Zarządzenie Nr 19 /2012. Komendanta Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej w Kaliszu. z dnia 22 sierpnia 2012 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 19 /2012 Komendanta Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej w Kaliszu w sprawie planowania zamówień publicznych oraz udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w Centralnym Ośrodku Szkolenia Służby Więziennej w Kaliszu Na podstawie art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2010 r. Nr 79, poz. 523 z późn zm. 1 ), zarządza się co następuje: 1 Użyte w zarządzeniu wyrażenia oznaczają: 1. Ośrodek Centralny Ośrodek Szkolenia Służby Więziennej w Kaliszu; 2. Komendant Komendant Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej w Kaliszu; 3. Ustawa ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz.759 z późn. zm. 2 ); 4. Zamówienia podprogowe zamówienia publiczne na dostawy, usługi i roboty budowlane, w stosunku do których, na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy nie stosuje się przepisów ustawy; 5. Wartość zamówienia wartość netto zamówienia oszacowana z należytą starannością; 6. Kierownik komórki merytorycznie odpowiedzialnej kierownik komórki lub inny funkcjonariusz wymieniony w instrukcji obiegu dowodów księgowych w Centralnym Ośrodku Szkolenia Służby Więziennej, jako merytorycznie odpowiedzialny za realizowane wydatki; 7. Zamówienie o znacznej wartości zamówienie o wartości powyżej zł; 2 1. Zarządzenie określa procedurę planowania zamówień publicznych i udzielania zamówień podprogowych. 2. Udzielanie zamówień podprogowych nie może prowadzić do podziału zamówienia na części w celu niestosowania przepisów zarządzenia. 1. Zmiany wyżej wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. Nr 182, poz i Nr 238, poz oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654 i Nr 291, poz Zmiany wymienionej ustawy ogłoszone w Dz. U. Nr 161, poz i Nr 182, poz. 1228, z 2011 r., Nr 28, poz. 143, Nr 5, poz. 13, Nr 87, poz. 484, Nr 234, poz i Nr 240, poz oraz z 2012 r. Nr

2 3. Zamówienia podprogowe udzielane są w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem należytej staranności, zapewniający realizację i przestrzeganie zasad uzyskiwania największych efektów z danych nakładów, uczciwej konkurencji, równości, jawności, prymatu konkurencyjności wykonawców ubiegających się o zamówienie oraz zakazu dzielenia zamówienia na mniejsze i zaniżenia wartości zamówienia. 4. Przepisów zarządzenia nie stosuje się do zamówień podprogowych, których wartość zamówienia nie przekracza zł, z zastrzeżeniem ust Do czynności związanych z udzielaniem zamówień podprogowych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93 z późn. zm. 3 ) Do dnia 30 listopada każdego roku kierownik komórki merytorycznie odpowiedzialnej sporządza na następny rok Plan zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy oraz Plan zamówień podprogowych. Plany sporządza się odpowiednio na formularzach stanowiących załącznik nr 1 i 2 do zarządzenia. 2. Plany zamówień, o których mowa w ust. 1, sporządza się w szczególności na podstawie wydatków zrealizowanych w roku poprzedzającym rok, na który sporządza się plany, przewidywanych zmian ponoszonych wydatków, informacji o potrzebach zakupów przekazanych pisemnie przez kierowników komórek organizacyjnych Ośrodka. 3. Plany zamówień podlegają realizacji z chwilą ich zatwierdzenia przez Komendanta. 4. Jeżeli zaistnieją okoliczności, że dane zamówienie powinno być wycofane z realizacji, kierownik komórki merytorycznie odpowiedzialnej lub kierownik komórki organizacyjnej Ośrodka niezwłocznie, pisemnie informuje o tym fakcie Komendanta. 5. W przypadkach szczególnie uzasadnionych Komendant może podjąć decyzję o wycofaniu, zmniejszeniu zakresu realizacji lub zmiany terminu zamówienia z wcześniej zatwierdzonego planu Postępowanie wszczyna kierownik komórki merytorycznie odpowiedzialnej. 2. Wniosek o wszczęcie zamówienia podprogowego realizowanego w trybie przetargu publicznego, zaproszenia do negocjacji lub aukcji sporządza się odpowiednio na formularzach stanowiących załącznik 3a, 3b i 3c do zarządzenia. 3. Zmiany wyżej wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1971 r. Nr 27, poz. 252, z 1976 r. Nr 19, poz. 122, z 1982 r. Nr 19, poz. 147 i Nr 30, poz. 210, z 1984 r. Nr 45, poz. 242, z 1985 r., Nr 22, poz. 99, z 1989 r. Nr 3, poz. 11 i Nr 33, poz. 175, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, Nr 55, poz. 321 i Nr 79, poz. 464, z 1991 r. Nr 107, poz. 464 i Nr 115, poz.496, z 1993 r. Nr 17, poz. 78, z 1994 r. Nr 27, poz. 96, Nr 105, poz. 509 i Nr 85, poz. 388, z 1995 r. Nr 83, poz. 417 i Nr 141, poz. 692, z 1996 r. Nr 114, poz. 542, Nr 139, poz. 646 i Nr 149, poz. 703, z 1997 r. Nr 43, poz. 272, Nr 115, poz. 741 i Nr 117, poz. 751, z 1998 r. Nr 117, poz. 758 i Nr 106, poz. 668, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 22, poz. 271, Nr 88, poz. 983, Nr 74, poz. 855, Nr 74, poz. 857 i Nr 114, poz.1191, z 2001 r. Nr 11, poz. 91, Nr 71, poz. 733, Nr 145, poz i Nr 130, poz. 1450, z 2002 r. Nr 113, poz. 984 i Nr 141, poz. 1176, z 2003 r. Nr 49, poz. 408, Nr 60, poz. 535, Nr 64, poz. 592, Nr 49, poz. 408 i Nr 124, poz. 1151, z 2004 r. Nr 91, poz. 870, Nr 96, poz. 959, Nr 172, poz. 1804, Nr 162, poz i Nr 281, poz. 2783, z 2005 r. Nr 172, poz. 1438, Nr 157, poz i Nr 48, poz. 462, z 2006 r. Nr 133, poz. 935 i Nr 164, poz.1166, z 2007 r. Nr 80, poz. 538, Nr 82, poz. 557 i Nr 181, poz. 1287, z 2008 r. Nr 116, poz. 731, Nr 163, poz. 1012, Nr 220, poz.1425, Nr 228, poz i Nr 220, poz. 1431, z 2009 r. Nr 42, poz. 341, Nr 79, poz. 662 i Nr 131, poz. 1075, z 2010 r. Nr 40, poz. 222 i Nr 155, poz. 1037, z 2011 r. Nr 80, poz. 432, Nr 85, poz. 458 i Nr 230, poz

