OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU

Transkrypt

1 URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA WARMIŃSKO-MAZURSKIEGO W OLSZTYNIE ZP ZAMAWIAJĄCY: Województwo Warmińsko-Mazurskie Adres: ul. Emilii Plater 1, Olsztyn telefon/ fax: (89) / (89) Godziny urzędowania: poniedziałek od 8.00 do 16.00, od wtorku do piątku w godzinach 7.30 do OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU w postępowaniu o zamówienie publiczne prowadzonym zgodnie z art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz ze zm.) Organizacja i przeprowadzenie dwudniowej konferencji o nazwie Festiwal Promocji Gospodarczej Warmii i Mazur 2017 Edycja VII AKCEPTUJĘ ZATWIERDZAM...

2 I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ OKREŚLENIE WIELKOŚCI LUB ZAKRESU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie dwudniowej konferencji o nazwie Festiwalu Promocji Gospodarczej Warmii i Mazur 2017 Edycja VII. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do ogłoszenia o zamówieniu. 3. Kategoria przedmiotu zamówienia zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień (CPV): , nazwa CPV usługi w zakresie organizacji imprez , nazwa CPV usługi w zakresie organizacji festiwali. II. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia r. III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ ZŁOŻYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Warunkiem udziału w postępowaniu jest należyte wykonanie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie co najmniej 1 usługi polegającej na merytorycznym przygotowaniu i organizacji konferencji i/lub seminariów związanych z promocją regionu i/lub miasta i/lub związków regionów i/lub miast, dla minimum 70 osób oraz co najmniej 1 usługi polegającej na kompleksowej organizacji wydarzenia (konferencji lub/i seminariów) wraz z opracowaniem merytorycznym z zakresu promocji gospodarczej dla minimum 70 osób. 2. W celu potwierdzenia przez Wykonawcę spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w ust. 1 należy złożyć: wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej 1 usługi polegającej na merytorycznym przygotowaniu i organizacji konferencji i/lub seminariów związanych z promocją regionu i/lub miasta i/lub związków regionów i/lub miast, dla minimum 70 osób oraz co najmniej 1 usługi polegającej na kompleksowej organizacji wydarzenia (konferencji i/lub seminariów) wraz z opracowaniem merytorycznym z zakresu promocji gospodarczej dla minimum 70 osób, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów oświadczenie Wykonawcy. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługa wskazana w wykazie została wcześniej wykonana, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodu, czy została wykonana należycie. 3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych. 4. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu. 5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek określony w ust. 1 winien spełnić co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub wszyscy Wykonawcy wspólnie. IV. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJACEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI. 1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 2. Postępowanie zostało oznaczone numerem ZP Wykonawcy we wszystkich kontaktach z Zamawiającym powinni powoływać się na ten znak. 3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, a każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji. 4. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, Departament Zamówień Publicznych, ul. Emilii Plater 1, pok. 438, Olsztyn. 2

3 Fax : (89) dzp@warmia.mazury.pl 5. Wyjaśnienie oraz zmiana treści ogłoszenia o zamówieniu: 1) Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie treści ogłoszenia. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści ogłoszenia wpłynął do Zamawiającego w terminie 3 dni od dnia zamieszenia ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). 2) Zamawiający udzieli wyjaśnień treści ogłoszenia zamieszczając wyjaśnienia w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) w miejscu publikacji ogłoszenia. 3) Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść ogłoszenia. Dokonaną zmianę treści ogłoszenia Zamawiający zamieści niezwłocznie w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), w miejscu publikacji ogłoszenia. 6. Osobą uprawnioną do kontaktów z wykonawcami jest: 1) Agnieszka Ostrowska Departament Zamówień Publicznych tel. (89) Zamawiający może, po zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), bezpośrednio poinformować o wszczęciu postepowania znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą usługi będące przedmiotem zamówienia. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 2. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. 3. Treść oferty musi odpowiadać treści ogłoszenia. 4. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikającą z właściwego rejestru lub na podstawie udzielonego pełnomocnictwa. 5. Oferta powinna zawierać 1) formularz ofertowy zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do Ogłoszenia, 2) wykaz usług potwierdzających spełnienie warunku określonego w rozdziale III pkt 1 zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do Ogłoszenia wraz z dowodami potwierdzającymi, że wymienione usługi zostały wykonane należycie; przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługa wskazana w wykazie została wcześniej wykonana, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodu, czy została wykonana należycie. 3) Zaproponowane szczegółowe zagadnienia, podpisane przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentacji Wykonawcy. Zaproponowane szczegółowe zagadnienia będą podlegały ocenie ofert w kryterium zaproponowane szczegółowe zagadnienia. Zaproponowane szczegółowe zagadnienia powinny zawierać: a. tematykę zagadnień szczegółowych, w tym - trzech prelekcji - dwóch paneli dyskusyjnych - dwóch prezentacji dobrych praktyk - dwóch warsztatów b. tezy do zagadnień szczegółowych w tym: - prelekcje (po 3 tezy do każdego tematu) - paneli dyskusyjnych (po 5 tez do każdego tematu) - prezentacji dobrych praktyk (po 3 tezy do każdego tematu) - warsztatów (po 3 tezy do każdego tematu) c. prezentację multimedialną maksymalnie do 15 slajdów, poświęconą reinwestycją w województwie warmińsko-mazurskim. Prezentacja musi obejmować najistotniejsze informacje dotyczące reinwestycji w odniesieniu do województwa warmińsko-mazurskiego, 3

4 z uwzględnieniem przykładów gmin (min. 3), istotne dane dla tematyki oraz podkreślenie znaczenia reinwestycji w rozwoju gmin województwa warmińsko-mazurskiego. 4) pełnomocnictwo (w oryginale lub kopii uwierzytelnionej przez notariusza) do działania w imieniu wykonawcy jeżeli zostało udzielone. 8. Wymagania dotyczące oferty, składanej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (dotyczy również spółek cywilnych/konsorcjum): 1) Wykonawcy występujący wspólnie, ustanawiają na piśmie pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy (wzór załącznik nr 4). 2) Wykonawcy, występujący wspólnie, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. 9. Ofertę, zawierającą wymagane dokumenty, należy złożyć w zamkniętej kopercie /opakowaniu/ do Zamawiającego na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Departament Zamówień Publicznych ul. Emilii Plater 1, pok. 438, Olsztyn oraz opisać: oferta przetarg: ZP usługa polegająca na organizacji i przeprowadzeniu dwudniowej konferencji o nazwie Festiwalu Promocji Gospodarczej Warmii i Mazur 2017 Edycja VII.. NIE OTWIERAĆ przed upływem terminu składania ofert. 10. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub ją wycofać. Zmiany w ofercie lub jej wycofanie winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie pod rygorem nieważności przed upływem terminu składania ofert. Zmiana oferty winna być opakowana i oznaczona tak, jak oferta, a opakowanie winno zawierać dodatkowe oznaczenie: ZMIANA OFERTY. 11. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski. 12. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do działania w imieniu Wykonawcy. Wymagane jest poświadczenie za zgodność z oryginałem każdej strony dokumentu. VI. TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT, MIEJSCE SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Termin i miejsce składania ofert 1) Termin składania ofert: do dnia r. do godz. 10:00 2) Oferty należy składać na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Departament Zamówień Publicznych ul. Emilii Plater 1, pok. 438, Olsztyn 3) Za termin złożenia oferty przyjęty będzie dzień i godzina otrzymania oferty przez Zamawiającego. 4) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 2. Termin i miejsce otwarcia ofert 1) Termin otwarcia ofert: dnia godz. 10:10 2) Otwarcie ofert odbędzie się w budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie, Departament Zamówień Publicznych ul. Emilii Plater 1, pok. 438, Olsztyn. 3) Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania. 4) Kolejność otwierania ofert będzie zgodna z kolejnością ich złożenia do Zamawiającego. 5) Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 6) Podczas otwarcia ofert zamawiający poda w szczególności nazwy oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny oferty. 3. Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) w miejscu publikacji ogłoszenia, informacje podane w trakcie otwarcia ofert, w szczególności 4

5 dotyczące: kwoty jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie, oraz ceny. VII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY 1. Cena ofertowa jest ceną, za którą wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia łącznie z podatkiem VAT naliczonym zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 2. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. 3. Cena ofertowa musi być wyrażona w złotych polskich i zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. 4. W przypadku różnicy ceny ofertowej podanej liczbowo i słownie, za właściwą uznaje się cenę podaną liczbowo. 5. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. 6. W przypadku Wykonawcy, przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługę, będącym: 1) osobą fizyczną wykonującą działalność gospodarczą zarejestrowaną w Rzeczypospolitej Polskiej albo w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej lub państwem Europejskiego Obszaru Gospodarczego niezatrudniającego pracowników lub niezawierającego umów ze zleceniobiorcami; albo 2) osobą fizyczną niewykonującą działalności gospodarczej - który przyjmuje zlecenie lub świadczy usługi na podstawie umów o których mowa w art. 434 i art. 750 ustawy z dnia 27 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2016 r. poz. 380 i 585), zwanej dalej Kodeksem cywilnym, na rzecz przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 584 z późn. zm.) albo na rzecz innej jednostki organizacyjnej, w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności, cena ofertowa winna być ustalona w taki sposób, aby wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usługi nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej ustalonej zgodnie z art. 2 ust. 3a, 3b i 5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2015 r. poz. 2008, z późn. zm.) 7. W przypadku wykonawców o których mowa w ust. 6 wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdemu z tych wykonawców przysługuje wynagrodzenie ustalone zgodnie z ust. 6. VIII. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie: 1) Cena znaczenie kryterium 30 % 2) Zaproponowane szczegółowe zagadnienia znaczenie kryterium 70% 2. Sposób oceny oferty: 1) Cena: Punkty w tym kryterium obliczone zostaną według wzoru: najniższa cena brutto spośród badanych ofert ilość uzyskanych punktów = x 30 cena brutto badanej oferty (wynik działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku) Maksymalna liczba punktów jaką można uzyskać w kryterium Cena 30 pkt. 2) W kryterium Zaproponowane szczegółowe zagadnienia ocena zostanie dokonana na podstawie złożonych w ofercie zaproponowanych szczegółowych zagadnień Ocenie podlegać będzie dopasowanie zaproponowanych szczegółowych zagadnień do tematu głównego podanego w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. 5

6 W szczególności taki dobór szczegółowych zagadnień (tematów), który będzie optymalnie dobrany z uwagi na możliwości korzystania z rozwiązań proponowanych przez gminy. Mając na uwadze specyfikę gmin z województwa warmińsko-mazurskiego. Szczegółowe zagadnienia muszą być dobrane w sposób komplementarny względem siebie, obejmować wiadomości teoretyczne oraz praktyczne, winny uwzględniać ukazanie rozwiązań związanych z reinwestycjami. Ponadto muszą być dopasowanie do celów Festiwalu tj. uwzględniać wymianę doświadczeń między specjalistami zajmującymi się promocją gospodarczą oraz ich integrację, budowę spójnego przekazu promocyjnego dotyczącego gospodarki Warmii i Mazur, integrację przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego i osób zajmujących się zagadnieniami promocji gospodarczej w jednostkach samorządu terytorialnego oraz organizacji otoczenie biznesu. Mając na uwadze powyższe Zamawiający oceni: A. Zaproponowaną przez Wykonawcę tematykę zagadnień szczegółowych, w tym: 1) trzech prelekcji, 2) dwóch paneli dyskusyjnych, 3) dwóch prezentacji dobrych praktyk, 4) dwóch warsztatów, od 16 do 30 pkt. otrzyma tematyka zagadnień szczegółowych, która dopasowana będzie do tematu głównego oraz celów Festiwalu w stopniu bardzo wysokim; od 6 do 15 pkt. otrzyma tematyka zagadnień szczegółowych, która dopasowana będzie do tematu głównego oraz celów Festiwalu w stopniu wysokim; od 1 do 5 pkt. otrzyma tematyka zagadnień szczegółowych, która dopasowana będzie do tematu głównego oraz celów Festiwalu w stopniu średnim; 0 pkt. otrzyma tematyka zagadnień szczegółowych, która dopasowana będzie do tematu głównego oraz celów Festiwalu w stopniu niskim. Tematyka zaproponowanych zagadnień szczegółowych musi być dopasowana do tematu głównego oraz celów Festiwalu przynajmniej w stopniu niskim. Maksymalna możliwa do uzyskania w tym pod kryterium ilość punktów to 30. B. Zaproponowane przez Wykonawcę tezy do zagadnień szczegółowych, w tym: a) prelekcji (po 3 tezy do każdego tematu), b) paneli dyskusyjnych (po 5 tez do każdego tematu), c) prezentacji dobrych praktyk (po 3 tezy do każdego tematu) d) warsztatów (po 3 tezy do każdego tematu) Maksymalna możliwa do uzyskania w tym pod kryterium ilość punktów to 25. od 11 do 25 pkt. otrzymają tezy do zaproponowanych tematów szczegółowych, które będą dopasowane do tych tematów oraz do celów Festiwalu w stopniu bardzo wysokim; od 6 do 10 pkt. otrzymają tezy do zaproponowanych tematów szczegółowych, które będą dopasowane do tych tematów oraz do celów Festiwalu w stopniu wysokim; od 1 do 5 pkt. otrzymają tezy do zaproponowanych tematów szczegółowych, które będą dopasowane do tych tematów oraz do celów Festiwalu w stopniu średnim; 0 pkt. otrzymają tezy do zaproponowanych tematów szczegółowych, które będą dopasowane do tych tematów oraz do celów Festiwalu w stopniu niskim. Tezy zaproponowane do tematów szczegółowych muszą być do nich dopasowane przynajmniej w stopniu niskim. C. Wykonawca, przygotuje prezentację multimedialną max. do 15 slajdów, poświęconą reinwestycjom w województwie warmińsko-mazurskim. Prezentacja musi obejmować najistotniejsze informacje dotyczące reinwestycji w odniesieniu do województwa warmińsko-mazurskiego, z uwzględnieniem przykładów gmin (min. 3), istotne dane dla tej tematyki oraz podkreślenie znaczenia reinwestycji w rozwoju gmin województwa warmińsko-mazurskiego. Maksymalna możliwa do uzyskania w tym pod kryterium ilość punktów to 15. od 11 do 15 pkt. otrzyma prezentacja, która dopasowana będzie do celów oraz tematu głównego Festiwalu w stopniu bardzo wysokim; 6

7 od 6 do 10 pkt. otrzyma prezentacja, która dopasowana będzie do celów oraz tematu głównego Festiwalu w stopniu wysokim; od 1 do 5 pkt. otrzyma prezentacja, która dopasowana będzie do celów oraz tematu głównego Festiwalu w stopniu średnim; 0 pkt. otrzyma prezentacja, która dopasowana będzie do celów oraz tematu głównego Festiwalu w stopniu niskim. Prezentacja musi być dopasowana do tematu głównego oraz celów Festiwalu przynajmniej w stopniu niskim. Punkty w kryterium Zaproponowane szczegółowe zagadnienia obliczone zostaną według wzoru: Liczba punktów przyznanych badanej ofercie Liczba uzyskanych punktów = x 70 Najwyższa liczba punktów spośród badanych ofert (Wynik działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku) Maksymalna liczba punktów jaką można uzyskać 70 pkt. 4. Suma punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach stanowić będzie ogólną liczbę punktów jaką uzyskała badana oferta Wykonawcy. 5. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która uzyska największą liczbę punktów, spośród ofert podlegających rozpatrzeniu. IX. WYJAŚNIANIE TREŚCI OFERT, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, UZUPEŁNIANIE OŚWIADCZEŃ, DOKUMENTÓW I PEŁNOMOCNICTW, WYJAŚNIANIE RAŻĄCO NISKIEJ CENY, SKŁADANIE OFERT DODATKOWYCH, INFORMACJA O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA. 1. Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawców złożenia, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawców złożenia, w wyznaczonym terminie, oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw jeżeli Wykonawca wraz z ofertą nie złożył wymaganych oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw, lub złożył oświadczenia, dokumenty zawierające błędy lub wadliwe pełnomocnictwa, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy nie będzie podlegać rozpatrzeniu albo zaistnieją przesłanki nieudzielenia zamówienia. 3. W okolicznościach określonych w ust. 2 Zamawiający zażąda złożenia wymaganych dokumentów od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona spośród ofert podlegających rozpatrzeniu. 4. Jeżeli Wykonawca, o którym mowa w ust. 3 nie złoży na wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym terminie, wymaganych dokumentów, lub uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać kolejnego Wykonawcę, którego ofercie przyznano największą liczę punktów. Ust. 3 stosuje się odpowiednio. 5. Zamawiający poprawia w ofercie: 1) oczywiste omyłki pisarskie, 2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, 3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z treścią ogłoszenia o zamówieniu, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 6. Zamawiający może, w celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, żądać od Wykonawców, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający nie będzie rozpatrywał oferty Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 7. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 8. Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia, Zamawiający zamieści w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) w miejscu publikacji ogłoszenia, informację o udzieleniu zamówienia. W razie nieudzielenia zamówienia 7

8 Zamawiający zamieści informację o nieudzieleniu zamówienia w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) w miejscu publikacji ogłoszenia. X. OKOLICZNOŚCI, W KTÓRYCH OFERTA NIE PODLEGA ROZPATRZENIU: 1. Treść oferty nie odpowiada treści ogłoszenia o zamówieniu, z zastrzeżeniem rozdziału IX ust. 5 pkt 3), 2. Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, lub Wykonawca nie złożył wyjaśnień o których mowa w rozdziale IX ust Zawiera błędy w obliczeniu ceny, 4. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w rozdziale IX ust. 5 pkt 3 5. Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 6. Jeżeli Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę w postępowaniu. 7. Wykonawca nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu. 8. Wykonawca na wezwanie Zamawiającego nie złożył w wymaganym terminie dokumentów o których mowa w rozdziale IX. XI. PODSTAWA NIEUDZIELENIA ZAMÓWIENIA 1. Nie złożono żadnej oferty podlegającej rozpatrzeniu, 2. Cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty. 3. W przypadku, o którym mowa w rozdziale IX ust. 7, zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie. 4. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. 5. Postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego. XII. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY. 1. Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym odpowiednio załącznik nr 5 do Ogłoszenia. 2. Złożenie przez Wykonawcę oferty jest równoznaczne z akceptacją wzoru umowy oraz zobowiązaniem do zawarcia umowy na warunkach w niej określonych. 3. Umowa z wybranym wykonawcą zostanie zawarta w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 4. Przed podpisaniem umowy, wybrany Wykonawca przekaże Zamawiającemu informacje niezbędne do wpisania do treści umowy np. imiona i nazwiska uprawnionych osób, które będą reprezentować Wykonawcę przy podpisaniu umowy, dane kontaktowe, nr rachunku, itp. 5. Przed podpisaniem umowy Zamawiający może wezwać Wykonawców, o których mowa w rozdziale VII ust. 6 i ust. 7 ogłoszenia, do przekazania Zamawiającemu informacji w zakresie podlegania przepisom ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U poz ze zmianami). XIII. INFORMACJE DODATKOWE Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2016r., poz. 922) Zamawiający informuje, iż: 1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Warmińsko-Mazurskie Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego, ul. Emilii Plater 1, Olsztyn, 2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania mającego na celu wybór najkorzystniejszej oferty oraz wykonania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia tego postępowania, 3. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane organom i osobom uprawnionym do przeprowadzenia w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego czynności kontrolnych i audytowych, 8

9 4. posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, 5. podanie danych osobowych jest dobrowolne, przy czym niezbędne do udziału w postępowaniu mającym na celu wybór najkorzystniejszej oferty, zawarcia oraz wykonania umowy. 9

10 Załącznik nr 1 ZP SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Organizacja i przeprowadzenie dwudniowej konferencji o nazwie Festiwal Promocji Gospodarczej Warmii i Mazur edycja VII, skierowanej do samorządów lokalnych i instytucji otoczenia biznesu, który odbędzie się 9-10 listopada 2017 roku w Iławie. Zamówienie jest realizowane w związku z planowanym projektem Promocja gospodarcza Warmii i Mazur Realizacja projektu uzależniona jest od uzyskania przez Zamawiającego dofinansowania działań z Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata W wydarzeniu weźmie udział 100 osób. II. TEMATYKA FESTIWALU 1. Temat główny: Reinwestycje, rozumiane jako rozszerzenie działalności gospodarczej przedsiębiorstw już funkcjonujących na terenie gminy. 2. Szczegółowe zagadnienia zaproponuje Wykonawca. Szczegółowe zagadnienia tj.: tematyka prelekcji (tematy 3 prelekcji), tematyka paneli dyskusyjnych (tematy 2 paneli dyskusyjnych), tematyka prezentacji dobrych praktyk (tematy 2 prezentacji dobrych praktyk). Tematyka musi być dopasowana do tematu głównego wraz z tezami do każdego z zaproponowanych szczegółowych zagadnień (czyli tematów: prelekcji, paneli dyskusyjnych, prezentacji dobrych praktyk). Tematyka warsztatów musi stanowić rozwinięcie i kontynuację zaproponowanych szczegółowych zagadnień. Ponadto warsztaty muszą być nastawione na nabycie praktycznych umiejętności uczestników, a to znaczy, iż mają to być warsztaty angażujące uczestników (teoria, rzeczywiste przykłady wraz z ćwiczeniami). Zaproponowana przez Wykonawcę tematyka w/w szczegółowych zagadnień (tj. prelekcji, paneli dyskusyjnych, prezentacji dobrych praktyk oraz warsztatów) oraz zaproponowane do nich tezy będą podlegały ocenie wraz z ofertą cenową przystępujących do postępowania. Ocenie będzie podlegał stopień ich dopasowania do tematu głównego podanego w ust. 1 niniejszego pkt II. O FESTIWALU. 3. Uczestnicy Festiwalu: - przedstawiciele władz samorządów szczebla gminnego z terenu województwa warmińskomazurskiego; - szefowie komórek ds. promocji, rozwoju i inwestycji samorządów szczebla gminnego i wojewódzkiego z terenu województwa warmińsko-mazurskiego (max. 2 osoby z gminy, decyduje kolejność zgłoszeń); - przedstawiciele instytucji podległych samorządom gminnym i zajmujących się zagadnieniami promocyjnymi; - przedstawiciele instytucji regionalnych, lokalnych i zajmujących się zagadnieniami promocyjnymi; - przedstawiciele instytucji otoczenia biznesu z terenu województwa warmińsko-mazurskiego po ustaleniach z Zamawiającym weryfikacja i rekrutacja po stronie Wykonawcy; - przedstawiciele starostwa powiatowego gminy, w której odbywa się przedmiotowy Festiwal; - prelegenci; - przedstawiciele Zamawiającego. 4. Cele Festiwalu: - wzmocnienie kompetencji merytorycznych uczestników w zakresie gospodarczej promocji gmin, w szczególności dotyczące reinwestycji; - wymiana doświadczeń między specjalistami zajmującymi się promocją gospodarczą oraz ich integracja; - budowa spójnego przekazu promocyjnego dotyczącego gospodarki Warmii i Mazur; - integracja przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego i osób zajmujących się zagadnieniami promocji gospodarczej w jednostkach samorządu terytorialnego oraz organizacji otoczenia biznesu. III. RAMOWY PROGRAM FESTIWALU 1. Dzień 1: Rozpoczęcie o godzinie

11 Część merytoryczna pierwszego dnia Festiwalu, składająca się z: powitania, wystąpień, prelekcji, paneli dyskusyjnych i prezentacji dobrych praktyk, która powinna trwać nie krócej niż 6 godzin zegarowych, w tym: a) rejestracja uczestników, powitalny serwis kawowy; b) przywitanie gości przez przedstawicieli Zamawiającego, wystąpienia minimum dwóch przedstawicieli Zamawiającego; c) sesja plenarna, obejmująca minimum trzy prelekcje (w postaci wykładów i/lub prezentacji). Wystąpienia muszą być przeprowadzone przez prelegentów opisanych w części PROWADZĄCY I PRELEGENCI FESTIWALU. Po każdym wystąpieniu należy zarezerwować max. 5 min na pytania od publiczności. W trakcie sesji plenarnej (między wystąpieniami) przerwa na lunch trwająca minimum 30 minut. d) dwa panele dyskusyjne (uczestnicy paneli oraz moderatorzy zostali opisani w części PROWADZĄCY I PRELEGENCI FESTIWALU ). Między panelami dyskusyjnymi przerwa obiadowa, trwająca od 40 do 60 minut. e) minimum dwie prezentacje dobrych praktyk w postaci prezentacji i/lub wykładów. Po każdym wystąpieniu należy zarezerwować max. 5 min na pytania od publiczności. Zakończenie pierwszego dnia nie później niż o godzinie Dzień 2: Rozpoczęcie o godzinie 10.00, w tym: a) blok warsztatowy, trwający 4 godz. zegarowe, obejmujący dwa warsztaty (każdy trwający dwie godziny). Warsztaty odbywają się równolegle i muszą być przeprowadzone przez ekspertów, opisanych w części PROWADZĄCY I PRELEGENCI FESTIWALU ; b) przerwa kawowa między warsztatami (minimum 25 minut); c) przerwa obiadowa po blokach warsztatowych, trwająca od minut; d) rozdanie zaświadczeń/certyfikatów udziału w Festiwalu Zakończenie drugiego dnia nie później niż o godzinie Wykonawca zapewni kontrolę czasu wystąpień w uzgodniony i zaakceptowany przez Zamawiającego sposób (np. elektroniczny zegar wielkości min. 15 cali przekątnej na ekranie odmierzający czas i sygnalizujący koniec czasu przewidzianego na daną część) oraz sygnał dźwiękowy (typu gong) sygnalizujący koniec przerw. 4. Szczegółowy program Festiwalu tj. szczegółowe zaplanowanie czasu trwania poszczególnych wystąpień, prelekcji, paneli etc. zostanie uzgodnione przez Zamawiającego z Wykonawcą. Przy ustalaniu programu będą brane pod uwagę temat główny podany przez Zamawiającego oraz szczegółowe zagadnienia zaproponowane przez Wykonawcę. IV. PROWADZĄCY I PRELEGENCI FESTIWALU 1. Wykonawca zapewni w roli prelegentów w ramach sesji plenarnej oraz prezentacji dobrych praktyk pierwszego dnia Festiwalu minimum pięciu ekspertów, w tym: - min. 2 przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu i/lub organizacji pozarządowych i/lub fundacji i/lub stowarzyszeń zajmujących się marketingiem terytorialnym i/lub promocją gospodarczą, niebędących pracownikami samorządowymi, z których każdy w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadził co najmniej 3 prelekcje w zakresie marketingu terytorialnego ukierunkowanego na promocję gospodarczą miast i regionów, - min. 2 ekspertów, którzy byli zaangażowani w działania z zakresu promocji gospodarczej i wspierali rozwój reinwestycji w gminie/gminach lub inwestycji w gminach oraz którzy są przedstawicielami podmiotów prywatnych, np. przedsiębiorcy z województwa warmińsko-mazurskiego, firm doradczych, consultingowych, itp. oraz z których każdy w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadził co najmniej 3 prelekcje w zakresie marketingu, - minimum 1 prelegenta ekonomistę z doświadczeniem współpracy z mediami, który w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert występował co najmniej 5 razy jako ekspert ds. ekonomicznych i/lub gospodarczych na antenie ogólnopolskich telewizji, znajdujących się na miejscach 1-17 w zestawieniu top 20 stacji w 2016 roku (wg danych Nielsen Audience Measurement przygotowanych dla portalu Wirtualnemedia.pl: na-czele-stacji-tematycznych-top-100). Wystąpienie poświęcone tematowi głównemu Festiwalu. 2. Wykonawca zapewni prowadzących panele dyskusyjne. Każdy z paneli powinien zostać poprowadzony przez eksperta, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadził co najmniej 3 prelekcje w zakresie marketingu terytorialnego ukierunkowanego na promocję gospodarczą miast i regionów. Uczestników paneli dyskusyjnych zapewni Zamawiający, będzie to minimum 5 osób (+/-1) w każdym. W każdym z paneli znajdą się: a) minimum trzej przedsiębiorcy i/lub przedstawiciele podmiotów prywatnych (+/-1), uczestniczących lub współuczestniczących w działaniach z zakresu promocji gospodarczej lub przyciągania inwestycji w gminach; 11

12 b) dwaj przedstawiciele instytucji otoczenia biznesu i/lub jednostek samorządu terytorialnego. 3. Wykonawca zapewni minimum dwóch prowadzących warsztaty drugiego dnia Festiwalu. Każdy z ekspertów w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadził co najmniej 3 warsztaty i/lub szkolenia z zakresu promocji gospodarczej, posiada wiedze ekspercką z dziedziny związanej x obsługą inwestycyjną. 4. Zamawiający zapewni w roli prowadzącego konferencję profesjonalnego konferansjera, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert poprowadził co najmniej 1 konferencję z zakresu gospodarki oraz współpracował z mediami (telewizja i/lub radio), zna realia, sytuację ekonomicznogospodarczą i specyfikę województwa warmińsko-mazurskiego. 5. Prelegenci z dnia pierwszego Festiwalu oraz osoby prowadzące warsztaty drugiego dnia Festiwalu mogą się powtarzać. 6. Tezy prowadzących panele dyskusyjne oraz prowadzącego Festiwal przygotowuje Wykonawca muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. 7. Wykonawca zapewni opiekuna organizacyjnego obecnego podczas trwania Festiwalu oraz obsługę techniczną imprezy i recepcji Festiwalu. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji minimum 2 osoby na czas rejestracji uczestników, przez pozostały czas trwania Festiwalu 1 osoba. Wymagany oficjalny strój osób obsługujących recepcję. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania Festiwalu, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; rejestracja uczestników, logistyka i dystrybucja materiałów wśród uczestników Festiwalu. 8. Propozycje prelegentów, prowadzących i uczestników paneli dyskusyjnych, prowadzących warsztaty oraz prowadzącego Festiwal zostaną przedstawione przez Wykonawcę do akceptacji Zamawiającego w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy, jednak nie później niż do 31 sierpnia 2017 r. Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych dokona akceptacji lub wniesie uwagi. V. WARUNKI LOKALOWE 1. Obiekt, w którym odbędzie się Festiwal Kinoteatr PASJA w Iławie będzie zapewniony przez Zamawiającego i jego udostępnienie nie wiąże się z wydatkami po stronie Wykonawcy. Obiekt będzie posiadał: - pełne zaplecze sanitarne dopasowane do liczby uczestników, bezpłatne toalety i szatnie; - pomieszczenie, zarezerwowane wyłącznie dla uczestników Festiwalu, w którym serwowane będą posiłki, inne niż pomieszczenia wykładowe; - infrastruktura (np. winda, podjazdy) dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych; - bezpłatny parking; - miejsce wraz z wyposażeniem na prowadzenie recepcji/sekretariatu Festiwalu; - wi-fi na terenie obiektu. 2. Zamawiający zapewni: a) wyposażenie konferencyjne sali wykładowej, w tym: - miejsca siedzące dla wszystkich uczestników (krzesła tapicerowane minimum tapicerowane siedziska); - dostęp do bezprzewodowego Internetu; - sprzęt do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny); - laptop; - nagłośnienie; - minimum dwa mikrofony bezprzewodowe; b) wyposażenie konferencyjne każdej z dwóch sal, warsztatowych, w tym: - miejsca siedzące dla wszystkich uczestników; - dostęp do bezprzewodowego Internetu; - sprzęt do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny); - laptop; - nagłośnienie; - flipchart, papier do flipcharta, komplet markerów. 3. W porozumieniu z Zamawiającym Wykonawca zapewni: a) należytą estetykę pomieszczeń, w których odbędzie się Festiwal, w tym ustawienie miejsc siedzących, aranżacja wnętrza, umieszczenie materiałów informacyjnych; b) wyposażenie i prowadzenie recepcji/sekretariatu Festiwalu: w przypadku kiedy w obiekcie nie ma recepcji wówczas należy ją zaaranżować: 2-3 stoły (jeśli będzie to konieczne przykrytych tkaniną), 12

13 na stołach: tabliczka z napisem Recepcja Festiwalu, tabliczka z nazwą Festiwal Promocji Gospodarczej Warmii i Mazur 2017 oraz z wymaganymi logotypami; c) należytą estetykę sali bankietowej, w której odbędzie się pierwszego dnia uroczysta gala (początek o godz. 20) w tym: aranżacja wnętrza, oświetlenie, kompozycje kwiatowe, ustawienie stołów i miejsc siedzących, aranżacja stołów. Obiekt, w którym odbędzie się gala, zostanie zapewniony przez Zamawiającego. VI. USŁUGA GASTRONOMICZNA 1. Wykonawca zapewni usługę gastronomiczną składającą się z: - 1 dnia: serwisu kawowego powitalnego przed rozpoczęciem Festiwalu, możliwości korzystania z serwisu kawowego w trakcie całego pierwszego dnia Festiwalu, lunchu, obiadu trzydaniowego w postaci szwedzkiego stołu, uroczystej kolacji podczas wieczornej Gali w postaci stołu szwedzkiego; - 2 dnia: serwisu kawowego przed rozpoczęciem warsztatów, możliwość korzystania z serwisu kawowego w trakcie warsztatów, obiadu trzydaniowego w postaci szwedzkiego stołu. 2. Serwis kawowy powitalny na bieżąco uzupełniany, który przewiduje: a) kawa czarna z ekspresu dla każdego uczestnika, herbata (różne rodzaje w tym czarna i owocowa); b) wrzątek w termosach; c) woda mineralna gazowana, niegazowana w butelkach 0.5 litra na osobę; d) cukier, śmietanka do kawy, cytryna; e) 3 rodzaje kruchych ciastek np. rogaliki francuskie, wyłożone na paterach, na każdą osobę ma przypadać przynajmniej 1 ciastko z każdego rodzaju; f) świeże owoce np. winogrona, gruszki, mandarynki; 3. Lunch w postaci stołu szwedzkiego, który przewiduje: a) kawa czarna z ekspresu dla każdego uczestnika, herbata (różne rodzaje w tym czarna i owocowa); b) wrzątek w termosach; c) woda mineralna gazowana, niegazowana w butelkach 0.5 litra na osobę; d) cukier, śmietanka do kawy, cytryna; e) kanapki 3 rodzajów pieczywa: z pieczywa razowego (np. z sałatą, serem, pomidorkami, świeżą bazylią), z pieczywa wieloziarnistego (np. z sałatą szynką, pomidorkami, kiełkami), z pieczywa pszennego (np. z sałatą, jajkiem, sosem majonezowym, natką pietruszki). 4. Obiad trzydaniowy w postaci szwedzkiego stołu, który przewiduje: a) zupa: dwa rodzaje, porcja = ml/osoba; b) mięso i ryba na ciepło: porcja = g/osoba, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić 1 rodzaj mięsa i 1 rodzaj ryby. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zestawów wegetariańskich i wegańskich w liczbie zadeklarowanej przez uczestników wydarzenia; c) zestaw surówek ze świeżych warzyw i gotowanych warzyw: 1 zestaw = 1 porcja = g/osoba, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zestawy zawierające 2 surówki ze świeżych warzyw i 1 surówkę z warzyw gotowanych; d) dodatki do dania głównego: porcja = g/osoba; ziemniaki z wody lub opiekane, kasza i ryż; e) deser: porcja = g, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dwa rodzaje ciasta, na 1 osobę przypadają 2 porcje; f) soki owocowe 0.3 l/osoba, woda mineralna 0.5 l/osoba (z czego połowa zapewnionej wody będzie gazowana, a połowa niegazowana); g) kawa czarna z ekspresu dla każdego uczestnika; h) herbata (różne rodzaje w tym czarna i owocowa) dla każdego uczestnika; i) wrzątek w termosach; j) cukier, śmietanka do kawy, cytryna dla wszystkich uczestników w ilości odpowiadającej liczbie osób biorących udział w Festiwalu. Obiekt, w którym odbędzie się Festiwal i w którym będzie realizowana opisana powyżej usługa gastronomiczna będzie zapewniony przez Zamawiającego i jego udostępnienie nie wiąże się z wydatkami po stronie Wykonawcy. 5. Uroczysta kolacja, która przewiduje: a) przekąski zimne 10 rodzajów, w tym: przekąski mięsne, rybne, pasztety, porcja g/osoba z każdego rodzaju; b) deska serów, porcja g/osoba; c) sałatka 3 rodzaje, porcja g/osoba z każdego rodzaju; d) mięso i ryba na ciepło: porcja = g/osoba, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić 1 rodzaj mięsa i 1 rodzaj ryby. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zestawów wegetariańskich i wegańskich w liczbie zadeklarowanej przez uczestników wydarzenia; 13

14 e) zestaw surówek ze świeżych warzyw i gotowanych warzyw: 1 zestaw = 1 porcja = g/osoba, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zestawy zawierające 2 surówki ze świeżych warzyw i 1 surówkę z warzyw gotowanych; f) dodatki do dania głównego: porcja = g/osoba; ziemniaki z wody lub opiekane, kasza i ryż; g) deser: porcja = g, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dwa rodzaje ciasta, na 1 osobę przypadają 2 porcje; h) soki owocowe 0.3 l/osoba, woda mineralna 0.5 l/osoba (z czego połowa zapewnionej wody będzie gazowana, a połowa niegazowana); i) kawa czarna z ekspresu dla każdego uczestnika (uzupełniany na bieżąco w miarę potrzeb); j) herbata różne rodzaje w tym czarna i owocowa dla każdego uczestnika (uzupełniany na bieżąco w miarę potrzeb); k) wrzątek w termosach (uzupełniany na bieżąco w miarę potrzeb); l) cukier, śmietanka do kawy, cytryna dla wszystkich uczestników w ilości odpowiadającej liczbie osób biorących udział w Festiwalu (uzupełniany na bieżąco w miarę potrzeb). Obiekt, w którym odbędzie się Gala Hotel PORT 110 w Iławie będzie zapewniony przez Zamawiającego i jego udostępnienie nie wiąże się z wydatkami po stronie Wykonawcy. 6. Wykonawca przy oferowaniu posiłków zobowiązany jest stosować świeże produkty spożywcze. 7. Zasada urozmaicania dotyczy wszystkich posiłków. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia potraw i napojów zgodnie z zaproponowanym menu zaakceptowanym przez Zamawiającego oraz zobowiązany jest do zapewnienia zaplecza technicznego i obsługi potrzebnej do sprawnego przeprowadzenia usługi gastronomicznej, z uwzględnieniem wszelkich prac porządkowych po zakończeniu Festiwalu. 8. Wykonawca zapewni profesjonalną/sprawną obsługę kelnerską (5 kelnerów +/- 1) oraz stosowną zastawę z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku oraz nakrycie stołów, serwetki, etc. 9. Wykonawca zapewni stoliki koktajlowe o wysokości ok cm w eleganckim czarnym pokrowcu (do serwowania kawy/herbaty i obiadu 1. i 2. dnia) w ilości min sztuk. 10. Wykonawca jest zobowiązany do organizacji uroczystej kolacji na siedząco (stoły, krzesła tapicerowane) z obsługą kelnerską oraz nakryciem stołów, serwetki etc. 11. Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu do wyboru po trzy propozycje menu cateringu na: pierwszy i drugi dzień oraz na uroczystą kolację, która odbędzie się podczas Gali (pierwszego dnia Festiwalu), w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy jednak nie później niż do 30 września 2017 r. Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych dokona akceptacji lub wniesie uwagi. VII. USŁUGA NOCLEGOWA 1. Wykonawca zapewni miejsca noclegowe (na terenie miasta w którym odbędzie się Festiwal) dla przedstawicieli Zamawiającego po 2 noclegi dla 3 osób, w pokojach 1-osobowych w hotelu trzygwiazdkowym lub w obiekcie spełniającym standard trzygwiazdkowego hotelu (w rozumieniu przepisów 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006, Nr 22, poz. 169), w odległości dotarcia pieszo drogą lądową (na podstawie google maps wyznacz trasę pieszo) max. do 1 km od miejsca odbywania się Festiwalu. 2. Pozostali uczestnicy Festiwalu zapewniają sobie nocleg we własnym zakresie. VIII. ZAPROSZENIA Wykonawca zobowiązany będzie do: a) przygotowania w porozumieniu z Zamawiającym wzoru i treści zaproszenia (wersja do druku format DL oraz wersja do wysyłki elektronicznej), które będzie zawierać m.in. skrócony program oraz wymagane logotypy; b) wydrukowanie zaproszeń (papier kreda matowa 200g, zbigowane), zakopertowanie i zaadresowanie kopert z zaproszeniami, a następnie przekazanie do siedziby Zamawiającego gotowych do wysyłki (dostarczenie na koszt Wykonawcy); c) wysyłka, zaproszeń w formie papierowej powinna nastąpić nie później niż na 21 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia Festiwalu; d) Wykonawca zobowiązany jest opracować w porozumieniu z Zamawiającym wzór zaproszenia spełniający wymagania Księgi Identyfikacji Wizualnej Województwa Warmińsko-Mazurskiego (Księga dostępna na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem: (link: 14

15 oraz wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia Mazury ; e) Projekty graficzne zaproszenia wymagają przed drukiem akceptacji Zamawiającego Wykonawca przygotuje i prześle je do akceptacji w terminie 21 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy jednak nie później niż do 30 września 2017 r Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych dokona akceptacji lub wniesie uwagi. IX. REJESTRACJA UCZESTNIKÓW FESTIWALU 1. Do obowiązków Wykonawcy należy: a) przyjmowanie zgłoszeń od uczestników Festiwalu; (rejestracji uczestników on-line w elektronicznym systemie na darmowej platformie zamawiający udzieli czasowego dostępu do konta wybranemu Wykonawcy) warunkiem przyjęcia zgłoszenia jest poprawnie wypełniony na stronie e-formularz przygotowany wg wzoru dostarczonego przez Zamawiającego; b) potwierdzanie zgłoszeń po zweryfikowaniu z listą osób przewidzianych do zaproszenia; c) prowadzenie ewidencji zgłoszeń a po zakończeniu rekrutacji przekazanie Zamawiającemu listy z danymi, osób które zgłosiły się na Festiwal; d) informowanie uczestników Festiwalu o zmianach związanych z organizacją Festiwalu za pośrednictwem poczty elektronicznej (przedstawicielowi Wykonawcy zostanie udzielony czasowo dostęp do konta Zamawiającego) etc.; e) przygotowanie list obecności uczestników: listy głównej oraz list na poszczególne warsztaty odbywające się 2. dnia (listy w formie gotowych formularzy z wpisanymi komputerowo danymi uczestników takimi jak: imię, nazwisko, instytucja oraz z miejscem do odręcznego podpisania); f) obsługa rejestracji uczestników na miejscu odbywania się Festiwalu. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji listy zgłoszonych uczestników. X. DZIAŁANIA PROMOCYJNE 1. W ramach działań promocyjnych Wykonawca zobowiązany jest do: a) przygotowania prezentacji multimedialnej max. do 15 slajdów poświęconej reinwestycjom w województwie warmińsko-mazurskim, która zostanie zaprezentowana 1. dnia Festiwalu przez przedstawiciela Wykonawcy. Prezentacja musi obejmować najistotniejsze informacje dotyczące reinwestycji w odniesieniu do województwa warmińsko-mazurskiego, z uwzględnieniem: przykładów gmin (min. 3), istotnych danych dla tej tematyki oraz podkreślenie znaczenia reinwestycji w rozwoju gmin województwa warmińsko-mazurskiego prezentacja musi być załączona do oferty Wykonawcy i będzie podlegała ocenie na etapie wyboru Wykonawcy; b) przygotowania prezentacji multimedialnej (2-3 slajdy) wyświetlanej na dużym ekranie na wstępie i w przerwach Festiwalu, zawierającej m.in. tytuł Festiwalu, organizatora, wymagane logotypy. Wykonawca najpóźniej do 1 października przedstawi Zamawiającemu projekt prezentacji multimedialnej do akceptacji w ciągu 5 dni roboczych Zamawiający dokona akceptacji lub wniesie uwagi); c) wykonania (według projektów zaakceptowanych przez Zamawiającego) dwóch plansz informacyjnych w kolorze, w formacie B1 z programem Festiwalu wykonanych z PCV i zainstalowanie celem ekspozycji w miejscu odbywania się Festiwalu (np. na sztaludze, projekt planszy do akceptacji przez Zamawiającego najpóźniej do 1 października 2017 r. zamawiający w ciągu 5 dni roboczych dokona akceptacji lub wniesie uwagi); d) aranżacji przestrzennej z wykorzystaniem materiałów promocyjno-informacyjnych wykonanych przez Wykonawcę oraz ewentualnych dodatkowych materiałów dostarczonych przez Zamawiającego (typu roll-up y, ścianka, flaga); e) udokumentowania fotograficznego aparatem cyfrowym przebiegu Festiwalu oraz Gali, z czego: - co najmniej pięć zdjęć (min. 3000x2250 px, 300 dpi) zostanie dostarczone Zamawiającemu już w drugim dniu Festiwalu, do godz. 12; - fotorelacja z Festiwalu i Gali (złożona z co najmniej 100 zdjęć min. 3000x2250 px, 300 dpi) zostanie przekazana Zamawiającemu na nośniku CD/DVD wraz ze sprawozdaniem z realizacji zamówienia (sprawozdanie opisane szerzej w punkcie XIII) f) dystrybucji materiałów konferencyjnych wśród uczestników Festiwalu (materiały konferencyjne szerzej opisane w punkcie XI); g) wykonania identyfikatorów imiennych dla wszystkich uczestników, prelegentów i osób prowadzących Festiwal. Identyfikator w formie dwustronnej zawieszki zapakowanej w przeźroczyste etui (o wymiarach 17cmx12cm) wraz ze smyczą oznakowaną wymaganymi logotypami do zawieszenia na szyję, awers z nazwą wydarzenia, danymi uczestnika oraz wymaganymi logotypami; rewers ze skróconym programem projekt do akceptacji przez Zamawiającego najpóźniej do 1 października 2017 r. Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych dokona akceptacji lub wniesie uwagi). 15