Procedura Rejestru Kwalifikowanych Wykonawców

Wersja: 03 Procedura Rejestru Kwalifikowanych Wykonawców Data wydania: 23.12.2014 r. Informacje formalne: Opracowanie: Biuro Zamówień i Logistyki *(w zależności od formy wydania funkcja organizacyjna/funkcja procesowa) Właściciel Megaprocesu Zarządzanie *( w zależności od formy wydania zarządzenie/proces ) Zakres podmiotowy:cy, Procedura obowiązuje wyłącznie komórki organizacyjne biorące udział w realizacji procesu zakupowego w EOP. Spis Treści 1 Definicje... 2 2 Regulacje wewnętrzne procesowe... 4 3 Opis postępowania... 4 3.1 Rejestr Kwalifikowanych Wykonawców... 4 3.2 Zasady prowadzenia RKW... 4 3.3 Zasady kwalifikacji... 5 3.4 Kwalifikacja warunkowa... 6 3.5 Zasady wykluczania i zawieszania... 6 3.5.1 ZAWIESZENIE... 6 3.5.2 WYKLUCZENIE... 8 3.6 Zasady oceniania Podmiotów w ramach RKW... 9 3.7 Decyzje... 9 4 Spis załączników... 10 4.1 Załącznik nr 1 Formularz Wniosku Zgłoszeniowego... 10 4.2 Załącznik nr 2 Historia wprowadzonych zmian w procedurze... 10 1

1 Definicje Rejestr Kwalifikowanych Wykonawców (RKW) Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku zgłoszeniowego Dyrektor Oddziału (DGO) EOP Inicjator postępowania Komórka zakupowa EOP Nadzorujący realizację zamówienia Oddział Organizator postępowania Podmiot Porozumienie o zasadach współpracy PPN Prowadzony przez Biuro Zamówień i Logistyki w formie elektronicznej rejestr Podmiotów pozytywnie zweryfikowanych współpracujących z EOP przy realizacji robót budowlanych i usług projektowych, spełniających warunki udziału w postępowaniu określone w WZ zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień EOP i dopuszczonych do udziału w postępowaniach zakupowych w procedurze niepublicznej. Dokumenty wymienione we Wniosku Zgłoszeniowym jako wymagane. Dyrektor Generalny Oddziału. Energa Operator SA. Zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień obowiązującym w EOP. Komórka organizacyjna uczestnicząca w procesie zakupowym zgodnie ze schematem organizacyjnym EOP: Biuro Zamówień i Logistyki/Biuro Zakupów Strategicznych/Wydziały Zamówień i Zakupów. Inspektor nadzoru, lub uprawniony pracownik komórki merytorycznej odpowiedzialny za nadzór nad zgodną z umową realizacją zamówienia. Oddział funkcjonujący w ramach EOP zgodnie ze schematem organizacyjnym. Zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień EOP. Podmiot gospodarczy uprawniony do występowania w obrocie prawnym zgodnie z Ustawą o działalności gospodarczej, ubiegający się o wpis do Rejestru Kwalifikowanych Wykonawców bądź podmiot do niego wpisany. Porozumienie o zasadach współpracy przy realizacji robót w technologii prac pod napięciem, zawierane indywidualnie dla każdego Oddziału. 2

