o brakujące rozdziały (m.in. zasady pisania pism oficjalnych, zasady rozliczania akcji w nowym systemie, informacje na temat stron internetowych), by w ten sposób móc jeszcze skuteczniej pomagać KLP na początku ich działalności. Życzę przyjemnej lektury Pełnomocnik ds. Zasobów Ludzkich Zespół Ogólnopolski SCOPH

5 5 Poradnik KLP 2015 Wiadomości ogólne (Agnieszka Makarow/starsze wersje Poradnika KLP*) Czym jest IFMSA-Poland? Międzynarodowe Stowarzyszenie Studentów Medycyny IFMSA-Poland to organizacja studencka, zrzeszająca studentów medycyny z całej Polski. W ramach swojej działalności należy ono do Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Studentów Medycyny IFMSA (International Federation of Medical Students Associations), która działa w 121 krajach na całym świecie, zrzeszając ponad 1 milionów członków. Warto w tym miejscu zapamiętać, że polskie Stowarzyszenie (IFMSA-Poland) należy do międzynarodowej Federacji (IFMSA) i nie są to pojęcia równoważne. W Polsce w ramach organizacji istnieje obecnie 12 Oddziałów, działających przy Wyższych Uczelniach Medycznych (Oddział: Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Kraków, Lublin, Łódź, Olsztyn, Poznań, Szczecin, Śląsk, Warszawa, Wrocław). W ostatnim czasie zawiązany został również kontakt z kolejnymi uczelniami (Kielce, Rzeszów, Zielona Góra), którym zaoferowano pomoc w tworzeniu struktur Oddziałów. Międzynarodowe Stowarzyszenie Studentów Medycyny IFMSA-Poland to jedyna oficjalna nazwa Stowarzyszenia i jedynie takiej możesz używać w rozmowach i korespondencji z partnerami Twoich akcji (szkołami, centrami handlowymi, instytucjami itp.). Jedynym oficjalnie używanym skrótem jest natomiast IFMSA-Poland. Władzę wykonawczą nad stowarzyszeniem sprawuje Zarząd Główny (ZG), który jest odpowiedzialny za sprawne funkcjonowanie organizacji. Jego członkowie wybierani są raz w roku podczas walnego zebrania (jesiennego Zgromadzenia Delegatów). W skład ZG wchodzą: a. Prezydent IFMSA-Poland, b. Wiceprezydent IFMSA-Poland ds. zasobów ludzkich (VPI), c. Wiceprezydent IFMSA-Poland ds. marketingu (VPE), d. Sekretarz Generalny IFMSA-Poland, e. Skarbnik IFMSA-Poland. Władzę uchwałodawczą sprawuje natomiast Zgromadzenie Delegatów (patrz: Spotkania ogólnopolskie i międzynarodowe, str. 6), natomiast Komisja Rewizyjna stanowi organ nadzoru i kontroli wewnętrznej. Prócz tego każdy z Oddziałów posiada swój własny lokalny Zarząd oraz Komisję Rewizyjną Oddziału, wybierane na osobnych wyborach. W skład Zarządu Oddziału (ZO) wchodzą Prezydent, Wiceprezydent ds. marketingu, Sekretarz i Skarbnik Oddziału oraz Koordynatorzy Lokalni Programów Stałych. Programy Stałe W ramach IFMSA-Poland działa 6 Programów Stałych, z których każdy ma odrębną tematykę, założenia i cele. To właśnie w jednym z nich koordynujesz swój projekt. Należą do nich:

6 6 Poradnik KLP 2015 a. Program Stały ds. Praktyk Wakacyjnych (SCOPE=Standing Committee on Professional Exchange), b. Program Stały ds. Wymiany Naukowej (SCORE=Standing Committee on Research Exchange), c. Program Stały ds. Edukacji Medycznej (SCOME=Standing Committee on Medical Education), d. Program Stały ds. Zdrowia Publicznego (SCOPH=Standing Committee on Public Health), e. Program Stały ds. Zdrowia Reprodukcyjnego i AIDS (SCORA=Standing Committee on Reproductive Health including AIDS) f. Program Stały ds. Praw Człowieka i Pokoju (SCORP=Standing Committee Human Rights and Peace). Powyższe programy są analogiczne do tych, które działają w Federacji, w związku z czym ich skrócone nazwy pochodzą od angielskich odpowiedników. Warto je przyswoić, ponieważ to właśnie te skróty są najczęściej używane w rozmowach przez członków naszej organizacji. Na czele każdego Programu Stałego stoi Koordynator Narodowy (NO=National Officer) wybierany przez jesienne Zgromadzenie Delegatów na roczną kadencję. Są to więc odpowiednio: a. Koordynator Narodowy ds. Praktyk Wakacyjnych (NEO-in=National Exchange Officer for Incomings, NEO-out=National Exchange Officer for Outgoings), b. Koordynator Narodowy ds. Wymiany Naukowej (NORE), c. Koordynator Narodowy ds. Edukacji Medycznej (NOME), d. Koordynator Narodowy ds. Zdrowia Publicznego (NPO), e. Koordynator Narodowy ds. Zdrowia Reprodukcyjnego i AIDS (NORA) f. Koordynator Narodowy ds. Praw Człowieka i Pokoju (NORP). Na poziomie lokalnym za realizację założeń Programu Stałego odpowiada Koordynator Lokalny (LO=Local Officer), wybierany, podobnie jak reszta Zarządu Oddziału przez Walne Zebranie Członków Oddziału (WZCO) na roczną kadencję. Są to odpowiednio: LEO, LORE, LOME, LPO, LORA oraz LORP. Dzięki przyswojeniu i zapamiętaniu tych skrótów codzienna raca w stowarzyszeniu stanie się dla Ciebie znacznie łatwiejsza. Spotkania ogólnopolskie i międzynarodowe Pracując w IFMSA-Poland, masz możliwość wyjazdów na cały szereg spotkań ogólnopolskich i międzynarodowych, zrzeszających ludzi, którzy na co dzień wykonują pracę podobną do Twojej. Poniżej znajdziesz krótki opis każdego z nich. Wiosenne i jesienne Zgromadzenie Delegatów (ZD) Rokrocznie podczas wiosennego oraz jesiennego Zgromadzenia Delegatów mają miejsce sesje Programów Stałych prowadzone przez Koordynatorów Narodowych (KNów, np. NPO, NOME ). Jest to czas na wymianę doświadczeń, promowanie nowych projektów, ale również na integrację i wspólną zabawę to właśnie wtedy masz okazję poznać innych KLP, którzy w swoich Oddziałach na co dzień borykają się z problemami podobnymi do Twoich. Warto tę okazję wykorzystać, by wysłuchać cennych rad bardziej doświadczonych kolegów oraz zaproponować swoje własne pomysły i rozwiązania.

7 7 Poradnik KLP 2015 Jesienne ZD jest zarazem pierwszym spotkaniem z nowo wybranymi Koordynatorami Lokalnymi w obrębie danego Programu Stałego, jak i czasem wyborów Zarządu Głównego oraz Koordynatorów Narodowych, którzy swoją kadencję rozpoczną wraz z nowym rokiem kalendarzowym. Śledź uważnie stronę swojego Oddziału lub listę mailingową, by nie przegapić naborów do Delegacji. Ogólnopolskie warsztaty Programu Stałego Zgodnie z regulaminem IFMSA-Poland raz do roku odbywają się ogólnopolskie warsztaty każdego z Programów Stałych. Miejsce warsztatów wybierane jest na podstawie konkursu rozpisanego przez Koordynatora Narodowego Programu Stałego na ogólnopolskiej liście dyskusyjnej. Takie warsztaty trwają trzy dni, podczas których Koordynatorzy Lokalni Programów Stałych (np. LORP, LORE ), KLP oraz inne, zainteresowane tematyką danego programu osoby dyskutują na tematy nowych akcji, zastanawiają się nad ulepszeniem już istniejących projektów, dzielą się swoim doświadczeniem oraz uczestniczą w treningach m.in. na temat promocji projektu, zarządzania zasobami ludzkimi czy też organizacji pracy. Jest to również czas zabawy i integracji. Warsztaty prowadzone są przez Koordynatora Narodowego. Przewagą warsztatów nad ZD z punktu widzenia KLP jest przede wszystkim dłuższy czas na wspólną dyskusję i wymianę doświadczeń oraz skupienie się na jednym, konkretnym Programie Stałym przez całą długość trwania zjazdu. General Assembly (GA) General Assembly to światowy zjazd wszystkich państw zrzeszonych w federacji IFMSA. Odbywa się dwa razy do roku w marcu oraz sierpniu (tzw. March Meeting i August Meeting ) w jednym z państw Federacji. Organizowany m.in. pod kątem podpisywania kontraktów oraz wymiany dokumentów w związku z zagraniczną wymianą studentów, czyli możliwością odbywania praktyk w wybranym państwie członkowskim. Warto podkreślić, że każde z tych międzynarodowych spotkań ma swój temat przewodni związany z tematyką jednego z Programów Stałych, np. zdrowiem publicznym, prawami człowieka, edukacją medyczną czy też połączeniem wszystkich tych aspektów. W związku z tematem przewodnim podczas każdego z trwających tydzień zjazdów organizowane są warsztaty, pokazy filmów i dyskusje moderowane przez specjalnie przygotowane do tego osoby. Jest to również czas sesji Programów Stałych, podczas których przedstawiciele poszczególnych państw dyskutują, a także pracują w tzw. Small Working Groups (SWG, czyli Małych Grupach Roboczych). Jest to niesamowita okazja, by osobiście poznać osoby zajmujące się danymi projektami na całym świecie. Project Presentation i Project Fair to nieodłączna część GA, ważna również dla każdego Programu Stałego. Jest to możliwość promowania projektów m.in. za pomocą prezentacji, krótkich filmików oraz

