WYPEŁNIANIE PROTOKOŁÓW w USOSWEB

Transkrypt

1 Uniwersytet Warszawski WYPEŁNIANIE PROTOKOŁÓW w USOSWEB P RZEW ODN I K K ROK PO K ROKU DL A O SÓB P ROW A DZĄ CY CH Z A J ĘCIA D YDA KTY CZN E Opracował zespół w składzie: prof. dr hab. Jerzy Makowski dr Krzysztof Olszewski mgr Rafał Sikorski Konsultacja: inż. Konrad Kośla dr Janina Mincer-Daszkiewicz Koordynator projektu: mgr Lidia Guzek Koordynator zespołu: mgr Agata Wroczyńska Warszawa, wrzesień 2008 Wydział Geografii i Studiów Regionalnych Wydział Geografii i Studiów Regionalnych Wydział Prawa i Administracji Wydział Polonistyki Wydział Matematyki, Informatyki i Mechaniki Zastępca Kanclerza ds. Informatycznych Pion Rektora, Biuro ds. Jakości Kształcenia

2 SPIS TREŚCI KROK 1: WYBÓR WŁAŚCIWEGO SERWISU USOSWEB NA UW...3 KROK 2: LOGOWANIE SIĘ DO SERWISU USOSWEB...3 KROK 3: WYSZUKIWANIE ODPOWIEDNIEGO PROTOKOŁU W SERWISIE USOSWEB...4 KROK 4: OTWIERANIE PROTOKOŁU...4 KROK 5: WPROWADZANIE OCEN...7 KROK 6: ZAPISYWANIE WPROWADZONYCH ZMIAN W PROTOKOLE...8 KROK 7: ZATWIERDZANIE PROTOKOŁU TYLKO KOORDYNATORZY (K)...9 KROK 8: DRUKOWANIE PROTOKOŁU...10 KROK 9: OPUSZCZANIE SERWISU USOSWEB...12 UWAGI DODATKOWE...13 DODATKOWE OPCJE...14 SZYBKO WYSTAW OCENĘ...14 EDYCJA KOMENTARZY...16 IMPORT OCEN Z ARKUSZA KALKULACYJENGO ZASTĘPUJE KROK NR A. EKSPORT PLIKU...17 B. EDYCJA PLIKU...18 C. IMPORT PLIKU...19 PRZYKŁADOWE WYDRUKI PROTOKOŁÓW

3 KROK 1: WYBÓR WŁAŚCIWEGO SERWISU USOSWEB NA UW Po uruchomieniu przeglądarki należy wybrać właściwy serwis USOSweb. Aktualnie na Uniwersytecie Warszawskim są dostępne następujące serwisy: - Wydział Chemii - Wydział Fizyki - Wydział Matematyki, Informatyki i Mechaniki - Wydział Nauk Ekonomicznych - Wydział Prawa i Administracji - pozostałe jednostki dydaktyczne Serwisy USOSweb posiadają tzw. certyfikat własny (wystawiony przez Dział Sieciowy ICM UW), który może nie być rozpoznawany przez przeglądarki. Pojawia się wtedy komunikat: lub: Mimo nierozpoznania certyfikatu przez przeglądarkę należy zezwolić na otwarcie strony. Ukaże się strona startowa USOSweb (rys.1): Rysunek 1: Strona startowa USOSweb KROK 2: LOGOWANIE SIĘ DO SERWISU USOSWEB Aby zalogować się do serwisu, należy użyć przycisku (rys. 1) (prawy górny róg ekranu). Po naciśnięciu wskazanego przycisku pojawia się okno Centralnego Serwera Uwierzytelniania (rys. 2): 3

4 Rysunek 2: Okno Centralnego Serwera Uwierzytelniania W odpowiednie pola należy wprowadzić PESEL (lub sztuczny PESEL w przypadku cudzoziemców) oraz hasło uzyskane w dziekanacie/ sekretariacie swojej jednostki i nacisnąć Enter lub przycisk. KROK 3: WYSZUKIWANIE ODPOWIEDNIEGO PROTOKOŁU W SERWISIE USOSWEB Po zalogowaniu nastąpi przejście do indywidualnej strony użytkownika (rys. 3): Rysunek 3: Indywidualna strona użytkownika - dostęp do protokołów Na czerwono zaznaczono przyciski, którymi można aktywować protokoły. Pierwszy znajduje się w górnym menu: przycisk, a drugi w tabeli SZYBKO WYSTAW OCENĘ napis: (powrót do swojej strony startowej umożliwia przycisk w górnym menu ). KROK 4: OTWIERANIE PROTOKOŁU Po wybraniu jednego ze wskazanych przycisków ( lub ) nastąpi przejście do strony z tabelą zawierającą listę protokołów, do których pracownik ma dostęp jako prowadzący zajęcia 4