Procedura niepubliczna Przetarg Referencje Rejestracja Robota budowlana Siedziba podmiotu Wykluczenie Terytorium Oddziału Usługa projektowa Warunki udziału w postępowaniu Weryfikacja Wniosek Zgłoszeniowy Zamawiający Zawieszenie Procedura zgodna z Regulaminem Udzielania Zamówień EOP. Postępowanie zakupowe zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień EOP. Dokumenty wystawione przez inwestora: potwierdzające należyte, terminowe wykonanie robót budowlanych lub usług projektowych zgodnie z zasadami sztuki budowlanej. Wpis pozytywnie zweryfikowanego Podmiotu do Rejestru Kwalifikowanych Wykonawców lub aktualizacja danych/zakresu współpracy Podmiotu na podstawie jego wniosku. Budowa, remont, modernizacja urządzeń/linii/sieci elektroenergetycznych, prace ogólnobudowlane, remontowe, renowacyjne obiektów i budowli, budowa nowych obiektów. Siedziba prowadzonej działalności gospodarczej zgodna z wpisem do ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowym Rejestrem Sądowym. Zgodnie z punktem 3.5.2 Procedury. Obszar terytorialnej odpowiedzialności Oddziału zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w EOP. Opracowanie dokumentacji projektowej zgodnie ze specyfikacją techniczną wykonania i odbioru prac projektowych. Zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień EOP. Sprawdzenie poprawności wypełnienia Wniosku Zgłoszeniowego, kompletności i ważności dokumentów stanowiących załączniki do wniosku, składanych przez Podmiot w celu wpisu do RKW, celem określenia podstaw do dokonania tego wpisu i ustalenia zakresu współpracy. Wniosek stanowiący załącznik nr 1 do procedury celem uzyskania wpisu do RKW. ENERGA OPERATOR SA. Zgodnie z punktem pkt 3.5.1 Procedury. 3

2 Regulacje wewnętrzne procesowe Regulamin Udzielania Zamówień w ENERGA-OPERATOR SA. Procedury w procesie Przeprowadzenie postepowania zakupowego 3 Opis postępowania 3.1 Rejestr Kwalifikowanych Wykonawców 1) RKW prowadzi Biuro Zamówień i Logistyki. 2) RKW obowiązuje na terenie działania ENERGA-OPERATOR SA. 3) Do RKW może zostać wpisany w dowolnym czasie, każdy Podmiot po złożeniu kompletnego Wniosku Zgłoszeniowego wraz z niezbędnymi wymaganymi załącznikami, który przeszedł pozytywną weryfikację przeprowadzaną przez Biuro Zamówień i Logistyki. 4) Prawo wpisania Podmiotu do RKW ma Biuro Zamówień i Logistyki na zasadach określonych w punkcie 3.3. Zasady kwalifikacji. 5) Prawo zawieszania w prawach wynikających z wpisania do RKW i wykluczania z RKW ma Biuro Zamówień i Logistyki na zasadach określonych w punkcie 3.5.1 i 3.5.2 niniejszej procedury. 6) Wpisanie Podmiotu do RKW uprawnia do uczestnictwa w organizowanych przez EOP postępowaniach zakupowych w procedurze niepublicznej, jeżeli taki warunek udziału w postępowaniu został postawiony. 3.2 Zasady prowadzenia RKW 1) RKW prowadzony jest przez Biuro Zamówień i Logistyki. 2) Do RKW mogą zostać wpisane bez ponownej weryfikacji te Podmioty, które zostały pozytywnie zweryfikowane w ramach uregulowań dotychczas obowiązujących w poszczególnych Oddziałach. Decyzja o wpisie do RKW/zmianie zakresu wpisu do RKW/ponownej weryfikacji do RKW należy do Biura Zamówień i Logistyki. 3) Biuro Zamówień i Logistyki zastrzega sobie prawo ponownej weryfikacji Podmiotu, przenoszonego z RKW prowadzonego w Oddziale do RKW prowadzonego przez Biuro Zamówień i Logistyki. W przypadku negatywnej weryfikacji lub zmiany zakresu współpracy, informacja taka zostanie niezwłocznie przekazana do Podmiotu. 4) Weryfikacji Podmiotów ubiegających się o wpisanie do RKW dokonuje się na podstawie złożonego przez Podmiot Wniosku Zgłoszeniowego stanowiącego załącznik nr 1 do Procedury, wraz z dokumentami wymaganymi we wniosku. 5) Weryfikacji wniosków dokonuje Biuro Zamówień i Logistyki niezależnie od siedziby Podmiotu zgłaszającego chęć podjęcia współpracy, w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od daty otrzymania wniosku. 6) Biuro Zamówień i Logistyki przechowuje komplet dokumentów dostarczonych przez Podmiot. 7) Biuro Zamówień i Logistyki na bieżąco aktualizuje i udostępnia Wydziałom Zamówień 4

i Zakupów w systemie informatycznym SID informacje o Wykonawcach znajdujących się w RKW. 8) Wpisu do RKW dokonuje się bezterminowo z zastrzeżeniami zawartymi w rozdziale 3.4 i 3.5. 3.3 Zasady kwalifikacji 1) Podmiot ubiegający się o wpis do RKW zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem Udzielania Zamówień i Procedurą RKW. 2) Podmiot ubiegający się o wpis do RKW zobowiązany jest do przekazania wypełnionego Wniosku Zgłoszeniowego wraz z wymaganymi załącznikami do Biura Zamówień i Logistyki w formie pisemnej na adres: ENERGA-OPERATOR SA, Biuro Zamówień i Logistyki, 80-870 Gdańsk, ul. M. Reja 29. Bieg terminów, o których mowa w pkt 3.2 pkt 5 rozpoczyna się od otrzymania kompletu dokumentów. 3) Pozytywna weryfikacja wniosku skutkuje umieszczeniem Podmiotu w RKW w zweryfikowanym zakresie współpracy. Biuro Zamówień i Logistyki niezwłocznie informuje Podmiot o tym fakcie, przesyłając kopię zarejestrowanego Wniosku Zgłoszeniowego, wnioskującemu o wpis Podmiotowi. 4) Biuro Zamówień i Logistyki może wezwać Podmiot do uzupełnienia brakujących dokumentów do Wniosku Zgłoszeniowego. 5) Dopuszcza się możliwość zakwalifikowania do RKW Podmiotu na określony zakres prac nie posiadającego dokumentów potwierdzających należyte ich wykonanie. W takiej sytuacji Podmiot umieszczany jest w RKW warunkowo na zasadach określonych w pkt 3.4. 6) Negatywnie zweryfikowane Wnioski Zgłoszeniowe są zwracane wraz z załącznikami Podmiotom wraz z informacją o stwierdzonych brakach lub nieprawidłowościach w złożonych dokumentach. 7) W przypadku zmiany jakichkolwiek danych podlegających weryfikacji, Podmiot zobowiązany jest do dostarczenia do Biura Zamówień i Logistyki aktualnych dokumentów. W przypadku gdy w wyniku zmiany niezbędne jest zaktualizowanie danych zawartych na dokumencie Wniosku Zgłoszeniowego, Podmiot wraz z aktualnymi dokumentami składa ponownie formularz Wniosku zgłoszeniowego. 8) Zaniechanie zgłoszenia aktualnych danych, podlegających weryfikacji podmiotu wpisanego do RKW, może skutkować wykluczeniem z RKW. 9) Aktualizację danych/dokumentów przeprowadza Biuro Zamówień i Logistyki. 10) Podmiot zobowiązany jest do dostarczenia aktualnych dokumentów będących załącznikami do wniosku zgłoszeniowego na każde wezwanie EOP pod rygorem wykluczenia z RKW. 11) Weryfikacji i rejestracji Podmiotu dokonuje się z podziałem na roboty budowlane i usługi projektowe w niżej wymienionych zakresach współpracy: a) sieci nn kablowe; b) sieci nn napowietrzne; c) sieci SN kablowe; d) sieci SN napowietrzne; e) sieci nn w technologii PPN; 5

