II. Realizacja Projektu. Projekt realizowany jest zgodnie z:

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 10 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 6 lutego 2017 r. w sprawie realizacji Projektu pt.: Integrated Arctic observation system (INTAROS), realizowanego w ramach Programu Horyzont Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.), w związku z Umową grantową (Grant Agreement) nr zawartą pomiędzy Agencją Wykonawczą ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw (EASME), działającą na podstawie uprawnień przekazanych przez Komisję Europejską, a Stiftelsen Nansen Senter for Miljoog Fjernmaling, Norwegia Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako Beneficjent Projektu, a także zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu UŚ z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm. oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora UŚ z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych z późn. zm. zarządza się, co następuje: I. Postanowienia ogólne 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach Projektu Integrated Arctic observation system (INTAROS), zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest przez następujące instytucje będące beneficjentami Projektu: 1) Stiftelsen Nansen Senter for Miljoog Fjernmaling, Norwegia; 2) Universitetet I Bergen, Norwegia; 3) Havforskningsinstituttet, Norwegia; 4) Stockholms Universitet, Szwecja; 5) Alfred-Wegener-Institut Helmholtz- Zentrum Fuer Polar Und Meeresforschung, Niemcy; 6) Instytut Oceanologii Polskiej Akademii Nauk, Polska; 7) Danmarks Tekniske Universitet, Dania; 8) Aarhus Universitet, Dania; 9) Geological Survey of Denmark and Greenland, Dania; 10) Ilmatieteen Laitos, Finlandia; 11) University Centre in Svalbard, Norwegia; 12) Nordisk Fond for Miljø og Udvikling, Dania; 13) Sveriges Meteorologiska och Hydrologiska Institut, Szwecja; 14) The University of Sheffield, Wielka Brytania; 15) National University of Ireland Maynooth, Irlandia; 16) Institut Francais de Recherche pour l'exploitation de la Mer, Francja; 17) Max-Planck-Gesellschaft zur Forderung der Wissenschaften Ev, Niemcy; 18) Eurogoos AISBL, Belgia; 19) Fundacao Eurocean, Portugalia; 20) Universidad Politecnica de Madrid, Hiszpania; 21) Universitaet Bremen, Niemcy; 22) Universitaet Hamburg, Niemcy;

2 23) Norut Northern Research Institute As, Norwegia; 24) Terradue Srl, Włochy; 25) Gronlands Naturinstitut, Grenlandia; 26) The Open University, Wielka Brytania; 27) Norsk Institutt for Vannforskning, Norwegia; 28) Centre National de la Recherche Scientifique, Francja; 29) Helsingin Yliopisto, Finlandia; 30) Helmholtz Zentrum Potsdam Deutsches Geoforschungszentrum, Niemcy; 31) Association pour la Recherche et le Developpement des Methodes et Processus Industriels, Francja; 32) Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk, Polska; 33) Uniwersytet Śląski, Polska; 34) Barcelona Supercomputing Center, Hiszpania; 35) DNV GL As, Norwegia; 36) All-Russian Research Institute of Hydrometeorological Information - World Data Centre, Federacja Rosyjska; 37) Scientific Foundation Nansen International Environmental and Remote Sensing Centre, Federacja Rosyjska; 38) Woods Hole Oceanographic Institution, Stany Zjednoczone; 39) The Regents of the University of California, Stany Zjednoczone; 40) Université Laval, Quebec, Kanada; 41) Institute of Remote Sensing and Digital Earth - Chinese Academy of Science, Chiny. 3. Nadrzędnym dokumentem jest Umowa Grantowa nr wraz z załącznikami, zawarta pomiędzy Komisją Europejską a Stiftelsen Nansen Senter for Miljoog Fjernmaling, Norwegia Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako Beneficjent Projektu. 4. Dokumentem regulującym szczegółowo współpracę pomiędzy Beneficjentami Projektu jest Umowa Konsorcjum (Consortium Agreement). 5. Zgodnie z Umową Grantową Projekt realizowany jest przez 60 miesięcy od 1 grudnia 2016r. do 30 listopada 2021 r. II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) Umową Grantową nr wraz z załącznikami; 2) Umową Konsorcjum; 3) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 4) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; z póź.zm.; 5) przepisami niniejszego zarządzenia.

3 III. Zarządzanie Projektem 3 1. Szczegółowe zasady zarządzania Projektem, w tym wewnętrzną organizację konsorcjum, podział wkładu finansowego wspólnoty, zasady dotyczące praw własności intelektualnej i poufności oraz procedury rozstrzygania sporów określa Umowa Konsorcjum. 2. Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie jest Wydział Nauk o Ziemi. Władze wymienionej jednostki są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu 3. Prawidłową realizację projektu zapewniają: 1) Zespół Nadzorujący; 2) Zespół Wykonawczy Projektu. 4 Zespół Nadzorujący 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. finansów i rozwoju; 2) Prorektor ds. badań naukowych; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Nauk o Ziemi. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu; 2) współpraca z Kierownikiem Projektu w zakresie realizacji Projektu, w szczególności uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 Zespół Wykonawczy Projektu W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Kierownik Projektu; 2) Pracownicy merytoryczni realizujący Projekt; 3) Zespół Administracyjny Wspierający Kierownika Projektu. 6 Kierownik Projektu Do zadań Kierownika Projektu należy w szczególności: 1) wykonywanie przewidzianych do realizacji prac zgodnie z Umową Grantową; 2) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi programu Horyzont 2020, Umową Grantową oraz Umową Konsorcjum; 3) organizowanie i nadzorowanie prawidłowości i terminowości realizacji zadań Projektu; 4) kontrola budżetu Projektu, finansowe rozliczenie Projektu przy wsparciu kompetentnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;

