Tomasz Buława Dyrektor. Warszawa, dnia 18 kwietnia 2019 r.

Transkrypt

1 Tomasz Buława Dyrektor Warszawa, dnia 18 kwietnia 2019 r. Dotyczy: Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pn. Organizacja Polskiej Wystawy Gospodarczej [sygnatura postępowania ZP.CO 11/2019]. Zgodnie z 5 ust. 21 i 22 Załącznika nr 11 do ogłoszenia o zamówieniu (Opis procedury złożenia wniosku ), w związku z wnioskiem o wyjaśnienie treści ogłoszenia o zamówieniu, który wpłynął do Zamawiającego, poniżej zamieszczamy treść pytań, które wpłynęły do Zamawiającego wraz z wyjaśnieniami Zamawiającego. Pytanie nr 2: Dotyczy: treści załącznika numer 1 do ogłoszenia o zamówieniu. IV. Pkt 6. Scenariuszy warsztatów edukacyjnych i imprez towarzyszących oraz ich przeprowadzenie; 1. Czy zamawiający posiada szczegółowe wytyczne do przygotowania tematyki warsztatów, czasu ich trwania, ilości warsztatów, częstotliwości ich występowania wciągu dnia lub w ciągu trwania całej wystawy, każdorazowej liczebności grup uczestników warsztatów. 2. Czy zamawiający zakłada przygotowania materiałów niezbędnych do organizacji warsztatów po stronie zamawiającego czy wykonawcy? 3. Czy zamawiający posiada szczegółowe wytyczne do przygotowania tematyki imprez towarzyszących, czasu ich trwania, ilości imprez towarzyszących, częstotliwości ich występowania wciągu dnia lub w ciągu trwania całej wystawy, każdorazowej liczebności uczestników imprez towarzyszących. 4. Czy zamawiający zakłada przygotowania materiałów niezbędnych do organizacji imprez towarzyszących po stronie zamawiającego czy wykonawcy? Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie Strona 1 z 15

2 Pytanie nr 3: IV. Pkt 7. Przygotowanie, realizacja, wdrożenie, utrzymanie aplikacji mobilnej, której głównym elementem będzie wirtualna mapa Polski opatrzona animacjami w efekcie hologramu, w tym animacjami przejść interaktywnych elementów mapy; 1. Czy zamawiający może potwierdzić, że aplikacja mobilna powinna zostać przygotowana w środowisku systemu ios jak również Android i Windows oraz dodatkowo powinna zostać dostosowana swą treścią do potrzeb osób niepełnosprawnych? 2. Czy zamawiający może doprecyzować pojęcie W efekcie hologramu? 3. Czy zamawiający może doprecyzować ilość interaktywnych elementów mapy? 4. Czy zamawiający może wskazać czas utrzymania aplikacji mobilnej? 5. Czy aplikacja mobilna powinna być dostępna tylko do czasy trwania wystawy głównej czy bezterminowo? 6. Czy aplikacja powinna być dostępna także za pośrednictwem sklepów aplikacyjnych takich jak: Google Play, Appstore lub inne. Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie technicznych aspektów organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie postępowania wyłącznie wykonawcom zaproszonym do składania ofert. Strona 2 z 15

3 Pytanie nr 4: IV. Pkt 9. Przygotowanie i zabezpieczenie terenu pod inwestycję, m.in. przygotowanie podłoża umożliwiające posadowienie namiotów sferycznych oraz zagospodarowanie przestrzeni w szczególności w strefie wejściowej; Do prawidłowego przygotowania i zabezpieczenia terenu pod inwestycję, m.in. przygotowania podłoża umożliwiającego posadowienie namiotów sferycznych, wieży oraz zagospodarowania przestrzeni w szczególności w strefie wejściowej, niezbędne są plany techniczne z rozmieszczeniem obciążeń na m2 ww. elementów, prosimy zamawiającego o niezwłoczne dostarczenie nam pełnej dokumentacji technicznej przed terminem złożenia oferty. Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie technicznych aspektów organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie postępowania wyłącznie wykonawcom zaproszonym do składania ofert. Strona 3 z 15

