- REWOLUCJA W PRZEPISACH

Transkrypt

1 WARSZTATY DLA WYMAGAJĄCYCH OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH DLA HR - REWOLUCJA W PRZEPISACH Nadchodzi rewolucja w zakresie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Od maja 2018 zacznie w Polsce obowiązywać unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, tzw. RODO, które spowoduje uchylenie dotychczasowej ustawy o ochronie danych osobowych oraz wymusi uchwalenie nowej ustawy, jak również ustawy przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych, modyfikującej szereg aktów prawnych w odniesieniu do przetwarzania danych zgodnie z RODO, w tym w szczególności związanych z szeroko pojętym prawem pracy. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Należy już teraz przygotować organizację do nowych regulacji, szczególnie że kary przewidziane za naruszenie przepisów mogą sięgnąć EUR. Każdy pracodawca jest administratorem danych który ma obowiązek gromadzić, przechowywać, zabezpieczać i udostępniać dane osobowe osób zatrudnionych lub współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych. Jest to o tyle ważkie, iż właśnie wśród danych kadrowych pojawia się najwięcej tzw. danych wrażliwych stanowiących w myśl RODO szczególną kategorią danych. Przepisy projektowanej ustawy o ochronie danych osobowych, proponowane zmiany w prawie pracy, jak i przepisy RODO nakładają na pracodawców szereg obowiązków związanych zapewnieniem zgodności z prawem prowadzonych w działach personalnych procesów. Przepisy te obligują do realizacji obowiązków informacyjnych w stosunku do kandydatów do pracy oraz pracowników, odpowiedniego zabezpieczania danych, zawarcia umów powierzenia przetwarzania danych w przypadku korzystania z usług zewnętrznych podmiotów realizujących usługi na zlecenie pracodawcy, np. serwis usług IT, usługi BHP, prowadzenie zewnętrznego archiwum, outsourcing księgowości i płac, mając na uwadze, że treść minimalnych zapisów w umowach powierzenia została rozszerzona na gruncie RODO.

2 Przygotowanie do wdrożenia i właściwego stosowania RODO wymaga współpracy wszystkich komórek w organizacji. Wsparcie ze strony Działów HR, które na co dzień przetwarzają jedne z najbardziej wrażliwych danych w organizacjach będzie nieodzowne. Udział w szkoleniu pozwoli na poznanie obszarów stwarzających największe ryzyko, zapewniając jednocześnie uzyskanie konkretnych wskazówek związanych z prawidłowym sposobem postępowania w sytuacjach typowych dla pracy działów kadrowo-płacowych. W programie: 1. Wpływ przepisów RODO, nowej ustawy o ochronie danych osobowych, przepisów wprowadzających ustawę o ochronie danych osobowych na procesy przetwarzania danych osobowych w działach personalnych. Osoby odpowiedzialne za procesy przetwarzania danych oraz określone prawem obowiązki tych osób: Inspektor Ochrony Danych, Administrator Systemu Informatycznego. Obowiązek przeszkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych. 2. Dane osobowe pozyskiwane w związku z rekrutacją i zatrudnieniem. Nowe rozumienie pojęć dane osobowe i szczególnie kategorie danych w myśl RODO. Zmiany w przepisach krajowych dotyczące danych osób rekrutowych oraz pracowników, które może przetwarzać pracodawca: nowy katalog danych osobowych, kiedy wymagana jest zgoda pracownika, jakich danych nie wolno przetwarzać nawet za zgodą pracownika, monitoring w miejscu pracy jak powinien funkcjonować, możliwość żądania dokumentów weryfikacyjnych, przetwarzanie danych przy korzystaniu ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Dopuszczalność przechowywania określonych dokumentów, m.in.: skanów/kserokopii dowodów osobistych, aktów małżeństwa, zgonów. Czas przechowywania danych osobowych kandydatów do pracy z uwzględnieniem zasad wynikających z RODO czy sama zgoda wystarczy. Publikowanie/przechowywanie zdjęć kandydatów oraz pracowników.

