Rada Unii Europejskiej Bruksela, 6 marca 2015 r. (OR. en)

Transkrypt

1 Rada Unii Europejskiej Bruksela, 6 marca 05 r. (OR. en) Międzyinstytucjonalny numer referencyjny: 03/09 (COD) 68/5 ADD JUSTCIV 40 FREMP 36 CODEC 83 NOTA Od: Do: Prezydencja Rada Nr poprz. dok.: 6599/5 JUSTCIV 37 FREMP 3 CODEC 56 ADD Nr dok. Kom.: 9037/3 JUSTCIV 08 FREMP 70 CODEC 95 + ADD (en) + ADD Dotyczy: Wniosek dotyczący rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli i przedsiębiorstw poprzez uproszczenie przyjmowania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 04/0 (pierwsze czytanie) Częściowe podejście ogólne (do przepisów). Delegacje otrzymują w załączeniu tekst wyżej wymienionego wniosku proponowany przez prezydencję jako ostateczny tekst kompromisowy, z myślą o przyjęciu częściowego podejścia ogólnego przez Radę (ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych) na posiedzeniu w dniach i 3 marca 05 r.. Częściowe podejście ogólne dotyczy następujących przepisów: art. ust. i a, art., art. 3, art. 4, art. 5, art. 8, art. 8a, art. 9, art. 0, art. 6, art. 7, art. 8, art. 9, art. 0, art. 0a, art. 0x ust. lit. b) i c), art. 0x ust. i 3 i art.. 3. Częściowe podejście ogólne nie dotyczy art. ust., rozdziału IIa, art. 0x ust. lit. a), art. 0b, art 0b, art, ani motywów i załączników proponowanego rozporządzenia. 4. Zmiany wprowadzone do tekstu Komisji zaznaczono pogrubioną czcionką, a fragmenty skreślone symbolem [...]. 5. Nowy tekst dodany po posiedzeniu Coreperu 4 marca 05 r. oznaczono pogrubieniem i podkreśleniem. 68/5 ADD md/pa/mm DG D A PL

2 ZAŁĄCZNIK Wniosek ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY w sprawie propagowania swobodnego przepływu obywateli [ ] poprzez uproszczenie [ ] wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 04/0 Rozdział I Przedmiot, zakres stosowania i definicje Artykuł Przedmiot. Niniejsze rozporządzenie przewiduje system zwolnienia z legalizacji lub podobnej formalności oraz uproszczenie innych formalności [...] w odniesieniu do określonych dokumentów urzędowych wydawanych 3 4 przez organy [ ] państwa członkowskiego, które to dokumenty muszą zostać przedłożone organom innego państwa członkowskiego. 3 4 Zob. nowy motyw zaproponowany w przypisie do art. 4. Należy dodać motyw w brzmieniu: Konwencja haska z 5 października 96 r. znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych wprowadziła system uproszczonego przepływu dokumentów urzędowych wydanych przez inne umawiające się strony tej konwencji. Zgodnie z zasadą wzajemnego zaufania i w celu promowania swobodnego przepływu osób na terenie Unii niniejsze rozporządzenie ustanawia system dodatkowego uproszczenia przepływu dokumentów urzędowych między państwami członkowskimi. Niniejsze rozporządzenie należy traktować jako instrument odrębny i niezależny od konwencji haskiej z 96 r. Pozostaje ono bez uszczerbku dla zainteresowanych osób, które mogą nadal korzystać, jeśli sobie tego życzą, z innych systemów zwalniających dokumenty urzędowe z legalizacji lub podobnej formalności w relacjach między państwami członkowskimi. Termin wydawane należy rozumieć jako obejmujący sytuacje, gdy dokument urzędowy pochodzi od organu lub urzędnika sądowego państwa członkowskiego, został umieszczony, w formie zaświadczenia urzędowego, na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, został zarejestrowany jako instrument autentyczny w państwie członkowskim lub został sporządzony w państwie członkowskim lub przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych państwa członkowskiego. Termin wydawane należy tłumaczyć na język francuski jako émis. 68/5 ADD md/pa/mm

