zawarta w dniu r., pomiędzy:

Transkrypt

1 Wzór umowy ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY NA WYKONANIE USŁUGI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Ostateczna treść umowy może ulec zmianie w zakresie nie zmieniającym istotnych postanowień wzoru umowy zawarta w dniu r., pomiędzy: Gminą Koluszki z siedzibą w Koluszkach, ul. 11 Listopada 65, Koluszki, o numerze NIP: i REGON: , zwaną w dalszej części umowy,,zlecającym reprezentowaną przez Burmistrza Koluszek Pana Waldemara Chałata przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Pani Bogusławy Kubicz a zwanym w dalszej części umowy,,wykonawcą Niniejsza umowa dotyczy prowadzenia audytu wewnętrznego w oparciu o art. 275 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz ze zm.) oraz uproszczonej procedury wyłonienia najkorzystniejszego wykonawcy usługi z dnia r. 1. Przedmiot i zakres umowy 1. Przedmiot i zakres audytu wewnętrznego obejmuje w szczególności: Przeprowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z przepisami działu IV ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz ze zm.) polegającego na wykonaniu następujących zadań: a) Analiza obszarów ryzyka w zakresie działania Gminy Koluszki - usługodawca analizę obszarów ryzyka zidentyfikuje w ramach działania Urzędu Miejskiego w Koluszkach oraz jednostek organizacyjnych Gminy Koluszki. b) Sporządzenie w porozumieniu z Burmistrzem rocznego planu audytu wewnętrznego na 2012 rok. c) Opracowanie programu poszczególnych zadań audytowych. d) Przeprowadzenie zaplanowanych dwóch zadań audytowych według standardów określonych przez Ministra Finansów. e) Sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonego audytu wewnętrznego. f) Prowadzenie akt stałych i bieżących. 2. Szczegółowy zakres Usług stanowiących przedmiot niniejszej umowy określa Załącznik nr 1 do umowy. 2. Obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca ma prawo wstępu do pomieszczeń jednostki oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzenia ich kopii, odpisów wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

2 2. Wykonawca gwarantuje, że usługi świadczone w ramach niniejszej umowy będą realizowane przez audytorów posiadających odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i doświadczenie. 3. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania określonego w 1 przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 4. W związku z realizacją usług wchodzących w zakres niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się przestrzegać obowiązujących przepisów prawa. 5. Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zlecającego o wszelkich istotnych okolicznościach mających wpływ na należyte wykonywanie umowy, w tym w szczególności o przeszkodach i utrudnieniach związanych z realizacją Usług. 3. Obowiązki Zlecającego 1. Zlecający zobowiązany jest do współpracy z Wykonawcą w zakresie wykonania niniejszej umowy oraz do udzielania i udostępniania Wykonawcy wszelkich informacji i dokumentów potrzebnych do realizacji postanowień umowy. Zlecający zobowiązany jest nadto do realizowania ustnych i pisemnych zaleceń Wykonawcy niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu niniejszej umowy. 2. obowiązków Zlecającego związanych z realizacją umowy należy nadto umożliwienie Wykonawcy dostępu do odpowiednich pomieszczeń w siedzibie Zlecającego lub innym ustalonym przez Strony miejscu świadczenia Usług w sposób i w terminie umożliwiającym Wykonawcy prawidłowe i terminowe wykonanie usług wchodzących w zakres niniejszej umowy. 4. Harmonogram. Odbiór usług 1. Termin realizacji Usług wchodzących w zakres niniejszej umowy: od dnia podpisania umowy do dnia r. Terminy realizacji poszczególnych etapów prac określa Załącznik nr 1 do umowy (harmonogram). 2. Potwierdzeniem realizacji i przyjęcia przez Zlecającego każdego etapu prac wchodzących w zakres niniejszej umowy jest sporządzony przez Wykonawcę i podpisany przez Zlecającego pisemny protokół wykonania etapu prac, którego wzór określa Załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 3. W przypadku istnienia zastrzeżeń co do należytego wykonania przez Wykonawcę czynności wchodzących w zakres danego etapu prac, zastrzeżenia te winny zostać zgłoszone Wykonawcy przez Zlecającego pod rygorem nieważności w formie uwag do protokołu, o którym mowa w 4.2 umowy, jednakże w terminie nie późniejszym aniżeli w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zlecającego podpisanego przez Wykonawcę protokołu. Nie zgłoszenie przez Zlecającego zastrzeżeń w wyżej opisanym terminie oznacza, iż Wykonawca wykonał czynności w sposób prawidłowy, przy czym Zlecający traci w takim wypadku prawo powoływania się na ewentualną nieprawidłową realizację Usług przez Wykonawcę. 4. W przypadku uznania przez Wykonawcę zgłoszonych przez Zlecającego zastrzeżeń Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie usunąć zaistniałe nieprawidłowości, bądź dokonać innych czynności zmierzających do prawidłowego wykonania czynności objętych uznanymi zastrzeżeniami. 5. W przypadku nie doręczenia Wykonawcy przez Zlecającego podpisanego przez Zlecającego protokołu, o którym mowa w 4.2 umowy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Zlecającego podpisanego przez Wykonawcę protokołu uznaje się, że Usługi wchodzące w zakres danego etapu prac zostały prawidłowo wykonane i odebrane przez Zlecającego. Nie dotyczy to sytuacji, w której Zlecający zgłosił zastrzeżenia w trybie określonym w 4.3.

