PROJEKT: SYSTEMOWE WSPARCIE PROCESÓW ZARZĄDZANIA W JST Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 PROJEKT: SYSTEMOWE WSPARCIE PROCESÓW ZARZĄDZANIA W JST Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ZAŁĄCZNIK NR 5 DO SIWZ ZNAK SPRAWY: MSAP-272-2/15 PROJEKT UMOWY UMOWA nr zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania nr MSAP-272-2/15 dotyczy projektu Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST [Umowa o dofinansowanie projektu nr POKL /12] realizowanego w ramach POKL, Priorytet V. Dobre rządzenie, 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, poddziałanie Systemowe wsparcie funkcjonowania administracji samorządowej, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. Zawarta w dniu w Krakowie pomiędzy: Uniwersytetem Ekonomicznym w Krakowie z siedzibą w Krakowie (31-510) ul. Rakowicka 27, zwanym dalej Zamawiającym, działającym przez jednostkę pozawydziałową Małopolską Szkołę Administracji Publicznej (MSAP) z siedzibą w Krakowie (31-510) ul. Rakowicka 16, reprezentowaną przez dr Piotra Kopycińskiego dyrektora Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej, działającego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie prof. UEK dr hab. Andrzeja Chochóła [nr R /2014 z dnia r.] łącznie z kontrasygnatą finansową Kwestora Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, mgr Józefa Andrzeja Laskowskiego a., reprezentowanym/-ną przez..*, adres.., Posiadającym/-cą Regon i NIP*/PESEL*. zwanym/-ną w dalszej części umowy Zleceniobiorcą. Dokumenty rejestrowe Zleceniobiorcy (NIP, REGON, KRS) - stanowią załącznik do niniejszej umowy*. W rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Zleceniobiorcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego została zawarta umowa następującej treści: 1 Zamawiający zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje zadanie polegające na realizacji przez Eksperta Jakości Zastosowania CAF w jednostkach samorządu terytorialnego, procedury Poświadczenie jakości zastosowania CAF w jednostkach samorządu terytorialnego zatwierdzonej przez Szefa Służby Cywilnej dnia 3 grudnia 2013 roku (dalej zwanej Procedurą Poświadczania) w projekcie Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST zgodnie ze Specyfikacją Istotnych Warunków Postępowania nr MSAP-272-2/15, stanowiące przedmiot umowy. Biuro Projektu: Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie ul. Rakowicka 16, Kraków, tel , tel./fax

2 2 1. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji przez Eksperta Jakości Zastosowania CAF w jednostkach samorządu terytorialnego procedury Poświadczenie jakości zastosowania CAF w jednostkach samorządu terytorialnego zatwierdzonej przez Szefa Służby Cywilnej dnia 3 grudnia 2013 roku (dalej zwanej Procedurą Poświadczania) w projekcie Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST, w szczególności obejmują: 1) Zapoznanie się z ostatnim sprawozdaniem z samooceny CAF oraz planami działań dotyczącymi wdrażania usprawnień dostarczonymi przez badaną jednostkę samorządu terytorialnego; 2) Zapoznanie się, celem dokonania oceny kompletności i poprawności oraz przygotowanie notatki z oceny następujących dokumentów w ciągu 4 dni od ich otrzymania: a) Wypełnionego kwestionariusza dotyczącego procesu samooceny CAF (załącznik nr CAF-4 do dokumentu Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego ); b) Wypełnionego kwestionariusza dotyczącego procesu doskonalenia (Załącznik nr CAF-5 do dokumentu Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego ); c) Wypełnionego kwestionariusza dotyczącego dojrzałości TQM (Załącznik nr CAF-6 do dokumentu Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego ). 3) Współpracę z jednostką samorządu terytorialnego będącą przedmiotem poświadczenia w celu usunięcia wszelkich uchybień i nieścisłości w przesłanej dokumentacji. 4) Koordynację prac z wspomagającym Ekspertem Jakości Zastosowania CAF wyznaczonym do procesu poświadczenia w danej jednostce w celu zaplanowania wizyty w urzędzie, która powinna odbyć się nie później niż w 14 dni kalendarzowych od momentu potwierdzenia poprawności dokumentów. 5) Odbycia wspólnie z wspomagającym Ekspertem Jakości Zastosowania CAF wizyty na miejscu w urzędzie i dokonania pogłębionej oceny procesu wdrożenia CAF w jednostce. Wizyta nie powinna trwać krócej niż 4 godziny zegarowe. 6) Na zakończenie wizyty Ekspert Jakości Zastosowania CAF ma obowiązek przedstawić ustnie przedstawicielom jednostki wyniki oceny wraz ze wstępną rekomendacją na temat przyznania lub nieprzyznania Poświadczenia Skutecznego Użytkownika CAF oraz poinformować Zamawiającego drogą o treści przekazanej JST informacji. 7) Przygotowanie w uzgodnieniu z wyznaczonym wspomagającym Ekspertem Jakości Zastosowania CAF raportu z oceny z wykorzystaniem szablonu raportu przedstawionego w załączniku CAF-7 do dokumentu Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego. 2. Ponadto ekspert jest zobowiązany do współpracy z ocenianą jednostką na każdym etapie procesu poświadczenia, odpowiadania na pytania i wątpliwości oraz pomocy w rozwiązywaniu problemów odnoszących się do procesu poświadczania CAF. 3. Przewidywany czas pracy Eksperta Jakości Zastosowania CAF konieczny do przeznaczenia na proces poświadczenia to 16 godzin na jedną JST (32 godziny na parę JST). 4. Wykonanie usług w zakresie realizacji procedury Poświadczenie jakości zastosowania CAF w jednostkach samorządu terytorialnego w roli eksperta wiodącego nastąpi w następujących jednostkach samorządowych: a), b), w okresie nie dłuższym niż 6 tygodni od dnia podpisania umowy. 5. Zleceniobiorca lub Ekspert Jakości Zastosowania CAF imiennie wskazany przez Zleceniobiorcę* w ofercie, jest zobowiązany do osobistej realizacji w jednostkach samorządu terytorialnego procedury Poświadczenie jakości zastosowania CAF w jednostkach samorządu terytorialnego Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi nie później niż w terminie 6 tygodni od dnia podpisania niniejszej umowy tj. najpóźniej do dnia przy uwzględnieniu terminów wskazanych w 2 pkt Odbiór wykonania usługi nastąpi protokołem odbioru w siedzibie Zamawiającego, po przedłożeniu przez Eksperta Jakości Zastosowania CAF następujących produktów: 2

3 a) notatki potwierdzającej poprawność dokumentów przesłanych przez badaną jednostkę samorządu terytorialnego wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego do 7 dni od otrzymania dokumentów, b) poinformowanie Zamawiającego drogą o treści przekazanej przedstawicielom badanej jednostki samorządu terytorialnego informacji o wnioskach z oceny i wyniku oceny wraz ze wstępną rekomendacją na temat przyznania lub nieprzyznania Poświadczenia Skutecznego Użytkownika CAF, c) zgodnego ze Standardem Raportu Jakości Zastosowania CAF raportu z oceny (jeden (1) raport sporządzony wspólnie przez 2 ekspertów) wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego do 14 dni od wizyty w jednostce, d) poświadczenia wykonania prac na rzecz urzędu gminy/starostwa powiatowego wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego, e) potwierdzenia przeprowadzonych prac wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego. 3. Zamawiający może odmówić odbioru przedmiotu zamówienia, jeśli będzie on wykonany niezgodnie z postanowieniami umowy lub wskazaniami Zamawiającego. W przypadku wad stwierdzonych przez Zamawiającego Wykonawca/Zleceniobiorca zobowiązany jest do ich usunięcia na własny koszt w terminie ustalonym przez Zamawiającego Tytułem wykonania przedmiotu umowy Zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie w wysokości. zł brutto (słownie:.. złotych brutto), w tym VAT... *, co stanowi równowartość 32 godzin pracy po stawce.. brutto za godzinę. Wynagrodzenie wypłacone zostanie jednorazowo. 2. Wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy za wyjątkiem kosztów podróży i zakwaterowania związanych z wykonaniem przedmiotu umowy zgodnie z zapisami określonymi we wzorze umowy. 3. Refundacja kosztów podróży i zakwaterowania związanych z wykonaniem przedmiotu umowy nastąpi zgodnie z Zasadami rozliczania kosztów podróży stanowiącymi Załącznik nr 1 do umowy. 4. Wypłata wynagrodzenia nastąpi przelewem po stwierdzeniu przez Zamawiającego terminowego i prawidłowego wykonania zamówienia będącego przedmiotem niniejszej umowy i po prawidłowym wystawieniu przez Zleceniobiorcę faktury/rachunku za wykonanie przedmiotu zamówienia. 5. Wypłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury/rachunku przez Zleceniobiorcę. 6. Za dzień zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7. Wynagrodzenie współfinansowane jest przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 8. W przypadku zwłoki z zapłatą wynikającej z nieterminowego przekazania środków przez Lidera projektu (Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji) Wykonawcy nie przysługują odsetki za okres opóźnienia. 9. Jeśli Zamawiający nie otrzyma w całości lub części dofinansowania z jakiejkolwiek przyczyny, Wykonawca/Zleceniobiorca traci prawo do wynagrodzenia w całości lub odpowiedniej części. 5 Osobami upoważnionymi do sprawowania nadzoru nad wykonaniem przedmiotu umowy są: ze strony Zamawiającego -.., , tel./faks.... ze strony Zleceniobiorcy -.., , tel./faks Zleceniobiorca zobowiązany jest w czasie trwania umowy stosować się do wskazówek udzielanych przez przedstawicieli Zamawiającego, jak również dokonać w wyznaczonym terminie (3 dni od daty ich zgłoszenia przez Zamawiającego), bez dodatkowej zapłaty określonych zmian i uzgodnień. 2. Zamawiający wykorzysta efekty pracy Zleceniobiorcy umowy w ramach realizowanego projektu, za którego przeprowadzenie odpowiada samodzielnie wobec podmiotu zlecającego. 7 3

4 1. W razie wadliwego wykonania Zamawiającemu przysługuje od Zleceniobiorcy kara umowna w wysokości 10% wynagrodzenia brutto wykonawcy określonego w 4 ust. 1 umowy. 2. Za opóźnienie w wykonaniu umowy niezależnie od uprawnienia określonego w ust. 1 Zamawiającemu przysługuje od Zleceniobiorcy dodatkowo kara umowna w wysokości 1% wynagrodzenia Wykonawcy, za każdy dzień opóźnienia. 3. W razie niewykonania zamówienia Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 100% wynagrodzenia brutto Wykonawcy określonego w 4 ust. 1 umowy. 4. Kary umowne będą egzekwowane od Wykonawcy poprzez obniżenie przez Zamawiającego wartości faktury /rachunku. 8 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. 9 Wszelkie zmiany umowy oraz odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 10 Wszelkie ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy lub jej dotyczące będą rozstrzygane przez sądy, miejscowo właściwe dla siedziby Zamawiającego. 11 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa otrzymuje Zamawiający a jeden Zleceniobiorca. 12 Przyjęcie zlecenia i akceptacja jego warunków następuje przez podpisanie niniejszej umowy. Zleceniobiorca... Zamawiający 4

5 *jeżeli dotyczy PROJEKT: SYSTEMOWE WSPARCIE PROCESÓW ZARZĄDZANIA W JST Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ZAŁĄCZNIK DO UMOWY ZNAK SPRAWY: MSAP-272-2/15 ZASADY ROZLICZANIA KOSZTÓW PODRÓŻY (obowiązujące od 2 lutego 2015 r.) w projekcie Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST (SWPZ) [nr umowy POKL /12] realizowanego w ramach działania POKL 1. W przypadku każdej podróży związanej z realizacją zadań w ramach projektu SWPZ, należy złożyć osobne rozliczenie kosztów wg wzoru stanowiącego załącznik do niniejszych zasad. 2. Przed wyjazdem należy uzyskać, na formularzu, o którym mowa powyżej podpis osoby zlecającej wyjazd tj. Dyrektora MSAP (tym samym uzyskać akceptację wybranego środka transportu). 3. Przy wyborze środków transportu i miejsca zakwaterowania należy mieć na uwadze, iż wszystkie wydatki w ramach POKL muszą być racjonalne i efektywne. Dlatego, co do zasady, wykorzystywane są środki komunikacji publicznej. Wykorzystywanie samochodu prywatnego jest możliwe w uzasadnionych przypadkach np. w przypadku trudności dotarcia do danego miejsca środkami komunikacji publicznej, przewozem materiałów, ekonomicznością takiego rozwiązania, itp. 4. W przypadku korzystania ze środków komunikacji publicznej, do przedstawionego rozliczenia kosztów podróży należy dołączyć bilety (oryginały). W przypadku podróży pociągiem zwrot kosztów podróży przysługuje wyłącznie do równowartości ceny biletu w drugiej klasie PKP. 5. W przypadku korzystania z samochodu prywatnego zwrot kosztów następować będzie w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, określoną w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 6. Maksymalna całkowita kwota refundacji dotycząca kosztów podróży samochodem prywatnym w związku z jedną podróżą/wizytą w jednej JST nie może przekroczyć 300 zł. W przypadku łączenia w ramach jednej podróży wizyt w kilku JST, całkowita kwota refundacji nie może przekroczyć odpowiednio wielokrotności tej kwoty tj. wizyta w dwóch JST 600 zł, w trzech 900 zł itd. 7. W uzasadnionych przypadkach można skorzystać z noclegu. Zwrot kosztów następować będzie na podstawie przedłożonej do rozliczenia faktury, wystawionej na danego Eksperta. Zwrot kosztów noclegu w związku z jedną podróżą/wizytą w jednej JST następować będzie maksymalnie do wysokości 150 zł. 8. Osobom zaangażowanych w projekt na podstawie umowy o pracę przysługują również należności (diety, ryczałty za dojazdy) o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zgodnie z ww. rozporządzeniem. 9. Rozliczenia kosztów odbytych podróży należy złożyć w biurze projektu (ul. Rakowicka 16, pokój 22) w cyklu miesięcznym wraz z podpisaną kartą czasu pracy za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca. 10. Refundacja kosztów podróży nastąpi w ciągu 21 dni od złożenia odpowiednich dokumentów na konta bankowe ekspertów. Biuro Projektu: Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie ul. Rakowicka 16, Kraków, tel , tel./fax