INFORMACJA POKONTROLNA nr 43/13 z wizyty monitorującej

Transkrypt

1 Egzemplarz nr INFORMACJA POKONTROLNA nr 43/13 z wizyty monitorującej projektu nr Z/2.32/III/3.3.2/596/05 Adaptacja budynku powojskowego w Bornem Sulinowie na obiekt kulturalno-oświatowy objętego umową o dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego nr Z/2.32/III/3.3.2/596/05/U/20/09 z dnia 18 czerwca 2009 r. Kontrola została przeprowadzona w dniu 1 lipca 2013 r. przez Zespół kontrolujący w składzie: 1. Samanta Ułybin Inspektor Wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, kierownik zespołu kontrolującego, działająca na podstawie upoważnienia do kontroli nr 43/13 z dnia 20 czerwca 2013 r. wydanego z upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego przez Dyrektora Wydziału Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, 2. Bogdan Dziembor Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, członek zespołu kontrolującego, działający na podstawie upoważnienia do kontroli nr 43/13 z dnia 20 czerwca 2013 r. wydanego z upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego przez Dyrektora Wydziału Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. Kontrolę odnotowano w Książce kontroli Urzędu Miejskiego w Bornem Sulinowie pod nr 4/2013 w dniu 1 lipca 2013 r. W dniu kontroli, tj. 1 lipca 2013 r. funkcje j.n. sprawowali: 1. Pani Renata Pietkiewicz - Chmyłkowska - Burmistrz Bornego Sulinowa, 2. Pani Lidia Ławrukajtis Skarbnik Gminy. Kontrolę przeprowadzono na podstawie: - 2 i 6 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie trybu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U. nr 90 z 2007 r. poz. 602), - 11 Umowy o dofinansowanie projektu Nr Z/2.32/III/3.3.2/596/05/U/20/09 z dnia 18 czerwca 2009 r. Rodzaj kontroli: wizyta monitorująca projektu dotycząca trwałości projektu. Celem wizyty monitorującej jest potwierdzenie utrzymania warunków trwałości projektu. Przedmiot kontroli: 1. Sprawdzenie czy nie wystąpiła znacząca modyfikacja Projektu w rozumieniu art. 30 Rozporządzenia (KE) 1260/1999). 2. Sprawdzenie zachowania celu i charakteru Projektu. Strona 1 z 1

2 3. Sprawdzenie wypełnienia obowiązku wynikającego z Umowy o dofinansowanie w zakresie zapewnienia informowania społeczeństwa o współfinansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. 4. Sprawdzenie prawidłowości utrzymania przedmiotu Projektu zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego. 5. Sprawdzenie zgodności zrealizowanego Projektu ze wspólnotowymi politykami horyzontalnymi, 6. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów. Rodzaj projektu: dostawy, roboty budowlane. USTALENIA: Kontrolę przeprowadzono analizując oryginalne dokumenty będące w posiadaniu Beneficjenta. Ad. 1 Zgodnie z art. 30 ust. 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych, działanie zachowuje wkład z funduszy, jedynie wówczas, gdy to działanie w okresie pięciu lat od daty decyzji właściwych organów krajowych lub instytucji zarządzającej w sprawie wkładu z funduszy, nie podlega znacznym modyfikacjom: a) wpływającym na jej charakter lub warunki jej wykonania lub przyznające formie lub instytucji publicznej nienależne korzyści, oraz b) wynikającym albo ze zmiany charakteru własności danej pozycji infrastruktury albo zaprzestania lub zmiany lokalizacji działalności produkcyjnej. Zespół kontrolujący ustalił, że w okresie trwałości: - w projekcie nie nastąpiła zmiana charakteru własności infrastruktury powstałej w wyniku realizacji projektu. Beneficjentem projektu zgodnie z Umową o dofinansowanie Projektu nr Z/2.32/III/3.3.2/596/05/U/20/09 z dnia 18 czerwca 2009 r. jest Gmina Borne Sulinowo, właściciel przedmiotu projektu. Na podstawie umowy użyczenia z dnia r. Gmina Borne Sulinowo użyczyła na czas nieznaczony Zespołowi Szkół w Bornem Sulinowie budynek położony w miejscowości Borne Sulinowo przy al. Niepodległości 28 na działce gruntu oznaczonej w ewidencji gruntów nr 47 obręb 07 z przeznaczeniem na polepszenie bazy oświatowej Zespołu Szkół w Bornem Sulinowie. Umowa zobowiązuje biorącego w używanie do utrzymywania użyczonego budynku w czystości i porządku. Gmina Borne Sulinowo przekazała również na stan Zespołu Szkół w Bornem Sulinowie zakupiony sprzęt i meble, z przekazania sporządzono w dniu r. Protokół, zawierający wyszczególniony sprzęt, jego ilość i wartość. - w projekcie nie nastąpiło zaprzestanie lub zmiana lokalizacji działalności. W okresie trwałości projektu, miejscem realizacji projektu pozostaje Borne Sulinowo, zgodnie z zapisami wniosku aplikacyjnego. - w projekcie nie wystąpiła zmiana wpływająca na charakter lub warunki jego wykonania. Zgodnie z zapisami wniosku aplikacyjnego, w ramach projektu wyremontowano i zaadaptowano jeden z niezagospodarowanych obiektów powojskowych na cele edukacyjno-społeczne, kulturalne i turystyczne. - w projekcie nie nastąpiła zmiana przyznająca Beneficjentowi lub innym podmiotom nienależne korzyści. Przedmiot projektu jest wykorzystywany zgodnie z jego przeznaczeniem, adekwatnie do zapisów wniosku aplikacyjnego. Beneficjent oświadczył, że nie osiągnął dochodu związanego z użytkowaniem przedmiotu projektu. Strona 2 z 2

3 W związku z powyższym Zespół kontrolujący stwierdza, że nie wystąpiła znaczna modyfikacja mogąca skutkować zwrotem całości lub części otrzymanego współfinansowania. W zakresie kwalifikowalności podatku VAT ustalono, że: Na zakończenie realizacji projektu podatek VAT stanowił koszt kwalifikowany w projekcie. Beneficjent w dniu kontroli przedłożył oświadczenie z którego wynika, że nie zmienił się jego status podatkowy w stosunku do ustaleń na zakończenie realizacji projektu. Zespół kontrolujący ustalił, że przedmiot projektu nie służy do czynności opodatkowanych, w związku z powyższym w świetle przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług VAT z dnia 11 marca 2004 r. Beneficjentowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Załącznik 1. Umowa użyczenia z dnia r. Załącznik 2. Dokumentacja księgowa: - Przyjęcie środka trwałego OT nr RI.2/2009 z dnia r. wraz z zestawieniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dla zadania: Adaptacja budynku powojskowego w Bornem Sulinowie na obiekt kulturalno-oświatowy. - Raport Kartoteki Majątku Trwałego wg komórek. Załącznik 3. Protokół przekazania z dnia r. przez gminę Borne Sulinowo sprzętu i mebli na stan Zespołu Szkół w Bornem Sulinowie. Załącznik 4. Księga inwentarzowa założona dnia r. Budynku kulturalno-oświatowego przy Zespole Szkół. Załącznik 5. Lista osób uczestniczących przy oględzinach inwestycji Z/2.32/III/3.3.2/596/05 pn. Adaptacja budynku powojskowego w Bornem Sulinowie na obiekt kulturalno-oświatowy w dniu r. Załącznik 6. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące braku osiągnięcia dochodu związanego z użytkowaniem przedmiotu projektu z dnia r. Załącznik 7. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące statusu podatkowego Beneficjenta z dnia r. Załącznik 8. Dokumentacja fotograficzna, zdjęcia nr Ad. 2 Zespół kontrolujący potwierdza zachowanie w okresie trwałości celu i charakteru projektu. W ramach projektu wyremontowano i zaadaptowano budynek na cele edukacyjno-społeczne, kulturalne i turystyczne. Na przeważającej powierzchni zmodernizowanego budynku jest realizowana funkcja kulturalno-oświatowa, realizacja tej funkcji obejmuje pomieszczenia auli, sali konferencyjnej, pracowni szkolnej, świetlicy i bursy szkolnej z możliwością wykorzystania na schronisko młodzieżowe oraz izby muzealnej, pełniącej funkcję kulturalną i turystyczną. W wyniku realizacji projektu nastąpiło rozszerzenie oferty kulturalno-turystycznej miasta i poprawiły się warunki edukacyjne uczniów uczęszczających do Zespołu Szkół w Bornem Sulinowie. Beneficjent podczas kontroli przedłożył oświadczenie dotyczące wskaźników realizacji celów projektu, z którego wynika, że wskaźniki produktu w okresie trwałości przedstawiają się następująco: - liczba budynków przebudowanych/wyremontowanych na cele edukacyjno/społeczne 1 szt. - powierzchnia budynków zmodernizowanych na cele edukacyjno/społeczne -705,61 m2, - liczba obiektów zmodernizowanych na cele kulturalne i turystyczne 1 szt., - powierzchnia obiektów zmodernizowanych na cele kulturalne i turystyczne 629,18 m2, - liczba budynków poddanych renowacji 1 szt., - powierzchnia budynków poddanych renowacji 1155,34 m2. Strona 3 z 3

4 Z oświadczenia wynika również, że wskaźniki rezultatu w okresie trwałości przedstawiają się następująco: - liczba nowych ofert programowych w zakresie kultury i turystyki 2 szt. (2010 r.), 3 szt. ( r.), - liczba osób korzystających z nowej lokalnej bazy kulturalnej i turystycznej osoby (2010 r.), 8957 osób (2011 r.), 7258 osób (2012 r.), - liczba obiektów zabezpieczonych przed zagrożeniami 1 szt., - powierzchnia usługowa faktycznie wykorzystywana 1 178,87 m2, - liczba nowych miejsc pracy powstała w wyniku realizacji projektów turystycznych i kulturalnych 2 szt. (2012 r.) Załącznik 9. Oświadczenie Beneficjenta z dnia 1 lipca 2013 r. dotyczące wskaźników realizacji celów projektu wraz ze Sprawozdaniem z działalności Budynku kulturalno-oświatowego. Załącznik 10. Oświadczenie Beneficjenta z dnia r. dotyczące utworzenia miejsc pracy: kierownika budynku kulturalno-oświatowego i pracownika gospodarczego. Ad. 3. Beneficjent spełnia obowiązek w zakresie informacji i promocji projektu poprzez umieszczenie tablicy pamiątkowej na ścianie Budynku kulturalno-oświatowego oraz oznakowanie zakupionego w ramach projektu sprzętu i dokumentacji (logo ZPORR, UE i informacja o współfinansowaniu projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego). Ad. 4. Zespół kontrolujący potwierdza utrzymanie przedmiotu projektu w dobrym stanie. Uwagi: Beneficjent przedłożył podczas wizyty monitorującej książkę obiektu. W części VI. Wykaz protokołów okresowych kontroli stanu technicznego obiektu zamieszczono wpisy kontroli przeprowadzonych w 2013 r. Zgodnie z art. 62 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo budowlane z dnia 7 lipca 1994 roku (z późn. zm.): Obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli: 1) okresowej, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego: a) elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, b) instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, c) instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych). Konieczne jest przeprowadzanie wymaganych Prawem budowlanym kontroli i bieżące uzupełnianie książki obiektu. Załącznik 11. Książka obiektu budowlanego Budynku kulturalno-oświatowego przy Zespole Szkół. Ad. 5. Polityki horyzontalne Polityka ochrony środowiska Uwagi Zgodność projektu z określoną we wniosku aplikacyjnym polityką ochrony środowiska projekt o neutralnym wpływie na politykę ochrony środowiska. Beneficjent oświadczył, że inwestycja zrealizowana została w oparciu o rozwiązania i technologie zapewniające zachowanie standardów w zakresie ochrony środowiska. Strona 4 z 4

5 Polityka równości szans Polityka społeczeństwa informacyjnego Zgodność projektu z określoną we wniosku aplikacyjnym polityką równych szans projekt o pozytywnym wpływie na politykę równych szans. Beneficjent oświadczył, że obiekt pełni funkcje oświatowe, kulturalne, turystyczne i jest dostępny dla całej społeczności miasta i gminy Borne Sulinowo oraz przyjezdnych bez względu na płeć, rasę czy wyznanie. Obiekt jest przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Projekt o charakterze pozytywnym na politykę społeczeństwa informacyjnego. Beneficjent oświadczył, że powstała placówka oświatowo-kulturalna posiada własną stronę internetową, na której znajdują się informacje z działalności. Uczniowie Zespołu Szkół, mieszkańcy oraz turyści spoza terenu gminy mogą przez internet uzyskać pełną ofertę obiektu. Budynek został wyposażony w nowoczesny sprzęt audio-video. Załącznik 12. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące wpływu realizacji projektu na wspólnotowe polityki horyzontalne polityka ochrony środowiska z dnia r. Załącznik 13. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące wpływu realizacji projektu na wspólnotowe polityki horyzontalne polityka równych szans z dnia r. Załącznik 14. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące wpływu realizacji projektu na wspólnotowe polityki horyzontalne polityka społeczeństwa informacyjnego z dnia r. Ad. 6. Postanowienia 13 ust. 2 umowy o dofinansowanie projektu zobowiązywały Beneficjenta do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia 31 grudnia 2013 r. z zastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie przez Instytucję Pośredniczącą. Instytucja Zarządzająca ZPORR przy piśmie DKR-IV ABi/12 z dnia r. poinformowała, że termin, w którym upływa okres przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Programu dla EFRR został przedłużony do dnia 25 czerwca 2015 r. Beneficjent został poinformowany o tym fakcie. Beneficjent oświadczył, że dokumentacja związana z realizacją projektu przechowywana jest w następujący sposób: - dokumentacja finansowa w Referacie Finansów Urzędu Miejskiego, - dokumentacja z udzielonych zamówień publicznych oraz dokumentacja związana z realizacją projektu (wniosek aplikacyjny, umowa o dofinansowanie, sprawozdania, wniosek o płatność) w Referacie Ochrony Środowiska Urzędu Miejskiego). Załącznik 15. Oświadczenie Beneficjenta z dnia r. dotyczące przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu. Podsumowanie: W trakcie wizyty monitorującej, kontrolujący stwierdzili, że na dzień kontroli tj. 1 lipca 2013 r. w projekcie nie wystąpiła znacząca modyfikacja w rozumieniu art. 30 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych. Kontrolujący potwierdzają zachowanie celów projektu, a także utrzymanie wskaźników produktu na poziomie osiągniętym na zakończenie realizacji projektu. Załącznik 16. Lista sprawdzająca. Strona 5 z 5

6 Integralną część informacji pokontrolnej stanowią ww. załączniki, tylko egzemplarz nr 2. Przedstawicielowi kontrolowanej jednostki, po zapoznaniu się z treścią informacji pokontrolnej, przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem informacji pokontrolnej, kontrolowany może zgłosić umotywowane zastrzeżenia na piśmie co do jej treści w ciągu 14 dni od dnia otrzymania. Zastrzeżenia wraz z nie zaakceptowaną informacją pokontrolną kontrolowany przesyła do jednostki kontrolującej. 2. Po rozpatrzeniu zgłoszonych zastrzeżeń kontrolujący przesyłają informację pokontrolną ponownie do akceptacji jednostki kontrolowanej. 3. Kontrolowany w terminie 7 dni od dnia ponownego otrzymania informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz nr 2 albo przekazuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej wraz z nie podpisanym egzemplarzem nr Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych. Informację pokontrolną sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których: - egzemplarz nr 1 otrzymuje Beneficjent, - egzemplarz nr 2 zostaje włączony do dokumentacji Projektu w WCFE. Szczecin, dnia 31 lipca 2013 r. Przedstawiciel Beneficjenta:... Strona 6 z 6