4 5) dbałość o terminowe składanie sprawozdań z realizacji Projektu, w tym części opisowej; 6) dobór kompetentnej kadry merytorycznej realizującej Projekt, nadzór, monitorowanie i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w Projekcie, zapewnienie bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją Projektu; 7) wnioskowanie o zatrudnienie i wynagradzanie osób uczestniczących w realizacji zadań Projektu, sporządzanie umów cywilnoprawnych, rachunków i protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych oraz kart czasu pracy Kierownika Projektu, a także zatwierdzanie kart czasu pracy osób zatrudnionych w Projekcie; 8) parafowanie dokumentów finansowych i merytorycznych związanych z wnioskowaniem, raportowaniem, aneksowaniem umów i porozumień oraz innych dokumentów dotyczących bezpośrednio realizacji Projektu; 9) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.; 10) monitorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu; 11) dbałość o terminowe uzupełnianie informacji w systemie projektowym Komisji Europejskiej; 12) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji merytorycznej Projektu; 13) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu, 14) współpraca z kierownikiem jednostki Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt; 15) szacowanie ryzyka i zagrożeń dla realizacji Projektu, niezwłoczne informowanie na piśmie (w tym ) kierownika jednostki organizacyjnej, do której należy kierownik projektu, Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki o problemach w realizacji Projektu. 7 Do zadań pracowników merytorycznych należy w szczególności: 1) wypracowanie założonych rezultatów Projektu; 2) uczestnictwo w spotkaniach krajowych oraz międzynarodowych związanych z realizacją Projektu; 3) sprawozdawanie czasu pracy, zgodnie z zasadami Programu Horyzont Zespół Administracyjny Wspierający Kierownika Projektu wspomaga Kierownika Projektu w zakresie realizacji projektu, w tym w zakresie zadań administracyjnych wymienionych w 6, przy współpracy z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu. 9 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej.

5 IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z Umową Grantową i zasadami programu. 2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 380, z późn. zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U r. poz z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych w umowie grantowej i musi być zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 października 2016 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 2063), zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Horyzont Zatrudnienie pracownika następuje na wniosek Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej. 5. Wprowadza się następującą formę zatrudniania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu poprzez zawarcie umowy o pracę lub aneksu do umowy o pracę /do aktu mianowania; 2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; 3) nawiązanie stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu wykonywania zadań związanych z realizacją Projektu, a niebędącymi lub będącymi pracownikami Uniwersytetu. V. Koszty pośrednie w Projekcie 11 Koszty pośrednie naliczone w ramach Projektu, ryczałt 25% naliczany od kosztów bezpośrednich z wyłączeniem podwykonawstwa, dzielone są zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm., w sposób następujący: 1) 50% narzutu stanowi narzut kosztów ogólnych; 2) 50% narzutu stanowi narzut kosztów wydziałowych. VI. Zasady realizacji dostaw i usług Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie. 2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania oraz opis zgodnie z umową grantową oraz musi być podpisany przez Kierownika Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Budżetowania i Kontrolingu.

6 VII. Zasady realizacji wyjazdów zagranicznych 13 Wyjazdy zagraniczne, realizowane w ramach Projektu, będą rozliczane zgodnie z zapisami: 1) Uchwały nr 112 Senatu z dnia 24 czerwca 2008 roku w sprawie warunków i trybu kierowania pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych; 2) zarządzenia nr 26 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 20 lutego 2015 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie zasad kierowania pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych z późn. zm.; 3) zarządzenia nr 30 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 20 kwietnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia "Instrukcji w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi pracowników, podróżami osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Śląskiego i podróżami gości oraz zasad ich rozliczania". VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane będą zgodnie z Umową Grantową, z zastosowaniem obowiązującego w tym zakresie przepisów prawa krajowego i zasad tam ustalonych, przez okres 5-ciu lat, od dnia otrzymania płatności końcowej w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r. z późn. zm. IX. Ochrona danych osobowych Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz postanowieniami Umowy Grantowej oraz Umowy Konsorcjum. 2. Kierownik Projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji Projektu zgodnie z 9 Polityki Bezpieczeństwa w Zakresie Ochrony Danych Osobowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach wprowadzonej zarządzeniem nr 9 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 16 lutego 2016 r., z późn. zm. X. Postanowienia końcowe 16 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm.

7 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 grudnia 2016 r. R E K T O R Prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk