Projekt Dobre praktyki dla wzmacniania bioróżnorodności i aktywnej ochrony muraw galmanowych rejonu śląsko-krakowskiego BioGalmany.

Transkrypt

1 Strona1 Zarządzenie nr 80 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 18 czerwca 2018 r. w sprawie realizacji Projektu pt.: Dobre praktyki dla wzmacniania bioróżnorodności i aktywnej ochrony muraw galmanowych rejonu, w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu Spójności, Oś Priorytetowa II Ochrona Środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu, Działanie 2.4 Ochrona przyrody i edukacja ekologiczna, Typ projektu Ochrona in-situ lub ex-situ zagrożonych gatunków i siedlisk przyrodniczych, Podtyp projektu 2.4.1a Działania o charakterze dobrych praktyk, związane z ochroną zagrożonych gatunków i siedlisk przyrodniczych. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (jednolity tekst Dz. U. z 2017 r., poz. 2183, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie projektu nr POIS /17-00 zawartą dn r. pomiędzy Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach, uchwały nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 pkt 11 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm., zarządzenia nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm. oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm. zarządza się, co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji Projektu pt.: Dobre praktyki dla wzmacniania bioróżnorodności i aktywnej ochrony muraw galmanowych rejonu śląsko-krakowskiego BioGalmany, zwanego w dalszej części zarządzenia Projektem. 2. Projekt realizowany jest wspólnie przez Uniwersytet Śląski w Katowicach - Beneficjenta, zwanego dalej Uniwersytetem lub zamiennie Beneficjentem oraz Gminę Miasta Jaworzno i Gminę Tarnowskie Góry - Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, na mocy umowy o współpracy na rzecz realizacji Projektu, zawartej w dniu 15 listopada 2017 r. z późn. aneksami.

2 Strona2 3. Nadrzędnym dokumentem jest umowa o dofinansowanie Projektu wraz z załącznikami, zawarta pomiędzy Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych - Instytucją Wdrażającą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwana w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu. II. Realizacja Projektu 2 Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu; 2) umową o współpracy na rzecz realizacji Projektu wraz z aneksami; 3) przepisami zarządzenia nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 4) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn.zm.; 5) przepisami pisma okólnego nr 1 Prorektora ds. Badań Naukowych Uniwersytetu Śląskiego z dnia 14 lutego 2017 r. w sprawie zobowiązań kierowników projektów oraz kierowników jednostek realizujących projekty współfinansowane ze środków krajowych i międzynarodowych na lata ; 6) zarządzeniem nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn.zm.; 7) zarządzeniem nr 7 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 19 stycznia 2018 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata prze Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm; 8) zarządzeniem nr 24 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 lutego 2018 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.; 9) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 1. W celu sprawowania nadzoru nad prawidłową realizacją Projektu powołuje się na okres od dnia 1 kwietnia 2018 r. do dnia 31 grudnia 2021 r. Zespół Nadzorujący realizację Projektu.

3 Strona3 2. W celu prawidłowej realizacji zaplanowanych działań, pomiędzy Beneficjentem a Podmiotami upoważnionymi do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych została zawarta umowa o współpracy na rzecz realizacji Projektu, zwana dalej umową o współpracy, określająca m.in. zakres działania, prawa i obowiązki stron a także organizację wewnętrznej współpracy. Zgodnie z 7 ust. 1 umowy o współpracy Beneficjent oraz Podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, powołują na okres realizacji i trwałości Projektu Grupę Sterującą, stanowiącą organ kolegialny zawartej umowy o współpracy. 3. Szczegółowe zasady i zakres organizacji wewnętrznej współpracy Grupy Sterującej, określony został w ramach zawartej umowy o współpracy. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Badań Naukowych; 3) Kanclerz; 4) Zastępca Kanclerza ds. Inwestycji i zarządzania Logistycznego; 5) Kwestor; 6) Dziekan Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, o którym mowa w 5 i 6, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Zarządzający Projektem W skład Zespołu Zarządzającego Projektem wchodzą: 1) Koordynator/ka Projektu, pełniący również funkcję Pełnomocnika ds. Projektu; 2) Asystent/ka projektu;