4 Pytanie nr 5: IV. Pkt 10. Posadowienie/montaż pawilonów wystawienniczych oraz Wieży (wraz z instalacją świetlną), na podstawie dokumentacji projektowej przekazanej przez Zamawiającego; 1. W związku z tym, że do prawidłowej wyceny montażu i demontażu wież oraz pawilonów niezbędne są plany techniczne ww. elementów, prosimy zamawiającego o niezwłoczne dostarczenie nam pełnej dokumentacji technicznej przed terminem złożenia oferty. 2. Czy zamawiający może doprecyzować kto dostarczy i na czyj koszt, pawilony oraz wieże do montażu na teren inwestycji? 3. Czy zamawiający może dostarczyć pełną dokumentację techniczną pawilonów, obliczenia statyczne i dynamiczne, dopuszczalną liczbę osób przebywających wewnątrz w każdym z pawilonów, które potwierdzają dopuszczenie pawilonów i wieży do użytkowania wraz z niezbędnymi atestami w tym przeciwpożarowymi. 4. Czy zamawiający może udostępnić pełną dokumentację przeciwpożarową, tj. umiejscowienia ciągów komunikacyjnych i ich przepustowości oraz informacji o maksymalnej liczby zwiedzających, jakie mogą się znajdować w każdym pawilonie w jednym czasie, a także rozmieszczenia i dostępności środków gaśniczych. 5. Czy zamawiający zakładał dostosowanie pawilonów dla potrzeb osób niepełnosprawnych? Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie technicznych aspektów organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie postępowania wyłącznie wykonawcom zaproszonym do składania ofert. Strona 4 z 15

5 Pytanie nr 6: IV. Pkt 11. Zaprojektowanie i montaż instalacji niezbędnych do zapewnienia funkcjonowania Wystawy (np. instalacja eklektyczna elektryczna, monitoring). W zakresie instalacji elektrycznej przedmiot zamówienia nie obejmuje wykonania przyłącza energetycznego; Czy zamawiający może doprecyzować co rozumie przez sformułowanie instalacje niezbędne? Prosimy o ich wylistowanie lub wyszczególnienie Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie technicznych aspektów organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie postępowania wyłącznie wykonawcom zaproszonym do składania ofert. Strona 5 z 15

6 Pytanie 7: IV. Pkt 12. Zawarcie umowy na dostawę energii elektrycznej (refakturowanie kosztów zużycia energii elektrycznej) 1. Czy zapotrzebowanie na energię elektryczną obejmuje także czas montażu i demontażu pawilonów i wieży Wystawy? 2. Czy zamawiający posiada wytyczne co do ilości poboru energii przez pawilony wystawiennicze, w szczególności wentylacja, ogrzewanie oraz sieć teletechniczną? 3. Czy zamawiający może odkreślić od jakiego momentu należy dostarczyć energię elektryczną na teren wystawy? Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie Strona 6 z 15

7 Pytanie 8: IV. Pkt Utrzymanie pawilonów i Wieży, w tym serwis techniczny i kompleksowe utrzymanie pawilonów wewnątrz i na zewnątrz. Czy zamawiający dokona zgłoszenia wystawy gospodarczej jako imprezy masowej? Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie zamówienia i w związku z tym nie zawiera wszystkich informacji niezbędnych do sporządzenia oferty, które zostaną podane na późniejszym etapie postępowania. Pytanie 9: IV. Pkt 15. Demontaż namiotów sferycznych i Wieży; 1. Czy zamawiający może doprecyzować kto odbierze oraz na czyj koszt, pawilony oraz wieże po demontażu z terenu inwestycji? 2. Czy zamawiający może doprecyzować czy pawilony oraz wieża po demontażu mają zostać zutylizowane czy przechowywane? Jeżeli tak, to przez kogo, na czyj koszt oraz gdzie? Strona 7 z 15

8 Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie Pytanie 10: Dotyczy treści ogłoszenia o zamówieniu. II.2.11) Informacje o opcjach a) Czas trwania wystawy może zostać przedłużony do 3-ch miesięcy. 1. Na jakich zasadach zostanie ogłoszona informacja dotycząca przedłużenia wystawy, kiedy zostanie przesłana informacja o postanowieniu przedłużenia (ile dni przed końcem zatwierdzonego terminu wystawy Wykonawca zostanie poinformowany o decyzji związanej z wydłużeniem okresu trwania wystawy). b) Zamawiający zastrzega sobie możliwość wykupu niektórych składników wyposażenia, tj. meble wystawiennicze, ekspozytory, urządzenia multimedialne (np. ekrany, projektory i in.). 2. Czy zamawiający może doprecyzować na jakich zasadach odbywać się będzie wykup niektórych składników wyposażenia? W jaki sposób będzie określana wartość składników wyposażenia? Strona 8 z 15

