Załącznik Nr 1 do uchwały Zarządu Województwa. Podlaskiego nr. z dnia. kwietnia 2014 roku REGULAMIN

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do uchwały Zarządu Województwa Podlaskiego nr. z dnia. kwietnia 2014 roku REGULAMIN Otwartego Konkursu na wyłonienie podmiotu spoza sektora finansów publicznych do realizacji działań Partnera Projektu Trasy rowerowe w Polsce Wschodniej promocja, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, Oś priorytetowa V: Zrównoważony rozwój potencjału turystycznego opartego o warunki naturalne, działanie V.2. Trasy rowerowe komponent promocja tras rowerowych, zwanego dalej Projektem. Nabór przeprowadza Województwo Podlaskie (zwane dalej Partnerem ) w trybie określonym w art. 28a ust. 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.). 1. Regulamin określa tryb przeprowadzenia konkursu wyłaniającego podmiot spoza sektora finansów publicznych do pełnienia funkcji Konsultanta regionalnego, który oddeleguje pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy, odpowiedzialnego za realizację działań określonych w ust. 6 Regulaminu. 2. Koszty związane z funkcjonowaniem stanowiska pracy Konsultanta regionalnego będą refundowane przez Partnera do momentu zakończenia realizacji ze środków Projektu do kwoty zł brutto brutto (słownie cztery tysiące dwieście złotych) miesięcznie wraz z wszystkimi narzutami. 3. Refundacja poniesionych wydatków przekazywana będzie przez Partnera w miarę posiadanych środków, nie rzadziej niż raz na kwartał, po przedstawieniu przez Podmiot dokumentów poświadczających dokonanie wydatku z tytułu wynagrodzenia Konsultanta regionalnego wraz ze wszystkimi narzutami oraz dowodem poniesienia wydatku w postaci kopi listy płac/przelewu bankowego. 4. Partner może wstrzymać przekazywanie płatności na rzecz Podmiotu w przypadku stwierdzenia lub powzięcia uzasadnionego podejrzenia zaistnienia nieprawidłowości w realizowaniu postanowień Umowy, w szczególności w przypadku nieterminowego realizowania zadań, utrudniania kontroli realizowanych zadań, dokumentowania realizacji zadań niezgodnie z postanowieniami umowy bądź uznania wydatków za niekwalifikowane. 1 Strona 1 z 5

2 5. Nadzór nad działaniami Konsultanta regionalnego przysługiwał będzie w zakresie objętym umową Dyrektorowi Departamentu Edukacji, Sportu i Turystyki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego. 6. Do zadań Podmiotu należeć będzie: 1) Wyznaczenie i oddelegowanie osoby do pełnienia funkcji Konsultanta regionalnego, 2) koordynacja przepływu informacji na poziomie lokalnym, z uwzględnieniem innych partnerów regionalnych zaangażowanych do realizacji Projektu, w szczególności partnerów komponentu infrastrukturalnego, 3) przygotowanie na wniosek Partnera regionalnych baz danych niezbędnych do sprawnej realizacji Projektu oraz przekazywania i konsultowania wszelkich niezbędnych opracowań marketingowych w zakresie rozwoju turystyki w regionie, 4) konsultacje przygotowywanych materiałów do emisji (spoty, filmy, plansze sponsorskie, audycje radiowe, wydarzenia promocyjne w Internecie itp.), 5) konsultacje merytoryczne w zakresie wydawnictw promocyjnych, działań niestandardowych (wybór szaty graficznej, dobór fotografii, korekta treści itp.), 6) wsparcie w przygotowaniu i realizacji spotkań informacyjnych, szkoleń, warsztatów oraz uczestnictwa we wspólnych pracach inicjowanych przez Partnera, 7) wsparcie w koordynacji wydarzeń promocyjnych odbywających się na terenie danego regionu (imprezy dedykowane rowerzystom, targi, wydarzenia promocyjne, wizyty studyjne dziennikarzy itp.), 8) czynne uczestnictwo w pracach na rzecz wdrożenia działań wspierających rozwój produktu turystycznego, w szczególności uczestnictwa w naradach roboczych, objazdach, komisjach odbiorowych, 9) wsparcie w administrowaniu dedykowanym Portalem turystycznym oraz pozostałymi narzędziami promocji w Internecie, przewidzianymi do realizacji w Projekcie, 10) ponoszeniu i rozliczania wydatków kwalifikowalnych w zakresie powierzonych działań w Projekcie, 11) monitorowanie procesu inwestycyjnego oraz uczestnictwa w działaniach marketingowych, mających na celu tworzenie spójnych komunikatów informacyjno-promocyjnych, 12) archiwizowanie na informatycznych nośnikach danych i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji wszelkich danych związanych z realizacją Projektu w zakresie prowadzonych przez siebie działań, przez okres co najmniej 5 lat od daty zamknięcia Programu, 13) współpraca z upoważnionymi instytucjami krajowymi i Unii Europejskiej w zakresie kontroli prawidłowej realizacji Projektu, 14) udostepnienie na pisemne żądanie Partnera wszelkich sporządzonych dokumentów związanych z realizacją powierzonych zadań w Projekcie w terminie nie dłuższym niż 6 dni od daty otrzymania żądania Oferta musi zawierać: 1) Opis doświadczenia w przeprowadzeniu projektów promocyjnych, finansowanych ze środków publicznych, funduszy europejskich lub innych funduszy zagranicznych, zrealizowanych lub realizowanych w okresie ostatnich 5 lat, Strona 2 z 5