3 a. Bez uszczerbku dla ust., niniejsze rozporządzenie nie uniemożliwia skorzystania przez zainteresowaną osobę z innych, stosowanych w państwie członkowskim systemów dotyczących legalizacji lub podobnej formalności.. Ustanawia również wielojęzyczne standardowe formularze [ ], wydawane na wniosek danej osoby jako pomoc translatorska załączana do krajowych dokumentów urzędowych, dotyczące urodzenia, zgonu, małżeństwa oraz zarejestrowanego związku partnerskiego. [ ]. Artykuł Zakres stosowania. Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie do [ ] dokumentów urzędowych wydawanych przez organy państwa członkowskiego zgodnie z jego prawem krajowym, które to dokumenty muszą zostać przedłożone organom innego państwa członkowskiego i których głównym celem jest stwierdzenie jednego z następujących faktów: a) urodzenie; b) zgon; c) imię i nazwisko; 7 d) małżeństwo, w tym zdolność do zawarcia małżeństwa oraz status małżeński 8 ; Por. przypis 4 do art.. Częściowe podejście ogólne, o którego zatwierdzenie proszona jest Rada (ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych) na posiedzeniu w dniach 3 marca 05 r., nie dotyczy art. ust., który podlegać będzie dalszym analizom na szczeblu technicznym w świetle prowadzonych dyskusji na temat wielojęzycznych standardowych formularzy. Art. ust. zamieszczony jest tu jedyne w celu zapewnienia całościowego oglądu przedmiotu art. W motywie zostanie sprecyzowane, że niniejsze rozporządzenie obejmuje również dokumenty urzędowe wydawane w formie elektronicznej. Każde państwo członkowskie decyduje jednak zgodnie ze swoim prawem krajowym, czy i w jaki sposób można przedkładać dokumenty w formie elektronicznej. W osobnym motywie zostanie doprecyzowane, że wydanie takich dokumentów dotyczy dokumentów, które istnieją w państwach członkowskich na mocy ich prawa krajowego i prawa prywatnego międzynarodowego. Proponuje się, by publicznie udostępnić, poprzez portal e-sprawiedliwość i w ramach odpowiedzialności państw członkowskich, orientacyjny wykaz krajowych dokumentów urzędowych objętych niniejszym rozporządzeniem. W tym celu państwa członkowskie zostaną poproszone o przekazanie odpowiednich informacji Komisji w celu ich publikacji. (Zob. również nowy art. 0x ust. lit. b).) W motywie zostanie sprecyzowane, że niniejsze rozporządzenie nie obejmuje dowodów tożsamości ani paszportów. W motywie zostanie sprecyzowane, że lit. c) obejmuje również zmiany imienia i nazwiska. Termin status małżeński oznacza status danej osoby w zakresie: pozostawania w związku małżeńskim, separacji prawnej lub niepozostawania w związku małżeńskim, w tym jako osoba stanu wolnego, rozwiedziona lub owdowiała. 68/5 ADD md/pa/mm 3

4 d) rozwód, separacja prawna lub unieważnienie małżeństwa; d) zarejestrowany związek partnerski, w tym zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i status związany z zarejestrowanym związkiem partnerskim; d3) rozwiązanie lub unieważnienie zarejestrowanego związku partnerskiego; e) pochodzenie dziecka; f) adopcja 7 8 ; g) miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu 9 ; h) [...] obywatelstwo 0. [...]. Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do: a) dokumentów urzędowych wydawanych przez organy państwa trzeciego ; lub b) poświadczonych kopii takich dokumentów urzędowych sporządzonych przez organy państwa członkowskiego Należy dodać motyw precyzujący, że w kwestiach dotyczących rozwodu, separacji prawnej lub unieważnienia małżeństwa niniejsze rozporządzenie powinno pozostawać bez uszczerbku dla stosowania rozporządzenia Bruksela II bis. Należy dodać motyw precyzujący, że uznawanie wyroków orzekających rozwód, separację prawną lub unieważnienie małżeństwa wchodzących w zakres rozporządzenia Bruksela II bis podlega przepisom rozporządzenia Bruksela II bis. W motywie należy wskazać, że pojęcie to nie obejmuje odpowiedzialności rodzicielskiej w rozumieniu rozporządzenia Bruksela II bis. Wygląda na to, że w wielu państwach członkowskich nie ma w tym obszarze konkretnego dokumentu stanu cywilnego; na przykład stosownym dokumentem może być również wyrok sądu lub akt notarialny. Należy dodać motyw precyzujący, że termin pochodzenie dziecka oznacza stosunek prawny między dzieckiem a rodzicami dziecka. Przekazane przez delegacje, podczas posiedzenia grupy roboczej w dniu 8 lutego 05 r., tłumaczenia terminu pochodzenie dziecka zostaną przekazane do jednostki odpowiedzialnej za koordynację językową z myślą o włączeniu ich do odpowiednich wersji językowych tekstu. W motywie należy wskazać, że pojęcie adopcji nie obejmuje sprawozdań, o których mowa w art. 5 i 6 konwencji haskiej w sprawie przysposobienia międzynarodowego z 993 r., ani zgody, o której mowa w art. 7 konwencji haskiej z 993 r. Wygląda na to, że w wielu państwach członkowskich nie ma w tym obszarze konkretnego dokumentu stanu cywilnego; na przykład stosownym dokumentem może być również wyrok sądu lub akt notarialny. Obejmuje to wszystkie dokumenty zgodne z prawem krajowym, które poświadczają adres danej osoby. Oznacza to na przykład, że pojęcie miejsca zamieszkania ma różne skutki prawne z punktu widzenia UK/Irlandii i z punktu widzenia innych państw członkowskich. W motywie zostanie doprecyzowane, że ten termin należy rozumieć w świetle pojęć istniejących w odpowiednim państwie członkowskim. W motywie można by sprecyzować, że niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do dokumentów urzędowych wydawanych przez organy państwa trzeciego, nawet jeśli takie dokumenty zostały już zaakceptowane przez organy któregoś z państw członkowskich. 68/5 ADD md/pa/mm 4

