KOMISJA EUROPEJSKA DG ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Równości Szans ESF, Monitorowanie Działań Krajowych I, Koordynacja Audyt, kontrola

Transkrypt

1 Wersja ostateczna z 28/01/2010 COCOF 09/0025/04-PL KOMISJA EUROPEJSKA DG ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Równości Szans ESF, Monitorowanie Działań Krajowych I, Koordynacja Audyt, kontrola DG ds. Polityki Regionalnej Koordynacja Polityki Audyt Artykuł 11 ust. 3 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 396/2009 Artykuł 7 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 397/2009 Koszty pośrednie zadeklarowane ryczałtowo Koszty zryczałtowane wyliczone na podstawie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych Kwoty ryczałtowe WPROWADZENIE ROZDZIAŁ I: Koszty pośrednie zadeklarowane ryczałtowo ROZDZIAŁ II: Koszty zryczałtowane wyliczone na podstawie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych ROZDZIAŁ III: Kwoty ryczałtowe ROZDZIAŁ IV: Wspólne przepisy horyzontalne ZAŁĄCZNIK: Stosowne przepisy prawa ZASTRZEŻENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI: Niniejszy dokument został sporządzony przez służby Komisji odpowiedzialne za fundusze strukturalne. W granicach obowiązujących przepisów prawa wspólnotowego dokument przedstawia techniczne wskazówki dla organów publicznych, praktyków, beneficjentów lub potencjalnych beneficjentów i innych organów zaangażowanych w monitorowanie, kontrolowanie i wdrażanie polityki spójności w zakresie interpretowania i stosowania przepisów wspólnotowych w tej dziedzinie. Celem dokumentu roboczego jest przedstawienie objaśnień i interpretacji służb Komisji dotyczących tych przepisów, tak aby ułatwić wdrażanie programów operacyjnych i zachęcać do stosowania dobrych praktyk. Jednakże niniejsze wytyczne nie naruszają wykładni Trybunału Sprawiedliwości i Sądu Pierwszej Instancji ani rozwoju praktyk decyzyjnych Komisji.

2 WPROWADZENIE W 2006 r. znaczne uproszczenie wprowadzone do rozporządzenia EFS na lata umożliwiło państwom członkowskim ryczałtowe deklarowanie kosztów pośrednich (kosztów ogólnych) do wysokości 20 % bezpośrednich kosztów operacji. Uproszczenie naliczania stawek ryczałtowych z tytułu kosztów pośrednich zostało z zadowoleniem przyjęte przez wszystkie zainteresowane strony, w tym Europejski Trybunał Obrachunkowy. W swoim sprawozdaniu rocznym za 2007 r. Europejski Trybunał Obrachunkowy wskazał, że większość błędów dotyczących wydatków na działania strukturalne wynika po części ze złożoności ram prawnych i wykonawczych. Z tego powodu zaleca się uproszczenie podstawy obliczania kosztów kwalifikowalnych i szersze wykorzystanie płatności opartych na kwotach i stawkach ryczałtowych, zamiast zwracania kosztów rzeczywistych 2. Rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich i jego przepisy wykonawcze 3 umożliwiły już takie podejście do wydatków objętych zarządzaniem bezpośrednim. W listopadzie 2008 r. Komisja opublikowała komunikat w sprawie Europejskiego planu naprawy gospodarczej 4, który wzywał do zwiększenia inwestycji służących pobudzaniu gospodarki europejskiej. W tym celu należy przyśpieszyć tempo wdrażania funduszy strukturalnych. Komisja zobowiązała się do zaproponowania szeregu środków mających na celu między innymi zwiększenie możliwości stosowania zryczałtowanych wydatków kwalifikowalnych w przypadku wszystkich funduszy 5. W tym kontekście Komisja przedłożyła wniosek dotyczący zmiany art. 11 rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 (rozporządzenia EFS), wprowadzając możliwość stosowania kosztów zryczałtowanych wyliczonych poprzez zastosowanie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych oraz dotacji i grantów w postaci kwot ryczałtowych. Wniosek przyjęto dnia 26 listopada 2008 r. W trakcie negocjacji Komisja zgodziła się na rozszerzenie na EFRR zastosowania stawki ryczałtowej kosztów pośrednich, standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych oraz dotacji i grantów w postaci kwot ryczałtowych w drodze zmiany art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 (rozporządzenia EFRR). Dlatego też rozporządzenie EFS zmienione rozporządzeniem (WE) nr 396/ oraz rozporządzenie EFRR zmienione rozporządzeniem (WE) nr 397/ zawierają w odniesieniu 1 Artykuł 11 ust. 3 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006, 2 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C286, Tom 51, 10 listopada 2008 r. Trybunał Obrachunkowy Sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego dotyczące wykonania budżetu za rok budżetowy 2007 wraz z odpowiedziami instytucji, rozdział 2, pkt Artykuł 108a rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1995/2006, art. 180a rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 478/ Komunikat Komisji do Rady Europejskiej - Europejski plan naprawy gospodarczej, COM(2008) 800 wersja ostateczna, Ibidem przypis 1. 6 Dz.U. L 126 z , s.1 7 Dz.U. L 126 z , s.3. 2

3 do obu funduszy jednakową możliwość stosowania stawki ryczałtowej kosztów pośrednich, standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych oraz kwot ryczałtowych. Przepisy te są ważnym krokiem w kierunku uproszczenia. Doświadczenia państw członkowskich pokazują, że aby udokumentować niewielką część wydatków potrzebna jest duża ilość dokumentów potwierdzających, sprawdzanych przez kontrolerów i audytorów. Oznacza to, że duża część zasobów ludzkich i działań administracyjnych związanych z zarządzaniem funduszami strukturalnymi jest pochłaniana przez gromadzenie i sprawdzanie dokumentów, zamiast koncentrować się na osiąganiu celów polityki. Oczekuje się, że zastosowanie przepisów dotyczących uproszczonych kosztów w ramach EFRR i EFS zmniejszy obciążanie administracyjne beneficjentów i organów zarządzających oraz przyczyni się do bardziej efektywnego i prawidłowego wykorzystania tych funduszy. 1. CEL DOKUMENTU ROBOCZEGO Niniejszy dokument roboczy został sporządzony przez służby Komisji odpowiedzialne za fundusze strukturalne w porozumieniu z członkami technicznej grupy roboczej EFS oraz komitetu koordynującego fundusze (COCOF). Odzwierciedla on dyskusje prowadzone z organami krajowymi w czasie seminariów technicznych COCOF w sprawie kosztów uproszczonych (19 lutego, 23 marca, 30 kwietnia oraz wyłącznie na temat programów ETC 29 czerwca 2009 r.) i w ramach seminarium Szkolenia dla trenerów (9 czerwca 2009 r.). Dokument zawiera techniczne wskazówki dotyczące kosztów pośrednich zadeklarowanych ryczałtowo, kosztów zryczałtowanych wyliczonych na podstawie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych oraz kwot ryczałtowych (zwanych dalej uproszczonymi opcjami kosztów ). Niniejszy dokument roboczy skierowany jest do organów publicznych, podmiotów zarządzających programami i kontrolujących je, beneficjentów lub potencjalnych beneficjentów i innych podmiotów zaangażowanych we wdrażanie, zarządzanie, monitorowanie i kontrolę w zakresie polityki spójności. Celem dokumentu roboczego jest przedstawienie wskazówek mających ułatwić stosowanie kosztów uproszczonych, w odpowiednich przypadkach, oraz ograniczyć niepewność prawną i ryzyko finansowe po stronie beneficjentów. Równolegle nota zachęca do stosowania dobrych praktyk, dzięki przykładom mającym na celu zilustrowanie głównych punktów realizacji i przedstawienie kilku możliwości wdrażania art. 11 ust. 3 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 i art. 7 ust. 4 rozporządzenia nr 1080/2006. Przykłady przedstawione w niniejszym dokumencie roboczym mają charakter czysto ilustracyjny: ich obecność nie stanowi wymogu ani zalecenia stosowania ich w ramach wdrażania programów operacyjnych (PO) na lata , nawet w przypadku podobnych operacji. 2. POTRZEBA ZASTOSOWANIA PODEJŚCIA KONTROLNEGO Zastosowanie uproszczonych opcji kosztów jest koncepcją mającą ważne implikacje dla zarządzania funduszami strukturalnymi i kontrolowania ich. Wszystkie zaangażowane podmioty będą musiały dostosować swoje metody pracy i stosowane praktyki, tak aby uzyskać pozytywne efekty uproszczenia, bez narażania legalności i prawidłowości wydatków. Z kontrolnego punktu widzenia przepisy art. 11 ust. 3 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 396/2009 i art. 7 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 397/2009 oznaczają odejście od zasady kosztów rzeczywistych. Stawki ryczałtowe lub standardowe oraz kwoty ryczałtowe wiążą się z zastosowaniem przybliżeń kosztów, na przykład w oparciu o wartości średnie i zestawienia danych historycznych lub cen rynkowych. W przypadku takich stawek stałych nieuniknione jest, 3