4 Strona4 3) Koordynator merytoryczny ds. działań w Jaworznie; 4) Koordynator merytoryczny ds. działań związanych z Pulsatilla patens i pokazową murawą galmanową; 5) Koordynator merytoryczny ds. działań w Tarnowskich Górach; 6) Koordynator merytoryczny ds. działań w Bolesławiu. 2. Do zadań członków Zespołu Zarządzającego Projektem należy: 1) Koordynator/ka Projektu do jego/jej obowiązków należy w szczególności: a) zarządzanie realizacją Projektu i podejmowanie w porozumieniu z Grupą Sterującą wiążących decyzji związanych z Projektem; b) organizacja pracy Zespołu Zarządzającego projektem; c) udział w spotkaniach Grupy Sterującej oraz inicjowanie spotkań Zespołu Zarządzającego z Grupą Sterującą w sytuacjach wymagających podjęcia działań zaradczych; d) planowanie, nadzorowanie, monitoring, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z budżetem, harmonogramem, celami i wskaźnikami; e) podejmowanie działań zaradczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub zagrożeń w aspekcie nieosiągalności wskaźników lub niezgodności z harmonogramem; f) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi Wytycznymi; g) wnioskowanie o zatrudnienie osób, zawarcie aneksów do istniejącego stosunku pracy oraz przyznanie dodatków specjalnych a także przygotowywanie niezbędnych do tego dokumentów; h) odpowiedzialność za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych projektu; i) przygotowywanie, w porozumieniu z Grupą Sterującą propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu; j) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu; k) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, przy współpracy z członkami Grupy Sterującej; l) zatwierdzanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu; m) nadzór nad realizacją promocji Projektu, monitoringiem i ewaluacją; n) nadzór nad monitoringiem wskaźników wymaganych do osiągnięcia w ramach Projektu;

5 Strona5 o) nadzorowanie i dbanie o przestrzeganie zasad archiwizacji dokumentacji Projektu, zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami; p) opracowanie części merytorycznej wniosków o płatność w systemie SL2014; q) współpraca i nadzór nad sporządzaniem wniosków o płatność w systemie SL2014 w wymaganym terminie; r) nadzór nad przygotowywaniem umów o wolontariat oraz realizacją zapisów w nich zawartych; s) niezwłoczne informowanie na piśmie Dział Projektów oraz Prorektora ds. Badań Naukowych o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu; t) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu z Działu Projektów, Kierownikowi Działu Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi; u) udział w kontrolach i audytach, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej. 2) Asystent/ka Projektu do jego/jej obowiązków należy w szczególności: a) zarządzanie zadaniami powierzonymi przez Koordynatora Projektu i podejmowanie decyzji związanych z działaniami organizacyjno-administracyjnymi związanymi z Projektem; b) udział w spotkaniach Grupy Sterującej; c) monitorowanie zgodności realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi Wytycznymi; d) organizacja oraz sporządzanie zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, a także nadzór nad terminowością realizacji; e) przygotowywanie umów o wolontariat pomiędzy Uniwersytetem Śląskim a wolontariuszami, zgodnie z obowiązującymi regulaminami; f) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu; g) organizacja działań promocji, monitoringu i ewaluacji Projektu; h) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu; i) prowadzenie i archiwizacja dokumentacji Projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu Śląskiego; j) odpowiedzialność za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych Projektu;

6 Strona6 k) pomoc w przygotowywaniu propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu; l) sporządzanie wniosków o płatność w systemie SL2014 w wymaganym terminie; m) monitoring wskaźników wymaganych do osiągnięcia w ramach Projektu; n) wspieranie Koordynatora Projektu w realizacji zadań oraz informowanie o stwierdzonych nieprawidłowościach/zagrożeniach; o) przejęcie obowiązków Koordynatora w przypadku jego nieobecności; p) niezwłoczne informowanie na piśmie Dział Projektów oraz Prorektora ds. Badań Naukowych o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu; q) udział w kontrolach i audytach, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej. 3) Koordynator merytoryczny ds. działań w Jaworznie- do jego/jej obowiązków należy w szczególności: a) koordynowanie działań związanych z obszarami zlokalizowanymi w Jaworznie; b) udział w spotkaniach Grupy Sterującej; c) realizacja zadań zgodnie z Opisem Projektu ( zał. nr 6 do umowy); d) monitoring postępu prac i wskaźników; e) przedstawianie Koordynatorowi sprawozdań merytorycznych z postępu prac w okresach kwartalnych ( do wniosków o płatność); f) nadzorowanie prac prowadzonych na terenie przez wykonawców ( firmy i zespoły pracowników/wolontariuszy); g) niezwłoczne informowanie Koordynatora Projektu o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu; h) udział w kontrolach, audytach, wizjach lokalnych przeprowadzanych przez Instytucję Wdrażającą lub upoważnioną oraz przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej. 4) Koordynator merytoryczny ds. działań związanych z Pulsatilla patens i pokazową murawą galmanową - do jego/jej obowiązków należy w szczególności: a) koordynowanie działań związanych z kreowaniem murawy galmanowej oraz próbą wprowadzenia Pulsatilla patens na stanowiska historyczne; b) udział w spotkaniach Grupy Sterującej; c) realizacja zadań zgodnie z Opisem Projektu ( zał. nr 6 do umowy);