5 3. Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do uznawania w państwie członkowskim skutków prawnych wiążących się z treścią dokumentów urzędowych [...] wydawanych przez organy innego państwa członkowskiego [...]. Artykuł 3 Definicje Do celów niniejszego rozporządzenia: ) dokumenty urzędowe 3 4 oznaczają [ ]: (i) dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego państwa członkowskiego, w tym dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika sądowego dokonującego doręczeń ( huissier de justice ); (ii) dokumenty administracyjne 5 ; W motywie można by sprecyzować, że w niniejszym rozporządzeniu nie reguluje się skutków prawnych, jakie w innym państwie członkowskim wywołuje treść krajowych dokumentów urzędowych. Odniesienie do wielojęzycznych standardowych formularzy zostało skreślone w świetle wytycznych orientacyjnych zatwierdzonych przez Radę ds. WSiSW, w których to wytycznych stwierdzono, że wielojęzyczne standardowe formularze nie mają żadnej wartości prawnej (zob. art. 6b ust. ). Ten punkt pochodzi z konwencji haskiej z 96 r. (art. ), która obejmuje wyroki i inne orzeczenia sądowe oraz pojęcie aktów notarialnych. Dyskusje prowadzone do tej pory wykazały, że państwa członkowskie stosują bardzo różnorodne praktyki w zakresie rodzajów stosowanych dokumentów urzędowych i że ten sam fakt może zostać stwierdzony w jednym państwie członkowskim w drodze aktu notarialnego, a w innym poprzez postanowienie sądu. Zgodnie z zasadą równości obywateli i by nie pozbawiać obywateli niektórych państw członkowskich korzyści z niniejszego rozporządzenia wydaje się wysoce pożądanym, by pojęcie dokumenty urzędowe obejmowało również wyroki i postanowienia sądów. Uwaga: Dokumenty administracyjne obejmują także zaświadczenia i odpisy skrócone. 68/5 ADD md/pa/mm 5

6 (iii) akty notarialne; (iv) (v) urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie, oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów; dokumenty sporządzone przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych państwa członkowskiego, działających w charakterze urzędowym i wykonujących czynności na terytorium dowolnego państwa, w przypadku gdy dokumenty takie muszą zostać [...] przedłożone na terytorium innego państwa członkowskiego lub [...] przedstawicielom dyplomatycznym lub urzędnikom konsularnym innego państwa członkowskiego wykonującym czynności na terytorium państwa trzeciego; ) organ oznacza organ publiczny państwa członkowskiego lub podmiot działający w charakterze urzędowym i upoważniony [ ] na mocy prawa krajowego do wydawania lub przyjmowania dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, objętych niniejszym rozporządzeniem; 3) legalizacja oznacza formalną procedurę poświadczania autentyczności podpisu osoby zajmującej urząd publiczny, charakteru, w jakim działała osoba podpisująca dokument, oraz, w stosownych przypadkach, tożsamości pieczęci lub stempla, którymi opatrzony jest dany dokument; 4) podobna formalność oznacza dodanie apostille przewidzianej w konwencji haskiej z 96 r. znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych; Prezydencja pragnie zwrócić się do państw członkowskich o zaakceptowanie, w duchu kompromisu, definicji dokumentów urzędowych przedstawionej w art. 3 ust. ppkt (i) (iv), zaznaczając, że pojęcie to pochodzi z konwencji haskiej z 96 r. (art. ) i że konwencja ta jest stosowana przez państwa członkowskie od wielu lat. Państwa członkowskie zdobyły zatem szerokie doświadczenie praktyczne w związku ze stosowaniem tej konwencji. Prezydencja zwraca się również do państw członkowskich, by wzięły pod uwagę fakt, iż wszelkie zmiany w ppkt (iii) (tj. zastąpienie terminu akty notarialne terminem instrumenty/akty autentyczne ) wypaczyłyby wewnętrzną logikę pojęcia dokumenty urzędowe określonego w konwencji haskiej z 96 r. Ponadto prezydencja chciałaby również skorzystać z okazji i zwrócić uwagę na fakt, że pojęcie dokumenty administracyjne obejmuje również, zgodnie z konwencją haską z 96 r., dokumenty/instrumenty sporządzone przez organ publiczny lub inny organ uprawniony w tym celu przez państwo członkowskie. 68/5 ADD md/pa/mm 6

7 5) inne formalności oznaczają [...] kopie poświadczone za zgodność z oryginałem i uwierzytelnione tłumaczenia dokumentów urzędowych; 6) organ centralny oznacza organ lub organy wyznaczone przez państwa członkowskie zgodnie z art. 9 do pełnienia funkcji związanych ze stosowaniem niniejszego rozporządzenia; 7) kopia poświadczona za zgodność z oryginałem oznacza kopię oryginalnego dokumentu urzędowego wydanego przez organ państwa członkowskiego, podpisaną i poświadczoną jako wierna i pełna reprodukcja oryginalnego dokumentu urzędowego przez organ państwa członkowskiego, które pierwotnie wydało ten dokument urzędowy, i który to organ jest upoważniony do tego na mocy prawa krajowego. Rozdział II Zwolnienie z legalizacji i uproszczenie [...] formalności w odniesieniu do kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem [...] Artykuł 4 Zwolnienie z legalizacji i podobnej formalności. Dokumenty urzędowe [...] objęte niniejszym rozporządzeniem oraz ich kopie poświadczone za zgodność z oryginałem zwalnia się z wszelkich form legalizacji [...] i podobnej formalności. 3. [przeniesiony do art. ust. a]. 3 W motywie zostanie sprecyzowane, że zakres niniejszego rozporządzenia nie obejmuje kopii kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem. W art. 4 zostało dodane odniesienie do kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem, ponieważ w niektórych sytuacjach apostille może również zostać wydana na poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii dokumentu urzędowego. Jeśli chodzi o kwestię apostille, proponuje się, by dodać nowy motyw stwierdzający, że niniejsze rozporządzenie przewiduje dalsze uproszczenie przepływu dokumentów urzędowych między państwami członkowskimi w porównaniu z mechanizmami legalizacji i apostille. Jednak o ile organy krajowe państw członkowskich nie mogą wymagać legalizacji lub apostille, gdy dana osoba przedkłada dokument urzędowy wydany w innym państwie członkowskim, o tyle niniejsze rozporządzenie nie powinno uniemożliwiać państwom członkowskim wydawania apostille, jeżeli jakaś osoba się o to zwróci. Ponadto niniejsze rozporządzenie nie powinno uniemożliwiać zainteresowanej osobie korzystania w dalszym ciągu w państwie członkowskim z apostille wydanej w innym państwie członkowskim. Oznacza to, że na żądanie danej osoby w stosunkach między państwami członkowskim będzie mogła być nadal stosowana konwencja haska z roku 96. W przypadku gdy zainteresowana osoba zwraca się o wydanie apostille do dokumentu urzędowego objętego niniejszym rozporządzeniem, organy krajowe wydające dokument powinny poinformować ją, że na mocy niniejszego rozporządzenia nie jest wymagana weryfikacja autentyczności ex-ante i apostille nie jest już potrzebna, jeśli dokument ma zostać przedłożony w innym państwie członkowskim. 68/5 ADD md/pa/mm 7

8 Artykuł 5 Kopie poświadczone za zgodność z oryginałem i oryginały dokumentów urzędowych. [ ] Jeżeli państwo członkowskie wymaga przedłożenia oryginału dokumentu urzędowego [ ] wydanego przez organy [...] innego państwa członkowskiego, organy [...] tego państwa członkowskiego, w którym dokument urzędowy jest przedkładany, nie wymagają jednoczesnego przedłożenia [ ] jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. [...]. Jeżeli państwo członkowskie umożliwia przedstawienie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, organy tego państwa członkowskiego akceptują kopie poświadczoną za zgodność z oryginałem sporządzoną w innym państwie członkowskim. [Rozdział IIa [...] Tłumaczenia i wielojęzyczne standardowe formularze] (.)] 3 3 Proponuje się, by publicznie udostępnić, poprzez portal e-sprawiedliwość i w ramach odpowiedzialności państw członkowskich, orientacyjny wykaz organów upoważnionych na mocy prawa krajowego do sporządzania kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem, a także krótki opis ustawodawstwa krajowego mającego zastosowanie do wydawania takich kopii i cech szczególnych tych dokumentów. W tym celu państwa członkowskie zostaną poproszone o przekazanie odpowiednich informacji Komisji w celu ich publikacji. (Zob. również nowy art. 0x ust. lit. c).) Zob. nowa definicja terminu kopia poświadczona za zgodność z oryginałem określona w art. 3 ust. 7). Częściowe podejście ogólne, o którego zatwierdzenie proszona jest Rada (ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych) na posiedzeniu w dniach 3 marca 05 r., nie dotyczy rozdziału IIa, który podlegać będzie dalszym analizom na szczeblu technicznym. 68/5 ADD md/pa/mm 8

9 Rozdział III Wnioski o udzielenie informacji i współpraca administracyjna Artykuł 8 System wymiany informacji na rynku wewnętrznym Do celów art. [...] 8a, art. 0 i art. 0 ust. i a stosuje się system wymiany informacji na rynku wewnętrznym ( IMI ) ustanowiony rozporządzeniem (UE) nr 04/0. Artykuł 8a Wniosek o udzielenie informacji w przypadku uzasadnionych wątpliwości 3. Jeżeli organy państwa członkowskiego, w którym przedłożono dokument urzędowy lub jego kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem [...] mają uzasadnione wątpliwości co do ich autentyczności [...], [...] powinny podjąć następujące kroki w celu rozwiania tych wątpliwości: a) sprawdzić w repozytorium w IMI dostępne wzory dokumentów, o których mowa w art. 0; b) jeżeli nadal mają wątpliwości 4, mogą wystosować, za pośrednictwem IMI 5, wniosek o udzielenie informacji: W motywie zostanie zaznaczone, że organy państw członkowskich ściśle ze sobą współpracują i udzielają sobie wzajemnie pomocy w celu ułatwienia wykonywania niniejszego rozporządzenia, a zwłaszcza art. 8a. Należy dodać motyw informujący, że w celu zagwarantowania wysokiego poziomu bezpieczeństwa i ochrony danych w ramach stosowania niniejszego rozporządzenia i w celu zapobiegania oszustwom Komisja powinna wprowadzić środki niezbędne do: (i) zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów urzędowych przetwarzanych w systemie IMI i poufności ich treści, a także bezpiecznych środków elektronicznego przekazywania tych dokumentów za pośrednictwem IMI; oraz (ii) umożliwienia, by dokumenty urzędowe i dane osobowe podlegające wymianie były gromadzone, przetwarzane i wykorzystywane do celów zgodnych z tymi, dla których je pierwotnie przesłano. System ma być elastyczny. Może to na przykład dotyczyć sytuacji, gdy wzory dokumentów nie są dostępne. W motywie zostanie zawarta informacja, że organy centralne komunikują się ze sobą za pośrednictwem IMI. Sytuacje krajowe są rozwiązywane wewnętrznie zgodnie z procedurami krajowymi. 68/5 ADD md/pa/mm 9

10 (i) (ii) do organu [...], który wydał dokument urzędowy [...] lub, w stosownych przypadkach, do organu, który sporządził kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem; lub poprzez odpowiedni organ centralny.. Uzasadnione wątpliwości, o których mowa w ust., mogą odnosić się w szczególności do: a) autentyczności podpisu; b) charakteru, w jakim działała osoba podpisująca dokument; c) tożsamości pieczęci lub stempla; d) jakiejkolwiek oznaki, że dany dokument mógł zostać podrobiony lub zmieniony. 3. We wnioskach o udzielenie informacji podaje się powody ich złożenia [ ]. 4. Do wniosków o udzielenie informacji składanych zgodnie z niniejszym artykułem dołącza się [...] kopię przedmiotowego dokumentu urzędowego lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem, przekazywaną drogą elektroniczną za pośrednictwem IMI. Wnioski i wszelkie odpowiedzi na te wnioski nie są obciążone żadnymi podatkami, należnościami ani opłatami. W motywie doprecyzuje się, że wnioski o udzielenie informacji dotyczą wyłącznie organów państw członkowskich. 68/5 ADD md/pa/mm 0

11 5. Organy udzielają odpowiedzi na takie wnioski w jak najkrótszym terminie, nieprzekraczającym w żadnym wypadku [...] 5 dni roboczych lub 0 dni roboczych, jeśli wniosek jest przetwarzany przez organ centralny. W wyjątkowych przypadkach, jeśli terminy te nie mogą zostać dotrzymane, organ przyjmujący i organ, który wystąpił o udzielenie informacji, uzgadniają wydłużenie tego terminu Jeżeli [...] autentyczność dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem nie została potwierdzona [...], organ, który wystąpił o udzielenie informacji, nie jest zobowiązany do nadania biegu sprawie w oparciu o ten dokument lub kopię Terminy oblicza się zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom) nr 8/7 z dnia 3 czerwca 97 r. określającym zasady mające zastosowanie do okresów, dat i terminów. Art. ust. rozporządzenia Rady (EWG, Euratom) nr 8/7 przewiduje, że Do celów niniejszego rozporządzenia za»dni robocze«uważa się wszystkie inne dni niż ustawowo wolne od pracy, niedziele i soboty. W motywie należy sprecyzować, że dotyczy to również przypadków, gdy organy, do których skierowano wniosek, nie są jeszcze zarejestrowane w IMI. Rozwiązanie dotyczące terminów uzgadnianych między organami jest zwyczajowo stosowane przez organy państw członkowskich w ramach innych instrumentów, które przewidują korzystanie z IMI. W praktyce rozwiązanie to działa bezproblemowo. W motywie zostanie zaznaczone, że to organy krajowe państw członkowskich określają sposób rozstrzygania wątpliwości co do autentyczności, jeśli nie wpłynie odpowiedź na wniosek. Należy dodać motyw informujący, że w razie konieczności koordynator IMI lub organ centralny może zostać poproszony o pomoc w znalezieniu rozwiązania dla trudności, na które mogą napotkać organy krajowe, stosując IMI, w tym w przypadkach, gdy nie udzielono odpowiedzi lub gdy osiągnięcie porozumienia w sprawie danego wydłużenia terminu jest niemożliwe. W motywie zostanie zaznaczone, że sytuacje, gdy nie otrzymuje się żadnej odpowiedzi za pośrednictwem IMI, należy uznać za wyjątkowe.w motywie można by zaznaczyć, że w przypadku gdy nie można potwierdzić autentyczności dokumentu urzędowego, obywatele mogą skorzystać z dowolnego środka służącego potwierdzeniu autentyczności konkretnego dokumentu. W motywie można by również wskazać, że w takich sytuacjach organy państw członkowskich mogą wykorzystać dowolny dostępny środek weryfikowania autentyczności przedłożonego dokumentu. Niniejsze rozporządzenie nie obejmuje kwestii dotyczących odpowiedzialności organów państw członkowskich. System IMI jest neutralny, jeśli chodzi o odpowiedzialność. W motywie zostanie sprecyzowane, że może się zdarzyć, iż państwo członkowskie nie będzie w stanie zweryfikować autentyczności konkretnych dokumentów, zwłaszcza jeśli takie dokumenty nie zostały odnotowane w rejestrze lub gdy z jakiegoś powodu nie zachowano ich kopii. 68/5 ADD md/pa/mm

12 Artykuł 9 Wyznaczenie organów centralnych. Do celów niniejszego rozporządzenia każde państwo członkowskie wyznacza co najmniej jeden organ centralny.. W przypadku wyznaczenia większej liczby organów centralnych państwo członkowskie wyznacza organ centralny, do którego można kierować wszelkie informacje do przekazania właściwemu organowi [ ] w tym państwie członkowskim. [3. zob. art. 0] Artykuł 0 Funkcje organów centralnych Organy centralne zapewniają w szczególności pomoc w związku z wnioskami o udzielenie informacji na mocy art. 8a, i [...]: a) przekazują i [...] przyjmują takie wnioski oraz, w stosownych przypadkach, odpowiadają na nie; b) dostarczają [...] niezbędne informacje [...] w odniesieniu do tych wniosków. [...] Artykuł 0a [zob. art. 0a] [Rozdział IV [ ] Informacja: zwraca się uwagę, że organy centralne wykonują swoje funkcje, korzystając z systemu IMI. W motywie zostanie zaznaczone, że w związku z treścią art. 8a ust. niniejszy artykuł ma zastosowanie zwłaszcza wtedy, gdy organ przyjmujący lub organ, który wystąpił o udzielenie informacji, nie są zarejestrowane w IMI. 68/5 ADD md/pa/mm

13 Artykuł [...] przeniesiony do art. 6a] Artykuł [...] przeniesiony do art. 6b] Artykuł 3 [...] [zob. art. 0a] Artykuł 4 [...] [ ] przeniesiony do art. 6c] 68/5 ADD md/pa/mm 3

14 Rozdział V Związki z innymi instrumentami Artykuł 6 Związki z innymi przepisami prawa Unii. Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla stosowania przepisów prawa Unii dotyczących legalizacji, podobnej formalności i innych formalności; niniejsze rozporządzenie przepisy te uzupełnia. 3. Niniejsze rozporządzenie pozostaje także bez uszczerbku dla stosowania prawa Unii dotyczącego podpisów elektronicznych i identyfikacji elektronicznej. 3. Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla stosowania innych systemów współpracy administracyjnej ustanowionych prawem Unii, które przewidują wymianę informacji między państwami członkowskimi w określonych dziedzinach. 3 W motywie należy sprecyzować, że niniejsze rozporządzenie powinno pozostawać bez uszczerbku dla stosowania innych instrumentów Unii zawierających przepisy dotyczące legalizacji, podobnej formalności lub innych formalności, np. rozporządzenia Rady (WE) nr 0/003 z dnia 7 listopada 003 r. dotyczącego jurysdykcji oraz uznawania i wykonywania orzeczeń w sprawach małżeńskich oraz w sprawach dotyczących odpowiedzialności rodzicielskiej, uchylającego rozporządzenie (WE) nr 347/000. (Zob. art. 5 rozporządzenia Rady (WE) nr 0/003). Podobne sformułowania można znaleźć w innych instrumentach Unii, na przykład w rozporządzeniu (UE) nr 5/0 (wersja przekształcona), motyw 5. Należy dodać motyw precyzujący, że jeżeli przepisy niniejszego rozporządzenia stoją w sprzeczności z innym aktem Unii regulującym konkretne aspekty uproszczenia wymogów dotyczących przedkładania dokumentów urzędowych i jeszcze bardziej upraszczającym takie wymogi, pierwszeństwo powinny mieć przepisy tego drugiego aktu Unii. Sytuacja taka ma na przykład miejsce w przypadku dyrektywy w sprawie uznawania kwalifikacji zawodowych i dyrektywy usługowej (dyrektywy 005/36/WE i 006/3/WE), które przewidują, że nie należy wymagać przedłożenia oryginalnych dokumentów, kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem lub tłumaczeń uwierzytelnionych, chyba, że jest to obiektywnie uzasadnione nadrzędnym interesem publicznym. 68/5 ADD md/pa/mm 4

15 Artykuł 7 Zmiana rozporządzenia (UE) nr 04/0 W załączniku do rozporządzenia (UE) nr 04/0 dodaje się następujący pkt 6: 6. Rozporządzenie (UE) nr...* Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie propagowania swobodnego przepływu obywateli i przedsiębiorstw poprzez uproszczenie [ ] wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 04/0: [...] art. 8a, art. 0 oraz art. 0 ust. i a. * Dz.U. L..., s..... Artykuł 8 Związki z [...] międzynarodowymi konwencjami i umowami. Niniejsze rozporządzenie nie wpływa na stosowanie konwencji międzynarodowych, których jedno państwo członkowskie lub większa ich liczba są stronami w momencie przyjęcia niniejszego rozporządzenia i które dotyczą kwestii objętych niniejszym rozporządzeniem. W motywie należy sprecyzować, że ponieważ wielojęzyczne standardowe formularze przewidziane w niniejszym rozporządzeniu nie mają żadnej wartości prawnej, nie pokrywa się ono ani nie jest sprzeczne z konwencjami ICCS nr 6, 33 i 34. Zob. również przypis w związku z art. 6b. W ramach ogólnego pakietu kompromisowego i w odpowiedzi na obawy państw członkowskich związane z kwestią kompetencji zewnętrznych, prezydencja proponuje, by w ramach częściowego podejścia ogólnego kontynuować rozważania do czerwca 05 r. co do potrzeby wydania wspólnej deklaracji politycznej Rady i Komisji w sprawie kompetencji zewnętrznych dotyczących kwestii odnoszących się do legalizacji lub podobnej formalności i wchodzących w zakres stosowania niniejszego rozporządzenia w momencie jego przyjmowania. 68/5 ADD md/pa/mm 5

16 . Niezależnie od ust. niniejsze rozporządzenie ma pierwszeństwo w kwestiach, do których ma zastosowanie i w stopniu w nim przewidzianym przed innymi postanowieniami dwustronnych lub wielostronnych umów lub porozumień zawartych przez państwa członkowskie, w stosunkach między państwami członkowskim, które są ich stronami [...]. a. Niniejszy artykuł pozostaje bez uszczerbku dla art. ust. a. [b. Niniejsze rozporządzenie nie uniemożliwia państwom członkowskim prowadzenia negocjacji w sprawie międzynarodowych umów i porozumień z państwami trzecimi dotyczących legalizacji lub podobnej formalności w odniesieniu do dokumentów urzędowych objętych niniejszym rozporządzeniem, zawierania takich umów lub porozumień, przystępowania do nich, wprowadzania do nich zmian i ich stosowania, ani nie uniemożliwia podejmowania decyzji co do przystąpienia do takich umów i porozumień nowych umawiających się stron. ] 3 3. [skreślony] 4 4. [skreślony] Należały dodać motyw precyzujący, że w kwestiach, które nie wchodzą w zakres stosowania niniejszego rozporządzenia (np. wartość dowodowa dokumentów urzędowych, wielojęzyczne standardowe formularze posiadające wartość prawną i zwolnienie z legalizacji tych formularzy, zwolnienie z legalizacji dokumentów urzędowych w obszarach innych niż te, o których mowa w art. ust. itp.), państwa członkowskie mogą utrzymać lub zawierać między sobą porozumienia. Należy dodać motyw precyzujący, że prawa państw członkowskich w zakresie decydowania o przystąpieniu nowych umawiających się stron do międzynarodowych umów i porozumień w obszarze legalizacji powinny obejmować zwłaszcza prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przystąpienia nowych umawiających się stron i do powiadamiania o takim sprzeciwie zgodnie z art. akapit drugi konwencji haskiej z 96 r znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Co więcej państwa członkowskie mogą nadal korzystać ze swoich uprawnień w zakresie legalizacji dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych państwa członkowskiego, działających w charakterze urzędowym, które to dokumenty objęte są, między innymi, europejską konwencją z 968 r. o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych. Wszelkie zmiany tego przepisu ustalone zostaną, w razie potrzeby, na szczeblu grupy roboczej, po posiedzeniu Rady ds. WSiSW w dniach i 3 marca 05 r. Należy dodać motyw informujący, że niniejsze rozporządzenie nie uniemożliwia państwom członkowskim utrzymania lub zawarcia umów lub porozumień między dwoma z nich lub większą ich liczbą w celu dalszego upraszczania przepływu dokumentów urzędowych. Portal e-sprawiedliwość mógłby przedstawiać, na wniosek danego państwa członkowskiego, orientacyjny wykaz systemów, o których mowa w art. ust. a i które są stosowane w tym państwie członkowskim. 68/5 ADD md/pa/mm 6

17 Rozdział VI Przepisy ogólne i końcowe Artykuł 9 Ograniczenie celu [...]. Wymiana i przekazywanie informacji oraz dokumentów przez państwa członkowskie na mocy niniejszego rozporządzenia służy [...] konkretnemu celowi, którym jest weryfikowanie autentyczności dokumentów urzędowych przez właściwe organy za pośrednictwem IMI.. Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla stosowania przepisów ustawowych i wykonawczych państw członkowskich w zakresie publicznego dostępu do dokumentów urzędowych. Przypomina się, że motyw 3 wniosku już się odnosi w ten sposób do dyrektywy w sprawie ochrony danych: Dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 października 995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych reguluje przetwarzanie danych osobowych przeprowadzane w państwach członkowskich w kontekście niniejszego rozporządzenia oraz pod nadzorem niezależnych organów publicznych wyznaczonych przez państwa członkowskie. Każda wymiana lub każde przekazanie informacji i dokumentów przez organy państw członkowskich powinny przebiegać zgodnie z dyrektywą 95/46/WE. Ponadto takie wymiany i przekazania powinny służyć konkretnemu celowi polegającemu na weryfikowaniu autentyczności dokumentów urzędowych przez organy za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym i wyłącznie w zakresie ich kompetencji w każdym indywidualnym przypadku. Zastosowanie mają również przepisy o ochronie danych określone w rozporządzeniu (UE) nr 04/0 ( rozporządzenie w sprawie IMI ). 68/5 ADD md/pa/mm 7

18 Artykuł 0 Informacje dotyczące organów centralnych i dane kontaktowe. Państwa członkowskie przekazują do dnia..., [...] poprzez IMI: a) informację o wyznaczeniu jednego organu centralnego lub większej ich liczby, [...] dane kontaktowe tych organów [ ] oraz, w stosownym przypadku, informacje, o których mowa w art. 9 ust. ; b) wzory dokumentów urzędowych najczęściej stosowanych w ich prawie krajowym lub, jeśli nie istnieje jeden typowy wzór dokumentu urzędowego, informacje na temat cech szczególnych takiego dokumentu; oraz c) wykryte podrobione dokumenty w wersjach przetworzonych w celu zachowania anonimowości. a. Państwa członkowskie przekazują [...], poprzez IMI, wszelkie późniejsze zmiany dotyczące tych informacji.. Komisja udostępnia publicznie [ ], za pomocą odpowiednich środków, [...]: a) informacje, o których mowa w ust. lit. a); b) informacje, o których mowa w ust. lit. b) i które są publicznie dostępne na mocy prawa tego państwa członkowskiego, którego organy wydały dany dokument urzędowy. Dz.U.: proszę wpisać datę: sześć miesięcy przed datą rozpoczęcia stosowania niniejszego rozporządzenia. Informacje na temat cech szczególnych dokumentu urzędowego lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem nie obejmują informacji o szczególnych zabezpieczeniach takich dokumentów lub takich kopii, jeśli takie informacje nie są publicznie dostępne na mocy prawa tego państwa członkowskiego, którego organy wydały dany dokument urzędowy lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. 68/5 ADD md/pa/mm 8

19 Artykuł 0a [...] Wymiana sprawdzonych rozwiązań. Ustanawia się komitet ad hoc, który składa się z przedstawicieli Komisji i państw członkowskich i któremu przewodniczy Komisja.. Komitet ad hoc podejmuje wszelkie środki niezbędne do ułatwienia stosowania niniejszego rozporządzenia, a w szczególności: a) prowadzi wymianę sprawdzonych rozwiązań w zakresie stosowania niniejszego rozporządzenia pomiędzy państwami członkowskimi; b) zapewnia i regularnie aktualizuje sprawdzone rozwiązania w zakresie zapobiegania oszustwom związanym z dokumentami urzędowymi, kopiami poświadczonymi za zgodność z oryginałem i tłumaczeniami uwierzytelnionymi; c) zapewnia i regularnie aktualizuje sprawdzone rozwiązania w zakresie stosowania elektronicznych wersji dokumentów urzędowych; d) [...] prowadzi wymianę sprawdzonych rozwiązań w zakresie stosowania wielojęzycznych standardowych formularzy [...]; e) prowadzi wymianę sprawdzonych rozwiązań w zakresie wykrytych podrobionych dokumentów. Art. 0a z dok. 035/4 został połączony z art. 0a. Przedstawiciele państw członkowskich są mianowani przez państwa członkowskie. 68/5 ADD md/pa/mm 9

