DOKUMENTACJA PRZEBIEGU STUDIÓW stan prawny obowiązujący od 1 października 2011 r.

Transkrypt

1 DOKUMENTACJA PRZEBIEGU STUDIÓW stan prawny obowiązujący od 1 października 2011 r. mgr Aleksandra Matukin-Szumlińska kierownik Działu Nauczania AGH spotkanie dziekanatowe, 15 marca 2012 r.

2 O czym będziemy mówić? 1. Podstawowe akty prawne 2. Teczka osobowa studenta 3. Dokumentacja przebiegu studiów a stosowanie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (zagadnienia ogólne) 4. Dokumentacja pomocy materialnej, jako element dokumentacji przebiegu studiów 5. Czynności administracyjne związane z dokumentacją przebiegu studiów 6. Na co należy szczególnie zwrócić uwagę. 7. Podsumowanie. 2

3 Podstawowe akty prawne

4 Akty prawne regulujące dokumentację przebiegu studiów Do 30 września 2011 r.: Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2005 r. Nr 164, poz z późn. zm.) Rozporządzenie MNiSW z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz.U. z 2006 r. Nr 224, poz z późn. zm.) Rozporządzenie MNiSW z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie rodzajów tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów i wzorów dyplomów oraz świadectw wydawanych przez uczelnie (Dz.U. z 2009 r. Nr 11, poz. 61 z późn. zm.) 4

5 Akty prawne regulujące dokumentację przebiegu studiów Od 1 października 2011 r. obowiązują: Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2005 r. Nr 164, poz z późn. zm.) z uwzględnieniem zmian wprowadzonych nowelizacją marcową (ustawa z dnia 18 marca 2011 r. - Dz. U. z 2011 Nr 84, poz. 455) Rozporządzenie MNiSW z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz.U. Nr 201 poz ) Rozporządzenie MNiSW z dnia 1 września 2011 r. w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów, warunków wydawania oraz niezbędnych elementów dyplomów ukończenia studiów i świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz wzoru suplementu do dyplomu (Dz.U. Nr 196, poz. 1167) 5

6 Dlaczego Uczelnia ma obowiązek dokumentować przebieg studiów? Art Minister właściwy do spraw szkolnictwa wyższego określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów, dokonywania sprostowań i wydawania duplikatów, legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz wysokość i sposób pobierania opłaty za wykonywanie tych czynności, a także za wydanie indeksu, legitymacji studenckiej, dyplomu i dokumentów stwierdzających ukończenie studiów, w tym: 1) sposób prowadzenia teczki akt osobowych studenta, 2) sposób prowadzenia albumu studenta i księgi dyplomów, 3) wzór indeksu i legitymacji studenckiej, 4) obowiązek i sposób dokumentowania przebiegu studiów, 5) sposób sporządzania i wydawania duplikatów dokumentów, 6

7 Dlaczego Uczelnia ma obowiązek dokumentować przebieg studiów? 6) sposób dokonywania sprostowań dokumentów oraz zmian danych osobowych studenta lub absolwenta w dokumentach prowadzonych i wydawanych przez uczelnie, 7) tryb i sposób legalizacji dokumentów, 8) sposób przechowywania i zasady wydawania dokumentów, 9) wysokość opłat za legalizację dokumentów, wydanie dyplomu, wydanie odpisów w językach obcych, świadectwa, indeksu, legitymacji studenckiej oraz za wydanie duplikatów tych dokumentów, 10) sposób postępowania z dokumentacją przebiegu studiów oraz zasady wydawania dokumentów stwierdzających ukończenie studiów w przypadku likwidacji uczelni - uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowego tworzenia i gromadzenia dokumentacji niezbędnej dla przebiegu studiów i kontroli procesu dydaktycznego. 7

8 Gdzie Uczelnia gromadzi dane o studencie Informacje dotyczące studenta i przebiegu studiów uczelnia gromadzi w: 1. albumie studentów; 2. teczkach akt osobowych studentów; 3. protokołach zaliczenia przedmiotów; 4. księdze dyplomów. (zob. 2 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 8

9 Teczka akt osobowych studenta - czyli niezbędna dokumentacja studenta

10 Teczka akt osobowych studenta Co powinna zawierać? dokumenty wymagane od kandydata na studia część A dokumenty postępowania kwalifikacyjnego część B, dokumentacja związana z rozpoczęciem studiów część C, dokumentacja związana z tokiem studiów część D, dokumentacja pomocy materialnej część E, dokumentacja związana z ukończeniem studiów część F Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelni przez 50 lat. (zob. 4 ust. 1 i 2 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 10

11 Dokumenty wymagane od kandydata

12 Dokumenty wymagane od kandydata na studia 1. poświadczona przez uczelnię kopia świadectwa dojrzałości, a w przypadku kandydatów na studia drugiego stopnia poświadczona przez uczelnię kopia dyplomu ukończenia studiów) UWAGA nowość: Na wniosek studenta lub byłego studenta uczelnia niezwłocznie zwraca oryginały lub odpisy świadectwa dojrzałości lub dyplomu ukończenia studiów (złożonych podczas rekrutacji) pozostawiając w teczce studenta kopie poświadczone przez uczelnię za zgodność z oryginałem (zob. 24 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 2. ankieta osobowa (kwestionariusz) zawierająca co najmniej: imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, nr PESEL, a w przypadku jego braku nazwę i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania z określeniem rodzaju miejscowości (miasto/wieś), adres do korespondencji oraz informację o podstawowym źródle utrzymania rodziny kandydata na studia 3. poświadczona przez uczelnię kopia dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia w przypadku kandydatów na studia będących cudzoziemcami (najlepiej kopia paszportu) 12

13 Dokumenty wymagane od kandydata na studia c.d. 4. aktualna fotografia kandydata, zgodna z wymaganiami stosowanymi przy wydawaniu dowodów osobistych 5. oświadczenie o spełnianiu warunków do podjęcia i kontynuowania studiów bez wnoszenia opłat, o których mowa w art. 170a ust. 9 ustawy w przypadku kandydatów na studia stacjonarne w uczelni publicznej: Kandydat na studia stacjonarne w uczelni publicznej jest obowiązany do złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków do podjęcia i kontynuowania studiów bez wnoszenia opłat. (zob. art. 170a ust. 9 PSW) 13

14 Wzór oświadczenia studenta wzór oświadczenia określa rozp. MNISW w sprawie wzoru oświadczenia studenta o spełnianiu warunków do podjęcia i kontynuowania studiów stacjonarnych w uczelni publicznej bez wnoszenia opłat (Dz. U. Nr 207, poz. 1235), wydane na podstawie art. 170a ust. 10; opublikowane 30 września 2011 r., weszło w życie 1 października 2011 r., czyli dzień później po publikacji!!! 14

15 Wzór oświadczenia studenta wg MNISW 15

16 Wzór oświadczenia studenta w AGH 16

17 Kto i kiedy ma złożyć oświadczenie Oświadczenie składa student na każdym kierunku studiów stacjonarnych w uczelni publicznej, na którym studiuje bez wnoszenia opłat: oświadczenie zawarte w pkt 1) wzoru składa/wypełnia student, który podjął w uczelni publicznej studia stacjonarne pierwszego albo drugiego stopnia albo jednolite studia magisterskie w roku akademickim 2011/2012 lub w latach następnych (bez względu na ukończone przed dniem 1 października 2011 r. studia stacjonarne w uczelni publicznej bez wnoszenia opłat) i dla którego są to pierwsze studia stacjonarne w uczelni publicznej bez wnoszenia opłat na określonym poziomie kształcenia, na które otrzymał do wykorzystania liczbę punktów ECTS, o których mowa w art. 164a ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym. 17

18 Kto i kiedy ma złożyć oświadczenie oświadczenie zawarte w pkt 2) składa/wypełnia student, który kontynuuje bez wnoszenia opłat studia stacjonarne w uczelni publicznej na określonym poziomie kształcenia, rozpoczęte w roku akademickim 2011/2012 lub w latach następnych, które odbywa w ramach liczby punktów ECTS, o których mowa w art. 164a ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym. W przypadku gdy limit punktów był wykorzystywany przez studenta na określonym poziomie kształcenia w więcej niż jednej uczelni lub na więcej niż jednym kierunku, należy wskazać je wszystkie. 18

19 Kto i kiedy ma złożyć oświadczenie oświadczenie zawarte w pkt 3) składa/wypełnia student, który odbywa studia stacjonarne w uczelni publicznej bez wnoszenia opłat, rozpoczęte w roku akademickim 2011/2012 lub w latach następnych, i który podjął studia na drugim kierunku studiów stacjonarnych w uczelni publicznej bez wnoszenia opłat po dniu 30 września 2012 r. 19

20 Kto i kiedy ma złożyć oświadczenie oświadczenie zawarte w pkt 4) składa/wypełnia student, który jest absolwentem studiów drugiego stopnia albo jednolitych studiów magisterskich, które były jego pierwszym kierunkiem studiów stacjonarnych w uczelni publicznej bez wnoszenia opłat rozpoczętych w roku akademickim 2011/2012 lub w latach następnych, i który podjął studia na drugim kierunku studiów stacjonarnych w uczelni publicznej bez wnoszenia opłat po dniu 30 września 2012 r. 20

21 Dokumenty postępowania kwalifikacyjnego

22 Dokumenty postępowania kwalifikacyjnego 1. dokumenty postępowania kwalifikacyjnego stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia 2. kopia decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia (tzw. żółta ZWROTKA). W przypadku nieprzyjęcia kandydata na I rok studiów uczelnia zwraca kandydatowi złożone przez niego dokumenty, a także prace wstępne, jeżeli zakres egzaminów wstępnych przewiduje złożenie takich prac (nie jest wymagany wniosek kandydata) (zob. 22 ust. 1 rozp. MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów z 2011 r.) Uczelnia przechowuje przez 12 miesięcy kopie dokumentów kandydatów nieprzyjętych na I rok studiów wraz z kopią pisma, którym zwrócono kandydatowi złożone oryginały dokumentów (dokumenty wymagane od kandydata, dokumenty będące podstawą decyzji o nieprzyjęciu). (zob. 22 ust. 2 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 22

23 Dodatkowe dokumenty wymagane od studentów-cudzoziemców W oparciu o rozporządzenie MNISW z dnia 12 października 2006 r. w sprawie podejmowania i odbywania przez cudzoziemców studiów i szkoleń oraz ich uczestniczenia w badaniach naukowych i pracach rozwojowych (Dz. U. z 2006 r. Nr 190, poz z późn. zm.): dokumenty dotyczące uzyskanego wykształcenia (świadectwo, dyplom, suplement) wraz z legalizacją (lub apostille) z adnotacją (lub potwierdzeniem w formie osobnego dokumentu), że dokument ten uprawnia do ubiegania się o przyjęcie na studia w uczelniach każdego typu w państwie, w którym dokument został wydany: legalizacja apostille uznanie na podstawie PSW art. 191a uznanie podstawie umowy międzynarodowej nostryfikacja zaświadczenie nostryfikacyjne 23

24 Dodatkowe dokumenty wymagane od studentów-cudzoziemców I stopień: oryginał lub odpis dokumentu ukończenia szkoły średniej wraz z legalizacją (lub apostille) z adnotacją (lub potwierdzeniem w formie osobnego dokumentu), że dokument ten uprawnia do ubiegania się o przyjęcie na studia w uczelniach każdego typu w państwie, w którym dokument został wydany, transkrypt ocen z potwierdzoną przez szkołę skalą ocen, II stopień: oryginał lub odpis dokumentu ukończenia szkoły średniej wraz z legalizacją (lub apostille) z adnotacją (lub potwierdzeniem w formie osobnego dokumentu), że dokument ten uprawnia do ubiegania się o przyjęcie na studia w uczelniach każdego typu w państwie, w którym dokument został wydany, oryginał lub odpis dokumentu potwierdzającego ukończenie studiów wyższych oraz uzyskanie tytułu licencjata/inżyniera wraz z legalizacją (lub apostille), z adnotacją (lub potwierdzeniem w formie osobnego dokumentu), że dokument ten uprawnia do ubiegania się o przyjęcie I stopień studiów w uczelniach każdego typu w państwie, w którym dokument został wydany, suplement z ocenami z potwierdzoną przez uczelnię skalą ocen, 24

25 Dodatkowe dokumenty wymagane od studentów-cudzoziemców dokumenty potwierdzające znajomość języka, w którym będą prowadzone studia: zaświadczenie o ukończenie rocznego kurs przygotowawczy do podjęcia nauki w języku polskim w jednostkach wyznaczonych przez MNISW, certyfikat znajomości języka polskiego wydany przez Państwową Komisję Poświadczania Znajomości Języka Polskiego jako Obcego, potwierdzenie uczelni przyjmującej, że ich przygotowanie oraz stopień znajomości języka polskiego pozwalają na podjęcie studiów w języku polskim certyfikat językowy wymieniony w załączniku nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 2007 r. w sprawie sposobu przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 13, poz. 82 i Nr 249, poz oraz z 2008 r. Nr 93, poz. 587), świadectwa, dyplomy lub inne dokumenty potwierdzające ukończenie za granicą szkoły ponadpodstawowej, w której zajęcia były prowadzone w tym samym języku obcym, w jakim cudzoziemiec będzie odbywał studia w Polsce 25

26 Dodatkowe dokumenty wymagane od studentów-cudzoziemców wiza lub karta pobytu albo inny dokument uprawniający do pobytu na terytorium RP (kserokopia a/a); zaświadczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do podjęcia kształcenia na obranym kierunku i formie kształcenia; polisa ubezpieczeniowa na wypadek choroby lub następstw nieszczęśliwych wypadków na okres kształcenia w Polsce albo Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego lub dokument potwierdzający przystąpienie do ubezpieczenia w Narodowym Funduszu Zdrowia 26

27 Dodatkowe dokumenty wymagane od studentów-cudzoziemców podpisane podanie o przyjęcie na studia w formie listu motywacyjnego, podpisany życiorys, wypełniona i podpisana dwujęzyczna ankieta osobowa, 27

28 Dokumentacja związana z rozpoczęciem studiów

29 Dokumenty związane z rozpoczęciem studiów 1. podpisany przez studenta akt ślubowania, 2. umowa lub kopia umowy zawartej ze studentem, o której mowa w art. 160 ust. 3 PSW: 3. potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie, a także ich duplikatów, 29

30 Dokumenty związane z rozpoczęciem studiów Po immatrykulacji student otrzymuje: 1) indeks, którego wzór jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie; 2) legitymację studencką, której wzór jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia, albo 3) elektroniczną legitymację studencką, której wzór jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia. (zob. 6 ust. 1 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 30

31 Indeks Indeks stanowi własność studenta (również po ukończeniu lub przerwaniu studiów). Student otrzymuje odrębny indeks na każdym kierunku studiów i poziomie kształcenia. Student może otrzymać odrębny indeks na każdej studiowanej specjalności (zob. 10 ust. 1 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) UWAGA!!! 25. Indeksy mogą być wydawane na blankietach według dotychczasowych wzorów do wyczerpania ich zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2012 r. 31

32 Indeks UWAGA!!! Jeżeli regulamin studiów nie przewiduje dokumentowania przebiegu studiów w indeksie, uczelnia zapewnia studentowi dostęp do dokumentacji przebiegu studiów prowadzonej w formie elektronicznej. Na prośbę studenta uczelnia wydaje studentowi potwierdzony wydruk z dokumentacji przebiegu studiów. zob. 10 ust. 2 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów 32

33 Wzór indeksu uwaga zniknął orzełek!!! ma się pojawić godło uczelni o takich samych rozmiarach tylko gdzie? 14,5 x 16,2 mm 33

34 Legitymacja studencka Legitymacja studencka jest dokumentem poświadczającym status studenta. Prawo do posiadania legitymacji studenckiej mają studenci do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów, zaś w przypadku absolwentów studiów pierwszego stopnia do dnia 31 października roku ukończenia tych studiów. UWAGA!!! Student, który utracił prawo do posiadania legitymacji studenckiej, zobowiązany jest zwrócić ją uczelni. (został usunięty zapis 5 ust. 2 zd. 2 rozp. MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów z 2006 r.) ( 7 ust. 1 i 2 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 34

35 Legitymacja studencka UWAGA: od 1 października 2011 r.: Osoba, która ukończyła studia pierwszego stopnia, zachowuje prawa studenta do dnia 31 października roku, w którym ukończyła te studia (zob. art. 167 ust. 2a PSW) Studentowi przysługuje prawo do korzystania z 50% ulgi w opłatach za przejazdy publicznymi środkami komunikacji miejskiej. Osobom, które ukończyły studia pierwszego stopnia, prawo to przysługuje do dnia 31 października roku, w którym ukończyły te studia (art. 188 ust. 1 PSW) wzory legitymacji i ELS bez zmian 35

36 36

37 37

38 Legitymacja studencka W przypadku zniszczenia lub utraty legitymacji studenckiej student jest obowiązany do niezwłocznego zawiadomienia uczelni (w aktach należy umieścić potwierdzenie otrzymania duplikatu). Ważność legitymacji studenckiej potwierdza się co semestr przez umieszczenie daty ważności i okrągłej pieczęci z godłem państwa, a elektronicznej legitymacji studenckiej przez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie hologramu, którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia (wzór bez zmian), w kolejno oznaczonych polach legitymacji. (zob. 7 ust. 3 i 4 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) Legitymację studencką może otrzymać również student zagranicznej uczelni odbywający w polskiej uczelni część studiów ( 6 ust. 4 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 38

39 Elektroniczna legitymacja studencka Elektroniczna legitymacja studencka może być używana w uczelni, w szczególności jako: karta dostępu do biblioteki, karta dostępu do urządzeń technicznych i laboratoriów. Za zgodą uczelni elektroniczna legitymacja studencka może być używana także poza uczelnią ( 8 ust. 1 i 2 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) Uczelnia ma obowiązek zachowania szczególnych zasad bezpieczeństwa systemu wydawania użytkowania legitymacji studenckiej. Uczelnia ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo informacji zamieszczonych w legitymacji studenckiej. (zob. 9 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 39

40 Dokumentacja przebiegu studiów

41 Dokumentowanie przebiegu studiów Przebieg studiów dokumentuje się w: protokołach zaliczenia przedmiotu lub protokołach zaliczenia przedmiotu sporządzanych w postaci wydruków danych elektronicznych zawierających karcie okresowych osiągnięć studenta indeksie studenta, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie ( 11 ust. 1 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 41

42 Protokół zaliczenia przedmiotu Protokół zaliczenia przedmiotu (także w postaci wydruków danych elektronicznych) zawiera: nazwę przedmiotu, którego dotyczy zaliczenie lub egzamin, imiona i nazwiska studentów, numery albumów, uzyskane oceny, datę i podpis osoby zaliczającej lub przeprowadzającej egzamin ( 11 ust. 1 pkt 1 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 42

43 Karta okresowych osiągnięć Karta okresowych osiągnięć studenta (także w postaci wydruków danych elektronicznych) zawiera: imię (imiona) i nazwisko studenta, numer albumu, imię i nazwisko oraz tytuł naukowy, stopień naukowy lub tytuł zawodowy prowadzącego zajęcia (zaliczającego lub przeprowadzającego egzamin), nazwy przedmiotów, które student zaliczył w okresie zaliczeniowym, określenie formy zaliczenia, uzyskaną ocenę, liczbę uzyskanych punktów ECTS, datę i podpis osoby egzaminującej i zaliczającej poszczególny przedmiot lub praktykę z wyłączeniem kart okresowych osiągnięć studenta sporządzanych w postaci wydruków danych elektronicznych, datę i podpis kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni dokonującego wpisu na kolejny rok (semestr) studiów; ( 11 ust. 1 pkt 2 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 43

44 Podpisy na dokumentach elektronicznych w przypadku karty okresowych osiągnięć studenta podpis osoby zaliczającej nie jest wymagany, zaś w przypadku protokołu zaliczenia przedmiotu, wydruk z systemu ma być bezwzględnie podpisany przez osobę zaliczającą (egzaminującą) 44

45 Rozbieżności danych w dokumentach W przypadku rozbieżności danych w dokumentach, o których mowa w 11 ust. 1 pkt 1-3 rozporządzenia MNISW (protokoły, karty okresowych osiągnięć, indeks studenta), przyjmuje się jako prawidłowe dane zawarte w dokumentach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 (tj. protokoły zaliczenia przedmiotu). (zob. 11 ust. 6 nowego Rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 45

46 Dokumentacja związana z tokiem studiów Wszystkie dokumenty kształtujące i poświadczające przebieg toku studiów, które winny znaleźć się w teczce: karty okresowych osiągnięć studenta decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności udzielonych urlopów, skreślenia z listy studentów (potwierdzenie otrzymania decyzji o skreśleniu), a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych (szczególnie ważne orzeczenia komisji dyscyplinarnych), m.in. dot.: zgód na powtarzanie roku (lub przedmiotów) warunkowych wpisów na kolejny rok studiów ITS/IOS/SI praktyk studenckich (np. skierowanie) przyznanych nagród i wyróżnień dokumenty dotyczące postępowań odwoławczych inne dokumenty dotyczące przebiegu studiów 46

47 Dokumentacja przebiegu studiów a stosowanie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (zagadnienia ogólne) - przypomnienie

48 Rodzaje rozstrzygnięć podejmowanych w sprawach studenckich decyzje postanowienia inne akty lub czynności nieposiadającego charakteru decyzji administracyjnej tzw. rozstrzygnięcia art. 207 ust. 1 PSW: Do decyzji, o których mowa w art. 169 ust. 10 i 11 oraz art. 196 ust. 3, decyzji podjętych przez organy uczelni, kierownika studiów doktoranckich lub dyrektora jednostki naukowej w indywidualnych sprawach studentów i doktorantów, a także w sprawach nadzoru nad działalnością uczelnianych organizacji studenckich oraz samorządu studenckiego i doktoranckiego, stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego oraz przepisy o zaskarżaniu decyzji do sądu administracyjnego art. 207 ust. 4 PSW: Przepis ust. 1 stosuje się także do decyzji podjętych przez komisję stypendialną i odwoławczą komisję stypendialną, o których mowa w art. 175 ust. 3 i art. 176 ust

49 Zasady ogólne postępowania administracyjnego zasada praworządności (art. 6 i 7 k.p.a.) zasada prawdy obiektywnej (art. 7 k.p.a.) zasada uwzględniania interesu społecznego i słusznego interesu obywateli (art. 7 k.p.a.) organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa; w toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. zasada zaufania (art. 8 k.p.a.) Organy administracji publicznej prowadzą postępowanie w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej. równość wobec prawa; bezstronność postępowania, jednolitość (spójność) poglądów, in dubio pro student 49

50 Zasady ogólne postępowania administracyjnego zasada informowania (art. 9 k.p.a.) Organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. zasada czynnego udziału stron w postępowaniu (art k.p.a.) Organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Okoliczność faktyczna może być uznana za udowodnioną, jeżeli strona miała możność wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów (...) - art. 81 k.p.a. 50

51 Zasady ogólne postępowania administracyjnego zasada przekonywania (art. 11 k.p.a.) Organy administracji publicznej powinny wyjaśniać stronom zasadność przesłanek, którymi kierują się przy załatwieniu sprawy, aby w ten sposób w miarę możności doprowadzić do wykonania przez strony decyzji bez potrzeby stosowania środków przymusu. zasada szybkości postępowania (art i 2 k.p.a.) Organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. zasada pisemności (art i 2 k.p.a.) sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawa nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. 51

52 Zasady ogólne postępowania administracyjnego zasada dwuinstancyjności postępowania (art. 15 k.p.a.) zasada trwałości decyzji administracyjnych (art k.p.a.) Decyzje, od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji lub wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, są ostateczne. Uchylenie lub zmiana takich decyzji, stwierdzenie ich nieważności oraz wznowienie postępowania może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych w kodeksie lub w ustawach szczególnych; trwałość decyzji ostatecznych powoduje, że nie mogą być one zmieniane lub uchylane dowolnie, lecz tylko w trybie i w przypadkach wprost określonych w k.p.a. lub w przepisach szczególnych, do których kodeks odsyła w art. 163; 52

53 Wszczęcie postępowania art. 61 k.p.a. 1. Postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. 3. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. 3a. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej. 4. O wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie. 53

54 Wszczęcie postępowania w sprawie skreślenia z listy studentów w przypadku skreśleń co do zasady postępowanie wszczynane jest z urzędu, wyjątkiem w tym zakresie jest skreślenie z powodu rezygnacji ze studiów, bądź ukaranie karą dyscyplinarną wydalenia z uczelni, ZATEM: procedura skreślania winna rozpoczynać się od poinformowania studenta o przewidywanym skreśleniu z listy studentów i wyznaczenia terminu w jakim student może wyjaśnić zaistniałą sytuację. Dopiero w przypadku braku podstaw do wycofania się z zamiaru skreślenia, Dziekan podejmuje decyzję o skreśleniu z listy studentów i doręcza ją studentowi z pouczeniem o prawie odwołania się studenta od tej decyzji do Rektora w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji. 54

55 Terminy w postępowaniu administracyjnym rodzaje terminów; zasady obliczania terminów; sobota jako ostatni dzień terminu; terminy załatwienia spraw; przywrócenie uchybionego terminu: art k.p.a.: W razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na prośbę zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. 2. Prośbę o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin. 3. Przywrócenie terminu do złożenia prośby przewidzianej w 2 jest niedopuszczalne. 55

56 Podania w postępowaniu administracyjnym forma wniesienia podania; podania w formie dokumentów elektronicznych; k.p.a. określa wymogi jakie powinno spełniać każde podanie, art k.p.a. - Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. 56

57 Podania w postępowaniu administracyjnym art k.p.a.: Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu. art k.p.a.: Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący je tego zażąda. UWAGA! Dodatkowo przepisy szczególne mogą zawierać dodatkowe wymogi dotyczące podania (wniosku): do takich dodatkowych wymogów należy dokumentacją jaką należy dołączyć do wniosku o przyznanie pomocy materialnej na podstawie, której będzie obliczany dochód na jednego członka w rodzinie studenta. 57

58 Braki formalne wniosku art. 64 k.p.a. jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania: taka sytuacja zajdzie jeżeli wniosek nie został podpisany, a także nie zawiera wymaganych dokumentów termin na uzupełnienie braków biegnie od dnia doręczenia wezwania stronie pozostawienie podania bez rozpoznania zgodnie przeważającym poglądem jest czynnością materialno-techniczną i jako taka nie wymaga żadnej szczególnej formy o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania należy zawiadomić studenta, uzasadniając dlaczego wniosek pozostawiono bez rozpoznania 58

59 Decyzje art k.p.a.: Organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej; art k.p.a.: Decyzje rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji; przyjmuje się, że decyzja musi posiadać cztery cechy konstytutywne: władcza indywidualna zewnętrzna konkretna 59

60 Elementy decyzji administracyjnej w sprawach studenckich sensu stricto 1. oznaczenie organu, który ją wydaje, 2. datę wydania, 3. oznaczenie strony lub stron, 4. powołanie podstawy prawnej, 5. rozstrzygnięcie, 6. uzasadnienie faktyczne i prawne, 7. pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie; decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi. 8. podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji. 60

61 Decyzje art. 109 k.p.a. stanowi, że decyzję doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. art. 110 k.p.a.: Organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej; art k.p.a.: Organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach. na to postanowienie w sprawie sprostowania i wyjaśnienia służy zażalenie. 61

62 Doręczanie decyzji art k.p.a.: Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. 2. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi. Strona może wskazać takiego pełnomocnika. obowiązek zawiadamiania o każdej zmianie adresu i jego konsekwencje w kontekście zasady informowania; 62

63 Doręczenia elektroniczne Art k.p.a. 1. Doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania: 1) wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo 2) wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków data doręczenia decyzji ma bardzo duże znaczenie, gdyż od chwili doręczenia biegnie 14-dniowy termin do wniesienia odwołania a organ jest związany wydaną przez siebie decyzją; 63

64 Doręczenia art. 49 k.p.a. przewiduje możliwość zawiadamiania stron o treści decyzji przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania, jeżeli przepis szczególny tak stanowi; takiej możliwości nie przewiduje jednak ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym, w związku z czym ww. przepis nie znajduje zastosowania do jakichkolwiek indywidualnych spraw studenckich 64

65 Sprawy studenckie rozstrzygane w drodze decyzji administracyjnych przyjęcia na studia art. 169 ust. 11 i 13 PSW; zmiana uczelni art. 171 ust. 3 PSW; przyznanie bądź odmowa przyznania świadczeń pomocy materialnej art. 175 ust. 2 PSW; skreślenie z listy studentów art. 190 ust. 1-3 PSW, reaktywacja (wyrok WSA w Krakowie z dnia r., II/SA/Kr 1122/04, niepubl.); odmowa lub zwolnienie od uiszczenia opłaty związanej z odbywaniem zajęć dydaktycznych (uch. NSA (skład 7 sędziów) z r., OPS 5/03, ONSA 2004, Nr 1, poz. 9; post. NSA z r., II SĄ/Wr 499/99, OSP 2000, Nr 12, poz. 182); złożenie egzaminu dyplomowego i nadanie tytułu zawodowego (post. NSA z , SAB/Po 41/91, OSP 1994, Nr 4, poz. 69) wznowienie postępowania w sprawie nadania tytułu zawodowego i wydania dyplomu lub decyzji stwierdzającej nieważność postępowania w sprawie nadania tytułu zawodowego (organem właściwym jest rektor) art. 193 PSW 65

66 Postanowienia art k.p.a.: W toku postępowania organ administracji publicznej wydaje postanowienia. art k.p.a.: Postanowienia dotyczą poszczególnych kwestii wynikających w toku postępowania, lecz nie rozstrzygają o istocie spraw, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. wymogi co do formy podobne jak w przypadku decyzji; art k.p.a.: Postanowienia, od których służy stronom zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, doręcza się na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. art k.p.a.: Postanowienie, które może być zaskarżone do sądu administracyjnego, doręcza się stronie wraz z pouczeniem o dopuszczalności wniesienia skargi oraz uzasadnieniem faktycznym i prawnym. 66

67 Postanowienia Przykłady postanowień, które mogą znaleźć się w teczce: postanowienie o przywróceniu lub odmowie przywrócenia terminu; postanowienie o uchybieniu terminu do wniesienia odwołania lub zażalenia; postanowienie o niedopuszczalności odwołania; postanowienie o wyznaczeniu terminu załatwienia sprawy; postanowienie o zawieszeniu postępowania; postanowienie w sprawie sprostowania decyzji; 67

68 Rodzaje rozstrzygnięć podejmowanych w sprawach studenckich przyznanie ITS/IOS/SI przywrócenie terminu egzaminu powtarzanie roku, przedmiotu wpis warunkowy (z dopuszczalnym deficytem punktowym) przyznanie egzaminu komisyjnego podjęcie dodatkowych studiów na innym kierunku tej samej bądź innej uczelni (wyrok NSA z dnia r., sygn. akt SA/Wr 227/87; wyrok WSA w Lublinie z r., III SA/Lu 462/08, LEX nr , wyrok WSA w Białymstoku z , II SA/Bk 320/08, LEX nr ); 68

69 Rodzaje rozstrzygnięć podejmowanych w sprawach studenckich udzielenie lub odmowa udzielenia studentowi urlopu od zajęć (postanowienie NSA z dnia r. sygn. akt SA/Kr 368/90, OSP 1992, nr 2, poz. 26; wyrok WSA w Lublinie z r., III SA/Lu 462/08, LEX nr , wyrok WSA w Białymstoku z , II SA/Bk 320/08, LEX nr , zob. jednak niekonsekwencje w 2 ust. 1 pkt 6) rozp. MniSW z dnia r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) ocena egzaminatora, będącą jego wyłącznym atrybutem (wyrok NSA z dnia r. sygn. akt I SA 1636/94, ONSA 1995, z. 4, poz. 176) odbywanie części studiów w innej uczelni w kraju lub zagranicą zmiana kierunku studiów/wydziału/formy studiów 69

70 Dokumentacja przebiegu studiów Wszystkie decyzje administracyjne sensu stricto, postanowienia oraz rozstrzygnięcia podejmowane w indywidualnych sprawach studentów stanowią element dokumentacji przebiegu studiów!!! (wnioski/podania studenta, dokumentacja związana z rozpatrywaniem wniosku/podania, egzemplarz decyzji, potwierdzenie otrzymania decyzji itd.) 70

71 Dokumentacja pomocy materialnej, jako element dokumentacji przebiegu studiów (zagadnienia ogólne)

72 Dokumentacja związana z pomocą materialną Wszystkie dokumenty związane z ubieganiem się i otrzymaniem pomocy materialnej): wnioski o przyznanie świadczeń pomocy materialnej, dokumenty źródłowe, na podstawie których ustala się uprawnienie do świadczeń, oświadczenie o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku decyzje dziekana/rektora/komisji stypendialnej przyznające świadczenia lub odmawiające przyznania świadczeń odwołania od decyzji decyzje organów odwoławczych potwierdzenia odbioru decyzji 72

73 Wnioski o przyznanie świadczeń pomocy materialnej w chwili obecnej wszystkie stypendia z funduszu pomocy materialnej przyznawane są wyłącznie na wniosek art. 186 PSW: Szczegółowy regulamin ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń pomocy materialnej dla studentów ( ) w tym szczegółowe kryteria i tryb udzielania świadczeń pomocy materialnej dla studentów, wzory wniosków o przyznanie świadczeń pomocy materialnej, wzór oświadczenia o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku studiów oraz sposób udokumentowania sytuacji materialnej studenta ustala rektor w porozumieniu z uczelnianym organem samorządu studenckiego. 73

74 Dokumentacja związana z ukończeniem studiów

75 Dokumentacja związana z ukończeniem studiów jeden egzemplarz pracy dyplomowej, jeżeli przewiduje ją regulamin studiów zgodnie ze standardami kształcenia program kształcenia, recenzja (recenzje) pracy dyplomowej, protokół egzaminu dyplomowego, dyplom ukończenia studiów egzemplarz do akt suplement do dyplomu egzemplarz do akt potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów, suplementu do dyplomu, a także duplikatu dyplomu lub suplementu do dyplomu, przez osobę odbierającą dyplom: dyplom może być odebrany przez inna osobę legitymującą się upoważnieniem z podpisem poświadczonym przez uczelnię lub przez notariusza, 75

76 Praca dyplomowa Do dokumentacji przebiegu studiów zalicza się również pracę dyplomową. Pracę dyplomową składa się w formie papierowej oraz w formie elektronicznej. Egzemplarz pracy dyplomowej przechowuje się w archiwum uczelni. (usunięto zapis 10 ust. 2 zd 2 dotychczasowego rozporządzenia MNISW z 2006 r.) wniosek: praca dyplomowa ma znajdować się bezwzględnie w teczce i w teczce ma zostać przekazana do archiwum, nie osobno!!! ( 11 ust. 2 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 76

77 Dokumentacja związana z zakończeniem studiów Zakończenie studiów odnotowuje się w: indeksie protokole egzaminu dyplomowego albumie studentów księdze dyplomów ( 12 ust. 3 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 77

78 Protokół egzaminu dyplomowego Z przeprowadzonego egzaminu dyplomowego sporządza się protokół egzaminu dyplomowego zawierający: datę egzaminu, imię (imiona) i nazwisko studenta, numer albumu, imiona i nazwiska, podpisy oraz tytuły naukowe, stopnie naukowe lub tytuły zawodowe członków komisji egzaminacyjnej, treść zadanych pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzyskaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy dyplomowej, ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wynik studiów (obliczany zgodnie z regulaminem studiów), uzyskany tytuł zawodowy ( 12 ust. 1 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 78

79 Wydanie dyplomu ukończenia studiów W terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów (było: złożenia egzaminu dyplomowego) uczelnia sporządza i wydaje absolwentowi dyplom ukończenia studiów wraz z dwoma odpisami i suplementem do dyplomu oraz dokonuje wpisu do księgi dyplomów. Warunkiem wydania dyplomu jest: wniesienie przez absolwenta opłaty, o której mowa w 21 ust. 1 pkt 3 (opłata za dyplom wraz z odpisami, duplikat), oraz dostarczenie aktualnej fotografii. (zob. 13 ust. 1 nowego Rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) UWAGA! Przepisy 11 ust. 4 i 5 (dot. wyciągów, odpisów oraz upoważnienia do odbioru dokumentów) stosuje się do wydawania dyplomu ukończenia studiów - 13 ust. 4 nowego Rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 79

80 Odpisy dyplomu i suplementu na wniosek absolwenta uczelnia wydaje dodatkowe odpisy (było: odpis) dyplomu w tłumaczeniu na jeden z następujących języków obcych: angielski, francuski, hiszpański, niemiecki lub rosyjski. Na wniosek absolwenta uczelnia wydaje nie więcej niż trzy odpisy (było: odpis) suplementu do dyplomu w tłumaczeniu na język angielski; taki wniosek absolwent może złożyć najpóźniej w terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów; ww. dokumenty (odpisy) są wydawane w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku, po uprzednim wniesieniu przez absolwenta opłaty, o której mowa w 21 ust. 1 pkt 3, oraz dostarczeniu aktualnej fotografii. (zob. 13 ust. 2-3 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 80

81 Uczelniane dyplomy absolwenci studiów otrzymują uczelniane dyplomy ukończenia studiów, potwierdzające uzyskanie odpowiedniego tytułu zawodowego i suplementy do dyplomów (art. 167 ust. 1. PSW) wzór dyplomu zatwierdza senat uczelni. Rektor przekazuje zatwierdzony wzór dyplomu niezwłocznie ministrowi nadzorującemu uczelnię oraz MNiSW. (art. 167 ust. 1a PSW) na podstawie art. 167 ust. 3 PSW dnia 1 września 2011 r. MNISW wydał rozporządzenie w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów, warunków wydawania oraz niezbędnych elementów dyplomów ukończenia studiów i świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz wzoru suplementu do dyplomu (Dz.U. Nr 196, poz. 1167), które weszło w życie z dniem 1 października 2011 r. 81

82 Warunki wydania dyplomu od 1 października 2011 r. Warunkiem wydania dyplomu ukończenia studiów wyższych jest: uzyskanie określonych w programie kształcenia efektów kształcenia uzyskanie wymaganej liczby punktów ECTS, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 18 d ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, odbycie praktyk przewidzianych w programie kształcenia złożenie egzaminu dyplomowego oraz pracy dyplomowej zob. 5 rozporządzenia MNiSW z dnia 1 września 2011 r. w sprawie tytułów zawodowych (...) 82

83 Niezbędne elementy dyplomu od 1 października 2011 r Dyplom ukończenia studiów wyższych zawiera następujące niezbędne elementy: 1) godło uczelni umieszczone w widocznym miejscu oraz informację o treści: Wydany w Rzeczypospolitej Polskiej ; 2) nazwę uczelni wydającej dyplom lub nazwy uczelni i instytucji naukowych prowadzących studia wspólnie oraz nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni; 3) nazwę: dyplom ukończenia studiów wraz z informacją o uzyskaniu kwalifikacji pierwszego stopnia albo drugiego stopnia, albo jednolitych studiów magisterskich; w przypadku studiów prowadzonych wspólnie do nazwy dyplomu dodaje się wyrazy: prowadzonych wspólnie ; 4) fotografię posiadacza dyplomu pieczętowaną pieczęcią urzędową uczelni do tłoczenia w papierze; 5) informacje dotyczące posiadacza dyplomu: a) imię lub imiona i nazwisko, b) datę i miejsce urodzenia; 6) miejsce na podpis posiadacza dyplomu; 83

84 Niezbędne elementy dyplomu od 1 października 2011 r. 7) numer dyplomu; 8) informacje dotyczące studiów, w tym: a) formę i poziom studiów, b) określenie kierunku studiów lub kierunku i specjalności oraz obszaru i profilu kształcenia, c) wynik studiów; 9) nazwę i datę uzyskania tytułu zawodowego; 10) pieczątki imienne i podpisy rektora uczelni oraz kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej; 11) miejscowość i datę wydania dyplomu; 12) pieczęć urzędową uczelni. 2. W odpisie dyplomu oraz odpisie dyplomu przeznaczonym do akt uczelni pod nazwą dyplomu umieszcza się, odpowiednio, napis: (ODPIS) lub (ODPIS PRZEZNACZONY DO AKT). 84

85 Dotychczasowe dyplomy Studentom i uczestnikom studiów podyplomowych, przyjętym na studia albo studia podyplomowe przed dniem wejścia w życie rozporządzenia oraz w roku akademickim 2011/2012, mogą być wydawane dyplomy ukończenia studiów i suplementy do dyplomów albo świadectwa ukończenia studiów podyplomowych według wzorów określonych w przepisach dotychczasowych, tj. w rozp MNISW z 19 grudnia 2008 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr 11 poz. 61 z późn. zm.) zob. 10 rozp. MNISW w sprawie tytułów (...) Studenci przyjęci na studia przed dniem wejścia w życie rozporządzenia oraz w roku akademickim 2011/2012 uzyskują tytuły zawodowe, których nazwy są zgodne z nazwami określonymi w przepisach dotychczasowych. zob. 11 rozp. MNISW w sprawie tytułów zawodowych (...) 85

86 Dyplomy wspólne do dnia 30 września br. dyplomy ukończenia studiów wspólnych mogła wydać jedna uczelnia, która została wskazana w regulaminie tych studiów ustalonym w porozumieniu zawartym na podstawie art. 168 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym ( 10 ust. 2 rozporządzenia MNiSW z r. w sprawie rodzajów tytułów zawodowych..., które określało wzór wspólnego dyplomu, z tym że mógł być wydany dyplom jednej uczelni, zaś informację o udziale pozostałych uczelni i instytucji naukowych w realizacji programu studiów zawierał suplement do tego dyplomu; od 1 października br. absolwenci studiów wspólnych mogą otrzymać dyplom wspólny, spełniający wymogi określone w przepisach wydanych na podstawie art. 167 ust. 3 (nowe rozp. MNiSW z 1 września br. w sprawie tytułów zawodowych... jednostki prowadzące studia wspólne będą mogły określić wzór wspólnego dyplomu albo wydać dwa dyplomy! 86

87 Suplement do dyplomu - zmiany zachowano dotąd obowiązujący wzór suplementu do dyplomu, łącznie z kolorem okładki (sic!), dostosowując go w pełni do wzoru rekomendowanego przez Komisję Europejską, Radę Europy oraz ENESCO/CEPES; zmieniono m.in. oznaczenie punktów (zamiast cyfr rzymskich arabskie), skreślono powtórzenie informacji o numerze dyplomu, doprecyzowano zapisy dotyczące statusu uczelni prowadzącej studia oraz regulacje dotyczące posiadanych kwalifikacji posiadacza dyplomu, wprowadzono także dwa podpunkty informujące o stanowisku osoby podpisującej suplement i oznaczeniu miejsca na pieczęć urzędową. 87

88 Nowy wzór suplementu 88

89 Dokumentacja zbiorowa

90 Dokumentacja zbiorowa Uczelnia tworzy różne rejestry bądź też dokumenty związane z dokumentacją przebiegu studiów, których nie przechowuje się w teczce studenta, ale są one bezwzględnie wymagane: album studenta rejestr wydanych legitymacji i indeksów protokoły zaliczenia przedmiotów księga dyplomów 90

91 Album studentów Uczelnia prowadzi album studentów (album może być prowadzony w formie elektronicznej). Studentowi nadaje się kolejny w ramach uczelni numer albumu. Numer albumu przypisany jest studentowi na wszystkich kierunkach i stopniach studiów realizowanych przez studenta w tej uczelni. Numer albumu wpisuje się w indeksie studenta i jego legitymacji studenckiej. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta. ( 3 ust. 1, 2 i 4 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 91

92 Album studentów Do albumu wpisuje się: numer albumu datę rozpoczęcia studiów imię (imiona) i nazwisko datę i miejsce urodzenia studenta nr PESEL, a w przypadku jego braku nazwę i numer dokumentu tożsamości imiona rodziców informacje dotyczące świadectwa dojrzałości lub dyplomu ukończenia studiów (nazwa szkoły, okręgowej komisji egzaminacyjnej lub uczelni, numer oraz data i miejsce wystawienia) nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni (wydziału) nazwę kierunku studiów rok studiów, na który student został przyjęty ( 3 ust. 3 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 92

93 Album studentów Po opuszczeniu przez studenta uczelni w albumie wpisuje się: datę opuszczenia uczelni przyczynę opuszczenia uczelni (przeniesienie, skreślenie, ukończenie studiów) PKA w jednym z raportów wskazała, że w przypadku skreślenia należy podać również przyczynę skreślenia) Sprostowań w albumie należy dokonywać analogicznie jak w przypadku sprostowań indeksu! (zob. 16 ust. 1-3 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 93

94 Rejestr wydanych indeksów i legitymacji Wydanie indeksu i legitymacji odnotowuje się w rejestrze wydanych indeksów i legitymacji, w którym wpisuje się: imię (imiona) i nazwisko studenta, któremu wydano indeks i legitymację, numer albumu oraz datę wydania tych dokumentów. Rejestr może być prowadzony w formie elektronicznej. ( 6 ust. 5 rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 94

95 Księga dyplomów Uczelnia prowadzi księgę dyplomów, do której wpisuje się: liczbę porządkową stanowiącą numer dyplomu numer albumu imię (imiona) i nazwisko studenta rok urodzenia datę rozpoczęcia studiów (immatrykulacji) chodzi o datę rozpoczęcia konkretnego toku studiów, jeśli student się przenosi, to należy wpisać datę rozpoczęcia studiów w uczelni macierzystej nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni nazwę kierunku studiów, poziom, profil i formę studiów datę złożenia egzaminu dyplomowego tytuł zawodowy Księga dyplomów może być prowadzona w formie elektronicznej. ( 12 ust. 2 rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 95

96 Czynności administracyjne związane z dokumentacją przebiegu studiów

97 Czynności administracyjne związane z dokumentacją przebiegu studiów przeniesienie do z innej uczelni sprostowania wydawanie duplikatów wydawanie odpisów, wyciągów zmiana nazwiska legalizacja dokumentów 97

98 Przeniesienie do i z innej uczelni W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni dokumenty dotyczące przebiegu studiów przesyła się na wniosek uczelni, do której student się przeniósł. W uczelni, którą student opuścił, pozostaje kopia pisma, którym przesłano dokumenty oraz ich wykaz: UWAGA: w piśmie przekazującym najlepiej wymienić wszystkie przesyłane dokumenty, przekazanie koniecznie za zwrotnym potwierdzeniem odbioru ( 5 ust. 1 i 2 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 98

99 Sprostowania Sprostowań można dokonywać w: indeksie, albumie studentów, księdze dyplomów na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu Nie dokonuje się sprostowań w: legitymacji studenckiej, dyplomie, suplemencie do dyplomu oraz innych dokumentach potwierdzających uzyskane wykształcenie ww. dokumenty, jeżeli zawierają błędy lub omyłki podlegają tylko wymianie! ( 16 ust. 4 nowego rozporządzenia MNISW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 99

100 Sprostowania w indeksie Uczelnia może dokonywać sprostowań w indeksie na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu. Sprostowań dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez skreślenie nieprawidłowego zapisu i wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. sposób skreślenia nieprawidłowych danych musi umożliwiać ich odczytanie W miejscu sprostowania (już nie na końcu dokumentu!) należy umieścić adnotację: "Dokonano sprostowania oraz podpis osoby upoważnionej do wystawiania określonego dokumentu, datę i pieczęć urzędową. W przypadku sprostowania dokonywanego w dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej zachowuje się w niej informację o sprostowaniu, jego dacie i osobie, która dokonała sprostowania. Informacje o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta. ( 16 ust. 1-3 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 100

101 Duplikat indeksu Duplikat indeksu uczelnia sporządza wyłącznie na podstawie protokołów i kart okresowych osiągnięć studenta Na duplikacie indeksu należy umieścić słowo DUPLIKAT oraz datę jego wydania (informacje o wydaniu duplikatu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta) (zob. 15 ust. 4 w zw. ust. 1 w zw. z 14 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 101

102 Duplikat LS/ELS Przepisy 14 stosuje się odpowiednio przy sporządzaniu duplikatów innych dokumentów dotyczących studiów. Duplikat legitymacji studenckiej i indeksu wystawia się z aktualną fotografią. Wydanie duplikatu ELS rejestruje się w formie elektronicznej (oraz umieszcza informację w teczce akt osobowych studenta), oznaczając numerem albumu oraz dodając kolejne litery alfabetu, odpowiednio: b, c, d oraz dalsze. Literą a oznacza się zawsze oryginał legitymacji. ( 15 ust. 1-3 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 102

103 Duplikat dyplomu W przypadku utraty oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu absolwent może wystąpić do uczelni, która wydała dyplom lub suplement do dyplomu, z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu tych dokumentów. wniosek powinien zawierać oświadczenie o utracie oryginału; Uczelnia wystawia duplikat dyplomu lub suplementu na podstawie posiadanych dokumentów. Duplikat wystawia się na oryginale druku dyplomu lub suplementu do dyplomu, według wzoru obowiązującego w okresie wystawienia oryginałów tych dokumentów, bez fotografii. Na dokumencie należy umieścić wyraz:,,duplikat" oraz datę wydania duplikatu. Duplikat podpisuje rektor. ( 14 ust. 1-3 rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 103

104 Duplikat dyplomu c.d. Jeżeli brak jest druku według wzoru dyplomu obowiązującego w danym czasie, duplikat wystawia się na przygotowanym przez uczelnię formularzu, zgodnym z treścią oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu lub suplementu do dyplomu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu odnotowuje się w księdze dyplomów. Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiany ponownie. UWAGA: duplikat należy wydać za pokwitowaniem! ( 14 ust. 4-6 rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 104

105 Wydawanie dokumentów dotyczących przebiegu studiów Dokumenty (protokoły, karty okresowych osiągnięć, indeks, dyplom, suplement), ich odpisy lub wyciągi, w zakresie, w jakim dotyczą studenta lub absolwenta, mogą być wydane wydaje się studentowi lub absolwentowi, na jego wniosek, upoważnionej osobie do rąk własnych lub wysłane pocztą na wskazany adres, za zwrotnym poświadczeniem odbioru. Upoważnienie powinno zawierać potwierdzenie autentyczności podpisu osoby upoważniającej, dokonane przez uczelnię lub notariusza. ( 11 ust. 4 i 5 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 105

106 Zmiana imienia i/lub nazwiska Po ukończeniu studiów nie dokonuje się zmiany imienia (imion) lub nazwiska absolwenta w jego dyplomie i dokumentach (indeksie itd.) WYJĄTEK, gdy zmiana imienia (imion) i nazwiska nastąpiła: na podstawie decyzji administracyjnej orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu w sprawie zmiany płci W tych przypadkach wydaje się dyplom na nowe imię (imiona) lub nazwisko, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu uwaga: już nie trzeba zwracać dyplomu, wraz z odpisami, wydanego na poprzednie imię (imiona) lub nazwisko). ( 17 ust. 1 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 106

107 Zmiana imienia i/lub nazwiska W przypadku gdy zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła przed ukończeniem studiów, dokumenty, o których mowa w 11 ust. 1, wystawia się na nowe imię (imiona) lub nazwisko, z tym że indeks na nowe imię (imiona) lub nazwisko wystawia się na wniosek studenta. W przypadku gdy student nie wystąpi z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w dotychczasowym indeksie należy przekreślić imię (imiona) lub nazwisko i nad nim wpisać nowe kolorem czerwonym; na dole strony należy umieścić adnotację: Dokonano zmiany imienia (imion)/nazwiska, datę i podpis kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni lub osoby upoważnionej do podpisywania indeksów. Nowe imię (imiona) lub nazwisko może być wpisane na podstawie: odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu ( 17 ust. 2 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 107

108 Legalizacja dokumentów Dokumenty wydawane przez uczelnię przeznaczone do obrotu prawnego z zagranicą są legalizowane na wniosek zainteresowanego. Legalizacja polega na umieszczeniu na dokumencie: klauzuli w brzmieniu: Stwierdza się autentyczność dokumentu ; podpisu osoby upoważnionej do legalizacji dokumentu; pieczęci urzędowej; nazwy miejscowości i daty. Do legalizacji przedstawia się oryginały dokumentów Dokumenty wielostronicowe powinny być zszyte i w miejscach zszycia opieczętowane pieczęcią urzędową uczelni, która je wydała, w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu ( 18 ust. 1-4 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 108

109 Legalizacja dokumentów c.d. Urząd obsługujący ministra nadzorującego uczelnie, która wydała dokument, legalizuje: dyplomy ukończenia studiów zaświadczenia o ukończeniu studiów dyplomy nadania stopni naukowych świadectwa ukończenia studiów podyplomowych Dokumenty inne niż wyżej wymienione legalizuje uczelnia, która je wydała Uczelnie przekazują do urzędu obsługującego ministra nadzorującego uczelnię oraz ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego wykazy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w 19 ust. 1, wzory ich podpisów, wzory pieczęci urzędowych oraz wzory dyplomów i świadectw określone przez uczelnię. W przypadku zmiany osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów, zmiany podpisu, zmiany pieczęci urzędowych lub zmiany wzorów dyplomów i świadectw uczelnia niezwłocznie uaktualnia ww. wykaz. ( 19 ust. 1 i 2 i 20 nowego rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) 109

110 Opłaty za wydanie dokumentów Uczelnia pobiera opłaty za: za wydanie elektronicznej legitymacji studenckiej - 17 zł za wydanie indeksu - 4 zł za wydanie dyplomu ukończenia studiów wraz z dwoma odpisami - 60 zł za wydanie dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu na język obcy - 40 zł za wydanie dokumentu stwierdzającego ukończenie studiów podyplomowych - 30 zł za duplikat ww. dokumentów pobiera się 150 % opłaty. Dziekan może zwolnić z ww. opłat. Ww. opłaty wnosi się na rachunek bankowy uczelni lub w miejscu wyznaczonym przez Rektora. Za legalizację dokumentów pobiera się 19 zł (odpowiednio na rachunek ministerstwa/uczelni) ( 21 ust. 2-7 rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów oraz zarządzenie Rektora AGH NR 16/2005 z dnia 1 września 2005 r. w sprawie opłat za wydanie dokumentów związanych z tokiem studiów) 110

111 Na co należy zwrócić uwagę

112 Na co należy zwrócić uwagę terminowe załatwianie spraw, ewentualnie powiadomienie studenta o nowym terminie załatwienia sprawy, we wskazanych powyżej sprawach należy wydawać decyzje administracyjne, tzn. w indywidualnych sprawach w przypadku decyzji generowanych z systemu komputerowego należy bezwzględnie uzupełniać wykropkowane pola!!! w razie braków taka decyzja nie spełnia wymogów k.p.a. i może zostać skutecznie zaskarżona do sądu decyzja musi spełniać wymogi określone w art. 107 k.p.a. (największe braki występują w uzasadnieniach) decyzje muszą zawierać pouczenia o prawie do odwołania 112

113 Na co należy zwrócić uwagę decyzje administracyjne zawsze należy doręczać osobiście studentowi (wówczas musi pokwitować odbiór, najlepiej na kopii decyzji pozostawionej w aktach) albo za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (tzw. ZWROTKA) należy wykonywać tylko decyzje ostateczne!!! należy terminowo przekazywać odwołania do organu odwoławczego (Rektora/OKS) odwołania należy przekazywać wraz z teczką do rozpoznania w postępowaniu odwoławczym należy kwitować złożenia podania studentowi, gdy o to wnosi należy udostępniać akta, wydawać kopie dokumentów z akt, gdy student o to wnosi 113

114 Podsumowanie 114

115 115