5 (oznaczenie P), koordynator zajęć (oznaczenie K), egzaminator (oznaczenie E) (rys. 4.). W każdym wierszu tabeli jest podana nazwa i kod przedmiotu oraz nazwa i typ protokołu (zaliczeniowy lub egzaminacyjny), a w kolejnych kolumnach szczegółowe informacje o składowych protokołu, po jednej na każdy termin zaliczenia/egzaminu (zazwyczaj są dwie, pierwsza na sesją zwykłą, a druga na poprawkową; czasem dochodzi trzecia na wpisy dziekana i egzamin komisyjny). Dla każdego terminu osobno określa się status protokołu (aktywny, zatwierdzony lub przeterminowany) i datę jego automatycznego zamknięcia, po którym dalsza edycja będzie niemożliwa (data zwrotu). Rysunek 4: Lista protokołów Zaznaczenie kratki nad tabelą umożliwia ustawienie kolejności protokołów wg własnych potrzeb (sortowanie wg cyklu dydaktycznego, nazwy przedmiotu itp.). (Rys. 5): Rysunek 5: Wybór kryteriów sortowania protokołów 5

6 Aby wyświetlić dany protokół, należy kliknąć na napis (rys. 4). WAŻNE: Należy zwrócić uwagę na wybór właściwego protokołu. Rys. 4 obrazuje przykład, gdzie do jednego przedmiotu (ten sam kod HJ) zdefiniowano dwa protokoły egzaminacyjny oraz ćwiczeniowy. Do pierwszego protokołu zdefiniowanego jako dostęp ma wyłącznie koordynator (K) oraz egzaminator (E), do drugiego, dostęp ma prowadzący zajęcia (P). Pracownik posiadający uprawnienia K+P może otworzyć obydwa protokoły. UWAGA: Udzielanie uprawnień do protokołów jest uzależnione od konkretnych rozwiązań w jednostkach (za ich nadawanie odpowiadają Sekcje Studenckie). Przykładowo: oznaczenie (E) zostanie przypisane egzaminatorowi wyłącznie w przypadku stosowania w danej jednostce dydaktycznej rejestracji internetowej na egzaminy. W pozostałych przypadkach pracownik przeprowadzający egzamin otrzyma wyłącznie uprawnienia (K) lub (P). Przed rozpoczęciem wprowadzania ocen zostaniemy poproszeni o wybranie widoku/filtru protokołu, co jest szczególnie istotne przy dużej liczbie grup egzaminacyjnych/grup ćwiczeniowych (rys. 6.): Rysunek 6: Wybór widoku/filtru protokołu W zależności od przyznanych w systemie uprawnień do wybranego przedmiotu (K, P lub E) zostają przydzielone odpowiednie prawa do wypełniania protokołu lub jego części. 6

7 Po wybraniu wyróżnionej na rysunku opcji (rys. 7.): ukaże się protokół Rysunek 7: Protokół Zmianę filtru (powrót do poprzedniej zakładki) można wykonać naciskając przycisk. WAŻNE: Informację o naszych indywidualnych uprawnieniach (K, P lub E) uzyskamy po wybraniu przycisku. KROK 5: WPROWADZANIE OCEN UWAGA: Pracownik może uzupełnić w systemie oceny studentów jedynie wtedy, gdy protokół jest aktywny. Aby wstawić ocenę, należy kliknąć na suwak (rys. 7) przy nazwisku wybranego studenta. Uzyskamy wtedy dostęp do skali ocen dla danego protokołu (rys. 8). Następnie należy kliknąć na wybraną ocenę. W przypadku konieczności wprowadzenia korekty czynność należy powtórzyć. UWAGA: W celu uniknięcia błędnego wprowadzenia oceny przed przesunięciem strony w górę lub w dół należy wyjść z okienka (kliknąć poza jego obrębem), ponieważ skala ocen łatwo się przewija i można nie zauważyć, że została wpisana zła ocena. WAŻNE: Ocena niedostateczna może zostać postawiona studentowi wyłącznie w sytuacji, kiedy stawił się on na zaliczenie/egzamin i jego wiedza została oceniona. Jednocześnie niezaliczenie przez studenta przedmiotu może również wynikać z faktu, że nie przystąpił on w żadnym z wyznaczonych terminów do zaliczenia/egzaminu. W tym przypadku w protokole w USOS należy wstawić kategorię NK. Oznacza ona, że 7

8 student nie zaliczył przedmiotu, ponieważ nie przystąpił do zaliczenia/egzaminu w żadnym z terminów. Kategoria ta nie może zostać zastąpiona oceną niedostateczną, ponieważ stanowiłoby to niedozwoloną dwóję dziekańską, ani wpisem NZAL, który oznacza, że student stawił się we wskazanym terminie zaliczenia i jego wiedza została zweryfikowana. Opis dostępnej skali ocen prezentuje tabela 1. Rysunek 8: Skala ocen Tabela 1: Skala ocen - opis Lp. Skala ocen Opis słowny 1 NK 2 NZAL 3 ZAL 4 2 niedostateczny 5 3 dostateczny 7 3, ,5 9 5 bardzo dobry 10 5! celujący nieklasyfikowany niezaliczony zaliczony dostateczny plus dobry dobry plus KROK 6: ZAPISYWANIE WPROWADZONYCH ZMIAN W PROTOKOLE Po wstawieniu wszystkich lub części ocen należy zapisać zmiany służy do tego przycisk. Aby anulować wszystkie wprowadzone zmiany należy wybrać (rys. 9): 8

9 Rysunek 9: Zapisywanie zmian / przełączanie protokołu (przód/tył) UWAGA: Jednorazowo wyświetla się maksymalnie 30 osób (można zmienić liczbę wyświetlanych osób na stronie wybierając z menu zakładkę Preferencje). Jeżeli na protokole jest więcej nazwisk, to aby wstawić oceny pozostałym studentom, musimy przejść do dalszej części protokołu. Służy do tego przycisk (rys.9). WAŻNE: Aby przejść do dalszej części protokołu, najpierw należy zapisać zmiany. Ze względu na możliwość zerwania się sesji lub zawieszenia się systemu zaleca się częste zapisywanie zmian. KROK 7: ZATWIERDZANIE PROTOKOŁU TYLKO KOORDYNATORZY (K) W okresie, gdy protokół jest aktywny, można do niego wielokrotnie powracać, wprowadzać uzupełnienia i zmiany. Po wprowadzeniu wszystkich ocen protokół należy zatwierdzić. Obowiązek (zarazem wyłączna możliwość) zatwierdzenia protokołu spoczywa na koordynatorze przedmiotu (K). UWAGA: Po zatwierdzeniu protokołu przez koordynatora prowadzące poszczególne zajęcia lub egzaminatorzy nie wprowadzać żadnych zmian. osoby mogą Każdy termin protokołu zatwierdza się niezależnie. Służy do tego przycisk (rys. 10): 9

10 Rysunek 10: Zatwierdzanie protokołu Wybór tej opcji komunikatem (rys. 11.): prowadzi do strony z tabelą i Rysunek 11: Wybór terminu zatwierdzanego protokołu Jeżeli pracownik nie ma uprawnień koordynatora (K), a jedynie prowadzącego zajęcia (P) lub egzaminatora (E), to przy próbie zatwierdzenia protokołu otrzyma następujący komunikat: Aby zatwierdzić dany termin protokołu, należy wybrać. W przypadku wątpliwości należy kliknąć i dopiero po ich wyjaśnieniu (gdy koordynator jest przekonany, że dany termin może zostać zatwierdzony) powtórzyć opisywaną czynność. UWAGA: Procedury zatwierdzenia protokołu nie da się cofnąć. Przed zatwierdzeniem protokołu trzeba się upewnić, że wszystkie osoby mają wystawione oceny. W przypadku, gdy do jednego przedmiotu przypisany jest więcej niż jeden koordynator i każdy z nich wypełnia tylko część protokołu, do jego zatwierdzenia należy wytypować jedną osobę. Gdy koordynator nie ma pewności co do kompletności protokołu może zaczekać do wygaśnięcia terminu (data zwrotu) i dopiero wtedy dokonać jego zatwierdzenia. KROK 8: DRUKOWANIE PROTOKOŁU W celu uzyskania papierowego egzemplarza protokołu na egzamin lub zaliczenie z listą studentów zapisanych na przedmiot do grupy lub na egzamin można wydrukować protokół jeszcze niewypełniony, a więc 10

11 niezatwierdzony. Na takim protokole pojawi się nadruk NIEZATWIERDZONY. Właściwy protokół na potrzeby archiwizacji w dziekanacie drukujemy jednak dopiero po jego zatwierdzeniu. Procedura wydruku zarówno pustego, jak i wypełnionego protokołu jest taka sama. Aby wydrukować protokół należy kliknąć na (rys. 12): Rysunek 12: Wybór opcji drukowania Ukaże się okno: Opcje wydruku protokołu (rys. 13): Rysunek 13: Opcje wydruku protokołu Po zaznaczeniu odpowiedniego typu wydruku (protokół zbiorczy lub pojedynczy) należy kliknąć. Ukaże się kolejne okno dające możliwość sprecyzowania wyglądu drukowanego dokumentu (rys. 14): sposób wyświetlenia możliwość pobrania pliku i zapisania na dysku opcje dotyczące pustych wierszy i pól wyświetlanie nazwisk prowadzących/koordynatorów miejsca na podpis dodatkowe kolumny: Data i Oceniający 11

12 Rysunek 14: Okno ustawiania opcji wyglądu dokumentu Po wybraniu odpowiadających nam opcji należy kliknąć na przycisk. Wyświetli się gotowy do wydruku/pobrania protokół w formacie PDF (na niezatwierdzonym protokole pojawi się nadruk NIEZATWIERDZONY). Przykładowe wydruki protokołów (rys. 28, 29, 30). Wydrukowany zatwierdzony protokół należy podpisać i oddać do Sekcji Studenckiej. KROK 9: OPUSZCZANIE SERWISU USOSWEB Po zakończeniu pracy w USOSweb należy się wylogować. Służy do tego przycisk (prawy górny róg ekranu) (rys.15): Rysunek 15: Wylogowywanie się z systemu USOSweb 12

13 UWAGI DODATKOWE Należy unikać korzystania z opcji przeglądarki internetowej WSTECZ :, lub (lewy górny róg ekranu). Taka operacja może spowodować cofnięcie zapisania danych wprowadzonych do protokołu. Alternatywę stanowią opcje menu serwisu USOSweb (powrót do swojej strony startowej umożliwia przycisk w górnym menu ) Protokoły generowane są z zasady w niedługim okresie poprzedzającym sesję egzaminacyjną. Przed ich wypełnieniem należy jednak zawsze upewnić się, że dotyczą danego cyklu dydaktycznego. Do jednego przedmiotu może być utworzonych kilka protokołów: jeden ogólny (zazwyczaj egzaminacyjny) i jeden lub więcej do zajęć przedmiotu (ćwiczenia, wykład itp.). W takim przypadku student zaliczy przedmiot dopiero w momencie otrzymania pozytywnych ocen/ zaliczeń we wszystkich protokołach. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, żeby wybrać właściwy protokół. W przypadku konieczności zrobienia przerwy w trakcie wprowadzania ocen należy zawsze zapisać zmiany (krok 6). Dłuższa nieaktywność może być przyczyną zerwania się sesji lub zawieszenia się systemu, co skutkuje utratą niezapisanych danych i koniecznością ponownego logowania. Do obsługi serwisu USOSweb zaleca się stosowanie przeglądarki Firefox. Można ją bezpłatnie pobrać ze strony GRATULUJEMY WYPEŁNIENIA PIERWSZEGO PROTOKOŁU W USOSWEB W CELU POZNANIA DODATKOWYCH FUNKCJI SYSTEMU MOŻNA PRZECZYTAĆ ROZDZIAŁ: DODATKOWE OPCJE 13

14 DODATKOWE OPCJE SZYBKO WYSTAW OCENĘ Istnieje możliwość wstawienia oceny wybranej osobie bez konieczności otwierania całego protokołu. W tym celu należy wprowadzić imię i nazwisko studenta w tabeli SZYBKO WYSTAW OCENĘ (tabela widoczna jest na indywidualnej stronie użytkownika bezpośrednio po zalogowaniu się do systemu rys. 16, por. rys. 3): Rysunek 16: Indywidualna strona użytkownika tabela szybko wystaw ocenę Po wpisaniu we wskazanej ramce imienia i nazwiska studenta należy kliknąć przycisk. Jeżeli więcej studentów nosi to samo nazwisko, pracownik zostanie poproszony o wskazanie właściwej osoby (rys. 17): Rysunek 17: Wynik wyszukiwania wykaz osób 14

15 Spośród wykazanych osób należy wybrać właściwą korzystając z przycisku. Jeżeli wyszukiwany student uczęszczał na więcej niż jeden przedmiot danego pracownika, to pojawi się okno z wykazem dostępnych protokołów, na których można mu wystawić ocenę (rys. 18): Rysunek 18: Wykaz protokołów, z miejscem na ocenę dla wybranego studenta W celu wybrania odpowiedniego protokołu należy kliknąć przycisk Ukaże się wtedy wycinek danego protokołu (rys 19):. Rysunek 19: Wycinek protokołu Ostatnia czynność to wystawienie oceny oraz zapisanie zmian (przycisk ). UWAGA: W przypadku, gdy student o danym imieniu i nazwisku występuje na UW tylko raz oraz zapisany jest tylko na jedne zajęcia danego pracownika, po wpisaniu jego danych w tabeli SZYBKO WYSTAW OCENĘ (rys. 16) od razu pojawi się okno z wycinkiem protokołu (rys. 19) z pominięciem widoków z rys. 17 i

16 EDYCJA KOMENTARZY Krok 5 instrukcji: WPROWADZANIE OCEN można rozszerzyć o edycję komentarzy (rys. 20): Rysunek 20: Wybór opcji komentarzy Aby napisać komentarz do wstawionej oceny, należy wybrać przycisk (rys. 20.). Ukaże się rozbudowana tabela do wstawiania ocen (rys. 21): Rysunek 21: Tabela ocen i komentarzy Po każdym okienku do wstawiania ocen znajdują się dwa pola edycji: I na komentarz prywatny, II na komentarz publiczny (szczegóły dotyczące dostępu do komentarzy precyzuje okienko informacyjne nad tabelą z rys. 21). Aby powrócić do poprzedniego okna bez komentarzy, należy wybrać (przycisk ten zastąpił poprzedni ) IMPORT OCEN Z ARKUSZA KALKULACYJENGO ZASTĘPUJE KROK NR 5 Istnieje możliwość zaimportowania ocen do USOSweb bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego (MS Excel lub Open Office Calc). W tym celu najpierw należy pobrać listę osób z systemu (zob. punkt A), aby po uzupełnieniu jej ocenami/komentarzami (zob. punkt B) wczytać ją do USOSweb (zob. punkt C). 16

17 A. EKSPORT PLIKU Aby pobrać plik, należy kliknąć (rys. 22): Rysunek 22: Wybór opcji eksportu/importu ocen. Ukaże się następujące okno informacyjne: Po wybraniu przycisku Po naciśnięciu przycisku ukaże się kolejne okno: ukaże się widok z rys. 23: 17

18 Rysunek 23: Wybór miejsca zapisu pliku Następnie należy zapisać plik w wybranym miejscu na dysku komputera (przycisk ) wymagany format pliku:.csv. B. EDYCJA PLIKU Zapisany plik należy odszukać, otworzyć i uzupełnić ocenami (i ew. komentarzami) (rys. 24), a następnie zapisać zmiany (format.csv). UWAGA: Jeżeli przed eksportem wprowadziliśmy do protokołu oceny i/lub komentarze, to arkusz będzie częściowo wypełniony. Rysunek 24: Protokół w formacie.csv - arkusz kalkulacyjny 18

19 C. IMPORT PLIKU Aby rozpocząć import pliku, trzeba kliknąć przycisk Ukaże się następujące okno (rys. 25): (rys. 22). Rysunek 25: Okno przesyłania pliku Korzystając z przycisku się okno z rys. 26: należy wybrać plik do importu. Pojawi Rysunek 26: Okno wyszukiwania pliku 19

20 Po wskazaniu pliku (prot.csv) trzeba kliknąć następnie (rys. 25). (rys. 26), a Ukaże się tabela Mapowanie kolumn (rys. 27): Rysunek 27: Tabela mapowania kolumn Należy zaznaczyć, która kolumna będzie mapowana, tzn. wg jakiego parametru system będzie przyporządkowywał wartości należy wskazać nr PESEL oraz kolumnę/kolumny, którą chcemy zaimportować (kolumnę z ocenami/komentarzami). Można ponadto zdecydować, czy chcemy nadpisać (zastąpić) istniejące oceny/komentarze, czy je pozostawić (wybór opcji rys. 27). Po zaznaczeniu odpowiednich opcji należy kliknąć przycisk tym momencie protokół zostanie zapełniony wartościami z pliku.. W UWAGA: Cudzoziemcy bez nr PESEL zostaną pominięci ich oceny należy wprowadzić bezpośrednio do USOSweb (krok 5 instrukcji). 20