Regulamin udzielania zamówień

Transkrypt

1 Koleje Wielkopolskie Spółka z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Składowej 5, Poznań Regulamin udzielania zamówień do których Spółka nie jest zobowiązana stosować przepisów ustawy z dnia 29 stycznia Prawo zamówień publicznych obowiązujący od dnia 9 sierpnia 2011 r. 1

2 Spis treści: I. Przedmiot regulacji. 3 II. Definicje 3 III. Zasada zawierania umów... 3 IV. Zasady ogólne przygotowania i prowadzenia postępowania 3 V. Uprawnienia i obowiązki kierownika zamawiającego 4 VI. Uprawnienia i obowiązki komisji i członków komisji.. 4 VII. Zasady powoływania komisji.. 4 VIII. Przygotowanie postępowania.. 5 IX. Warunki udziału wykonawców w postępowaniu.. 6 X. Przetargi i negocjacje.. 6 XI. Zasady udzielania wyjaśnień.. 7 XII. Zasady przygotowania i składanie ofert... 7 XIII. Otwarcie ofert i ustalenie wyniku postępowania.. 8 XIV. Badanie i ocena ofert 8 XV. Badanie i ocena czy oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny. 9 XVI. Odrzucenie oferty 9 XVII. Kryteria oceny ofert 10 XVIII. Wybór oferty 10 XIX. Unieważnienie postępowania. 10 XX. Termin związania ofertą XXI. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy XXII. Procedura udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro XXIII. Przepisy końcowe Wykaz, załączników do regulaminu. 12 2

3 I. Przedmiot regulacji 1. Regulamin dotyczy udzielania przez Koleje Wielkopolskie Sp. z o.o.: - zamówień sektorowych, w celu wykonania działalności określonej w art. 132 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, których wartość jest niższa od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 powyżej wskazanej Ustawy; - zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 2. Niniejszy regulamin nie ma zastosowania do zamówień jeżeli tak stanowią szczególne procedury, do których stosowania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zobowiązane są Koleje Wielkopolskie Sp. z o.o. II. Definicje Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć działający zgodnie z obowiązującym Statutem Zarząd spółki Kolejowe Wielkopolskie Sp. z o.o.; 2) postępowaniu o udzielenie zamówienia - należy przez to rozumieć postępowanie, którego celem jest zawarcie umowy; 3) regulaminie należy przez to rozumieć niniejszy regulamin; 4) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759ze zm.); 5) dostawach, usługach lub robotach budowlanych - należy przez to rozumieć dostawy, usługi lub roboty budowlane w rozumieniu ustawy; 6) zamawiającym - należy przez to rozumieć Koleje Wielkopolskie Sp. z o.o.; 7) komisji należy przez to rozumieć zespół osób powoływanych i odwoływanych przez kierownika zamawiającego w celu realizacji zadań określonych w regulaminie, 8) wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia lub zawarła umowę. III. Zasada zawierania umów 1. W spółce Koleje Wielkopolskie Sp. z o.o. umowy mogą być zawierane wyłącznie po przeprowadzeniu postępowania w trybie przetargu lub negocjacji, a w przypadku zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, po przeprowadzeniu czynności rozeznania cen. 2. Wartość zamówienia określonego w pkt. 1 z euro na złote przelicza się na zasadach określonych w przepisach ustawy i przepisach wykonawczych do ustawy. 3. Wprowadzenie do umowy istotnych zmian może nastąpić wówczas, gdy zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. IV. Zasady ogólne przygotowania i prowadzenia postępowania 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. 2. Postępowanie należy przygotować i przeprowadzić w sposób zapewniający zawarcie umowy na najkorzystniejszych dla Kolei Wielkopolskich Sp. z o.o. warunkach. 3. Postępowanie należy przygotować i przeprowadzić w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 4. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia winny wykonywać osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 5. Postępowanie należy przygotować i prowadzić w języku polskim. Wszelkie dokumenty sporządzone w językach obcych muszą być załączone wraz z tłumaczeniami na język polski. 6. W postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy powinni przekazywać pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Zmawiający może bez podania uzasadnienia ograniczyć formę kontaktu wykonawców z zamawiającym do formy pisemnej. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej zobowiązana jest niezwłocznie potwierdzić fakt ich otrzymania. 3

4 7. Zamawiający nie ustala szczególnych przesłanek i ograniczeń wyboru trybu postępowania, bowiem wskazane w regulaminie tryby dla udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość euro należy traktować jako równorzędne. V. Uprawnienia i obowiązki kierownika zamawiającego 1. Do uprawnień i obowiązków kierownika zmawiającego należy w szczególności: 1) akceptacja zaproponowanego trybu udzielenia zamówienia; 2) powołanie i odwołanie członków komisji przetargowej; 3) akceptacja treści ogłoszenia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 4) powołanie biegłego; 5) odrzucenie oferty lub wykluczenie wykonawcy; 6) wybór najkorzystniejszej oferty; 7) unieważnienie postępowania; 8) zawarcie umowy. 2. Kierownik zamawiającego może (przy zachowaniu formy pisemnej) powierzyć innej osobie zatrudnionej w Koleje Wielkopolskie Sp. z o.o. wykonywanie powyżej wskazanych uprawnień i obowiązków. VI. Uprawnienia i obowiązki komisji i członków komisji 1. Do uprawnień i obowiązków komisji należy w szczególności: 1) przygotowanie postępowania ; 2) przygotowanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 3) otwarcie ofert; 4) prowadzenie negocjacji ; 5) dokonanie oceny czy oferta nie podlega odrzuceniu; 6) dokonanie oceny oferty zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie; 7) przygotowanie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty; 8) przygotowanie ostatecznej wersji umowy do podpisania; 9) prowadzenie dokumentacji postępowania oraz przygotowywanie wyjaśnień dotyczących postępowania. 2. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji należy w szczególności: 1) kierowanie pracą komisji, w tym podział pracy między członków komisji; 2) zwoływanie, otwieranie, prowadzenie oraz zamykanie posiedzeń komisji; 3) odebranie od każdego członka komisji oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym zał. Nr 1. do regulaminu i złożenie ich wraz z własnym oświadczeniem na ręce sekretarza komisji; 4) reprezentowanie komisji wobec wykonawców oraz zwierzchnika jednostki; 5) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania. 3. Do uprawnień i obowiązków sekretarza komisji należy w szczególności: 1) prowadzenie dokumentacji postępowania; 2) powiadamianie i organizowanie, w uzgodnionych z przewodniczącym komisji terminach, posiedzeń komisji: 3) sporządzanie protokołu z każdego posiedzenia komisji; 4) przygotowywanie kierownikowi zamawiającego dokumentów do akceptacji i zatwierdzania. VII. Zasady powoływania komisji 1. Komisja może mieć charakter stały lub może być powołana do przeprowadzenia określonych postępowań. 2. Komisji nie powołuje się w postępowaniu, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro. 3. Komisja składa się z nieparzystej liczby członków, co najmniej trzech osób. Kierownik zamawiającego może na każdym etapie postępowania rozszerzyć skład komisji o nowych członków komisji, jeżeli jest to konieczne dla przeprowadzenia postępowania lub w uzasadnionych okolicznościach odwołać każdego członka komisji. 4. W skład komisji mogą wchodzić wyłącznie osoby zatrudnione u zamawiającego. 5. Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej połowy członków. 6. Jeżeli na posiedzeniu komisji nie ma wymaganego kworum lub komisja nie może podjąć decyzji ze względu na równą ilość głosów posiedzenie odracza się. O każdym odroczeniu komisja ma obowiązek zawiadomić kierownika zamawiającego. 4

5 VIII. Przygotowanie postępowania 1. Postępowanie przygotowują osoby wskazane przez kierownika zamawiającego. 2. Przygotowanie postępowania obejmuje: 2) opracowanie ogłoszenia; 3) opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 4) ustalenie wartości zamówienia; 5) ustalenie wartości wadium. 3. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania. 4. Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia na roboty budowlane za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. 5. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego. 6. Program funkcjonalno-użytkowy obejmuje opis zadania budowlanego, w którym podaje się przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne. 7. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. 8. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów regulaminu dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 9. W częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 10. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie: 1) kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest: wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane; 2) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym. jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane; 3) przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy. 11. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy łub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 12. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia. 13. Jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się zamówienia uzupełniające. 14. W postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu, w których wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty zł, koniecznym jest złożenie przez wykonawcę wraz z ofertą wadium. 15. Kwotę wadium określa kierownik zamawiającego w wysokości nie większej niż 3 % wartości zamówienia. Wadium wykonawca winien wnieść przed upływem terminu składania ofert. 16. Jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych lub udziela zamówienia w częściach, określa kwotę wadium dla każdej z części. 17. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: 1) pieniądzu; 2) gwarancjach bankowych, 3) gwarancjach ubezpieczeniowych. 18. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. Wadium przechowuje się na rachunku bankowym. 19. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, jeżeli: 1) upłynął termin związania ofertą; 2) postępowania zostało unieważnione; 3) zawarto umowę. 20. Zamawiający zwraca wadium na wniosek wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert albo którego oferta została odrzucona. 21. Zamawiający zwraca wadium wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. 5

6 22. Jednostka zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana: 1) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie; 2) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy; 3) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. IX. Warunki udziału wykonawców w postępowaniu 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub którzy przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia; 4) pozostawania w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację zamówienia. 2. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarciu umowy w sprawie zamówienia. 4. Jeżeli oferta wykonawców, o których mowa w ust. 2, została wybrana, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych wykonawców. Wykonawcy, o których mowa w ust. 2 ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. 5. W celu potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w ust. 1, zamawiający wymaga od wykonawców złożenia oświadczenia lub zaświadczeń potwierdzających spełnienia wymogów. 6. Zamawiający wymaga od wykonawcy złożenia następujących dokumentów: 1) aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2) pełnomocnictwa dla osób składających w imieniu wykonawcy oświadczenia woli lub wiedzy, jeżeli umocowanie tych osób do składania oświadczeń w imieniu wykonawcy nie wynika z dokumentów wymienionych w pkt 1. X. Przetargi i negocjacje 1. W postępowaniu ofertę może złożyć wykonawca spełniający warunki określone w ogłoszeniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a dodatkowo w razie przetargu ograniczonego i negocjacji taki, który został przez zamawiającego zaproszony do udziału w postępowaniu. 2. Przetarg wszczyna się zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej zamawiającego. Niezwłocznie po zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu zamawiający zamieszcza specyfikację istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej zamawiającego. 3. Ogłoszenie powinno zawierać co najmniej: 1) nazwę i adres zamawiającego; 2) określenie trybu postępowania; 3) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych; 4) termin wykonania zamówienia; 5) opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków; 6) wykaz dokumentów, jakie musi zawierać oferta; 7) informację na temat wadium (jeśli dotyczy); 8) kryteria oceny ofert i ich znaczenie; 9) miejsce i termin składania ofert; 10) termin związania ofertą; 11) informację na temat zabezpieczenia należytego wykonania umowy (jeśli dotyczy); 12) informację o zamówieniach uzupełniających (jeśli dotyczy); 13) informacje dotyczące sposobu przekazania specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 14) informację, że postępowanie prowadzone jest na zasadach określonych w regulaminie. 4. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna zawierać, co najmniej: 1) nazwę i adres jednostki; 2) opis przedmiotu zamówienia; 3) termin wykonania zamówienia; 4) opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków; 6

7 5) wykaz dokumentów, jakie musi zawierać oferta; 6) informację na temat wadium (jeśli dotyczy); 7) kryteria oceny ofert i ich znaczenie; 8) miejsce i termin składania ofert; 9) termin związania ofertą; 10) istotne postanowienia urnowy; 11) informację na temat zabezpieczenia należytego wykonania umowy (jeśli dotyczy); 12) informację, że postępowanie prowadzone jest na zasadach określonych w regulaminie. 5. Na wniosek wykonawcy jednostka niezwłocznie przekazuje specyfikację istotnych warunków zamówienia. Opłata, jakiej można żądać za specyfikację istotnych warunków zamówienia, może pokrywać jedynie koszty jej druku oraz przekazania. Koszty wewnątrzzakładowe np. sporządzenia kserokopii dokumentacji ustala przewodniczący komisji przetargowej. 6. Negocjacje to tryb udzielenia zamówienia, w którym po ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi z nim negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert. 7. Zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w liczbie ogłoszonej w ogłoszeniu o zamówieniu, zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż trzech. 8. Zamawiający prowadzi negocjacje w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu zamówienia lub warunków umowy. 9. Po zakończeniu negocjacji zamawiający może doprecyzować lub uzupełnić specyfikację istotnych warunków zamówienia w zakresie nie powodującym istotnej zmiany przedmiotu zamówienia lub pierwotnych warunków zamówienia. 10. Zamawiający zaprasza wykonawców, z którymi prowadził negocjacje do składania ofert. XI. Zasady udzielania wyjaśnień 1. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 2. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął po upływie terminu, o którym mowa w ust. 1, zamawiający może według własnego uznania udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 3. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w ust Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania oraz zamieszcza na stronie internetowej. 5. W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokonaną zmianę specyfikacji zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz zamieszcza na stronie internetowej. 6. Jeżeli w wyniku zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym wykonawców, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz zamieszcza informację na stronie internetowej, na której udostępniona jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia. 7. Jeżeli zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia prowadzi do zmiany treści ogłoszenia, zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia na własnej stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. XII. Zasady przygotowania i składanie ofert 1. Termin składania ofert nie może być krótszy niż 7 dni od dnia ukazania się ogłoszenia. 2. Postanowienia stosuje się odpowiednio. 3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 4. Treść oferty musi odpowiadać specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 5. Zamawiający może dopuścić możliwość złożenia oferty częściowej, jeżeli przedmiot zamówienia jest podzielny. 6. W przypadku określonym w ust. 5 wykonawca może złożyć oferty częściowe na jedną lub więcej części zamówienia chyba, że zamawiający określi maksymalną liczbę zamówień, na które oferty częściowe może złożyć jeden wykonawca. 7

8 7. Wykonawca może przed terminem składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 8. Ofertę złożoną po terminie zwraca się wykonawcy bez otwierania po upływie terminu na wniesienie skargi. XIII. Otwarcie ofert i ustalenie wyniku postępowania 1. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert. 2. Oferty otwierane są komisyjnie w sposób jawny, w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu. 3. Bezpośrednio przed otwarciem ofert komisja sprawdza prawidłowość oznakowania ofert i stan ich opakowania, a przewodniczący komisji podaje kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 4. Przewodniczący komisji otwiera oferty i odczytuje nazwę wykonawcy, jego siedzibę oraz oferowaną cenę. Przewodniczący odczytuje również oferowany termin wykonania, warunki płatności oraz warunki gwarancji, jeżeli oferta zawiera takie oświadczenia. 5. Z otwarcia ofert sekretarz komisji sporządza protokół, w którym odnotowuje w szczególności treść odczytanych oświadczeń, ewentualne nieprawidłowości w oznakowaniu ofert lub uszkodzenia opakowania, fakt odrzucenia oferty z przyczyn wskazanych w pk. 7, a także kwotę jaką jednostka zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 6. Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa, co do nazwy wykonawcy, jego siedziby oraz oferowanej ceny skutkuje odrzuceniem oferty bez odczytywania. 7. Komisja przyjmuje wnioski i oświadczenia wykonawców do protokołu, po czym zamyka jawną część posiedzenia. XIV. Badanie i ocena ofert 1. Komisja bada złożone oferty pod względem ich zgodności z regulaminem oraz ogłoszeniem i specyfikacją istotnych warunków zamówienia. 2. Komisja dokonuje analizy doręczonych dokumentów w celu sprawdzenia czy wykonawca spełnia wymagane warunki. W toku badania i oceny ofert Komisja może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Komisja wzywa do złożenia w wyznaczonym przez siebie terminie wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów. 3. Komisja wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, zawierające błędy, lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Komisja nie wzywa do złożenia oświadczeń lub dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli pomimo wezwania oferta wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert. 4. Zamawiający wymaga od wykonawcy złożenia oryginału lub notarialnie potwierdzonej za zgodność kopii pełnomocnictwa do podpisania oferty, o ile prawo to nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony. 5. Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 6. Komisja może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu w uzasadnionych okolicznościach, w szczególności wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości. 7. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości zamawiający ma prawo żądać przedstawienia tłumaczenia dokonanego przez tłumacza przysięgłego. 8. Komisja poprawia w treści oferty: 1) oczywiste omyłki pisarskie; 2) oczywiste omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek; 3) inne omyłki w treści oferty polegające na niezgodności treści oferty z postanowieniami ogłoszenia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia, które nie powodują istotnych zmian w treści oferty; - niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli ofertę. 8

9 XV. Badanie i ocena czy oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny 1. Komisja w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 2. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który w wyznaczonym terminie nie złożył wyjaśnień i potwierdzających wyjaśnienia dowodów lub, jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. XVI. Odrzucenie oferty Kierownik Zamawiającego podejmuje decyzję o odrzuceniu oferty, jeżeli: 1) jej treść nie odpowiada specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 2) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; 3) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia lub wykonawca nie złożył w terminie wyznaczonym przez komisję wyjaśnień; 4) wykonawca nie spełnia warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 5) wykonawca będący osobą fizyczną był prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 6) wspólnika wykonawcy, będącego spółką jawną, prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 7) partnera lub członka zarządu wykonawcy będącego spółką partnerską prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 8) komplemenlariusza wykonawcy, będącego spółką komandytową oraz spółką komandytowo-akcyjną, prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 9) urzędującego członka organu zarządzającego wykonawcy, będącego osobą prawną, prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 10) wykonawca jest podmiotem zbiorowym, wobec którego sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary; 11) wykonawca zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskał on przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; 12) w stosunku do wykonawcy otwarto likwidację lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu. jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; 13) wykonawcy nie wnieśli wadium do upływu terminu składania ofert, na przedłużony okres związania ofertą albo nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą; 14) wykonawca w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki; 15) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów; 9

10 16) wykonawca, mimo wezwania, nie uzupełnił we wskazanym terminie brakujących dokumentów lub ich tłumaczeń z języka obcego na język polski; 17) zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić; 18) wykonawca złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania. XVII. Kryteria oceny ofert 1. Ocena ofert dokonywana jest na podstawie kryteriów określonych odpowiednio w ogłoszeniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. Kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia. 3. Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. XVIII. Wybór oferty 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający informuje wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty. 2. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej ze względu na to, iż dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. Jeżeli oferty mają taką samą cenę, zamawiający zaprasza wykonawców, którzy złożyli ofertę z równą ceną do złożenia w wyznaczonym terminie dodatkowych ofert cenowych. Cena oferty dodatkowej nie może być wyższa niż uprzednio zaoferowana. 3. Komisja może wezwać wykonawców do złożenia ofert dodatkowych gdy cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, którą przeznaczono na sfinansowanie zamówienia. 4. Komisja przedstawia kierownikowi zamawiającego propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty. 5. Kierownik zamawiającego zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty albo wskazuje na uchybienia i nakazuje je usunąć. 6. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny chyba, że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. XIX. Unieważnienie postępowania 1. Postępowanie zamawiający unieważnia w przypadku, gdy: 1) nie wpłynęła żadna oferta nie podlegająca odrzuceniu; 2) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego; 3) cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej; 4) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. 2. O unieważnieniu postępowania zamawiający zawiadamia wszystkich wykonawców, ubiegających się o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. XX. Termin związania ofertą 1. Wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jednak nie dłużej niż 60 dni, z zastrzeżeniem ust Komisja, co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą może zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu na oznaczony okres nie dłuższy niż 60 dni. 3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek komisji, o którym mowa w ust. 2, może przedłużyć termin związania ofertą o oznaczony okres. Odmowa wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą nie powoduje utraty wadium. Przedłużenie okresu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. 4. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. 10

11 XXI. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy 1. Zamawiający może żądać od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 2. Zabezpieczenie winno być wniesione przed zawarciem umowy. Niewniesienie zabezpieczenia jest równoznaczne z odmową podpisania umowy przez wykonawcę. 3. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, w tym roszczeń z tytułu udzielonej gwarancji łub rękojmi. 4. Zabezpieczenie ustala zamawiający w wysokości od 5 % do 10 % ceny całkowitej podanej w ofercie. 5. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone w następujących formach: 1) pieniądzu; 2) gwarancjach bankowych; 3) gwarancjach ubezpieczeniowych. 6. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. 7. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia. 8. Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy. 9. W trakcie realizacji umowy wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form. 10. Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości. XXII. Procedura udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro 1. Dla zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej kwoty euro przeprowadza się pisemne rozeznanie cenowe. Należy tak przeprowadzić rozeznanie aby zapewniona została konkurencja oraz wybrana najkorzystniejsza oferta. 2. Osoba wyznaczona do przeprowadzenia postępowania zobowiązana jest do sporządzenia protokołu z przeprowadzonego rozeznania cenowego. 3. Postępowanie przygotowują osoby wskazane przez kierownika zamawiającego. 4. Udzielenie zamówienia zatwierdza kierownik zamawiającego. 5. Z wybranym wykonawcą zawiera się umowę w formie pisemnej. 6. Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia prowadzona jest przez pracownika wyznaczonego, który jest odpowiedzialny za jego realizację i archiwizację. 7. Obowiązkiem osoby wyznaczonej do przeprowadzenia postępowania jest bezstronne oraz staranne przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. XXIII. Przepisy końcowe 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik zamawiającego na wniosek przewodniczącego komisji może wyrazić zgodę na odstąpienie od niektórych przepisów regulaminu. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). 3. W uzasadnionych przypadkach udzielenie zamówienia może być poprzedzone przeprowadzeniem Konkursu, na zasadach określonych w indywidualnie sporządzanych i ogłaszanych regulaminach konkursowych. 11

12 Wykaz, załączników do regulaminu: Załącznik nr 1 - Wzór Wzór oświadczenia dotyczącego okoliczności mogących skutkować brakiem obiektywizmu. Dotyczy postępowania na.. nr Oświadczenie Imię... Nazwisko... Uprzedzony o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania oświadczam, że; nie ubiegam się o udzielenie zamówienia; nie pozostaję w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia nie pozostawałem w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą i nie byłem członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; nie pozostaję z żadnym wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności; nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. dnia..r. (podpis) W związku z zaistnieniem jednej z powyższych okoliczności podlegam wyłączeniu z niniejszego postępowania. dnia..r. (podpis) 12