20 Artykuł 0[x] Informacje o akceptowanych językach, krajowych dokumentach urzędowych i kopiach poświadczonych za zgodność z oryginałem. Państwa członkowskie przekazują Komisji w terminie [x] miesięcy od wejścia w życie niniejszego rozporządzenia: a) informacje o językach, które mogą akceptować w przypadku dokumentów urzędowych przedkładanych ich organom zgodnie z art. 6 ust. ; 3 b) orientacyjny wykaz krajowych dokumentów urzędowych objętych zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia; c) orientacyjny wykaz rodzajów organów upoważnionych na mocy prawa krajowego do sporządzania kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem, a także krótki opis ustawodawstwa krajowego mającego zastosowanie do wydawania takich kopii; oraz d) informacje na temat cech szczególnych kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem 4.. Państwa członkowskie informują Komisję o wszelkich późniejszych zmianach dotyczących informacji, o których mowa w ust.. 3. Komisja udostępnia publicznie za pośrednictwem portalu e-sprawiedliwość : a) informacje, o których mowa w ust. lit. a) c); oraz b) informacje, o których mowa w ust. lit. d), publicznie dostępne na mocy prawa tego państwa członkowskiego, którego organy wydały kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. 3 4 Tekst ten został oparty na art. 67 rozporządzenia Bruksela II bis. W motywie należy sprecyzować, że pozostanie to bez uszczerbku dla prawa organów państw członkowskich do zaakceptowania innego dodatkowego języka lub języków przy przedłożeniu dokumentu. Częściowe podejście ogólne, o którego zatwierdzenie proszona jest Rada (ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych) na posiedzeniu w dniach 3 marca 05 r., nie dotyczy art. 0x ust. lit. a), który podlegać będzie dalszym analizom na szczeblu technicznym w świetle prowadzonych dyskusji na temat art. 6 ust.. Informacje na temat cech szczególnych dokumentu urzędowego lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem nie obejmują informacji o szczególnych zabezpieczeniach takich dokumentów lub takich kopii, jeśli takie informacje nie są publicznie dostępne na mocy prawa tego państwa członkowskiego, którego organy wydały dany dokument urzędowy lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. 68/5 ADD md/pa/mm 0

21 [Artykuł 0b Zmiana wielojęzycznych standardowych formularzy [...] ( )] Artykuł Przegląd. Do dnia...[pięć lat], a następnie nie rzadziej niż co [trzy] [...] lata, Komisja przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komitetowi Ekonomiczno-Społecznemu sprawozdanie ze stosowania niniejszego rozporządzenia, zawierające ocenę wszelkich praktycznych doświadczeń [...] istotnych dla współpracy między organami centralnymi. Sprawozdanie zawiera również ocenę tego [...], czy właściwe jest: a) rozszerzenie zakresu stosowania niniejszego rozporządzenia na dokumenty urzędowe dotyczące kwestii [...] innych niż te, o których mowa w [ ] art. [...]; [...] b) w przypadku rozszerzenia zakresu stosowania, o którym mowa w lit. a) ustanowienie wielojęzycznych standardowych formularzy [...] dotyczących [...] dokumentów urzędowych odnoszących się do innych kwestii; c) wykorzystywanie systemów elektronicznych do bezpośredniego przekazywania dokumentów urzędowych i wymiany informacji między organami państw członkowskich w celu wykluczenia możliwości oszustwa w kwestiach objętych niniejszym rozporządzeniem. Częściowe podejście ogólne, o którego zatwierdzenie proszona jest Rada (ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych) na posiedzeniu w dniach 3 marca 05 r., nie dotyczy art. 0b, który podlegać będzie dalszym analizom na szczeblu technicznym. Dz.U: proszę wstawić datę: pięć lat po dniu rozpoczęcia stosowania niniejszego rozporządzenia. Ten termin zostanie omówiony na forum Grupy Roboczej ds. Prawa Cywilnego na późniejszym etapie, w świetle ostatecznego zakresu stosowania wniosku. 68/5 ADD md/pa/mm

22 . W stosownych przypadkach do sprawozdania dołącza się wnioski dotyczące zmian, w szczególności dotyczące rozszerzenia zakresu stosowania niniejszego rozporządzenia na dokumenty urzędowe dotyczące nowych kwestii [...], o czym mowa w ust. lit. a), ustanowienia nowych [...] wielojęzycznych standardowych formularzy [...], o czym mowa w ust. lit. [...] b), oraz wykorzystywania systemów elektronicznych do bezpośredniego przekazywania dokumentów urzędowych i wymiany informacji między organami państw członkowskich, o czym mowa w ust. lit. c). [Artykuł Wejście w życie] ( ) W imieniu Parlamentu Europejskiego Przewodniczący W imieniu Rady Przewodniczący Częściowe podejście ogólne, o którego zatwierdzenie proszona jest Rada (ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych) na posiedzeniu w dniach 3 marca 05 r., nie dotyczy art., który podlegać będzie dalszym analizom na szczeblu technicznym. 68/5 ADD md/pa/mm