Przypadek 1 system Punktualny Przedszkolak działa tylko na jednym stanowisku komputerowym

Transkrypt

1 Wprowadzanie kart zbliżeniowych do systemu Punktualny Przedszkolak (ETAP I wgranie Zestawu dostosowującego do przepisów RODO, ETAP II Instrukcja podpięcia czytnika systemowego USB, ETAP III generowanie pliku z numerami kart, ETAP IV dodanie kart do oprogramowania Punktualny Przedszkolak,) ETAP I wgranie Zestawu dostosowującego do przepisów RODO UWAGA!!! Wgranie Zestawu dostosowującego jest możliwe do samodzielnego wykonania dla systemu w wersji lub wyższej. Informacja z wersją systemu widoczna jest po uruchomieniu systemu Punktualny Przedszkolak na górnym pasku jak poniżej Jeżeli posiadacie Państwo inną wersję (niższą) to należy zgłosić się do BioSys wysyłając mail na adres: biuro@biosys.pl o następującej treści: Proszę o wgranie Zestawu dostosowującego do przepisów RODO Moja wersja to (proszę uzupełnić wersję systemu). Aktualizację można przeprowadzić w dniach. (proszę uzupełnić daty) w godzinach (proszę uzupełnić godziny). Imię i nazwisko osoby zgłaszającej Nr kontaktowy do osoby, z którą można przeprowadzić aktualizację systemu. Przypadek 1 system Punktualny Przedszkolak działa tylko na jednym stanowisku komputerowym Na komputerze, na którym zainstalowany jest system Punktualny Przedszkolak (najczęściej na pulpicie komputera) znajdujemy aplikację Aktualizacje BioSys (dla Punktualnego Przedszkolaka) - skrót: Lub w wyszukiwarce wpisując słowo Aktualizacje: Klikamy Prawym Klawiszem Myszy (PKM) na ikonie aplikacji i dajemy funkcję Uruchom jako Administrator (wyjątek stanowi system operacyjny XP tak funkcja Uruchom jako Administrator jest niedostępna dlatego wybieramy funkcję Uruchom/Otwórz):

2 Zatwierdzamy komunikat Czy na pewno chcesz uruchomić aplikację/program? Po zatwierdzeniu uruchomienia aplikacji pojawi się nam okno Aktualizacji. Klikamy przycisk Aktualizuj. System automatycznie pobiera Zestaw dostosowujący. Po zakończeniu pobierania aktualizacji (Zestawu dostosowującego) otrzymujemy komunikat o prawidłowym przeprowadzeniu aktualizacji jak poniżej: W przypadku problemów z przeprowadzeniem aktualizacji należy podjąć kolejną próbę. Przed kolejną próbą należy się upewnić, że zapory systemowe są wyłączone program antywirusowy dezaktywowany na czas aktualizacji. Przypadek 2 system Punktualny Przedszkolak działa na więcej niż jednym stanowisku komputerowym Upewniamy się, że system Punktualny Przedszkolak jest wyłączony na wszystkich komputerach. Postępujemy dokładnie tak samo jak w przypadku opisanym powyżej (Przypadek 1). Aktualizację przeprowadzamy na każdym komputerze, kolejność wykonywania aktualizacji nie ma znaczenia (nie wpływa na poprawne przeprowadzenie aktualizacji).

3 ETAP II Instrukcja podpięcia czytnika systemowego USB UWAGA!!! Narzędziem ułatwiającym wprowadzanie numerów kart jest czytnik systemowy. Przyłożenie karty do czytnika automatyczny odczytuje jej numer i umożliwia odczyt kolejnej karty. Eliminuje błędy przy wprowadzaniu numerów. Jeżeli nie posiadacie Państwo czytnika systemowe wyślij zapytanie ofertowe na adres: biuro@biosys.pl w treści maila wpisując: Proszę ofertę na czytnik systemowy do systemu Punktualny Przedszkolak. 1. Czytnik systemowy USB dedykowany do systemu Punktualny Przedszkolak. 2. Czytnik systemowy podpinamy do portu USB, do komputera, na którym pracujemy w systemie Punktualny Przedszkolak. 3. Prawidłowe przyłożenie (zbliżenie) karty do czytnika gwarantuje poprawny i szybki odczyt karty. Poprawny odczyt karty jest potwierdzony zapaleniem diody oraz sygnałem dźwiękowym bip.

4 ETAP III generowanie pliku z numerami kart Przed przystąpieniem do pracy związanej z obsługą systemu Punktualny Przedszkolak proszę upewnić się, że system został zaktualizowany o Zestaw dostosowujący do przepisów RODO (Etap I opisany powyżej). System posiadający wgrany Zestaw dostosowujący posiada przycisk Konwerter numeru karty (zielona karta). Sprawdzić to możemy uruchomiając systemu Punktualny Przedszkolak, a następnie w menu Karty Lista Kart i dostępny jest przycisk Konwerter numeru karty (zielona karta). 1. Aplikacja jest dostępna na stronie internetowej (taki adres należy wpisać w przeglądarce internetowej we wskazanym miejscu) 2. Dostępne metody wprowadzania numerów kart do systemu Punktualny Przedszkolak: a. Sposób 1 Serwis BioSys Dla Przedszkola z Pakietem wsparcia karty są wgrywane przez serwis BioSys lub serwis BioSys udostępnia gotowy plik do wczytania kart w systemie (klient decyduje o sposobie realizacji zgodnie z wybranym pakietem). b. Sposób 2 ręczne wpisanie numerów kart Do systemu Punktualny Przedszkolak wydawane są karty jak poniżej: Numer karty znajdujący się na jej odwrocie (biała strona bez kolorowego nadruku) należy wpisać (pomijając początkowe zera) do okienka wskazanego strzałką. Każdy kolejny numer należy oddzielać Enterem, przecinkiem (, ) lub średnikiem ( ; ).

5 Następnie wybieramy przycisk Generuj i Zapisz Punktualny Przedszkolak. UWAGA!!! Narzędziem ułatwiającym wprowadzanie numerów kart jest czytnik systemowy. Przyłożenie karty do czytnika automatyczny odczytuje jej numer i umożliwia odczyt kolejnej karty. Eliminuje błędy przy wprowadzaniu numerów. Jeżeli nie posiadacie Państwo czytnika systemowe wyślij zapytanie ofertowe na adres: biuro@biosys.pl w treści a wpisując: Proszę ofertę na czytnik systemowy do systemu Punktualny Przedszkolak. c. Sposób 3 kopiowanie z pliku Excel Gdy numery kart zapisane są w excelu, bądź w jakimkolwiek innym pliku przechowującym tekst to należy numery kart zaznaczyć kliknąć na pierwszy i przeciągając w dół kursorem (myszką) zwolnić klawisz myszki nad ostatnim. Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszki na zaznaczeniu, po czym pojawi się menu kontekstowe na którym trzeba kliknąć Kopiuj (Copy)*. *Ewentualnie zamiast tego można posłużyć się skrótem klawiszowym jednocześnie wciskając CTRL i C. 3. Po wprowadzeniu numerów kart na stronę należy sprawdzić, czy numery są prawidłowe klikając przycisk Generuj i zapisz Punktualny Przedszkolak.

