- materiałów sfragistycznych wchodzących w skład zespołów archiwalnych

Transkrypt

1 Wskazówki metodyczne dotyczące zasad opracowania w archiwach państwowych materiałów sfragistycznych wytworzonych do końca XVIII w. Część I. Założenia ogólne 1. Wskazówki określają zasady opracowania w archiwach państwowych materiałów sfragistycznych wytworzonych do końca XVIII w., mają zastosowanie do: - zbiorów (zespołów) materiałów sfragistycznych - materiałów sfragistycznych wchodzących w skład zespołów archiwalnych 2. Materiały sfragistyczne w rozumieniu niniejszych wskazówek obejmują: - pieczęcie (oryginały odcisków) związane fizycznie z aktami, - pieczęcie luźne, tj. nie mające żadnego związku z materiałem aktowym, - tłoki pieczętne (typariusze), - reprodukcje pieczęci i toków (odlewy, fotografie, kopie, odrysy itp.), z wyłączeniem reprodukcji zabezpieczających. 3. Materiały sfragistyczne wytworzone do końca XVIII w. można podzielić: 3.1. Ze względów merytorycznych na: a. oryginały odcisków (pieczęcie właściwe) b. oryginały tłoków c. reprodukcje odcisków i tłoków 3.2. Ze względu na materiał, z jakiego wykonane są pieczęcie, na: a. pieczęcie woskowe b. pieczecie metalowe c. pieczęcie lakowe c. pieczęcie papierowe d. pieczęcie tuszowe odbite na papierze 3.3. Ze względu na sposób związania pieczęci z archiwaliami na: Wiszące, dzielące się ze względu na rodzaj mocowania: a. na sznurze jedwabnym nie plecionym (jedno- lub wielobarwnym) b. na sznurze jedwabnym plecionym (jedno- lub wielobarwnym) c. na sznurze konopnym d. na pasku pergaminowym e. na wstążce jedno- lub wielobarwnej Odciśnięte na papierze na podkładzie: a. z wosku. b. z laku c. z masy mącznej Odciśnięte bezpośrednio na dokumencie Inne Ze względu na osobę właściciela tłoka na: Pieczęcie monarsze: 1

2 a. cesarskie. b. królewskie c. książęce d. królowych e. księżnych f. innych udzielnych władców Pieczęcie kościelne: a. papieskie b. kardynalskie c. arcybiskupie d. biskupie e. kapitulne f. duchowieństwa świeckiego g. instytucji kościelnych h. zakonne Pieczęcie rycerskie i szlacheckie Pieczęcie urzędów ziemskich: a. monarszych b. ziemskich Pieczęcie miejskie: a. urzędów i urzędników miejskich b. cechów i innych organizacji c. mieszczan Pieczęcie wiejskie: a. sołtysów i wójtów b. sądów ławniczych i innych instytucji c. gmin Pieczęcie instytucji: a. sądowych b. wojskowych c. uczelni d. szkół e. innych 3.5. Ze względu na wyobrażenia napieczętne na: Herbowe Portretowe. a. majestatyczne b. piesze c. konne d. popiersiowe Wotywne Gmerki Inicjałowe Inne 3.6. Ze względu na technikę wykonania na: Jednostronne Dwustronne (Contrasigillum nie zalicza się do pieczęci dwustronnej) a. awers b. rewers 2

3 II. Opracowanie materiałów sfragistycznych wytworzonych do końca XVIII w. 4. Materiałów sfragistycznych wytworzonych do końca XVIII w. nie brakuje się. 5. Opracowanie materiałów sfragistycznych obejmuje następujące czynności: systematyzację, inwentaryzację, indeksowanie. 6. Systematyzacja Systematyzacja obejmuje następujące czynności: - powiązanie pieczęci luźnych, odłączonych od akt, a zidentyfikowanych co do przynależności aktowej, z materiałem aktowym, - wyodrębnienie pieczęci luźnych, odłączonych od akt, a nie zidentyfikowanych co do przynależności aktowej, w osobną kolekcję i nadanie tym pieczęciom własnych sygnatur bieżących, od najstarszych egzemplarzy poczynając, - wyodrębnienie tłoków pieczętnych w osobną kolekcję i nadanie tym tłokom własnych bieżących sygnatur od najstarszych egzemplarzy poczynając. 7. Inwentaryzacja 7.1.Inwentaryzacja pieczęci związanych z materiałem aktowym jest dopełnieniem inwentaryzacji akt. Pieczęć otrzymuje taką samą sygnaturę jaką ma dokument Inwentaryzacja pieczęci luźnych oraz tłoków i reprodukcji ma charakter odrębny i nie zależy od inwentaryzacji akt Inwentaryzację materiałów sfragistycznych wytworzonych do końca XVIII w. prowadzi się w systemie informatycznym. System ten powinien umożliwić wyodrębnienie opisu każdego odcisku pieczęci W trakcie inwentaryzowania materiałów sfragistycznych należy zachować podział według właścicieli pieczęci (por. pkt 3.4.) W obrębie grup właścicieli pieczęci obowiązuje podział alfabetyczny, wg nazw i imion własnych. 7.5.Szczegółowe zasady inwentaryzowania materiałów sfragistycznych wytworzonych do końca XVIII w. znajdują się w załączniku nr Indeksowanie Indeks osobowy w formie imiennego wykazu właścicieli tłoków pieczętnych powinien wykazać (poprzez sygnaturę dokumentu lub pieczęci luźnej) zachowane w materiałach sfragistycznych odciski wszystkich typów pieczęci używanych przez daną osobę. Układ indeksu powinien być skorowidzowy w porządku alfabetycznym, z zachowaniem podziału na grupy właścicieli pieczęci (por. pkt 3.4) Indeks geograficzny w formie alfabetycznego wykazu państw, miast i wsi, z którymi byli powiązani właściciele tłoków (poprzez sygnaturę dokumentu lub pieczęci luźnej) Indeks rzeczowy, np. herbów szlacheckich, w formie alfabetycznego wykazu haseł tematycznych powinien wykazać (poprzez sygnaturę dokumentu lub pieczęci luźnej) 3

4 wszystkie zachowane w materiałach sfragistycznych typy pieczęci związane np. wspólnym występowaniem jednego herbu. 4

5 Załącznik nr 1 Charakterystyka elementów opisu I. Elementy opisu pieczęci związanych z aktami: Lp. Element opisu Opis 1. Kod kraju 2. Numer archiwum 3. Numer zespołu (zbioru) Zgodnie z międzynarodowym standardem opisu archiwalnego ISAD podać należy przewidziany dla Polski kod PL lub POL. Należy wpisać numer archiwum lub oddziału zamiejscowego archiwum, nadany przez COIA NDAP. Należy wpisać numer inwentaryzowanego zespołu/zbioru z bazy danych SEZAM Ciąg dalszy numeru zespołu (zbioru) Nazwa zespołu (zbioru) W przypadku inwentaryzowania obiektu znajdującego się w zbiorze szczątków zespołów należy podać numer szczątku w obrębie zbioru, o ile w danym archiwum poszczególne szczątki tworzące taki zbiór są numerowane. Jeśli nie, należy wpisać 0. Cyfrę tę wpisuje się również w przypadku, gdy inwentaryzowane są materiały zespołu nie będącego zbiorem szczątków zespołów. Należy wpisać nazwę zespołu/zbioru z bazy danych SEZAM 5

6 6. Właściciel pieczęci 7. Sygnatura archiwalna Należy określić osobę (fizyczną lub prawną) właściciela pieczęci wpisując imię właściciela (nazwisko) oraz dodając odnośny tytuł i ewentualnie określenie geograficzne przynależne do tytułu (np. Bolesław III książę mazowiecki; Władysław Łokietek król polski; Andrzej Róża Boryszewski arcybiskup gnieźnieński). W przypadku instytucji i urzędów świeckich i kościelnych podaje się najpierw nazwę miejscowości, z którą dana instytucja jest związana, potem zaś nazwę instytucji (np. Sącz miasto, Klasztor Klarysek; Lwów miasto, Urząd ławniczy). W przypadku pieczęci miejskich podaje się najpierw nazwę, np. Kalisz miasto. W przypadku, jeżeli właściciel pieczęci operuje w praktyce kancelaryjnej kilkoma tłokami, należy po imieniu lub nazwie właściciela podać typ pieczęci inwentaryzowanej (np. Władysław Jagiełło król polski, pieczęć majestatyczna; Gdańsk miasto, pieczęć sekretna). Jeżeli zachodzi pewność, że pieczęć inwentaryzowana jest falsyfikatem, należy zaraz po imieniu lub nazwie właściciela napisać: falsyfikat, a następnie w uwagach (Lp. 16) wyjaśnić, na czym opiera się to rozpoznanie. Jeżeli nie można zidentyfikować osoby właściciela danej pieczęci, należy przeprowadzić pełny opis inwentarzowy tej pieczęci, pozostawiając miejsce na imię lub nazwę właściciela nie wypełnione, do ewentualnego uzupełnienia. Jeżeli pieczęć jest dwustronna (tzw. monetowa) lub posiada contrasigillum, odcisk na rewersie opisuje się osobno, wg tych samych co powyżej zaleceń. Po imieniu właściciela pieczęci wpisuje się jednak: rewers pieczęci lub contrasigillum. Należy podać sygnaturę dokumentu, do którego należy pieczęć. W przypadku dokumentów wielopieczętnych sygnaturę dokumentu należy łamać przez numer kolejny (licząc od lewej strony dokumentu) pieczęci inwentaryzowanej (np. 3216/3 tzn. trzecia od lewej, 961/2 tzn. druga od lewej). Podać tu należy informacje o dawnych (nieaktualnych) sygnaturach archiwalnych dokumentu. 8. Sygnatury dawne 9. Rodzaj pieczęci 10. Wymiary Należy podać informacje o materiale, w jakim pieczęć jest odciśnięta (wosk, lak, ołów, przez papier itp.), oraz o kolorze odcisku w przypadku wosku i laku. Podaje się także sposób związania pieczęci z dokumentem (wytłoczona na dokumencie, zawieszona na pasku pergaminu, na sznurze, odciśnięta przez papier) oraz jej kształt (okrągła, owal, mandorla). Należy podać wymiary odcisku (nie miski); w przypadku pieczęci okrągłej jej średnicy mierzonej w mm, a w przypadku pieczęci o innych kształtach (owal, mandorla) osi dłuższej i krótszej odcisku mierzonych w mm, np. 55x30 mm. 6

7 11. Stan fizyczny 12. Opis inwentarzowy pieczęci - legenda 13. Opis inwentarzowy pieczęci rysunek napieczętny 14. Data użycia pieczęci do konserwacji (rejestrując wszystkie pęknięcia, wykruszenia, ubytki itp.) dobry po konserwacji Należy umieścić legendę pieczęci przytoczoną literalnie, tj. w pełnym brzmieniu, z zastosowaniem wszystkich skrótów występujących w oryginale. Legend z napisami w alfabetach niełacińskich nie należy transliterować na alfabet łaciński, ale cytować je literalnie, tj. litera po literze w alfabecie oryginału. Jeżeli legenda występuje w majuskule, pisać ją należy również majuskułą, jeżeli w minuskule piszemy ją małymi literami. Wskazane jest podać także charakterystykę epigraficzną napisu, tj. określić jego styl, np. majuskuła lub minuskuła gotycka, pismo renesansowe. W przypadku ubytków w napisie miejsca brakujące należy wykropkować ilością kropek odpowiadającą (jeżeli można to ustalić) ilości liter brakujących i ująć je w nawias kwadratowy, np. + SIGILLUM CIVITA [...] ALIS. Jeżeli napis jest kompletny, ale pewne jego fragmenty nie dają się odczytać, należy miejsca nie odczytane wykropkować ilością kropek odpowiadającą ilości liter nie odczytanych, ale nie ujmując ich w nawias kwadratowy, np. + S JOHANNIS DEI GRACIA D. MAZOVIE... DO... ET.. REDIS CZECHO... W zasadzie należy unikać uzupełnień zarówno ubytków, jak i miejsc nie odczytanych wg wzoru odczytanego. Wszelkie skróty i abrewiacje występujące w napisach cytować należy wiernie, tj. z podaniem sposobu skrótu, np. + SIM. CITATIS. D CZCOV. Jeżeli krzyż występujący zazwyczaj na początku napisu otokowego posiada kształt specyficzny (np. krzyż joannitów, maltański), należy to zasygnalizować. Zaznaczyć także należy przerywniki występujące w napisie, dążąc do oddania ich kształtu (kropki, gwiazdki, rozetki itp.). Jeżeli legenda występuje w dwóch lub w kilku wierszach, oddzielić je należy znakiem dwóch równoległych pionowych kresek. Jeżeli legenda występuje na wstędze lub wkomponowana jest w rysunek napieczętny, należy dodać objaśnienie, np. legenda na wstędze trzymanej przez anioła (jak na pieczęci Torunia z XV w.). Należy możliwie najdokładniej opisać rysunek napieczętny ze wszystkimi jego szczegółami, używając terminologii heraldycznej stosowanej w sfragistyce. Ważne jest rozróżnienie stron heraldycznych strona heraldyczna lewa (herbu i pieczęci) odpowiada faktycznej prawej i odwrotnie. Herby występujące na pieczęci należy zidentyfikować i opisać. Odnosi się to również do wszystkich wyobrażeń symbolicznych, jakie występują na pieczęci. Należy podać datę użycia pieczęci, taką samą jak data oryginału dokumentu, do którego dana pieczęć należy. Datę podaje się w następującej kolejności: rok, dzień, miesiąc (cyframi rzymskimi), miejsce wydania dokumentu. 7

8 15. Literatura Należy podać literaturę w przypadku, jeżeli dana pieczęć ją posiada. Wskazane jest również przytoczenie miejsca publikacji inwentaryzowanej pieczęci (np. ilustracja w wydawnictwie źródłowym, w opracowaniu). 16. Uwagi Należy wpisać wszelkie uwagi dodatkowe, np. uzasadnienie fałszywości danej pieczęci, wykazanie ewentualnych różnic i niezgodności pomiędzy treścią dokumentu a stanem faktycznym w zakresie uwierzytelnienia aktu. 17. Sygnatura reprodukcji (pliku graficznego) Należy podać sygnaturę reprodukcji (w przypadku skanu także jego parametry). 18. Warunki udostępniania 19. Inwentaryzujący 20. Data inwentaryzacji Należy podać informacje o ewentualnych ograniczeniach wynikających z przepisów o udostępnianiu lub spowodowanych np. złym stanem zachowania. Należy podać imię i nazwisko osoby inwentaryzującej Należy podać datę wprowadzenia danych do systemu informatycznego. 21. Autor modyfikacji opisu i jej data Należy podać imię i nazwisko autora modyfikacji opisu i datę jej wprowadzenia Jeżeli ta sama pieczęć występuje w kilku, kilkunastu lub (jak królewskie) kilkudziesięciu i więcej egzemplarzach wystarczy opisać inwentarzowo tylko jeden, najlepiej zachowany egzemplarz, w innych przypadkach zastępując opis odsyłaczem do karty najlepszego egzemplarza. W takim wypadku należy podać elementy opisu wymienione pod lp.: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10,11, 14, 17, 18, 19, 20, 21. Pod lp. 12 podaje się brzmienie legendy w jej aktualnym stanie zachowania. 8

9 II. Elementy opisu pieczęci luźnych: 1. Kod kraju 2. Numer archiwum 3. Numer zespołu (zbioru) Zgodnie z międzynarodowym standardem opisu archiwalnego ISAD podać należy przewidziany dla Polski kod PL lub POL. Należy wpisać numer archiwum lub oddziału zamiejscowego archiwum, nadany przez COIA NDAP. Należy wpisać numer inwentaryzowanego zespołu/zbioru z bazy danych SEZAM Ciąg dalszy numeru zespołu (zbioru) Nazwa zespołu (zbioru) W przypadku inwentaryzowania obiektu znajdującego się w zbiorze szczątków zespołów należy podać numer szczątku w obrębie zbioru, o ile w danym archiwum poszczególne szczątki tworzące taki zbiór są numerowane. Jeśli nie, należy wpisać 0. Cyfrę tę wpisuje się również w przypadku, gdy inwentaryzowane są materiały zespołu nie będącego zbiorem szczątków zespołów. Należy wpisać: Pieczęć luźna 9