8 8 Poradnik KLP 2015 plakatów i ulotek. Jest to swoisty targ projektów, podczas którego można wypromować własne akcje oraz znaleźć projekt, który nas interesuje i który chętnie zorganizowalibyśmy w naszym kraju. Każdorazowo wszystkie przedstawione prezentacje i projekty biorą udział w konkursie na najlepszą prezentację GA oraz na najlepszy projekt GA. Samemu konkursowi oraz jego wynikom towarzyszą zawsze wielkie emocje. Project Fair i Project Presentation mają również swoje odpowiedniki podczas polskiego ZD. Kwalifikacji do wyjazdu na General Assembly dokonuje Zarząd Główny na podstawie konkursu rozpisanego na ogólnopolskiej liście mailingowej. European Regional Meeting (EuRegMe) EuRegMe to odbywające się co rok i trwające cztery dni spotkanie regionalne dla przedstawicieli wszystkich krajów europejskich IFMSA (oraz od 2008 roku również EMSA). Podobnie jak podczas GA, przedstawiciele poszczególnych Programów Stałych spędzają czas na oddzielnych sesjach. Jest to doskonały czas promocji nowych projektów, pracy w SWG, czas zabawy i integracji oraz nawiązywania współpracy z koordynatorami z innych państw, zajmującymi się podobną tematyką i mającymi te same cele. Podobnie jak GA, również to spotkanie ma temat przewodni związany z tematyką jednego z Programów Stałych, a kwalifikacja przebiega analogicznie. Ważne dokumenty Działając w IFMSA-Poland, warto byś wiedział o istnieniu kilku dokumentów oficjalnych, których znajomość znacznie ułatwi Ci codzienną pracę. Najważniejszym z nich jest Regulamin IFMSA-Poland. To właśnie w tym kilkudziesięciostronicowym dokumencie znajdują się wszystkie najważniejsze informacje, dotyczące naszego Stowarzyszenia i powinny stanowić Twoje podstawowe źródło wiedzy w tym zakresie. Poproś Koordynatora Lokalnego Programu Stałego, w którym działasz o udostępnienie Ci tego dokumentu albo pobierz go ze strony IFMSA-Poland. Kolejnym ważnym dokumentem jest Statut IFMSA-Poland. Jest to wiedza w pigułce, którą obowiązkowo musisz sobie przyswoić, by móc rzetelnie wypełniać swoją funkcję. Statut ma zaledwie 15 stron, więc zapoznanie się z nim nie powinno stanowić dla Ciebie problemu. Prócz wymienionych wyżej dokumentów od kilku lat w IFMSA-Poland istnieje również bardzo jasno określony zestaw reguł, według których powinno się dysponować wizerunkiem Stowarzyszenia w materiałach graficznych. Wszystkie te zasady zostały zawarte w dokumencie o nazwie System Identyfikacji Wizualnej, a w Regulaminie IFMSA-Poland umieszczono odpowiednie punkty, które sprawiają, że dokument ten jest wiążący i jego stosowanie jest obowiązkowe. System Identyfikacji Wizualnej (SIW) zawiera wytyczne, instrukcje oraz wzory materiałów graficznych. Każdy KLP, którego

9 9 Poradnik KLP 2015 praca wymaga zlecenia (lub, tym bardziej, własnoręcznego wykonania) jakichkolwiek materiałów graficznych (np. ulotki) musi go przeczytać. Za implementację SIWu na terenie Oddziału odpowiada Wiceprezydent Oddziału ds. marketingu (VPE LC) lub inna osoba, specjalnie wyznaczona przez Zarząd Oddziału dlatego do tych osób należy się zwrócić o udostępnienie dokumentu, załączonych do niego wzorów materiałów lub w sprawie jakichkolwiek wątpliwości związanych z materiałami graficznymi. Jako koordynator nie możesz drukować, zamieszczać na stronach internetowych bądź rozprowadzać w żaden inny sposób materiałów niezatwierdzonych przez VPE LC lub VPE. Jeśli pojawiają się jakiekolwiek problemy w kontakcie z VPE LC należy je zakomunikować Zarządowi Oddziału lub bezpośrednio do informacji Wiceprezydenta IFMSA-Poland ds. marketingu (VPE), który sprawuje nadrzędną pieczę nad przestrzeganiem SIWu we wszystkich Oddziałach. Lista mailingowa Jednym z najprostszych sposobów komunikacji pomiędzy członkami Stowarzyszenia jest korzystanie z list dyskusyjnych Google. Podstawową listą jest ogólnopolska lista dyskusyjna IFMSA-Poland, na którą wysyłane są wszystkie najważniejsze aktualności, dotyczące Stowarzyszenia przesyłane przez członków Zarządu Głównego, Koordynatorów Narodowych czy też członków Zespołów Ogólnopolskich. Są to m.in. informacje o konkursach na organizatorów warsztatów, nabory do delegacji na GA, raporty, ewaluacje bądź też poprawki i zmiany do regulaminu. By dołączyć do ogólnopolskiej listy mailingowej, wystarczy zalogować się na swoje konto Google (bądź zarejestrować się, jeśli takiego konta jeszcze nie posiadasz), a następnie zapisać się do listy pod podanym linkiem. Od momentu zatwierdzenia Twojej przynależności do grupy, będziesz otrzymywać wysyłane na nią maile na swoją skrzynkę pocztową. Warto jednak na chwilę zajrzeć do ustawień grupy, by upewnić się, że dostaniesz wszystkie wiadomości z dogodną dla Ciebie częstotliwością. Jak to zrobić?

10 10 Poradnik KLP 2015 Wejdź w ustawienia członkowstwa i skrzynki (obrysowane ciemnoczerwonym prostokątem na powyższym obrazku). Zdecyduj z jaką częstotliwością chcesz otrzymywać maile. Osobiście polecam ostatnią opcję (Powiadamiaj mnie o każdej nowej wiadomości), ponieważ w ten sposób masz pewność, że nie umknie Ci żadna ważna informacja. Większość Oddziałów posiada również swoje lokalne listy dyskusyjne, które stanowią dla nich jedno z podstawowych kanałów komunikacji. Jako KLP będziesz korzystać z nich przy poszukiwaniu uczestników dla swoich akcji, ogłaszaniu warsztatów lub konferencji. Wyszukaj ją na podanej wyżej stronie lub zapytaj Koordynatora Lokalnego Programu Stałego, w którym działasz, czy taka lista istnieje w Twoim Oddziale. By wysłać maila na ogólnopolską listę mailingową, wystarczy w pisanym mailu, w polu nadawca wstawić adres: ifmsa-pl@googlegroups.com. Zadanie! Odszukaj w powyższym rozdziale i postaraj się zapamiętać następujące skróty (zostały wytłuszczone w tekście): ZG, VPE, VPI, ZO, SCOPE, NEO-in, LEO, SCORE, NORE, EuRegMe, LORE, SCOME, NOME, LOME, SCOPH, NPO, LPO, GA, SCORA, NORA, NEO-out, LORA, SCORP, NORP, LORP, WZCO, ZD, SIW, KN, SWG. *Część tekstów w powyższym rozdziale została zaczerpnięta z pierwotnych wersji Poradnika KLP, powstałych kilka lat temu. Niestety w większości przypadków odtworzenie nazwisk autorów okazało się niemożliwe. Obowiązki KLP (Martin Rydygel) Każdy pełniący jakąś funkcję w naszym Stowarzyszeniu oprócz ogromnej ilości radości i satysfakcji, którą czerpie, otrzymuje również listę obowiązków. Obowiązki Koordynatora Lokalnego Projektu określa punkt 14.5 Regulaminu IFMSA-Poland:

11 11 Poradnik KLP Obowiązki i prawa Koordynatora Lokalnego Projektu określane są w momencie ogłaszania konkursu przez: a. Koordynatora Lokalnego Programu Stałego, jeżeli tematyka projektu dotyczy zakresu działalności danego Programu Stałego b. Prezydenta Oddziału, jeśli tematyka projektu wykracza poza działalność jednego Programu Stałego lub jest inna niż Programów Stałych funkcjonujących w IFMSA-Poland Koordynator Lokalny Projektu zobowiązany jest do złożenia raportu z każdej przeprowadzonej akcji osobie, która sprawuje nad jego pracą nadzór. Forma raportu jest ustalana indywidualnie przez osobę, której ma być on złożony. Z punktu wynika jasno, że osobą, przed którą odpowiadamy za realizację naszego projektu jest Koordynator Lokalny Programu Stałego, jeżeli projekt działa pod sztandarem danego Programu Stałego np. Koordynator Lokalny Projektu (KLP) Pierwsza Wizyta u Ginekologa będzie podlegał Koordynatorowi Lokalnego Programu Stałego ds. Zdrowia Reprodukcyjnego i AIDS, czyli LORA. W naszym stowarzyszeniu działa 6 Programów Stałych, większość projektów można z łatwością przypisać do konkretnego projektu. Są jednak też takie projekty, które trudno ograniczyć tylko do jednego Programu Stałego. W takiej sytuacji nie warto usilnie starać się o przyporządkowanie, a KLP, których tematyka wykracza poza tematykę któregokolwiek z 6 Programów Stałych, podlegają Prezydentowi Oddziału. Jakie obowiązki są wyznaczane KLP, to kwestia trudna do przewidzenia, gdyż jest to zależne od rodzaju projektu i jego tematyki, a także od samych zasad panujących w poszczególnych oddziałach. Obowiązki, które najczęściej są wyznaczane KLP to: w przypadku nowego projektu wymyślenie jego nazwy przekazywanie bieżących sprawozdań z realizacji projektu do Koordynatora Lokalnego Programu Stałego lub Prezydenta Oddziału prowadzenie i realizacja zadań danego projektu (np. organizowanie akcji, warsztatów) przygotowanie listy przewidywanych wydatków projektu przygotowanie raportu z działalności (co określa punkt Regulaminu) przygotowanie dokumentów i materiałów związanych z projektem regularne rozliczanie akcji w systemie rozwój projektu poprzez pozyskiwanie nowych partnerów przy pomocy VPE LC Warto dopytać o kwestie naszych obowiązków Koordynatora Lokalnego Programu Stałego lub Prezydenta Oddziału w wypadku wykraczania tematyki naszego projektu poza temat danego Programu Stałego, jeżeli nie zostały one określone już podczas ogłaszania konkursu na stanowisko KLP. Pamiętajmy, że osoby pełniące wyżej wymienione stanowiska, są zazwyczaj bardziej doświadczone w tych kwestiach i ich obowiązkiem jest pomoc KLP we wszystkich problemach, a prawem KLP jest możliwość

12 12 Poradnik KLP 2015 korzystania z ich wiedzy i pomocy. Nie bójmy się pytać, jeżeli czegoś nie wiemy. W Stowarzyszeniu jest mnóstwo osób, które bardzo chętnie podzielą się swoimi doświadczeniami i pomogą nam rozwiać wszelkie wątpliwości W przypadku Projektów Ogólnopolskich, obowiązki Koordynatora Lokalnego Projektu są ustalane w porozumieniu z Koordynatorem Ogólnopolskim Projektu Koordynator Lokalny Projektu Projektu Ogólnopolskiego jest dodatkowo zobowiązany do złożenia raportu Koordynatorowi Ogólnopolskiemu Projektu. W przypadku projektów Ogólnopolskich takich jak np. Męskie Sprawy czy też Zaburzenia Odżywiania KLP podlega również Koordynatorowi Ogólnopolskiemu Projektu (KOPowi) i zobowiązany jest do raportowania mu swojej działalności. Dowiedz się u Koordynatora Lokalnego Programu Stałego, w którym działasz, czy projekt, którym się zajmujesz jest projektem ogólnopolskim, a jeśli tak uzyskaj kontakt do swojego KOPa, w przypadku gdy wcześniej sam się z Tobą nie skontaktował. WAŻNE! KLP może być odwołany przez Koordynatora Lokalnego Programu Stałego lub Prezydenta Oddziału, jeżeli nie wywiązuje się ze swoich obowiązków lub działa niezgodnie z Regulaminem lub zasadami określonymi w innych oficjalnych dokumentach Stowarzyszenia. KLP i Skarbnik Oddziału podstawy współpracy (Karolina Goroszkiewicz) Wydatki pokrywane ze środków IFMSA-Poland 1. Przed dokonaniem zakupu należy skontaktować się z Koordynatorem Lokalnym Programu Stałego, w ramach którego organizowana jest akcja oraz ze Skarbnikiem Oddziału. Jeżeli w oddziale funkcjonuje Wnioskomat aby uzyskać zgodę Skarbnika należy złożyć wniosek za pośrednictwem strony oddziałowej. Wydatki nieuzgodnione uprzednio ze Skarbnikiem Oddziału nie mogą być rozliczane ze środków IFMSA-Poland. 2. Podstawą do otrzymania zwrotu poniesionych kosztów jest poprawnie wystawiona faktura VAT. Dane do faktury: Międzynarodowe Stowarzyszenie Studentów Medycyny IFMSA-Poland ul. Oczki 1A Warszawa NIP: Dane na fakturze muszą być identycznie z powyższymi. Zabronione jest używanie skrótów typu Międzyn. Stow. Studentów Med., M.S.S.M, itp. Konieczny jest myślnik w zwrocie IFMSA-Poland.

13 13 Poradnik KLP 2015 Po odebraniu faktury należy koniecznie sprawdzić, czy dane zgadzają się z powyższymi, w razie błędu należy od razu poprosić sprzedawcę o wystawienie nowej faktury. Błędnie wystawiona faktura nie może być rozliczona ze środków IFMSA-Poland. VAT". 3. Faktura nie może być podpisana w miejscu "Podpis osoby upoważnionej do odbioru faktury 4. Każda faktura musi być poprawnie opisana na odwrocie. Informacje jakie powinny znaleźć się w opisie faktury: data i miejsce co zostało kupione? na jaką akcję były przeznaczone zakupione rzeczy? kiedy odbyła się akcja? w ramach jakiego Programu Stałego akcja była organizowana (UWAGA: nie używamy skrótów typu SCOPH, należy wpisywać pełną nazwę Program Stały ds. Zdrowia Publicznego) zdanie: "proszę o zwrot poniesionych kosztów" podpis KLP i Koordynatora Lokalnego Programu Stałego Przykład: Katowice Wydatek zgodny z założeniami budżetowymi Oddziału Śląsk Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland i Statusem Stowarzyszenia. Faktura za zakup plakatów na potrzeby akcji Tramwaj Zwany Pożądaniem która odbyła się r. w ramach Programu Stałego ds. Zdrowia Reprodukcyjnego i AIDS. Proszę o zwrot poniesionych kosztów. Podpis Koordynatora danej akcji Podpis Koordynatora Lokalnego Programu Stałego Nieopisane faktury nie mogą być rozliczane ze środków IFMSA-Poland. 5. Fakturę należy dostarczyć Skarbnikowi Oddziału do końca miesiąca w którym została ona wystawiona. Jeżeli faktura nie zostanie dostarczona terminowo nie będzie możliwości rozliczenia jej ze środków IFMSA-Poland. 6. W przypadku zakupów na wyższe kwoty istnieje możliwość zapłaty bezpośrednio z konta Oddziału. Jak to zrobić? Istnieją dwa sposoby: Sprzedawca ma możliwość wystawienia tzw. faktury z terminem płatności. Po otrzymaniu takiej faktury należy ją niezwłocznie przesłać Skarbnikowi Oddziału (najczęściej jest to faktura w formie elektronicznej), który opłaca ją z konta Oddziału.

14 14 Poradnik KLP 2015 Można również poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury proforma. Taką fakturę dostarczyć Skarbnikowi Oddziału, który opłaca ją ze środków IFMSA-Poland. Następnie należy odebrać normalną fakturę (nie proformę), opisać według powyższych zasad i dostarczyć Skarbnikowi Oddziału do końca miesiąca, w którym zakup został dokonany. KLP i Sekretarz Oddziału podstawy współpracy (Jakub Bajer) Wstęp Sekretarz Oddziału jest osobą, z którą w pewnym momencie twoje drogi na pewno się skrzyżują. Jego zadanie polega na ogarnięciu dokumentacji oddziałowej. Ciąży na nim duża odpowiedzialność, która wymaga trzymania się pewnych procedur. Na pierwszy rzut oka mogą wydawać się utrudnianiem życia, ale niestety są niezbędne do sprawnego funkcjonowania Stowarzyszenia. W tym rozdziale chciałbym je pokrótce przedstawić i odpowiedzieć na pytanie: Jak powinna wyglądać współpraca KLP i Sekretarza Oddziału?. Po pierwsze po co tworzyć pisma? Pisma stanowią oficjalną drogę komunikacji z przyszłymi partnerami, Uczelnią, wszelkimi podmiotami, do których zwracasz się jako KLP i nie wypada robić tego np. drogą mailową. Przykładowo możesz odpuścić sobie pisanie pisma oficjalnego, jeśli coś dogadujesz na bieżąco z partnerem, z którym już nawiązana została współpraca. Jeśli jednak chciałbyś ją dopiero nawiązać i złożyć oficjalną propozycję wspólnego działania, nadszedł czas, by napisać pismo! W świecie wszelakich organizacji ta forma kontaktu jest uważana za najlepszą i najbardziej profesjonalną. Trzeba jednak samodzielnie wyczuć, kiedy należy właśnie tą drogą podążać. Po drugie kiedy tworzyć pisma? KLP powinien stworzyć pismo, gdy: zwraca się z oficjalną prośbą do władz Uczelni prosi kogoś (osobę typu profesor lub firmę) o patronat lub pomoc w organizacji projektu składa prośbę o dofinansowanie projektu przez sponsora (tutaj alternatywą jest umówienie się na spotkanie) w każdym innym przypadku, gdy bardziej profesjonalnie wygląda taka forma kontaktu (pozostawiam do oceny własnej ). Po trzecie jak współpracować z Sekretarzem? Podrozdział ten podzielę na punkty możemy to potraktować jako swego rodzaju Dekalog współpracy z Sekretarzem. 1. Na samym początku chciałbym zaznaczyć, że Sekretarz Oddziału jest takim samym studentem jak ty. Nie traktuj go jak pracownika biurowego, do którego zgłaszasz się i chcesz, żeby wykonał za

