Spotkanie dziekanatowe nowe zasady dokumentowania przebiegu studiów

Transkrypt

1 Spotkanie dziekanatowe nowe zasady dokumentowania przebiegu studiów Kraków, 6 kwietnia 2018 r. mgr Aleksandra Matukin-Szumlińska, kierownik Działu Nauczania AGH

2 Podstawowe akty prawne rozporządzenie MNiSW z dnia 16 września 2016 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm. ) wydane na podstawie art. 192 ust. 1 PSW weszło w życie z dniem 1 października 2016 r. utraciło moc obowiązującą rozporządzenie MNiSW z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. z 2011 r. Nr 201 poz z późn. zm.) UWAGA: zmiana z dnia 19 stycznia 2018 r. (Dz. U. poz. 229), która weszła w życie z dniem 1 lutego 2018 r.!!! dotyczy uwierzytelniania dokumentów przeznaczonych do obrotu prawego z zagranicą (zob. NAWA) 2

3 Podstawowe akty prawne w Uczelni» było: zarządzenie Nr 45/2013 Rektora AGH z dnia 17 września 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów wyższych w formie elektronicznej w Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie formalnie utraciło moc z dniem 3 kwietnia 2018 r. 3

4 Podstawowe akty prawne w Uczelni» jest: zarządzenie Nr 13/2018 Rektora AGH z dnia 4 kwietnia 2018 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów wyższych w Akademii Górniczo- Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie, w tym także w postaci elektronicznej dalej jako zarządzenie Rektora w sprawie dokumentacji weszło w życie z dniem 4 kwietnia 2018 r. 4

5 Nowe zarządzenie Rektora 1. Niniejsze zarządzenie określa szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów wyższych w Akademii Górniczo- Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie, w tym także w postaci elektronicznej, w szczególności: 1) zasady prowadzenia teczki akt osobowych studenta; 2) zasady dokumentowania przebiegu studiów; 3) zasady sporządzania i wydawania duplikatów dokumentów dotyczących przebiegu studiów; 4) sposób dokonywania sprostowań dokumentów oraz zmian danych osobowych studenta lub absolwenta w prowadzonych i wydawanych dokumentach; 5) sposób przechowywania i zasady wydawania dokumentów; 6) sposób prowadzenia albumu studentów i ewidencji studentów. zob. 1 ust. 1 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 5

6 Nowe zarządzenie Rektora Rozdział I Przepisy ogólne Rozdział II Prowadzenie dokumentacji w postaci papierowej Rozdział III Prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej Rozdział IV Inne czynności związane z dokumentacją przebiegu studiów Rozdział V Przepis przejściowe i końcowe 6

7 Podstawowe akty prawne w Uczelni» w zakresie dyplomów i suplementów: uchwała Nr 41/2017 Senatu AGH z dnia 26 kwietnia 2017 r. wzory dyplomów zarządzenie Nr 41/2017 Rektora AGH z dnia 27 września 2017 r. w sprawie wprowadzenia nowych wzorów dyplomów ukończenia studiów wyższych i suplementu do dyplomu oraz zasad ich sporządzania Instrukcja Prorektora ds. Kształcenia dot. sporządzania dyplomu i suplementu, ich odpisów, w tym także w tłumaczeniu na języki obce, oraz duplikatu dyplomu i suplementu, a także wzory pieczęci zob. 1 ust. 2-5 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 7

8 Podstawowe akty prawne w Uczelni» w zakresie opłat związanych z odbywaniem studiów: zarządzenie Nr 19/2016 Rektora AGH z dnia 6 maja 2016 r. w sprawie wysokości opłat za wydanie dokumentów związanych z tokiem studiów» w zakresie ELS: zarządzenie Nr 25/2015 Rektora AGH z dnia 8 lipca 2015 r. w sprawie korzystania w AGH z Systemu Elektronicznej Legitymacji Studenckiej (SELS) zob. 1 ust. 6-7 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 8

9 Podstawowe akty prawne w Uczelni» w zakresie cudzoziemców: zarządzenie nr 39/2015 Rektora AGH z dnia 30 września 2015 r. w sprawie zasad podejmowania i odbywania studiów wyższych w Akademii Górniczo- Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie przez osoby niebędące obywatelami polskimi zmienione: zarządzeniem Nr 47/2015 z dnia 17 listopada 2015 r. zarządzeniem Nr 47/2016 z dnia 20 grudnia 2016 r. zarządzeniem nr 36/2017 z dnia 17 lipca 2017 r. UWAGA!!!: będzie kolejna zmiana z uwagi na projekt rozporządzenia MNiSW z dnia 27 marca 2018 r. w sprawie podejmowania przez cudzoziemców studiów i szkoleń oraz ich uczestniczenia w badaniach naukowych i pracach rozwojowych 9

10 Zasady ogólne 1. Informacje dotyczące studentów i przebiegu studiów Uczelnia gromadzi w: 1) albumie studentów; 2) teczkach akt osobowych studentów; 3) protokołach zaliczenia zajęć; 4) księdze dyplomów. zob. 2 ust. 1 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 10

11 Zasady ogólne 2. Dokumentacja przebiegu studiów wyższych prowadzona jest: 1) w postaci papierowej oraz 2) w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym Uczelni, obejmującym moduł do obsługi procesu dydaktycznego przez pracowników dziekanatów, zwany dalej Systemem, oraz moduł Wirtualna Uczelnia, przeznaczony dla nauczycieli akademickich oraz studentów. zob. 2 ust. 2 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 11

12 Zasady ogólne 3. Pracownicy dziekanatów mają obowiązek na bieżąco aktualizować i weryfikować wszystkie dane dotyczące studentów zawarte w albumie studentów, teczkach akt osobowych studentów oraz w księdze dyplomów, zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej. zob. 2 ust. 3 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 12

13 Zasady ogólne 4. Nadzór merytoryczny nad wzorami dokumentów dotyczących przebiegu studiów, w tym również w postaci elektronicznej zamieszczanych w Systemie i Wirtualnej Uczelni, a także nadzór nad prawidłowością danych dotyczących studentów i absolwentów, zarówno w postaci papierowej, w szczególności w zakresie teczek akt osobowych studentów, jak i w postaci elektronicznej, sprawuje Dział Nauczania. zob. 2 ust. 4 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 13

14 Dokumentacja w postaci papierowej» Dokumentacja papierowa prowadzona jest w: 1) teczkach akt osobowych studentów; 2) kartach okresowych osiągnięć studenta, sporządzanych w postaci wydruków danych z Wirtualnej Uczelni, zwanych dalej kartami; 3) protokołach zaliczenia zajęć, sporządzanych w postaci wydruków danych z Wirtualnej Uczelni, zwanych dalej protokołami. zob. 3 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 14

15 Dokumentacja w postaci elektronicznej» Dokumentacja elektroniczna prowadzona jest w ramach: 1) tzw. elektronicznego indeksu; 2) albumu studentów; 3) księgi dyplomów. zob. 4 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 15

16 Teczka akt osobowych studenta 1. Teczka akt osobowych studenta zakładana jest przez pracownika dziekanatu, odrębnie dla każdego kierunku i poziomu studiów, niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów rekrutacyjnych. 2. Teczkę akt osobowych studenta należy opisać zgodnie z wymogami określonymi w przepisach kancelaryjnych i archiwizacyjnych obowiązujących w Uczelni. 16

17 Teczka akt osobowych studenta 3. Zakres dokumentów przechowywanych w teczkach akt osobowych studentów określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. zob. Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach akt osobowych studentów 4. Teczkę akt osobowych studenta archiwizuje i przechowuje się zgodnie z wymogami określonymi w przepisach kancelaryjnych i archiwizacyjnych obowiązującymi w Uczelni. zob. 5 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 17

18 Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach I. dokumenty dotyczące postępowania rekrutacyjnego 1) dokumenty dotyczące posiadanego wykształcenia: a) w przypadku studiów pierwszego stopnia poświadczona przez upoważnionego pracownika Uczelni kopia świadectwa dojrzałości albo świadectwa dojrzałości i zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego z poszczególnych przedmiotów, oraz kopia zaświadczenia stwierdzającego uzyskanie tytułu laureata lub finalisty z danej olimpiady (w przypadku kandydatów będących laureatami oraz finalistami olimpiad stopnia centralnego); b) w przypadku studiów drugiego stopnia poświadczona przez upoważnionego pracownika Uczelni kopia dyplomu ukończenia studiów; 18

19 Poświadczenia, pełnomocnictwa i upoważnienia 1. W przypadku dokumentów wymaganych w teczce akt osobowych studenta, w stosunku do których przepisy rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów, wymagają wykonania poświadczenia przez Uczelnię, ww. poświadczenia są wykonywane wyłącznie przez pracowników Uczelni upoważnionych na podstawie stosownego pisemnego upoważnienia Rektora. zob. 6 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 19

20 Poświadczenia, pełnomocnictwa i upoważnienia 2. Upoważniony pracownik Uczelni, któremu został okazany oryginał albo urzędowy odpis dokumentu, poświadcza zgodność kopii z oryginałem albo odpisem. 3. Poświadczenie, o którym mowa w ust. 2 obejmuje podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony, również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu. zob. 6 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 20

21 Poświadczenia za zgodność» w kwestii poświadczania za zgodność zob. art. 76a i art. 268a k.p.a. 21

22 Poświadczenia, pełnomocnictwa i upoważnienia 4. Dziekan Wydziału może upoważniać, w formie pisemnej, pracowników dziekanatów do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie w Uczelni przepisami w sprawie udzielania pełnomocnictw i upoważnień oraz prowadzenia ich rejestru. 5. W przypadku podpisywania zaświadczeń o ukończeniu studiów przez pracownika dziekanatu na podstawie upoważnienia, o którym mowa w ust. 4, niezwłocznie o tym fakcie należy na piśmie zawiadomić Dział Nauczania. W zawiadomieniu należy wskazać imię i nazwisko oraz stanowisko osoby upoważnionej, wraz z odwzorowaniem cyfrowym wzoru podpisu oraz pieczęci stanowiskowej celem przekazania NAWA za pośrednictwem POL-on. zob. 6 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 22

23 Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach 2) podpisane przez kandydata podanie o przyjęcie na studia; 3) podpisana przez kandydata albo osobę przyjętą na studia albo studenta ankieta osobowa; 4) poświadczona przez upoważnionego pracownika Uczelni kopia dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia (dowód osobisty, paszport); 5) dokumenty postępowania rekrutacyjnego stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia, a także związane z dokonaniem wpisu na studia; 6) kopia decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia; 7) podpisany przez studenta akt ślubowania; 8) podpisana przez upoważnionego pracownika Uczelni oraz osobę przyjętą na studia lub studenta umowa, o której mowa w art. 160a ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym. 23

24 Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach W przypadku cudzoziemców dodatkowo wymagane są: 1)w zakresie dokumentów dotyczących posiadanego wykształcenia poświadczone przez upoważnionego pracownika Uczelni kopie: a) świadectwa/dyplomu ukończenia studiów lub innego dokumentu uprawniającego do podjęcia kształcenia na określonym poziomie studiów/suplementu wraz legalizacją albo apostille, w zależności od kraju jego wydania; b) wykazu ocen wraz ze skalą ocen, jeżeli tak stanowią odrębne dokumenty; 24

25 Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach c) dokumentów potwierdzających uznanie dokumentu dotyczącego posiadanego wykształcenia (świadectwa/dyplomu) do celów akademickich, jeżeli są wymagane: w przypadku studiów pierwszego stopnia decyzja administracyjna kuratora oświaty w sprawie uznania świadectwa lub innego dokumentu uzyskanego za granicą za dokument potwierdzający w Rzeczypospolitej Polskiej wykształcenie średnie i uprawnienie do kontynuacji nauki, w tym uprawnienie do ubiegania się o przyjęcie na studia wyższe albo zaświadczenie o złożeniu w kuratorium oświaty dokumentów niezbędnych do uznania; dotyczy krajów innych niż OECD i Ukraina oraz Białoruś w przypadku studiów drugiego stopnia zaświadczenie stwierdzające równoważność dyplomu lub innego dokumentu ukończenia uczelni za granicą z odpowiednim polskim dyplomem ukończenia studiów wyższych; 25

26 W przypadku cudzoziemców dodatkowo wymagane są: 2) podpisane CV; 3) poświadczone przez upoważnionego pracownika Uczelni kopie: a) dokumentów uprawniających do podjęcia studiów na zasadach obowiązujących obywateli polskich zgodnie z zarządzeniem Rektora AGH w sprawie zasad podejmowania i odbywania studiów wyższych w AGH przez osoby niebędące obywatelami polskimi (np. karta stałego pobytu/karta pobytu/dokument uprawniający do stałego pobytu); b) dokumentów uprawniających do pobytu na terytorium RP (np. wiza, karta stałego pobytu/karta pobytu/dokument uprawniający do stałego pobytu); c) dokumentów potwierdzających prawo do ubezpieczenia zdrowotnego na terytorium RP (np. polisa ubezpieczeniowa, Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego lub dokument potwierdzający przystąpienie do ubezpieczenia w polskim Narodowym Funduszu Zdrowia); 26

27 WZÓR KARTY POBYTU nowa karta

28 WZÓR DOKUMNETU POTWIERDZAJĄCY PRAWO STAŁEGO POBYTU zob. rozporządzenie MSWiA z dnia 24 sierpnia 2006 r. w sprawie wniosków i dokumentów w sprawach prawa pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obywateli Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Dz. U. z 2006 r. Nr 154, poz. 1105, z późn. zm.) zob

29 EKUZ 29

30 Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach 4) dokumenty poświadczające znajomość języka, w którym będą prowadzone studia (np. certyfikaty językowe, zaświadczenia o znajomości języka na określonym poziomie); 5)dodatkowe dokumenty jeżeli umowa międzynarodowa albo umowa zawarta przez Uczelnię z inną uczelnią zagraniczną lub podmiotem tak stanowi. np. umowy o wspólnym/podwójmy kształceniu» UWAGA: W przypadku dokumentów sporządzonych w języku innym niż język polski dodatkowo wymagane są tłumaczenia zgodnie z zarządzeniem Rektora AGH w sprawie zasad podejmowania i odbywania studiów wyższych w AGH przez osoby niebędące obywatelami polskimi. 30

31 Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach II. dokumenty związane z rozpoczęciem studiów 1) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej, a także jej duplikatów; 2) zaświadczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwskazań do podjęcia studiów na danym kierunku i formie studiów jeżeli jest wymagane. 31

32 Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach III. dokumenty dotyczące przebiegu studiów 1) karty okresowych osiągnięć studenta, sporządzane w postaci wydruków danych z Wirtualnej Uczelni; 2) wnioski/podania/odwołania studenta we wszelkich sprawach związanych z przebiegiem studiów; 3) dokumentacja związana z rozpatrywaniem wniosku/podania/odwołania (np. opinie, wyjaśnienia itp.); 4) zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego w indywidualnej sprawie studenta; 5) rozstrzygnięcie/decyzja właściwego organu Uczelni dotyczące przebiegu studiów podejmowane w indywidualnych sprawach studentów; 6) potwierdzenie otrzymania decyzji (w przypadku decyzji administracyjnej bezwzględnie wymagane zwrotne potwierdzenie odbioru); 7) dokumenty postępowania odwoławczego; 8) nagrody i kary. 32

33 Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach IV. dokumenty dotyczące pomocy materialnej 1) dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej; 2) oświadczenia o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku. 33

34 Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach V. dokumenty związane z ukończeniem studiów 1) jeden egzemplarz pracy dyplomowej w postaci papierowej; 2) recenzję (recenzje) pracy dyplomowej; 3) raport z systemu antyplagiatowego; 4) protokół egzaminu dyplomowego; 5) dyplom ukończenia studiów egzemplarz do akt; 6) suplement do dyplomu egzemplarz do akt; 7) potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów, suplementu do dyplomu, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu. 34

35 Wykaz dokumentów przechowywanych w teczkach VI. inne dokumenty 1) kopia pełnomocnictwa, w przypadku gdy student albo absolwent dokonuje czynności za pośrednictwem pełnomocnika; 2) kopia odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu w przypadku zmiany danych osobowych; 3) zawiadomienie wojewody o udzieleniu cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach; 4) karta odejścia z Uczelni; 5) inne dokumenty jeżeli są wymagane odrębnymi przepisami. 35

36 Zawiadomienie wojewody o udzieleniu cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach 36

37 Karta okresowych osiągnięć studenta 1. Dziekanat jednostki prowadzącej studia po weryfikacji osiągnięć studenta w danym okresie rozliczeniowym oraz po rozliczeniu studenta przygotowuje karty na podstawie danych znajdujących się w Systemie w postaci wydruku. 2. Dziekan Wydziału lub upoważniony przez niego Prodziekan na karcie sporządzonej w postaci wydruku danych z Systemu potwierdza udzielenie wpisu na kolejny okres rozliczeniowy datą, własnoręcznym podpisem i imienną pieczęcią nie później niż w ciągu tygodnia od rozpoczęcia kolejnego okresu rozliczeniowego. 3. W przypadku kilkustronicowego wydruku karty, Dziekan Wydziału lub upoważniony przez niego Prodziekan podpisuje każdą ze stron wydruku, zaś na ostatniej stronie potwierdza udzielenie wpisu na kolejny okres rozliczeniowy datą, własnoręcznym podpisem i imienną pieczęcią. 4. Egzemplarz karty przechowuje się w teczce akt osobowych studenta. zob. 7 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 37

38 Karta okresowych osiągnięć studenta 38

39 Protokoły 1. Ogłoszenie wyników danego zaliczenia bądź egzaminu, a także wystawienie oceny końcowej następuje poprzez wprowadzenie ocen do protokołów w Wirtualnej Uczelni. 2. Ogłoszenie wyników danego zaliczenia bądź egzaminu, a także wystawienie oceny końcowej nie jest dopuszczalne w postaci wywieszenia listy studentów albo w inny sposób niż określony w ust Protokoły sporządzane są przez prowadzących zajęcia oraz przez prowadzących przedmiot wyłącznie po uprzednim wprowadzeniu ocen do Wirtualnej Uczelni i tylko na podstawie znajdujących się tam danych. zob. 8 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 39

40 Protokoły 4. Prowadzący zajęcia bądź prowadzący przedmiot zobowiązany jest: 1)ogłosić wyniki zaliczenia lub egzaminu po uprzednim wprowadzeniu ocen do Wirtualnej Uczelni w terminach określonych w Regulaminie studiów AGH; 2)zatwierdzić protokół w Wirtualnej Uczelni; 3)wydrukować protokół z Wirtualnej Uczelni; 4)podpisać protokół w postaci wydruku z Wirtualnej Uczelni; 5) po zakończeniu każdego semestru, nie później niż w ciągu siedmiu dni od zakończenia okresu rozliczeniowego, przekazać podpisane protokoły do dziekanatu jednostki prowadzącej studia. zob. 8 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 40

41 Protokoły 5. Prowadzący zajęcia albo prowadzący przedmiot ponoszą wyłączną odpowiedzialność za prawidłowość danych dotyczących studentów zawartych w protokołach i są zobowiązani do ich bieżącej weryfikacji, zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej. 6. Za terminowość wpisywania ocen i zaliczeń do Wirtualnej Uczelni odpowiada Dziekan Wydziału oraz Kierownik Katedry, zaś w przypadku zajęć z języków obcych, zajęć z wychowania fizycznego oraz szkoleń BHP odpowiadają odpowiednio Kierownik SJO, Kierownik SWFiS oraz Kierownik Sekcji BHP. zob. 8 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 41

42 Protokoły 7. Prorektor ds. Kształcenia określa terminy zamknięcia Wirtualnej Uczelni na wpisywanie ocen przez prowadzących zajęcia bądź przedmiot. Po upływie tego terminu wpisywanie ocen do Wirtualnej Uczelni nie jest możliwe. 8. W przypadku braku możliwości wpisania ocen w ustalonych terminach, o których mowa w ust. 4, Kierownik Katedry lub Kierownik SJO, Kierownik SWFiS oraz Kierownik Sekcji BHP wyznaczy innego nauczyciela akademickiego, który w zastępstwie wpisze oceny do Wirtualnej Uczelni i przygotuje protokół zgodnie z zasadami określonymi w ust. 1. zob. 8 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 42

43 Protokoły 9. Protokoły w formie wydruku przechowywane są we właściwym dziekanacie jednostki prowadzącej studia, a następnie archiwizowane zgodnie z wymogami określonymi w przepisach kancelaryjnych i archiwizacyjnych obowiązujących w Uczelni. 10.Pracownicy dziekanatów zobowiązani są do weryfikacji kompletności danych w protokołach. zob. 8 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 43

44 Protokoły 11.Sposób wprowadzania ocen i zaliczeń przez prowadzących zajęcia oraz prowadzących przedmioty do Wirtualnej Uczelni określa Prorektor ds. Kształcenia w drodze instrukcji, zamieszczonej w Wirtualnej Uczelni. diagramy dla nauczycieli akademickich 12.W przypadku rozbieżności danych pomiędzy protokołem zaliczenia przedmiotu i kartą okresowych osiągnięć pracownik dziekanatu ma obowiązek wyjaśnić wszelkie wątpliwości w tym zakresie z prowadzącym zajęcia albo prowadzącym przedmiot. zob. 8 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 44

45 Reklamacje ocen 1. W przypadku gdy w opinii studenta ocena wpisana do Wirtualnej Uczelni różni się od faktycznie uzyskanej, student może zgłosić pisemną reklamację do prowadzącego zajęcia lub prowadzącego przedmiot w terminie tygodnia od dnia wprowadzenia oceny do Wirtualnej Uczelni. 2. W przypadku stwierdzenia zasadności reklamacji prowadzący zajęcia lub prowadzący przedmiot zobowiązany jest zweryfikować wpisaną ocenę w Wirtualnej Uczelni i dokonać odpowiedniej korekty w terminie 3 dni od zgłoszenia reklamacji przez studenta, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4. zob. 9 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 45

46 Reklamacje ocen 3. W przypadku uwzględnienia reklamacji po przekazaniu protokołu do dziekanatu jednostki prowadzącej studia: 1) prowadzący zajęcia lub prowadzący przedmiot może dokonać zmiany wpisanej oceny wyłącznie na wydrukowanym protokole. W wierszu oceny należy przekreślić dotychczasową ocenę i wpisać obok poprawną ocenę wraz z: adnotacją Uwzględniono reklamację studenta, datą i podpisem prowadzącego zajęcia lub prowadzącego przedmiot; 2)pracownik dziekanatu zobowiązany jest do dokonania zmiany w Systemie wyłącznie na podstawie adnotacji prowadzącego zajęcia lub prowadzącego przedmiot w protokole. zob. 9 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 46

47 Reklamacje ocen 4. W przypadku nieuwzględnienia reklamacji przez prowadzącego zajęcia lub przez prowadzącego przedmiot, studentowi przysługuje prawo odwołania się do Dziekana Wydziału w terminie tygodnia od dnia udzielenia odmowy. 5. W przypadku uwzględnienia reklamacji przez Dziekana Wydziału ust. 2-3 stosuje się odpowiednio. zob. 9 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 47

48 Elektroniczny indeks 1. Student studiujący na dwóch lub więcej kierunkach studiów ma dostęp do tzw. elektronicznego indeksu na każdym ze studiowanych kierunków i poziomów. 2. Student zobowiązany jest sprawdzać wszystkie swoje dane osobowe, oceny oraz stan indywidualnego konta w Wirtualnej Uczelni celem weryfikacji kompletności i poprawności danych wpisanych w Wirtualnej Uczelni. 3. Uczelnia zapewnia studentowi dostęp do dokumentacji przebiegu studiów prowadzonej w formie elektronicznej poprzez indywidualne konto w Wirtualnej Uczelni na stronie internetowej zob. 10 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 48

49 Elektroniczny indeks 4. Na prośbę studenta upoważniony pracownik dziekanatu wydaje studentowi potwierdzony pieczęcią urzędową i podpisem wydruk z dokumentacji przebiegu studiów prowadzonej w postaci elektronicznej. 5. Zakres informacji dostępnych studentowi w ramach tzw. elektronicznego indeksu określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. zob. 10 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 49

50 Zakres informacji dostępnych studentowi w ramach tzw. elektronicznego indeksu I. Dane osobowe studenta II. Dane dotyczące studiowanego kierunku studiów III. Treść ślubowania IV. Poświadczenia wpisu V. Dane dotyczące przebiegu studiów VI. Informacje o udzielonych nagrodach i wyróżnieniach VII. Informacje o karach dyscyplinarnych VIII. Urlopy IX. Ukończenie studiów X. Dyplom XI. Odejścia z Uczelni XII. Kontakt z dziekanatem 50

51 Rozliczenie w Systemie 1. Rozliczenie osiągnięć studenta dokonuje się wyłącznie na podstawie danych znajdujących się w Systemie. 2.Dziekanaty Wydziałów zobowiązane są do weryfikacji osiągnięć studenta w Systemie w danym okresie rozliczeniowym oraz rozliczenia studenta w Systemie w terminach wskazanych w Regulaminie Studiów AGH, tj. nie później niż w ciągu tygodnia od rozpoczęcia kolejnego okresu rozliczeniowego. zob. 11 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 51

52 Rozliczenie w Systemie 3. Celem rozliczenia w Systemie student potwierdza prawidłowość i kompletność wszystkich danych w Wirtualnej Uczelni nie później niż w ciągu 3 dni od rozpoczęcia kolejnego okresu rozliczeniowego. 4. W przypadku braku potwierdzenia przez studenta prawidłowości i kompletności wszystkich danych w Wirtualnej Uczelni, wpisane oceny uznaje się za prawidłowe i kompletne. zob. 11 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 52

53 Album studentów 1. Album studentów prowadzony jest w postaci elektronicznej. 2. Studentowi nadaje się kolejny, w ramach Uczelni, numer albumu, który jest przypisany studentowi na wszystkich kierunkach, poziomach, formie i profilu studiów realizowanych przez studenta. 3. Numer albumu wpisuje się w elektronicznym indeksie studenta i jego legitymacji studenckiej. 4. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta. 5. Zakres danych wpisywanych do albumu określa załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. zob. 12 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 53

54 Zakres danych wpisywanych do albumu studentów 1. numer albumu; 2. data rozpoczęcia studiów; 3. data rozpoczęcia studiów w Uczelni; 4. imiona i nazwisko; 5. data i miejsce urodzenia; 6. tożsamości oraz kraj wydania dokumentu tożsamości; 7. obywatelstwo; 54

55 Zakres danych wpisywanych do albumu studentów 8. w przypadku cudzoziemców: a) kraj pochodzenia, b) informacje o podjęciu i odbywaniu studiów na zasadach obowiązujących obywateli polskich, c) informacje o przyjęciu na studia na podstawie: umów międzynarodowych, umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi przez Uczelnię, decyzji właściwego ministra, decyzji Rektora AGH, 55

56 Zakres danych wpisywanych do albumu studentów d) informacje o warunkach finansowych kształcenia: jako stypendyści strony polskiej, na zasadach odpłatności, bez odpłatności i świadczeń stypendialnych, jako stypendyści strony wysyłającej, bez ponoszenia opłat za naukę, jako stypendyści Uczelni, e) informacje o posiadaniu Karty Polaka lub o spełnianiu wymagań określonych w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o repatriacji (polskie pochodzenie); 56

57 WZÓR KARTY POLAKA» zob. rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 26 sierpnia 2016 r. w sprawie wzoru wniosku o przyznanie lub przedłużenie ważności Karty Polaka oraz wzoru Karty Polaka (Dz. U. poz. 1382) 57

58 OPINIA KONSULA 58

59 Zakres danych wpisywanych do albumu studentów 9. imiona rodziców; 10. płeć; 11. miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś lub miasto; 12. informacje o dokumencie stanowiącym podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia: 13. nazwa Wydziału; 14. nazwa kierunku studiów, poziom studiów, profil kształcenia, forma studiów; 15. rok studiów oraz semestr, na który został przyjęty; 16. numer dyplomu; 17. data ukończenia studiów i uzyskany tytuł zawodowy; 18. data opuszczenia Uczelni; 19. przyczyna opuszczenia Uczelni. 59

60 Księga dyplomów 1. Uczelnia prowadzi księgę dyplomów w postaci elektronicznej, do której wpisuje się: 1) liczbę porządkową stanowiącą numer dyplomu; 2) numer albumu; 3) imiona i nazwisko studenta; 4) rok urodzenia; 5) datę rozpoczęcia studiów; 6) nazwę Wydziału; 7) kierunek, poziom, profil i formę studiów; 8) datę złożenia egzaminu dyplomowego; 9) uzyskany tytuł zawodowy. zob. 13 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 60

61 Księga dyplomów 2. Sposób prowadzenia księgi dyplomów w Uczelni określa odrębne zarządzenie Rektora w sprawie zasad sporządzania dyplomów ukończenia studiów wyższych oraz suplementu do dyplomów. zob. 10 zarządzenia Nr 41/2017 Rektora AGH z dnia 27 września 2017 r. w sprawie wprowadzenia nowych wzorów dyplomów ukończenia studiów wyższych i suplementu do dyplomu oraz zasad ich sporządzania zob. 13 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 61

62 Inne czynności związane z dokumentacją przebiegu studiów» zwrot ELS» zmiana wydziału, uczelni» sprostowanie dokumentów» wymiana dokumentów» sporządzanie i wydawanie duplikatów» wydawanie zaświadczeń, odpisów i wyciągów» udzielanie informacji osobom trzecim» zmiany danych osobowych studenta» uwierzytelnianie dokumentów zobacz. NAWA 62

63 Zwrot ELS 1. Student, który utracił prawo do posiadania legitymacji studenckiej, zgodnie z odrębnymi przepisami, zobowiązany jest ją zwrócić Uczelni do dziekanatu wydziału. 2.Konsekwencje posługiwania się ELS przez absolwenta albo studenta, którzy utracili prawo do jej posiadania albo odmówili jej zwrotu ponosi wyłącznie absolwent albo student. zob. 14 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 63

64 Zmiana wydziału, uczelni 1. W przypadku przeniesienia się studenta do innej jednostki (zmiana wydziału) albo do innej uczelni (zmiana uczelni) wszystkie dokumenty dotyczące przebiegu studiów znajdujące się w teczce akt osobowych przesyła się do jednostki/uczelni, do której student się przeniósł, na pisemny wniosek tej jednostki/uczelni. 2. W jednostce, którą student opuścił, pozostaje kopia pisma, przy którym przesłano dokumenty, ich wykaz oraz mogą pozostać kopie wszystkich dotychczas zgromadzonych w teczce akt osobowych studenta dokumentów. zob. 15 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji zob. też 23 i 12 ust. 8 Regulaminu studiów 64

65 Sprostowania dokumentów 1. W przypadku błędów lub omyłek pisarskich lub rachunkowych należy dokonać sprostowania. 2. Sprostowań można dokonywać w albumie studentów, księdze dyplomów, karcie okresowych osiągnięć, protokole zaliczenia zajęć oraz protokole egzaminu dyplomowego na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu (przez uprawnionego pracownika Uczelni). zob. 16 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 65

66 Sprostowania dokumentów 3. Sprostowań dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez skreślenie nieprawidłowego zapisu i wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. W miejscu sprostowania należy umieścić odpowiednią adnotację "Dokonano sprostowania", podpis osoby upoważnionej do wystawiania określonego dokumentu, datę i pieczęć urzędową. zob. 16 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 66

67 Sprostowania dokumentów 4. Karty, protokoły zaliczenia zajęć oraz protokoły egzaminu dyplomowego zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie. 5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 dokument zawierający błędy lub omyłki: 1) należy w sposób widoczny przekreślić i uczynić na nim wzmiankę: Podlega wymianie z uwagi na błędy/omyłki wraz z podpisem osoby upoważnionej do wystawienia określonego dokumentu, datą i pieczęcią urzędową; 2) przechowuje się w dokumentacji przebiegu studiów na zasadach ogólnych. zob. 16 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 67

68 Sprostowania dokumentów 6. Sprostowania należy dokonać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia stwierdzenia omyłki. 7. W przypadku sprostowania dokonywanego w dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej zachowuje się w niej informację o sprostowaniu, jego dacie i osobie. 8. Informację o sprostowaniu dokumentu znajdującego się w teczce akt osobowych studenta należy umieścić się w tej teczce. zob. 16 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 68

69 Wymiana dokumentów 1.Elektroniczna legitymacja studencka podlega wymianie na zasadach określonych w zarządzeniu Rektora w sprawie szczegółowych zasad korzystania w AGH z Systemu Elektronicznej Legitymacji Studenckiej (SELS). 2.Dyplom, suplement do dyplomu oraz ich odpisy zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie na zasadach określonych w zarządzeniu Rektora w sprawie zasad sporządzania dyplomów ukończenia studiów wyższych oraz suplementu do dyplomów. zob. 17 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 69

70 Sporządzanie i wydawanie duplikatów dokumentów 1. Zasady sporządzania duplikatów dyplomów ukończenia studiów wyższych oraz suplementu do dyplomu określa odrębne zarządzenie Rektora w sprawie zasad sporządzania dyplomów ukończenia studiów wyższych oraz suplementu do dyplomów. 2. Zasady sporządzania duplikatów elektronicznej legitymacji studenckiej określa odrębne zarządzenie Rektora w sprawie szczegółowych zasad korzystania w AGH z Systemu Elektronicznej Legitymacji Studenckiej (SELS). zob. 18 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 70

71 Sporządzanie i wydawanie duplikatów dokumentów 3. Duplikaty dokumentów innych niż określone w ust. 1 i 2 sporządza się i wydaje się zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów. zob. 13 rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów 4. Duplikaty dokumentów wymaganych w teczce akt osobowych studenta należy sporządzić nie później jednak niż w terminie trzydziestu dni od dnia złożenia wniosku w tej sprawie, na podstawie dostępnych dokumentów. zob. 18 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 71

72 Wydawanie zaświadczeń, odpisów, wyciągów z dokumentacji przebiegu studiów 1. Dokumenty dotyczące przebiegu studiów znajdujące się w teczce akt osobowych studenta, ich odpisy lub wyciągi, a także zaświadczenia, w zakresie, w jakim dotyczą studenta lub absolwenta, wydaje się na jego wniosek albo upoważnionej przez niego osobie (pełnomocnikowi), albo wysyła pocztą na wskazany adres, za zwrotnym poświadczeniem odbioru. zob. 19 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 72

73 73

74 Wydawanie zaświadczeń, odpisów, wyciągów z dokumentacji przebiegu studiów 2. Upoważnienie (pełnomocnictwo) powinno być udzielone na piśmie, przy czym w przypadku dyplomu ukończenia studiów, suplementu, a także ich odpisów powinno dodatkowo zawierać potwierdzenie autentyczności podpisu osoby upoważniającej, dokonane przez pracownika Uczelni lub notariusza. 3. W przypadku działania przez pełnomocnika upoważnienie (pełnomocnictwo) dołącza się do teczki akt osobowych studenta. zob. 19 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 74

75 Wydawanie zaświadczeń, odpisów, wyciągów z dokumentacji przebiegu studiów 2. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli: 1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa; 2) student albo były student albo absolwent ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. 3. Zaświadczenie należy wydać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, według wzorów umieszczonych w Systemie. zob. 19 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 75

76 Wzory zaświadczeń 76

77 Zaświadczenia dla cudzoziemców» rozporządzenie MNiSW z dnia 25 sierpnia 2015 r. w sprawie wzoru zaświadczenia jednostki prowadzącej studia o przyjęciu cudzoziemca na studia lub o kontynuowaniu przez niego studiów (Dz. U. z 2015 r. poz. 1284), które weszło w życie z dniem 2 września 2015 r. było poprzedzone rozporządzenie MNiSW z dnia 23 października 2006 r. w sprawie określenia wzoru zaświadczenia jednostki prowadzącej studia o przyjęciu cudzoziemca na studia (Dz. U. z 2006 r. Nr 200, poz. 1475), które utraciło moc obowiązującą z dniem 2 maja 2015 r. 77

78 Zaświadczenia dla cudzoziemców 78

79 Udzielanie informacji osobom trzecim 1. Udzielanie informacji o studencie, byłym studencie albo absolwencie osobom trzecim dopuszczalne jest wyłącznie za pisemną jego zgodą, z zastrzeżeniem ust Można udzielić informacji o studencie, byłym studencie albo absolwencie wyłącznie na pisemny wniosek instytucji państwowej albo samorządowej w związku z prowadzonym na podstawie ustawy postępowaniem za zgodą Rektora. W sprawach pilnych albo wymagających niezwłocznej interwencji wniosek można złożyć za pośrednictwem faksu albo poczty elektronicznej, jeżeli adres nadawcy nie budzi jakichkolwiek wątpliwości. zob. 20 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 79

80 Szczegółowe wytyczne dotyczące postępowania w przypadku wydawania odpisów i wyciągów z dokumentacji przebiegu studiów, a także udostępnianie informacji o studentach i absolwentach osobom trzecim» pismo Prorektora ds. Kształcenia 1. Wydawanie odpisów i wyciągów z dokumentacji przebiegu studiów 2. Pełnomocnictwo w indywidualnych sprawach studentów i absolwentów 3. Pełnomocnictwa do odbioru dyplomu wraz z suplementem 4. Wydawanie zaświadczeń 5. Wydawanie zaświadczeń w językach obcych 6. Udzielanie i udostępnianie informacji o studentach i absolwentach osobom trzecim 80

81 Zmiana danych osobowych studenta 1. W przypadku gdy zmiana danych osobowych zawartych w dokumentacji przebiegu studiów nastąpiła w trakcie studiów, dokumenty dotyczące przebiegu studiów wystawia się na nowe dane osobowe od momentu złożenia pisemnego wniosku przez studenta w tej sprawie. 2. W tym celu student ma obowiązek przedstawić do wglądu w dziekanacie wydziału oryginał odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu. zob. 21 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 81

82 Zmiana danych osobowych studenta 3. Zmiany danych osobowych zawartych w dokumentacji przebiegu studiów należy dokonać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia złożenia pisemnego wniosku przez studenta w tej sprawie. 4. Informację o dokonanej zmianie danych osobowych wraz z wnioskiem studenta oraz kopią dokumentu, o którym mowa w ust. 2 umieszcza się w teczce akt osobowych studenta. zob. 21 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 82

83 Zmiana danych osobowych studenta 5. Po ukończeniu studiów nie dokonuje się zmiany imion lub nazwiska absolwenta w dokumentach znajdujących się w teczce akt osobowych studenta, chyba że zmiana imion lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu w sprawie zmiany płci. 6. W przypadku dyplomu ukończenia studiów wyższych, suplementu do dyplomu oraz ich odpisów zasady zmiany imienia lub nazwiska po ukończeniu studiów i sposób postępowania w tych sprawach określa zarządzenie Rektora w sprawie zasad sporządzania dyplomów ukończenia studiów wyższych oraz suplementu do dyplomów. zob. 21 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 83

84 Uwierzytelnianie dokumentów przebiegu studiów art. 191b PSW 1. Dokumenty wydawane przez uczelnię w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów i studiów podyplomowych, przeznaczone do obrotu prawnego z zagranicą, są uwierzytelniane na wniosek zainteresowanego. 2. Uwierzytelnienie polega na stwierdzeniu autentyczności dokumentu. 2. Uwierzytelnienie polega na poświadczeniu autentyczności podpisu i funkcji osoby podpisującej dokument, o którym mowa w ust. 3, lub tożsamości pieczęci urzędowej uczelni, którą jest opatrzony ten dokument. * zmiana art. 191b ust. 2 w brzmieniu obowiązującym od 1 października 2017 r. 84

85 Uwierzytelnianie dokumentów przebiegu studiów art. 191b PSW 3. Minister nadzorujący uczelnię Dyrektor Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej uwierzytelnia wydane przez tę uczelnię: 1) dyplomy ukończenia studiów wraz z suplementami; 1a) odpisy dokumentów, o których mowa w pkt 1, w tym odpisy w języku obcym; 2) świadectwa ukończenia studiów podyplomowych; 3) duplikaty dokumentów, o których mowa w pkt 1 i 2; 4) zaświadczenia o ukończeniu studiów. * zmiana art. 191b ust. 3 wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2018 r. (!!!) 85

86 Uwierzytelnianie dokumentów przebiegu studiów art. 191b PSW NOWOŚĆ!!! 3a. Rektorzy uczelni wprowadzają do Systemu POL-on wykazy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w ust. 3, obejmujące ich imiona i nazwiska oraz funkcje pełnione w jednostkach organizacyjnych zatrudniających te osoby, wraz z odwzorowaniem cyfrowym wzorów ich podpisów, a także wzorów pieczęci urzędowych wydającego te dokumenty i wzorów tych dokumentów, oraz na bieżąco je aktualizują. * zmiana art. 191b ust. 3a w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2018 r. (!!!) 86

87 Uwierzytelnianie dokumentów przebiegu studiów» Rektorzy uczelni, dyrektorzy instytutów badawczych i dyrektorzy instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk wprowadzą do Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym, w zakresie dotyczącym kierowanych przez nich jednostek, wzory i wykazy, o których mowa w: 1) art. 29c ust. 2a ustawy zmienianej w art. 35, 2) art. 191b ust. 3a ustawy zmienianej w art. 36 w terminie do dnia 31 stycznia 2018 r. zob. art. 48 ustawy o NAWA 87

88 NAWA rejestr danych uwierzytelniających 88

89 NAWA rejestr danych uwierzytelniających» w związku z nowymi wymogami ustawy o NAWA w systemie POLon został zbudowany rejestr, który gromadzi następujące dane służące NAWA do uwierzytelniania dokumentów: wzory dokumentów podlegających uwierzytelnianiu wzory pieczęci urzędowych funkcje osób upoważnionych do podpisywania dokumentów wraz z podpisami tych osób» każdy artefakt uwierzytelniający (wzór dokumentu, wzór pieczęci lub osoba i jej funkcja) posiada jeden z trzech statusów: nowy aktywny unieważniony 89

90 Uwierzytelnianie dokumentów przebiegu studiów» Ministrowie, o których mowa w art. 33 ust. 2 PSW przekażą Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, w terminie do dnia 31 stycznia 2018 r., przekazane do urzędów obsługujących tych ministrów przed dniem 1 stycznia 2018 r. wykazy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w art. 29c ust. 1 ustawy zmienianej w art. 35 oraz w art. 191b ust. 3 ustawy zmienianej w art. 36, a także wzory podpisów tych osób, pieczęci urzędowych oraz wzory dyplomów i świadectw. zob. art. 49 ustawy o NAWA 90

91 Uwierzytelnianie dokumentów 1. Dokumenty wydawane przez Uczelnię w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów, przeznaczone do obrotu prawnego z zagranicą, są uwierzytelniane na pisemny wniosek absolwenta. 2. Dyplomy ukończenia studiów wraz z suplementami, ich odpisy, w tym odpisy w języku obcym, ich duplikaty, a także zaświadczenia o ukończeniu studiów uwierzytelnia Dyrektor Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej. 3. Dokumenty inne niż wymienione w ust. 2, w szczególności odpisy lub wyciągi dokumentów znajdujących się w teczce akt osobowych studenta, karty okresowych osiągnięć, transkrypt/wyciąg/wypis z ocen, kartę przebiegu studiów, są uwierzytelniane w Uczelni. zob. 22 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 91

92 Uwierzytelnianie dokumentów 4. Uwierzytelnienie polega na poświadczeniu autentyczności podpisu i funkcji osoby podpisującej określony dokument lub tożsamości pieczęci urzędowej Uczelni, którą jest opatrzony ten dokument. zob. 22 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 92

93 Uwierzytelnianie dokumentów 5. Uwierzytelnienia dokumentów wydawanych przez Uczelnię przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą dokonuje się przez umieszczenie na dokumencie: 1)klauzuli uwierzytelniającej zawierającej stwierdzenie autentyczności podpisu i funkcji osoby podpisującej dokument lub tożsamości pieczęci urzędowej jednostki organizacyjnej, którą jest opatrzony ten dokument; 2)podpisu osoby dokonującej uwierzytelnienia dokumentu; 3)pieczęci urzędowej Uczelni; 4)nazwy miejscowości i daty dokonania uwierzytelnienia. zob. 22 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 93

94 Uwierzytelnianie dokumentów 6. Uwierzytelnienia dokumentów wydawanych przez Uczelnię przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą należy dokonać nie później jednak niż w terminie trzydziestu dni od dnia złożenia pisemnego wniosku absolwenta w tej sprawie. 7. Za uwierzytelnienie dokumentów wydawanych przez Uczelnię przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą pobierana jest opłata w wysokości 19 zł na wskazany rachunek bankowy Uczelni. zob. 22 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 94

95 Przepisy przejściowe 1. W przypadku studentów, którzy rozpoczęli studia przed dniem 1 października 2013 r., w tym także wznawiających studia w ramach tzw. reaktywacji w latach akademickich od 2013/2014 do 2016/2017, dokumentacja przebiegu studiów prowadzona jest na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu. 2. Dotychczasowe protokoły zaliczenia przedmiotu sporządzane w postaci wydruków danych z Systemu zachowują swoją ważność. zob. 23 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 95

96 Przepisy przejściowe 3. Protokoły zaliczenia zajęć sporządzane w semestrze zimowym w roku akademickim 2017/2018 należy przekazać do dziekanatu jednostki prowadzącej studia, nie później niż w ciągu dwóch tygodni od zakończenia okresu rozliczeniowego. 4. W zakresie dokumentów znajdujących w teczkach akt osobowych studentów założonych przed dniem 1 października 2016 r. stosuje się przepisy dotychczasowe. zob. 23 zarządzenia Rektora w sprawie dokumentacji 96

97 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ 97