4 że mogą one czasami nadmiernie lub niewystarczająco kompensować koszty poniesione na operację objętą wsparciem. Audytorzy będą musieli bardziej skupić się na produktach, a nie na nakładach i kosztach projektów. Ważne jest, aby metody audytu stosowane przez audytorów Komisji w przypadku tych nowych uproszczonych kosztów były jak najbardziej przejrzyste, tak aby państwa członkowskie, a konkretnie instytucje zarządzające, instytucje certyfikujące, instytucje audytowe, instytucje pośredniczące i beneficjenci, miały pewność, że mogą w dalszym ciągu stosować te stawki bez wahania i wątpliwości. Równie ważne jest, aby krajowe instytucje audytowe i audytorzy Komisji zachowali wspólne podejście do audytów stawek ryczałtowych kosztów pośrednich, standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych oraz kwot ryczałtowych, tak aby zapewnić jednolite traktowanie przy formułowaniu wniosków dotyczących legalności i prawidłowości deklarowanych wydatków. Z tego względu zachęca się instytucje audytowe państw członkowskich do stosowania tego samego podejścia kontrolnego przy prowadzeniu audytów uproszczonych opcji kosztów. 3. OGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE KRAJOWYCH ZASAD KWALIFIKOWALNOŚCI W odniesieniu do okresu programowania zasady kwalifikowalności są ustalane na poziomie krajowym, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w rozporządzeniach szczegółowych dotyczących poszczególnych funduszy (art. 56 ust. 4 rozporządzenia (WE) 1083/2006). Obejmują one całość wydatków zadeklarowanych w ramach programu operacyjnego. Ponadto instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami (art. 60 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006) i może zastosować bardziej rygorystyczne zasady niż zasady obowiązujące na podstawie europejskich ram prawnych. Dlatego też instytucje zarządzające powinny ustalić i udokumentować zasady kwalifikowalności w odniesieniu do operacji EFS i EFRR, na odpowiednim poziomie (krajowym, regionalnym, lokalnym, według PO), udostępnić je potencjalnym beneficjentom i wskazać wszystkie stosowne zasady w decyzjach o udzieleniu wsparcia 8. W zasadach tych należy również określić ramy stosowania art. 11 ust. 3 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 lub art. 7 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 z późniejszymi zmianami. 4. PRZEPIS OGRANICZONY DO DOTACJI I GRANTÓW Uproszczone opcje kosztów dotyczą jedynie operacji i projektów 9 realizowanych w formie dotacji lub grantów, w przypadku których w innym przypadku stosuje się zazwyczaj zasadę kosztów rzeczywistych, tj. wszystkie zadeklarowane wydatki są udokumentowane zapłaconymi fakturami i innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej. Dlatego też 8 Na potrzeby niniejszej noty decyzja o udzieleniu wsparcia jest pojęciem ogólnym obejmującym wszelkie prawnie wiążące formy pomocy na rzecz beneficjentów, które mogą się różnić w zależności od systemu administracyjnego państw członkowskich: umowy na dotację, pisma o przyznaniu dotacji, przyznanie dotacji itp. 9 Operacja jest zdefiniowana jako "projekt lub grupa projektów wybranych przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym lub na jej odpowiedzialność, zgodnie z kryteriami ustanowionymi przez komitet monitorujący, i realizowanych przez jednego lub więcej beneficjentów, pozwalające na osiągnięcie celów osi priorytetowej, do której odnosi się ta operacja (art. 2 ust. 3) rozporządzenia (WE) nr 1083/2006) 4

5 uproszczone opcje kosztów nie mają zastosowania do operacji lub projektów podlegających zamówieniom publicznym Określenie dokładnego zakresu zastosowania uproszczonych opcji kosztów Mając na uwadze różnice w rozumieniu, co jest operacją lub projektem, konieczne jest przedstawienie wskazówek dotyczących tego, jak określić dokładny zakres zastosowania uproszczonych opcji kosztów. W przypadku gdy uproszczone opcje kosztów mają zastosowanie do operacji, należy ustalić, czy mogą one być zastosowane do wszystkich części danej operacji. Zależy to od charakteru działania, które państwa członkowskie uznają za operację. W niektórych państwach członkowskich operacja składa się z i jest realizowana w ramach grupy projektów (definicja zależy od konstrukcji programów operacyjnych, objętych wsparciem z funduszy w ramach ich właściwego zakresu pomocy). Aby ocenić, w których projektach danej operacji można zastosować uproszczone opcje kosztów, konieczne jest określenie, na najniższym poziomie, projektów stanowiących operację. Jeżeli beneficjent zleca na zewnątrz realizację niektórych projektów, w całości, w ramach zamówień publicznych (w przypadku szkolenia, seminarium, wsparcia osobowego itp., zob. przykład 1 poniżej) lub wszystkich projektów, uproszczonych opcji kosztów nie można zastosować w odniesieniu do projektów podlegających zamówieniom publicznym. 4.2 Outsourcing w ramach projektu realizowanego przez samego beneficjenta Jeżeli sam beneficjent wdraża projekt (zachowując pełną kontrolę nad zarządzaniem projektem i jego realizacją), uproszczone opcje kosztów mogą być zastosowane, nawet jeżeli na zewnątrz zlecane są niektóre pozycje w budżecie lub pozycje wydatków w ramach projektu (części wykonania projektu, takie jak usługi sprzątania, porady zewnętrznych ekspertów, zakup mebli itp.). W przypadku ryczałtowej stawki kosztów pośrednich należy wziąć pod uwagę, że zakres outsourcingu stosowanego przez beneficjenta może mieć wpływ na odsetek kosztów pośrednich. Dlatego też państwa członkowskie powinny oceniać wpływ, jaki zakres outsourcingu w ramach operacji ma na odsetek kosztów pośrednich, a zatem również na stawkę ryczałtową. Metodologia powinna obejmować środki łagodzące. Jeżeli zakres zlecanych czynności ma znaczny wpływ na odsetek kosztów pośrednich, stawkę ryczałtową należy ograniczyć proporcjonalnie do zakresu outsourcingu lub stawkę ryczałtową należy stosować jedynie do kosztów, które nie podlegają outsourcingowi. Jednakże możliwe jest również, że zakres outsourcingu nie ma żadnego wpływu na odsetek kosztów pośrednich lub że wpływ ten jest nieznaczny. W takim przypadku nie będą konieczne żadne środki łagodzące. Mimo to należy przeanalizować skutki outsourcingu (na przykład na podstawie podobnych środków stosowanych w przeszłości lub wcześniejszych projektów) i należy je uwzględnić przy określaniu metodologii dotyczącej stosowania stawki ryczałtowej. 10 Mianem operacji podlegających zamówieniom publicznym Komisja określa operacje realizowane poprzez udzielanie zamówień publicznych zgodnie z dyrektywą 2004/18 (wraz z załącznikami) lub zamówień publicznych poniżej progów określonych w tej dyrektywie. 5

6 Należy również przypomnieć, że wszystkie operacje finansowane z funduszy strukturalnych muszą być zgodne ze wszystkimi obowiązującymi przepisami wspólnotowymi i krajowymi. Kwestia poprawnego stosowania zasad zamówień publicznych w ramach projektu nie wiąże się z zastosowaniem bądź niezastosowaniem uproszczonych opcji kosztów. Z tego powodu audyt operacji pod kątem wdrażania uproszczonych opcji kosztów będzie się skupiać na elementach wymienionych w pkt IV.3 niniejszej noty, a nie będzie obejmować głównych procedur stosowanych przez beneficjenta w przypadku zamówień publicznych 11. Jednakże horyzontalne audyty tematyczne pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami mogą również badać procedury związane z zamówieniami publicznymi. Jeżeli chodzi o przechowywanie dokumentów dotyczących zamówień publicznych w ramach kosztów uproszczonych, zastosowanie mają przepisy krajowe. 4.3 Zalecane podejście do projektów zlecanych na zewnątrz, nawet w przypadku gdy beneficjenci należą do kategorii, które nie są objęte dyrektywą 2004/18 Służby Komisji zalecają stosowanie wyżej przedstawionego podejścia (pkt 4.1 do zastosowania przez analogię; pkt 4.2 do stosowania we wszystkich przypadkach) w odniesieniu do projektów zlecanych na zewnątrz, nawet w przypadku gdy beneficjenci należą do kategorii, które nie są objęte dyrektywą 2004/18, tak aby zgodnie z zamierzeniem uproszczone opcje kosztów ograniczano do dotacji lub grantów. Poniższe przykłady ilustrują wyżej wspomnianą zasadę: Przykład 1: Publicznej służbie zatrudnienia ( beneficjent ) przyznano dotację w kwocie EUR na organizację, na przestrzeni dwóch lat, ponownej integracji długotrwale bezrobotnych osób ( operacja ); operacja ta będzie realizowana w ramach kilku projektów: projektów wsparcia osobowego o wartości EUR realizowanych bezpośrednio przez beneficjenta, szkoleń realizowanych bezpośrednio przez beneficjenta za kwotę EUR i szkoleń zleconych na zewnątrz w ramach zamówień publicznych za pozostałą kwotę ( EUR). Jako że beneficjent jest podmiotem publicznym, instytucje szkoleniowe zajmujące się zleconą częścią szkoleń będą musiały zostać wybrane w drodze krajowych (a w odpowiednich przypadkach wspólnotowych) procedur udzielania zamówień publicznych, a uproszczone opcje kosztów nie będą miały zastosowania do tej części dotacji. Będą one mogły być zastosowane jedynie do kwoty EUR. W przypadku szkoleń, które beneficjent realizuje własnymi środkami, akceptowalne jest, że niektóre pozycje wydatków są zlecane w ramach outsourcingu i ujęte w uproszczonych opcjach kosztów (na przykład usługi zewnętrznych ekspertów, usługi sprzątania itp.). Przykład 2: Gmina otrzymuje dotację w kwocie EUR na budowę drogi. W tym celu gmina musi udzielić zamówienia na roboty publiczne o szacowanej wartości EUR. Ponadto gmina ponosi pewne koszty związane z inwestycją w wysokości EUR (wywłaszczenia, koszty sporów sądowych, monitorowanie postępów prac w terenie, studia środowiskowe sporządzane przez własny personel, kampanie, testy pod kątem odbioru drogi itp.). 11 W przypadku stawki ryczałtowej kosztów pośrednich nie uznaje się, że w odniesieniu do kosztów bezpośrednich udokumentowanych na podstawie kosztów rzeczywistych wykorzystuje się uproszczone opcje kosztów. 6

7 W przypadku tych kosztów bezpośrednich w kwocie EUR, o ile koszty te kwalifikują się w ramach krajowych i wspólnotowych przepisów, można zastosować koszty uproszczone (np. koszty pośrednie wyliczone na podstawie stawki ryczałtowej kosztów bezpośrednich). 7

8 ROZDZIAŁ I: Koszty pośrednie zadeklarowane ryczałtowo Wskazówki przedstawione w niniejszym rozdziale (z wyjątkiem pkt 1.6) zostały omówione i uzgodnione przez techniczną grupę roboczą EFS i Europejski Trybunał Obrachunkowy w lipcu 2006 r. Wskazówki te mają również zastosowanie do operacji EFRR. Zmiany wprowadzone w rozporządzeniu EFS i rozporządzeniu EFRR nie mają wpływu na realizację tej zasady. Uwagi wstępne: Doświadczenia zdobyte w poprzednich okresach programowania wskazują, że dokumentowanie kosztów pośrednich było poważnym źródłem ryzyka dla beneficjentów i często prowadziło do nieproporcjonalnych kosztów administracyjnych ponoszonych w ramach operacji EFS, zwłaszcza w przypadku małych projektów. W związku z tym Komisja zaproponowała uproszczenie administracyjnej i finansowej dokumentacji związanej z operacjami EFS wspieranymi dotacjami/grantami w odniesieniu do kosztów pośrednich. Przyjmując to rozporządzenie, Rada zaaprobowała uproszczenie i wyraziła zgodę na traktowanie tego przepisu jako opcji, a nie obowiązku. Takie uproszczenie jest korzystne zarówno dla beneficjentów, jak i dla administracji (zarządzającej i audytowej). I.1. Cel niniejszej noty Aby ułatwić wdrożenie przepisów art. 11 ust. 3 lit. b) rozporządzenia EFS [oraz art. 7 ust. 4 rozporządzenia EFRR] oraz uniknąć niepewności prawnej i ryzyka finansowego po stronie beneficjentów, poniżej zamieszcza się praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia tej opcji. W niniejszym tekście pod pojęciem operacja EFS [lub operacja EFRR ] rozumie się operację wybraną do finansowania, której koszty są uwzględnione w programie operacyjnym współfinansowanym przez [Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego lub] Europejski Fundusz Społeczny. I.2. Ogólne reguły dotyczące krajowych zasad kwalifikowalności W odniesieniu do okresu programowania zasady kwalifikowalności zostały ustalone na poziomie krajowym: (art. 56 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006): 4. Zasady kwalifikowalności wydatków ustanawia się na poziomie krajowym, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w rozporządzeniach szczególnych dotyczących poszczególnych funduszy. Obejmują one całość wydatków zadeklarowanych w ramach programu operacyjnego. Ponadto instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami (art. 60 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006). Dlatego też na początku okresu programowania instytucje zarządzające powinny ustalić i udokumentować zasady kwalifikowalności w odniesieniu do operacji EFS [i EFRR], udostępnić 8

9 je potencjalnym beneficjentom i wskazać wszystkie stosowne zasady w decyzjach o udzieleniu wsparcia. W zasadach tych należy również określić ramy stosowania [art. 7 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 lub] art. 11 ust. 3 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006. W przypadku dotacji/grantów do opcji przewidzianych w rozporządzeniu należą: deklarowanie kosztów pośrednich na podstawie kosztów rzeczywistych (tj. nie stosując stawki ryczałtowej, a przedstawiając pełne udokumentowanie wydatków); deklarowanie kosztów pośrednich według stawki ryczałtowej (tj. bez udokumentowania), stosując stawkę ustaloną w przepisach krajowych, która jednak nie może wyższa niż 20 % kosztów bezpośrednich. Instytucja zarządzająca powinna jasno określić, którą stawkę stosuje, w jakich okolicznościach stawka może wynosić 20 % kosztów bezpośrednich, a w jakich okolicznościach stawka wynosi mniej niż 20 % kosztów bezpośrednich oraz czy stawka różni się w zależności od rodzaju operacji EFS [lub EFRR], beneficjentów, wielkości podmiotu lub rodzaju dotacji itp. I.3. Definicja kosztów bezpośrednich i pośrednich: Przy braku uznawanej w Europie księgowej definicji kosztów bezpośrednich i pośrednich, instytucje zarządzające lub instytucje pośredniczące powinny jasno określić, co stanowi koszty bezpośrednie i pośrednie w przypadku każdego rodzaju operacji EFS [lub EFRR]. a) Koszty bezpośrednie są to koszty, które są bezpośrednio powiązane z pojedynczą czynnością podmiotu, przy czym powiązanie z taką pojedynczą czynnością można udokumentować. b) Natomiast koszty pośrednie są to koszty, które nie są lub nie mogą być bezpośrednio powiązane z pojedynczą czynnością danego podmiotu. Koszty takie obejmują koszty administracyjne, w przypadku których trudno jest dokładnie określić kwotę, którą można przypisać konkretnej czynności (wydatki administracyjne/osobowe, takie jak koszty zarządzania, wydatki związane z rekrutacją, koszty obsługi księgowej lub sprzątania itp.; wydatki na telefon, wodę, energię elektryczną itd.). Zarówno koszty bezpośrednie, w całości wykazane w dokumentach potwierdzających, jak i zryczałtowane koszty pośrednie traktuje się jak koszty rzeczywiste, zgodnie z art. 11 rozporządzenia (WE) 1081/2006. I.4. Zakres artykułu: Opcja deklarowania kosztów pośrednich według stawki ryczałtowej dotyczy jedynie operacji administrowanych w ramach dotacji/grantów, w przypadku których deklarowane wydatki są zazwyczaj udokumentowane zapłaconymi fakturami i innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej. Zasada wyrażona w [art. 7 ust. 4 rozporządzenia EFRR lub] art. 11 ust. 3 lit. b) rozporządzenia EFS oznacza, że gdy koszty bezpośrednie zostały jasno określone w decyzji o udzieleniu wsparcia i prawidłowo udokumentowane przez beneficjenta na podstawie opłaconych faktur potwierdzających, beneficjenci mogą zastosować uzgodnioną stawkę ryczałtową do deklarowania i dokumentowania kosztów pośrednich związanych z daną operacją EFS [lub EFRR], bez potrzeby dalszego dokumentowania. W ramach jednej operacji wybrać można tylko jedną z następujących opcji: koszty pośrednie są zadeklarowane na podstawie wydatków rzeczywistych (i poparte wszelkimi dokumentami 9

10 potwierdzającymi, do zadeklarowanej wysokości 12 ) lub są zadeklarowane ryczałtowo (do czego nie potrzeba żadnych dokumentów potwierdzających / żadnego udokumentowania), w ramach pułapów ustalonych w decyzji o udzieleniu wsparcia. I.5. Dokumentowanie kosztów pośrednich zadeklarowanych ryczałtowo: Należy zwrócić uwagę, że opcja deklarowania kosztów pośrednich według stawki ryczałtowej musi zostać przewidziana na etapie programowania operacji EFS [lub EFRR]. Ma to na celu pozbycie się potrzeby szczegółowego dokumentowania poszczególnych kosztów (tj. nie wymaga się przedłożenia kopii zapłaconych faktur ani proporcjonalnego podziału dla każdego rodzaju wydatków), które składają się na koszty pośrednie. Takie podejście stanowi uproszczenie zarówno dla beneficjentów, jak i dla administracji zarządzającej operacją EFS [lub EFRR] i administracji i kontrolującej ją. Uproszczenie sposobu dokumentowania kosztów pośrednich wiąże się jednak z koniecznością uważnej weryfikacji zadeklarowanych kosztów bezpośrednich, zgodnie z decyzją o udzieleniu wsparcia. Taka weryfikacja kosztów bezpośrednich pozwala na uzasadnienie kwoty zadeklarowanych kosztów pośrednich oraz stanowi część kontroli zarządczych (art. 60 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1083/2006) oraz audytów operacji (art. 62 lit. b) rozporządzenia 1083/2006). Należy pamiętać, że takie uproszczenie nie powinno sztucznie zawyżać kosztów bezpośrednich ani zwiększać kosztów pośrednich zadeklarowanych dla operacji EFS [lub EFRR]. Wreszcie oczywiste jest również, że Skoro faktycznie poniesione koszty bezpośrednie stanowią podstawę wyliczenia kosztów pośrednich, jakiekolwiek obniżenie kosztów bezpośrednich (tj. w związku z szacunkowym budżetem lub po korekcie finansowej) będzie miało wpływ na zryczałtowaną kwotę kosztów pośrednich, co może zostać sprawdzone przez instytucję zarządzającą; W przypadku wybrania opcji stawki ryczałtowej, wszelkie (nieprzewidziane) przychody powstałe z operacji EFS [lub EFRR] należy odjąć od całkowitych kosztów zadeklarowanych dla tej operacji EFS [lub EFRR] (po wyliczeniu kosztów pośrednich według stawki ryczałtowej). I.6. Podejście kontrolne W przypadku stawki ryczałtowej kosztów pośrednich państwa członkowskie mogą chcieć przedstawić opis systemu i metody wyliczenia właściwej Dyrekcji Generalnej (DG ds. Zatrudnienia, Spraw Socjalnych i Równości Szans lub DG ds. Polityki Regionalnej) w celu uzyskania zgody ex ante. Dyrekcje Generalne przeanalizują przedstawione systemy pod kątem warunków opisanych w pkt 2 rozdziału IV. Gdy właściwa DG uzna te elementy za satysfakcjonujące, Dyrektor Generalny poinformuje pisemnie właściwy organ krajowy celem potwierdzenia, że system został zaakceptowany. Wszelkie późniejsze audyty prowadzone przez 12 Należy zwrócić uwagę, że w niektórych państwach członkowskich, w okresie 2000/2006, dla kosztów pośrednich udokumentowanych na podstawie kosztów rzeczywistych ustalono maksymalny pułap w odniesieniu do innych dokładnie określonych kategorii kosztów. 10

