Opracowanie raportu: Anna Rozkosz. Projekt finansowany ze środków Fundacji im. Stefana Batorego

Transkrypt

1 RAPORT Z BADANIA PILOTAŻOWEGO PROWADZONEGO W RAMACH MONITORINGU NIEODPŁATNEJ POMOCY PRAWNEJ PRZYZNAWANEJ NA DRODZE SĄDOWEJ PRZEPROWADZONEGO W DNIACH OD ROKU W SĄDZIE REJONOWYM KATOWICE ZACHÓD Opracowanie raportu: Anna Rozkosz Projekt finansowany ze środków Fundacji im. Stefana Batorego 1

2 Podziękowania: Bardzo dziękuję Prezesowi Sądu Rejonowego Katowice Zachód, Sędziemu Krzysztofowi Hejoszowi, za zgodę na przeprowadzenie niniejszego badania oraz wszystkim przedstawicielom tego sądu, z którymi miałam możliwość i zaszczyt przeprowadzenia wywiadów. Dziękuję za poświęcony czas oraz podzielenie się wiedzą, doświadczeniem, przemyśleniami oraz inspirującymi rekomendacjami do dalszych działań. Dziękuję przedstawicielom fundacji Inpris, Grzegorzowi Wiaderkowi i Łukaszowi Bojarskiemu, Grzegorzowi Wójkowskiemu (Bona Fides) za pomoc w stworzeniu narzędzia badawczego oraz Annie Zetelman (Bona Fides) za pomoc w przeprowadzeniu badań, a także wszystkim, z którymi miałam możliwość pracować na każdym etapie działań monitoringowych. 2

3 SPIS TREŚCI: I. WSTĘP 4 II. OPIS METODOLOGII BADAŃ..5 III. ANALIZA MATERIAŁU BADAWCZEGO 3.1. Sprawdzenie procedury przyznawania pomocy prawnej przydzielonej na drodze sądowej Standardy pracy sędziów oraz pełnomocników prowadzących sprawy z urzędu IV. PODSUMOWANIE..13 V. PROPOZYCJE ROZWIĄZAŃ...14 VI. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr Załącznik nr Załącznik nr Załącznik nr

4 I. WSTĘP Raport został sporządzony w oparciu o materiał zebrany podczas badania pilotażowego przeprowadzonego w Sądzie Rejonowym Katowice Zachód. Badanie wykonano, wykorzystując wersję roboczą narzędzia badawczego 1 oraz dokument roboczy Analiza prawa sporządzona na potrzeby monitoringu nieodpłatnej pomocy prawnej ustanawianej na drodze sądowej oraz zwalniania z kosztów postępowania w sprawach cywilnych 2. Celem tej analizy było przetestowanie narzędzia badawczego, dokonanie w nim niezbędnych zmian oraz zaobserwowanie, czy narzędzie można rozbudować o nowe problemy badawcze oraz czy należy uszczegółowić pytania. Narzędzia monitoringu były konsultowane z przedstawicielami Instytutu Prawa i Społeczeństwa ( organizacji eksperckiej zajmującej się, m. in. badaniem dostępności pomocy prawnej, poradnictwa prawnego i obywatelskiego, innowacyjnej edukacji prawnej. Monitoring nieodpłatnej pomocy prawnej przyznawanej na drodze sądowej w postępowaniu cywilnym został sfinansowany z programu dotacyjnego Demokracja w działaniu Fundacji im. S. Batorego. Przedmiotem badania były kwestie związane z działaniem sędziów oraz pracowników administracji sądowej, czyli osób bezpośrednio związanych z rozpatrywaniem wniosków o zwolnienie z kosztów i przyznanie pełnomocnika z urzędu oraz osób, które gromadzą dane na ten temat i udzielają informacji klientom. 1 2 Patrz Załącznik nr 1 Patrz Załącznik nr 2 4

5 II. OPIS METODOLOGII BADAŃ W ramach narzędzia badawczego zaplanowano następujące czynności: badania jakościowe polegające na przeprowadzeniu wywiadów, badania metodą tajemniczy klient, obserwację, przegląd stron internetowych i publikatorów elektronicznych BIP (Biuletynów Informacji Publicznej) oraz wysłanie drogą elektroniczną wniosków o informację publiczną. Ostateczna wersja narzędzia, wzbogacona o wnioski powstałe podczas diagnozy, została dołączona do raportu. Monitoring nieodpłatnej pomocy prawnej przyznawanej na drodze sądowej w postępowaniu cywilnym został przeprowadzony w sądzie rejonowym Katowice Zachód. Zrealizowano następujące działania: wywiad z przewodniczącym Wydziału I Cywilnego, z Referendarz Sądową, wywiad z Kierownik Sekcji Egzekucyjnej Wydziału I Cywilnego, wywiad z koordynatorką Punktu Obsługi Klienta, badanie metodą tajemniczy klient zrealizowane drogą kontaktu bezpośredniego, drogą elektroniczną oraz drogą telefoniczną, analiza strony internetowej sądu pod kątem zamieszczonych na niej informacji na temat pomocy prawnej i zwolnienia z kosztów postępowania sądowego w sprawach cywilnych. 5

6 III. ANALIZA MATERIAŁU BADAWCZEGO 3.1. SPRAWDZENIE PROCEDURY PRZYZNAWANIA POMOCY PRAWNEJ PRZYDZIELONEJ NA DRODZE SĄDOWEJ. W jaki sposób sądy na stronie internetowej zamieszczają informacje o możliwościach uzyskania zwolnienia z kosztów postępowania sądowego oraz przyznania pełnomocnika profesjonalnego z urzędu? Strona internetowa sądu rejonowego Katowice Zachód ( nie jest stroną BIP (Biuletyn Informacji Publicznej), publikator elektroniczny BIP jest utworzony osobno. Na stronie nie ma zakładki, która bezpośrednio dotyczyłaby możliwości i sposobu ubiegania się o pełnomocnika z urzędu oraz o zwolnienie z kosztów postępowania sądowego. Te informacje zamieszczono w zakładce Punkt Obsługi Interesanta ( z której można również pobrać wszystkie niezbędne formularze, m. in. Wniosek o zwolnienie z kosztów sądowych. Na stronie sądu znajduje się także zakładka Wzory i formularze, w której został umieszczony link do strony BIP Ministerstwa Sprawiedliwości ( skąd można pobrać potrzebne dokumenty. Na stronie sądu, w POI i na tablicach informacyjnych została również zamieszczona informacja, że Punkt Obsługi Interesanta nie udziela porad prawnych. Ponadto w zakładce Pomoc prawna można znaleźć niezbędną wiedzę na temat możliwości uzyskania pozasądowej bezpłatnej porady czy informacji prawnej ( Wiele cennych danych zamieszczono w zakładce Opłaty sądowe. Znajdują się tam odnośniki do strony Ministerstwa Sprawiedliwości, pod którymi możemy zapoznać się z kosztami sądowymi. ( Zamieszczono tam także informację, że na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości dostępny jest kalkulator naliczania opłat i odsetek ustawowych. Z kolei w zakładce Instytucje znajduje się wykaz jednostek nadrzędnych dla sądu rejonowego, kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz samorządów prawniczych ( Na stronie www sądu Katowice Zachód możemy także znaleźć zakładkę z formularzem kontaktowym do szybkiej komunikacji z sądem: ( W jaki sposób sąd, w ramach funkcjonowania Punktu Obsługi Klienta, udziela informacji o możliwościach uzyskania zwolnienia z kosztów postępowania sądowego oraz przyznania pełnomocnika profesjonalnego z urzędu? 6

7 W Sądzie Rejonowym Katowice Zachód Punkt Obsługi Interesanta funkcjonuje od 2010 roku 3. Jego pracę normalizuje regulamin 4, który został zamieszczony na stronie internetowej sądu w zakładce dotyczącej funkcjonowania Punktu Obsługi Interesanta. Pracownicy POI są regularnie szkoleni zarówno z zakresu merytorycznego jak również z kompetencji miękkich oraz sposobu skutecznego i efektywnego komunikowania się z klientami sądu. Koordynatorka POI posiada wykształcenie wyższe administracyjne. Punkt jest dobrze oznaczony, ponadto stojący przy wejściu pracownik ochrony kieruje interesantów do właściwego pomieszczenia. Na potrzeby POI wydzielono oddzielny pokój z kilkoma stanowiskami do obsługi klientów, oddzielonymi od siebie ściankami. W Punkcie Obsługi Interesanta nie udziela się porad prawnych, o czym informuje stosowny komunikat. Pracownicy starają się konkretyzować pytania klientów, aby udzielać jak najlepszych odpowiedzi. Osoby, które nie są wstanie same sobie poradzić, bądź mają większy i złożony problem, są odsyłane do Kliniki Prawa działającej na Wydziale Prawa i Administracji przy Uniwersytecie Śląskim lub do lokalnej delegatury Inspekcji Pracy, gdzie mogą uzyskać pomoc. Założeniem i wypracowanym standardem pracowników jest niepozostawianie klientów bez odpowiedzi. W badanym POI brak jednakże procedury stwarzającej możliwość monitorowania czy ewaluowania pracy zatrudnionych tam osób, procedury, która brałaby pod uwagę specyfikę tej pracy. W wywiadzie z koordynatorką POI z dnia 3 grudnia 2012 r. otrzymano informację, że kierownictwo zwraca uwagę na sugestie pracowników, dzięki którym praca przebiega sprawniej. Jednakże z punktu widzenia nowoczesnych metod zarządzania tego typu komórkami organizacyjnymi w sądach, warto pomyśleć nad sposobami ewaluowania ich pracy. Dobrze by było również postarać się o informacje zwrotne od klientów sądu, np. w formie ankiet. Warto dodać, że Punkt Obsługi Interesanta (oprócz strony internetowej) to zazwyczaj miejsce pierwszego kontaktu obywatela z instytucją sądu. Dlatego powinno się zwrócić uwagę na możliwości usprawniania jego pracy poprzez stworzenie odpowiednich narzędzi. Badanie metodą tajemniczy klient zostało wykonane przez pracowniczkę Stowarzyszenia Wzajemnej Pomocy Bona Fides 6 grudnia 2012 roku o godz Zwrócono się do pracowników POI z następującym problemem: ojciec podpisał umowę z wykonawcą na wstawienie stolarki okiennej w domu, wykonawca nie wywiązał się z usługi, ojciec chce dochodzić swoich praw od nierzetelnego przedsiębiorcy (przedmiot dochodzenia sporu zł) Załącznik nr 3 7

8 Pracowniczka POI dopytywała o kilka szczegółów. Na uwagę zasługuje to, że poinformowała osobę pytającą, że sąd zadecyduje o tym, czy wyda nakaz zapłaty, czy też wyznaczy rozprawę. Pani z POI, zapytana, czy w razie jakichkolwiek wątpliwości pomoże uzupełnić dokumenty, poradziła, aby ściśle trzymać się wzorów pism. Ponadto poinformowała, że dokumenty należy złożyć w sądzie wówczas, kiedy podejmie się decyzję o złożeniu sprawy. Osoba, która przeprowadzała monitoring, otrzymała następujące formularze: oświadczenie o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania, wzór wniosku o ustanowienie pełnomocnika z urzędu oraz wzór pozwu o zapłatę. Są to dokumenty, które pozwalają na skuteczne złożenie pozwu oraz wystąpienie z wnioskiem o zwolnienie z kosztów sądowych i ubieganie się o pełnomocnika z urzędu. Osoba przeprowadzająca monitoring oceniła pracę POI na 4, i uzasadniła to w następujący sposób: obsługa była bardzo miła, jednakże było widać, iż Pani nie posiada wystarczającej wiedzy do wyczerpującego udzielenia informacji. Gdyby nie skonsultowała się z koleżanką, otrzymałabym błędne wnioski do wypełnienia. Odniosłam wrażenie, że Pani nie do końca była pewna udzielanych mi informacji 6. Kolejną formą badania metodą tajemniczy klient było zadanie pytania pracownikowi POI drogą telefoniczną. Badanie wykonano 19 listopada 2012 r. Warto nadmienić, że numery telefonów 7 POI bez problemu można znaleźć na stronie internetowej sądu. Jednak osobie, która wcieliła się w rolę tajemniczego klienta, nie udało się skontaktować z punktem, ponieważ wszystkie linie były zajęte. Ostatnią formą badania metodą tajemniczy klient było przesłanie pytania drogą elektroniczną na adres Punktu Obsługi Interesanta: poi.cywilny@katowice-zachod.sr.gov.pl. Zostało ono wysłane 18 grudnia 2012 r. o godz Odpowiedź nadeszła tego samego dnia o godz Do sądu wysłano następującego a: Szanowni Państwo, chciałbym dochodzić swoich praw do nieruchomości poprzez zasiedzenie, wiem, że koszt sądowy takiego procesu jest wysoki, jestem emerytem, nie stać mnie na to. Wiem, że mogę się starać o zwolnienie z kosztów sądowych oraz o adwokata z urzędu, czy możecie Państwo napisać co muszę zrobić aby się o to starać, jakie dokumenty mam przedstawić w sądzie. 6 7 Załącznik nr 4 8

9 za udzielenie odpowiedzi serdecznie dziękuję Eugeniusz Wójt Pracownik POI nadesłał taką odpowiedź: Dzień Dobry W odpowiedzi na Pana zapytanie, uprzejmie informuję, iż zarówno w celu uzyskania zwolnienia z kosztów sądowych, jak również w celu przyznania pełnomocnika z urzędu należy złożyć do każdej z tych spraw wnioski wraz z oświadczeniami majątkowymi. Do każdego wniosku należy dołączyć inne oświadczenie. Formularze są dostępne na stronie: Natomiast na stronie: dostępny jest wzór wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych. W razie dodatkowych pytań proszę o kontakt. Z poważaniem, Odpowiedź, która nadeszła, była dość szczegółowa i zawierała wiadomości przydatne osobie posługującej się narzędziami elektronicznymi. Zabrakło jedynie informacji, gdzie można złożyć taki dokument. Jednak dobrą praktyką sądu jest otwartość na kontakt wyrażona w sformułowaniu: W razie dodatkowych pytań proszę o kontakt. Takie zakończenie otwiera pytającemu drogę do dalszego kontaktu oraz zapewnia, że pracownik chętnie odpowie na kolejne pytania. W związku z powyższym za tę odpowiedź przyznano STANDARDY PRACY SĘDZIÓW ORAZ PEŁNOMOCNIKÓW PROWADZĄCYCH SPRAWY Z TZW. URZĘDU Jakie są obowiązki sędziego wobec strony wnioskującej o nieodpłatną pomoc prawną? Wywiad z Sędzią Sądu Rejonowego Katowice Zachód Wydziału I Cywilnego Michałem Kwiatkowskim został przeprowadzony 15 listopada 2012 r. Na wstępie został on zapytany o słabe strony obecnego systemu prawnego. Zdaniem sędziego, obecny stan prawny nie stwarza osobie 9

10 pełniącej tę funkcję żadnych problemów. Jedynym utrudnieniem, jakie widzi w tej pracy, jest wynagradzanie pełnomocników wyznaczanych z urzędu, określone przez Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości [Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 września 2002 roku w sprawie opłat za czynności adwokackie oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielanej z urzędu -Dz. U nr 163, poz z późn. zm., 8 oraz Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 września 2002 roku w sprawie opłat za czynności radców prawnych oraz ponoszenia prze Skarb Państwa kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielanej z urzędu, Dz. U. 2002, nr 163, poz z późn. zm. 9 ]. Stawki w nim wyznaczone nie są satysfakcjonujące dla przedstawicieli zawodów prawniczych. Na pytanie, czy Sędzia dostrzega różnicę w prowadzeniu sprawy przez pełnomocnika wyznaczonego z urzędu i w pracy tego samego radcy prawnego lub adwokata pracującego jako pełnomocnik z wyboru, padła odpowiedź twierdząca na niekorzyść tego pierwszego sposobu wykonywania pracy. Przepisy regulujące pomoc prawną w sprawach cywilnych świadczoną z urzędu zostały zawarte w art k.p.c. (Kodeks Postępowania Cywilnego, Tytuł V, Dział II Pomoc prawna z urzędu (Dz. U nr 43, poz ze zm.) 10. W zakresie przyznania pomocy prawnej sąd działa jedynie na wniosek strony złożony pisemnie lub ustnie do protokołu w sądzie, w którym sprawa ma być wytoczona lub już się toczy (art k.p.c.). Oznacza to, ze strona powinna sama dbać o swoją sprawę na każdym etapie toczącego się postępowania. Jednak prawo dopuszcza kilka możliwości działania sędziego w toczącym się postępowaniu. Nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego z 16 września 2011 r. wprowadziła istotną zmianę i udzielenie pouczeń co do czynności procesowych nie stanowi już obowiązku sądu, lecz pozostało do swobodnego uznania sądu. Jest to wyrazem zasady równego traktowania stron uczestniczących w obrocie cywilnoprawnym i procesie cywilnym. W związku z tym pouczenie może być stosowane wyłącznie, gdy istnieje ku temu uzasadniona potrzeba, na przykład gdy strona jest nieporadna. W razie uzasadnionej potrzeby sąd może udzielić stronom i uczestnikom postępowania, występującym bez profesjonalnego pełnomocnika, niezbędnych pouczeń co do czynności procesowych (art. 5 k.p.c.). W wyroku z 16 września 1998 r. sygn. akt II UKN 214/98, LexPolonica nr , OSNAPiUS 1999/18 poz. 593, Sąd Najwyższy wyraził pogląd, iż sąd ma obowiązek poinformowania strony o możliwości złożenia wniosku o ustanowienie adwokata z urzędu wówczas, gdy sprawa jest skomplikowana pod względem faktycznym lub prawnym, w stopniu isap.sejm.gov.pl/download?id=wdu &type=3 10

11 przekraczającym umiejętności i możliwości obrony swych praw przez stronę (art. 5 k.p.c. w związku z art k.p.c.) [patrz Załącznik nr 2 Analiza Prawa]. Michał Kwiatkowski zapytany, jak wygląda to w praktyce, powiedział, że proponuje stronie bez pełnomocnika profesjonalnego złożenie wniosku o pomoc prawnika z urzędu wówczas, gdy występuje uzasadniona i widoczna nieporadność strony oraz skomplikowanie sporu. Często proponuje to w sprawach dotyczących sporów z firmami ubezpieczeniowymi. Ciekawą praktyką sędziego, o której warto wspomnieć, jest wyznaczanie w sprawach cywilnych jako pełnomocnika z urzędu radcy prawnego. Ułatwia to prowadzenie procesu oraz wpływa na szybkość rozpatrzenie sprawy, ponieważ osoba pełniąca tę funkcję charakteryzuje się doskonałą znajomością problematyki z zakresu sporów cywilnych. Sędziego zapytano także o osoby rezygnujące z przysługującego im prawa w postaci wsparcia pełnomocnika profesjonalnego. W odpowiedzi poinformował on, że niekiedy strona nie decyduje się na skorzystanie z instytucji pełnomocnika z urzędu, ponieważ jest przekonana o swojej wygranej w procesie oraz wierzy, że sprawiedliwość jest po jej stronie. Jednak takie osoby często przegrywają z powodu nieumiejętności przedstawiania dowodów czy braku umiejętności prowadzenia sporu. Problemem, z którym musi się zmierzyć sędzia podczas rozpatrywania wniosku o zwolnienie z kosztów postępowania cywilnego i przyznanie pełnomocnika z urzędu, jest brak narzędzi do skutecznej weryfikacji danych przedstawionych we wniosku. Bywały sprawy, w których pytany SRR M. Kwiatkowski nakładał grzywnę za podawanie nieprawdziwych danych. Często strona przeciwna ujawnia majątek drugiej strony, co jest wykorzystywane w procesie jako argument. Sędzia Michał Kwiatkowski został również zapytany, czy ma jakieś propozycje zmian, które należałoby wprowadzić do obecnego porządku prawnego związanego z przedmiotem badania. Wymienił cztery problemy: kwestia wynagradzania pełnomocników prowadzących sprawę z urzędu ; wyznaczanie przez samorządy prawnicze na pełnomocników z urzędu osób młodych i mało doświadczonych; konieczność poddania debacie kwestii, czy to na pewno sędziowie powinni rozstrzygać kwestie zwolnienia z kosztów postępowania sądowego i wyznaczania pełnomocnika; może tymi działaniami powinny zajmować się wyspecjalizowane instytucje publiczne (np. ośrodki pomocy społecznej); do spraw w postępowaniu cywilnym warto byłoby wyznaczać radców prawnych, którzy są bardzo dobrze przygotowani do prowadzenia spraw cywilnych. 11

12 Kolejny wywiad przeprowadzony został z Referendarz Sądową Panią Katarzyną Marczewską. Rozmowa miała miejsce 3 grudnia 2012 r. Referendarz w Sądzie rejonowym Katowice Zachód rozpatruje sprawy oznaczone w repertorium jako Co (oznaczenie sprawy na podstawie Zarządzenia nr 81/03/DO Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej [Dz. Urz. MS z dnia 31 grudnia 2003 r.] 11 ). Spraw związanych z wyznaczeniem pełnomocnika z urzędu lub o zwolnienie z kosztów sądowych trafia do Pani Referendarz ok. 1 miesięcznie, nie czuje więc obciążenia pracą z powodu rozpatrywania tych spraw. Referendarze sądowi dysponują w orzekaniu tymi samymi narzędziami co sędziowie. W sądzie Katowice Zachód stosuje się racjonalne podejście uwzględniające trudne położenie klientów. W rekomendacjach Pani Referendarz pojawiło się stwierdzenie, aby bardziej zadbać o możliwość równej reprezentacji prawnej w sądzie dla osób ubogich, aby orzeczenia nie były krzywdzące. Referendarz zwróciła również uwagę na konieczność zwiększenia dostępu do informacji prawnej przed sądowej, która pozwoli uniknąć wielu komplikacji osobom, które już są w trudnym położeniu. Czy i jaki sposób na poziomie sądu rejonowego dokonywana jest kontrola przyznawanej pomocy prawnej z urzędu? W celu operacyjnym nr 3 uwaga została skierowana na możliwość dokonywania kontroli przyznawania pomocy prawnej z urzędu. Obszarem badań nie jest w tym wypadku tylko sąd rejonowy, ale również samorządy prawnicze oraz instytucje nadrzędne wobec sądu. W ramach badania pilotażowego został przeprowadzony wywiad z przedstawicielką administracji w sądzie Katowice Zachód, Kierownik Sekretariatu Sekcji Egzekucyjnej Wydziału I Cywilnego, panią Joanną Pacan-Ociepką. Rozmowa miała miejsce 15 listopada 2012 r. Poruszono w niej kwestię gromadzenia informacji przy pomocy programu komputerowego Currenda-Sawa. Dzięki niemu sędziowie oraz pozostali pracownicy sądu mają wgląd do prowadzonych spraw i mogą je na bieżąco monitorować. Ponadto kierownik może sprawdzić, czy jakaś sprawa nie utknęła w martwym punkcie i w razie konieczności może interweniować. W związku z tym, zdaniem pani kierownik, w sprawach oznaczonych symbolem Co nie ma przewlekłości. Ponadto wszystkie sprawozdania w postaci danych statystycznych są kierowane do jednostki nadrzędnej dla sądu okręgowego. Bez wątpienia

13 jest to bardzo dobra praktyka. Zdaniem Kierownik Sekcji Egzekucyjnej Wydziału I Cywilnego, należy przede wszystkim położyć nacisk na edukację prawną oraz lepszy dostęp do pomocy prawnej, co pozwoli zaoszczędzić czas i skróci postępowanie sądowe. IV. PODSUMOWANIE W Sądzie Rejonowym Katowice Zachód można zaobserwować wiele dobrych praktyk, które są warte tego, aby proponować ich wprowadzenie innym instytucjom. Rozwiązanie, aby wnioski o zwolnienie z kosztów postępowania cywilnego były kierowane do specjalnie utworzonej sekcji, pozwoliłoby na uniknięcie przewlekłości postępowania. Godną polecenia jest propozycja SSR Michała Kwiatkowskiego, żeby jako pełnomocników w sprawach cywilnych wyznaczać radców prawnych. Ważną częścią sądu jest sprawnie działający Punkt Obsługi Interesanta. Jest to miejsce pierwszego kontaktu klienta z wymiarem sprawiedliwości oraz z wszystkimi procedurami, dlatego warto pracować nad tym, aby w sposób najpełniejszy usprawniać wszystkie jego działania. Należy także podkreślić, że strona internetowa Sądu Rejonowego Katowice Zachód została bardzo dobrze opracowana i potencjalny klient lub strona postępowania bez większych problemów znajdzie na niej właściwe informacje. Badanie pilotażowe miało również na celu sprawdzenie możliwości, jakie dają utworzone narzędzia badawcze. Przeprowadzona diagnoza potwierdziła, że narzędzia te dają możliwość sprawdzenia, w jaki sposób działa określona w prawie nieodpłatna sądowa pomoc prawna w postaci przyznawania pełnomocnika z urzędu lub w postaci zwolnienia z kosztów postępowania sądowego. Narzędzie pozwala także zweryfikować, jak działają wszystkie strony zaangażowane w proces przyznania tej pomocy. Używając go, można ponadto sprawdzić, jak zarządza się informacją na temat nieodpłatnej sądowej pomocy prawnej, dowiedzieć się, czy istnieją dobre rozwiązania przeciwdziałające zjawisku przewlekłości postępowania w sądzie oraz zaobserwować, czy dany sąd skutecznie komunikuje się z klientami, czy usprawnia sposób obsługi klienta i w jaki sposób to robi. Narzędzie daje też możliwość sprawdzenia sposobu pracy sędziów w postępowaniu cywilnym, czy mają wypracowane skuteczne ścieżki działania w rozpatrywaniu wniosków o zwolnienie z kosztów i przyznanie pełnomocnika z urzędu, w jaki sposób współpracują z klientami, którzy nie mają reprezentacji w sądzie oraz z wyznaczonymi pełnomocnikami reprezentującymi klientów z urzędu. Dodatkowo pozwala ono sprawdzić, w jaki sposób samorządy prawnicze oraz instytucje nadrzędne nadzorują pracę pełnomocników z urzędu. 13

14 Przy jego pomocy nie sposób jednak ocenić, czy pełnomocnictwo z urzędu jest prowadzone w sposób rzetelny i skuteczny oraz czy w działaniach wyznaczonych pełnomocników zostały zastosowane wszelkie środki prawne w ramach postępowania cywilnego. Taką analizę prowadzonych spraw może dać badanie akt sprawy. Kolejną rzeczą, którą warto sporządzić w ramach badania, jest przygotowanie rejestru przesłanek zachowań sędziego w czasie procesu cywilnego wypracowanych w toku orzecznictwa Europejskiego Trybunału Praw Człowieka dotyczących pełnomocnictwa z urzędu w postępowaniach cywilnych. Pozwoliłby on poszerzyć narzędzia badawcze o możliwość sprawdzenia formy występowania takich praktyk u sędziów. V. PROPOZYCJA ROZWIĄZAŃ Stworzenie strony internetowej w oparciu o rekomendacje informatyków i specjalistów marketingu internetowego, zgodnie z założeniami tzw. usability (prezentowanie informacji w formie infografik, sprawna nawigacja, intuicyjne odnajdywanie informacji, łatwość poruszania się na stronie, dobre pozycjonowanie strony). Opracowanie modelu skutecznej ewaluacji pracy Punktu Obsługi Interesanta. 14

15 ZAŁĄCZNIK NR 1 NARZĘDZIE BADAWCZE MONITORING DOSTĘPU DO NIEODPŁATNEJ POMOCY PRAWNEJ PRZYZNAWANEJ NA DRODZE SĄDOWEJ W SĄDACH REJONOWYCH WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO CEL OPERACYJNY NR 1: Zwiększenie przejrzystości procedury przyznawania nieodpłatnej pomocy prawnej przyznawanej na drodze sądowej. ZADANIE BADAWCZE NR 1.1 Sprawdzenie procedury przyznawania pomocy prawnej przyznawanej na drodze sądowej. Problem badawczy 1.1.1: Jak sądy na swoich stronach internetowych informują o możliwościach uzyskania zwolnienia z kosztów postępowania sądowego oraz przyznania pełnomocnika profesjonalnego z urzędu? Pytanie badawcze Gdzie szukać Narzędzie Komentarz Czy sąd umieścił na stronie internetowej 1.Strona BIP sądu rejonowego. Analiza treści strony BIP oraz strony www Patrzymy, czy informacja jest szczegółowe informacje 2.Strona www sądu sądu rejonowego. umieszczona w sposób na temat nieodpłatnej pomocy prawnej? rejonowego. czytelny, czy jest odpowiednio oznaczona w publikatorze, czy łatwo ją znaleźć, jakie są to informacje, czy są szczegółowe (czy są dołączone formularze, opisane procedury)? Czy na stronie internetowej jest utworzona specjalna zakładka informująca o j. w. j. w. 15

16 możliwościach uzyskania nieodpłatnej pomocy prawnej w postaci zwolnienia z kosztów postępowania sądowego oraz przyznania pełnomocnika z urzędu? Czy na stronie j. w. j. w. internetowej znajdują się dodatkowe informacje związane z uzyskaniem bezpłatnych porad prawnych (np.: dotyczące specjalnych wydarzeń organizowanych przez sąd lub przez samorządy prawnicze)? Czy na stronie j. w. j. w. internetowej znajdują się inne informacje związane z uzyskaniem bezpłatnej pomocy prawnej w postaci porad obywatelskich świadczonych przez organizacje pozarządowe (Biura Porad Obywatelskich, Klinika Prawa) Czy wszystkie te informacje łatwo znaleźć na stronie j. w. j. w. 16

17 internetowej? Czy informacje na j. w. j. w. stronie są umieszczone w sposób przejrzysty i logiczny? Czy wiadomo, jakie należy podjąć kroki, aby uzyskać nieodpłatną pomoc prawną? Czy na stronie j. w. j. w. internetowej są zamieszczone formularze wniosków oraz innych dokumentów niezbędnych do uzyskania zwolnienia z kosztów postępowania sądowego oraz przyznania pełnomocnika z urzędu? Czy na stronie j. w. j. w. Sprawdzamy, czy są internetowej znajdują się niezbędne akty prawne, które regulują sposób i procedurę przyznawania pomocy sądowej? zamieszczone akty prawne dotyczące pomocy prawnej z urzędu i zwalniania z kosztów sądowych Czy na stronie j. w. j. w. Sprawdzamy, czy są internetowej znajdują się oznaczenia aktów prawnych regulujących kwestię przyznawania nieodpłatnej pomocy umieszczone odnośniki lub linki do stosownych stron, na których można odnaleźć niezbędne akty prawne. sądowej? 17

18 Czy na stornie internetowej są zamieszczone bazy linków do innych instytucji wymiaru sprawiedliwości, jak właściwy sąd okręgowy, Ministerstwo Sprawiedliwości, inne (jakie)? Czy informacje zamieszczone na stronie internetowej są aktualne i odnoszą się do najnowszych regulacji prawnych? Czy na stronie internetowej są zamieszczone inne dodatkowe informacje związane z uzyskaniem pomocy prawnej? Jakiego rodzaju są to informacje? Co jaki czas są dokonywane aktualizacje na stronie internetowej? Czy na stronie internetowej są zamieszczone bazy profesjonalnych pełnomocników? j. w. j. w. j. w. J. w. Sprawdzamy, czy są j. w. j. w. j. w. j. w. zamieszczone nowelizacje ustaw, czy są aktualne rozporządzenia MS. j. w. j. w. Sprawdzamy pod kątem zamieszczania aktualności, nowych rozwiązań prawnych, ogłoszeń. 18

19 Problem badawczy 1.1.2: W jaki sposób sądy, w ramach funkcjonowania Punktu Obsługi Klienta, udzielają informacji o możliwościach uzyskania zwolnienia z kosztów postępowania sądowego oraz przyznania pełnomocnika profesjonalnego z urzędu? Pytanie badawcze Gdzie szukać Narzędzie Komentarz Czy w badanym sądzie Obserwacja tablic, Analiza pozyskanych Patrzymy, czy jest umieszczona gablot, miejsc obsługi danych. informacje są czytelne i szczegółowa i widoczna interesanta. informacja na ten temat Dokonanie oceny widoczne dla klientów, czy łatwo uzyskać taką w miejsca obsługi klientów? materiałów udostępnianych klientom: poradniki, ulotki, wzory pism. informację w sądzie. Oceniamy, jak wyglądają te materiały, czy są zrozumiałe dla klienta (dokonujemy oceny pod względem przejrzystości i merytoryczności zamieszczonych treści), zabieramy je ze sobą. Czy pracownicy POI Punktów Obsługi Interesantów (zwany dalej POI) udzielają szczegółowych informacji w wymienionym zakresie? Czy pracownicy POI udzielają informacji na temat możliwości Obserwacja POI, metoda tajemniczy klient, wywiad z przedstawicielem POI, analiza pozyskanego materiału Patrz: kwestionariusz badania oraz kwestionariusz wywiadu. Metoda tajemniczy klient Patrz: kwestionariusz Jak się zachowują wobec klientów, czy udzielają szczegółowej informacji w sposób zrozumiały i dostosowany do potrzeb klienta? 19

20 uzyskania pełnomocnika z urzędu bez wcześniejszego wnioskowania o zwolnienie z kosztów postępowania sądowego, zgodnie z nowelizacją KPC? Czy w sądzie są Administracja sądu. wdrażane inne rozwiązania mające na celu przybliżenie możliwości, jakie daje sąd klientom oraz podnoszące świadomość prawną wśród mieszkańców (informacja prawna, drzwi otwarte, spotkania z prawnikami)? Jakie zostały wdrożone Administracja sądu. procedury / standardy związane z udzielaniem informacji prawnej w zakresie zwolnienia z kosztów postępowania sądowego oraz uzyskania pełnomocnika z urzędu Czy pracownicy POI POI oferują pomoc klientowi w wypełnieniu formularzy, w uzupełnianiu badania. Wywiad z rzecznikiem prasowym sądu, z pracownikiem odpowiedzialnym w danym sądzie za komunikację zewnętrzną Patrz: kwestionariusz wywiadu. Wywiad z przedstawicielem sądu. Metoda tajemniczy klient. 20