3 2) Oświadczenie o posiadanej przez podmiot składający ofertę wiedzy i doświadczeniu w prowadzeniu informacji turystycznej przez okres co najmniej 5 lat, 3) Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednia kadrą zdolną do wykonania zadań określonych w ust.6 niniejszego Regulaminu. 2. Do oferty należy dołączyć następujące dokumentu: 1) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru z okresu nie późniejszego niż 3 miesiące przed dniem złożenia oferty lub inny dokument potwierdzający formę i charakter prowadzone działalności wraz z danymi osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych; w przypadku załączeniu dokumentu stanowiącego o podstawie działalności podmiotu, który nie zawiera wyszczególnionego składu osobowego członków wchodzących w skład zarządu podmiotu, należy dołączyć uchwałę podmiotu bądź inny obowiązujący dokument stanowiący o składzie członków zarządu podmiotu, 2) statut oferenta lub regulamin wewnętrzny określający cele i zakres przedmiotowy działalności oferenta, 3) pełnomocnictwa do reprezentowania podmiotu w przypadku, gdy ofertę podpisują osoby nieujawnione w dokumentach, o których mowa w pkt 1, 4) dokumenty na potwierdzenie realizacji projektów, o których mowa w 2 ust. 1 pkt 1, 5) oświadczenie o zapoznaniu się z regulacjami mającymi zastosowanie przy realizacji Projektu w ramach Programu Operacyjnego Rozwój polski Wschodniej zawartymi na stronie 6) informację o posiadanych zasobach technicznych, organizacyjnych i kadrowych zapewniających wykonanie Projektu. 3. Ofertę należy złożyć na piśmie. 4. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych w imieniu podmiotu składającego ofertę. Osoby uprawnione do podpisania oferty, niedysponujące pieczątkami imiennymi, winny podpisywać się czytelnie pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji w podmiocie składającym ofertę. 5. W przypadku złożenia kserokopii załączników uprawniony przedstawiciel podmiotu składającego ofertę powinien potwierdzić je na każdej stronie za zgodność z oryginałem wraz z datą tego potwierdzenia według poniższego wzoru: 1) adnotacja za zgodność z oryginałem, 2) podpis i pieczęć osoby potwierdzającej (jeśli osoba ta nie jest imiennie wymieniona w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności podmiotu, należy dołączyć odpowiednie upoważnienie wraz ze wskazaniem funkcji i pełnionej przez daną osobę w tym podmiocie), 3) data potwierdzenia. 6. Oferta, która nie spełnia wymagań formalnych, lub oferta niekompletna, do której nie dołączono wszelkich wymaganych załączników, nie będzie rozpatrywana i zostanie odrzucona z przyczyn formalnych. Strona 3 z 5

4 1. Oferty wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć w terminie 21 dni od daty ogłoszenia naboru w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku osobiście w zamkniętej kopercie opatrzonej dopiskiem Nabór podmiotu do projektu Trasy Rowerowe w Polsce Wschodniej promocja NIE OTWIERAĆ, do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, Departamentu Edukacji, Sportu i Turystyki w Białymstoku, od poniedziałku do piątku w godz lub przesłać pocztą przy czym decyduje data wpływu; na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Edukacji, Sportu i Turystyki ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego Białystok Z dopiskiem na kopercie Nabór podmiotu do projektu Trasy Rowerowe w Polsce Wschodniej promocja NIE OTWIERAĆ 2. Oferty złożone po upływie powyższego terminu nie będą rozpatrywane. 3. Szczegółowe informacje można uzyskać od poniedziałku do piątku pod numerem telefonu 85/ w godzinach Złożone oferty będą weryfikowane pod względem formalnym, a następnie oceniane pod względem merytorycznym. 2. Czynności wskazane w ust.1 zostaną dokonane przez Komisję, której skład wyłania Partner. 3. Z oceny merytorycznej i formalnej sporządzany jest protokół. 4. Merytoryczna ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu następujących kryteriów oceny: 1) doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze (0-5 pkt), 2) zgodność działania potencjalnego podmiotu z celami partnerstwa (0-5 pkt), 3) oferowany potencjał kadrowy wskazany do realizacji działań (0-5 pkt), 4) dotychczasowa współpraca z Partnerem (0-5 pkt). 1. Po ocenie merytorycznej złożonych ofert, Komisja wyłania podmiot spełniający w najwyższym stopniu kryteria, o których mowa w 4 ust. 4 Regulaminu, 2. Wynik naboru podlega zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Podlaskiego, 3. Decyzja przyjęta przez Zarząd Województwa Podlaskiego jest ostateczna i nie przewiduje możliwości wnoszenia odwołania Strona 4 z 5

5 1. Wynik naboru, informacja o stronach umowy o partnerstwie oraz zakres zadań partnera zostanie podany do publicznej wiadomości na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego pod adresem: 2. Z podmiotem, który zostanie wybrany przez Partnera, zostanie zawarta umowa w celu realizacji wspólnego przedsięwzięcia. Okres działań objętych Projektem oraz okres obowiązywania umowy określa się od dnia jej podpisania do 31 grudnia 2015 roku. 3. Po zakończeniu naboru oferty nie będą odsyłane oferentom. 6 Strona 5 z 5