3 Dane biometryczne w zatrudnieniu kiedy dopuszczalne, a kiedy nie. 3. Obowiązki pracodawcy jako administratora danych. Zasady przetwarzania danych z uwzględnieniem zmian wynikających z RODO (m.in. zasada minimalizacji, prawidłowości, rozliczalności). Przesłanki legalności przetwarzania danych osobowych na gruncie RODO nowe podstawy przetwarzania danych, w tym formuła zgody. Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych czego dotyczyć ma rejestr i kto jest zwolniony z jego prowadzenia. Prawidłowe wykonanie oceny skutków operacji przetwarzania dla ochrony danych. Wykonywanie obowiązku informacyjnego pierwotnego i wtórnego poszerzenie klauzul informacyjnych oraz wprowadzenie terminów na jego wykonanie. Obowiązki i zakres odpowiedzialności osób przetwarzających dane (m.in. nadawanie upoważnień, prowadzenie rejestru osób upoważnionych). Wymagania formalne dot. dokumentacji wewnętrznej co zostanie z polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym. Zasady zabezpieczania danych kadrowych przetwarzanych w formie papierowej (segregatory, akta osobowe) i elektronicznej (systemy kadrowo-płacowe). Korzystanie z usług firm zewnętrznych (m.in. rekrutacja i zatrudnienie) udostępnienie, czy powierzenie przetwarzania. Przetwarzanie danych przy korzystaniu z agencji pracy tymczasowej. 4. Udostępnianie danych. Organy państwowe i samorządowe. Banki i podmioty zewnętrzne (opieka medyczna, karty sportowe). Związki zawodowe i rady pracowników. Członkowie rodziny i inne osoby fizyczne. Grupy kapitałowe i inne podmioty przekazywanie danych z uwzględnieniem zmian, wynikających z RODO. 5. Prawa pracowników, których dane są przetwarzane przez pracodawcę.

4 Obowiązek udzielania informacji zgodnie z RODO kiedy stosujemy. Dobra osobiste i prawo do ochrony wizerunku. Prawo do prywatności przejawiające się m. in. w zakresie wymagania od pracownika nieadekwatnych danych. 6. Monitorowanie pracownika w miejscu pracy. Monitoring wewnętrzny czy można w ten sposób kontrolować wykonywanie pracy. Poczta elektroniczna i Internet. GPS i inne. 7. Kontrola ze strony organu nadzorczego. Przygotowanie do kontroli. Postępowanie kontrolne podobieństwa i różnice w porównaniu z dotychczasowym stanem prawnym. Postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych. Sankcje za ewentualne naruszenie przepisów. Kary finansowe nakładane przez Prezesa Urzędu (do 20 mln euro) podstawy, warunki, wysokość i wyłączenia. Cena: 590 PLN + 23 % VAT Cena: 590 PLN zw. z VAT dla opłacających szkolenie w 70% lub całości ze środków publicznych. Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, piśmiennicze, przerwy kawowe, lunch, certyfikat. Informacje dodatkowe pod nr telefonu:

5 Poniżej przedstawiamy opinie uczestników poprzednich edycji tego szkolenia: Podobało mi się...: Tempo szkolenia, Mała grupa, dobrze przygotowani prowadzący, dobry obiad, Miejsce, wyposażenie, obsługa organizacyjna, Przykłady z życia, Przygotowanie prowadzących / Bardzo dobry serwis kawowy, Szkolenie zorganizowane b. dobrze, Prowadzenie i przekazanie wiedzy, Wykład otwarty / możliwość zadawania pytań, Liczne przykłady odzwierciedlające konkretne sytuacje wykorzystywania danych osobowych, Szkolenie merytoryczne, konkretne, Merytoryka, sposób prowadzenia, Zakres tematyki szkolenia, sposób prowadzenia szkolenia.