7 Strona7 d) monitoring postępu prac i wskaźników; e) przedstawianie Koordynatorowi sprawozdań merytorycznych z postępu prac w okresach kwartalnych (do wniosków o płatność); f) nadzorowanie prac prowadzonych na terenie przez wykonawców (firmy i zespoły pracowników/wolontariuszy); g) niezwłoczne informowanie Koordynatora Projektu o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu; h) udział w kontrolach, audytach, wizjach lokalnych przeprowadzanych przez Instytucję Wdrażającą lub upoważnioną oraz przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej. 5) Koordynator merytoryczny ds. działań w Tarnowskich Górach - do jego/jej obowiązków należy w szczególności: a) koordynowanie działań związanych z obszarami zlokalizowanymi w Tarnowskich Górach; b) udział w spotkaniach Grupy Sterującej; c) realizacja zadań zgodnie z Opisem Projektu (zał. nr 6 do umowy); d) monitoring postępu prac i wskaźników; e) przedstawianie Koordynatorowi sprawozdań merytorycznych z postępu prac w okresach kwartalnych (do wniosków o płatność); f) nadzorowanie prac prowadzonych na terenie przez wykonawców (firmy i zespoły pracowników/wolontariuszy); g) niezwłoczne informowanie Koordynatora Projektu o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu; h) udział w kontrolach, audytach, wizjach lokalnych przeprowadzanych przez Instytucję Wdrażającą lub upoważnioną oraz przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej. 6) Koordynator merytoryczny ds. działań w Bolesławiu - do jego/jej obowiązków należy w szczególności a) koordynowanie działań związanych z obszarami zlokalizowanymi w Bolesławiu koło Olkusza; b) udział w spotkaniach Grupy Sterującej; c) realizacja zadań zgodnie z Opisem Projektu (zał. nr 6 do umowy); d) monitoring postępu prac i wskaźników;

8 Strona8 e) przedstawianie Koordynatorowi sprawozdań merytorycznych z postępu prac w okresach kwartalnych (do wniosków o płatność); f) nadzorowanie prac prowadzonych na terenie przez wykonawców (firmy i zespoły pracowników/wolontariuszy); g) niezwłoczne informowanie Koordynatora Projektu o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu; h) udział w kontrolach, audytach, wizjach lokalnych przeprowadzanych przez Instytucję Wdrażającą lub upoważnioną oraz przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Zarządzającego Projektem ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację projektu jest Wydział Biologii i Ochrony Środowiska. Władze Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. 9 IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 1. Forma zatrudnienia/zaangażowania osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie/zaangażowanie osób następuje zgodnie z: 1) przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (jednolity tekst Dz. U. z 2017 r., poz. 2183, z późn. zm.); 2) ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (jednolity tekst Dz. U. z 2018 r., poz. 917, z późn. zm.); 3) zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; 4) ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (jednolity tekst Dz. U. 2018, poz. 1025); 5) ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 1579, z późn. zm.);