f) linie i aparatura WN; g) stacje transformatorowe SN/nN; h) linie światłowodowe kablowe; i) linie światłowodowe na liniach napowietrznych; j) kompleksowe roboty ogólnobudowlane (obiekty kubaturowe wraz z robotami instalacyjnymi). 12) Weryfikacji i rejestracji Podmiotu dokonuje się na cały obszar działania ENERGA-OPERATOR SA. 13) Dokumenty jakie należy złożyć celem rejestracji w RKW wyszczególnione są we Wniosku Zgłoszeniowym. 3.4 Kwalifikacja warunkowa 1) Podmiot nie posiadający dokumentów potwierdzających należyte wykonanie prac, o których mowa w pkt II wniosku zgłoszeniowego, może zostać zakwalifikowany wstępnie do RKW (kwalifikacja warunkowa) na następujący zakres prac dotyczących robót budowlanych i usług projektowych: a) sieci nn kablowe b) sieci nn napowietrzne 2) Po zrealizowaniu prac na rzecz ENERGA-OPERATOR SA w ramach kwalifikacji warunkowej, Podmiot jest zobowiązany do dostarczenia dokumentów potwierdzających należyte ich wykonanie, tj. 1) pozytywnego Protokołu odbioru prac wystawionego przez ENERGA-OPERATOR, lub 2) poświadczenie należytego wykonania prac wystawione przez Dyrektora Departamentu Zarządzania Majątkiem Sieciowym właściwego dla obszaru gdzie prace były realizowane. 3) W ramach kwalifikacji warunkowej, mogą być zawarte z Podmiotem maksymalnie dwie umowy na wykonanie prac. W przypadku niedostarczenia dokumentów, o których mowa w pkt 2 i zawarciu z ENERGA-OPERATOR dwóch umów na wykonanie prac, Podmiot zostanie zawieszony w RKW. 3.5 Zasady wykluczania i zawieszania 1) Podmiot zarejestrowany w RKW może zostać zawieszony w prawach lub wykluczony z RKW na zasadach określonych w niniejszej procedurze. 2) Zawieszenia/wykluczenia dokonuje Biuro Zamówień i Logistyki, zgodnie z zasadami określonymi w pkt 3.5.1 i 3.5.2. 3.5.1 ZAWIESZENIE 1) Zawieszenie dokonywane jest na wniosek Inicjatora postępowania, komórki/osoby sprawującej nadzór nad realizacją zamówienia bądź Organizatora postępowania. 2) Wniosek, o którym mowa w pkt 1 każdorazowo jest zatwierdzany przez DGO. 3) Do wniosku załączany jest skan dokumentu zawierającego dane Podmiotu oraz uzasadnienie 6

i okres zawieszenia. 4) Zawieszenie Podmiotu w prawach wynikających z wpisu do RKW może nastąpić w przypadku gdy Podmiot: a) spowodował straty w trakcie realizacji powierzonych zadań; b) doprowadził do zagrożenia mienia; c) nie wywiązuje się terminowo z powierzonych zadań lub wykonuje je nienależycie; d) w ciągu ostatnich 12 miesięcy odmówił co najmniej dwukrotnie podpisania umowy; e) wykonuje zamówienie niezgodnie z zawartą umową lub niezgodnie ze standardami obowiązującymi w EOP lub zasadami sztuki budowlanej, co znajduje odzwierciedlenie w protokołach odbioru, f) nie dostarczył dokumentów po zrealizowaniu prac w ramach kwalifikacji warunkowej, o której mowa w pkt 3.4, g) uzyskał dwie negatywne oceny w ramach oceny, o której mowa w pkt. 3.6. 5) Zawieszenie Podmiotu w prawach wynikających z wpisania do RKW dotyczy wszystkich zakresów deklarowanej współpracy, określonych we Wniosku Zgłoszeniowym i pozytywnie zweryfikowanych, niezależnie od przyczyny zawieszenia. 6) Zawieszenie dokonywane jest na okres wnioskowany przez DGO, jednak nie krótszy niż 6 miesięcy i nie dłuższy niż 18 miesięcy. 7) Wniosek o zawieszenie Podmiotu przekazywany jest do Biura Zakupów Strategicznych. 8) Biuro Zakupów Strategicznych przekazuje otrzymany wniosek wszystkim pozostałym DGO. 9) Pozostali DGO w terminie 5 dniu roboczych od otrzymania informacji, podejmują decyzję czy zawieszenia należy dokonać również na ich obszarze terytorialnym. Brak informacji zwrotnej od pozostałych DGO traktowany jest jako odstąpienie przez nich od zawieszenia Podmiotu na terenie swojej Jednostki Biznesowej. 10) Obszar terytorialny zawieszenia Podmiotu ustalany jest przez Biuro Zakupów Strategicznych na podstawie informacji zwrotnej przekazanej przez poszczególnych DGO zgodnie z ich decyzją i przekazywany do Biura Zamówień i Logistyki. 11) O przywróceniu Podmiotu zawieszonego przed terminem pierwotnie określonym decyduje DGO w zakresie terytorialnym odpowiadającym obszarowi Jednostki Biznesowej informując o tym Biuro Zakupów Strategicznych i Biuro Zamówień i Logistyki. Nie dopuszcza się przywrócenia Podmiotu do RKW przed upływem minimalnego okresu zwieszenia tj. 6 miesięcy. 12) Biuro Zamówień i Logistyki informuje Podmiot o zawieszeniu w prawach wynikających ze znajdowania się w RKW. W powiadomieniu wskazuje się obszar, dla którego dokonano zawieszenia i termin jego obowiązywania. 13) Biuro Zamówień i Logistyki informuje jednocześnie o zawieszeniu Podmiotu Wydziały Zamówień i Zakupów we wszystkich Jednostkach Biznesowych jednocześnie zamieszczając informację o zawieszeniu na stronie intranetowej Spółki oraz w systemie SID. 14) W przypadku skrócenia okresu zawieszenia/przywrócenia do RKW na danym terenie, informacje przekazywane są analogicznie jak w pkt 12-13. 15) Od decyzji o zawieszeniu w prawach wynikających z wpisania do RKW Podmiotowi przysługuje odwołanie do Dyrektora Pionu Zakupów i Administracji. Rozpatrzenie odwołania 7

następuje w ciągu 30 dni od daty jego wpłynięcia. O decyzji powiadamiani są Podmiot odwołujący, właściwi DGO, Biuro Zakupów Strategicznych, Biuro Zamówień i Logistyki oraz wszystkie Wydziały Zamówień i Zakupów. Brak rozpatrzenia odwołania we wskazanym terminie jest równoważny z jego oddaleniem. 3.5.2 WYKLUCZENIE 1) Wykluczenia Podmiotu z RKW dokonuje Biuro Zamówień i Logistyki. 2) Wykluczenie z RKW dotyczy wszystkich zakresów deklarowanej współpracy, określonych we Wniosku Zgłoszeniowym i pozytywnie zweryfikowanych, niezależnie od przyczyny tego wykluczenia. 3) Wykluczenie z RKW dotyczy całego obszaru działania ENERGA-OPERATOR SA. 4) Wykluczenie Podmiotu z RKW następuje w przypadku wystąpienia dwukrotnego zawieszenia w ciągu 12 miesięcy. 5) Poza sytuacją, o której mowa w pkt 4 Podmiot może zostać wykluczony z RKW w przypadku gdy stwierdzono i udokumentowano, że: a) opóźnia się z realizacją co najmniej dwóch zamówień, na które Zamawiający wystosował pisma ponaglające do wykonania; b) narusza zasady bezpiecznej pracy określone przez Zamawiającego; c) realizuje zamówienia w sposób niekorzystnie wpływający na wizerunek i interes Zamawiającego; d) na wezwanie Biura Zamówień i Logistyki nie złożył w wyznaczonym terminie wymaganych aktualnych dokumentów, które podlegały weryfikacji. 