Podział odpowiedzialności współadministratorów, ustalenie podmiotów wchodzących w skład grupy przedsiębiorstw

Transkrypt

1 Podział odpowiedzialności współadministratorów, ustalenie podmiotów wchodzących w skład grupy przedsiębiorstw 1. Stosownie do art. 26 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), dalej: RODO, następujący współadministratorzy, uzgadniają zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO: Iglotex S.A. ul. Leśna 2, Skórcz; Iglotex Dystrybucja sp. z ul. Polska 20, Gdynia; Iglotex Centrum Usług Wspólnych z ul. Leśna 2, Skórcz; Iglotex Kraków sp. z ul. Polska 20, Gdynia; Iglotex Łukasz sp. z Porosły 99, gmina Choroszcz, powiat białostocki; Przedsiębiorstwo Przemysłu Chłodniczego FRITAR S.A. ul. Sadowa 29, Tarnów; Chłodnia Grudziądz sp. z ul. gen J. Kustronia 13, Grudziądz; Przedsiębiorstwo Przemysłu Spożywczego LEWIL IGLOKRAK sp. z ul. Sadowa 29, Tarnów; Igloport sp. z ul. Polska 20, Gdynia. Horeca GGZ sp. z ulica Powstańców Warszawy 27/19, Pruszcz Gdański; Iglotex Brokers sp. z ul. Leśna 2, Skórcz. DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 1 z 8

2 2. Poniższa tabelka zawiera podsumowanie przepływów danych w relacjach z CUW sp. z w ramach współadministrowanych procesów wraz z określeniem zakresów odpowiedzialności poszczególnych współadministratorów za wypełnianie obowiązków wynikających z RODO, w szczególności w odniesieniu do wykonywania przez osobę, której dane dotyczą, przysługujących jej praw, oraz obowiązków współadministratorów w odniesieniu do podawania informacji, o których mowa w art. 13 i 14: Lp. Proces Właściciele / współwłaściciele grupy informacji / właściciel systemu Spółki na rzecz których CUW wykonuje czynności związane z danym procesem Zakres współadministrowania Zakres odpowiedzialności 1 Obsługa prawna (w tym windykacja) Dział Prawny Wszystkie spółki z grupy. 2 Zarządzanie sprzętem chłodniczym Dział Zarządzania Sprzętem Chłodniczym - Logistyka Wtórna Spółki dystrybucyjne, tj. Iglotex Kraków sp. z Iglotex Łukasz sp. z Iglotex Dystrybucja sp. z Proces związany z obsługą prawną prowadzony jest przez CUW sp. z wspólnie i w porozumieniu ze wszystkimi zakresie CUW sp. z Iglotex, przy czym spółki z GK Iglotex nie współadministrują wzajemnie ze sobą. zarządzaniem sprzętem chłodniczym na rzecz spółek dystrybucyjnych i w tym zakresie CUW sp z współadministruje niniejszym procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami dystrybucyjnymi, przy czym spółki dystrybucyjne nie współadministrują w niniejszym przejmuje CUW sp. z przejmuje CUW sp. z w DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 2 z 8

3 procesie wzajemnie ze sobą. 3 Zarządzanie dostępem do środowiska teleinformatycznego 4 Inwestycje 5 Gospodarka nieruchomościami IT - Administracja Dział Zarządzania Inwestycjami i Nieruchomościami Dział Zarządzania Inwestycjami i Nieruchomościami Wszystkie spółki z grupy. Wszystkie spółki z grupy. Wszystkie spółki z grupy. Proces prowadzony jest przez CUW sp. z wspólnie i w porozumieniu ze wszystkimi zakresie CUW sp. z Iglotex, przy czym spółki z GK Iglotex nie współadministrują wzajemnie ze sobą. Proces związany z zarządzaniem nieruchomościami i inwestycjami prowadzony jest przez CUW sp. z wspólnie i w porozumieniu ze wszystkimi zakresie CUW sp. z Iglotex. Proces związany z zarządzaniem nieruchomościami i inwestycjami prowadzony jest przez CUW sp. z wspólnie i w porozumieniu ze wszystkimi zakresie CUW sp. z Iglotex. przejmuje CUW sp. z przejmuje CUW sp. z przejmuje CUW sp. z DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 3 z 8

4 6 Gospodarka energetyczna Dział Zarządzania Inwestycjami i Nieruchomościami 7 Zarządzanie flotą Flota samochodowa Wszystkie spółki z grupy. Wszystkie spółki z grupy posiadające samochody służbowe, w tym w szczególności spółki dystrybucyjne oraz Iglotex S.A. 8 Zarządzanie zasobami ludzkimi Kadry, BHP I HR strategiczny Wszystkie spółki z grupy. Proces związany z gospodarką energetyczną prowadzony jest przez CUW sp. z wspólnie i w porozumieniu ze wszystkimi zakresie CUW sp. z Iglotex. zarządzaniem flotą samochodową na rzecz spółek posiadających flotę służbową i w tym zakresie CUW sp z procesem ze spółkami posiadającymi samochody służbowe. Proces związany z zatrudnianiem pracowników i utrzymywaniem stosunku zatrudnienia, szkoleniami BHP i prowadzeniem Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych, przez co należy rozumieć wykonywanie wszystkich obowiązków z zakresu prawa pracy prowadzony jest przez CUW sp. z wspólnie i w porozumieniu ze wszystkimi podmiotami z GK Iglotex. W tym zakresie CUW Iglotex. przejmuje CUW sp. z przejmuje CUW sp. z przejmuje CUW sp. z DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 4 z 8

5 9 Zakupy administracyjne Dział zakupów administracyjnych Wszystkie spółki z grupy. 10 Wsparcie sprzedaży Biuro wsparcia sprzedaży Spółki dystrybucyjne, tj. Iglotex Kraków sp. z Iglotex Łukasz sp. z Iglotex Dystrybucja sp. z 12 Obsługa finansowa Księgowość - Księgowość Wszystkie spółki z grupy. Proces związany z dokonywaniem zakupów prowadzony jest przez CUW sp. z wspólnie i w porozumieniu ze wszystkimi podmiotami z GK Iglotex. W tym zakresie CUW sp. z współadministruje niniejszym procesem z każdą ze spółek z GK Iglotex. wsparciem sprzedaży i prowadzony jest wspólnie i w porozumieniu ze spółkami Proces związany z obsługą płacowo-księgową w zakresie obejmującym rozliczenia (księgowość i kontroling). W zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych klientów, kontrahentów i pracowników dokonywanych podczas rozliczeń CUW współadministruje niniejszym procesem z każdą ze spółek z GK Iglotex. przejmuje CUW sp. z przejmuje CUW sp. z w przejmuje CUW sp. z DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 5 z 8

6 13 Zakupy dystrybucyjne Handel - Zakupy Spółki dystrybucyjne, tj. Iglotex Kraków sp. z Iglotex Łukasz sp. z Iglotex Dystrybucja sp. z Spółki produkcyjne, tj. procesem zakupowym i prowadzony jest wspólnie i w porozumieniu ze spółkami dystrybucyjnymi i w tym zakresie CUW sp z procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami przejmuje CUW sp. z w 14 Zakupy produkcyjne Produkcja - Zakupy B2B Przedsiębiorstwo Przemysłu Chłodniczego FRITAR S.A. Chłodnia Grudziądz sp. z Iglotex S.A. (dla marki własnej) Przedsiębiorstwo Przemysłu Spożywczego LEWIL IGLOKRAK sp. z dokonywaniem zakupów i prowadzony jest wspólnie i w porozumieniu ze spółkami produkcyjnymi i w tym zakresie CUW sp z współadministruje niniejszym procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami produkcyjnymi. przejmuje CUW sp. z w produkcyjnymi. Spółki produkcyjne, tj. 15 Zarządzania jakością Kontrola jakości Przedsiębiorstwo Przemysłu Chłodniczego FRITAR S.A. Chłodnia Grudziądz sp. z Iglotex S.A. (dla marki własnej) Przedsiębiorstwo Przemysłu Spożywczego LEWIL IGLOKRAK sp. z kontrolą jakości i prowadzony jest wspólnie i w porozumieniu ze spółkami produkcyjnymi i w tym zakresie CUW sp z procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami produkcyjnymi. przejmuje CUW sp. z w produkcyjnymi. DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 6 z 8

7 16 Zarządzanie zasobami Telefony Wszystkie spółki z grupy 17 Masterdata 18 Monitoring wizyjny Dział do spraw zarządzania danymi podstawowymi W lokalizacji Skórcz siedzibę lub lokalizację zamiejscową posiadają trzy podmioty, tj. Iglotex Centrum Usług Wspólnych, Iglotex Dystrybucja sp. z oraz Iglotex S.A. W ramach monitoringu następuje wspólne zarządzanie przez dyrektorów zakładów, oddziałów i kierownika Biura w lokalizacji Skórcz. 19 Zarządzanie GK Iglotex Biuro zarządu Iglotex CUW sp. z wspólnie współadministruje zarządzaniem danymi podstawowymi (Masterdata) z: Iglotex S.A. oraz spółkami dystrybucyjnymi, tj. Iglotex Kraków sp. z Iglotex Łukasz sp. z Iglotex Dystrybucja sp. z Iglotex CUW sp. z współadministruje monitoringiem wizyjnym w lokalizacji w Skórczu z Iglotex S.A. i Iglotex Dystrybucja sp. z. (lokalizacja Skórcz) Iglotex S.A. współadministruje niniejszym procesem ze wszystkimi spółkami z GK Proces związany z zarządzaniem zasobami sprzętowymi prowadzony jest przez CUW sp. z wspólnie i w porozumieniu ze wszystkimi spółkami z GK Iglotex. W tym zakresie CUW sp. z współadministruje niniejszym procesem z każdą ze spółek z GK Iglotex. zarządzaniem danymi podstawowymi prowadzony jest wspólnie i w porozumieniu z Iglotex S.A. oraz spółkami Każda ze spółek i lokalizacji odpowiada za obszar nagrań jej dotyczący. zarządzaniem GK Iglotex w tym organizowaniem spotkań przejmuje CUW sp. z przejmuje CUW sp. z przejmuje CUW sp. z DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 7 z 8

8 20 Archiwizowanie dokumentów Archiwum Iglotex, w tym Iglotex CUW sp z Iglotex S.A. współadministruje niniejszym procesem ze wszystkimi spółkami z GK Iglotex, w tym Iglotex CUW sp z menadżerów GK Iglotex (organizacja przejazdów, noclegów, rozliczanie przedmiotowych spotkań i wyjazdów). Iglotex S.A. prowadzi wspólne dla wszystkich podmiotów archiwum, gdzie dochodzi do współadministrowania w zakresie celów i środków przetwarzania związanych z jego prowadzeniem. przejmuje każda ze spółek z GK Iglotex w stosunku do swoich pracowników. przejmuje każda ze spółek z GK Iglotex w stosunku do dokumentów związanych z jej działalnością. 3. Stosownie do art. 26 ust. 3 RODO, niezależnie od niniejszego podziału odpowiedzialności, osoba, której dane dotyczą, może wykonywać przysługujące jej prawa wynikające z RODO, wobec każdego ze współadministratorów. Jeżeli jakikolwiek wniosek lub żądanie trafi do innej spółki z grupy, nie będącej w danym procesie współadministratorem zostaną dołożone należyte starania, aby nadać mu bieg zgodnie z wolą wnioskodawcy. Ostatecznie za realizację żądania odpowiada współadministrator właściwy zgodnie z podziałem odpowiedzialności. DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 8 z 8