9 Strona9 6) zarządzeniem nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) zawarcie aneksu w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikami Uczelni (nauczycielami akademickimi, pracownikami niebędącymi nauczycielami akademickimi) - oddelegowanie; 2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; 3) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 4) nawiązanie stosunku pracy z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu na czas realizacji Projektu; 5) przyznanie dodatku specjalnego; 6) przyznania premii za zadania dodatkowe dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac, zawarcie umowy cywilnoprawnej, przyznanie dodatku specjalnego, premii za zadania dodatkowe następuje na wniosek Koordynatora Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. 6. Wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, dodatku specjalnego, premii za zadania dodatkowe nie może przekroczyć kwot zatwierdzonych w projekcie, obejmujących wszystkie składniki wynagrodzenia wraz z ich obowiązkowymi pochodnymi, chyba, że wytyczne do danego programu dopuszczają zwiększenie pierwotnie założonych stawek. 7. Przy braku możliwości uznania wynagrodzenia za wydatek kwalifikowalny, koszt wynagrodzenia wraz z ich obowiązkowymi pochodnymi ponosi ze środków własnych jednostka organizacyjna realizująca projekt, wskazując źródło finansowania.

10 Strona10 8. Wynagrodzenie ustalane jest indywidualnie dla każdej osoby biorącej udział w projekcie, w zależności od posiadanych kwalifikacji, stażu pracy/doświadczenia zawodowego oraz zakresu powierzonych obowiązków. V. Zasady realizacji dostaw, usług i robót budowlanych Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, o których mowa w 2 pkt 7) i 8). 2. Zapotrzebowania na dostawy i usługi muszą być przygotowywane zgodnie z wymogami stosowanego w Uniwersytecie systemu elektronicznego. 3. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisany przez Koordynatora Projektu. 4. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi, roboty budowlane i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu i ich zgodności z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Budżetowania i Kontrolingu. 5. Dopuszcza się realizację własną dostaw, usług i płatności gotówkowych zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi UŚ, o których mowa w 2 pkt 7 i pkt 8. Nie dopuszcza się pobierania materiałów z magazynu. VI. Zasady podziału kosztów pośrednich 11 Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, w Projekcie nie przewiduje się naliczenia kosztów pośrednich/ogólnych VII. Wkład własny 12 Wkład własny w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu, jest obligatoryjny i w przypadku nie wniesienia przez Beneficjenta wkładu własnego w określonej kwocie, Instytucja Wdrażająca może obniżyć kwotę przyznanego dofinansowania proporcjonalnie do jej udziału w całkowitej wartości Projektu. Zgodnie z zawartą umową o współpracy na rzecz realizacji projektu wkład własny zostanie wniesiony zarówno przez Beneficjenta, jak i podmioty upoważnione do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, w formie mieszanej jako wkład pieniężny i niepieniężny.

11 Strona11 VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem Wszelkie dane i dokumenty związane z planowaniem, przygotowaniem i realizacją Projektu, w szczególności dokumentacja związana z zarządzaniem finansowym, merytorycznym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przechowywane są przez Beneficjenta w sposób gwarantujący należyte ich bezpieczeństwo, przez okres wskazany w rozporządzeniu nr 1303/2013, tj. okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu, z zastrzeżeniem konieczności dłuższego przechowywania dokumentów dla celów kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej , w sytuacjach wskazanych w 14 ust. 3 5 umowy o dofinansowanie Projektu. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową o dofinansowanie Projektu, oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r. z póź.zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu, działania informacyjne i promocyjne muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych znakiem Unii Europejskiej z nazwą Fundusz Spójności i znakiem Funduszy Europejskich z nazwą Programu segregatorach i teczkach. IX. Ochrona danych osobowych Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu nr POIS /17-00 z dnia 29 marca 2018 r. 2. Beneficjent powierza do dalszego przetwarzania powierzone przez Instytucje Wdrażającą, tj. Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych, dane osobowe wyłącznie w celu realizacji Projektu Podmiotom upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, o których mowa w 1 ust. 2. Wzór upoważnienia stosowanego przez Beneficjenta stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. 3. Beneficjent prowadzi ewidencje osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz przechowuje upoważnienia w swojej siedzibie. 4. Uczestnikom Projektu przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich poprawiania. 5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w Projekcie.

12 Strona12 6. Dane osobowe Uczestników Projektu zostaną poddane anonimizacji niezwłocznie po ustaniu ich przydatności. 7. Koordynator Projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji Projektu zgodnie z zapisami umowy, o której mowa w ust. 1 oraz zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej rozporządzeniem, a także ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) oraz obowiązującymi na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach aktami wewnętrznymi regulującymi ochronę danych osobowych. X. Postanowienia końcowe 15 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości w Projekcie. 16 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 kwietnia 2018 r. R E K T O R Prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk