INFORMACJA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY
Spis treści 1. Cel... 3 2. Jakie dane osobowe gromadzi ADM... 3 3. W jaki sposób ADM wykorzystuje dane osobowe pracowników... 4 4. W jaki sposób ADM chroni dane osobowe kandydatów do pracy... 4 5. W jaki sposób dane osobowe kandydatów do pracy są udostępniane stronom trzecim... 4 6. Przesyłanie za granicę danych osobowych kandydata do pracy... 5 7. Uzyskiwanie zgody kandydata do pracy i postępowanie z uzyskaną zgodą... 5 8. Sposób przesyłania zapytań i skarg dotyczących danych osobowych... 5 9. Data wejścia w życie... 6 2 z 6
1. Cel Niniejsza Informacja o ochronie danych kandydatów do pracy ( Informacja ) dotyczy danych osobowych kandydatów do pracy, które gromadzi i przetwarza koncern Archer Daniels Midland Company ( ADM ). Koncern ADM zobowiązał się do poszanowania prywatności kandydatów do pracy i ochrony ich danych osobowych. Używane w niniejszej Informacji słowa kandydat do pracy i kandydaci do pracy dotyczą osób ubiegających się o zatrudnienie lub przechodzących proces rozpatrywania ich wniosków o zatrudnienie w ADM. Informacja ta ma pomóc Pracownikom w zrozumieniu nastepujących zagadnień: Jakie dane osobowe gromadzi ADM W jaki sposób ADM wykorzystuje dane osobowe pracowników W jaki sposób ADM chroni dane osobowe kandydatów do pracy W jaki sposób dane osobowe kandydatów do pracy są udostępniane stronom trzecim Przesyłanie za granicę danych osobowych kandydata do pracy Uzyskiwanie zgody kandydata do pracy i postępowanie z uzyskaną zgodą Sposób przesyłania zapytań i skarg dotyczących danych osobowych Uwaga: Obowiązujące przepisy mogą być bardziej rygorystyczne niż wymagania podane w niniejszym dokumencie. W takich przypadkach obowiązujące przepisy zastępują niniejsze wymogi, a wszystkie decyzje będą uwzględniać interesy ADM i dobro osobiste pracowników. 2. Jakie dane osobowe gromadzi ADM We właściwym zakresie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, ADM może gromadzić różne rodzaje danych osobowych o pracownikach w związku z procesem rozpatrywania ich wniosków o zatrudnienie w ADM. Może to obejmować następujące kategorie danych: Informacje dot. rekrutacji: (czyli wszelkie informacje udostępniane w procesie aplikacji, łącznie z informacjami z listu motywacyjnego, CV, formularza aplikacji lub podobnej dokumentacji; może to obejmować takie informacje jak historia zatrudnienia, edukacja, umiejętności lub inne dane typowo uzyskiwane w procesie aplikacji i rozmów kwalifikacyjnych) Dane kontaktowe: (np. adres do kontaktów w sprawach służbowych, adres domowy, numer telefonu domowego, osobiste adresy e-mail) Informacje o przebiegu pracy zawodowej i efektywności pracy: (np. poziom stanowiska pracy/ stanowisko, szczegóły dot. kwalifikacji i doświadczenia z dostarczonych pism polecających) Informacje o uzdolnieniach i zdolnościach przywódczych: (np. osobowość i ocena stylu pracy, zdolności przywódcze i umiejętności krytycznego myślenia) Informacje z wywiadu środowiskowego: za zgodą kandydata, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy (na przykład informacje o sporach sądowych oraz karalności) Informacje gromadzone automatycznie: (np. informacje gromadzone z użyciem plików cookie i sygnalizatorów WWW, w tym adres IP, nazwa przeglądarki, dane systemu operacyjnego, nazwa domeny, data, czasy wizyt i przeglądane strony) W momencie zbierania danych osobowych o kandydacie do pracy ADM poinformuje go, czy dana informacja jest udostępniana dobrowolnie. Jeśli kandydat postanowi nie podawać pewnych informacji (na przykład jeśli kandydat nie udzieli informacji o wcześniejszym zatrudnieniu) może to mieć wpływ na przetwarzanie jego wniosku przez ADM. Przed zgromadzeniem chronionych danych osobowych o kandydacie (czyli danych dotyczących płci, rasy lub pochodzenia etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych, przynależności do związków zawodowych, karalności, dotyczących zdrowia fizycznego lub psychicznego bądź orientacji seksualnej), ADM 3 z 6
uzyska jego wyraźną zgodę. Gromadzenie takich informacji będzie opcjonalne, chyba że wymagają tego obowiązujące przepisy. 3. W jaki sposób ADM wykorzystuje dane osobowe pracowników ADM może wykorzystać dane osobowe kandydata do celów związanych z wnioskiem o zatrudnienie, w tym: Rekrutacja: (np. do kontaktu, rozmowy kwalifikacyjnej, selekcji kandydatów, oceny, wyboru lub zatrudnienia kandydata) Zachowanie zgodności z obowiązkami prawnymi: (np. w związku ze sporem sądowym lub wewnętrznym dochodzeniem bądź audytem, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy) We właściwym zakresie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, ADM może wymagać podania dodatkowych danych i/lub weryfikować dane osobowe kandydata, kontaktując się z osobami wystawiającymi referencje i innymi stronami trzecimi. Firma będzie przechowywać dane osobowe kandydata z uzasadnionych powodów biznesowych i tylko przez okres wymagany na zakończenie procedury rozpatrywania wniosku kandydata (np. w celu poinformowania kandydata w przyszłości o stanowiskach pracy oraz w celu umożliwienia uwzględniania wniosków kandydata w przyszłości), w celu rejestrowania odrzuconych wniosków, zgodnie z przepisami lub w związku z innymi wymogami prawa. ADM nie będzie sprzedawać, handlować ani dzierżawić danych osobowych kandydatów do pracy stronom trzecim. 4. W jaki sposób ADM chroni dane osobowe kandydatów do pracy ADM stosuje środki techniczne, administracyjne i fizyczne w celu ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub celowym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem oraz przed innymi nielegalnymi formami ich zbierania i przetwarzania. ADM postępuje w zgodzie z normami i metodami branżowymi w celu ochrony poufności i integralności zgromadzonych i przetwarzanych danych osobowych kandydatów. W przypadku udostępniania danych osobowych kandydatów, ADM podejmuje aktywne działania, zapobiegające ich nieuprawnionemu wykorzystywaniu. 5. W jaki sposób dane osobowe kandydatów do pracy są udostępniane stronom trzecim ADM może ujawnić dane osobowe kandydatów do pracy: Stronom trzecim: ADM może udostępnić dane osobowe kandydatów do pracy stronom trzecim w następujących sytuacjach: o Cele upoważnione przez kandydata do pracy: gdy kandydat do pracy wnioskował lub wyraził zgodę na takie udostępnienie (np. weryfikacja stanu zatrudnienia) o Podwykonawcy, partnerzy lub inne strony trzecie: wspieranie ADM w procesie rekrutacji (np., zewnętrzne agencje pośrednictwa pracy), o ile taki dostęp do danych jest konieczny w celu świadczenia usług związanych z rekrutacją o Okoliczności szczególne: w pewnych szczególnych okolicznościach (np. w reakcji na nagłą sytuację, która jest uważana za niebezpieczną lub szkodliwą dla danej osoby bądź mienia) Sądy, organy ścigania i inne instytucje państwowe: ADM może ujawnić dane osobowe kandydata sądom, organom ścigania lub innym instytucjom państwowym w odpowiedzi na wnioski prawne lub wynikające z przepisów. Takie informacje można ujawnić w celu: o ochrony roszczeń prawnych i interesów kandydata lub ADM; o obrony przed potencjalnym lub rzeczywistym sporem sądowym; o przestrzegania obowiązujących przepisów, rozporządzeń lub umów; 4 z 6
o reagowania na postanowienie sądu, proces administracyjny lub sądowy, w tym między innymi, na wezwania do sądu lub nakaz przeszukania; o wywiązywania się z obowiązków koncernu ADM, gdy jest on zarejestrowany w jakiejkolwiek instytucji państwowej Przeniesienie własności: ADM zastrzega sobie prawo do udostępniania danych osobowych kandydata w przypadku sprzedaży, udzielenia licencji lub przeniesienia całości bądź części swojej działalności lub aktywów. Gdyby taka sprzedaż, dzierżawa (udzielenie licencji) lub przeniesienie nastąpiły, ADM poleci podmiotowi przejmującemu wykorzystywanie danych osobowych kandydata w sposób zgodny z niniejszą Informacją. 6. Przesyłanie za granicę danych osobowych kandydata do pracy ADM może przekazywać dane osobowe kandydatów do innych krajów zgodnie z obowiązującymi lokalnymi przepisami i rozporządzeniami. W sytuacjach gdy kraj, do którego dane osobowe są przekazywane, nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony, przed przekazaniem danych osobowych zostaną ustalone środki ich ochrony. 7. Uzyskiwanie zgody kandydata do pracy i postępowanie z uzyskaną zgodą W sytuacjach wymaganych przez prawo ADM będzie dążyć do uzyskania dobrowolnej zgody kandydata. ADM szanuje decyzje kandydatów dotyczące gromadzenia i wykorzystywania ich danych osobowych. Kandydat może w każdej chwili wycofać swoją zgodę na gromadzenie i przetwarzanie w przyszłości swoich danych osobowych, zgodnie z odpowiednimi zobowiązaniami prawnymi. Można to uczynić kontaktując się z ADM z wykorzystaniem niżej podanych informacji. 8. Sposób przesyłania zapytań i skarg dotyczących danych osobowych Za pośrednictwem poniższych danych kontaktowych kandydat może złożyć wniosek o uzyskanie dostępu, wprowadzenie zmian lub usunięcie swoich danych osobowych, zgromadzonych przez ADM. Kandydat może również przesłać ogólne zapytanie dotyczące ochrony danych osobowych lub skargi, zgodnie z obowiązującymi przepisami i rozporządzeniami. Wnioski są przesyłane do osób odpowiedzialnych za regulamin ochrony danych osobowych w ADM i za ogólne metody postępowania z nimi. ADM odpowie na takie wnioski zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wnioski takie należy kierować do naszego biura Privacy, na adres DataPrivacy@adm.com. Kandydaci do pracy na obszarze Unii Europejskiej powinni kontaktować się ze specjalistą ds. ochrony danych osobowych na obszar UE (ang. EU Data Protection Officer, DPO) lub z lokalnym DPO. Wraz z zapytaniem należy przekazać swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Kimberly Rykhus, globalny szef ds. ochrony danych osobowych, jest odpowiedzialna za regulamin dot. ochrony danych osobowych ADM i związane z nim metody postępowania. Można się z nią kontaktować wykorzystując poniższe informacje. Adres e-mail: Kimberly.Rykhus@adm.com Telefon: +1 217-451-6194 Adres pocztowy: 4666 Faries Parkway, Decatur, IL, 62526 DPO ADM na obszar Unii Europejskiej można się kontaktować bezpośrednio w przypadku zapytań i skarg od kandydatów z terenu UE. Dane kontaktowe Thomasa Balzera: Adres e-mail: privacyeu@adm.com 5 z 6
9. Data wejścia w życie Niniejsza Informacja o ochronie danych osobowych wchodzi w życie w dniu 26 lutego 2015 r. 6 z 6