6) Podmiot zostaje wykluczony z RKW w trybie natychmiastowym, w przypadku rażącego naruszenia zasad BHP przy urządzeniach i instalacjach elektroenergetycznych, w wyniku którego doszło do wystąpienia: a) zagrożenia zdrowia lub życia ludzkiego; b) strat spowodowanych przerwą w dostawie energii elektrycznej; c) szkód materialnych w majątku Zamawiającego; d) złożenia fałszywego oświadczenia woli lub fałszywych dokumentów w celu uzyskania wpisu do RKW. 7) Biuro Zamówień i Logistyki dokonuje wykluczenia Podmiotu z RKW na podstawie wniosku w tym zakresie od DGO zawierającego uzasadnienie. 8) Biuro Zamówień i Logistyki niezwłocznie informuje Podmiot wykluczony i Wydziały Zamówień i Zakupów we wszystkich Oddziałach o dokonaniu wykluczenia Podmiotu z RKW jednocześnie zamieszczając informację o wykluczeniu na stronie intranetowej Spółki i w systemie SID. 9) Podmiot wykluczony może ubiegać się o ponowny wpis do RKW po okresie pięciu lat od dnia wykluczenia. Warunkiem ponownego wpisania do RKW jest ponowna pozytywna weryfikacja Wniosku Zgłoszeniowego. 10) Podmiot nie ma prawa do ubiegania się o wpis do RKW w przypadku, gdy był już dwukrotnie 8

z niego wykluczony. Od decyzji przysługuje prawo odwołania do Dyrektora Pionu Zakupów i Administracji. 11) Rozpatrzenie odwołania następuje w ciągu 30 dni od daty jego wpłynięcia. O decyzji powiadamiani są Podmiot odwołujący, DGO, Biuro Zakupów Strategicznych, Biuro Zamówień i Logistyki oraz wszystkie Wydziały Zamówień i Zakupów. Brak rozpatrzenia odwołania we wskazanym terminie jest równoważny z jego oddaleniem. 12) W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie decyzje podejmuje Dyrektor Pionu Zakupów i Administracji. 3.6 Zasady oceniania Podmiotów w ramach RKW 1) Komórki zakupowe upoważnione są do wyznaczenia Podmiotu do oceny w ramach RKW. 2) Każdy Podmiot znajdujący się w RWK i realizujący w danym roku kalendarzowym prace na rzecz ENERGA-OPERATOR SA, powinien być oceniony co najmniej raz w roku. 3) Oceny na zlecenie Komórek zakupowych dokonują komórki nadzorujące realizację zamówienia. 4) Kryteriami oceny są przede wszystkim: terminowość, jakość i organizacja pracy. 5) W wyniku przeprowadzonej oceny, Podmiot otrzymuje ocenę pozytywną lub negatywną. 6) Komórka dokonująca oceny uzasadnia ocenę negatywną. 7) Wynik oceny negatywnej jest przekazywany Podmiotowi wraz z uzasadnieniem. 8) Dwukrotna ocena negatywna w ciągu 12 kolejnych miesięcy może skutkować zawieszeniem, o którym mowa w pkt 3.5.1. 3.7 Decyzje Decyzja Decyzja o pozytywnej weryfikacji Podmiotu Decyzja o negatywnej weryfikacji Podmiotu Decyzja o wykluczeniu z Rejestru Kwalifikowanych Wykonawców Decyzja o zawieszeniu w prawach wynikających z wpisania Podmiotu do Rejestru Kwalifikowanych Wykonawców Odwołanie od zawieszenia oraz wykluczenia z Rejestru Kwalifikowanych Wykonawców Decyzja o skróceniu okresu zawieszenia Komórka lub stanowisko podejmujące decyzję Biuro Zamówień i Logistyki Biuro Zamówień i Logistyki Biuro Zamówień i Logistyki DGO + Biuro Zakupów Strategicznych Dyrektor Pionu Zakupów i Administracji DGO 9

4 Spis załączników 4.1 Załącznik nr 1 Formularz Wniosku Zgłoszeniowego 4.2 Załącznik nr 2 Historia wprowadzonych zmian w procedurze Załącznik nr 2 Historia wprowadzonych zmian Zmianie ulega nazwa dokumentu z Centralny rejestr Kwalifikowanych Wykonawców na Rejestr Kwalifikowanych Wykonawców. 10