ZARZĄDZENIE Nr OR-I PREZYDENTA MIASTA OPOLA z dnia 29 grudnia 2017 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr OR-I PREZYDENTA MIASTA OPOLA z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. nr 1047 z późniejszymi zmianami) zarządzam co następuje: 1 W Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola, stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr OR-I Prezydenta Miasta Opola z dnia 30 grudnia 2016 r., zmienionego zarządzeniem nr OR-I z dnia 23 stycznia 2017 r., nr OR-I z dnia 28 lutego 2017 r., nr OR-I z 30 czerwca 2017 r., OR-I z dnia 19 września 2017 r., wprowadza się następujące zmiany: otrzymuje brzmienie: 19 Rezerwacja środków budżetowych i zaangażowanie wydatków budżetowych 1. Proces realizacji planu finansowego w drodze zaciągania zobowiązań i ponoszenia wydatków podlega kontroli zarządczej pod względem poziomu planowanego i faktycznego zaangażowania planu finansowego. Kontrola ta realizowana jest poprzez: 1) kontrolę poziomu obciążenia planu finansowego wydatków przez podejmowane przedsięwzięcia, zakupy, wydatki poprzez ewidencję w systemie komputerowym rezerwacji planu finansowego na te działania, 2) ewidencję księgową faktycznego zaangażowania wydatków budżetowych. 2. Rezerwacji środków w planie finansowym wydatków budżetowych poprzez zaewidencjonowanie w systemie komputerowym podlegają dwuetapowo lub jednoetapowo następujące dokumenty uczestniczące w obiegu: 1) dla zamówień w trybie ustawy prawo zamówień publicznych: a) wnioski o przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego, o których mowa w zarządzeniu Prezydenta w sprawie wprowadzenia wytycznych dotyczących przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych na roboty budowlane, usługi i dostawy udzielane przez Miasto Opole do wysokości środków jakie zamawiający przeznacza na zrealizowanie zamówienia na podstawie wniosku, b) umowy wynikające z wyłonienia wykonawcy w procedurze o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w punkcie a do wysokości zobowiązania wynikającego z umowy na podstawie harmonogramu sporządzonego do umowy, 2) dla zamówień realizowanych w trybie procedury udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty euro netto w Urzędzie Miasta Opola: a) wnioski o zakup towarów lub usług wynikające z procedury do wysokości planowanej wartości wydatku na podstawie wniosku

2 b) umowy wynikające z wyłonienia wykonawcy do wysokości zobowiązania wynikającego z umowy na podstawie harmonogramu sporządzonego do umowy, 3) umowy nie stanowiące realizacji zamówienia publicznego w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, np. umowy dotacji, i o podobnym charakterze do wysokości zobowiązania wynikającego z umowy na podstawie harmonogramu sporządzonego do umowy, 4) dla wydatków realizowanych na podstawie poleceń przelewów, wynikających z realizacji obowiązków ustawowych, deklaracji podatkowych i deklaracji na opłaty publiczne, decyzji administracyjnych nakładających obowiązek zapłaty, wyroków i ugód sądowych, kosztów sądowych i komorniczych, i innych analogicznych dokumentów do wysokości zobowiązań z nich wynikających na podstawie harmonogramów sporządzonych do tych dokumentów. 3. Rezerwacji nie podlegają umowy o pracę i zrównane z nimi. 4. Rezerwacji podlegają zawierane z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej umowy zlecenia i umowy o dzieło. Rezerwowana jest zarówno kwota wynagrodzeń jak i przewidywana wartość składek społecznych pracodawcy, których występowanie lub brak wydział zawierający umowę powinien określić, po konsultacji z komórką płac, przed przedłożeniem umowy do rezerwacji. 5. Zmian wysokości zarezerwowanych środków w planie wydatków budżetowych i ich zaewidencjonowanie w systemie komputerowym dokonuje się w następującym trybie: 1) dla zamówień w trybie ustawy prawo zamówień publicznych: a) zwiększenie wartości zarezerwowanych środków następuje na podstawie wniosku i decyzji o zwiększeniu środków przeznaczonych przez zamawiającego na zrealizowanie zamówienia podlega rezerwacji, b) zmniejszenia na skutek oszczędności przetargowych dokonuje się na podstawie harmonogramu do umowy zawieranej z wyłonionym wykonawcą, 2) dla umów, aneksów do umów, i innych dokumentów dla których rezerwacja nastąpiła na podstawie harmonogramu zwiększenie lub zmniejszenie poziomu rezerwacji następuje na podstawie zaktualizowanego (nowego) harmonogramu, 3) dla wniosków, o których mowa w procedurze udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty euro netto w Urzędzie Miasta Opola zwiększenia lub zmniejszenia poziomu rezerwacji dokonuje się przez dokonanie przez dysponenta środków aktualizacji na pierwotnym wniosku i rejestracji podpisanej przez niego zmiany w systemie, lub przez zarejestrowanie aktualizacji (nowego) wniosku, przy czym zwiększenie poziomu rezerwacji wymaga ponownej kontrasygnaty Skarbnika, 6. Rezerwacji środków w planie finansowym dokonują pracownicy Referatu Rozliczeń Budżetowych w Wydziale Finansowo-Księgowym, z wyłączeniem dokumentów o których mowa w ust 7. Są oni odpowiedzialni za prawidłowe dokonanie rezerwacji, w szczególności za zweryfikowanie zgodności rezerwacji z aktualnym planem finansowym, Strona 2 z 6

3 wieloletnią prognozą finansową, i innymi dokumentami określającymi limit środków finansowych. 7. Pracownicy Wydziału Administracyjno-Gospodarczego dokonują rezerwacji wniosków, o których mowa w procedurze udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty euro netto w Urzędzie Miasta Opola, oraz dokumentów o których mowa w ust 2 pkt 4 i ust 4 obciążających plan finansowy tego Wydziału, z wyjątkiem zamówień publicznych dokonywanych na podstawie umów. Są oni odpowiedzialni za prawidłowe dokonanie rezerwacji, w szczególności za zweryfikowanie zgodności rezerwacji z aktualnym planem finansowym Wydziału, i innymi dokumentami określającymi limit środków finansowych. Rezerwacja ta następuje w prowadzonym w Wydziale Administracyjno-Gospodarczym rejestrze elektronicznym. Pozostałe zasady rezerwacji stosuje się analogicznie. 8. Pracownicy dokonujący rezerwacji odmawiają rezerwacji dokumentów nie posiadających zabezpieczenia w aktualnym planie finansowym lub innym dokumencie określającym limit wydatków, nieprawidłowo wypełnionych, niekompletnych, lub zawierających inne braki, lub wady formalne lub prawne, uniemożliwiające rezerwację. Dokumenty te są zwracane komórkom je przedkładającym. 9. Rezerwacja środków jest warunkiem koniecznym (wymogiem formalnym) uzyskania kontrasygnaty Skarbnika na właściwych dokumentach podlegających rezerwacji, w szczególności stanowiących zaciągnięcie zobowiązania finansowego. 10. W przypadku zamówień realizowanych na podstawie zleceń składanych do wykonawców, gdy nie zawiera się umowy na dostawę, kontrasygnata zarezerwowanego wniosku o zakup zastępuje kontrasygnatę zlecenia składanego wykonawcy, pod warunkiem zgodności merytoryczno-finansowej wniosku i zlecenia. 11. Na znak zarezerwowania środków w planie finansowym na dokumentach wymienionych w ust 2 pracownik dokonujący rezerwacji zamieszcza adnotację Zarezerwowano środki w planie finansowym. Nr, Data i podpis. Adnotacja może mieć formę odcisku właściwej pieczęci, uzupełnionej o numer pozycji pod która zarejestrowano, datę i podpis osoby rezerwującej. 