9 3. Czy możliwość dotyczy tylko elementów zakupionych na potrzeby wystawy czy również elementów wynajmowanych od podmiotów trzecich tylko na czas trwania wystawy? 4. Jakie dokumenty będzie zobowiązany do przekazania Wykonawca Zamawiającemu? Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie Pytanie 11: 3. Planowane dni otwarcia Wystawy: wtorek-niedziela, poniedziałek dzień serwisowy. 1. Czy zamawiający może doprecyzować wytyczne dotyczące godzin funkcjonowania pawilonów w ciągu dnia dla zwiedzających? 2. Czy zamawiający może doprecyzować czy istnieją jakiekolwiek obostrzenia dotyczące godzin serwisowych organizowanych w poniedziałki? 3. Czy zamawiający ma inne wytyczne do tych godzin serwisowych? Strona 9 z 15

10 Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie Pytanie 12: Sekcja IV: Procedura IV.2.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału Data: 26/04/2019 Czas lokalny: 13:00 1. Czy w ww. terminie wykonawca jest zobowiązany do złożenia pełnej oferty wraz z koncepcją oraz kosztorysem koncepcji czy jedynie do złożenia wniosku o dopuszczenie do wzięcia udziału w postępowaniu o udzieleniu zamówienia? IV.2.3) Szacunkowa data wysłania zaproszeń do składania ofert lub do udziału wybranym kandydatom. Data: 20/05/ Czy zamawiający może potwierdzić, czy ta data jest graniczną datą przesłania pełnej koncepcji wystawy stworzonej przez wykonawcę wraz z kosztorysem? Zamawiający wyjaśnia, że na tym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w terminie wskazanym w punkcie IV.2.2) Ogłoszenia wymaga jedynie Strona 10 z 15

11 złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnianie warunków udziału, niepodleganie wykluczeniu oraz ewentualnie dokumentów dotyczących kryteriów selekcji. Złożenie oferty wstępnej, która może być uznana przez Zamawiającego za ofertę ostateczną, będzie wymagane na kolejnym etapie postępowania, w terminie odrębnie wskazanym przez Zamawiającego w zaproszeniu skierowanym do wykonawców. Zakłada się, że wraz ze złożeniem oferty wstępnej, Wykonawcy powinni złożyć koncepcję wystawy wraz z kosztorysem. Szczegółowe wymagania w tym zakresie podane zostaną w SIWZ przekazywanej Wykonawcom na kolejnym etapie postępowania (wraz z przekazaniem zaproszenia do składania ofert wstępnych). Pytanie 13: Czy możemy prosić o wzór umowy z wykonawcą tej wystawy. Zamawiający wyjaśnia, że istotne postanowienia umowy lub wzór umowy zostaną przekazane Wykonawcom na kolejnym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - wraz z przekazaniem zaproszenia do składania ofert wstępnych. Pytanie 14: Czy istnieje możliwość przesunięcia terminu składania oferty ze względu na złożoność projektu? Zamawiający wyjaśnia, że wskazana w Ogłoszeniu data 20/05/2019 jest planowaną przez Zamawiającego datą przekazania Wykonawcom zaproszenia do składania ofert wstępnych wraz SIWZ oraz z załącznikami. Data ta może ulec zmianie przesunięciu na późniejszy okres np. w sytuacji gdy ewentualnie przedłużony zostałby termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ocena wniosków złożonych przez Wykonawców będzie wymagała dodatkowego czasu. Wykonawcy dopiero po otrzymaniu SIWZ wraz załącznikami i zaproszeniem do składania ofert wstępnych będą mogli złożyć oferty w terminie wskazanym w SIWZ - odpowiednim dla przygotowania i złożenia ofert. Strona 11 z 15

12 Pytanie 15: Czy układ przestrzenny elementów ekspozycji może być modyfikowany czy jest niezmienny? Zamawiający wyjaśnia, że szczegółowe informacje odnośnie organizacji wystawy, niezbędne do złożenia oferty zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie Pytanie 16: Czy teren wystawy jest dzierżawiony wykonawcy czy organizatorowi, czyli Kancelarii Prezydenta RP? Zamawiający wyjaśnia, że uzyskanie tytułu prawnego do dysponowania terenem wystawy pozostaje po stronie Zamawiającego. Pytanie 17: Czy zamawiający może udostępnić wzór umowy dzierżawy terenu? Zamawiający wyjaśnia, że informacje zawarte w umowie najmu terenu wpływające na organizację wystawy zostaną przekazane wraz z SIWZ na dalszym etapie Pytanie 18: Czy zamawiający może udostępnić dane firmy, która zaprojektowała funkcjonowanie pawilonów i wieży na terenie wystawy? Informacje te zostaną przekazane Wykonawcom zaproszonym do składania ofert na kolejnym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - wraz z przekazaniem zaproszenia do składania ofert wstępnych. Strona 12 z 15

13 Jednocześnie Zamawiający informuje, że dokonał modyfikacji Załącznika nr 11 do Ogłoszenia o zamówieniu z dnia 28 marca 2019 r. nr 2019/S (Opis procedury złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z JEDZ oraz pozostałymi wymaganymi dokumentami) w następującym zakresie: MODYFIKACJA 1 Załącznik nr 11 do Ogłoszenia (Opis procedury złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z JEDZ oraz pozostałymi wymaganymi dokumentami) I. 3 ust. 1 ulega zmianie w następujący sposób: Dotychczasowa treść: 1. Do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu każdy Wykonawca musi dołączyć aktualne na dzień składania wniosków oświadczenie w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w Załączniku nr 6 do ogłoszenia w formie jednolitego dokumentu (JEDZ), z tym, że wszystkie dokumenty należy przesłać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Do przygotowania oświadczenia w formie jednolitego dokumentu (formularz JEDZ - Jednolity Europejski Dokument Zamówienia) Wykonawca może wykorzystać plik komputerowy w formacie XML będący Załącznikiem nr 6 do ogłoszenia o zamówieniu oraz opis pobierania i składania formularza JEDZ określony 3 pkt 13 niniejszej Instrukcji. Szczegółowa instrukcja wypełniania formularza dostępna jest na stronie Urzędu Zamówień Publicznych pod linkiem: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia należy złożyć zgodnie z 5 ust. 12 Instrukcji. Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc dokument elektroniczny. Może korzystać z narzędzia ESPD, które umożliwia wypełnienie JEDZ i utworzenie dokumentu elektronicznego, w szczególności w jednym z formatów wskazanych w rozporządzeniu (np..pdf,.doc,.docx,.xls,.xlsx). Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia skanu wersji papierowej JEDZ opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Otrzymuje brzmienie: 1. Do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu każdy Wykonawca musi dołączyć aktualne na dzień składania wniosków oświadczenie w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w Załączniku nr 6 do ogłoszenia w formie jednolitego dokumentu (JEDZ), z tym, że wszystkie dokumenty należy przesłać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Informacje zawarte w Strona 13 z 15

14 oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Do przygotowania oświadczenia w formie jednolitego dokumentu (formularz JEDZ - Jednolity Europejski Dokument Zamówienia) Wykonawca może wykorzystać plik komputerowy w formacie XML będący Załącznikiem nr 6 do ogłoszenia o zamówieniu oraz opis pobierania i składania formularza JEDZ określony 3 pkt 13 niniejszej Instrukcji. Szczegółowa instrukcja wypełniania formularza dostępna jest na stronie Urzędu Zamówień Publicznych pod linkiem: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia należy złożyć zgodnie z 5 ust. 12 Instrukcji. Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc dokument elektroniczny. Może korzystać z narzędzia ESPD, które umożliwia wypełnienie JEDZ i utworzenie dokumentu elektronicznego, w szczególności w jednym z formatów wskazanych w rozporządzeniu 1 (np..pdf,.doc,.docx,.xls,.xlsx). Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia skanu wersji papierowej JEDZ opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną do jego złożenia. II. 5 ust. 10 ulega zmianie w następujący sposób: Dotychczasowa treść: 10. Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu powinien być sporządzony w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych wskazanym w rozporządzeniu (np..pdf,.doc,.docx,.xls,.xlsx ) i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sposób złożenia wniosku, w tym zaszyfrowania opisany został w Regulaminie korzystania z miniportal. Wniosek należy złożyć w oryginale. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia skanu wersji papierowej wniosku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. UWAGA: Złożenie wniosku wraz z JEDZ i załącznikami na nośniku danych (np. CD, pendrive) jest niedopuszczalne, nie stanowi bowiem jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Otrzymuje brzmienie: 10. Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu powinien być sporządzony w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych 1 Format danych w zakresie danych zawierających dokumenty tekstowe, tekstowo-graficzne lub multimedialne, danych zawierających informację graficzną, kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych - załącznik nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Strona 14 z 15

15 wskazanym w rozporządzeniu 2 (np..pdf,.doc,.docx,.xls,.xlsx ) i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sposób złożenia wniosku, w tym zaszyfrowania opisany został w Regulaminie korzystania z miniportal. Wniosek należy złożyć w oryginale. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia skanu wersji papierowej wniosku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną do jego złożenia. UWAGA: Złożenie wniosku wraz z JEDZ i załącznikami na nośniku danych (np. CD, pendrive) jest niedopuszczalne, nie stanowi bowiem jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną Zamawiający informuje, że termin składania i otwarcia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie ulega zmianie. 2 Format danych w zakresie danych zawierających dokumenty tekstowe, tekstowo-graficzne lub multimedialne, danych zawierających informację graficzną, kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych - załącznik nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Strona 15 z 15