WÓJT GMINY KOŚCIERZYNA ZAPRASZA DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 Kościerzyna, dnia WÓJT GMINY KOŚCIERZYNA ZAPRASZA DO SKŁADANIA OFERT na wykonanie zamówienia o wartości netto poniżej W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (art. 4 pkt 8) I. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO : Gmina Kościerzyna, ul.strzelecka 9, Kościerzyna II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Wykonanie usługi polegającej na prowadzeniu audytu wewnętrznego w Gminie Kościerzyna. Usługa obejmuje prowadzenie audytu w Urzędzie Gminy Kościerzyna, a także w jednostkach organizacyjnych gminy Kościerzyna Gmina Kościerzyna posiada 15 jednostek organizacyjnych, w tym: 14 jednostek budżetowych oraz 1 samorządową instytucję kultury. Wielkość planowanych dochodów i wydatków Gminy Kościerzyna stosownie do uchwalonego budżetu na rok 2012 (wg stanu na dzień r.) wynosi: - dochody ,00 zł, - wydatki ,00 zł. Audyt wewnętrzny, jako działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie Wójta Gminy Kościerzyna w realizacji celów i zadań Gminy przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, powinien być prowadzony przez usługodawcę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz.1240 z późn.zm.), oraz innymi aktami prawnymi. Usługa obejmuje w szczególności : 1) oszacowanie ryzyk i wyodrębnienie obszarów ich występowania w jednostkach organizacyjnych Gminy Kościerzyna oraz ich analiza, 2) opracowanie programu powierzonych zadań audytowych w celu ustalenia zakresu przedmiotowego i podmiotowego zadania oraz narzędzi badawczych, w tym opracowanie planu audytu na rok 2012 ( r.) oraz na rok 2013, str. 1

2 3) sporządzanie pisemnych kwartalnych sprawozdań z wykonanych zadań audytowych oraz notatek informacyjnych z przeprowadzonych audytów sprawdzających wykonanie zaleceń, w celu dostarczenia Wójtowi Gminy oraz kierownikom audytowanych jednostek. rzetelnej informacji o wynikach przeprowadzonych czynności audytowych, 4) przeprowadzenie zaplanowanych audytów wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawy i według standardów określonych przez Ministra Finansów; 5) ustalanie w toku czynności audytowych stanu faktycznego badanych obszarów, z zachowaniem międzynarodowych standardów audytu wewnętrznego, w celu upewnienia się, że badane procesy przebiegają zgodnie z przepisami prawa i procedurami, a ustanowione przez Kierownictwo mechanizmy kontroli zapobiegną występowaniu nieprawidłowości, 6) dokonanie analizy przyczyn i skutków ewentualnych uchybień i stwierdzonych w trakcie prowadzonych audytów w celu sformułowania rekomendacji, które przyczynią się do wyeliminowania uchybień bądź udoskonalenie funkcjonowania badanego obszaru, 7) prowadzenie akt bieżących, składających się z dowodów audytowych zebranych w trakcie prowadzonego zadania audytowego oraz opracowań własnych audytora, w celu rzetelnego udokumentowania przeprowadzonych czynności i uzasadnienie dla przedstawionych ustaleń i rekomendacji, 8) sporządzenie sprawozdania z wykonania planu audytu za okres trwania umowy, 9) wykonanie co najmniej 3 zadań audytowych w danym roku. 10) czynności doradcze, w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania Gminy Kościerzyna, a także jednostek budżetowych Gminy Kościerzyna oraz instytucji kultury. Umowa zostanie zawarta na okres od 01 czerwca 2012 r. do 31 grudnia 2013r. W celu należytego wykonania zadań, w ramach podpisanej umowy Wykonawca będzie wykonywał zadania będące przedmiotem umowy jeden raz na dwa tygodnie przez 8 godzin w siedzibie Zamawiającego lub w uzgodnieniu z Zamawiającym we wskazanych jednostkach organizacyjnych. III. Wymagania od wykonawców : 1) Usługodawcą może być osoba fizyczna lub podmiot, o którym mowa w art.279 ust.1 ustawy o finansach publicznych; 2) Wymagania dodatkowe dla osób fizycznych lub podmiotów składających ofertę: a) udokumentowane co najmniej roczne doświadczenie pracy na stanowisku związanym z przeprowadzeniem kontroli finansowej lub audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, b) znajomość regulacji prawnych z zakresu administracji samorządowej, finansów publicznych i ustawy Prawo zamówień publicznych; d) znajomość rachunkowości budżetowej. 3) Wymienione wyżej warunki spełniać muszą osoby fizyczne ubiegające się bezpośrednio o zlecenie usługi, a w przypadku podmiotów warunki te spełniać musi co najmniej jedna z osób zatrudnionych w danym podmiocie na podstawie umowy o pracę. 1. Dokumenty wymagane jako załączniki do formularza ofertowego : str. 2