15 15 Poradnik KLP 2015 ciebie zadanie. Pisanie pism jest obowiązkiem KLP, a Sekretarz jest od tego, żeby to pismo sprawdzić, odpowiednio poprawić i oznaczyć sygnaturą. 2. Nie możesz napisać do Sekretarza w stylu Cześć, potrzebuję pismo na jutro, napisz mi je. Sekretarz widząc taką prośbę z chęcią skorzystałby z przysługującego mu prawa 14 dni na odpowiedź i po 2 tygodniach odpisał, że nie wie, czego ma to pismo dotyczyć, więc prosi o więcej informacji, a najlepiej o twoją wersję pisma, żeby chociaż wiedział, czego od niego oczekujesz. Podsumowując, szanujmy się nawzajem. 3. Nawiązując do punktu 2 Sekretarze nie są jasnowidzami. Jeśli nie czujesz się na siłach, żeby tworzyć pismo, napisz w swojej prośbie, co chciałbyś w piśmie umieścić, do kogo zaadresować, jaki jest jego cel przekaż wszystko, co przyjdzie ci do głowy i uznasz za istotne. Nie powinieneś usłyszeć odmowy stworzenia pisma w twoim imieniu, ale proszę o jedno nie uważaj, że Sekretarz zrobi wszystko za ciebie. Nie jest takim fachowcem w tematyce projektu jak ty. Będzie potrzebował wsparcia merytorycznego przy tworzeniu dokumentu. 4. Istotne jest, że regulaminowo każdy w IFMSA-Poland ma 14 dni na odpowiedź. Także jeśli potrzebujesz pismo i wiesz o tym, że za miesiąc odbywa się akcja i napiszesz do uczelni z prośbą o patronat, odezwij się w tej sprawie wcześniej! Wszyscy jesteśmy na studiach, które nieraz wymagają poświęcania czasu nauce, a każdy chciałby też mieć życie prywatne. W takim przypadku pisanie na ostatnią chwilę może powodować nieprzyjemne i nerwowe sytuacje. Mam nadzieję, że się rozumiemy i w myśl wzajemnego szacunku będziesz pamiętać o odzywaniu się do Sekretarza wcześniej. 5. Nawet jeśli umiesz pisać pisma i Sekretarz wydaje ci się niepotrzebny nic bardziej mylnego. Działalność w IFMSA-Poland wymaga tworzenia pism na papierze firmowym i oznaczania ich sygnaturą. Także zanim zaniesiesz pismo do partnera czy władz uczelni, zgłoś się do Sekretarza celem umieszczenia pisma w odpowiednim wzorze (chyba że masz do niego dostęp, wtedy wyślij je do konsultacji już na odpowiednim papierze) i nadania sygnatury. Jest to ważne ze względów formalnych wszystkie oficjalne pisma muszą być zarchiwizowane, a to wymaga ich ponumerowania, co ułatwia do nich dostęp w przyszłości. 6. W archiwum znajduje się wiele pism, które można tylko przerobić zamiast pisać od podstaw, więc praca twoja (lub twojego następcy) i Sekretarza może być łatwiejsza! Jeśli potrzebny ci wzór pisma, zgłoś się do swojego Sekretarza. W bazie pism jest tego tak dużo, że prawdopodobnie coś się znajdzie. Chyba że jesteś ambitny i wymyśliłeś coś, na co nikt inny nie wpadł. Wtedy polecam stworzyć taki dokument samodzielnie zgodnie z zasadą z punktu Pamiętaj, że Sekretarz jest osobą, która w teorii najlepiej w Oddziale zna zasady języka polskiego i umie posługiwać się programami typu Word. W dodatku zwykle charakteryzuje się wyczuleniem na punkcie estetyki pism trochę się ich naogląda w swojej pracy. Wysłanie swojej pierwotnej wersji ma więc także na celu poprawienie dokumentu pod tymi względami. Sekretarz wyłapie również błędy merytoryczne, na które zwróci uwagę, a tobie może nie przyjść do głowy, że to błąd. Przykładowo zawsze powinno się używać pełnej nazwy Stowarzyszenia z nazwą Oddziału przed nią, tj. Oddział xxx Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny

16 16 Poradnik KLP 2015 IFMSA-Poland. Nie jesteśmy IFMSA Warszawa czy Gdańsk, tylko IFMSA-Poland. Używanie pełnej nazwy ma znaczenie dla lepszej rozpoznawalności Stowarzyszenia i przede wszystkim wygląda profesjonalnie. Nawet jak o tym zapomnisz, Sekretarz będzie pamiętać. Dlatego zawsze wysyłaj pismo do konsultacji, zanim pójdzie ono w obieg. 8. Nie wymagaj od Sekretarza, by zanosił pismo za ciebie. To ty jesteś KLP, więc ty jesteś odpowiedzialny za swój projekt. Sekretarz chętnie pomoże, żeby twoje pismo było profesjonalne, ale nie wyręczy cię w wykonywaniu obowiązków. 9. Pamiętaj, że oficjalnym językiem IFMSA-Poland jest język polski. Sekretarz nie musi czuć się na siłach, by pisać po angielsku lub w innym języku obcym. Jeśli takie pismo będzie niezbędne, polecam poprosić kogoś, kto dobrze włada językiem obcym o napisanie go w twoim imieniu, ewentualnie współpracować z Sekretarzem celem stworzenia pisma po polsku, które ktoś dla ciebie przetłumaczy. Niewykluczone, że uda ci się takie pismo od Sekretarza dostać, ale jeśli odmówi, nie złość się na niego. Nie jest to jego obowiązkiem! 10. Sekretariat to nie tylko pisma! Jeśli miałbyś kiedyś jakieś wątpliwości co do interpretacji regulaminów naszego Stowarzyszenia, to właśnie Sekretarz jest idealną osobą, żeby rozjaśnił sprawę. Jeśli sam nie będzie wiedział, spyta Sekretarza Generalnego i odpowie na twoje pytania. Nie bój się pytać kto pyta, nie błądzi! Na zakończenie Tworzenie dokumentacji może dla niektórych wydawać się czarną magią. W każdym Oddziale IFMSA-Poland jest jednak osoba, która zna się na tym bardzo dobrze. Właśnie dlatego współpraca z Sekretarzem powinna być dla KLP bardzo istotna. Ciężko bowiem wyobrazić sobie rozwój projektu bez pism tworzonych do osób, które mogą nam w tym pomóc, od władz uczelni poczynając. Wierzę, że po przeczytaniu tego rozdziału już wiesz, po co Sekretariat IFMSA-Poland istnieje i jak wykorzystać jego możliwości, będąc KLP. Jeśli nadal masz wątpliwości, odezwij się do swojego Sekretarza i zapytaj. W końcu wszyscy w tym Stowarzyszeniu jesteśmy po to, by robić coś wielkiego. Razem możemy więcej! Raport ciągły krok po kroku (Marek Dryżałowski) Wstęp Raport ciągły programu stałego IFMSA-Poland jest narzędziem, które zostało wprowadzone w celu zmniejszenia biurokracji i zastraszającej ilości plików, które powstawały w naszym Stowarzyszeniu przy okazji tworzenia raportów okresowych. W założeniu jest to jeden arkusz kalkulacyjny, dostępny za pośrednictwem Google Drive, w którym na bieżąco uzupełnia się dane akcji z danego Oddziału i określonego Programu Stałego. Wspomniane rozwiązanie różni się od starych raportów faktem, że w jego wyniku powstaje kompleksowa baza danych wszystkich akcji, które wpisywano do systemu od początku jego implementacji nie powinny powstawać nowe pliki przy okazji każdego nowego okresu rozliczeniowego.

17 17 Poradnik KLP 2015 Dlatego odfiltrowanie odpowiedniego zakresu danych (tzn. okresu czasu, jakiego dotyczy raport) jest zadaniem osoby nadzorującej czyli najczęściej Koordynatora Narodowego Programu Stałego. Opracowywanie wyników analizy odbywa się w formie półautomatycznej, przy pomocy tzw. tabeli przestawnej. Jest to narzędzie wbudowane w arkusz kalkulacyjny, które automatycznie tworzy analizę statystyczną według wcześniej podanych parametrów i znacząco skraca czas potrzebny do przygotowania ostatecznego raportu. Przy wszystkich swoich zaletach (ciągłość, minimalizacja biurokracji, dostępność itp.), raport ciągły może sprawiać problemy techniczne, gdyż zastosowanie tabeli przestawnej wymusza ścisłe stosowanie się do odpowiedniej formy uzupełniania danych dlatego poniżej omówione zostaną zasady, które rządzą prawidłową pracą z raportem ciągłym. Zabezpieczenia wbudowane w raport ciągły Plik raportu, aby zminimalizować ryzyko błędów, zaopatrzony został w reguły sprawdzania poprawności danych czyli większość delikatnych komórek (np. zawierających daty, dane liczbowe itd.) nie pozwala użytkownikowi na wprowadzenie danych w jakimkolwiek innym formacie (np. wpisanie tekstu do pola przeznaczonego na liczby). Niestety, powyższe zabezpieczenia, zwłaszcza w środowisku Google Drive, czasem przestają działać poza tym bardzo łatwo je obejść poprzez stosowanie techniki kopiuj-wklej. Dlatego w każdej sytuacji osoba wypełniająca raport musi robić to uważnie i mieć świadomość, jakie dane powinny znaleźć się w odpowiednich komórkach sprawdzenie poprawności jest tylko łagodną formą pomocy, która czasem może zapobiec nieścisłościom. Bardzo odradza się też wklejanie gotowych danych (np. opracowanych wcześniej w MS Excel), gdyż bardzo często prowadzi to do trudnego do przewidzenia zafałszowania danych. Wszelkie rozbieżności, takie jak np. różnice w układzie kolumn, inne sposoby wprowadzania wartości czy formatowanie liczb, mogą sprawić, że wklejone wartości będą znacząco odbiegać od źródła. Należy też pamiętać, że możliwości późniejszego sprawdzenia raportu przez Koordynatora Narodowego są bardzo ograniczone. Grube błędy (jak np. literówki w nazwach projektów albo dane tekstowe w polach liczbowych) można stosunkowo łatwo odkryć i poprawić większy problem pojawia się już przy nieprawidłowo wprowadzonych datach lub nieścisłościach w obrębie liczb. Poza tym Koordynator Narodowy z reguły ma do opracowania 12 raportów i rzadko ma czas ręcznie przeglądać i poprawiać obecne w nich błędy od tego jest tabela przestawna, aby czas spędzony na analizie danych ograniczyć do minimum, bez konieczności żmudnego czytania każdej linijki.

18 18 Poradnik KLP 2015 Poszczególne elementy raportu ciągłego Nazwa wydarzenia (1 akcja = 1 projekt w 1 miejscu w 1 dniu) Jest to nazwa projektu, jakiego dotyczy wpis np. Antitobacco, Serce Masz Tylko Jedno itd. Każdy kolejny wpis w bazie dotyczy akcji, czyli wydarzenia, które odbywa się określonego dnia, w określonym miejscu i pod egidą określonego projektu. Dlatego dwudniowe wydarzenie zawsze powinno być wpisywane jako dwie akcje (pierwszego i drugiego dnia), to samo wydarzenie tego samego dnia, ale w dwóch różnych miejscach również jako dwie akcje. Nieco więcej wątpliwości pojawia się przy podziale wydarzeń, w trakcie których udział bierze kilka projektów w tym samym czasie i w tym samym miejscu gdyż wprowadzanie każdego projektu osobno jest często w tej sytuacji mylące (zawyża statystyki) i żmudne. Dlatego duże wydarzenia (takie jak Zdrowie pod Kontrolą ) z reguły traktuje się jako jeden projekt i wpisuje jako jedną akcję (z zastrzeżeniem powyższych reguł jeśli ZpK trwa dwa dni, to wpiszemy dwie akcje, jeżeli jest w kilku miejscach także wprowadzimy je wielokrotnie). Najlepszym rozwiązaniem w przypadku wątpliwości (np. lokalnych wydarzeń wieloprojektowych) jest konsultacja z Koordynatorem Narodowym i upewnienie się, w jakiej formie powinno się wprowadzić dane. Kolejnym problemem jest spójność nazw projektów gdyż statystyki ilości akcji w danym projekcie obliczane są na podstawie ilości komórek, w których pojawia się jego nazwa. Dlatego jeśli projekt zostanie wpisany raz jako Antitobacco, a innym razem jako Antitobacco w Centrum Handlowym Gerwazy tabela policzy to jako dwa różne projekty. Oczywiście takie błędy widoczne są na pierwszy rzut oka, ale trzeba je poprawiać ręcznie dlatego należy pamiętać, że w polu Nazwa wydarzenia zawsze wpisujemy oficjalną nazwę projektu, bez żadnych dodatków. Warto także pamiętać o unikaniu literówek, gdyż problem jest dokładnie taki sam. I na samym końcu warto wspomnieć o strukturze raportu tzn. nowe akcje powinny być wpisywane CHRONOLOGICZNIE, po kolei, pod już istniejącymi wpisami. Najstarsze akcje znajdują się na samej górze bazy danych, najnowsze na dole. Konieczne jest także pamiętanie o tym, że pierwszy wiersz, zawierający nagłówki, jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania tabeli przestawnej i jakiekolwiek jego przesunięcie lub o zgrozo skasowanie, jest znaczącym problemem przy późniejszej analizie raportu. Typ projektu To pole zazwyczaj nie sprawia większych problemów są tutaj tylko dwie możliwe opcje ( lokalny lub ogólnopolski ), które wybiera się z listy rozwijanej (po kliknięciu małego trójkąta z prawej strony komórki).

19 19 Poradnik KLP 2015 Oczywiście ustalenie, czy dany projekt jest lokalny, czy ogólnopolski, również może czasem budzić wątpliwości (np. w przypadku projektów, które są teoretycznie ogólnopolskie, ale nie posiadają KOPa) dlatego w tej sytuacji należy postępować zgodnie z aktualnymi zaleceniami Koordynatora Narodowego, a w razie wątpliwości pytać. Liczba godzin akcji (tylko danego dnia!) Wpisuje się tutaj liczbę godzin trwania akcji w danym dniu, w formacie liczby dziesiętnej, bez jakichkolwiek dodatków (np. h, godz. itp.). System sprawdzania poprawności powinien zapobiec wprowadzeniu danych nieprawidłowych, jednak jak wspomniano powyżej jest to zabezpieczenie bardzo zawodne. Miejsce (ADRES) Tutaj wpisujemy nazwę oraz dokładny adres miejsca, w którym odbywała się akcja dlatego możemy zrezygnować z wcześniej opisanych dodatków przy nazwie akcji. Warto wspomnieć, że dokładny adres należy rozumieć dosłownie jest to ulica, numer, kod pocztowy oraz miasto. Warto o tym pamiętać, gdyż czasami takie dane są potrzebne do korespondencji lub celów statystycznych, a notorycznie zdarzają się wpisy np. bez kodu pocztowego lub numeru posesji. Koordynatorzy Tutaj wpisuje się, po przecinku, imiona i nazwiska wszystkich koordynatorów bezpośrednio zaangażowanych w przygotowanie danej akcji czyli tych, którzy otrzymają z tego względu punkty i którzy są osobami kontaktowymi w kwestii przygotowania i przebiegu wydarzenia. Krótki opis wydarzenia W tym miejscu krótko opisuje się, na czym polegała akcja i co było realizowane w jej zakresie (dlatego warto opisać np. zakres przeprowadzonych badań lub zajęć). Informacje wpisuje się zwykłym tekstem, w miarę wyczerpująco, ale zwięźle. Jest to pole wykorzystywane w przypadku zainteresowania konkretnym wydarzeniem, nie podlegające analizie statystycznej. Partnerzy niefinansowi W tym miejscu wpisuje się, również po przecinku, wszystkie podmioty, które współpracowały przy realizacji akcji, ale nie przekazywały na jej użytek ani środków finansowych, ani materiałów w formie barteru. Można także w nawiasach umieścić przy każdym partnerze namiary na osobę kontaktową z danej organizacji, co może być przydatne dla zespołów ds. marketingu jednak nie jest to rozwiązanie obowiązkowe. Sponsorzy To pole wypełniamy analogicznie jak poprzednie, jednak tutaj umieszczamy informacje o wszystkich partnerach projektu, którzy przekazali na jego użytek środki finansowe lub materiały w formie barteru.

20 20 Poradnik KLP 2015 Suma środków uzyskanych od sponsorów W tej komórce wpisujemy w formacie liczby dziesiętnej sumę wszystkich środków finansowych, które zostały przekazane na użytek danej akcji, bez dodatkowych wyjaśnień, podziału na poszczególnych sponsorów i tym podobnych szczegółów. W przypadku bardziej skomplikowanych sytuacji (np. duża liczba sponsorów, niepełne wykorzystanie środków, uzyskanie środków zbiorczych na kilka osobnych akcji itp.) powinno się wyjaśnić dokładnie sytuację w polu Uwagi. Jakie materiały uzyskaliśmy w formie barteru? Tutaj wpisuje się po przecinku wszystkie materiały uzyskane w formie barteru, ze szczegółowym podaniem ich ilości oraz źródła (w nawiasie). Media (linki do materiałów opublikowanych w związku z akcją) W tym miejscu wkleja się w osobnych linijkach (kombinacja klawiszy ALT+ENTER) adresy URL wszystkich doniesień medialnych na temat danej akcji. W przypadku publikacji papierowych, niedostępnych w Internecie, należy podać tytuł artykułu, źródło oraz numer danej gazety czy czasopisma, wraz z datą publikacji. Można także umieścić skan artykułu na zewnętrznym serwerze (np. Google Drive) i wkleić do raportu odpowiedni link. Krótki opis grupy docelowej (np. studenci, klienci centrum handlowego itp.) To pole przeznaczone jest do opisowego określenia grupy docelowej, wpisuje się tutaj dane w formie tekstowej. Jest ono przydatne do sprecyzowania typu odbiorców, z którymi dany projekt ma najczęściej do czynienia, dlatego wbrew pozorom jest bardzo istotnym elementem raportu. W miarę możliwości powinno się podawać informacje jak najbardziej szczegółowe (np. nie młodzież gimnazjalna tylko uczniowie klas 1-2 gimnazjum ). Liczba uczestników W tym miejscu podajemy, w formacie liczby naturalnej, dokładną liczbę osób, do których dotarła dana akcja czyli osób zbadanych, uczestników szkolenia itp. Jest to prawdopodobnie najważniejszy punkt raportu, a jednocześnie często zawierający dane zafałszowane. Należy pamiętać, że obowiązkiem każdego Koordynatora jest precyzyjne prowadzenie ewaluacji akcji, która obejmuje przede wszystkim określenie liczności grupy odbiorczej dlatego niedopuszczalne jest pisanie danych na oko, a już tym bardziej uzupełnianie brakujących informacji pół roku po akcji z powietrza. W przypadku większych akcji, gdzie trudno jest dotrzeć do każdego uczestnika indywidualnie (np. Tramwaj zwany pożądaniem ), powinna być wcześniej ustalona strategia obliczania liczby odbiorców (np. na podstawie ilości rozdanych materiałów edukacyjnych, biletów, liczenia osób przychodzących na akcję itd.).

21 21 Poradnik KLP 2015 W przypadku, gdy taka strategia nie została przygotowana wcześniej, obowiązkiem Koordynatora jest oszacowanie ilości odbiorców na podstawie wszelkich dostępnych danych (np. we wspomnianym przykładzie na podstawie czasu trwania akcji, pojemności środka transportu i zaobserwowanego w trakcie wydarzenia przepływu odbiorców). Liczba odbiorców w większości przypadków może być wiarygodnie oszacowana, jeśli dokonywane jest to przez kompetentną osobę bezpośrednio po zakończeniu wydarzenia postępowanie na skróty i, kolokwialnie mówiąc, zmyślanie danych jest postępowaniem karygodnym i nie ma prawa mieć miejsca. Liczba wolontariuszy zaangażowanych Tutaj podajemy liczbę (w formacie liczby naturalnej) wszystkich członków IFMSA-Poland, którzy brali udział w realizacji akcji czyli tych, którzy uzyskują punkty na podstawie taryfikatora IFMSA-Poland za uczestnictwo w wydarzeniu. Jeśli dana akcja była dzielona na tury i były osoby pozostające na więcej niż jedną z nich liczy się je tylko raz. Jaki był wkład Oddziału w realizację (opis słowny) W tym miejscu opisuje się tekstowo środki, które zostały przeznaczone na realizację akcji z budżetu lub zasobów Oddziału, którymi Oddział dysponował wcześniej. Bardzo istotne jest precyzyjne określenie ilości i charakteru przekazanych materiałów, gdyż wszystkie te informacje składają się na opis zasobów, jakie konieczne były do realizacji akcji w danym zakresie. Jeśli budżet Oddziału poniósł z tytułu akcji jakiekolwiek koszty, wpisuje się tutaj informację środki finansowe, a dokładną kwotę podaje w kolejnej rubryce. Jaki był wkład Oddziału w realizację (kwota przeznaczonych środków) Tutaj podaje się, w formacie liczby dziesiętnej, dokładną kwotę środków przeznaczonych na realizację akcji z budżetu Oddziału oczywiście nie biorąc pod uwagę środków, które zostały specjalnie na ten cel pozyskane od sponsorów (gdyż ta informacja została już umieszczona wcześniej, w polu Suma środków uzyskanych od sponsorów ). Całkowity budżet projektu Jest to miejsce, w którym określa się (w formacie liczby dziesiętnej) całkowity koszt przeprowadzenia akcji czyli sumę środków uzyskanych od sponsorów i środków przeznaczonych z budżetu Oddziału. Jest to również bardzo istotny element raportu i zawsze powinno się podjąć próbę jego szacunkowego wypełnienia niestety, ta czynność jest zdecydowanie zbyt często pomijana. Należy pamiętać, że szacunkowa wartość zawsze będzie lepsza niż brak jakichkolwiek danych. Uwagi Tutaj umieszcza się w formie tekstu wszelkie dodatkowe informacje, które nie wpisują się w ramy którejkolwiek z wcześniej wymienionych rubryk raportu. Jeśli są jakieś szczegóły, które precyzują

22 22 Poradnik KLP 2015 wcześniej podawane informacje, nie umieszczamy ich w miejscu do tego nieprzeznaczonym, tylko można je bez problemu umieścić na końcu. Wskazówki praktyczne Poniżej znajduje się kilka praktycznych uwag, które przydadzą się w trakcie korzystania z raportu ciągłego. 1. Staraj się uzupełniać raport na bieżąco, bezpośrednio po zakończeniu akcji oszczędzisz sobie w ten sposób żmudnego wpisywania wydarzeń hurtem, a także masz największą możliwość zweryfikowania lub sprawdzenia wątpliwych informacji (np. dotyczących budżetu lub doniesień medialnych). 2. Za wszelką cenę unikaj wklejania informacji z zewnętrznego źródła, gdyż może to skutkować trudnymi do przewidzenia nieprawidłowościami danych o wiele trudniejsze jest poprawienie uszkodzonego raportu, niż jego spokojne wypełnienie ręcznie. 3. Jeżeli już wklejasz jakieś dane, niech będą to dane tekstowe lub zwykłe liczby najgorszym, co możesz zrobić, to wklejanie dat. 4. Wszelkie wątpliwości staraj się rozwiązywać na bieżąco, pytając osoby nadzorujące wypełnianie raportu. Staraj się nie umieszczać informacji wątpliwych, gdyż ich późniejsza identyfikacja jest bardzo problematyczna. 5. Szanuj czas swój i innych osób większość błędów, które popełnisz, ktoś inny będzie musiał poprawić, a w ciężkich przypadkach możesz liczyć się z tym, że raport zostanie zwrócony do poprawki. Podstawowe wytyczne marketingowe (Mikołaj Maga, Michał Pers) Promocja akcji Część z Was jest w zakładaniu akcji bardzo doświadczona, inni mniej więcej wiedzą jak to się robi, a niektórzy nie mają pojęcia od czego zacząć. O ile szczegóły techniczne przeprowadzania akcji pozostawiam Koordynatorom Lokalnym Programów Stałych, tak postaram się przedstawić Wam pewne przydatne narzędzia i osoby, z których pomocy możecie przy planowaniu Waszej akcji skorzystać. Coś czym warto się zająć na początek to oprawa graficzna najczęściej w postaci plakatów, czasem ulotek, projektów gadżetów i innych. Przy ich przygotowaniu możecie skorzystać z pomocy Waszych niezastąpionych Grafików Oddziału. Aby współpraca przebiegała sprawnie i ze wzajemnym zrozumieniem potrzebujecie: gotowego tekstu, który ma zostać umieszczony na materiałach graficznych (uwaga na literówki!) przestrzegania terminów, czyli: ok. tygodnia na przygotowanie plakatu

23 23 Poradnik KLP 2015 ok. 2 tygodni na przygotowanie ulotek ok. 3 tygodni na przygotowanie logo nowego Projektu wszystkie powyższe terminy są liczone do dnia rozpoczęcia PROMOCJI Projektu działa to zarówno na Waszą korzyść, jak i jest wyrazem szacunku dla pracy Grafika, kiedy jej materiały są eksponowane przez pewien czas w sieci, a nie wrzucane na kilka godzin przed rozpoczęciem akcji Terminy są jedynie orientacyjnie i mogą być dowolnie zmodyfikowane po konsultacji z Waszym VPE LC (Wiceprezydent Oddziału ds. marketingu) bądź Grafikiem. W pierwszej chwili mogą wydawać się Wam długie, jednak pamiętajcie, że wasz Oddział może realizować rocznie setki akcji, przez co Grafik otrzymuje jednocześnie kilka lub kilkanaście zamówień! Promocja samej akcji powinna rozpocząć się na jeden lub dwa tygodnie przed jej datą jest to zależne od charakteru akcji, powinno być dłuższe dla akcji wymagających rejestracji. Podstawą promocji jest oczywiście upewnienie się, że możliwie duża liczba osób dowie się o Waszym wydarzeniu. Do informowania o naszych akcjach służy szereg narzędzi: Strona internetowa Oddziału każda akcja powinna zostać wpisana do kalendarza akcji na stronie głównej. Pojawiają się tam one automatycznie po utworzeniu akcji w panelu Moje Konto -> Moje akcje. Niekorzystne jest utworzenie akcji po jej odbyciu się, jedynie celem rozliczenia punktów. Takie sytuacje miały miejsce wielokrotnie w zeszłym roku akademickim i bardzo proszę Was o tworzenie ich wcześniej. (Sposób wprowadzania akcji do kalendarza może ulec zmianie po wprowadzeniu nowego intranetu.) Lista mailingowa Oddziału dawniej stanowiła podstawowy kanał informowania studentów o naszych poczynaniach. Dziś stopniowo wypierana jest przez FB, jednak nie należy jej zaniedbywać. W różnych Oddziałach stosowane są różne rozwiązania korzystania z mailingu, jednak ja rekomenduję model newsletterowy co tydzień do piątku, godziny 18:00 możecie przesłać informacje na temat Waszej akcji do Redaktora Oddziału (jeśli taka funkcja istnieje) lub Sekretarza Oddziału, który następnie składa to w jeden mail z załącznikami, rozsyłany do studentów raz w tygodniu. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć SPAMowania Członków Oddziałów i pozwala na profesjonalizację naszych maili. Warto jednak pamiętać, że czasami pojawiają się informacje do przekazania "na cito" i wtedy nie należy czekać na newsletter. Podobnie jak w przypadku Grafika, szanujcie ten termin, zwłaszcza, że jest to już weekend. Facebook ważne, aby wprowadzić jakiś jasny podział, które informacje w jaki sposób powinny być promowane. Np.: Fanpage tutaj trafiają informacje na temat akcji, na które nie trzeba się rejestrować, ponadto o konkursach, informacje z życia Oddziału, ankiety, itp. Aby umieścić informację na Fanpage u powinniście zgłosić się do VPE LC lub osoby, wyznaczonej przez niego do administrowania Fanpage em na umieszczenie posta musicie mieć minimum 24h.

24 24 Poradnik KLP 2015 Grupa tu z kolei wrzucajcie akcje, które wymagają rejestracji (np. warsztaty) lub zebrania zasobów ludzkich (Zdrowie Pod Kontrolą) oraz konkursy na stanowiska (w tym asystentów). Przewagą grupy jest omijanie pośrednika, każdy może wrzucić post uznaliśmy, że akcje o powyższym charakterze wymagają szybkiego ogłoszenia, stąd powinny trafiać na grupę nie każdy Oddział posiada grupę, w takim przypadku część informacji powinna trafić na Fanpage. Odradzam jednak wykorzystywanie Fanpage'a do ogłaszania konkursów na stanowiska to nasza wewnętrzna sprawa i niekoniecznie musi być interesująca dla subskrybentów. Wydarzenie jego utworzenie pozostawiam Waszej decyzji, w większości przypadków polecam wtedy na Fanpage lub Grupę można wrzucić gotowe wydarzenie, a przy okazji zaprosić na nie znajomych. Absolutnie niedozwolone jest tworzenie lokalnych Fanpage'y dla projektów! Plakaty najstarsza forma promowania akcji, dziś w 90% wyparta przez Internet i oferowane przez niego możliwości. Są absolutnie opcjonalne i dla większości akcji zbędne, poszerzają zasięg jedynie o osoby, które nie korzystają z Facebooka i nie są zapisane na listę mailingową. Mogą być dobrym pomysłem w akcjach, gdzie grupę odbiorczą stanowią osoby nie korzystające z naszych kanałów informacyjnych (np. promocja wśród społeczeństwa akcji profilaktycznych lub studentów niebędących członkami IFMSA-Poland). Oczywiście po zakończonej wielkim sukcesem akcji, należy się efektami swojej pracy pochwalić, a do tego potrzebować będziecie fotorelacji wykonanej przez fotografa: zgłoście się do niego minimum na tydzień przed rozpoczęciem akcji po zakończeniu akcji w ciągu ok. 7 dni otrzymacie z powrotem galerię zdjęć po akceptacji zdjęć przez KLP publikacji można dokonać na: stronie internetowej oraz na Fanpage u (za pośrednictwem fotografów) Podsumowując na zaplanowanie i porządną promocję akcji potrzebujecie minimum 2 tygodnie, ale zachęcam do zabrania się za to na 3-4 tygodnie przed jej rozpoczęciem. Pamiętajcie, że można dobrze sprzedać słabą akcję i mieć pełną salę, ale kiedy dobrą akcję słabo sprzedacie, to nie liczcie na tłumy przed drzwiami ;) Nazwy i podpisy w IFMSA-Poland Oprócz organizowania akcji w ramach swojego projektu, jesteście także reprezentantami swojego Oddziału. Wypada więc używać naszej nazwy poprawnie, poniżej absolutne minimum wiedzy w tym zakresie. Każdy z Was jest Koordynatorem Lokalnym Projektu w: Oddziale XXX Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA- Poland (można skracać jako Oddział XXX IFMSA-Poland), który jest częścią:

25 25 Poradnik KLP 2015 Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland (można skracać jako IFMSA-Poland), które jest częścią: International Federation of Medical Students Association (czyli IFMSA) Proszę więc w odniesieniu do macierzystego Oddziału używać nazwy IFMSA-Poland, a nie IFMSA! IFMSA-Poland dzieli swą strukturę pomiędzy 6 Programów Stałych: Standing Committee on (Program Stały ds.) Medical Education / SCOME (Edukacji Medycznej) Public Health / SCOPH (Zdrowia Publicznego) Reproductive Health and Aids / SCORA (Zdrowia reprodukcyjnego i AIDS) Human Right and Peace / SCORP (Praw Człowieka i Pokoju) Proffessional Exchange / SCOPE (Praktyk Wakacyjnych) Research Exchange / SCORE (Wymiany Naukowej) Osobną sprawą są podpisy. Polecam wykonanie sobie podpisów i zapisanie ich w pliku.doc, tak abyście mogli je w razie potrzeby wkleić. Oficjalnych podpisów używacie w komunikacji w sieci z ramienia Waszego Oddziału. Zgodnie z wytycznymi Systemu Identyfikacji Wizualnej IFMSA-Poland (SIW), podpis osoby funkcyjnej w IFMSA-Poland powinien być skonstruowany według poniższych wytycznych: Imię nazwisko, = Trebutchet 10, pogrubienie Funkcja = Arial 10, kursywa Tel.: = Arial 10 Oddział Kraków Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland = Arial 10 jednocześnie ta linijka powinna być hiperłączem do strony Oddziału, np. Przykładowy podpis Mikołaj Maga, Koordynator Lokalny Projektu "Robimy Hajs" Tel.: mikolaj.maga@uj.edu.pl Oddział Kraków Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland Partnerzy i Sponsorzy Jako Stowarzyszenie jesteśmy organizacją non-profit, jednak jak wiadomo bez pieniędzy nie da się organizować dużych projektów. W tym celu pozyskujemy partnerów i sponsorów, którzy wspierają nas finansowo bądź barterowo. Możemy ich podzielić na kilka kategorii: 1. Lokalni partnerzy są to z reguły niewielkie firmy przekazujące nam materiały edukacyjne na akcje. Warto pamiętać, że lokalnym partnerem strategicznym jest Wasza Uczelnia. Może Was wspierać nie tylko finansowo, ale także materiałami promocyjnymi oraz pomocą logistyczną.

26 26 Poradnik KLP Lokalni sponsorzy firmy działające TYLKO na gruncie lokalnym, które skłonne są wesprzeć Was finansowo w zamian za reklamę. 3. Ogólnopolscy Partnerzy i Sponsorzy duże koncerny o zasięgu ogólnopolskim bądź nawet globalnym, wspierające nasze inicjatywy finansowo, barterowo, logistycznie i medialnie. W celu kontaktu z 1. i 2. zgłaszacie się do Waszych Wiceprezydentów Oddziału ds. marketingu (VPE LC). Aby uzyskać pozytywny efekt musicie pamiętać o kilku ważnych sprawach: Sprecyzujcie dokładnie swoje zapotrzebowania VPE LC nie musi znać specyfiki wszystkich projektów. Im dokładniejsze informacje podacie tym większa szansa, że marketingowiec uzyska dla Was potrzebna finanse/materiały. Przygotujcie opis projektu, zawierający nie tylko opis działań, ale także konkrety takie jak data, miejsce, liczba uczestników, odbiorcy itp. Zgłoście się do VPE LC min. na 3 tygodnie przed akcją fundraising to proces czasochłonny. Jeśli macie większe potrzeby finansowe (rzędu kilku tys. zł) powinniście kontakt rozpocząć nawet 5 tyg. przed akcją. Jeśli niezbędne jest podpisanie umowy z partnerem, to sam ten proces pochłonie ok. 1 tydzień umowa musi zostać zatwierdzona przez Wiceprezydenta ds. marketingu (VPE) i podpisana przez niego, lub innego członka Zarządu Głównego po uprzednim zatwierdzeniu przez cały Zarząd. Niedopuszczalne jest podpisywanie jakichkolwiek umów przez osoby spoza Zarząd Głównego. Nie nawiązujcie współpracy z podmiotami zewnętrznymi bez porozumienia się z VPE LC. Po pierwsze grozi to zdublowaniem kontaktu, co z reguły skutkuje zerwaniem rozmów przez partnera, po drugie marketingowcy mają nieco więcej doświadczenia w rozmowach z potencjalnymi sponsorami i lepiej "sprzedadzą" Waszą sprawę. KATEGORYCZNIE niedozwolone jest kontaktowanie się ze sponsorami ogólnopolskimi lub ich lokalnymi przedstawicielami bez zgody VPE i VPE LC! Pamiętajcie, że w przypadku pozyskania sponsorów na wydarzenie należy przygotować z niego raport. Zajmuje się tym VPE LC, jednak będzie potrzebował Waszej pomocy m.in.: w pozyskaniu informacji o przebiegu akcji. Podstawy grafiki (Marek Dryżałowski) Wstęp W karierze większości Koordynatorów Lokalnych przychodzi moment, kiedy trzeba wykonać jakiś projekt graficzny i opublikować go czy to w formie elektronicznej, czy to jako wydruk. I chociaż najczęściej samym procesem projektowania zajmują się inni, to jednak Koordynator musi posiadać pewne minimum wiedzy na temat prawideł grafiki, aby móc skutecznie ocenić przesłany projekt, a także przekazać odpowiednie dyspozycje do realizatora (np. drukarni).

27 27 Poradnik KLP 2015 Dlatego niniejszy rozdział ma zadanie podsumować najważniejsze informacje z zakresu teorii grafiki, aby umożliwić KLP w miarę swobodne poruszanie się w tym niezbyt szeroko znanym temacie. Należy pamiętać, że tworzenie grafiki jest nierozerwalnie powiązane ze znajomością Systemu Identyfikacji Wizualnej IFMSA-Poland (patrz: Wiadomości Ogólne, ważne dokumenty, str. 8) dlatego z tym dokumentem także powinien zapoznać się każdy KLP zaangażowany w projektowanie materiałów graficznych. Droga od projektu do publikacji Projekty graficzne w IFMSA-Poland powinny być tworzone według następującego schematu: 1. Zlecenie projektu grafikowi, ustalenie: a. rodzaju projektu b. przeznaczenia (druk/publikacja elektroniczna) c. rozmiaru docelowego d. dodatkowych wymagań technicznych (np. otrzymanych z drukarni) 2. Tworzenie projektu przez grafika. 3. Konsultacja grafika z osobą zlecającą i dopracowanie projektu. 4. Konsultacja projektu z osobą odpowiedzialną za implementację Systemu Identyfikacji Wizualnej (najczęściej Wiceprezydent Oddziału ds. marketingu) oraz z ewentualnymi dodatkowymi osobami decyzyjnymi (np. KN-em, Koordynatorem Zespołu itd.) 5. Przekazanie gotowego projektu do osoby zlecającej. 6. Publikacja projektu: a. przekazanie do druku/realizacji b. opublikowanie w formie elektronicznej Zachowanie powyższego schematu pozwala uniknąć błędów lub niespodziewanych komplikacji zwłaszcza należy zwrócić uwagę na: jasne sprecyzowanie wymagań w momencie zlecania projektu wszystkie konieczne konsultacje przed ostatecznym zatwierdzeniem projektu Grafika rastrowa i wektorowa Bardzo często w pracy z grafiką spotkać się można z rozróżnieniem jej na dwa podstawowe typy: rastrowy i wektorowy. Obrazy tworzone w poszczególnych typach powstają na zupełnie innej zasadzie, zapisywane są w różnych formatach i mają odmienne zastosowania dlatego przydać może się wiedza na temat plusów i minusów każdego z nich. Codzienny użytkownik komputera najbardziej zaznajomiony jest z grafiką rastrową, gdyż to właśnie ona pozwala na zapis obrazów w większości popularnych formatów (w tym m.in..jpg i.png).