12. Dokumenty po uzyskaniu znaku rezerwacji uczestniczą w dalszym obiegu im właściwym, z tym, że w przypadku harmonogramów jeden egzemplarz pozostaje w Referacie Rozliczeń Budżetowych. 13. Zaangażowaniem wydatków budżetowych jest spowodowanie przez dysponenta środków budżetowych takiego stanu prawnego, który skutkuje obowiązkiem dokonania w przyszłości wydatków budżetowych. 14. Dokumentami stanowiącymi podstawę powstania zaangażowania są: 1) umowy o charakterze cywilno-prawnym na zakup materiałów, towarów lub usług (w tym budowlanych) oraz aneksy do tych umów; Strona 3 z 6

4 2) umowy o pracę, powołania i im pokrewne dokumenty dotyczące stosunku pracy wraz z aneksami i zmianami w szczególności dokumenty określające wysokość przysługującego wynagrodzenia; 3) umowy zlecenia, umowy o dzieło i im pokrewne oraz aneksy do tych umów; 4) decyzje administracyjne, w skutek których powstaje zaangażowanie wydatków budżetowych; 5) faktury i rachunki na zakup towarów i usług, nie poprzedzone zawarciem umowy; 6) inne dokumenty wyżej nie wymienione, jeżeli z ich treści i charakteru wynika obowiązek poniesienia wydatków budżetowych. 15. Ewidencję księgową zaangażowania wydatków budżetowych prowadzi się w następujący sposób: 1) dla dokumentów wymienionych w ust 14 pkt 1 - na podstawie harmonogramów, sporządzonych do tych umów, 2) dla dokumentów wymienionych w ust 14 pkt 2 na podstawie pisemnej informacji z Wydziału Organizacyjnego określającej zaangażowanie funduszu płac wynikającego z zawartych umów; 3) dla dokumentów wymienionych w ust. 14 pkt 3 na podstawie tych dokumentów; 4) dla dokumentów wymienionych w ust. 14 pkt 4 na podstawie pisemnej informacji z wydziałów merytorycznych określającej zaangażowanie wynikające z wydanych decyzji administracyjnych, których zaangażowanie obciąża plan finansowy wydziału; 5) dla dokumentów wymienionych w ust. 14 pkt 5 na podstawie faktur i rachunków; 6) dla dokumentów wymienionych w ust. 14 pkt 6 na podstawie tych dokumentów. 16. Informacje z wydziałów merytorycznych, o których mowa w ust 15 pkt 2 i 4 winny być sporządzane i przekazane do Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych nie później niż do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który informacja jest sporządzana. Informacja ta sporządzana jest w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych, to jest zawiera co najmniej: 1) nazwę i numer zadania budżetowego, 2) klasyfikację budżetową (dział, rozdział, paragraf), 3) źródło finansowania (symbol) i obiekt budżetowy (gmina lub powiat), 4) kwotę zaangażowania przypadającą na daną klasyfikację, źródło finansowania i zadanie budżetowe określoną na ostatni dzień miesiąca za który jest sporządzana, to jest z uwzględnieniem wszystkich posiadanych na ten dzień dokumentów źródłowych które generują zaangażowanie wydatków budżetowych. 17. Do umów angażujących plan finansowy wydatków budżetowych, celem ich prawidłowego zaewidencjonowania w księgach rachunkowych, winny być załączone harmonogramy realizacji umów, wg szablonu określonego w załączniku nr 3. Harmonogram załącza się do egzemplarzy przedkładanych do wstępnej kontroli i rezerwacji budżetowej Harmonogramy sporządza się także w przypadku zawarcia aneksów do istniejących umów, z wyjątkiem aneksów nie rodzących skutków finansowych. Strona 4 z 6

5 18. Harmonogram podpisuje naczelnik wydziału merytorycznego realizujący zadanie, i naczelnik wydziału który dysponuje środkami budżetowymi obciążanymi przez zawartą umowę. Są oni jednocześnie odpowiedzialni za sporządzenie tego harmonogramu i kontrolę bieżącego poziomu obciążenia planu finansowego zaangażowaniem wynikającym z zawartych umów. 19. W uzasadnionych przypadkach harmonogramy umów winny być aktualizowane, poprzez sporządzenie nowego harmonogramu i przekazanie go do Referatu Rozliczeń Budżetowych. W szczególności dotyczy to przypadków: 1) zmian klasyfikacji w planie budżetowym, powodujących zdezaktualizowanie harmonogramu, 2) przyspieszenia lub opóźnienia realizacji umowy wieloletniej, powodującego zmiany wysokości zaangażowania przypadającego na bieżący rok budżetowy i lata kolejne, 3) gdy umowa wygasa, nie dochodzi do skutku lub zostaje rozwiązana, w skutek czego zmienia się wysokość zaangażowania z niej wynikającego, 4) gdy umowa zostaje wykonana w całości, ale na kwotę mniejszą niż wynikające z niej zaangażowanie (oszczędności na umowie), 5) w innych uzasadnionych okolicznościach. 20. Wynikająca z umów kwota zaangażowania, to jest kwota wydatków budżetowych wynikających z umowy przypadająca na dany rok budżetowy, nie może przekroczyć aktualnego planu budżetu w danym zadaniu budżetowym, źródle finansowania i klasyfikacji budżetowej (rozpatrywanych łącznie). Oznacza to zakaz zawierania umów, jeżeli wynikające z nich wydatki nie mają pokrycia w planie wydatków budżetowych danego roku. 21. Wydział merytoryczny w harmonogramie szacuje wysokość kwotową zaangażowania przypadającego na tzw. umowy licznikowe, to jest: 1) umowy na dostawę mediów, których skutek finansowy jest uzależniony od zużycia np. prąd, gaz, woda, ciepło, itp. 2) umowy, z których nie wynika kwota zaangażowania przypadająca na daną umowę, zawartych na z góry nie określoną liczbę zleceń lub zamówień (umowy z zapłatą wg cennika ). Oszacowania kwoty zaangażowania dla umów licznikowych dokonuje się obliczając iloczyn planowanego wykonania przedmiotu umowy (planowanego zużycia mediów, planowanej liczby zamówień w ramach umowy, itp.) i zawartej w umowie (taryfie, cenniku) ceny jednostkowej brutto. Alternatywnie dopuszcza się oszacowanie wartości zaangażowania na podstawie wysokości wykonania umowy w roku poprzednim, po zwaloryzowaniu tej wartości o wskaźnik wzrostu cen. Wybiera się metodę pozwalającą na najbardziej precyzyjne oszacowanie. W przypadku, gdy zmienią się okoliczności wpływające na podstawę oszacowania zaangażowania (np. zmiana cen, zużycia), wydział merytoryczny winien dokonać ponownego przeszacowania zaangażowania i zaktualizować harmonogram. 22. W przypadku umów wieloletnich, w treści których jest z góry określona kwota wydatku, wydział merytoryczny w harmonogramie określa kwotę zaangażowania w podziale na Strona 5 z 6

6 rok bieżący i na poszczególne lata przyszłe. Suma tak określonych kwot zaangażowania winna być równa z kwotą zaangażowania wynikającą z zawartej umowy. 23. Odpowiedzialność za zgodność zawieranych umów z planem wydatków budżetowych i kontrolę bieżącego poziomu obciążenia planu budżetu zaangażowaniem wynikającym z umów zawartych i planowanych spoczywa na naczelnikach wydziałów merytorycznych, którzy dysponują planem budżetu obciążanym zawartymi umowami. Dotyczy to także realizowania zamówień w trybie nie określonym ustawą prawo zamówień publicznych, nie poprzedzonych stosownymi umowami. 24. Wydziały merytoryczne najpóźniej do 31 stycznia sporządzają aktualizację harmonogramów,, dla umów wieloletnich, wpisując klasyfikację, zadanie budżetowe, źródło finansowania i obiekt budżetowy (powiat lub gmina), zgodne z planem finansowym wydatków budżetowych na dany rok. 2. W 21: a. w ust 6 skreśla się punkt 5, b. skreśla się ust Wykonanie zarządzenia powierzam Wydziałowi Finansowo-Księgowemu. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Z up. Prezydenta Miasta Maciej Wujec Z-ca Prezydenta Miasta Strona 6 z 6