11 Komisję mogą weryfikować (1) podstawę wyliczenia stawki ryczałtowej (weryfikacja nieprzetworzonych danych i elementów metodologicznych, które nie były wcześniej badane przez Komisję), (2) czy uzgodniony system jest prawidłowo stosowany do operacji oraz (3) koszty bezpośrednie projektu (lub metodę kalkulacji kosztów bezpośrednich), do których odnosi się stawka ryczałtowa. Organy krajowe oraz Komisja nie będą sprawdzać potwierdzających dokumentów finansowych dotyczących kosztów pośrednich. W przypadkach gdy opis systemu nie został wcześniej przedłożony i przyjęty przez Komisję, audyty prowadzone przez Komisję, zgodnie z ogólnym podejściem opisanym w pkt IV.3, będą obejmowały zarówno metodę wyliczenia aby zapewnić przestrzeganie warunków ustalonych z wyprzedzeniem na podstawie rzetelnej, sprawiedliwej i weryfikowalnej kalkulacji jak i właściwe zastosowanie stawki ryczałtowej, uwzględniając sprawdzenie kosztów bezpośrednich operacji, do których stosuje się stawkę ryczałtową. Weryfikacje metody wyliczenia będą przeprowadzane na poziomie instytucji zarządzającej lub instytucji pośredniczącej, natomiast sprawdzenie zastosowania stawki ryczałtowej odbędzie się na poziomie beneficjenta. Oczekuje się, że systemy krajowe powinny zawierać jasną i jednoznaczną definicję kosztów bezpośrednich i kosztów pośrednich lub wcześniej ustalony wykaz wszystkich kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich będących podstawą stawki ryczałtowej. W czasie wizyt kontrolnych u beneficjentów audytorzy będą sprawdzać prawidłową klasyfikację kosztów i to, czy koszty nie są podwójnie deklarowane jako koszty bezpośrednie i koszty pośrednie. Tylko pozycje wydatków, które są zadeklarowane jako koszty bezpośrednie podlegają audytowi pod kątem potwierdzających dokumentów finansowych, ponieważ beneficjent nie ma obowiązku zgłaszać ani dokumentować kosztów pośrednich zwracanych na podstawie stawki ryczałtowej. Organy krajowe nie powinny zezwalać na praktyki takie, jak przedpłata dużej ilości kosztów pośrednich bez poniesienia kosztów bezpośrednich będących podstawą wyliczenia, celem unikania na przykład strat n+2/n+3. Ustalenia kontroli, które można uznać za nieprawidłowości, to na przykład: Jeżeli rezultaty metody wyliczenia nie są respektowane przy wyznaczaniu stawek; W przypadku gdy beneficjent nie przestrzegał wyznaczonych stawek lub zadeklarował niekwalifikowalne koszty bezpośrednie nieujęte w kategoriach kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich określonych przez instytucję zarządzającą; Podwójne deklarowanie tej samej pozycji kosztów: jako kosztu bezpośredniego (wyliczonego na podstawie zasady kosztów rzeczywistych) oraz jako kosztu pośredniego (objętego ryczałtem); Gdy zmniejszeniu ulegają koszty bezpośrednie, bez proporcjonalnego zmniejszenia zryczałtowanej kwoty kosztów pośrednich. Jeżeli audytorzy wykryją nieprawidłowość w zakresie bezpośrednich kosztów projektu, należy również zastosować proporcjonalne zmniejszenie kosztów pośrednich, ponieważ w przeciwnym razie przekroczą one stawkę wyznaczoną w odniesieniu do kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich. 11

12 ROZDZIAŁ II Koszty zryczałtowane wyliczone na podstawie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych II.1. OGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE KOSZTÓW ZRYCZAŁTOWANYCH WYLICZONYCH NA PODSTAWIE STANDARDOWYCH TARYF ZRYCZAŁTOWANYCH KOSZTÓW JEDNOSTKOWYCH W przypadku kosztów zryczałtowanych wyliczonych na podstawie standardowych zryczałtowanych kosztów jednostkowych dana operacja uzyska publiczną dotację/publiczny grant na podstawie określonych ilościowo czynności, produktów lub rezultatów przemnożonych przez standardowe koszty jednostkowe określone przez państwa członkowskie. Opcja ta może zostać zastosowana w odniesieniu do każdego rodzaju dotacji/grantu, projektu lub części projektu, gdy możliwe jest określenie ilości odnoszących się do czynności i standardowych taryf kosztów jednostkowych. Standardowe taryfy zryczałtowanych kosztów jednostkowych mają zazwyczaj zastosowanie do wielkości, które łatwo określić, na przykład do godzin szkoleń, dni szkoleń, uzyskanych certyfikatów, ukończonych modułów szkoleniowych, godzin przepracowanych przez konsultantów, noclegów w hotelach lub posiłków. Standardowe taryfy zryczałtowanych kosztów jednostkowych mogą odnosić się do procesu, tj. być nakierowane na ujęcie, poprzez jak najlepsze przybliżenie, rzeczywistych kosztów realizacji operacji. Przykład 3: W przypadku zaawansowanego szkolenia komputerowego w wymiarze godzin prowadzonego dla 20 osób, publiczną dotację można wyliczyć na podstawie iloczynu koszt godziny szkolenia x liczba godzin wykorzystanych przez osoby szkolone. Koszt godzinny został określony przez instytucję zarządzającą z wyprzedzeniem i wskazany w decyzji o udzieleniu wsparcia. Na przykład zakładając, że instytucja zarządzająca wyznaczyła koszty szkoleń na 7 EUR za godzinę szkolenia na osobę, maksymalna dotacja przeznaczona na ten projekt wyniesie: godzin x 20 osób szkolonych x 7 EUR /godz./ na osobę = EUR.. Na koniec operacji ostateczna kwota dotacji zostanie wypłacona na podstawie rzeczywistej liczby godzin wykorzystanej przez każdą osobę szkoloną (która może uwzględniać usprawiedliwione nieobecności, zob. pkt 2 lit. b) niniejszego rozdziału), w rezultacie faktycznego udziału osób szkolonych i przeprowadzonych kursów. Jeżeli ostatecznie w szkoleniu uczestniczyło tylko 18 osób, przy czym 6 osób przez 900 godzin, 5 osób przez 950 godzin, 5 osób przez 980 godzin, a pozostałe 2 osoby przez godzin, całkowita liczba osobogodzin wyniesie: 900x x x x2 = osobogodzin ogółem. Wypłacona dotacja wyniesie: godzin szkolenia x 7 EUR = EUR. System płatności może przewidywać również płatności pośrednie na podstawie zadeklarowanych zrealizowanych godzin. Jednakże dotacja jest zawsze wypłacana na podstawie faktycznych postępów operacji, bez udokumentowania związanych z operacją kosztów rzeczywistych. Przykład 3a: Beneficjent, którym jest izba regionalna, organizuje usługę doradczą dla MŚP z regionu. Usługa będzie świadczona przez doradców izby regionalnej. W oparciu o historyczne 12

13 dane księgowe działu doradczego izby, wartość usługi jest szacowana na 350 EUR za dzień. Kwota wsparcia zostanie wyliczona na podstawie następującego wzoru: liczba dni x 350 EUR. Przykład 3b: Innowacyjne projekty MŚP W przypadku niektórych rodzajów projektów skierowanych do MŚP w dziedzinie B+R i innowacji kluczowym elementem są koszty personelu. Opcjonalne zastosowanie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych jest mile widzianym uproszczeniem dla MŚP. Jednostkowy koszt czynności jest wyrażony w tym przypadku jako stawka godzinowa zastosowana do godzin faktycznie przepracowanych przez pracowników. Ustala się ją z wyprzedzeniem w decyzji o udzieleniu wsparcia, która przewiduje maksymalną kwotę pomocy finansowej wyrażoną jako maksymalna liczba przepracowanych godzin, na które przyzwolono, przemnożona przez koszt jednostkowy (wyliczone koszty zaangażowanych pracowników). Mając na celu ujęcie, poprzez jak najlepsze przybliżenie, kosztów rzeczywistych oraz biorąc pod uwagę rozróżnienie między regionami i sektorami, standardowy koszt jednostkowy definiuje się jako stawkę godzinową według następującego wzoru: Stawka godzinowa = roczne wynagrodzenie brutto (w tym wynikające z przepisów obciążenia) podzielone przez średnią, zgodną z prawem liczbę godzin pracy (przy uwzględnieniu urlopu rocznego). Na przykład: stawka godzinowa = EUR / (1980 godzin 190 godzin urlopu rocznego) = / = 33,52 EUR/godz. Pomoc finansowa przeznaczona na operację jest wyliczana jako iloczyn stawki godzinowej i rzeczywistej i zweryfikowanej liczby przepracowanych godzin. Dlatego konieczne jest, aby MŚP gromadziły wszystkie dokumenty potwierdzające dotyczące godzin przepracowanych przez pracowników nad projektem. Z zasady zmniejszenie zweryfikowanej liczby przepracowanych godzin powoduje zmniejszenie ostatecznej kwoty do zapłaty. Standardowe taryfy zryczałtowanych kosztów jednostkowych mogą się odnosić do procesu, jak w powyższych przykładach, lub do wyniku, jak opisano w poniższych przykładzie: Przykład 4: program pomocy w szukaniu pracy trwający 6 miesięcy (zwany dalej operacją ) może być finansowany na podstawie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych (na przykład EUR/osoba) w odniesieniu do każdego z 20 uczestników operacji, który znajduje pracę i utrzymuje ją przez z góry określony okres, na przykład przez sześć miesięcy. Wyliczenie maksymalnej kwoty dotacji przyznanej na tę operację: 20 osób x EUR/znalezione miejsce pracy = EUR. Ostateczna kwota dotacji publicznej jest wypłacona na podstawie rzeczywistego wyniku operacji: jeżeli jedynie 17 osób znajdzie pracę na rynku pracy i utrzyma ją przez wymagany okres, ostateczna kwota dotacji do wypłaty beneficjentowi wynosi 17 x EUR = EUR. Instytucja zarządzająca może również określić różne taryfy kosztów jednostkowych w odniesieniu do różnych czynności (na przykład inną stawkę kosztu jednostkowego za godzinę szkoleń teoretycznych w przeliczeniu na osobę szkoloną, inną za godzinę szkoleń 13

14 praktycznych w przeliczeniu na osobę szkoloną, a inną stawkę za godzinę indywidualnych konsultacji uzupełniających ). II.2. KONSEKWENCJE POD KĄTEM ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO Oprócz przedpłat na rzecz beneficjentów system płatności za operacje może przewidywać płatności pośrednie lub jedynie płatność końcową, na podstawie faktycznych postępów operacji (zadeklarowane i zweryfikowane godziny zrealizowanej czynności x liczba osób szkolonych, jak w przykładzie 3). W każdym przypadku ostateczna kwota pomocy jest wypłacana na podstawie fizycznego ukończenia operacji, należycie poświadczonego przez beneficjenta i zweryfikowanego przez instytucję zarządzającą/instytucję pośredniczącą, bez potrzeby udokumentowania przez beneficjenta kosztów rzeczywistych związanych z operacją. Jedną z głównych różnic w porównaniu z operacjami rozliczanymi na podstawie kosztów rzeczywistych jest to, że nie trzeba odwoływać się do żadnych indywidualnych, potwierdzających dokumentów finansowych w przypadku wydatków wyliczonych na podstawie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych. W rzeczywistości zastosowanie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych wprowadza z zasady przybliżenie rzeczywistych kosztów operacji. W przeciwieństwie do kwoty ryczałtu, metoda standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych nie opiera się na określonej a priori kwocie całkowitej za dany wynik operacji, ale suma ostatecznie wypłacona beneficjentowi zależy od ilości osiągniętych wyników. W konsekwencji, przy zastosowaniu standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych uwzględnić należy następujące elementy: 1) Podstawa wyliczenia taryf kosztów jednostkowych stosowana w operacji musi być rzetelna, sprawiedliwa i weryfikowalna. Ustanowienie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych (na przykład 7 EUR za godzinę szkoleń na osobę lub kwota EUR, jak w przykładach 3 i 4) należy uzasadnić. 2) Mając na uwadze, że płatności będą wyliczone na podstawie ilości, zadeklarowane ilości powinny być poświadczone przez beneficjenta, udokumentowane i archiwizowane pod kątem przyszłych weryfikacji i audytów. Na potrzeby weryfikacji prowadzonych przez instytucje pośredniczące, instytucje zarządzające lub audytorów potrzebne będą dokumenty potwierdzające służące uzasadnieniu zadeklarowanych przez beneficjenta ilości tj. wykazujące, że działania lub produkty, będące przedmiotem wniosku, zostały w rzeczywistości zrealizowane. W szczególności oznacza to, że punkt ciężkości weryfikacji prowadzonych na mocy art. 13 rozporządzenia (WE) nr 1828/2006 zostanie przesunięty, szczególnie w przypadków operacji niematerialnych, z dominacji weryfikacji finansowych (dotyczących udokumentowania kosztów rzeczywistych, ale również wskazywania elementów zgodnych wykazujących, że operacja miała miejsce) w kierunku technicznych i fizycznych aspektów operacji, a szczególne znaczenie będzie przywiązywane do kontroli na miejscu. Po spełnieniu takich warunków dotację/grant wyliczoną(-y) i wypłaconą(-y) na podstawie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych uznaje się za udowodniony wydatek, dokładnie tak samo, jak koszty rzeczywiste potwierdzone fakturami. II.3. KLUCZOWE KWESTIE DLA INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ Gdy instytucja zarządzająca podejmie decyzję o zastosowaniu standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych, będzie musiała zwrócić szczególną uwagę na następujące kwestie: 14

15 a) Na potrzeby art. 7 ust. 4 ppkt (ii) rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 i art. 11 ust. 3 lit. b) ppkt (ii) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006, standardowe taryfy zryczałtowanych kosztów jednostkowych mają zastosowanie jedynie do dotacji/grantów b) Wyliczenie standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych musi być ustalone z wyprzedzeniem w sposób rzetelny, sprawiedliwy i weryfikowalny (zob. pkt 2 rozdziału IV). c) Korelacja między ilościami zrealizowanych czynności a płatnościami Z zasady, gdy zadeklarowane ilości zmniejszają się (w porównaniu z maksymalną przewidzianą ilością), końcowa płatność powinna się zmniejszyć, niezależnie od związanego z operacją kosztu rzeczywistego. Jednakże system zarządzania powinien być również w stanie rozróżnić przypadki, gdy cele ilościowe (niezależnie czy opierają się one na czynnościach czy wynikach) nie są osiągnięte z powodu czynników zewnętrznych, na które beneficjent nie ma wpływu, a nie z powodu beneficjenta. Na przykład jeżeli płatność jest wyliczona na podstawie iloczynu godziny x osoby szkolone, płatności nie należy zmniejszać na skutek usprawiedliwionych nieobecności uczestników, na przykład z powodu urlopu chorobowego. Ponadto decyzja o udzieleniu wsparcia powinna dokładnie określać maksymalną liczbę dopuszczalnych nieobecności, minimalną liczbę godzin szkolenia uzasadniającą kwalifikowanie się osoby szkolonej do operacji, rodzaj programu szkoleniowego (obowiązkowy udział od początku szkolenia, wymiana osób kończących szkolenie itp.). Wyjątki takie muszą oczywiście być jasno określone ex ante w decyzji o udzieleniu wsparcia lub w akcie o równorzędnym skutku prawnym oraz muszą być ustanowione dla wszystkich podobnych operacji. (d) Udokumentowanie zadeklarowanych ilości Należy podkreślić, że niektóre standardowe taryfy zryczałtowanych kosztów jednostkowych mogą być trudniejsze do udokumentowania niż inne. Dlatego też wybór właściwych kosztów jednostkowych, które mają być zastosowane, będzie miał ważne konsekwencje pod względem uproszczenia, obciążenia pracą administracyjną i ryzyka błędów po stronie instytucji zarządzającej i beneficjentów. Mając na uwadze, że finansowanie w przykładach 3 & 3a jest oparte na procesie, w dalszym ciągu będzie istniała potrzeba stosowania dokładnych kart czasowych opisujących czynności szkoleniowe i poświadczających faktyczną obecność osób szkolonych/szkolących. Z drugiej strony, jeżeli, jak przedstawiono w przykładzie 4, wyznaczone ceny jednostkowe służą wyliczeniu dotacji w odniesieniu do liczby osób, które zdobędą pracę i utrzymają ją przez uzgodniony okres, jedyne wymagane dowody potwierdzające obejmują udokumentowanie kwalifikowalności osób pod kątem wcześniej określonych kryteriów kwalifikowalności, dowód początkowego przyjęcia do pracy danej osoby i jego/jej zatrudnienia przez okres co najmniej 6 miesięcy. Takie rodzaje taryf są wyraźnie zorientowane na produkt i są łatwiejsze do udokumentowania, jednak obejmują jedynie jeden aspekt operacji. (e) Wybór standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych Zgodnie z ogólną zasadą wybór standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych powinien odzwierciedlać czynność(-ci) tego samego rodzaju, co finansowane operacje. Na przykład nawet jeżeli standardowa taryfa, taka jak osoby zatrudnione po 3 miesiącach, ma znaczenie polityczne i stanowi oczekiwany wynik wielu operacji, nie byłoby odpowiednim opłacać wszystkie operacje na podstawie tego kryterium, jeżeli finansowana czynność (na 15

16 przykład szkolenie) nie jest bezpośrednio powiązana ze znalezieniem pracy, na co wpływ może mieć wiele innych zdarzeń zewnętrznych (na przykład kryzys finansowy i gospodarczy). Czysto wynikowy system standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych może okazać się szczególnie ryzykowny. Jeżeli część wyniku nie zależy od produktów i jakości operacji, istnieje ryzyko, że operacje i beneficjenci uzyskają zaniżoną zapłatę. Odnosi się to w szczególności do operacji poświęconych grupom znajdującym się w trudnej sytuacji : oczekiwane rezultaty i wyniki są na ogół na niskim poziomie; jakikolwiek system udzielania wsparcia oparty na takich rezultatach i wynikach prowadzi beneficjenta do konieczności wyboru między następującymi opcjami: a) odmową realizacji operacji w ramach takiego systemu udzielania wparcia; b) realizowaniem operacji, wiedząc z góry, że wiąże się to ze stratą pieniędzy, chyba że można znaleźć dodatkowe źródła finansowania (ryzyko podwójnego finansowania); lub c) selekcją najlepszych uczestników (polegającą na wyborze osób, które mogą najskuteczniej osiągnąć wyznaczone rezultaty i wyniki) lub obniżeniem standardów celem osiągnięcia oczekiwanych rezultatów. Łączenie różnych standardowych taryf kosztów jednostkowych (na przykład łączenie standardowych taryf kosztów jednostkowych opartych na produktach i rezultatach) w ramach tej samej operacji jest możliwe, o ile te różne taryfy kosztów jednostkowych dotyczą różnych kosztów. Wreszcie wybór standardowej taryfy zryczałtowanych kosztów jednostkowych może umożliwiać beneficjentowi pokrycie kosztów stałych, w odróżnieniu od kosztów zmiennych powiązanych z efektywnym uczestnictwem kursantów lub osób. W przykładzie 3 powyżej beneficjent będzie pokrywał koszty stałe za obiekty szkoleniowe, trenerów itp., niezależnie od dziennej i ostatecznej liczby osób szkolonych w sali szkoleniowej. Płatność salda końcowego z tytułu operacji, w której uczestniczy 2 osoby mniej niż przewidziano w decyzji o udzieleniu wsparcia i która obejmuje prawie godzin mniej niż planowano, może skutkować tym, że ostateczna kwota dotacji będzie niższa niż związane z operacją koszty rzeczywiste poniesione przez beneficjenta. Wniosek jest taki, że dokonany przez instytucję zarządzającą wybór odpowiednich standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych ma zasadnicze znaczenie i powinien uwzględniać wszystkie potencjalne plusy i minusy. Idealna standardowa taryfa zryczałtowanych kosztów jednostkowych może cechować się następującymi właściwościami: jasnym i bezpośrednim związkiem z operacją, łatwymi do udokumentowania ilościami, zapewniającymi równowagę gospodarczą operacji i beneficjenta, niższe ryzyko selekcji najlepszych uczestników i wyraźny podział między dotacjami i przetargami publicznymi. W przypadku standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych punkt ciężkości weryfikacji prowadzonych na mocy art. 13 rozporządzenia (WE) nr 1828/2006 zostanie przesunięty, szczególnie w przypadków operacji niematerialnych, z weryfikacji finansowych w kierunku technicznych i fizycznych aspektów operacji, a szczególne znaczenie będzie przywiązywane do kontroli na miejscu. II.4 PODEJŚCIE KONTROLNE Komisja nie będzie sprawdzać potwierdzających dokumentów finansowych w odniesieniu do kosztów objętych standardową taryfą zryczałtowanych kosztów jednostkowych. Audyty będą obejmować metodę wyliczenia służącą uzyskaniu standardowych taryf zryczałtowanych kosztów jednostkowych oraz prawidłowe zastosowanie tej metody w poszczególnych projektach. Weryfikacje metody wyliczenia będą prowadzone na poziomie instytucji zarządzającej/instytucji pośredniczącej, natomiast prawidłowe zastosowanie stawki będzie kontrolowane na poziomie beneficjenta. 16

17 Audyty będą się przede wszystkim skupiać na weryfikacji, czy spełnione są warunki określone w odniesieniu do produktów odpowiadających zwrotowi kosztów. Mogą to być godziny szkoleń (uprzednio określona kwota wypłacana za zrealizowaną godzinę szkoleń; w takim przypadku audytor powinien zweryfikować, ile godzin szkoleń przeprowadzono), godziny przepracowane (ustalona kwota za godzinę pracy w ramach na przykład programów badawczych; w takim przypadku audytor powinien zweryfikować, ile godzin przepracowano), diety (ustalona kwota za dzień; w takim przypadku audytor powinien weryfikować faktyczną liczbę dni podróży) lub inne jednostki ustalone w zależności od rodzaju projektów. We wszystkich przypadkach audytor zweryfikuje, czy zadeklarowana kwota jest równa iloczynowi standardowej stawki za jednostkę produktu lub usługi i faktycznej liczby zrealizowanych jednostek. Jeżeli w zaproszeniu do składania wniosków lub w decyzji o udzieleniu wsparcia określone są inne warunki, audytorzy zweryfikują również, czy spełnione są te warunki. Stawki odpowiadające standardowym taryfom zryczałtowanych kosztów jednostkowych dla niektórych towarów lub usług mogą zawierać komponent dotyczący kosztów pośrednich (kosztów ogólnych). Ustalenia kontroli, które można uznać za nieprawidłowości, to na przykład: Nieuwzględniane uzyskanych rezultatów przy stosowaniu metody wyliczania ustalonej dla zwrotu kosztów. Na przykład jeżeli standardowa stawka, którą można naliczyć, wynosi 10 EUR za godzinę szkoleń, to w przypadku zadeklarowania wyższej kwoty godzinowej zastosowana zostanie korekta finansowa; Brak dokumentów potwierdzających, dokumentujących produkty lub produkty udokumentowane tylko częściowo, ale opłacone w całości. Na przykład jeżeli naliczono godzin (x osoby szkolone), ale dokumenty potwierdzające uzasadniają tylko godzin, w stosunku do różnicy zostanie zastosowana korekta finansowa. 17

18 ROZDZIAŁ III Kwoty ryczałtowe III.1. OGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE KWOT RYCZAŁTOWYCH W przypadku małych operacji i niewielkich jednostek kwoty ryczałtowe mogą być znacznym uproszczeniem, ponieważ zasady finansowe funduszy strukturalnych są dość rygorystyczne. System zwrotu kosztów rzeczywistych często wymagał od małych, lokalnych beneficjentów pozyskiwania bardzo specjalistycznej wiedzy w tej dziedzinie. W konsekwencji beneficjenci tacy nierzadko bardzo niechętnie ubiegają się o wsparcie z funduszy strukturalnych, nawet jeżeli ich operacje są całkowicie zgodne ze strategicznymi priorytetami UE. W przypadku kwot ryczałtowych, wszelkie koszty kwalifikowalne lub część kosztów kwalifikowalnych operacji zwracane są na podstawie wcześniej ustalonych kwot ryczałtowych (wyznaczenie kwoty ryczałtowej należy udokumentować), zgodnie z wcześniej ustalonymi warunkami umowy dotyczącej czynności lub produktów. Dotacja jest wypłacana, jeżeli zrealizowane zostają wcześniej ustalone warunki umowy dotyczącej czynności lub produktów. Możliwość stosowania kwoty ryczałtowej stanowi zastosowanie zasady proporcjonalności mającej na celu zmniejszenie obciążenia pracą administracyjną w przypadku małych operacji i poprawę dostępu organizacji pozarządowych (ale nie tylko organizacji pozarządowych) do funduszy strukturalnych. Dlatego też kwoty ryczałtowe objęte zakresem art. 7 ust. 4 ppkt (iii) rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 i art. 11 ust. 3 lit. b) ppkt (iii) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 są ograniczone do sum poniżej EUR. Kwota ta odpowiada wkładowi publicznemu na rzecz działania wspieranego poprzez kwotę ryczałtową (wyłączając ewentualny udział prywatnych środków). Nawet w przypadku łączenia kilku kwot ryczałtowych w celu pokrycia różnych kategorii kosztów kwalifikowalnych lub różnych projektów w ramach tej samej operacji (zob. pkt 4 rozdziału IV), całkowita wartość kwot ryczałtowych nie może przekroczyć EUR w odniesieniu do danej operacji. Przykład 5: Organizacja pozarządowa zarządzająca żłobkiem potrzebuje wsparcia, aby uruchomić nowe działanie. Wnioskuje o kwotę ryczałtową, przedkładając projekt szczegółowego budżetu, tak aby rozpocząć działanie i prowadzić je przez okres jednego roku. Po pierwszym roku działanie będzie utrzymywane samodzielnie. Na przykład kwota ryczałtowa pokryłaby wydatki związane z pensją jednej osoby odpowiedzialnej za opiekę nad dziećmi w ciągu jednego roku, amortyzacją nowego sprzętu, kosztami promocji nowego działania i pochodnymi kosztami pośrednimi związanymi z zarządzaniem, kosztami obsługi księgowej, wody, energii elektrycznej, ogrzewania, kosztami najmu itp. Na podstawie projektu szczegółowego budżetu i porównania z innymi podobnymi operacjami instytucja zarządzająca przyznaje kwotę ryczałtową w wysokości EUR na pokrycie wszystkich tych kosztów. Na koniec operacji kwota zostaje wypłacona organizacji pozarządowej na podstawie produktu, jeżeli opieką zostanie objęta uzgodniona liczba dodatkowych (10) dzieci. Nie jest więc konieczne udokumentowanie rzeczywistych kosztów poniesionych w związku z tym działaniem. Kwoty ryczałtowe mogą być również zastosowane w odniesieniu do dotacji/grantów, w przypadku których standardowe taryfy zryczałtowanych kosztów jednostkowych nie są właściwym rozwiązaniem, na przykład w odniesieniu do opracowania zestawu narzędzi, organizacji małego, lokalnego seminarium itp. 18