6 a. Wprowadzenie poprawnych numerów Jeżeli numer został wprowadzony prawidłowo, pojawi się okno: Klikamy na przycisk Pobierz plik. Zatwierdzamy zapis klikając na przycisk OK. Plik zostaje zapisany w folderze Pobrane b. Wprowadzenie błędnych numerów W przypadku wprowadzenia numerów możliwe są komunikaty o błędach wskazujące błędne numery kart: Możliwe przyczyny: a) błąd podczas przepisywania numerów kart, b)podane karty nie istnieją w bazie (karty bez certyfikatu BioSys). Błąd możemy poprawić po zamknięciu okna. Jeżeli problem będzie dalej występował proszę o kontakt z naszym serwisem poprzez założenie zgłoszenia serwisowego na stronie UWAGA!!! Narzędziem ułatwiającym wprowadzanie numerów kart jest czytnik systemowy. Przyłożenie karty do czytnika automatyczny odczytuje jej numer i umożliwia odczyt kolejnej karty. Eliminuje błędy przy wprowadzaniu numerów. Jeżeli nie posiadacie Państwo czytnika systemowe wyślij zapytanie ofertowe na adres: biuro@biosys.pl w treści maila wpisując: Proszę ofertę na czytnik systemowy do systemu Punktualny Przedszkolak.

7 ETAP IV dodanie kart do oprogramowania Punktualny Przedszkolak 1. Procedurę tę rozpoczynamy od otwarcia oprogramowania Punktualny Przedszkolak. a. Przechodzimy do zakładki Karty (1) a następnie klikamy przycisk Wczytaj plik z kartami (2): 2. Otworzy nam się okno w którym należy wybrać ścieżkę docelową do pliku klucz.txt (1) zapisany wcześniej. Po zaznaczeniu klikamy przycisk Otwórz 3. Jeśli cały proces przebiegnie poprawnie wyświetli nam się komunikat o ilości nowo dodanych kart do systemu i jeśli ta liczba jest poprawna z liczbą nowych kart klikamy przycisk Zamknij a jeśli nie to należy powtórzyć cała procedurę jeszcze raz. W tabeli znajdują się dane poszczególnych kart: numer karty posortowany rosnąco oraz czy karta jest przypisana i zużyta. Jeśli tak to znaczy, że numer karty jest przypisany do opiekuna. Jeśli nie kartę taką można przypisać do opiekuna. Początkowo po wczytaniu kart z pliku wszystkie są nieprzypisane i niezużyte czyli nie są przypisane do opiekunów. 4. Kolejnym krokiem jest przypisanie nowych kart do opiekunów. Możemy to zrobić na kilka sposobów: a. Dodanie dziecka z automatycznym dodawaniem opiekuna i przypisaniem karty 1) Wprowadzanie dziecka: zakładka PRZEDSZKOLAK Dodawanie, edycja przedszkolaków Dodaj przedszkolaka (+)) 2) Po wprowadzaniu poprawnych danych i ich zapisaniu system automatycznie nas zapyta czy utworzyć i przypisać do przedszkolaka opiekuna z tym samym imieniem i nazwiskiem

8 3) Automatycznie otwierane jest nowe okno, gdzie w polu Numer karty należy używając czytnika systemowego odczytać numer karty, którą chcemy dopisać do opiekuna (numer karty można wprowadzić ręcznie z poziomu klawiatury i zatwierdzić klawiszem Enter). Używanie czytnika systemowego w znacznym stopniu usprawni korzystanie z systemu. 4) Wprowadzenie poprawnego numeru karty zmienia pole Numer karty na zielono (poprawna karta to taka, która została wcześniej wgrana do systemu na dotychczasowych zasadach oraz nie jest oznaczona w systemie jako zużyta). 5) Należy upewnić się, że wszystkie dane zostały poprawnie wprowadzone. Po zatwierdzeniu zmiany będą już nie możliwe. 6) System zapytuje czy chcemy dodać kolejnego opiekuna (funkcja działa tak jak dotychczas). 7) Należy pamiętać by po zakończeniu wprowadzania danych rozesłać dane do czytników.

9 8) Po powiązaniu karty z opiekunem a przed wydaniem karty rodzicom warto oznaczyć kartę jakimś specjalnym identyfikatorem ( żółta karteczka z opisem, napisać na powierzchni karty dowolny numer wewnętrzny itd), tak by nie pomylić karty przy wydawaniu jej rodzicom. b. Dodanie opiekuna bez dodawania przedszkolaka lub dodanie opiekuna do już istniejącego przedszkolaka zakładka Opiekunowie 1) Wprowadzanie Opiekuna: zakładka PRZEDSZKOLAK Opiekunowie Dodaj Opiekuna (+)) 2) Zostanie dodany nowy rekord. Należy uzupełnić pola Nazwisko, Imię, Nr Karty (Numer wewnętrzny nie jest edytowalny). Dodanego opiekuna należy powiązać z profilem przedszkolaka. Dokonujemy tego poprzez kolejne kroki na poniższym obrazku: 1. Zaznaczamy przedszkolaka klikając myszką na profil przedszkolaka (lewy klawisz myszy) 2. W dolnej części okna o nazwie Opiekunowie (pierwsze okno po lewej stronie) wybieramy klawisz dodaj (+) i pojawi się okno z dostępnymi Opiekunami 3. W oknie załadują się dostępni Opiekunowie, nie przypisani jeszcze do żadnego Przedszkolaka 4. Wskazujemy odpowiedniego opiekuna (klikamy na Opiekuna lewym klawiszem myszy) 5. Zatwierdzamy wybór. Po zatwierdzeniu wyboru opiekun wraz z numerem karty jest przypisany do profilu Przedszkolaka. Do każdego profilu Przedszkolaka możemy przypisać wielu opiekunów np. dla jednego dziecka przypisujemy mamę, tatę, babcię, dziadka itd.). Ma to kluczowe znaczenie w momencie gdy jeden opiekun przyprowadza dziecko, a inny opiekun go odbiera. System poprawnie naliczy czas dziecka w przedszkolu, a ponadto odnotuje kto przyprowadził a kto odebrał dziecko z przedszkola (pod warunkiem, że każdy opiekun będzie posługiwał się swoją indywidualną kartą). c. Dodanie opiekuna bez dodawania przedszkolaka lub dodanie opiekuna do już istniejącego przedszkolaka zakładka Dodawanie, edycja Przedszkolaków Wprowadzanie Opiekuna: zakładka PRZEDSZKOLAK Dodawanie, edycja Przedszkolaków 1) Zaznaczamy przedszkolaka klikając myszką na profil przedszkolaka (lewy klawisz myszy) 2) W dolnej części okna o nazwie Opiekunowie (pierwsze okno po lewej stronie) wybieramy klawisz dodaj (+) i pojawi się okno z dostępnymi Opiekunami 3) W oknie klikamy przycisk Dodaj (+) 4) Automatycznie otwierane jest nowe okno, gdzie w polu Numer karty należy używając czytnika systemowego odczytać numer karty, którą chcemy dopisać do opiekuna (numer karty można wprowadzić

10 ręcznie z poziomu klawiatury i zatwierdzić klawiszem Enter). Używanie czytnika systemowego w znacznym stopniu usprawni korzystanie z systemu. 5) Wprowadzenie poprawnego numeru karty zmienia pole Numer karty na zielono (poprawna karta to taka, która została wcześniej wgrana do systemu na dotychczasowych zasadach oraz nie jest oznaczona w systemie jako zużyta). 6) Należy upewnić się, że wszystkie dane zostały poprawnie wprowadzone. Po zatwierdzeniu zmiany będą już nie możliwe. 7) Należy pamiętać by po zakończeniu wprowadzania danych rozesłać dane do czytników. 8) Po powiązaniu karty z opiekunem a przed wydaniem karty rodzicom warto oznaczyć kartę jakimś specjalnym identyfikatorem ( żółta karteczka z opisem, napisać na powierzchni karty dowolny numer wewnętrzny itd), tak by nie pomylić karty przy wydawaniu jej rodzicom KONIEC DOKUMENTU