10 6. Właściciel pieczęci 7. Sygnatura archiwalna Należy określić osobę (fizyczną lub prawną) właściciela pieczęci wpisując imię właściciela (nazwisko) oraz dodając odnośny tytuł i ewentualnie określenie geograficzne przynależne do tytułu (np. Bolesław III książę mazowiecki; Władysław Łokietek król polski; Andrzej Róża Boryszewski arcybiskup gnieźnieński). W przypadku instytucji i urzędów świeckich i kościelnych podaje się najpierw nazwę miejscowości, z którą dana instytucja jest związana, potem zaś nazwę instytucji (np. Sącz miasto, Klasztor Klarysek; Lwów miasto, Urząd ławniczy). W przypadku pieczęci miejskich podaje się najpierw nazwę, np. Kalisz miasto. W przypadku, jeżeli właściciel pieczęci operuje w praktyce kancelaryjnej kilkoma tłokami, należy po imieniu lub nazwie właściciela podać typ pieczęci inwentaryzowanej (np. Władysław Jagiełło król polski, pieczęć majestatyczna; Gdańsk miasto, pieczęć sekretna). Jeżeli zachodzi pewność, że pieczęć inwentaryzowana jest falsyfikatem, należy zaraz po imieniu lub nazwie właściciela napisać: falsyfikat, a następnie w uwagach (Lp.16) wyjaśnić, na czym opiera się to rozpoznanie. Jeżeli nie można zidentyfikować osoby właściciela danej pieczęci, należy przeprowadzić pełny opis inwentarzowy tej pieczęci, pozostawiając miejsce na imię lub nazwę właściciela nie wypełnione, do ewentualnego uzupełnienia. Jeżeli pieczęć jest dwustronna (tzw. monetowa) lub posiada contrasigillum, odcisk na rewersie opisuje się osobno, wg tych samych co powyżej zaleceń. Po imieniu właściciela pieczęci wpisuje się jednak: rewers pieczęci lub contrasigillum. Należy podać sygnaturę nadaną podczas inwentaryzacji zbioru pieczęci luźnych (por. 6.1.) Należy podać informacje o dawnych (nieaktualnych) sygnaturach archiwalnych. 8. Sygnatury dawne 9. Rodzaj pieczęci 10. Wymiary Należy podać informacje o materiale, w jakim pieczęć jest odciśnięta (wosk, lak, ołów, przez papier itp.), oraz o kolorze odcisku w przypadku wosku i laku. Podaje się także sposób związania pieczęci z dokumentem (wytłoczona na dokumencie, zawieszona na pasku pergaminu, na sznurze, odciśnięta przez papier) oraz jej kształt (okrągła, owal, mandorla). Należy podać wymiary odcisku (nie miski) ; w przypadku pieczęci okrągłej jej średnicy mierzonej w mm, a w przypadku pieczęci o innych kształtach (owal, mandorla) osi dłuższej i krótszej odcisku mierzonych w mm, np. 55x30 mm. 10

11 11. Stan fizyczny do konserwacji (rejestrując wszystkie pęknięcia, wykruszenia, ubytki itp.) dobry po konserwacji Należy umieścić legendę pieczęci przytoczoną literalnie, tj. w pełnym brzmieniu, z zastosowaniem wszystkich skrótów występujących w oryginale. Legend z napisami w alfabetach niełacińskich nie należy transliterować na alfabet łaciński, ale cytować je literalnie, tj. litera po literze w alfabecie oryginału. Jeżeli legenda występuje w majuskule, 12. Opis inwentarzowy pisać ją należy również majuskułą, jeżeli w minuskule piszemy ją pieczęci - legenda małymi literami. Wskazane jest podać także charakterystykę epigraficzną napisu, tj. określić jego styl, np. majuskuła lub minuskuła gotycka, pismo renesansowe. W przypadku ubytków w napisie miejsca brakujące należy wykropkować ilością kropek odpowiadającą (jeżeli można to ustalić) ilości liter brakujących i ująć je w nawias kwadratowy, np. + SIGILLUM CIVITA [...] ALIS. Jeżeli napis jest kompletny, ale pewne jego fragmenty nie dają się odczytać, należy miejsca nie odczytane wykropkować ilością kropek odpowiadającą ilości liter nie odczytanych, ale nie ujmując ich w nawias kwadratowy, np. + S JOHANNIS DEI GRACIA D. MAZOVIE... DO... ET.. REDIS CZECHO... W zasadzie należy unikać uzupełnień zarówno ubytków, jak i miejsc nie odczytanych wg wzoru odczytanego. Wszelkie skróty i abrewiacje występujące w napisach cytować należy wiernie, tj. z podaniem sposobu skrótu, np. + SIM. CITATIS. D CZCOV. Jeżeli krzyż występujący zazwyczaj na początku napisu otokowego posiada kształt specyficzny (np. krzyż joannitów, maltański), należy to zasygnalizować. Zaznaczyć także należy przerywniki występujące w napisie, dążąc do oddania ich kształtu (kropki, gwiazdki, rozetki itp.). Jeżeli legenda występuje w dwóch lub w kilku wierszach, oddzielić je należy znakiem dwóch równoległych pionowych kresek. Jeżeli legenda występuje na wstędze lub wkomponowana jest w rysunek napieczętny, należy dodać objaśnienie, np. legenda na wstędze trzymanej przez anioła (jak na pieczęci Torunia z XV w.). Należy możliwie najdokładniej opisać rysunek napieczętny ze 13. Opis inwentarzowy wszystkimi jego szczegółami, używając terminologii heraldycznej pieczęci rysunek stosowanej w sfragistyce. Ważne jest rozróżnienie stron napieczętny heraldycznych strona heraldyczna lewa (herbu i pieczęci) odpowiada faktycznej prawej i odwrotnie. Herby występujące na pieczęci należy zidentyfikować i opisać. Odnosi się to również do wszystkich wyobrażeń symbolicznych, jakie występują na pieczęci. Datę pieczęci luźnej, jeżeli nie występuje ona w legendzie, 14. Data użycia pieczęci rozwiązywać należy wg dat występowania tego samego odcisku w aktach lub w przypadku, gdy jest to niemożliwe, na podstawie analizy stylistycznej, epigraficznej i heraldycznej rysunku, z dokładnością możliwie do połowy stulecia. 11

12 15. Literatura Należy podać literaturę w przypadku, jeżeli dana pieczęć ją posiada. Wskazane jest również przytoczenie miejsca publikacji inwentaryzowanej pieczęci (np. ilustracja w wydawnictwie źródłowym, w opracowaniu). 16. Uwagi Należy wpisać wszelkie uwagi dodatkowe, np. uzasadnienie fałszywości danej pieczęci, wykazanie ewentualnych różnic i niezgodności pomiędzy treścią dokumentu a stanem faktycznym w zakresie uwierzytelnienia aktu. 17. Sygnatura reprodukcji (pliku graficznego) Należy podać sygnaturę reprodukcji (w przypadku skanu także jego parametry). 18. Warunki udostępniania 19. Inwentaryzujący 20. Data inwentaryzacji Należy podać informacje o ewentualnych ograniczeniach wynikających z przepisów o udostępnianiu lub spowodowanych np. złym stanem zachowania. Należy podać imię i nazwisko osoby inwentaryzującej Należy podać datę wprowadzenia danych do systemu informatycznego. 21. Autor modyfikacji opisu i jej data Należy podać imię i nazwisko autora modyfikacji opisu i datę jej wprowadzenia 12

13 III. Elementy opisu tłoków pieczętnych: 1. Kod kraju 2. Numer archiwum 3. Numer zespołu (zbioru) Zgodnie z międzynarodowym standardem opisu archiwalnego ISAD podać należy przewidziany dla Polski kod PL lub POL. Należy wpisać numer archiwum lub oddziału zamiejscowego archiwum, nadany przez COIA NDAP. Należy wpisać numer inwentaryzowanego zespołu/zbioru z bazy danych SEZAM Ciąg dalszy numeru zespołu (zbioru) Nazwa zespołu (zbioru) Właściciel tłoka W przypadku inwentaryzowania obiektu znajdującego się w zbiorze szczątków zespołów należy podać numer szczątku w obrębie zbioru, o ile w danym archiwum poszczególne szczątki tworzące taki zbiór są numerowane. Jeśli nie, należy wpisać 0. Cyfrę tę wpisuje się również w przypadku, gdy inwentaryzowane są materiały zespołu nie będącego zbiorem szczątków zespołów. Należy wpisać: Tłok pieczętny Należy określić osobę (fizyczną lub prawną) właściciela tłoka wpisując imię właściciela (nazwisko) oraz dodając odnośny tytuł i ewentualnie określenie geograficzne przynależne do tytułu (np. Bolesław III książę mazowiecki; Władysław Łokietek król polski; Andrzej Róża Boryszewski arcybiskup gnieźnieński). W przypadku instytucji i urzędów świeckich i kościelnych podaje się najpierw nazwę miejscowości, z którą dana instytucja jest związana, potem zaś nazwę instytucji (np. Sącz miasto, Klasztor Klarysek; Lwów miasto, Urząd ławniczy). W przypadku pieczęci miejskich podaje się najpierw nazwę, np. Kalisz miasto. W przypadku, jeżeli właściciel operuje w praktyce kancelaryjnej kilkoma tłokami, należy po imieniu lub nazwie właściciela podać typ pieczęci inwentaryzowanej (np. Władysław Jagiełło król polski, pieczęć majestatyczna; Gdańsk miasto, pieczęć sekretna). Jeżeli zachodzi pewność, że inwentaryzowany tłok jest falsyfikatem, należy zaraz po imieniu lub nazwie właściciela napisać: falsyfikat, a następnie w uwagach (Lp.16) wyjaśnić, na czym opiera się to rozpoznanie. Jeżeli nie można zidentyfikować osoby właściciela danego tłoka, należy przeprowadzić pełny opis inwentarzowy tego tłoka, pozostawiając miejsce na imię lub nazwę właściciela nie wypełnione, do ewentualnego uzupełnienia. 13

14 7. Sygnatura archiwalna Należy podać sygnaturę nadaną podczas inwentaryzacji zbioru tłoków pieczętnych (por. 6.1.). Należy podać informacje o dawnych (nieaktualnych) sygnaturach archiwalnych. 8. Sygnatury dawne 9. Rodzaj tłoka 10. Wymiary 11. Stan fizyczny Należy podać materiał, z jakiego tłok i jego rączka są wykonane. W przypadku tłoków sygnetowych, należy podać materiał, z jakiego wykonany jest sygnet. Należy podać wymiary średnicy tłoka w mm, oraz długości rączki w mm. W przypadku tłoków sygnetowych, także należy podać wymiary w mm. do konserwacji (rejestrując wszystkie pęknięcia, ubytki itp.) dobry po konserwacji 14

15 12. Opis inwentarzowy tłoka - legenda 13. Opis inwentarzowy tłoka rysunek napieczętny 14. Data wykonania 15. Literatura 16. Uwagi Należy umieścić legendę tłoka przytoczoną literalnie, tj. w pełnym brzmieniu, z zastosowaniem wszystkich skrótów występujących w oryginale. Legend z napisami w alfabetach niełacińskich nie należy transliterować na alfabet łaciński, ale cytować je literalnie, tj. litera po literze w alfabecie oryginału. Jeżeli legenda występuje w majuskule, pisać ją należy również majuskułą, jeżeli w minuskule piszemy ją małymi literami. Wskazane jest podać także charakterystykę epigraficzną napisu, tj. określić jego styl, np. majuskuła lub minuskuła gotycka, pismo renesansowe. W przypadku ubytków w napisie miejsca brakujące należy wykropkować ilością kropek odpowiadającą (jeżeli można to ustalić) ilości liter brakujących i ująć je w nawias kwadratowy, np. + SIGILLUM CIVITA [...] ALIS. Jeżeli napis jest kompletny, ale pewne jego fragmenty nie dają się odczytać, należy miejsca nie odczytane wykropkować ilością kropek odpowiadającą ilości liter nie odczytanych, ale nie ujmując ich w nawias kwadratowy, np. + S JOHANNIS DEI GRACIA D. MAZOVIE... DO... ET.. REDIS CZECHO... W zasadzie należy unikać uzupełnień zarówno ubytków, jak i miejsc nie odczytanych wg wzoru odczytanego. Wszelkie skróty i abrewiacje występujące w napisach cytować należy wiernie, tj. z podaniem sposobu skrótu, np. + SIM. CITATIS. D CZCOV. Jeżeli krzyż występujący zazwyczaj na początku napisu otokowego posiada kształt specyficzny (np. krzyż joannitów, maltański), należy to zasygnalizować. Zaznaczyć także należy przerywniki występujące w napisie, dążąc do oddania ich kształtu (kropki, gwiazdki, rozetki itp.). Jeżeli legenda występuje w dwóch lub w kilku wierszach, oddzielić je należy znakiem dwóch równoległych pionowych kresek. Jeżeli legenda występuje na wstędze lub wkomponowana jest w rysunek napieczętny, należy dodać objaśnienie, np. legenda na wstędze trzymanej przez anioła (jak na pieczęci Torunia z XV w.). Należy możliwie najdokładniej opisać rysunek napieczętny ze wszystkimi jego szczegółami, używając terminologii heraldycznej stosowanej w sfragistyce. Ważne jest rozróżnienie stron heraldycznych strona heraldyczna lewa (herbu i pieczęci) odpowiada faktycznej prawej i odwrotnie. Herby występujące na tłoku należy zidentyfikować i opisać. Odnosi się to również do wszystkich wyobrażeń symbolicznych, jakie występują na tłoku. Jeśli dany tłok nie posiada daty wyrytej na typariuszu lub rączce, czas jego używania określić należy wg występujących w aktach datowanych odcisków tego tłoka lub w przypadku gdy jest to niemożliwe, na podstawie analizy stylistycznej, epigraficznej i heraldycznej rysunku, z dokładnością możliwie do połowy stulecia. Należy podać literaturę w przypadku, jeżeli dany tłok ją posiada. Wskazane jest również przytoczenie miejsca publikacji inwentaryzowanego tłoka (np. ilustracja w wydawnictwie źródłowym, w opracowaniu). Należy wyszczególnić przykładowo kilka najlepszych odcisków pochodzących z inwentaryzowanego tłoka, a występujących w aktach, z podaniem sygnatury akt. 15

16 17. Sygnatura reprodukcji (pliku graficznego) Należy podać sygnaturę reprodukcji (w przypadku skanu także jego parametry). 18. Warunki udostępniania 19. Inwentaryzujący 20. Data inwentaryzacji Należy podać informacje o ewentualnych ograniczeniach wynikających z przepisów o udostępnianiu lub spowodowanych np. złym stanem zachowania. Należy podać imię i nazwisko osoby inwentaryzującej Należy podać datę wprowadzenia danych do systemu informatycznego. 21. Autor modyfikacji opisu i jej data Należy podać imię i nazwisko autora modyfikacji opisu i datę jej wprowadzenia 16

17 Załącznik nr 2 Podstawowa bibliografia 1. Gieysztor A., Herbst St., Zarys nauk pomocniczych historii (skrypt powielony), Warszawa 1948 (sfragistyka). 2. Gumowski M., Herby i pieczęcie miejscowości województwa śląskiego, Pamiętnik Instytutu Śląskiego, t. 12, Gumowski M., Herby i pieczęcie wsi wielkopolskich, Roczniki Historyczne, t. 14, 1937 i odb. 4. Gumowski M., Herby miast polskich, Warszawa Gumowski M., Najstarsze pieczęcie miast polskich XIII i XIV wieku, Toruń Gumowski v, Pieczęcie i herby miast pomorskich, Toruń Gumowski M., Pieczęcie królów polskich. Zebrał, opisał i reprodukcjami światłodrukowymi opatrzył..., Kraków Gumowski M., Pieczęcie książąt pomorskich, Toruń Gumowski M., Pieczęcie śląskie do końca XIV w., [w:] Historia Śląska od czasów najdawniejszych do r. 1400, t. 3, Kraków Gumowski M., Haisig M., Mikucki S., Sfragistyka (zarys podręcznikowy z serii nauk pomocniczych historii wyd. przez Instytut Historii PAN), Warszawa Haisig M., Osiągnięcia i postulaty w zakresie sfragistyki polskiej, Studia Źródłoznawcze, t. 4, Haisig M., Studia nad legendą pieczęci miejskich, Wrocław Kaganiec M., Heraldyka Piastów śląskich, Katowice Kętrzyński St., Zarys nauki o dokumencie polskim wieków średnich, t. 1, Warszawa Kuczyński S.M., Pieczęcie książąt mazowieckich, Wrocław Maleczyński K., Zarys dyplomatyki polskiej wieków średnich, cz. 1, Wrocław Piech Z., Monety, pieczęcie i herby w systemie symboli władzy Jagiellonów, Warszawa Pieczęć w Polsce średniowiecznej i nowożytnej, pod red. P. Dymmela, Lublin Piekosiński Fr., Heraldyka polska wieków średnich, Kraków Piekosiński Fr. (przy współudziale E. Diehla), Pieczęcie polskie wieków średnich, Sprawozdania Komisji Sztuki PAU, t. 7, i odb. Kraków Semkowicz Wł., Encyklopedia nauk pomocniczych historii (skrypt powielony), Kraków 1945 (sfragistyka). 22. Stronczyński K., Pobieżny przegląd pieczęci Piastów polskich, Warszawa Stronczyński K., Pomniki książęce Piastów, lenników dawnej Polski, Piotrków Wittyg W., Pieczęcie miast dawnej Polski, z. 1 3, Kraków 1905, 1907 i 1914 (do litery K). Dane bibliograficzne dla poszczególnych pieczęci książęcych, królewskich i kościelnych oraz dla pieczęci poszczególnych regionów i miejscowości podają prace wymienione pod numerem: 4, 5, 10 i 11. Prace wymienione pod numerem: 4, 5, 7, 10, 17, 19, 20, 22, 23 i 24 stanowić będą stałą pomoc przy opracowaniu zbioru pieczęci. 17