NEBULA Labels. Instrukcja obsługi systemu projektowania i drukowania etykiet

Transkrypt

1 NEBULA Labels Instrukcja obsługi systemu projektowania i drukowania etykiet Dokument zawiera opis funkcjonalności systemu, sposób jego konfiguracji oraz możliwości. Nebula Solutions

2 WYMAGANIA SYSTEMOWE... 2 INSTALACJA LOKALNA... 2 ROZPOCZĘCIE PRACY... 2 TRYB DEMO... 2 TRYB TESTOWY I PEŁNY... 4 REJESTRACJA NOWEGO PROFILU... 4 KONFIGURACJA PROFILU... 5 Twój profil... 5 Parametry... 6 Użytkownicy... 7 DOSTOSOWANIE INTERFEJSU UŻYTKOWNIKA... 7 ETYKIETY... 9 ASORTYMENT NOŚNIKI LISTA NOŚNIKÓW NOWY NOŚNIK... 12

3 Wymagania systemowe System identyfikacji pacjentów Nebula Labels jest aplikacją Webową, pracująca w tzw. chmurze i jest dostępny pod adresem lub bezpośrednio Do prawidłowej pracy w systemie niezbędna jest przeglądarka internetowa. System działa na większości przeglądarek w tym: Internet Explorer 6.0+, Firefox 2.0+ Safari 2.0+, Opera 9.0+, Google Chrome Do prawidłowego korzystania z systemu wymagane jest również: Rozdzielczość ekranu: 1024x768 lub wyższa, Głębia kolorów: 16 bit (high colour) lub wyższa, Włączona obsługa cookies, Włączona obsługa Javascript. Instalacja lokalna Aplikacja Nebula Labels może być również zakupiona i zainstalowana lokalnie na serwerze w siedzibie klienta. System pracuje wówczas, jako aplikacja firmowa i jest dostępny tylko i wyłącznie w sieci lokalnej klienta. W przypadku zainteresowania taką formą instalacji systemu prosimy o kontakt: info@nebulasolutions.eu. Rozpoczęcie pracy Praca w systemie może odbywać się w trzech trybach: Demo Można drukować w dowolnej ilości etykiety dostępne w tym trybie bez możliwości ich przeprojektowania. Brak dostępu do bazy artykułów i nośników, wszystkie etykiety drukowane są po ręcznym podaniu wymaganych danych. Testowy Wszystkie możliwości trybu Demo oraz dodatkowo limitowany dostęp do bazy danych artykułów i nośników. Można drukować etykiety produktowe w oparciu o dane z kartoteki asortymentu oraz logistyczne z użyciem kreatora nośników. Użytkownik ma możliwość tworzenia własnych etykiet. Tryb ten wymaga założenia profilu (konta) w systemie. Pełny Ma te same możliwości co tryb Testowy ale bez limitów na bazie danych. Tryb ten jest trybem płatnym. Tryb Demo System automatycznie startuje w tym właśnie trybie udostępniając listę standardowych etykiet dostępnych w systemie. Aby wydrukować etykietę należy zaznaczyć ją na liście a następnie kliknąć w przycisk Drukuj etykietę.

4 Rysunek 1 - Strona startowa programu Nebula Labels Po kliknięciu przycisku Drukuj etykietę pojawi się ekran drukowania na którym musimy wpisać wszystkie wymagane do wydrukuj wybranej etykiety informacje. Po ich wpisaniu klikamy przycisk Zatwierdź w celu wygenerowania żądanej etykiety. Wygenerowaną etykietę możemy wydrukować na drukarce klikając ikonę drukarki powyżej etykiety, możemy przeglądać jak również zapisać do pliku i/lub wysłać jako załącznik w jednym z dostępnych formatów: PDF, XLS, XLSX, RTF, MHT, HTML, TXT, CSV, JPG. Rysunek 2 - Generator etykiet programu Nebula Labels

5 Dane wydrukowanej w tym trybie etykiet nie są nigdzie zapisywane ani zapamiętywane. Chcąc ponownie wydrukować taką samą etykietę musimy ponownie wpisać wszystkie wymagane informacje., Tryb Testowy i Pełny Pracę należy rozpocząć od zalogowania się w systemie. Jeżeli nie posiadamy konta, to powinniśmy poprosić administratora o utworzenie loginu dla nas. Administrator przed rozpoczęciem powinien założyć profil dla swojej organizacji. Następnie w ramach tego profilu administrator będzie mógł tworzyć użytkowników, którzy będą korzystali z systemu w danej organizacji. Aby utworzyć profil należy wybrać opcję Utwórz nowy profil dostępną w prawym górnym rogu aplikacji lub na ekranie logowania pod przyciskiem logowania. Rysunek 3 Logowanie do systemu Rejestracja nowego profilu Aby zarejestrować nowy profil należy wypełnić wyświetlony formularz i zatwierdzić go przyciskiem Zapisz. Podczas tworzenia nowego profilu musimy zdefiniować kod profilu (nie będzie można go później już zmienić), nazwę profilu, czyli np. nazwę firmy oraz dane teleadresowe. W drugiej części formularza tworzymy konto administratora podając jego nazwę, login i hasło. Wybieramy język interfejsu (każdy użytkownik systemu może wybrać sobie ten język, który jest dla niego odpowiedni). Następnie należy podać opis konta oraz . Aby móc założyć profil należy zaakceptować Regulamin serwisu. Przed zapisem należy wprowadzić kod z ramki. Gdy utworzenie nowego profilu przebiegnie poprawnie system przeniesie administratora na stronę konfiguracji profilu.

6 Rysunek 4 - Formularz rejestracji nowego profilu Konfiguracja profilu Po utworzeniu profilu lub po wybraniu opcji Zarządzaj z głównego (górnego) menu system przeniesie nas do funkcjonalności związanej z konfiguracją profilu. Dostępne mamy trzy zakładki: Twój profil, Parametry, Użytkownicy. Twój profil Jest to miejsce, gdzie można zaktualizować informację o profilu, które podaliśmy podczas rejestracji profilu. W tym miejscu możemy również usunąć nasz profil.

7 Rysunek 5 - Aktualizacja danych profilu Parametry Ustawiamy tutaj parametry naszego profilu. Niezbędne do poprawnej pracy systemu to: Numer jednostki kodującej w systemie GS1 umożliwia utworzenie poprawnych etykiet produktowych dla asortymentu oraz logistycznych w standardzie GS1, tj. odpowiednio numerów GTIN oraz SSCC. Numer kolejny artykułu w systemie GS1 W przypadku automatycznego tworzenia numerów GTIN dla nowo dodawanych artykułów. Numer kolejny nośnika w systemie GS1 W przypadku automatycznego tworzenia numerów SSCC dla nowo tworzonych nośników. Domyślny typ numeru GS1 dla nowego artykułu Wskazuje jaki rodzaj numeru GS1 ma być tworzony w sposób automatyczny.

8 Rysunek 6 - Parametry profilu Użytkownicy Ta zakładka umożliwia zarzadzanie kontami użytkowników aplikacji. Aby dodać nowego użytkownika do systemu należy wybrać opcję Dodaj nowy. Opcja Edytuj umożliwia zmianę danych wybranego użytkownika, natomiast opcja Usuń zaznaczone umożliwia usunięcie wskazanych użytkowników z listy. Tylko użytkownicy na prawach administratora mogą dodawać nowych i edytować istniejących użytkowników jak również zmieniać parametry profilu. UWAGA: Dla profilu w trybie Testowym ilość użytkowników w kartotece jest ograniczona do 2. Dla profilu Pełnego wielkość kartoteki użytkowników nie jest limitowana. Rysunek 7 - Zarządzanie użytkownikami systemu Dostosowanie interfejsu użytkownika

9 Informacje wyświetlane w programie prezentowane są najczęściej w postaci tabeli (listy) gdzie poszczególne wiersze zawierają różne informacje. Tabela jest użytecznym narzędziem prezentacji danych które użytkownik może indywidualnie dostosowywać do swoich potrzeb. Prezentowane dane mogą być dowolnie sortowane według jednej lub więcej kolumn zarówno w porządku malejącym jak i rosnącym. W celu zmiany sortowania wystarczy kliknąć na wybraną kolumnę, kolejne kliknięcie na tej samej kolumnie zmienia porządek sortownia. W celu wybrania więcej niż jednej kolumny należy kliknąć w kolejna kolumnę trzymając wciśnięty klawisz Shift. Tabele umożliwiają również grupowanie wyświetlanych informacji według jednej lub więcej kolumn. W celu pogrupowania należy uchwycić myszką wybraną kolumnę a następnie przeciągnąć ją do pola powyżej opisanego jako Przeciągnij tutaj nagłówek kolumny aby pogrupować wg tej kolumny. Jeżeli chcemy pogrupować tabelę według więcej niż jednej listy należy przeciągnąć kolejne kolumny. W celu usunięcia grupowania należy wykonać czynność odwrotną i przeciągnąć żądaną kolumnę z pola grupowania w żądane miejsce w tabeli. Rysunek 8 - Przykład grupowania tabeli Tabela umożliwia również filtrowanie prezentowanych informacji według dowolnej kolumny. W tym celu wystarczy wpisać żądany tekst w polu dostępnym pod nazwą nagłówka. Program automatycznie ograniczy wyświetlaną listę do pozycji których wartość w wybranej kolumnie zaczyna się od wprowadzonej. Wpisując kolejne znaki program stopniowo zawęża wyświetlaną listę. Filtr można założyć jednocześnie na wielu kolumnach. W celu usunięcia filtru należy skasować wpisaną wartość lub wybrać opcję Czyść w prawym górnym rogu tabeli, wybranie tej opcji powoduje usuniecie wszystkich założonych filtrów. Rysunek 9 - Przykład zakładania filtru w tabeli Wybranie przycisku Dostosuj kolumny umożliwia z kolei zdecydowanie jakie kolumny mają być widoczne w tabeli. W prawym dolnym rogu ekranu pojawi nam się okienko Wybierz kolumny do którego możemy ściągnąć nagłówki kolumn których nie chcemy prezentować w tabeli lub z którego możemy wyciągnąć do tabeli kolumny aktualnie nie wyświetlane na liście. Dodatkowo w tabeli możemy decydować o kolejności kolumn, w tym celu wystarczy

10 uchwycić myszką nagłówek żądanej kolumny a następnie przeciągnąć go w prawo lub w lewo w miejsce na którym chcemy aby kolumna się znalazła. Ustawienie kursora myszki na linii oddzielającej dwie kolumny pozwala nam z kolei na ustawienie wymaganej szerokości kolumny. Rysunek 10 - Przykład dostosowywania kolumn w tabeli Etykiety Opcja Etykiety wyświetla listę wszystkich szablonów etykiet dostępnych w aktualnym profilu. W programie występują trzy rodzie (typy) etykiet: Standard Nie związana z żadną kartoteką programu, może zawierać całkowicie dowolne dane statyczne czyli niezmienne podczas każdego wydruku oraz dynamiczne które użytkownik musi ręcznie wpisać przed wydrukowaniem danej etykiety Produktowa Związana z kartotekę Asortymentu. Posiada wszystkie właściwości etykiety standardowej oraz dodatkowo może automatycznie pobierać dane do wydruku z kartoteki asortymentu (dla wskazanych pozycji). Logistyczna Związana z kartoteką nośników. Posiada wszystkie właściwości etykiety produktowej oraz dodatkowo może automatycznie pobierać dane do wydruku z kartoteki nośników (dla wskazanych pozycji). Rysunek 11 - Lista dostępnych szablonów etykiet

11 Użytkownik ma możliwość usunięcia wybranych etykiet, dodania nowej etykiety, edycji wybranej etykiety lub jej skopiowania. Aby wydrukować dowolną etykietę należy ją zaznaczyć i kliknąć przycisk Drukuj etykietę. W zależności od typu etykiety program umożliwi wpisanie wymaganych danych (Standardowa), wybranie asortymentu (Produktowa) lub otworzy okno definiowania nowego nośnika (Logistyczna). UWGA: Podczas dodawania nowej etykiety tworzony jest tylko jej nagłówek. Edycja szablonu etykiety jest możliwa dopiero po pobraniu na komputer lokalny programu do edycji etykiet createweblabels. Asortyment Opcja Asortyment wyświetla listę wszystkich asortymentów dostępnych w aktualnym profilu. Użytkownik ma możliwość usunięcia wybranych produktów, dodania nowego lub edycji wybranego produktu jak również zaimportowania kartoteki produktów ze wskazanego pliku lub wyeksportowania kartoteki do pliku w jednym z dostępnych formatów: PDF, XLS, XLSX, RTF, CSV. UWAGA: Dla profilu w trybie Testowym ilość asortymentów w kartotece jest ograniczona do 10. Dla profilu Pełnego wielkość kartoteki asortymentu nie jest limitowana. Rysunek 12 - Lista dostępnych asortymentów Program Nebula Labels wspiera tworzenie poprawnego numeru GTIN systemu GS1 podczas dodawania lub edycji wybranego asortymentu. Numer GTIN może być tworzony ręcznie poprzez wpisanie odpowiednich cyfr przez użytkownika a program obliczy i wygeneruje prawidłową cyfrę kontrolną lub automatycznie według ustalonych parametrów. W celu automatycznego utworzenia numeru GTIN przez program należy pozostawić puste pole kod kreskowy podczas dodawania lub edycji asortymentu. W parametrach programu musi być włączona opcja automatycznego tworzenia numeru GTIN. Rysunek 13 - Tworzenie numeru GTIN asortymentu

12 W celu ręcznego utworzenia numeru GTIN należy kliknąć przycisk GS1 obok pola wprowadzania kodu kreskowego a następnie wybrać właściwą formę numeru: GTIN-14 Program utworzy kolejny numer GTIN-14 na podstawie ustalonych parametrów systemu GS1 GTIN-13 (EAN13) - Program utworzy kolejny numer GTIN-13 na podstawie ustalonych parametrów systemu GS1 GTIN-12 (UPC-A) - Program utworzy kolejny numer GTIN-12 na podstawie ustalonych parametrów systemu GS1 Własny numer Program pozwoli na wpisanie dowolnego ciągu cyfr liczącego 6, 7, 11, 12 lub 13 cyfr i wyliczy dla nich cyfrę kontrolną Rysunek 14 Wybór typu numeru GTIN Nośniki Opcja ta umożliwia przede wszystkim utworzenie nowego nośnika i tym samym wydrukowanie etykiety logistycznej. Program archiwizuje wszystkie utworzone nośniki. Lista nośników Aby wyświetlić listę nośników należy poda kryteria według jakich program ma wyświetlić dane archiwalne. Pozostawienie wszystkich kryteriów pustych spowoduje wyświetlenie listy wszystkich kiedykolwiek utworzonych nośników. Po wpisaniu żądanych kryteriów w celu wyświetlenia listy należy kliknąć przycisk Pokaż. Kliknięcie przycisku Czyść usuwa aktualnie wpisane kryteria. Kliknięcie przycisku Dodaj nowy umożliwia utworzenie nowego nośnika.

13 Wyświetlona lista zawiera informacje o nośnikach oraz ich zawartości. Lista może być grupowana, filtrowana i sortowana według dowolnej kolumny. Istnieje również możliwość edytowania dowolnego nośnika. Dostępna lista nośników może zostać wyeksportowana do pliku w jednym z dostępnych formatów: PDF, XLS, XLSX, RTF, CSV. Aby wydrukować kopię etykiety dla dowolnego nośnika z archiwum należy zaznaczyć interesujące nas nośniki a następnie kliknąć przycisk Drukuj zaznaczone. Rysunek 15 - Lista nośników w archiwum Nowy nośnik Aby utworzyć nowy nośnik należy kliknąć przycisk Dodaj nowy na liście nośników lub ekranie kryteriów wyszukiwania nośników. Po kliknięciu udostępniony zostanie kreator nowego nośnika. Utworzenie nowego nośnika wymaga: Dodania jego zawartości minimum jeden asortyment (nośnik jednorodny) lub więcej (nośnik miksowany) Określenia parametrów nośnika informacje opcjonalne, nie są niezbędne do utworzenia nośnika. Opisują cechy nośnika jako jednostki logistycznej (np.: wymiary, waga, itp.). Jedynym wymaganym parametrem tej grupy jest numer nośnika, musi on być unikalny dla każdego nośnika.

14 Wskazania szablonu etykiety i ilości etykiet wskazanie jaki szablon etykiety będzie użyty do wydruku jest niezbędne do utworzenia nośnika. Dodatkowo możemy podać ilość kopii każdej etykiety która zostanie wydrukowana oraz ile nośników ma utworzyć program. Każdy nośnik będzie posiadał kolejny, unikalny numer SSCC. UWAGA: Dla profilu w trybie Testowym ilość nośników możliwa do utworzenia jest ograniczona do 100. Dla profilu Pełnego ilość nośników nie jest limitowana. Rysunek 16 - Utworzenie nowego nośnika Program Nebula Labels wspiera tworzenie poprawnego numeru SSCC systemu GS1 podczas dodawania lub edycji wybranego nośnika. Numer SSCC może być tworzony ręcznie lub automatycznie według ustalonych parametrów. W celu automatycznego utworzenia numeru SSCC przez program należy pozostawić puste pole numer nośnika podczas dodawania lub edycji. W parametrach programu musi być włączona opcja automatycznego tworzenia numeru SSCC. W celu ręcznego utworzenia numeru SSCC należy kliknąć przycisk GS1 obok pola wprowadzania numeru nośnika a program utworzy kolejny numer SSCC na podstawie ustalonych parametrów systemu GS1.