3 3. W przypadku zamówień nie ujętych w Planie zamówień podprogowych kierownik komórki organizacyjnej wnioskuje o udzielnie zamówienia. Po uzyskaniu zgody Komendanta przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio. 5 Udzielenie zamówienia podprogowego następuje w trybie przetargu publicznego, zaproszenia do negocjacji lub aukcji Przetarg publiczny jest trybem podstawowym zamówienia podprogowego, w którym po publicznym ogłoszeniu lub zaproszeniu do składania ofert, zamawiający spośród złożonych ofert przeprowadza konkurs ofert, wybierając najkorzystniejszą z nich. 2. Wszczęcie postępowania w trybie, o którym mowa w ust. 1, następuje z chwilą przekazania zaproszenia do złożenia oferty, a w przypadku zamówień o znacznej wartości z chwilą zamieszczenia ogłoszenia. 3. Ogłoszenie lub zaproszenie do złożenia oferty powinno zawierać w szczególności: a) formularz ofertowy; b) termin realizacji zamówienia; c) wzór umowy lub istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy; d) sposób i termin ostatecznego przekazania oferty; e) kryterium i sposób wyboru oferty. 4. Przekazanie zaproszenia do złożenia oferty następuje w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem. 5. Zaproszenie do złożenia oferty kierowane jest co najmniej do: a) 2 wykonawców dla wartości zamówienia do zł; b) 3 wykonawców dla wartości zamówienia powyżej zł. 6. W przypadku zamówień o znacznej wartości ogłoszenie o postępowaniu zamieszcza się na stronie internetowej Ośrodka. W przypadkach uzasadnionych można bezpośrednio poinformować o wszczęciu postępowania znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. 7. W przypadku zamówień, o których mowa w ust. 6, postępowanie przeprowadza się w dwóch etapach: po konkursie ofert stanowiącym etap pierwszy, następuje aukcja lub negocjacje będące drugim etapem postępowania. Przepis 7 ust. 5 oraz 8 ust. 2 stosuje się odpowiednio. 8. Spośród złożonych ofert wybiera się ofertę o najniższej cenie lub ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów Zaproszenie do negocjacji to tryb udzielenia zamówienia podprogowego, w którym zamawiający 3

4 negocjuje z wykonawcami warunki zamówienia, a następnie zaprasza ich do złożenia oferty. 2. Postępowanie w trybie, o którym mowa w ust. 1, można przeprowadzić w przypadku zamówień o specjalistycznym charakterze lub zamówień, w których ze względu na złożony charakter zamówienia nie można szczegółowo określić cech przedmiotu zamówienia lub gdy zamówienie może być wykonane tylko przez jednego wykonawcę. 3. Negocjacje mają na celu zawarcie umowy na najkorzystniejszych dla zamawiającego warunkach, w szczególności za najniższą cenę lub o najszerszym zakresie zamówienia. 4. Wszczęcie postępowania w trybie zaproszenia do negocjacji następuje z chwilą zaproszenia wykonawcy lub wykonawców do udziału w negocjacjach. Zaproszenie przekazuje się wybranym wykonawcom, co do których można spodziewać się zainteresowania wzięciem udziału w negocjacjach. 5. Negocjacje prowadzi powołana przez Komendanta komisja w składzie co najmniej dwuosobowym. 6. Komisja określa warunki graniczne negocjacji, w tym cenę maksymalną, która jest możliwa do zapłacenia za zrealizowane zamówienie. Warunki graniczne negocjacji zatwierdza Komendant Aukcja to tryb udzielenia zamówienia na dostawy, usługi i roboty powszechnie dostępne, w którym po zaproszeniu do udziału w aukcji zamawiający w określonym terminie przeprowadza licytację nabywanego przedmiotu zamówienia. Aukcja przeprowadzana jest w formie licytacji odwrotnej. 2. Aukcję prowadzi powołana przez Komendanta komisja w składzie co najmniej dwuosobowym. 3. Zaproszenie do udziału w aukcji kieruje się do co najmniej trzech wykonawców. 4. Dla ważności postępowania przeprowadzonego w trybie aukcji wymagany jest udział co najmniej dwóch wykonawców. 5. Aukcję rozpoczyna się od podania ceny wywoławczej, która nie może być wyższa od wartości zamówienia powiększonej o stawkę podatku VAT. 6. Postąpienie nie może wynosić mniej niż jeden procent kwoty ceny wywoławczej. 7. Zaoferowana cena przestaje wiązać licytanta, gdy inny licytant zaoferował cenę niższą. 8. Po ustaniu postąpień prowadzący aukcję, uprzedzając licytantów, po trzecim ogłoszeniu zamyka aukcję i udziela przybicia licytantowi, który zaproponował najniższą cenę Po zakończeniu postępowania zamieszcza się informacje o wynikach postępowania na stronie internetowej Ośrodka. 2. Przebieg postępowania o zamówienie podprogowe dokumentowany jest w postaci notatki na formularzu będącym załącznikiem nr 4 do zarządzenia, a także innymi dokumentami powstałymi w trakcie postępowania, a w szczególności: zaproszenia, ogłoszenia, oferty wykonawców, notatki z rozmów prowadzonych z wykonawcami. 3. Umowę o wykonanie zamówienia podprogowego zawiera się w formie pisemnej. 4

5 10 1. Za prawidłowe przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia podprogowego odpowiedzialność ponoszą osoby wyznaczone do prowadzenia postępowania. 2. Kierownik komórki merytorycznie odpowiedzialnej prowadzi rejestr zamówień podprogowych na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia z zastrzeżeniem ust Kierownik działu kwatermistrzowskiego może zlecić prowadzenie rejestrów podległym funkcjonariuszom dla realizowanych przez nich zamówień Traci moc zarządzenie nr 30/2010 Komendanta Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej w Kaliszu z dnia 8 listopada 2010 r. w sprawie planowania zamówień publicznych oraz udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w Centralnym Ośrodku Szkolenia Służby Więziennej. 2. Do spraw wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 12 płk Danuta B. Kalaman 5

6 Załącznik nr 1 ZATWIERDZAM... (data i podpis) PLAN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH w zakresie... klasyfikacji wydatków budżetowych na rok... l.p. nazwa zamówienia oraz klasyfikacji wydatków budżetowych rodzaj zamówienia * przewidywane potrzeby ilościowe w skali roku wartość zamówienia wartość w EURO stawka VAT wartość brutto przewidywany termin realizacji zamówienia * rodzaj zamówienia: roboty budowlane B, dostawa D, usługa U Sporządził:... data:... 6

7 Załącznik nr 2 ZATWIERDZAM... (data i podpis) PLAN ZAMÓWIEŃ PODPROGOWYCH w zakresie... klasyfikacji wydatków budżetowych na rok... l.p. nazwa zamówienia oraz klasyfikacji wydatków budżetowych przewidywane rodzaj zamówienia * ściowe w skali potrzeby ilo- roku wartość w EURO stawka VAT wartość brutto wartość zamówienia przewidywany termin realizacji zamówienia * rodzaj zamówienia: roboty budowlane B, dostawa D, usługa U Sporządził:... data:... 7

8 Załącznik nr 3a ZATWIERDZAM... (data i podpis) Wniosek o udzielenie zamówienia podprogowego przeprowadzonego w trybie przetargu publicznego na usługi / dostawy / roboty budowlane* 1. Kierownik komórki merytorycznie odpowiedzialnej za realizowane wydatki: Przedmiot zamówienia:... (w uzasadnionych przypadkach załączyć wersję szczegółową opisu przedmiotu zamówienia) 3. Proponowane kryteria wyboru oraz ich waga: Wartość zamówienia (bez podatku VAT) / równowartość w : Wartość zamówienia brutto: Osoba(y) prowadząca(e) postępowanie: Zamówienie jest / nie jest* ujęte w Planie zamówień podprogowych na rok Zamówienie posiada pokrycie w planie wydatków budżetowych w (podpis kierownika komórki merytorycznie odpowiedzialnej) * niepotrzebne skreślić 8

9 ZATWIERDZAM Załącznik nr 3b... (data i podpis) Wniosek o udzielenie zamówienia podprogowego przeprowadzonego w trybie zaproszenia do negocjacji na usługi / dostawy / roboty budowlane* 1. Kierownik komórki merytorycznie odpowiedzialnej za realizowane wydatki: Przedmiot zamówienia:... (w uzasadnionych przypadkach załączyć wersję szczegółową opisu przedmiotu zamówienia) 3. Uzasadnienie wyboru trybu: Wykonawca / wykonawcy, do którego(-ych) kierowane jest zaproszenie: Wartość zamówienia (bez podatku VAT) / równowartość w : Wartość zamówienia brutto: Komisja prowadząca postępowanie w składzie: Zamówienie jest / nie jest* ujęte w Planie zamówień podprogowych na rok Zamówienie posiada pokrycie w planie wydatków budżetowych w Warunki graniczne negocjacji: maksymalna cena... inne (podpis kierownika komórki merytorycznie odpowiedzialnej) * niepotrzebne skreślić 9

10 Załącznik nr 3c ZATWIERDZAM... (data i podpis) Wniosek o udzielenie zamówienia podprogowego przeprowadzonego w trybie aukcji na usługi / dostawy / roboty budowlane* 1. Kierownik komórki merytorycznie odpowiedzialnej za realizowane wydatki: Przedmiot zamówienia:... (w uzasadnionych przypadkach załączyć wersję szczegółową opisu przedmiotu zamówienia) 3. Uzasadnienie wybranego trybu: Wykonawca / wykonawcy, do którego(-ych) kierowane jest zaproszenie: Wartość zamówienia (bez podatku VAT) / równowartość w : Wartość zamówienia brutto: Komisja prowadząca postępowanie: Zamówienie jest / nie jest* ujęte w Planie zamówień podprogowych na rok Zamówienie posiada pokrycie w planie wydatków budżetowych w Cena wywoławcza:... (nie większa niż wartość zamówienia brutto określona w pkt 6)... (podpis kierownika komórki merytorycznie odpowiedzialnej) * niepotrzebne skreślić 10

11 ZATWIERDZAM Załącznik nr 4... (data i podpis) Notatka z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia podprogowego na usługi / dostawy / roboty budowlane * 1. Wnioskująca komórka organizacyjna: Przedmiot zamówienia: Tryb realizacji: przetarg publiczny / zaproszenie do negocjacji / aukcja * 4. Wykonawcy, którzy wzięli udział w postępowaniu: lp. cena inne kryteria 5. Przebieg II etapu postępowania: Wykonawca wyłoniony na podstawie złożonych ofert / w wyniku przeprowadzonego postępowania:... (nazwa wykonawcy)... (adres wykonawcy)... (cena po zakończeniu II etapu)... (podpis osoby / komisji * prowadzącej postępowanie)... (podpis kierownika komórki merytorycznie odpowiedzialnej) * niepotrzebne skreślić 11

12 Załącznik nr 5 REJESTR ZAMÓWIEŃ PODPROGOWYCH rok... L.p. Sygnatura akt Przedmiot zamówienia dostawy Rodzaj zamówienia usługi roboty budowlane Wartość zamówienia Data wszczęcia postępowania Wykonawca Data zawarcia umowy Wartość netto Wartość brutto Termin realizacja zamówienia Sporządził:... data:... 12