Jak skutecznie poprowadzić zebranie, jak rozważnie moderować debatę i wreszcie jak efektownie prezentować swoje osiągnięcia?

Transkrypt

1 Krystyna Zowczak-Jastrzębska Jak skutecznie poprowadzić zebranie, jak rozważnie moderować debatę i wreszcie jak efektownie prezentować swoje osiągnięcia? Projekt Stołeczne Centrum Współpracy Obywatelskiej jest realizowany, dzięki dofinansowaniu ze środków m.st. Warszawy. Centrum zarządzane jest przez Stowarzyszenie BORIS. WARSZAWA

2 Droga Czytelniczko, Drogi Czytelniku, z pewnością, w trakcie czytania niniejszego artykułu, zorientujesz się, że autorka raz zwraca się do kobiety, a raz do mężczyzny. Nie niepokój się, to nie wyraz niedbałości piszącej, a celowy zabieg stylistyczno-równościowy. Miłego czytania! Krystyna Zowczak - Jastrzębska 2

3 1. Jak prowadzić zebranie? Prowadzenie zebrań, zwłaszcza licznych, nie jest łatwym zadaniem. Od pracowników oraz działaczy pozarządowych wiele razy słyszałam narzekania i głosy zwątpienia dotyczące długich, nieefektywnych zebrań, w których biorą udział. Narzekają zwłaszcza uczestnicy rozmaitych komisji, rad oraz innych gremiów, gdzie spotykają się przedstawiciele sektora publicznego i pozarządowego. Zbyt długo, chaotycznie, bez konkretów. Wobec tego, jak właściwie prowadzić zebranie tego typu, tak, aby wszyscy jego uczestnicy mieli przekonanie, że czas poświęcony na spotkanie nie był czasem zmarnowanym? Po pierwsze określ główny cel spotkania (cel nadrzędny wobec innych tematów i problemów). Po drugie stwórz listę (realną!) wszystkich spraw, które powinny zostać załatwione podczas zebrania. Na liście umieszczaj sprawy od najważniejszej do najmniej istotnej. Możesz też zrobić sobie plan punktów do omówienia (swój harmonogram). Niezależnie od przebiegu zebrania pamiętaj o priorytetach czyli jakich tematów nie wolno pominąć. Po trzecie realistycznie określ czas zebrania. Jeśli z liczby spraw wynika, że powinniście siedzieć 2 godziny, to zawiadom o tym innych uczestników spotkania. Nie ma nic gorszego niż nierealistyczne założenia: że spotkamy się na 45 minut i omówimy w tym czasie 10 tematów. Po czym albo trzeba w nieskończoność przedłużać zebranie (połowa osób nie może zostać, reszta zostaje bez quorum, niczego nie można przegłosować itd.) albo zebrani rozchodzą się, niewiele ustaliwszy. Po czwarte - ustal zasady (kto prowadzi, kto protokołuje, czas wystąpień, lista obecności, tryb głosowania, czas dla audytorium, jeśli zebranie ma formułę otwartą)! Po piąte - pilnuj dyscypliny (tzn. przestrzegania ustalonych zasad). Jeśli na prowadzone przez Ciebie otwarte zebrania przychodzą osoby z zewnątrz (np. mieszkańcy dzielnicy, miasta, rodzice etc.) ogłoś na początku, jakie są zasady zabierania głosu w czasie publicznej dyskusji i twardo je egzekwuj. Jeśli ktoś przychodzi tylko po to, aby nakrzyczeć na zebranych, nie chce wymiany zdań i po swoim gwałtownym monologu ma zamiar opuścić salę, wyłącz mu mikrofon. Po czym wytłumacz zebranym, dlaczego tak postąpiłaś. 3

4 Po szóste pilnuj końcowych ustaleń. Wszystkie wnioski i zadania do realizacji powinny zostać dokładnie spisane. Koniecznie trzeba także zapisać, kto jest za co odpowiedzialny (dane tej osoby, mail, telefon kom., termin załatwienia sprawy warto to wszystko umieścić w harmonogramie spraw do załatwienia). Po siódme pamiętaj o protokole. Ważne zebrania powinny być protokołowane, szczególnie uważnie należy zapisywać poszczególne głosowania i ich wyniki. Po zakończonym zebraniu protokół powinien zostać wysłany do wszystkich uczestników, aby potwierdzili jego zgodność ze stanem faktycznym. Po ósme pod koniec spotkania ustal termin następnego oraz podaj, co będzie jego głównym tematem. Poproś zebranych o zanotowanie terminu. Przed zbiżającym się zebraniem dopilnuj, aby przypomniano o nim wszystkim zainteresowanym. I na koniec parę uwag związanych ze spotkaniami i zebraniami: - im mniej osób na spotkaniu, tym lepiej. Mniej liczne spotkania są - na ogół - bardziej efektywne. Jeśli masz wpływ na liczbę uczestników zebrania, ogranicz ją, zamiast powiększać; - jeśli zebranie jest liczne, a sala wielka, należy pamiętać o nagłośnieniu; - wierz w siłę komunikacji. Im lepsza komunikacja, tym większe wzajemne zrozumienie. Jeśli wcześniej wyjaśnisz zasady, znaczna liczba osób zastosuje się do nich; - bądź wiarygodna i konsekwentna. Wiarygodność i wzajemne zaufanie między uczestnikami zebrania/spotkania oznaczają większe szanse na wypracowanie wspólnego stanowiska i posuwanie się do przodu. 4

5 2. Jak moderować dyskusję lub debatę? Na początek naszych rozważań o debatowaniu należy uczynić rozróżnienie: czym innym jest organizacja debaty i późniejsze jej moderowanie, czym innym zaś samo prowadzenie dyskusji (kiedy ktoś inny ją zorganizował). Zajmijmy się najpierw organizacją debaty (panelu, dyskusji). Po pierwsze musimy zastanowić się nad tematyką planowanej debaty. Czego ma dotyczyć, jakie problemy poruszać? Dla przyszłej dyskusji dobrze jest, kiedy są to zagadnienia kontrowersyjne, tematyka, która wywołuje gorące spory, a nawet kłótnie Mamy wtedy pewność, że publiczność dopisze. Ale pamiętajmy, że dzisiejsze kontrowersje jutro staną się prawdami objawionymi, a więc spierajmy się wtedy, kiedy problemy są rzeczywiście gorące, a nie - kiedy już mocno przestygły Gdy już określiliśmy tematykę przyszłej dyskusji, zastanówmy się nad tytułem całego spotkania. Powinien zmuszać do zastanowienia się, do refleksji, do próby odpowiedzi: jakie mam zdanie w tej kwestii, czy mam jakieś pomysły na rozwiązanie problemu, a może ktoś wie coś więcej na ten temat itp. Reasumując: polecam tytuły w postaci pytań. Są interaktywne, zaczepiają publiczność. Po drugie ustal czas i miejsce debaty. Zastanów się dobrze nad terminem (nie w czasie godzin pracy, raczej nie w piątek, czy sobotę, wieczorem; jeśli liczysz na studentów/uczniów nie wybieraj terminów wakacyjnych itd.) oraz odpowiednim miejscem. Wybierając miejsce debaty należy oczywiście uwzględnić koszt wynajęcia sali, jej wielkość oraz dogodny dojazd. Jeśli temat debaty jest poruszający i wzbudza kontrowersje, a spotkanie poprzedziła intensywna promocja, czy działania public relations musisz liczyć się z tym, że przyjdzie dużo ludzi. Powinnaś być na to przygotowana (konieczne mogą okazać się: telebim i odpowiednie nagłośnienie na zewnątrz). Jeśli zaś przedmiotem dyskusji jest zgadnienie raczej niszowe, wystarczy Ci niewielka, klubowa salka. Wtedy pamiętaj o dotarciu z informacją o dyskusji do zainteresowanych osób (maile, zaproszenia na portalach społecznościowych, telefony etc.). Po trzecie - dobór panelistów. Pewne osoby przychodzą nam do głowy od razu, są ekspertami w danej dziedzinie, znawcami tematu, a także żywymi, błyskotliwymi rozmówcami. Nie lekceważmy tej ostatniej cechy, zdarza się bowiem, że człowiek posiadający wielką wiedzę na dany temat, nie ma jednocześnie umiejętności ciekawego o nim opowiadania. Mówi długo, monotonnym głosem, usypia audytorium. Wybierajmy 5

6 więc tych dowcipnych, żywych, umiejących zmieścić się w wyznaczonym czasie. Odpowiednio wcześnie skontaktuj się z wybranymi panelistami i bądź przygotowany na to, że mogą odmówić, zwłaszcza w sytuacji, kiedy nie planujesz wynagrodzenia za udział w dyskusji. Staraj się ich przekonać do zmiany decyzji, będzie Ci łatwiej, jeśli temat dyskusji jest ważki, a ranga organizacji, która ją przygotowuje, wysoka. Po czwarte o czym będą dyskutowali: pytania, tematy itd. Jeśli odpowiadasz również za merytoryczną stronę debaty, powinnaś przygotować pytania, tematy do dyskusji dla panelistów. Możecie w swojej macierzystej organizacji zrobić burzę mózgów, możesz także po prostu podyskutować z innymi lub samej zastanowić się nad tym, czego chciałabyś się dowiedzieć lub o co chciałabyś zapytać. Pytania lub tematy należy wysłać wcześniej, tak aby paneliści mieli czas na zapoznanie się z nimi i przygotowanie wypowiedzi. Po piąte ustal zasady debaty i zapoznaj z nimi panelistów (przed debatą). Ile czasu będą mieli na swoje wypowiedzi, czy i ile czasu przewidziano na dyskusję z udziałem publiczności, kiedy i w jakim porządku odpowiadają na pytania zadawane przez audytorium etc. Po szóste zacznij żmudną pracę u podstaw, czyli organizację całego przedsięwzięcia: 6.1. sala co będzie potrzebne? - nagłośnienie, ekrany, oświetlenie; - czy rejestrujemy wydarzenie (później możesz umieścić nagranie na stronie swojej organizacji), czy przewidujemy transmisję debaty online? - scenografia sali (sztalugi, bannery, roll-up), usytuowanie publiczności stoisko recepcyjne materiały Twojej organizacji, wolontariusze, lista obecności dla przychodzących (informacje tam umieszczone mogą przydać się podczas organizacji następnej debaty), pojemnik na wizytówki scenariusz imprezy kto wita publiczność i gości, kto odpowiada za mikrofon dla publiczności, kto kończy spotkanie? 6.4. public relations/promocja czy mamy na to środki? Jeśli nie, skupmy się tylko na działaniach PR. Zainteresujmy media planowanym wydarzeniem, wysyłając atrakcyjnie sformułowane zaproszenie i informację prasową. 6

7 6.5. relacja z debaty pamiętaj, aby po spotkaniu został ślad na stronie www Twojej organizacji (notatka z dyskusji, zapis wideo, zdjęcia). To co proponuję powyżej, to oczywiście debata marzeń. Najczęściej jednak nie mamy ani pieniędzy, ani możliwości, by przygotować tak szeroko zakrojone spotkanie. Ale pamiętajmy jednak, że zawsze najważniejszy jest ciekawy temat i atrakcyjni rozmówcy, a wtedy nawet bez specjalnej akcji promocyjnej możemy liczyć na zainteresowanie publiczności. Moderowanie debaty prowadzenie dyskusji Jesteś poproszony o prowadzenie dyskusji z udziałem zaproszonych gości oraz publiczności. Znasz dyskutantów, temat rozmowy, a może przygotowałeś także pytania? Pozostaje tylko realizować zaplanowany scenariusz. W praktyce okazuje się to jednak zdecydowanie trudniejsze Po pierwsze czas. Zaproszeni dyskutanci najczęściej nie przestrzegają wcześniejszych ustaleń czasowych. Co to znaczy? Ano to, że pierwsza osoba miała mówić ok. 5 minut, tymczasem rozgaduje się i mówi ok. 20! Co powinnaś zrobić? Delikatnie przypomnieć rozmówcy - pozwólmy zabrać głos pani X.. Trzymaj się zasady dla każdego mniej więcej tyle samo czasu. W czasie trwania dyskusji dyskretnie kontroluj czas. Jeśli obiecałeś publiczności, że po godzinie otwartej debaty będzie czas dla słuchaczy, powinieneś wywiązać się z tej obietnicy. Często zdarza się bowiem, że moderator nie jest w stanie opanować nadmiernego gadulstwa dyskutantów i z zapowiedzianej dyskusji z udziałem publiczności nic nie wychodzi. Budzi to irytację wśród przybyłych, a czasami nawet chęć zabrania głosu na siłę. Reasumując, jeśli w naszej debacie przewidziany jest udział publiczności, nie zasłaniaj się brakiem czasu, tylko dopilnuj, aby tak się stało. Po drugie zasady. Przed dyskusją poinformuj wszystkich zgromadzonych o zasadach obowiązujących w czasie spotkania, np. zabierający głos z sali mają 3 minuty na zadanie pytania lub podzielenie się refleksją. Oczywiście nie oznacza to, że jeśli ktoś będzie mówił przez 3,5 minuty, przerwiesz mu, ale poinformowanie o tym publiczności i pilnowanie czasu wpływa korzystnie na dyscyplinę wśród zabierających głos. Zmora polskich dyskusji są osoby, które mówią o wszystkim i o niczym. Czas płynie, a one nie są w stanie zadać pytania lub dojść do puenty. Reaguj na zbyt długie wywody. Uważaj także na osobników, którzy przyszli tylko po to, aby pokrzyczeć na zgromadzoną publiczność lub obrazić prelegentów. Przed takimi sytuacjami może Cię chronić niewypuszczanie mikrofonu z ręki przez osobę, która chodzi z nim wśród 7

8 publiczności (aczkolwiek zdarza się, że zdecydowani dyskutanci wyszarpują ów mikrofon). Ale nie denerwuj się, jeśli ktoś drastycznie narusza ustalone zasady i obraża zgromadzonych, najczęściej sama publiczność zareaguje w zdecydowany sposób, uspokajając krewkiego dyskutanta. Pilnuj także, aby po serii pytań paneliści mogli na nie odpowiedzieć (seria 2-3 pytań, następnie odpowiedzi, później znowu pytania/uwagi z sali itd.). Po trzecie zakończenie. Jeśli czas przeznaczony na debatę właśnie mija, trzeba zakończyć spotkanie. Daj zaproszonym gościom po 3-4 minuty na podsumowania przemyśleń i konkluzje. Później zakończ spotkanie, dziękując zarówno panelistom, jak i publiczności za poświęcony czas oraz zaangażowanie w dyskusję. Jeśli planujesz następne spotkanie, nie zapomnij o poinformowaniu zgromadzonych o jego terminie. Po czwarte - szczegóły. Jeśli dodatkowo chcesz coś zaprezentować, poproś kogoś o pomoc przy obsługiwaniu laptopa, nie rób tego sam. W czasie moderowania zwracaj uwagę na mikrofon i na to, aby każdy zabierający głos był dobrze słyszany. Kontroluj mowę ciała oraz artykulację. Cały czas utrzymuj kontakt wzrokowy z salą. I wreszcie, jeśli masz obawy, że opanowanie dyskutantów będzie dla Ciebie zbyt trudne, pomyśl o debacie oksfordzkiej. 6 zasad udanej dyskusji 1. Rozpoczynasz dyskusję. 2. Nakreślasz ramy, pilnujesz porządku czas całej dyskusji, kolejność zabierania głosu, czas dla poszczególnych dyskutantów. 3. Wyrażasz także własne opinie. 4. Pamiętasz o zasadach dobrej komunikacji koniecznie zarezerwuj czas dla pytań/głosów z sali! 5. Podsumowujesz dyskusję. 6. Dziękujesz i zamykasz dyskusję. Podajesz termin następnej debaty. 8

9 3. Jak prezentować publicznie swoją organizację podczas spotkań, seminariów i konferencji? Wielokrotnie, podczas szkoleń, które od wielu lat prowadzę dla pracowników trzeciego sektora, podkreślam wagę efektownej prezentacji. Możesz mówić o swojej macierzystej organizacji, o projekcie, który właśnie zrealizowałeś, czy przedstawiać plany na przyszłość. Jak uważa znany fotograf i podróżnik, Ralph Talmont, pomysłodawca konferencji popularnonaukowych TEDx, każdy ma do powiedzenia jakąś historię. Jest tylko jedno ale. to co mówisz, czy prezentujesz słuchającym Cię ludziom, musi być krótkie, efektowne i opowiedziane z pasją! Jeśli masz do wyboru długie, pełne szczegółów i liczb, liczące kilkadziesiąt slajdów prezentacje lub krótkie, ciekawe zajawki, skłaniające do dalszych pytań i pozostawiające słuchaczy z uczuciem niedosytu, to co wybierzesz? No właśnie! Kiedy prezentujesz swoją organizację przed jakimś audytorium, Twoim zadaniem jest utrzymać napięcie i ciekawość. Co to oznacza? Ano to, że nie wolno Ci nudzić. Musisz dokonać ostrej selekcji materiału, który chcesz przedstawić. Wybierz najważniejsze problemy pokaż je hasłowo, używając słów-kluczy. Slajdy mają być pretekstem do znacznie szerszej opowieści. I oczywiście mają także prowokować do zadawania pytań. Dokładne wskazówki merytoryczne i techniczne, jak przygotować wzorcową prezentację w PowerPoincie, zawarłam we wcześniejszym artykule pisanym dla Stołecznego Centrum Współpracy Obywatelskiej i Federacji Mazowia. Artykuł nosi tytuł Jak pisać, aby nie popełniać błędów, jak pisać, aby chcieli nas czytać, czyli praktyczne wskazówki dla piszących (a czasem także wypowiadających się) w organizacji pozarządowej i jest dostępny na stronie Federacji Mazowia, oraz na stronie Teraz zajmijmy się właściwym wygłoszeniem uprzednio przygotowanej prezentacji. Wygłoś ją: z pasją i zaangażowaniem pokaż, że wierzysz w to, co mówisz. Pod żadnym pozorem nie czytaj slajdów, opowiadaj o nich własnymi słowami. Pamiętaj, aby cały czas utrzymywać kontakt wzrokowy ze słuchaczami. Przeznaczaj maksymalnie po jednym zdaniu na osobę. Przenoś wzrok bez schematów, nie nerwowo. Nie szukaj myśli po ścianach i gdzieś za oknem. 9

10 Mów wyraźnie i starannie, nie połykaj końcówek, otwieraj usta! Dostosuj język do poziomu Twoich odbiorców. Inaczej będziesz przemawiała do ludzi młodych, inaczej zaś do grona ekspertów. Pamiętaj, aby nie mówić monotonnie, zmieniaj tempo i intonację. Zwróć uwagę na to, że gdy mówisz za wolno, możesz znudzisz odbiorców. Kiedy zaś się śpieszysz, zrobisz wrażenie nieprzygotowanego lub zdenerwowanego. Umiejętnie wykorzystuj też ciszę. Cisza, której tak się obawiają początkujący mówcy, wcale nie oznacza nieprzygotowania. Zmusza audytorium do chwili refleksji nad ostatnim wypowiedzianym przez Ciebie zdaniem. Przy pomocy ciszy możesz podkreślać najważniejsze fragmenty wystąpienia, bądź zyskać chwilę czasu na zastanowienie się (ale nie trać kontaktu wzrokowego z audytorium!). Stosuj również takie techniki oratorskie jak pytania retoryczne. Dobrze zadane pytanie retoryczne, mimo, że nie wymaga odpowiedzi, zmusza ludzi do odpowiedzenia sobie na nie po cichu. To oznacza chwilę zastanowienia i poprawia zapamiętywanie. Jeśli stoisz podczas pokazywania prezentacji, bądź zawsze przodem do audytorium, ale staraj się także ruszać, podchodź do ludzi, którzy zadają pytania. Jeśli chcesz coś pokazać na wyświetlanym właśnie slajdzie, nie odwracaj się, pokaż odpowiedni fragment wyciągniętą ręką (jednocześnie patrząc w ekran laptopa umieszczonego przed sobą). Nigdy nie mów do ściany, zawsze zwracaj się do audytorium. Jeśli natomiast siedzisz (prezentacji dokonujesz w trakcie kameralnego spotkania), pochyl się w stronę słuchaczy, postawą ciała wyraź zaangażowanie. Możesz także gestykulować, to wzmocni przekaz, ale pamiętaj jednocześnie, że nadmierne wymachiwanie rękoma rozprasza słuchaczy, a czasami nawet ich śmieszy. Lekka gestykulacja dłońmi i przedramionami to najlepsze rozwiązanie. Używaj raczej otwartych dłoni nie pięści, nie wskazuj palcem. I nie groź (jak to czyni wielu polityków), publiczność nie lubi pouczania! 10

11 Podczas dokonywania prezentacji (w PP) często stosuje się regułę Guya Kawasaki, znanego mówcy i blogera. Według Kawasakiego: przygotuj tylko 10 slajdów mów o nich najwyżej 20 minut użyj czcionki nie mniejszej niż 30 pkt, czyli 10/20/30 Nie zanudzaj słuchaczy szczegółami, przedstaw im tylko najważniejsze fakty i liczby (te ostatnie staraj się pokazywać w postaci grafik) oraz konkluzję. Dodatkowe informacje przekaż im w materiałach drukowanych (lub wysyłanych mailem). Pamiętaj, aby zawsze zostawić czas na pytania i uwagi słuchaczy. Żywa dyskusja po zakończonej właśnie prezentacji to najlepsza recenzja Twojego wystąpienia. Kończąc rozważania dotyczące prowadzenia, moderowania i prezentowania, chciałabym zwrócić uwagę Szanownych Czytelników na pewien element wspólny opisywanych tu czynności. To plan i organizacja! Rzeczy zaplanowane z reguły udają się lepiej niż chaos i cudowny spontan. Oczywiście, jeśli pracujemy z ludźmi, zawsze musimy założyć pewien margines nieprzewidywalności. Ważne jednak, aby mieć świadomość tego, co chcemy osiągnąć i konsekwentnie realizować wcześniejsze założenia. Trening czyni mistrza, dlatego nie obawiaj się porażek i ćwicz! Zebrań zakończonych sukcesami, porywających debat oraz efektownych prezentacji! Krystyna Zowczak-Jastrzębska 11

12 O autorce: Krystyna Zowczak-Jastrzębska - absolwentka Wydziału Polonistyki Uniwersytetu Warszawskiego, konsultantka public relations i trenerka organizacji pozarządowych. Posiada długoletnie doświadczenie pracy w biznesie - w działach promocji, reklamy i public relations w takich korporacjach jak: Polska Telefonia Cyfrowa, Agora - Gazeta Wyborcza, Edipresse Polska, US WEST Polska. Stworzyła Dział Szkoleń w agencji Ciszewski PR. Specjalizuje się w szkoleniach z komunikacji, wystąpień publicznych, współpracy z mediami, a także w szkoleniach wizerunkowych. Dla III sektora stworzyła pięciodniową szkołę public relations I Ty zostaniesz piarowcem oraz trzydniową Akademię Skutecznej Komunikacji I. Ostatnio przygotowała Akademię Skutecznej Komunikacji II. Współpracuje z wieloma organizacjami pozarządowymi (między innymi ze Stowarzyszeniem Boris, Radomskim Towarzystwem Dobroczynności, Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Organizacji Streetworkerskich OSOS oraz Fundacją Civis Polonus i Szkołą Liderów). Prowadzi konsultacje i szkolenia dla organizacji zrzeszonych w Federacji Mazowia. 12