3 1) Oświadczenie o posiadaniu wymaganych uprawnień przez Wykonawcę załącznik Nr 1 do oferty. 2) Wykaz osób uczestniczących w wykonaniu zamówienia załącznik Nr 2 do oferty 3) Dokumentu lub potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty, o których mowa w pkt III. 2) lit.a 4) kopie poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających posiadanie wyższego wykształcenia ( art.286 ust.1 pkt 4 ustawy o finansach publicznych) oraz posiadanie kwalifikacji do przeprowadzenia audytu wewnętrznego (art. 286 ust.1 pkt 5 ustawy o finansach publicznych); e) inne dokumenty potwierdzające spełnianie wymagań, tj.: - cv osób fizycznych; - potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie świadectw pracy, dokumentujących posiadany staż pracy lub inne dokumenty potwierdzające staż, np.. umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu itd. - potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów potwierdzających znajomość zasad prowadzenia audytu w jednostkach sektora finansów publicznych, rachunkowości budżetowej, zasad funkcjonowania administracji publicznej oraz znajomość ustawy o finansach publicznych i ustawy Prawo zamówień publicznych, np. oświadczenia, referencje, rekomendacje itd.; - potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów potwierdzających co najmniej roczne doświadczenie pracy na stanowisku związanym z przeprowadzeniem kontroli finansowej lub audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, f) zgodę osób fizycznych, o których mowa w art.23 ust.1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz.926 z późn.zm.) na przetwarzanie danych osobowych. 3. Oferta powinna być przygotowana na Formularzu ofertowym oraz podpisana przez osobę upoważnioną, a kserokopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione. IV. Tryb postępowania: ROZPOZNANIE CENOWE. Ofertę należy: 1) złożyć w formie pisemnej na załączonym Formularzu Oferty wraz z wymaganymi dokumentami do dnia 18 maja 2012 roku do godziny 12.00, do Biura Obsługi Interesantów Urząd Gminy Kościerzyna ul. Strzelecka 9, Kościerzyna (decyduje data wpływu do Biura Obsługi Interesantów). 2) oferty składane pisemnie należy opakować w kopertę, zaadresować na adres Zamawiającego i opisać: Audyt wewnętrzny w Gminie Kościerzyna. 3) Wójt Gminy zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia rozmowy z wybranymi oferentami. 4) kryterium decydującym o wyborze oferty jest cena (najniższa cena brutto) przy założeniu, że wykonawca złoży ofertę spełniającą wszystkie warunki formalne i str. 3

4 niezbędne wymagania określone przez zamawiającego oraz przepisy ustawy o finansach publicznych. 5) wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze na stronie BIP, wykonawca który złoży ofertę najkorzystniejszą będzie zobowiązany do podpisania umowy. 6) Uważamy się za związanych przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. V. Istotne postanowienia umowy na usługowe prowadzenie audytu w jednostkach organizacyjnych Gminy Kościerzyna 1 1. Wykonawca zobowiązuje się do usługowego prowadzenia audytu wewnętrznego w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych Gminy Kościerzyna w okresie od dnia 01 czerwca 2012 r. do dnia 31 grudnia 2013 r. zgodnie z przepisami o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz.U. nr 157, poz. 1240) oraz przepisami wykonawczymi do tej ustawy, w zakresie określonym w niniejszej Umowie. 2. W celu prawidłowego wykonania umowy Wykonawca będzie wykonywał zadania będące przedmiotem umowy jeden raz na dwa tygodnie przez 8 godzin w siedzibie Zamawiającego lub w uzgodnieniu z Zamawiającym we wskazanych jednostkach organizacyjnych. 2 Zakres i przedmiot audytu wewnętrznego obejmuje w szczególności: 1) oszacowanie ryzyk i wyodrębnienie obszarów ich występowania w jednostkach organizacyjnych Gminy Kościerzyna oraz ich analiza, 2) opracowanie programu powierzonych zadań audytowych w celu ustalenia zakresu przedmiotowego i podmiotowego zadania oraz narzędzi badawczych, w tym opracowanie w ciągu 2 miesięcy od dnia podpisania umowy planu audytu na rok 2012 ( r.) oraz na rok 2013, 3) sporządzanie pisemnych kwartalnych sprawozdań z wykonanych zadań audytowych oraz notatek informacyjnych z przeprowadzonych audytów sprawdzających wykonanie zaleceń, w celu dostarczenia Wójtowi Gminy oraz kierownikom audytowanych jednostek. Rzetelnej informacji o wynikach przeprowadzonych czynności audytowych, 4) przeprowadzenie zaplanowanych audytów wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawy i według standardów określonych przez Ministra Finansów; 5) ustalanie w toku czynności audytowych stanu faktycznego badanych obszarów, z zachowaniem międzynarodowych standardów audytu wewnętrznego, w celu upewnienia się, że badane procesy przebiegają zgodnie z przepisami prawa i procedurami, a ustanowione przez Kierownictwo mechanizmy kontroli zapobiegną występowaniu nieprawidłowości, 6) dokonanie analizy przyczyn i skutków ewentualnych uchybień i stwierdzonych w trakcie prowadzonych audytów w celu sformułowania rekomendacji, które przyczynią się do wyeliminowania uchybień bądź udoskonalenie funkcjonowania badanego obszaru, 7) prowadzenie akt bieżących, składających się z dowodów audytowych zebranych w trakcie prowadzonego zadania audytowego oraz opracowań własnych audytora, w celu rzetelnego udokumentowania przeprowadzonych czynności i uzasadnienie dla przedstawionych ustaleń i rekomendacji, 8) sporządzenie sprawozdania z wykonania planu audytu za okres trwania umowy, 9) wykonanie co najmniej 3 zadań ustalonych w planie audytu na dany rok, 10) czynności doradcze, w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania Gminy Kościerzyna, a także jednostek budżetowych Gminy Kościerzyna oraz instytucji kultury. 3 str. 4

5 Audyt wewnętrzny, będzie prowadzony przez: 1)., 2) -.. na podstawie upoważnienia do audytu wewnętrznego podpisanego przez Wójta Gminy. 4 Sposób sporządzania oraz elementy planu audytu, a także sposób przebiegu i zapisu wyników audytów prowadzony będzie zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. nr 157, poz. 1240) oraz przepisami wykonawczymi do tej ustawy Wykonawca gwarantuje prowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. nr 157, poz. 1240). 2. Sposób postępowania z dokumentami w tym także w formie elektronicznej wytworzonych dla celów prowadzenia audytu wewnętrznego przedstawia się następująco: 1) Dokumentacja zapisana w formie elektronicznej, wytworzona dla celów prowadzenia audytu wewnętrznego będzie zabezpieczona, hasłem które będzie udostępnione osobom uprawnionym, wskazanym przez Wójta Gminy 2) Dokumentacja zapisana w formie papierowej, wytworzona dla celów prowadzenia audytu będzie udostępniana Wójtowi Gminy w dwóch egzemplarzach (1 egzemplarz Wójt, 2 egzemplarz kierownik jednostki audytowanej) Za wykonanie usługi wskazanej w niniejszej umowie Wykonawcy będzie przysługiwało ryczałtowe miesięczne wynagrodzenie w wysokości zł brutto (słownie:.. złotych), w tym podatek VAT 23%. 2. Wynagrodzenia brutto ogółem za realizację usługi w okresie wykonywania umowy wynosić będzie. zł (słownie:.), w tym podatek VAT:. zł. 3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w formie przelewu na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy w terminie 14 dni od daty wpływu faktury do Urzędu Gminy Kościerzyna. 4. Wykonawca przedkłada fakturę VAT w terminie do 7-tego dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonywał działania określone w poniższej umowie. 5. Za dzień zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku zaprzestania świadczenia usług niezgodnie z umową w wysokości 20% wynagrodzenia ryczałtowego brutto, o którym mowa w 6 ust. 2 umowy. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku opóźnienia w świadczeniu usług w stosunku do terminu ustalonego w planie audytu lub terminu wyznaczonego przez Zamawiającego w wysokości 0,1 % wynagrodzenia ryczałtowego brutto, o którym mowa w 6 ust. 2 umowy za każdy dzień opóźnienia. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość, kar umownych zastrzeżonych w ust. 1 i 2. 8 Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony od dnia 01 czerwca 2012 r. do dnia 31 grudnia 2013 r. 9 W przypadku nieprawidłowej lub niezgodnej z planem audytu realizacji usługi przez Wykonawcę, Zamawiający może rozwiązać umowę z zachowaniem tygodniowego okresu wypowiedzenia po uprzednim pisemnym wezwaniu skierowanym do Wykonawcy przez str. 5

6 Zamawiającego, w którym Zamawiający wyznaczy Wykonawcy dodatkowy 14 dniowy termin na usunięcie uchybień Wykonawca zobowiązuje się do bezwzględnego zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem zlecenia. 2. Przez obowiązek, o jakim mowa w ust.1 umowy rozumie się w szczególności zakaz: a) zapoznawania się przez Wykonawcę z dokumentami, analizami, zawartością dysków twardych i innych nośników informacji itp.- nie związanymi ze zleconym zakresem prac, b) zabierania poza siedzibę Zamawiającego dokumentów i danych, a w szczególności udostępniania ich osobom trzecim, c) informowania osób trzecich o danych objętych nakazem poufności. 3. Za osobę trzecią uważa się osoby nie wykonujące pracy lub usług na rzecz Zamawiającego. 4. Wykonawca zobowiązuje się do zapoznania i przestrzegania aktów regulujących zasady postępowania z dokumentami lub danymi w zakresie niezbędnym do realizacji umowy, które obowiązują Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązuje się informować przedstawicieli Zamawiającego o wszystkich zauważonych nieprawidłowościach mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji. 11 Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 12 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy: ustawy o finansach publicznych oraz kodeksu cywilnego. 13 Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, 1 egzemplarz dla Wykonawcy i 2 egzemplarze dla Zamawiającego. Załączniki: 1) Formularz oferty Wójt Gminy Kościerzyna Grzegorz Piechowski 2) Oświadczenie dotyczące posiadania wymaganych uprawnień i spełnianiu warunków przez wykonawcę/osoby uczestniczące w wykonaniu audytu 3) Wykaz osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia prowadzących usługę audytu wewnętrznego str. 6