Standard traceability GS1: Co powinieneś wiedzieć?

Transkrypt

1 Standard traceability GS1: Co powinieneś wiedzieć? 1 PLAN i ORGANIZACJA 2 3 DEFINIOWANIE DANYCH PRZECHOWYWANIE DANYCH 4 5 WYKORZYSTANIE ŚLEDZENIE DANYCH

2 Co powinieneś wiedzieć? GS1 w skrócie 3 Wstęp 4 Zrozumieć traceability: 5 Traceability w łańcuchu dostaw 5 Wewnętrzne traceability 6 Zwnętrzne traceability 7 Uzestnicy procesu traceability 8 Jdnostka w rozumieniu traceability 9 Zsady identyfikacji jednostek handlowych 10 Gobalny standard identyfikacji w systemie GS1 10 Dane w traceability 12 Minimalny poziom informacji wymagany dla traceability 13 Procesy traceability 15 Bank informacji 26 Zastrzeżenia Pomimo iż, dołożono wszelkich starań w celu zapewnienia prawidłowości standardów GS1, zawartych w tym dokumencie, zarówno GS1 jak i pozostałe strony zaangażowane w utworzenie tego dokumentu oświadczają, że nie ponoszą żadnej odpowiedzialności, bezpośredniej lub pośredniej, za uszkodzenia lub straty wynikające z używania tego dokumentu. Dokument może być aktualizowany ze względu na zmian standardów, wymagań prawnych i technologii.. Copyright Prawa autorskie, wrzesień 2006, Wszelkie prawa są zastrzeżone. Żadna cześć publikacji nie może być powielana, przechowywana w systemach wyszukiwania, lub przekazywana w dowolnej formie: drogą elektroniczną, fotograficzną, lub poprzez nośniki bez pisemnej zgody wydawcy. Kontakt GS1 Polska Instytut Logistyki I Magazynowania ul. Estkowskiego 6, Poznań do

3 GS1 w skrócie GS1 jest niezależną organizacją not-for-profit utworzoną w celu projektowania i wdrażania globalnych standardów, technologii i rozwiązań mających usprawnić łańcuchy dostaw poprzez określenie użytecznych informacji dla każdego wymienianego dobra lub usługi. GS1 powstało z połączenia EAN International i UCC Uniform Code Council. Obecnie system GS1 jest najpowszechniej stosowanym systemem standardów na świecie. GS1 posiada ponad 30 lat doświadczeń i jest obecny w ponad 145 krajach. Za pomocą standardów GS1 ponad milion firm na różnych etapach łańcucha dystrybucji wykonuje około miliard transakcji dziennie. System GS1 tworzy 108 Organizacji Krajowych, których zadaniem jest administrowanie bazą unikatowych numerów stanowiących podstawę identyfikacji produktów, zasobów i lokalizacji, oraz promocja globalnych standardów na rynku. System działa w ponad 20 sektorach, między innymi: dobrach szybko zbywalnych, ochronie zdrowia i farmacji, transporcie, logistyce oraz wojsku. GS1 współpracuje zarówno z małymi i średnimi przedsiębiorstwami jak również z dużymi międzynarodowymi koncernami. System zintegrowanych standardów GS1 stanowi fundament jednoznacznej identyfikacji i komunikacji na temat produktów, zasobów, usług i lokalizacji. Rozwiązania GS1 obejmują: GS1 Barcode: globalny standard dla automatycznej identyfikacji jednostek i zasobów lub ich lokalizacji w czasie rzeczywistym GS1 ecom: globalny standard dla elektronicznej wymiany komunikatów biznesowych oraz dokładnej wymiany danych między partnerami biznesowymi GS1 GDSN ustandaryzowane globalne rozwiązanie dla synchronizacji danych podstawowych między partnerami handlowymi GS1 EPCglobal globalny standard dla identyfikacji jednostek i zasobów oparty na technologii RFID GS1 oferuje także rozwiązanie bazujące na połączeniu rozwiązań GS1 np: GS1 traceability, czyli standard śledzenia produktów żywnościowych, farmaceutyków lub innych produktów wymagających monitorowania w łańcuchu dostaw GS1 w służbie zdrowia dla zapobiegania błędom medycznym i fałszerstwom w łańcuchach dostaw służby zdrowia. Ponadto GS1 oferuje szeroki zakres usług dla wsparcia biznesu we wdrażaniu i wykorzystywaniu standardów, prowadzeniu szkoleń, certyfikacji i doradztwie. 3

4 Wstęp Traceability to zdolność do identyfikowania poprzedniej lub obecnej lokalizacji określonej jednostki handlowej lub logistycznej, jak również odtworzenia jej historii w łańcuchu dostaw. Najczęściej system traceability wykorzystywany jest do lokalizowanie wadliwej lub zagrażającej zdrowiu żywności, farmaceutyków lub innych niebezpiecznych dla klientów produktów znajdujących się w obrocie. W niektórych przypadkach możliwość szybkiego i łatwego, od strony technicznej, wycofania jednostki lub grupy jednostek z rynku może uratować życie. Wycofanie produktów w odpowiednim czasie redukuje także potencjalne straty finansowe i pozwala zachować zaufanie konsumentów do jakości ich ulubionych marek. Traceability posiada także inne zastosowanie. Pozwala na przykład określić ważne dla klientów atrybuty i informacje, np. na temat procesów przetwarzania, organicznych sposobów produkcji, rodzaju żywności, kosmetyków niepowodujących alergii lub produktów niezawierających cukru. Traceability jest także narzędziem wykorzystywanym do walki z produktami podrabianymi, fałszerstwami oraz pomaga w ochronie marki. W niektórych krajach, regulacje traceability stały się także pomocne w spełnieniu wymogów w walce z bioterroryzmem. Wdrażanie systemu traceability w łańcuchach dostaw wymaga zaangażowania wszystkich stron zintegrowanych za pomocą systemów informatycznych w celu określenia zasad fizycznego przepływu materiałów i produktów wraz z przepływem informacji o nich. Podstawą prawidłowego zarządzania łańcuchów dostaw jest zastosowanie wspólnego języka komunikacji między partnerami, taką funkcjonalność zapewniają standardy system GS1. Od chwili, gdy środowisko biznesowe rozpoznało wartości płynące z wdrożenia traceability, zaczęto pracować nad ograniczeniem potencjalnych niezgodności i niepotrzebnych kosztów związanych z zastosowaniem wielorakich systemów. Menadżerowie zauważyli także, iż indywidualna firma jest jedynie pewnym elementem łańcucha, o sile którego decyduje jego najsłabsze ogniwo. W skrócie rynek wymaga systemu traceability łatwego do wdrożenia przez każdy podmiot w dowolnym łańcuchu dostaw. Standard traceability GS1 spełnia te kryteria. Definiuje zasady i minimalne wymagania, jakie należy spełnić w momencie projektowania i wdrażania systemów traceability. Standardy GS1 (takie jak kody kreskowe, EPC, komunikaty elektroniczne ecom i inne) umożliwiają łatwą implementację traceability. Poniższy dokument dostarcza podstawowych informacji o: Uczestnikach procesu traceability i zasadach współpracy między nimi Rodzajach śledzonych jednostek oraz ich poziomach Wykorzystywaniu unikalnych globalnych identyfikatorów dla określonych typów jednostek Procesach i etapach budowania systemu traceability 4

5 Zrozumieć traceability: Jak wspomnieliśmy we wstępie, traceability posiada funkcjonalność śledzenia historii jednostek handlowych i logistycznych oraz stron, które były zaangażowane w proces przepływu dóbr. Opisując standard traceability GS1 należy określić: Definicje procesów w nim zachodzących Minimalne wymagania dla wszystkich sektorów i typów produkcji istniejących stron w nim występujących Sposób wykorzystania istniejących standardów GS1 Zasady traceability mogą być wdrożone praktycznie w każdym sektorze obsługiwanym przez standardy GS1. Traceability w łańcuchu dostaw Zarządzanie procesami śledzenia w łańcuchu dostaw pociąga za sobą konieczność integracji przepływu informacji o jednostkach z ich fizycznym przepływem (Patrz rys.1). Każdy uczestnik łańcucha dostaw odgrywa w nim określoną rolę stąd, by zapewnić możliwość wymiany informacji między nimi, istnieje potrzeba postępowania zgodnie z podstawowymi zasadami standardu traceability. Rysunek 1: Traceability w łańcuchu dostaw UWAGA: By wdrożyć procesy traceability w łańcuchach dostaw, wszyscy partnerzy powinni stosować wewnętrzne i zewnętrzne systemy identyfikacji przepływu dóbr. 5

6 Wewnętrzne traceability Wewnętrzne traceability ma miejsce wtedy, gdy partner handlowy przyjmuje jedną lub kilka śledzonych jednostek a następnie przetwarza je lub przechowuje w ramach wewnętrznych procesów przepływu dóbr. Proces ten trwa do momentu, gdy przetworzone lub przechowane jednostki zostaną wysyłane na zewnątrz do następnego ogniwa w łańcuchu. Rysunek 2: Śledzenie jednostek w obiegu wewnętrznym firmy Przykład procesów wewnętrznych mogą stanowić działania związane z: Fizycznym przemieszczeniem dóbr Przetwarzaniem, związanym ze zmianą charakterystyki jednostki i/lub jej wykorzystaniem, połączeniem z inną jednostką bądź przepakowaniem Składowaniem jednostki w określonej lokalizacji Zniszczeniem produktu zagrażającego bezpieczeństwu klientów lub nie spełniającego norm jakości Każdy z partnerów ponosi odpowiedzialność za utrzymywanie i przechowywanie danych, które są wprowadzane w trakcie procesów obrotu prowadzonych wewnątrz firmy. Standard traceability zaleca wykorzystanie globalnych standardów identyfikacji dla gromadzenia danych o produkcie od momentu jego wejścia, poprzez wszystkie wewnętrzne procesy obróbki Gromadzone dane powinny dotyczyć także informacji o początkowych i finalnych lokalizacjach danej jednostki po przemieszczeniu poza wewnętrzny system śledzenia firmy. 6

7 Zewnętrzne traceability Zewnętrzne traceability ma miejsce, gdy śledzone produkty są fizyczne przekazywane między partnerami handlowymi. Rysunek 3: Traceability za zewnątrz firmy. Każdy z partnerów handlowych powinien posiadać możliwość śledzenia źródeł pochodzenia produktów (śledzenie do tyłu) oraz identyfikacji bezpośrednich odbiorców (śledzenie do przodu) Traceability nie oznacza, że każdy partner w łańcuchu musi przechowywać i publikować wszystkie informacje o śledzonych produktach. Jednakże podmiot będący źródłem informacji o śledzonej jednostce jak i jej odbiorca muszą komunikować się i przechowywać informacje identyfikujące, przynajmniej jeden wspólny poziom opakowania śledzonej jednostki w swoich systemach. W ten sposób możliwe jest zapewnienie właściwego przepływu informacji w relacjach śledzenia do tyłu i do przodu. Każdy śledzony produkt powinien być zidentyfikowany u źródła (w miejscu wytworzenia) za pomocą etykiety z kodem kreskowym lub radiowych tagów. Zalecenia standardu traceability dla identyfikacji jednostek wskazują wykorzystanie do tych celów Globalnego Identyfikatora Jednostki Handlowej GTIN i Seryjnego Numeru Jednostki wysyłkowej SSCC Właściciel marki handlowej powinien zapewnić unikalną identyfikację śledzonych jednostek. W sytuacji, gdy w procesy produkcji zaangażowany jest podwykonawca lub licencjonowany partner, wybór sposobu identyfikacji produktów zależy od właściciela marki, który jest odpowiedzialny za zapewnienie jednoznacznej identyfikacji oraz spełnienie warunków zawartych w oddzielnych umowach. Nośnik identyfikacji np.: znak graficzny, kod kreskowy, tag, naklejka lub dokument, powinien pozostać na śledzonej jednostce lub jej towarzyszyć do momentu, gdy zostanie ona wykorzystana skonsumowana lub zniszczona przez finalnego odbiorcę. 7

8 Uczestnicy procesu traceability Standard traceability GS1 rozróżnia w procesach strony i ich role. Strony określane są, jako jednostki prawne lub fizyczne (np.: kupujący). Przez rolę podmiotów i ich zakres odpowiedzialności rozumie się specyficzne funkcje pełnione na określonych etapach, w określonym czasie. Wśród stron występujących w łańcuchach dostaw możemy określić następujących partnerów: Przewoźnik / Dostawca Usług logistycznych Strona odpowiedzialna za dostawę lub transport śledzonych jednostek Przetwórca / Producent Najczęściej jest to strona, która otrzymuje i przetwarza otrzymane surowce lub półfabrykaty. Przykłady obejmują farmerów, rzeźnie lub pakowalnie, które gromadzą surowiec od wielu farmerów oraz producentów żywności zaangażowanych w wykonanie gotowego produktu. Łańcuch dostaw może składać się z więcej niż jednego przetwórcy czy producenta. Detalista / Punkty sprzedaży Jest to strona kontaktująca się bezpośrednio z konsumentem. Jako przykład można tu podać: dostawców służby zdrowia (apteki), instytucje lub jednostki świadczące usługi np. hotele lub restauracje. Hurtownia / Centrum dystrybucji Podmiot odpowiedzialny za przechowywanie, kompletację i składowanie śledzonych jednostek. Instytucja zewnętrzna. Strona wykonująca zadania związane z ochroną prawną interesu społecznego i bezpieczeństwa. Te sama jednostka prawna może pełnić więcej niż jedną funkcję. Dla przykładu dostawca usług logistycznych może występować jako podmiot odpowiedzialny za magazynowanie lub/i jako centrum dystrybucji. W rzeczywistości sytuacja, gdy podmiot występuje w łańcuchu wielokrotnie jest dość powszechna. Zadania partnerów występujących w procesie traceability? Strony uczestniczące w procesach traceability pełnią w łańcuchach dostaw różnego rodzaju funkcje. Ich zakres zależy od fizycznego i informacyjnego przepływu dóbr w tych procesach. W procesach przepływu informacji partner handlowy może być rozróżniany jako: 8

9 Właściciel Marki Czyli strona, która jest odpowiedzialna za nadanie numerów identyfikujących na daną jednostkę, zgodnie ze standardem GS1, oraz umieszczenie kodów kreskowych lub innego oznaczenia na niej UWAGA: Właściciel marki jest administratorem Prefiksu Firmy GS1 i/lub strona jest właścicielem jednostki handlowej i/lub strona jest właścicielem specyfikacji produktu i/lub strona odpowiedzialna jest za wprowadzenie śledzonego produktu na rynek Twórca danych dla procesów traceability Partner uczestniczący w procesie, który tworzy informacje. Źródło danych dla procesów traceability Partner uczestniczący w procesie, który dostarcza informacji. Odbiorca danych w procesach traceability Partner posiadająca autoryzowany wgląd do informacji. Inicjator śledzenia Osoba lub podmiot, który zaczyna proces śledzenia. Role fizycznego przepływu. Partnerzy handlowi mogą być rozróżniani według funkcji w fizycznym przepływie jednostek. Twórca śledzonej jednostki Strona tworzy śledzoną jednostkę lub przygotowuje oddzielną nową jednostkę podlegającą śledzeniu poprzez zmiany w dotychczasowych jednostkach. Źródło śledzonych jednostek Partner procesu odpowiedzialny za wysyłkę lub dostarczenie śledzonej jednostki Odbiorca jednostki Partner procesu, który otrzymuje śledzoną jednostkę. Przewoźnik Partner procesu, który otrzymuje, przewozi i dostarcza jedną lub więcej śledzonych jednostek, z punktu do punktu, bez jakichkolwiek zmian w przewożonej jednostce. Najczęściej tego typu partnerzy nie są właścicielami jednostek a jedynie je przechowują i stanowią nadzór lub kontrolę nad nimi. Jednostka w rozumieniu traceability Jednostka podlegająca śledzeniu jest obiektem fizycznym, co do którego zachodzi potrzeba gromadzenia informacji na temat jego historii, zastosowania lub lokalizacji. Poziom, na którym śledzona jednostka jest definiowana pod względem hierarchii pakowania produktów lub rodzaju ładunku, zależy od branży lub/i stopnia wymaganej kontroli. 9

10 Jednostki śledzone można ustawić według następującego poziomu: Przesyłka Może zawierać jedną lub kilka jednostek logistycznych Przykładem mogą być, kontenery, statki, 10 palet z różnymi lub identycznymi jednostkami Jednostki logistyczne Mogą zawierać inne jednostki logistyczne Mogą zawierać jedną lub więcej jednostek handlowych Mogą być jednostką handlową Przykładem mogą być palety, pojemniki Jednostki handlowe nieprzechodzące przez Punkt Sprzedaży POS Jednostki handlowe Partie lub grupy jednostek handlowych Seryjne jednostki handlowe Przykładem mogą być: pudła, worki Jednostki handlowe przechodzące przez Punkt Sprzedaży POS Przykład obejmuje jednostki konsumenckie Zasady identyfikacji jednostek handlowych Wszystkie śledzone jednostki muszą posiadać globalną i unikalną identyfikację precyzyjnie opisującą daną jednostkę lub, jeśli jest to niemożliwe, oznaczenia powinny chociaż występować na jednostkach zbiorczych, zawierających jednostki podlegające śledzeniu lub/i dokumentach im towarzyszących. Globalny standard identyfikacji w systemie GS1 Numer GTIN (Globalny Numer Jednostki Handlowej) stanowi podstawę dla identyfikacji produktów i może służyć, jako punkt odniesienia dla szerokiego zakresu informacji o produkcie. Z punktu widzenia traceability GTIN może nie być wystarczającym sposobem oznakowania jednostki, stąd konieczność zastosowania dodatkowych informacji unikalnie identyfikujących produkt lub grupy produktów. 10

11 Rysunek 4: Macierz identyfikatorów. Dodatkowe informacje o wykorzystaniu globalnych identyfikatorów Jeżeli śledzona jednostka jest ładunkiem to: Na unikalnym (seryjnym) poziomie identyfikacji ładunki oznaczane są numerem SIN (Shipment Identification Number) wykorzystywanym do tworzenia numerów: listów przewozowych, awizo wysyłki, faktur, kontenerów, dowodów dostawy. Jeżeli śledzona jest jednostką logistyczną to: Należy wykorzystać numer SSCC Seryjny numer jednostki wysyłkowej Jeżeli śledzona jednostka jest jednostką handlową, która nie przechodzi przez POS to: Na podstawowym poziomie identyfikacji tworzony jest GTIN dla zgrupowania jednostek handlowych Na określonym poziomie partii identyfikacja następuje poprzez GTIN + numer partii lub serii By zapewnić unikalność (seryjność) poziomu identyfikacji tworzony jest numer GTIN + numer seryjny (SGTIN) Jeżeli śledzona jednostka jest jednostką handlową, przechodzącą przez POS to: Na ogólnym poziomie identyfikacji tworzony jest GTIN dla zgrupowania jednostek handlowych Na określonym poziomie partii identyfikacja następuje poprzez GTIN + numer partii lub serii By zapewnić unikalność (seryjność) poziomu identyfikacji tworzony jest numer GTIN + numer seryjny (SGTIN) 11

12 Przyjmując dla Traceability pewną hierarchę identyfikacji można stwierdzić, iż: Wszystkie śledzone jednostki powinny posiadać fizyczne oznaczenia z numerem partii lub serii dla zachowania wymagań prawnych np. dotyczących produktów spożywczych Tam gdzie jest to wymagane należy podać daty; Best Before (dla żywności) lub datę ważności i numery serii lub partii (np. na farmaceutykach) Gdy wymagane jest podniesienie poziomu dokładności stosowane może być identyfikowanie jednostek za pomocą numerów seryjnych, na przykład: samochodów, pralek, komputerów. Numer seryjny należy stosować dla jednostek handlowych nieprzechodzących przez punktu sprzedaży (w przypadku jednostek konsumenckich), które wymagają śledzenia na tym poziomie np:skrzyni z owocami lub warzywami, pudeł z mięsem. Jednostka logistyczne będące jednocześnie jednostką handlową powinna być dodatkowo identyfikowana numerem GTIN Dane w traceability W zależności od typu produktu procesy traceability mogą być opisywane za pomocą danych podstawowych lub transakcji. Dane mogą mieć charakter publiczny lub prywatny, w zależności od wzajemnych relacji wynikających z umów. Rysunek 5: Macierz danych w traceability 12

13 Dane podstawowe Charakterystyka danych podstawowych: Trwale identyfikują określoną jednostkę Posiadają stały charakter czasowy i nie podlegają częstym zmianom Są udostępniane i / lub wykorzystywane w wielu procesach biznesowych i aplikacjach systemowych Mogą być danymi tworzonymi w czasie wewnętrznych procesów firmy jak i danymi wynikającymi z relacji handlowych z partnerami Dane podstawowe opisują: Informacje o jednostce handlowej (GTIN, nazwę, klasyfikację, wymiary i masę) Informacje dotyczące stron i lokalizacji partnerów handlowych (GLN, adresy, kontakty) Szczegółowe informacje dotyczące produktów (specyfikacja, proces produkcji, komponenty pochodzenie surowców) Dane dotyczące transakcji Dane dotyczące transakcji tworzone są podczas fizycznego przepływu dóbr. Mogą być zbierane tylko wtedy, gdy wydarzenie miało miejsce. Dane dotyczące transakcji obejmują: Informacje dotyczące ładunku (numer awizo wysyłki, data wysyłki / odbioru, wysyłka od/do, identyfikacja transportu) Informacje dotyczące jednostek logistycznych (SSCC, opis zawartości) Informacje dotyczące partii/serii lub numeru seryjnego jednostki handlowej (partia/seria lub numer seryjny, ilość, daty ważności) Aktualne szczegóły dotyczące produktu (dane jakościowe, wyniki analiz, partia/seria surowców, identyfikacja wykorzystanych zamienników) Dane publiczne Informacje publiczne mogą być wprowadzane do systemu przez posiadacza śledzonego produktu (opis źródła i odbiorców). Dane publiczne mogą zawierać: Informacje o stronach procesów i ich lokalizacjach Informacje o jednostkach handlowych Informacje o ładunku Informacje o jednostkach logistycznych Partii/serii lub numerze seryjnym jednostki handlowej Dane prywatne: Informacje prywatne są wymieniane w ograniczonym środowisku np: między pojedynczymi stronami łańcucha, między poprzednikiem lub następnym partnerem handlowym. Dane prywatne mogą zawierać. Informacje szczegółowe na temat planowanych produktów Aktualne informacje szczegółowe o produktów (np. receptury) Minimalny poziom informacji wymagany dla traceability Dla globalnych procesów traceability minimalna wymagana ilość informacji musi być wymieniana w trakcie fizycznego przepływu dóbr. Każda branża powinna przeanalizować czy i jakie dodatkowe informacje należy wziąć pod uwagę dla zachowania ogólnego standardu oraz jego uzupełnienia o wymagania szczegółowe 13

14 Minimalne wymagane informacje i odpowiadające im elementy danych: Strony mogą występować jako: Źródło śledzonych produktów, często występując w roli źródła danych o jednostce (GLN) Odbiorcy śledzonych produktów, często występując w roli odbiorcy danych (GLN) Czym jest śledzona jednostka? Elementy danych opisujących śledzoną jednostkę wymagane w procesie śledzenia zależą od wybranego poziomu jednostki. Warunki identyfikacji jednostki handlowej? Jest oznakowana identyfikatorem jednostki handlowej GTIN Posiada opis (charakterystykę, skład) Posiada zdefiniowaną liczba i/lub masę Warunki identyfikacji jednostki handlowej posiadającej informacje o partii produkcyjnej? Jest oznakowana identyfikatorem jednostki handlowej (GTIN + numer partii / serii) Posiada opis (charakterystykę, skład) Posiada zdefiniowaną liczba i/lub masę Warunki identyfikacji jednostki handlowej posiadającej informacje o serii produktu? Jest oznakowana identyfikatorem jednostki handlowej (GTIN + numerem seryjnym) Posiada opis (charakterystykę, skład) Posiada zdefiniowaną liczbę i/lub masę Warunki identyfikacji jednostki logistycznej? Posiada Identyfikator jednostki logistycznej (SSCC + Identyfikator zastosowań) Opisana jest liczba logistycznych jednostek logistycznych Warunki identyfikacji przesyłki? Posiada identyfikator przesyłki (za pomocą Numeru Identyfikacyjnego Przesyłki SIN) Identyfikacja ruchu jednostek? Najlepsze praktyki lub specyfikacja dodatkowych wymagań traceability zalecają wykorzystanie odpowiednich identyfikatorów zastosowań (IZ) przenoszących dane o lokalizacjach (z wykorzystaniem numerów GLN) Data otrzymania i/lub data wysłania zależą od roli pełnionej przez stronę. Można też zastosować komunikat EDI DESADV 14

15 Procesy traceability Niniejszy rozdział ma za zadanie wyjaśnić procesy występujące w systemie traceability oraz opisać zakres działań, jakie należy podająć w celu jego wdrożenia. UWAGA: Opisy zawierające wyrażenie: musi, wymaga lub powinien zostały użyte przy definiowaniu obowiązkowych wymagań specyfikacji. Wyrażenia: mogą lub opcjonalnie oznaczają, że dane działanie jest opcjonalne. Proces przygotowania firmy do wdrożenia traceability można przedstawić w następujący sposób. 1 PLAN i ORGANIZACJA Rysunek 6: Działanie w zakresie wprowadzania traceability. Podproces 1: Plan i organizacja Zadaniem podprocesu pierwszego jest ustalenie sposobu przydzielania, zbierania, alokacji oraz przechowywania danych potrzebnych dla traceability. Ponadto ustalane są zasady zarządzania przepływem informacji opisujące proces wejścia, wyjścia oraz obiegu wewnętrznego informacji. Początkiem procesu tworzenia systemu traceability jest moment, w którym partnerzy handlowi podejmują decyzję odnośnie zastosowania systemu śledzenia i bezpieczeństwa produktów. KROK 1: Określenie zasad przydzielania, zbierania, alokacji i przechowywania informacji. KROK 2: Określenie zasad zarządzania przepływem informacji wchodzącej, wychodzącej oraz informacji dotyczącej wewnętrznych procesów w firmie. 15

16 Podproces 1 kończy się w momencie, gdy zapadną decyzje, co do sposobu zbierania, dzielenia i przechowywania informacji. Wynikiem podprocesu jest także określenie planów i organizacji wdrożenia systemu traceability zgodnie z podanymi poniżej wytycznymi. 2 DEFINIOWANIE DANYCH Podproces 2: Określenie danych podstawowych Podproces 2 określa zasady identyfikacji stron i ich lokalizacji, uczestniczących w łańcuchu dostaw oraz jednostek handlowych i określonych zasobów w nim przemieszczanych. Dodatkowo określone zostają zasady wymiany danych z parterami handlowymi. Zaleca się upublicznienie odpowiednio zdefiniowanych danych podstawowych jeszcze przed rozpoczęciem fizycznej dystrybucji produktów. KROK 3: Identyfikacja stron Partner handlowy musi być oznaczony globalnym i unikatowym identyfikatorem. Odpowiednim dla tego typu zastosowań jest standardowy numer GS1 GLN (Globalny Numer Lokalizacyjny). KROK 4: Nadanie identyfikacji dla lokalizacji fizycznej Początek łańcucha traceability stanowi partner będący źródłem śledzonej jednostki. Odbiorcami tych informacji będą jego kolejni partnerzy np. przewoźnik, właściciel marki, twórca danych. Każda wewnętrzna lub zewnętrzna lokalizacja musi być oznaczona globalnym i unikalnym identyfikatorem. Poziom identyfikacji zależy od partnerów, to oni decydują czy identyfikacja ma dotyczyć magazynów czy miejsc paletowych KROK 5: Nadanie identyfikacji dla zasobów Partnerzy traceability powinni oznaczyć każdy z zasobów, który potrzebuje śledzenia do przodu i do tyłu w łańcuchu dostaw. Musi on być zidentyfikowany w globalny i unikatowy sposób. Odpowiednim według Standardów GS1 jest identyfikator GIAI (Globalny Identyfikator Indywidualny Zasobów) lub jeśli zasób jest zwrotny to GRAI (Globalny Identyfikator Zasobów Zwrotnych). KROK 6: Oznakowanie jednostek handlowych Podstawową rolę w tym zadaniu odgrywa właściciel marki. Każda jednostka handlowa, która wymaga śledzenia do przodu i do tyłu musi być zidentyfikowana w globalny i unikalny sposób. Identyfikacja powinna obejmować wszystkie poziomy hierarchii produktów np.: jednostki konsumencie lub jednostki handlowe nieprzechodzące przez POS. KROK 7: Wymiana danych podstawowych Podstawową rolę w tym procesie odgrywają wszyscy partnerzy Traceability. Uzgodnienie zasad wymiany danych jest kluczowym elementem procesu śledzenia produktów i stanowi o jego skuteczności. Podproces 2 kończy się w momencie, gdy definiowanie danych podstawowych zostało zakończone. Wynikiem prac jest zdefiniowanie danych podstawowych przez wszystkich partnerów traceability. 16

17 Podproces 3: Przechowywanie danych traceability Ten proces opisuje zasady nadawania, zapisu i przechwytywania identyfikatorów śledzonych jednostek, zasad zbierania, przekazywania oraz gromadzenia danych wzdłuż fizycznego przepływu jednostki. Rysunek 7: Określenie zasad wymiany danych KROK 8: Identyfikacja śledzonych jednostek w momencie ich tworzenia. Główną odpowiedzialność w tym procesie odgrywają: twórca śledzonej jednostki lub właściciel marki pełniący rolę twórców danych. Właściciel marki musi zapewnić unikalną identyfikację jednostek. Identyfikacja jednostki handlowej musi nastąpić najpóźniej w momencie jej fizycznego stworzenia. Partnerzy traceability powinni uzgodnić wspólny poziom śledzonych jednostek a dla uzgodnionych już poziomów określić, zasady spójności i wymiany informacji. Gdy śledzona jednostka jest jednostką handlową to: Dana jednostka musi być identyfikowana przynamniej za pomocą GTIN. Z punktu widzenia traceability takie znakowanie może okazać się niewystarczające. Dodatkowe funkcje identyfikacji dla produktu lub grupy produktów mogą stanowić numery partii / serii lub tam gdzie jest to właściwe numer seryjny. Odpowiednimi do tych zadań standardami GS1 są: GTIN, GTIN + numer partii/serii lub GTIN + numer seryjny / SGTIN. 17

18 Gdy śledzoną jednostką jest jednostką logistyczną to: By zapewnić unikalną identyfikację jednostek logistycznych wskazane jest zastosowanie odpowiedniego Standardu GS1 tj. numeru SSCC. KROK 9: Zastosowanie odpowiedniej metody znakowania na śledzonych jednostkach lub na towarzyszących procesom dokumentach. Najważniejszą rolę w tym procesie odgrywa twórca śledzonej jednostki. W przypadku zastosowania technologii kodów kreskowych zgodnie ze Standardami GS1 możliwe jest wykorzystanie następujących symbolik: Jeżeli jednostka handlowa jest jednostką przechodzącą przez punkty sprzedaży POS (jednostką detaliczną) zalecane jest wykorzystanie symboli EAN/UPC Jeżeli śledzona jednostka jest jednostką nieprzechodzącą przez punkty sprzedaży (zgrupowaniem produktów, opakowaniem zbiorczym) lub jeśli firma dodatkowo umieści numer partii/serii lub numeru seryjnego można do tego celu zastosować GS1-128, ITF-14 lub EAN/UPC (za wyjątkiem symboliki EAN-8) Jeżeli śledzona jednostka jest jednostka logistyczną stosujemy symboliki GS1-128 Jeżeli śledzona jednostka jest przesyłką stosujemy symbolikę GS1-128 W przypadku wykorzystanie standardów GS1 w technologii RFID: 900 MHz klasa 0 Częstotliwość radiowa, Tag identyfikacyjny MHz Klasa 1 częstotliwości radiowych (RF) Identyfikacja Tagów za pomocą częstotliwości Radiowych i Specyfikacja interfejsów komunikacyjnych. Klasa -1 Generacja 2 UHF EPC Protokół komunikacyjny EPC Standard zapisu danych w Tagu W każdym przypadku śledzona jednostka musi przenosić globalny i unikalny identyfikator w odpowiedniej technologii znakowania lub jeśli to nie jest możliwe, oznakowaniu powinien podlegać zasób zawierający te jednostki lub towarzyszący im dokument. Nośnik identyfikacji musi pozostać na jednostce lub towarzyszyć jej do momentu ostatecznej konsumpcji, sprzedaży lub zniszczenia. Nośnik identyfikatora musi pozostać na oznaczonej jednostce lub towarzyszyć jej, jeśli jednostka pakowana jest w opakowanie wyższego poziomu. Nośnik identyfikatora musi przenosić informacje powiązane przynajmniej jednym źródłem danych (np. właścicielem, importerem). Identyfikator śledzonej jednostki musi pojawić się na wszystkich towarzyszących dokumentach lub wiadomościach zawierających informacje związane z daną jednostką. KROK 10: Zastosowanie identyfikatorów i ich nośników na śledzonych jednostkach lub towarzyszących dokumentach w momencie, gdy następuje zmiana jednostki 18

19 Główną odpowiedzialność za jakość danych na tym etapie ponosi podmiot będący źródłem pochodzenia śledzonej jednostki i jej odbiorca. Za sposób wykorzystania tych informacji odpowiadają: twórca śledzonej jednostki, transporter, twórca danych źródłowych i odbiorca danych traceability. Wszyscy nadawcy i odbiorcy śledzonych jednostek muszą zbierać informacje na temat śledzonych jednostek lub zasobów zawierających jednostki z odpowiednich nośników. KROK 11: Zbieranie danych do identyfikacji śledzonych jednostek lub zasobów w przypadku wysłania lub otrzymania śledzonej jednostki Główną odpowiedzialność w tym procesie odgrywa odbiorca danych. Zasady i sposób wykorzystania tych danych zależą do twórcy śledzonej jednostki, źródła pochodzenia danej jednostki, odbiorcy śledzonej jednostki, transportera, twórcy danych i źródła danych. KROK 12: Dzielenie się istotnymi danymi traceability wysyłanie informacji Główną rolę odgrywa tu podmiot będący źródłem danych. Pozostałe funkcje pełnią twórca jednostki, podmiot będący źródłem pochodzenia produktu, transporter i twórca danych. Każde ze źródeł pochodzenia jednostek i podmiotów odbierających musi zapisywać i może dzielić się szczegółowymi informacjami w zakresie minimalnych wymagań dla identyfikacji przenoszonych jednostek. Często tego typu dane zapisywane są w dokumentach identyfikujących ładunek. Podmiot będący źródłem pochodzenia śledzonych jednostek może upowszechnić lub umożliwić dostęp do części danych dotyczących specyfikacji produktu lub jakości dla jednego lub kilku partnerów handlowych. Proces lub wydarzenie, co do których zachodzi potrzeba odzyskiwania informacji może być unikalnie identyfikowane. Sposób identyfikacji zdarzeń odbywa się według wewnętrznych, przyjętych przez dany podmiot zasad np. w systemach zarządzania produkcją lub systemach zapewnienia jakości. KROK 13: Przechowywanie danych Wszyscy uczestnicy łańcucha, zarówno twórcy jednostek śledzonych i ich odbiorcy muszą zapisywać informacje związane z relacjami między jednostkami tworzonymi, otrzymywanymi, przetwarzanymi i / lub wysyłanymi. Dane dotyczące procesu traceability muszą być otrzymywane w okresach, których długość jest określana odpowiednimi przepisami prawa (np. prawa żywnościowego) praktyką biznesową (polityki wewnętrznej, kontraktów) lub standardami GS1. Podproces 3 (Gromadzenia danych traceability) kończy się w momencie, gdy następuje: Dostarczenie jednostki do ostatniego punktu sprzedaży lub usługi Zniszczenie jednostki Wyjście jednostki poza ewidencjonowane procesy traceability. 19

20 Wynikiem podprocesu trzeciego jest stworzenie w relacjach miedzy partnerami możliwości identyfikacji jednostek, zbierania i zapisywania danych o śledzonych jednostkach w całym łańcuchu dostaw. 4 ŚLEDZENIE Podproces 4: Polecenie śledzenia, Proces czwarty określa, w jaki sposób rozpocząć i zapewnić wymóg śledzenia produktów. Każdy z partnerów w łańcuchu może zainicjować taki wymóg na skutek skarg klientów lub wymagań odpowiednich urzędów. Wykrycie i potwierdzenie nieprawidłowości, wad w produktach, powoduje wymóg ich wycofania lub usunięcia z obrotu. Wymóg śledzenia może pociągać za sobą obowiązek monitorowania przepływu produktu zarówno w dół jak i w górę łańcucha dostaw tak, by w pełni zapewnić skuteczność tego procesu. Takie rozumienie śledzenia jednostek w łańcuchach dostaw odpowiada wymaganiom stawianym w zapisach i regulacjach prawnych Podproces zaczyna się w momencie powstania potrzeby wycofania produktu. Informacje na ten temat nie są dostępne wewnątrz firmy i muszą zostać uzyskane od zewnętrznych partnerów handlowych. KROK 14: Polecenie śledzenia Rysunek 8: Schemat zasad zapisu danych Najważniejszym podmiotem w tym procesie jest inicjator zapytania. Pozostali partnerzy odpowiedzialni za tworzenia jednostki, jej pochodzenie, przeznaczanie, transport, markę oraz za przepływ informacji pomiędzy ich twórcami i odbiorcami będą zgodnie z przesłanym zleceniem 20

21 przesyłać odpowiedzi. Każda ze stron może wysłać sygnał o potrzebie śledzenia partnera, od którego pochodzi produkt lub jego odbiorcy, lub też twórcy czy odbiorcy informacji o produkcie. Partner handlowy, który życzy sobie rozpoczęcia procesu śledzenia musi, by pomóc w identyfikacji jednostki, porozumieć się z partnerem będącym źródłem danych, wykorzystując przynajmniej jeden z atrybutów wymienionych poniżej: Identyfikator śledzonej jednostki lub inny atrybut śledzonej jednostki np. GTIN + numer serii Identyfikator partnera odpowiedzi w łańcuchu lub inny atrybut identyfikujący firmę Identyfikację lokalizacji lub jakieś atrybuty dotyczące lokalizacji np. numer GLN Datę / czas lub przedział czasowy Zidentyfikować proces lub zdarzenia identyfikujące (lub jakiś atrybut zdarzenia) KROK 15: Otrzymanie zapytania Główną rolę w tym procesie odgrywają Partnerzy traceability. KROK 16: Wysłanie odpowiedzi na temat trasy śledzenia jednostki. Główną rolę w tym procesie odgrywają Partnerzy traceability. KROK 17: Odbiór odpowiedzi na temat trasy śledzenia jednostki. Główną rolę w tym procesie odgrywają Partnerzy traceability. Podproces 4 (zapytania o śledzenie) kończy się, gdy inicjator otrzymuję informacje zwrotną lub otrzymuje wiadomość, że informacje nie mogą być odnalezione. Rysunek 9: Zlecenia śledzenia 21

22 Wynikiem działań związanych z podprocesem 4 jest przygotowanie danych dla Partnerów traceability, które będą pełne, dokładne i zidentyfikowane w odpowiednim czasie, przez odpowiedzialne strony w przypadku potrzeby odtworzenia trasy przepływu śledzonych jednostek. 5 WYKORZYSTANIE DANYCH Podproces 5: Wykorzystanie Informacji Podproces wykorzystania zgromadzonych w procesach informacji pozwala przeanalizować jakie dalsze działania należy podjąć, aby spełnić wciąż zmieniające się wymogi stawiane przez prawo i rynek. Proces wykorzystania informacji następuje zawsze wtedy, gdy zachodzi potrzeba: Uzupełnienia systemu o nowe informacje Przekazania informacji do partnerów uczestniczących w łańcuchu Wycofania produktu z rynku. KROK 18: Podjęcie działań Główną rolę w tym procesie odgrywają wszyscy partnerzy traceability. W zależności od tego jak spójny jest system identyfikacji śledzonych jednostek tak zmieniać się będzie tempo krążenia w systemie wymaganych informacji. Ten proces kończy się w momencie, gdy podjęte działania spełniają wymogi prawne i biznesowe dla przechowywanych informacji. Wynikiem tych działań jest przygotowanie się przez partnerów traceability do spełnienia wymagań prawnych i biznesowych, co do przechowywanych informacji. 22

23 Rysunek 10: Proces tworzenia systemu Traceability krok po kroku [P] = Kluczowe ogniwa w projektowaniu systemu. = Ogniwa wymagane 23

24 Zarządzanie procesem traceability Procedury działania systemu traceability powinny być oparte o wymagania biznesowe i odpowiednie regulacje prawne w celu zapewnienia bezpieczeństwa publicznego poprzez zapewnienie dostępu do odpowiednich danych o produktach i podmiotach za nie odpowiedzialnych. Śledzenie jednostek wymaga zdefiniowania informacji o: Przesyłce Jednostce logistycznej Jednostce handlowej Serii / Partii jednostki handlowej Numerze seryjnym jednostki handlowej. Dane w procesach traceability dotyczą: Identyfikacji jednostki Identyfikacji partnerów w łańcuchu traceability Określenia lokalizacji partnerów handlowych Określenia przedziałów czasowych Zdefiniowania zdarzeń Zgromadzenie informacji, których zakres i treść przeznaczona jest dla wewnętrznego obiegu w systemie bezpieczeństwa produktów w firmie obejmuje: Pełen opis składu i receptur Informacje finansowe i kosztowe Informacje personalne o pracownikach zaangażowanych w procesy produkcji i dystrybucji Dane dotyczące badań i analiz oraz rozwoju produktu. Kluczowe zasady Traceability to: Unikalna identyfikacja produktów, jednostek logistycznych lokalizacji i zasobów Zbieranie i zapisywanie danych o produktach Dzielenie się wymaganymi informacjami z partnerami handlowymi Opis relacji między materiałami oraz wytworzonymi z nich produktami gotowymi podlegającymi śledzeniu. Śledzenie produktów jest integralną częścią procesów biznesowych. Powinien być to proces prowadzony łącznie z operacjami logistycznymi firmy i/lub programami zapewnienia jakości i bezpieczeństwa produktów. Między śledzonymi jednostkami mogą występować relacje powiązania. W wielu wypadkach śledzone jednostki z tej samej partii lub serii mogą znajdować się w wielu miejscach w tym samym czasie. Zgodnie z hierarchią produktów w jednej przesyłce w tym samym czasie, może występować kilka poziomów zgrupowań jednostek handlowych podlegających śledzeniu. 24

25 Dane dotyczące śledzenia jednostek mogą być danymi podstawowymi, stałymi w czasie lub danymi dotyczącymi transakcji zmieniającymi się w zależności od sytuacji lub ładunku. Każdy z partnerów traceability musi posiadać zbiór wewnętrznych i zewnętrznych informacji by zagwarantować odpowiedni poziom bezpieczeństwa śledzenia produktu w łańcuchu dostaw. Każdy z partnerów może samodzielnie określić sposób wdrożenia wewnętrznego systemu traceability. Tworząc taki system należy pamiętać, iż zbieranie, przechowywanie i dzielenie się informacjami w górę i w dół łańcucha logistycznego między partnerami handlowymi musi odbywać się w sposób rzetelny i terminowy zgodnie z wymaganiami prawa lub umów między partnerami handlowymi. Partnerzy traceability powinni wykorzystywać standardy GS1 by zapewnić szybki i dokładny przepływ informacji pomiędzy partnerami handlowymi. Partnerzy handlowi nie powinni narzucać firmowych (niestandardowych) rozwiązań traceability swoim partnerom Nie ma konieczności by wszyscy partnerzy traceability przechowywali i dzielili się wszystkimi informacjami traceability, ale każda ze stron musi zapewnić dostęp do określonych informacji związanych ze śledzeniem produktów bez naruszenia własności intelektualnej innych partnerów w łańcuchu. Minimalny poziom wymiany informacji między partnerami traceability powinienin obejmować Minimalne wymagane informacje zdefiniowane w standardzie traceability GS1 Informacje potrzebne w codziennych transakcjach biznesowych z partnerami Każdy z partnerów traceability musi zdefiniować co najmniej jeden poziom śledzonych jednostek dla każdej przesyłki. Właściciel marki handlowej i/lub twórca śledzonej jednostki musi znać szczegółowe informacje na temat śledzonej jednostki oraz być w stanie odpowiedzieć na zlecenie śledzenia. Partner będący źródłem produktu musi posiadać informacje na temat śledzonej jednostki zdarzeń, jakie miały miejsce w trakcie procesów produkcji w zakresie miejsc, czasu, oraz docelowej lokalizacji, do której została wysłana. Każdy z partnerów musi przechowywać dane pozwalające określić, co zostało przekazane, wyprodukowane, zapakowane, przechowane oraz wydane. Gdy śledzona jednostka powstała z kilku podobnych jednostek różniących się lokalizacją, w których powstały lub serią, to partner musi przechowywać informacje dotyczące wszystkich produktów tak, by zapewnić możliwość określenia gdzie śledzone produkty trafią. Odbiorca śledzonych jednostek musi znać źródło pochodzenia dostarczonych jednostek. 25

26 Jeżeli śledzone jednostki zawierają inne jednostki podlegające śledzeniu i zależności między nimi są zachowane to partner traceability może przechowywać jedynie dane o ruchu i lokalizacji jednostek z najwyższego poziomu. Przez zawieranie rozumiemy sytuację, kiedy istnieje wyższy poziom zapakowania i jednostki z poziomu niższego nie mogą być usunięte. Partnerzy traceability muszą połączyć fizyczny przepływ dóbr z przepływem informacji o nich między podmiotem odpowiedzialnym za tworzenie informacji nimi samymi oraz odbiorcami. Ważne, by przepływ informacji w transakcjach dokładnie odzwierciedlał fizyczny ruch jednostek. Ten przepływ informacji powinien zacząć się od miejsca powstania jednostki do POS lub miejsca docelowego. I na odwrót połączenia przepływu informacji muszą pozwolić na śledzenie ruchu jednostki w dół łańcucha dostaw. Odbiorca danych może zbierać informacje zarówno od poprzedniego źródła danych jak i od poprzedniego przewoźnika. Podmiot będący źródłem danych może komunikować się i wymieniać informacje zarówno z odbiorcą śledzonej jednostki, jak i z późniejszym przewoźnikiem. Podmiot inicjujący zlecenie śledzenia musi skontaktować się ze swoimi partnerami włącznie z właścicielem marki, który w szczególny sposób jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo oferowanych produktów. Podmiot będący źródłem danych o śledzonej jednostce musi, tak szybko jak to tylko możliwie, udzielić stronom żądanych informacji. Czas na odpowiedź może być zdefiniowany w lokalnych regulacjach lub w treści zawieranych umów. Zlecenie śledzenia może pociągać za sobą działania ukierunkowane zarówno w dół jak i w górę łańcucha. W ten sposób w przypadku polecenia śledzenia jednostki możliwa jest pełna identyfikacja partnerów i lokalizacji, które miały kontakt z zakwestionowaną jednostką. O skuteczności systemu traceability świadczy siła jego najsłabszego ogniwa. Jeśli na którymkolwiek z etapów wystąpi błąd cały system śledzenia poniesie porażkę. W zależności od branży, regionu kraju czy roli w łańcuchu dostaw, oprócz podstawowych wymagań standardu traceability GS1 obowiązują inne, szczegółowe wytyczne. Takie wytyczne powinny być określone w odpowiednich dokumentach uzupełniających. Wdrożenie systemu traceability w łańcuchu dostaw wymaga od wszystkich stron zaangażowania w systematyczne połączenie przepływu fizycznego produktów i materiałów z przepływem informacji o nich. 26

27 Bank informacji Więcej informacji na temat standardów traceability GS1 można znaleźć na stronie internetowej GS1 lub odpowiednich organizacji krajowych. Zamieszczono tam także wiele broszur i przewodników opisujących sposób implementacji oraz liczne przykłady wdrożeń. Możesz się także skontaktować z konsultantami GS1 Global Office pod adresem traceability@gs1.org, lub uzyskać więcej informacji w swojej lokalnymi Organizacji Krajowej GS

28 Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska ul. Estkowskiego Poznań