Z A W I A D O M I E N I E PORZĄDEK OBRAD WALNEGO ZEBRANIA SPRAWOZDAWCZEGO

Transkrypt

1 Z A W I A D O M I E N I E Zarząd Rodzinnego Ogrodu Działkowego MODRZEW w Osielsku zawiadamia, że w dniu r. o godz odbędzie się Walne Zebranie Sprawozdawcze członków naszego ogrodu w sali Restauracji Tango w Bydgoszczy przy ul. Wojska Polskiego 23. W przypadku braku wymaganej ilości członków/powyżej 50%/, zebranie odbędzie się w drugim terminie w tym samym dniu, pół godziny później tj. o godz Zgodnie z 62 ust.1 Statutu PZD, uchwały walnego zebrania odbytego w drugim terminie są ważne bez względu na liczbę członków obecnych na zebraniu. UWAGA zmiana miejsca Walnego Zebrania Sprawozdawczego Sekretarz Prezes PORZĄDEK OBRAD WALNEGO ZEBRANIA SPRAWOZDAWCZEGO 1. Otwarcie zebrania. 2. Wybór przewodniczącego i Prezydium zebrania. 3. Zatwierdzenie porządku obrad i regulaminu Walnego Zebrania Sprawozdawczego 4. Wybór Komisji Mandatowej oraz Uchwał i Wniosków. 5. Sprawozdanie Komisji Mandatowej. 6. Dyskusja. 7. Zatwierdzenie sprawozdania z działalności Zarządu ROD MODRZEW w 2015r., w tym sprawozdania finansowego. 8. Zatwierdzenie sprawozdania z działalności Komisji Rewizyjnej ROD MODRZEW w 2015r. 9. Podjęcie uchwał w sprawach: planu pracy i preliminarza finansowego na 2016r. wysokości i terminów wnoszenia opłat ogrodowych w 2016r. realizacji zadania remontowego innych dotyczących działalności ogrodu. 10. Sprawy różne 11. Zakończenie obrad. Sekretarz Prezes

2 R E G U L A M I N Walnego zebrania sprawozdawczego członków PZD w ROD MODRZEW w Osielsku w odbywającego się w dniu 14 kwietnia 2016 r. 1. Zebranie otwiera Prezes Zarządu i prowadzi je do czasu wyboru przewodniczącego zebrania. 2. Wybór przewodniczącego zebrania, prezydium, zatwierdzenie porządku obrad, regulaminu zebrania, członków komisji, odbywa się w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów. 3. Podjęcie uchwał odbywa się w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów. 4. Komisja mandatowa ustala frekwencję na podstawie listy obecności i stwierdza prawomocność walnego zebrania, a protokół przekazuje przewodniczącemu zebrania. 5. Komisja Uchwał i Wniosków rejestruje zgłoszone poprawki do dokumentów opracowanych przez Zarząd oraz projekty uchwał i wniosków proponowanych w trakcie zebrania. Głosowanie ich przeprowadza przewodniczący zebrania. 6. Przewodniczący zebrania czuwa nad przebiegiem jego zgodności z przepisami Statutu Stowarzyszenia ogrodowego PZD i Regulaminu ROD oraz przyjętym Porządkiem Zebrania. 7. Głosu w dyskusji udziela i ustala kolejność wystąpień przewodniczący zebrania. 8. Czas wystąpienia w dyskusji nie może przekraczać 5 minut. Zabierający głos podaje swoje nazwisko i numer działki. 9. Poza kolejnością mają prawo wystąpienia w dyskusji przedstawiciele Okręgowego Zarządu, zaproszeni goście, prezes i przewodniczący Komisji Statutowych po udzieleniu głosu przez przewodniczącego zebrania czas wystąpienia nieograniczony. 10. Komisja Uchwał i Wniosków rejestruje przedstawione przez uprawnionych członków Zebrania poprawki do projektów uchwał. Przy zgłaszaniu poprawek do projektu uchwały należy podać dokładnie, jaki zapis zmienić, poprawić lub dodać ( dotyczy treści innych dokumentów, wniosków) 11. Głosowanie odbywa się w głosowaniu jawnym poprzez podniesienie ręki. 12. Głosowania przeprowadza przewodniczący zebrania. Jeżeli zajdzie potrzeba liczenia głosów, przewodniczący może powołać osoby z sali do pomocy w liczeniu głosów. 13. O podjęciu uchwały decyduje większa liczba oddanych głosów za niż przeciw /zwykła większość/. 14. W przypadku, gdy ilość oddanych głosów za i przeciw jest równa, wniosek (uchwała) jest nieważna, a ponowne poddanie pod głosowanie wymaga zmiany treści wniosku, chyba że na wynik głosowania miały wpływ

3 uchybienia formalne lub niezrozumiałe dla głosujących. Decyzje w tej sprawie podejmuje przewodniczący zebrania w porozumieniu z Prezydium. 15. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem czy przepisami związkowymi, spory rozstrzyga Przewodniczący zebrania w porozumieniu z Prezydium. 16. Po wyczerpaniu porządku zebrania przewodniczący ogłasza zamknięcie zebrania i przy braku sprzeciwu uczestników, zebranie ulega rozwiązaniu. Sekretarz Prezes

4 SPRAWOZDANIE z działalności Zarządu ROD Modrzew w Osielsku za 2015r. Szanowni Państwo! Mijający rok był pierwszym w działalności nowego składu Zarządu. Zasadniczym celem więc w tym okresie było zapoznanie się z pełną dokumentacją ogrodu oraz utrzymanie działalności ogrodu na odpowiednio wysokim poziomie organizacyjnym i finansowo gospodarczym, pozostawionym przez poprzedni Zarząd. W związku z powyższym głównym zadaniem było realizowanie zapisów uchwał Walnego Zebrania Sprawozdawczo Wyborczego z 2015r. w zakresie właściwego utrzymania stanu technicznego urządzeń i infrastruktury ogrodu oraz prowadzenie działań mających na celu stworzenie jak najlepszych warunków do wypoczynku dla wszystkich działkowców i ich rodzin. Podjęta została również, skierowana do działkowców inicjatywa zachowań proekologicznych i porządkowych mających na celu poprawę estetycznego wyglądu ogrodu oraz bezpieczeństwa użytkowników działek, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Realizując roczny plan pracy, w ramach posiadanych środków finansowych zapewniono bezawaryjny, stały dopływ wody i energii elektrycznej do każdej działki oraz oświetlenie terenu ogrodu i bram wjazdowych. Stworzono warunki do segregacji śmieci co umożliwiało ich wywóz na bieżąco oraz usuwania odpadów zielonych i gałęzi do wyznaczonego miejsca na terenie ogrodu, gdzie były rozdrabniane i kompostowane. Niestety nie wszyscy działkowcy podporządkowali się przyjętym wymogom regulaminowym i wyrzucali tam worki ze śmieciami, elementy metalowe, które były przyczyną awarii urządzeń rozdrabniających. Może to spowodować problemy z likwidacją tych odpadów w bieżącym roku, gdyż firmy specjalistyczne odmawiają wykonania usług w naszym ogrodzie i być może zajdzie potrzeba szukania innych być może droższych rozwiązań. W mijającym okresie, w ramach prac konserwacyjno remontowych dokonano naprawy urządzeń rekreacyjnych i malowanie ławek na terenie placu zabaw oraz napraw bieżących/ wymiany uszkadzanych systematycznie zamków/ furtek i bram wjazdowych nr 1 i 3. Przeprowadzono przez osoby upoważnione kontrolę skuteczności ochrony przeciwporażeniowej urządzeń elektrycznych oraz bezpieczeństwa na terenach ogólnych. Na podstawie wykonanych pomiarów stwierdzono, że instalacja elektryczna jest zgodna z normą EN PN60364 i posiada sprawną ochronę przed porażeniem elektrycznym. W trakcie kontroli stwierdzono niesprawność 11 liczników, których właściciele będą musieli w najbliższym czasie je wymienić.

5 Członkowie zarządu i Komisji Rewizyjnej, Księgowa oraz instruktorzy SSJ aktywnie uczestniczyli we wszystkich szkoleniach instruktażowych i naradach organizowanych przez OZ PZD. Uczestniczyliśmy w planowaniu i realizacji przedsięwzięć, które zapewniały sprawne funkcjonowanie Stacji Uzdatniania Wody/w tym renowacja chemiczno mechaniczna studni głębinowej nr 1, pompy i rurociągu tłoczącego/ na terenie Leśnej Polany. W ramach zadań statutowych Zarząd realizował następujące zadania: 1.Odbyto 13 posiedzeń na których omawiano bieżące sprawy ogrodu, w tym konserwacja i remonty, przygotowanie zebrania sprawozdawczego, zapewnienie dostaw energii elektrycznej oraz wody do działek, wywozu śmieci itd. 2. Przeprowadzono przegląd zagospodarowania ogrodu i działek. 3. Rozpatrywano na bieżąco wnioski i skargi działkowców w ramach dyżurów członków Zarządu w Domu Działkowca. 4. Ubezpieczono mienie ogrodowe od kradzieży z włamaniem, od ognia i innych żywiołów oraz działkowców pełniących dyżury od nieszczęśliwych wypadków. 5. Złożono do gminy Osielsko dokumentację wynikającą z przepisów podatkowych dotycząca gruntów i nieruchomości. 6. Nadano członkostwo i prawo do użytkowania działki 19 osobom, opracowując obowiązujące w tym zakresie dokumenty. 7. Uruchomiono w budynku Domu Działkowca sklep od maja do września. 8. Zorganizowano konkurs na Najładniejszą Działkę Roku, a na zakończenie sezonu Dzień Działkowca. 9. W celu usprawnienia pracy Zarządu zakupiono komputer i drukarkę. 10. Wspomagano działania działkowców dokonujących wycinki wysokich drzew i wymiany pokryć dachowych eternitowych na ekologiczne. 11.Przesłano do Wójta Gminy Osielsko pismo w sprawie zamontowania lustra na skrzyżowaniu ul. Słonecznej i Zimowej. W trakcie pierwszego roku działania dostrzeżono również problemy szare strony życia naszego ogrodu. Niestety nie wszyscy działkowcy stosują się do zapisów Regulaminu ROD / mimo, że deklarowali się do ich przestrzegania/. Szczególnie dotyczy to wyprowadzania psów bez smyczy i kagańca, sprzątania po swoich pupilach/ obowiązują takie same zasady jak w mieście/, zbyt szybka jazda pojazdami po alejkach, parkowanie poza obszarem do tego przeznaczonym/ aleje główne i alejki boczne/, posiadanie wysokich, przerastających poza granice działki drzew i krzewów oraz nieregulaminowe ogrodzenia/ostre zakończenia, drut kolczasty/.

6 Ważnym problemem jest również nieterminowa realizacja uchwalonych przez Walne Zebranie i obowiązujących wszystkich działkowców opłat Ogrodowych/pojawił się nawet przypadek ustalenia własnej wysokości opłat przez działkowca co może skutkować pozbawieniem prawa do użytkowania działki/. Pomimo, że posiadamy najlepiej wśród sąsiadów rozwiązany sposób usuwania śmieci i elementów zielonych to nadal zdarzają się przypadki wyrzucania ich do pobliskiego lasu, za co grożą ogrodowi wysokie grzywny ze strony Straży Leśnej. Piętnujmy tego rodzaju postępowania. Szanowni Działkowcy! Przed nami kolejny sezon. Zarząd wyraża nadzieję, że będziecie Państwo czynnymi uczestnikami realizacji działań mających na celu poprawę wyglądu i lepszego wypoczynku oraz oczekuje na pomysły i wskazówki, które posłużą do jeszcze lepszej pracy na rzecz rozwoju naszego Ogrodu. Wszystkie założone przez zarząd zadania na rok 2015 zostały wykonane, a rok sprawozdawczo finansowy zamknięto wynikiem dodatnim. Wszystkie zobowiązania finansowe ogrodu zostały uregulowane na bieżąco. Szczegółowe rozliczenie środków finansowych przedstawia sprawozdanie finansowe za 2015 r. Sekretarz Prezes

7 Sprawozdanie finansowe ROD Modrzew za 2015r. Konto l.p Treść Plan Wykonanie A B Przychody działalności statutowej Składka członkowska Opłaty ogrodowe Ekw.za nieprzepr. godz. pracy na rzecz ogrodu Koszty Wydatki na: remonty bieżąca konserwacja infrastruktury ogrodu Opłaty za dostawę: energii elektrycznej wody Ubezpieczenia, podatki i inne opłaty Utrzymanie porządku i czystości Zarządzanie ROD wynagrodzenia koszty podróży świadczenia i nagrody pozostałe koszty Udział w finansowaniu działalności prowadzonej przez OZ i krajowe stowarzyszenie na rzecz ROD 73542, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,21 Fundusz rozwoju Stan na początek roku Wpływy Wykorzystanie Stan funduszu na r. Fundusz Oświatowy Stan na początek roku Wpływy Wykorzystanie Stan funduszu na koniec roku 233,55 233,55 48,05 48,0 233, , ,55 48,05 210,00 66,00 192,05 Środki pieniężne na dzień r. gotówka w kasie 615,33 gotówka w banku ,33 lokata w banku ,00 kasa SUW Razem: ,66 zł Księgowa Skarbnik Prezes

8 Plan Pracy Zarządu na 2016 rok. Posiedzenia Zarządu Zarząd planuje w roku 2016 zorganizować minimum 12 posiedzeń, co najmniej raz miesiącu. Zasadniczą tematyką posiedzeń będzie: 1. Analiza i wdrażanie uchwał walnego zebrania sprawozdawczego i uchwał organów Stowarzyszenia Ogrodowego PZD ze szczególnym uwzględnieniem zapisów nowego Statutu z r. i Regulaminu ROD z r. 2. Rozpatrywanie bieżących spraw w ogrodzie ze szczególnym uwzględnieniem problemów bezpieczeństwa współpraca z Policją, Strażą Pożarną oraz Strażą Leśną. 3. Przeprowadzanie przeglądów zagospodarowania działek (rozbudowa, szamba, kompostowniki,zamieszkiwanie) 4. Realizacja zobowiązań finansowych ogrodu i działkowców. Sprawy organizacyjne 1. Opracowanie niezbędnych projektów dokumentów na walne zebranie, propozycji powołania składów komisji, wybór miejsca przeprowadzenia zebrania. 2. Ustalenie terminów i miejsc posiedzeń Zarządu. 3. Powołanie komisji przeglądu zagospodarowania działek i przeprowadzenia konkursu Najładniejsza działka Roku ustalenie terminu posiedzeń komisji. 4. Powołanie komisji kontroli zużycia energii elektrycznej i ustalenie terminów odczytu liczników. 5. Powołanie komisji przeprowadzenia spisu z natury w celu ustalenia aktualnego stanu posiadania i porównanie z ewidencją księgową. 6. Organizacja wywozu śmieci zawarcie odpowiednich umów. 7. Organizacja przyjmowania gałęzi drzew i krzewów oraz kompostowania trawy ( utylizacja poprzez rozdrabianie lub wywóz ). 8. Organizacja dyżurów w okresie zimowym. 9. Ubezpieczenie mienia ogrodowego oraz działkowców pełniących dyżury. 10. Organizacja przyjmowania przez kasjera opłat od działkowców w okresie letnim. 11. Przygotowanie, opracowanie i przesłanie do OZ wniosków o nadanie odznaczeń i wyróżnień związkowych. 12. Współpraca z Urzędem Gminy Osielsko w zakresie utrzymania dróg dojazdowych do ogrodu, zwolnień z opłat podatku rolnego oraz innych spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem ogrodu. 13. Współpraca z sąsiednimi ogrodami w zakresie sprawnego działania Stacji Uzdatniania Wody.

9 14. Podjęcie działań mających na celu budowę hydroforni na terenie naszego ogrodu informacja wstępna dla działkowców. 15. Prowadzenie strony internetowej ogrodu. 16. Odtworzenie i bieżące prowadzenie Księgi Pamiątkowej Ogrodu. Utrzymanie w należytym stanie urządzeń ogrodowych. 1. Naprawa, konserwacja urządzeń placu zabaw, ogrodzenia oraz bram wjazdowych i furtek. 2. Utrzymanie sprawności hydrantów, węży i gaśnic p.poż. oraz instalacji elektrycznej. kontynuacja wymiany niesprawnych liczników elektrycznych. 3. Utrzymanie regulaminowego wyglądu ogrodu i działek oraz terenu użytku ogólnego. 4. Przeprowadzenie okresowych przeglądów sprawności urządzeń ogrodowych. Działania na rzecz ochrony środowiska i utrzymanie estetycznego wyglądu ogrodu. 1. Utrzymanie i pielęgnacja pasów zieleni izolujących dopływ zanieczyszczeń od dróg zewnętrznych. 2. Utrzymanie czystości w ogrodzie i na terenach przylegających do Ogrodu. 3. Organizacja wywozu i segregacji śmieci, złomu i nieczystości ciekłych. 4. Organizowanie okresowych przeglądów stanu utrzymania działek, ogrodu i terenów przyległych. 5.Ujednolicenie tabliczek informacyjnych w alejkach oraz na terenach ogólnych. 6.Prowadzenie akcji mającej na celu uświadomienie działkowcom potrzebę przestrzegania zasad porządku i bezpieczeństwa / wyprowadzanie psów na smyczy, sprzątanie po pupilach, segregacja śmieci, zamykanie bram wjazdowych i furtek /. 7.Wprowadzenie w życie zapisów Regulaminu ROD w sprawie kompostowników na każdej działce / 42 pkt 1 / oraz wysokości i stanu ogrodzenia działki/ 51pkt 1 i 2/. Sekretarz Prezes

10 U C H W A Ł A WALNEGO ZEBRANIA SPRAWOZDAWCZEGO CZŁONKÓW ROD MODRZEW W OSIELSKU z DNIA 14 kwietnia 2016 ROKU Uczestnicy walnego zebrania po zapoznaniu się z treścią sprawozdań: z rocznej działalności zarządu, finansowego i komisji rewizyjnej oraz projektów: planu pracy zarządu, preliminarza finansowego programu działania oraz wystąpień w dyskusji postanawiają: 1. Zatwierdzić sprawozdanie z działalności zarządu w tym sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie Komisji Rewizyjnej za rok Przyjąć propozycję planu pracy zarządu i preliminarza finansowego, wysokości i terminu wnoszenia opłat ogrodowych, realizacji zadania remontowego oraz innych spraw dotyczących działalności ogrodu na rok Przyjąć opłaty w wysokości: za m 2 pow. działki 0,83zł za pobranie energii elektr. wg. obowiązujących cen za kwh. 0,58zł ( średnią cenę zaokrągloną w górę do pełnego grosza) za ponowne podłączenie energii elektrycznej ( po odłączeniu za nieuregulowanie opłat) 80,00zł za pierwsze podłączenie energii elektrycznej 25,00zł ekwiwalent za nie odbyty dyżur 30,00zł 4. Kontynuować ustalenia regulaminowoporządkowe obowiązujące w naszym ogrodzie: termin wnoszenia opłaty na rzecz ogrodu do 31 maja 2016 r. termin wpłaty uchwalonego ekwiwalentu za brak udziału w dyżurze do 31 lipca 2016r. termin opłaty za pobraną energię elektryczną do 15 dnia każdego miesiąca za miniony miesiąc (od 1.04 do 15.10). Ostateczny termin opłaty 30.10( rozliczenie końcowe roczne) zezwala się na parkowanie pojazdów samochodowych na terenie użytkowanej działki zabrania się parkowania pojazdów samochodowych na alejkach i drogach ogrodowych za wyjątkiem za i wyładunku materiałów budowlanych, nawozów itp. utrzymać dyżury na dotychczas obowiązujących zasadach. zezwala się na chów gołębi ( przy zachowaniu odpowiednich warunków sanitarnych w ilości określonej przez zarząd)

11 utrzymać zasadę wyłączeń prądu i wody działkowcom, którzy za ich zużycie nie uregulują opłat w ustalonych terminach o przebywaniu na działce gości bez obecności użytkownika działki należy powiadomić gospodarza ogrodu, na okres od 15 października do 15 marca pozostawić czynną tylko jedną bramę (2) a od 15 listopada zamknąć wszystkie szlabany oraz wyłączyć oświetlenie ogrodu w okresie od 1 maja do 15 września w godzinach od do obowiązuje zakaz wjazdu na teren działek ( szlabany zamknięte) zobowiązuje się użytkowników działek do racjonalnej ( oszczędnej) gospodarki wodą przed przystąpieniem do modernizacji ( budowy) altany, użytkownik działki jest zobowiązany powiadomić gospodarza ogrodu o terminie rozpoczęcia i zakończenia robót. po modernizacji ( budowie) altany zobowiązuje się działkowców do wywozu gruzu i innych pozostałości z terenu działek i ogrodu na własny koszt, wpłaty na rzecz ogrodu dokonywać na konto: ROD Modrzew w Osielsku Bank Spółdzielczy O/ Bydgoszcz ul. Kołłątaja 8 Nr lub u kasjera w czasie dyżurów w Domu Działkowca. 7. Użytkownikom działek i członkom ich rodzin zabrania się: wyprowadzania i trzymania na terenie ogrodu psów bez smyczy i kagańca udostępniania kluczy od bram i furtek ogrodu osobom nie będących członkami ogrodu dokarmianie zwierząt poza terenem użytkowanej działki wyrzucania trawy, roślin, gałęzi (nawet pociętych), gruzu do pojemników na śmieci wywożenia w rejon pojemnika na śmieci mebli, lodówek, telewizorów itp. 8. Za wyrzucanie odpadów roślinnych i trawy do pojemnika na śmieci obciążać wyrzucającego częściowym zwrotem kosztów poniesionych przez ogród związanych z usuwaniem tych odpadów ( w 1/10 części pojemnika). 9. Zorganizować wywóz śmieci w okresie kwiecień październik. Sekretarz Prezes Osielsko, dnia r

12 Preliminarz finansowy rachunku zysków i strat ROD Modrzew na 2016r. Konto LP. TREŚC PLAN NA 2016R A PRZYCHODZY DZIAŁ STATUTOWEJ (I+II) 73542, I Składka członkowska 1872, II Opłaty ogrodowe 71670, B KOSZTY DZIAŁALNOŚĆI STATUTOWEJ(13) 16301, Koszty posiedzeń statutowych 4200, Koszty działań aktywu 6601, Koszty działalności socjalnej i oświatowej 5500, C KOSZTY ADMINISTRACYJNE (1 do 6) 57214, Zużycie materiałów i energii 23041, Usługi obce 14500, Wynagrodzenia 16300, Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 600, Koszty podróży 2100, Pozostałe koszty 700,00 Fundusz Rozwoju Stan początkowy 8483,55 Wpływy 5000,00 Wykorzystanie 6000,00 Stan funduszu na ,55 Fundusz Oświatowy Stan początkowy 192,05 Wpływy 200,00 Wykorzystanie 280,00 Stan funduszu na ,05 Księgowa Skarbnik Prezes