28 28 Poradnik KLP 2015 Obraz rastrowy jest, w najprostszym ujęciu, mozaiką maleńkich kwadracików (dobrze znanych wszystkim pikseli ), z których każdy ma określone miejsce w całości i szereg parametrów (przede wszystkim kolor). Aby dostrzec tę strukturę, wystarczy otworzyć pierwszy z brzegu obrazek.jpg i powiększać go tak długo, aż zobaczymy indywidualne piksele. Obrazy wektorowe także można spotkać dość często, nawet nie zdając sobie z tego sprawy np. popularne cliparty są w zdecydowanej większości tworzone przy użyciu tej technologii. Grafika wektorowa nie składa się z pikseli, a z kształtów punktów, prostych, krzywych itd. Dlatego obrazek wektorowy, który przedstawia czerwony kwadrat, w języku komputera będzie opisany np.: Narysuj KWADRAT o boku długości X i wypełnieniu kolorem CZERWONYM. Różnicę między dwoma opisanymi formatami przedstawia ilustracja (po lewej obrazek podzielony na piksele, a po prawej przedstawiony jako pojedyncza figura w formacie wektorowym): Dobrze, ale co z tego wszystkiego wynika w praktyce? Otóż powyższa fundamentalna różnica ma szereg konsekwencji: 1. Obrazy wektorowe mogą być powiększane w nieskończoność bez utraty jakości, a rastrowe tylko do pewnego momentu. Dla obrazka wektorowego nie ma znaczenia, czy wydrukujemy go na znaczku pocztowym, czy na fasadzie Pałacu Kultury zmiana rozmiaru to tylko kwestia prostych przekształceń matematycznych. Z kolei grafika rastrowa w trakcie powiększania rozciąga piksele co w pewnym momencie sprawia, że zaczynamy widzieć je gołym okiem i obraz traci na jakości. Tę ideę obrazuje kolejna ilustracja (lewo raster, prawo wektor):

29 29 Poradnik KLP Proste i średnio skomplikowane obrazki wektorowe mają bardzo małe rozmiary plików w porównaniu do rastrowych bo tam, gdzie obrazek rastrowy musi zapisać dane na temat pozycji i parametrów pikseli, wektorowy zapisuje tylko kilka informacji dla garstki prostych obiektów i krzywych. Różnica w rozmiarze może być rzędu kilka tysięcy do jednego. 3. W przypadku skomplikowanych obrazków fotografii, grafik z dużą ilością kolorów itd. wygrywa grafika rastrowa, która potrafi zapisać o wiele więcej detali w efektywnej formie. Przerobienie fotografii na format wektorowy jest możliwe, ale zazwyczaj prowadzi do utraty jakości (bo wektor upraszcza obrazek) i bardzo dużego rozmiaru pliku. Podsumowując: Grafika rastrowa Grafika wektorowa Obraz jako siatka pikseli ( bitmapa ) Obraz jako zespół prostych obiektów Duże pliki Małe pliki Znaczna strata jakości przy skalowaniu w górę Brak straty jakości przy skalowaniu w górę.jpg,.bmp,.png,.tif,.gif....cdr,.ai,.swf,.svg... W związku z powyższymi informacjami grafika wektorowa jest idealna do logotypów, prostych grafik, niektórych plakatów, naklejek, symboli itd. Stosowanym od pewnego czasu wymogiem jest, aby każde logo powstające w IFMSA-Poland było tworzone od razu w formacie wektorowym (wg zapisów Systemu Identyfikacji Wizualnej). Grafika rastrowa jest dobra do obrazków bardziej skomplikowanych i nie wymagających powiększania względem swojego oryginalnego rozmiaru. Podstawowe parametry obrazków Poniższy słowniczek jest zarazem listą informacji, jakie powinniśmy przekazać grafikowi w momencie zlecania materiału graficznego. Są to parametry bardzo ważne, gdyż w przypadku większości

30 30 Poradnik KLP 2015 z nich bardzo trudno jest dokonać ich zmiany, kiedy projekt jest już gotowy (a czasem jest to nawet niemożliwe i wymaga robienia całości od zera...). Dużo z tych specjalistycznych parametrów można uzyskać poprzez uważne przeczytanie wskazówek ze strony realizatora np. drukarni. Większość profesjonalnych drukarni publikuje wytyczne, jakie parametry powinny spełniać przesyłane do nich projekty. Co zarazem jest też ważną wskazówką, że warto jeszcze przed zleceniem projektu zainteresować się, gdzie będziemy go potem drukować. ROZDZIELCZOŚĆ jest to liczba pikseli na jednostkę długości obrazka, standardowo podaje się ją w jednostkach DPI (ang. dots per inch punkty na cal). Ma znaczenie w druku, gdyż precyzuje, ile szczegółów jest w stanie zmieścić się w danej grafice, co widać po przelaniu jej na papier. Poza tym obrazki o dużej rozdzielczości ( DPI wzwyż) mają dość sporą tolerancję na powiększanie i nie tracą przy tym znacząco jakości (oczywiście do pewnych granic, gdyż prędzej czy później każdy powiększany obrazek rastrowy straci jakość). Drukarnie zazwyczaj nie przyjmują projektów o rozdzielczości <150 DPI, projekt w 300 DPI to już bardzo dobra jakość, pasująca do prawie wszystkich zastosowań (oczywiście wszystko zależy od przeznaczenia wydruki o bardzo dużej ilości szczegółów, w małym rozmiarze, wymagają wyższej rozdzielczości niż np. bannery oglądane z odległości 10 m). Ważna uwaga zwyczajowo podawane wartości np. 1280x800 pikseli, 800x600 pikseli NIE SĄ ROZDZIELCZOŚCIĄ, tylko rozmiarem obrazka. Te pojęcia są bardzo często mylone. TRYB KOLORU jest to system, w jakim w obrazku zakodowane są kolory. Dwa podstawowe tryby koloru to RGB i CMYK. RGB koduje kolory jako mieszankę trzech podstawowych barw (red, green, blue), a CMYK jako wypadkową czterech barw (cyan, magenta, yellow, key black). Chociaż konwersja między jednym a drugim trybem jest oczywiście możliwa automatycznie to, niestety, nigdy nie udaje się idealnie odwzorować odcieni podczas konwersji i zmiany prowadzą do mniej lub bardziej widocznych przekłamań. Dlatego w momencie projektowania grafik musi wiedzieć, jaki jest docelowy tryb koloru. RGB jest trybem stosowanym do publikacji elektronicznych, gdyż pasuje do sposobu wyświetlania koloru przez monitory. Z kolei CMYK jest standardowo wymagany przez drukarnie, gdyż profesjonalne maszyny do poligrafii zaopatrzone są właśnie w cztery zbiorniki pasujące do tego trybu.

31 31 Poradnik KLP 2015 FORMAT PAPIERU (w druku) lub ROZMIAR OBRAZKA bodaj najczęstszą kością niezgody między grafikami a zlecającymi jest brak porozumienia w kwestii docelowej wielkości projektu. Osoby niezwiązane z projektowaniem mają tendencję do przeświadczenia, że coś, co raz zostało zaprojektowane, może być powiększane w nieskończoność, bez utraty jakości co, jak wynika z dotychczasowej treści rozdziału, nie ma pokrycia w rzeczywistości (chyba, że mówimy o formacie wektorowym). Dlatego plakat, który został zaprojektowany jako A4 nie ma szans dobrze wyglądać w formacie A1. I dlatego też kluczową informacją, jaką należy przekazać podczas zlecania projektu, jest docelowa wielkość grafiki. SPADY są to wąskie obszary wokół projektu (2-4 mm), które zostają odcięte po wykonaniu wydruku i powinny być zapełnione tłem takim samym, jak na reszcie grafiki. Spady stosuje się po to, żeby wokół gotowego wydruku nie było białych, niezadrukowanych obwódek maszyna musi mieć jakiś punkt uchwytu, gdzie jakość druku spada. Te kiepsko zadrukowane paski przewiduje się w pierwotnej wersji projektu i odcina pod wydrukowaniu dlatego przykładowo: jeżeli drukarnia wymaga od nas spadów wielkości 3 mm z każdej strony, a nasz projekt ma docelowo być wielkości 400x300 mm to projekt musi mieć wymiary 406x306 mm. MARGINESY większość drukarni poza spadami precyzuje także margines czyli odległość brzegu projektu do istotnych jego elementów (np. napisów, grafik, logo, symboli itd.). Jest to zabezpieczenie przed odchyleniami przy druku i przycinaniu obrazków jeżeli wszystkie nasze napisy będą przytulone do krawędzi cięcia, to wtedy odchylenie chociaż o 1 mm będzie wyraźnie widoczne jako obcięty element. Aby uniknąć takich uszkodzeń stosuje się marginesy, zazwyczaj w okolicach 5 mm od krawędzi.