3 5. Wynagrodzenia 1. Z tytułu realizacji przez Wykonawcę Usług wchodzących w zakres wskazanych w niniejszej umowie poszczególnych etapów prac Zlecający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenia, którego stawki określa Załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 2. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie faktur VAT wystawianych przez Wykonawcę po wykonaniu i odbiorze każdego etapu prac zgodnie z Załącznikiem nr 1 do umowy. Należność zostanie uregulowana ze środków budżetowych Gminy Koluszki : Dział 750 Administracja publiczna, Rozdział Urzędy gmin, 4300 Zakup usług pozostałych. 3. Wynagrodzenie powiększone o podatek od towarów i usług (VAT) płatne będzie w terminie 21 dni od dnia dostarczenia faktury przez Wykonawcę do siedziby Zlecającego. Wynagrodzenie płatne będzie na rachunek bankowy Wykonawcy podany na fakturze. 4. Za datę zapłaty Strony uznają dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy wynikającą z faktury VAT kwotą wynagrodzenia. 5. W przypadku opóźnienia Zlecającego z zapłatą całości lub części wynagrodzenia wynikającego z wystawionej faktury VAT przez okres dłuższy aniżeli 21 (dwadzieścia jeden) dni, Wykonawca jest uprawniony do wstrzymania się z dalszym świadczeniem usług wskazanych w umowie do czasu pełnego uregulowania przez Zlecającego zaległych należności. 6. Odpowiedzialność. Kary umowne 1. Strony zgodnie ustalają, że nie będą ponosić odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji Swoich obowiązków z niniejszej umowy wynikających z siły wyższej. Dla potrzeb umowy, siła wyższa oznacza zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć i któremu nie można było zapobiec. Pojęcie siły wyższej nie obejmuje żadnych zdarzeń, które wynikają z braku dołożenia przez Strony należytej staranności w rozumieniu art Kodeksu Cywilnego. 2. Strony umowy postanawiają, iż Wykonawcy nie można postawić zarzutu braku należytej staranności przy realizacji prac, jeżeli te okoliczności wynikają z: a) działania sił przyrody, b) działania lub zaniechania organów państwowych i samorządowych polegających m.in. na zmianie przepisów prawnych, c) nie udzielenia informacji bądź nie udostępnienia Wykonawcy przez Zlecającego dokumentów istotnych z punktu widzenia realizacji przedmiotu umowy. 3. W razie zwłoki w wykonaniu terminów realizacji zadań wynikających z postanowień niniejszej umowy a także zwłoki związanej z usunięciem stwierdzonych nieprawidłowości po wyznaczonym przez strony terminie, Wykonawca zapłaci Zlecającemu karę umowną w wysokości 0,10 % liczoną od kwoty brutto płatności za nieterminowe wykonanie danego zadania określonego w Załączniku nr 1 za każdy dzień zwłoki, jednak nie więcej niż 20 % wartości całej umowy brutto. 4. Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z wystawionych faktur za wykonaną usługę.

4 7. Poufność 1. Wykonawca zobowiązuje się do bezwzględnego zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem zlecenia. 2. Przez obowiązek, o jakim mowa w 7.1 umowy rozumie się w szczególności zakaz: a) zapoznawania się przez Wykonawcę z dokumentami, analizami, zawartością dysków twardych i innych nośników informacji itp.- nie związanymi ze zleconym zakresem prac, b) zabierania, kopiowania oraz powielania dokumentów i danych, a w szczególności udostępniania ich osobom trzecim, c) informowania osób trzecich o danych objętych nakazem poufności. 3. Za osobę trzecią uważa się osoby nie wykonujące pracy lub usług na rzecz Zlecającego. 4. Wykonawca zobowiązuje się do zapoznania i przestrzegania aktów regulujących zasady postępowania z dokumentami lub danymi w zakresie niezbędnym do realizacji umowy, które obowiązują Zlecającego. 5. Wykonawca zobowiązuje się informować przedstawicieli Zlecającego o wszystkich zauważonych nieprawidłowościach mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji. 8. Okres obowiązywania umowy 1. Niniejsza umowa wchodzi w życie od dnia podpisania umowy do dnia r. 2. Umowa może zostać rozwiązana: a) przez każdą ze Stron bez podania przyczyny z 30 - dniowym okresem wypowiedzenia, b) za pisemnym oświadczeniem przez każdą ze Stron bez zachowania okresu w przypadku naruszenia przez drugą Stronę istotnych postanowień niniejszej umowy, pod warunkiem uprzedniego pisemnego wezwania Strony naruszającej umowę do prawidłowego wykonywania umowy i wyznaczeniu tej Stronie terminu nie krótszego niż 14 dni do usunięcia zaistniałych uchybień w realizacji umowy. Za naruszenie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy uważa się zawinioną przez Wykonawcę zwłokę w realizacji przedmiotu umowy przez okres dłuższy niż 1 miesiąc. c) w przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania umowy przez Zlecającego, odstąpienia przez Zlecającego od umowy bądź faktycznej rezygnacji Zlecającego z dalszej realizacji umowy, Zlecający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenia za dotychczas wykonane przez niego usługi. 9. ręczenia. Osoby upoważnione do kontaktu Wszelkie zlecenia, potwierdzenia zlecenia, powiadomienia i inne oświadczenia Stron wynikające z niniejszej umowy, dla których umowa wymaga formy pisemnej, kierować należy listem poleconym na adresy Stron wskazane na wstępie niniejszej umowy i to tak długo, aż strona, której to dotyczy nie poinformuje pisemnie drugiej strony o innym adresie. Powyższe oświadczenia uznaje się także za skutecznie doręczone w przypadku ich skierowania pismem faksowym na następujące

5 numery faksu: a) nr Zlecającego: , Przemysław Wójcik b) nr Wykonawcy: Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnego aneksu, podpisanego przez obie strony. 2. Zlecający dopuszcza zmianę postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy w następujących przypadkach: a) w uzasadnionych przypadkach lub innych okolicznościach niezależnych od Zlecającego lub Wykonawcy, kiedy konieczna będzie zmiana terminu realizacji zamówienia, Zlecający na wniosek Wykonawcy może przedłużyć termin realizacji zamówienia o niezbędny okres, b) w innych uzasadnionych przypadkach, gdy zajdzie konieczność wprowadzenia zmian wynikających z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, c) w przypadku, gdy zmiany postanowień zawartej umowy będą korzystne dla Zlecającego, a zmiany te wynikły w trakcie realizacji zamówienia, d) w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT) cena netto pozostanie bez zmian, a kwota podatku VAT i wartość brutto zostanie odpowiednio skorygowana zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami podatkowymi. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu Cywilnego. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 5. Wszystkie załączniki do niniejszej umowy stanowią jej integralną część. Załączniki do niniejszej umowy stanowią: a) Załącznik nr 1 Zakres usług wraz z harmonogramem i płatnościami, b) Załącznik nr 2 - Protokół zdawczo odbiorczy. 5. Wszelkie spory wynikłe między Stronami związane z zawarciem lub wykonaniem niniejszej umowy Strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze przyjaznych negocjacji. W przypadku braku porozumienia, Strony zgodnie poddają ewentualne spory pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego rzeczowo według siedziby Wykonawcy. Wykonawca: Zlecający: kontrasygnata Skarbnika Gminy

6 Załącznik nr 1. Zakres usług wraz z harmonogramem i płatnościami ZADANIE 1. Analiza obszarów ryzyka w zakresie działania Gminy Koluszki. 2. Sporządzenie w porozumieniu z Burmistrzem rocznego planu audytu wewnętrznego. TERMIN REALIZACJI KWOTA PŁATNOŚCI NETTO + VAT r r. 3. Przeprowadzenie pierwszego zadania audytowego w 2012 roku. Sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego. 4. Przeprowadzenie drugiego zadania audytowego w 2012 roku. Sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego. 5. Skompletowanie dokumentacji sporządzenie sprawozdania z audytów wewnętrznych przeprowadzonych w 2012 roku. RAZEM r r r.... zł netto +... VAT Za Zamawiającego: Za Wykonawcę:

7 Załącznik nr 2. Protokół zdawczo odbiorczy Data zawarcia umowy:... Miejsce zawarcia umowy:... Urząd Miejski w Koluszkach ul. 11 Listopada Koluszki Lp. Etap umowy Przekazane materiały Zlecający przyjmuje w całości wykonane prace i potwierdza ich zgodność z przedmiotem zamówienia. Niniejszy protokół jest podstawą do wystawienia faktury za zrealizowane prace, zgodnie z zawartą umową. Zlecający: Wykonawca: