Uchwała Nr 16/2017/IV Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 27 kwietnia 2017 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu korzystania z infrastruktury badawczej Politechniki Lubelskiej Na podstawie art. 86c ust. 1 pkt 2 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1842, z późn. zm.) oraz 21 Statutu Politechniki Lubelskiej Senat u c h w a l a, co następuje: 1. Senat Politechniki Lubelskiej uchwala Regulamin korzystania z infrastruktury badawczej Politechniki Lubelskiej, stanowiący załącznik do niniejszej Uchwały. 2. 1. Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych Uczelni do zapoznania podległych pracowników z treścią Regulaminu. 2. Zobowiązuje się Dział Spraw Osobowych do zamieszczania w aktach osobowych oświadczeń o przyjęciu do wiadomości i stosowania Regulaminu. 3. Traci moc Uchwała Nr 29/2015/VI Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 25 czerwca 2015 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu korzystania z infrastruktury badawczej w Politechnice Lubelskiej, z późn. zm. 4. Uchwała wchodzi w życie z dniem podpisania przez rektora Politechniki Lubelskiej.
Regulamin korzystania z infrastruktury badawczej Politechniki Lubelskiej Załącznik do Uchwały Nr 16/2017/IV Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 27 kwietnia 2017 r. 1. Pojęcia Używane w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają: 1) infrastruktura badawcza Politechniki Lubelskiej (zwana dalej IB) wszystkie rzeczy (w rozumieniu prawa cywilnego) służące wykonywaniu badań naukowych, będące mieniem Uczelni zakwalifikowanym i ujętym w ewidencji Uczelni jako środki trwałe, w tym aparatura naukowa i badawcza wraz z pomieszczeniami lub zespołami pomieszczeń, a także obiekty budowlane, do których jest ona przypisana; 2) Uczelnia Politechnika Lubelska; 3) pracownik osoba związana z Uczelnią w ramach stosunku pracy; 4) współpracownik osoba niezwiązana stosunkiem pracy z Politechniką Lubelską, a realizująca zadania na jej rzecz, w szczególności na podstawie umowy cywilnoprawnej; 5) opiekun składników IB pracownik Uczelni, któremu kierownik w imieniu pracodawcy i w rozumieniu przepisów prawa pracy powierzył w formie pisemnej składniki IB jako mienie oraz prowadzenie dokumentacji tego mienia na zasadach obowiązujących w Uczelni, odpowiedzialny materialnie za powierzone mienie oraz za prawidłowe funkcjonowanie i użytkowanie składników mienia stanowiących IB; 6) użytkownik infrastruktury osoba korzystająca ze składników IB; 7) jednostka organizacyjna wydział, instytut, katedra, jednostka ogólnouczelniana lub jednostka międzywydziałowa w rozumieniu Statutu Uczelni, do której przypisany jest składnik IB; 8) kierownik dziekan, kierownik lub dyrektor jednostki organizacyjnej, o której mowa w pkt 7. 2
2. Cel i zakres stosowania Regulaminu 1. Regulamin ma na celu ustanowienie zasad korzystania z IB stanowiącej własność Politechniki Lubelskiej. 2. Regulamin stanowi wzorzec umowy w rozumieniu art. 384 1 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. (t.j. Dz. U. z 2017 poz. 459) Kodeks cywilny i jest udostępniany w postaci elektronicznej na stronie internetowej Politechniki Lubelskiej. 3. W razie sprzeczności pomiędzy treścią umowy zawartej przez Politechnikę Lubelską z innym podmiotem przed wejściem w życie Regulaminu a treścią Regulaminu, strony są związane treścią umowy. 3. Postanowienia ogólne 1. Składnik IB jest mieniem Uczelni, który rektor przypisuje jednostkom organizacyjnym określonym w Statucie Politechniki Lubelskiej. 2. Do prowadzenia gospodarki składnikami IB zgodnie z obowiązującymi w Uczelni zasadami zobowiązany jest kierownik. 3. Za zapewnienie korzystania ze składników IB zgodnie z Regulaminem odpowiadają kierownicy oraz opiekunowie infrastruktury, a także pracownicy, doktoranci i studenci Uczelni, którzy ją wykorzystują do prowadzenia prac: badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych. 4. Dla składników IB prowadzona jest przez opiekuna składników IB ewidencja wykorzystania. Ewidencja jest wypełniana przez użytkownika składnika IB przy każdorazowym użyciu składnika IB lub zapisywana automatycznie w ramach modułu urządzenia. Dla IB o wartości zakupu poniżej 100 000 zł prowadzenie ewidencji wykorzystania nie jest wymagane. 5. Każdy użytkownik składnika IB zobowiązany jest do zapoznania się z instrukcją użytkowania tego składnika, przestrzegania zawartych w niej zasad oraz do bezwzględnego przestrzegania przepisów BHP i ppoż., zgodnie z właściwymi regulacjami i instrukcjami obowiązującymi w tym zakresie. 3
6. Składnik IB powinien znajdować się w miejscu wskazanym przez kierownika i tylko za jego zgodą i po wprowadzeniu do ewidencji stosownego wpisu może nastąpić zmiana miejsca użytkowania składnika IB zgodnie z obowiązującymi w Uczelni regulacjami, w szczególności z zasadami ewidencjonowania środków trwałych. 7. W przypadku niewykorzystywania danego składnika IB w danej jednostce, kierownik tej jednostki może przekazać w użytkowanie na czas określony składnik IB innej jednostce zgodnie z regulacjami obowiązującymi w Uczelni, w porozumieniu i za zgodą kierownika jednostki przejmującej składnik IB lub wystąpić z wnioskiem do rektora o stałe przypisanie składnika IB innej jednostce. 8. Składnik IB może znajdować się poza terenem Uczelni tylko za zgodą kierownika w celu: 1) wykonania badań przez upoważnionych pracowników Uczelni, na zasadach określonych w 5; 2) udostępnienia podmiotom zewnętrznym na zasadach określonych w 7; 3) wykonywania napraw i przeglądów, zgodnie z obowiązującymi w Politechnice Lubelskiej regulacjami. 9. Do obowiązków kierownika w zakresie zarządzania IB należy organizacja wykorzystania jej składników przypisanych jednostce i jednostkom jej podległym, z uwzględnieniem przepisów wewnętrznych dotyczących reprezentowania Uczelni i zarządzania jej mieniem, w szczególności: 1) sprawowanie nadzoru i kontroli nad wykorzystaniem składników IB zgodnie z jej przeznaczeniem (zadania badawcze, prace naukowe związane z procesem dydaktycznym, współpraca naukowo-badawcza, działalność komercyjna), ograniczeniami i wymogami prawnymi, w szczególności wskazanymi w 4; 2) racjonalne wykorzystywanie składników IB; 3) wyznaczenie opiekunów składników IB; 4) racjonalne zarządzanie kosztami pracy składników IB; 5) analiza wykorzystania składników IB; 6) rozpatrywanie zapytań ofertowych o udostępnienie składników IB; 7) opracowywanie i aktualizowanie cen jednostkowych materiałów, odczynników i kosztów pracy wynikających z korzystania z powierzonej mu IB na formularzu stanowiącym Załącznik do Regulaminu i przedstawianie go do zatwierdzenia dziekanowi właściwego wydziału. 4
10. Opiekun składników IB jest odpowiedzialny za sprawne działanie i wykorzystanie powierzonych składników IB. Obowiązkiem opiekuna składników IB jest sprawowanie bieżącej pieczy nad powierzonym składnikiem IB, w szczególności: 1) współpraca z kierownikiem jednostki w zakresie efektywnego wykorzystania powierzonych składników IB; 2) prowadzenie ewidencji wykorzystania powierzonych składników IB zgodnie z 3 ust. 4; 3) instruowanie użytkowników w zakresie obsługi powierzonych składników IB oraz przepisów BHP i ppoż. związanych z tymi składnikami IB. 11. Wniosek o zakup aparatury badawczej opiniuje dziekan wydziału po zweryfikowaniu, czy analogiczna aparatura znajduje się już w posiadaniu Uczelni i jaki jest poziom jej wykorzystania, oraz z uwzględnieniem zasad wynikających z dyscypliny finansów publicznych. 4. Infrastruktura badawcza zakupiona w ramach projektów finansowanych ze środków zewnętrznych 1. W przypadku IB zakupionej w ramach projektów finansowanych ze środków zewnętrznych oraz IB w laboratoriach akredytowanych obowiązują, oprócz innych wymienionych w Regulaminie, także zasady jej użytkowania wynikające ze szczególnych uregulowań dotyczących tychże projektów bądź laboratoriów. 2. W przypadku zaistnienia wątpliwości dotyczących sposobu korzystania ze składnika IB w trakcie realizacji lub w okresie trwałości projektu finansowanego ze środków zewnętrznych, w ramach którego dany składnik IB został zakupiony, należy wystąpić o opinię do kierownika/koordynatora projektu, który wskazuje zasady korzystania z danego składnika IB. 3. Wykorzystanie IB musi być zawsze zgodne z warunkami zawartej umowy lub wniosku o dofinansowanie. 4. Korzystanie z posiadanej przez Uczelnię IB do realizacji projektów finansowanych z krajowych bądź międzynarodowych programów badawczych podlega formalnym wymogom tychże programów. 5. W przypadku kolizji zasad wynikających z projektów z zapisami Regulaminu pierwszeństwo mają zasady projektów. 5
6. W przypadku realizacji projektu rozwojowego w formie konsorcjum naukowo-przemysłowego, w którym uczestniczy Uczelnia, przedsiębiorcy wchodzący w skład konsorcjum nie mogą mieć preferencyjnego dostępu do IB sfinansowanej w ramach projektu. 5. Zasady korzystania z infrastruktury badawczej przez pracowników, doktorantów, studentów i współpracowników Politechniki Lubelskiej 1. Do nieodpłatnego korzystania ze składników IB uprawnieni są pracownicy, doktoranci i studenci jednostki organizacyjnej Uczelni, w ewidencji której jest dana IB: 1) wyłącznie do celów prowadzenia niekomercyjnych badań naukowych i prac rozwojowych, zgodnie z przeznaczeniem w projekcie lub zadaniu realizowanym przez Uczelnię, w tym do prac związanych z uzyskaniem stopnia lub tytułu naukowego; 2) na wniosek odpowiednio: przełożonego, kierownika projektu lub promotora; 3) w granicach określonych przez kierownika. 2. Powyższe zasady stosuje się także do współpracownika Uczelni, jeżeli na podstawie umowy uzyskał uprawnienie do nieodpłatnego korzystania ze składników IB. 3. Użytkownik IB zobowiązany jest do szczególnej dbałości o udostępnione mienie pod rygorem zwrotu kosztów napraw uszkodzonego, zagubionego lub zniszczonego mienia, zgodnie z obowiązującym prawem powszechnym i regulacjami wewnętrznymi Politechniki Lubelskiej, dotyczącymi odpowiedzialności pracowniczej za mienie PL. 4. Pierwszeństwo w dostępie do korzystania ze składników IB mają pracownicy, doktoranci, studenci oraz współpracownicy jednostki, której IB została przypisana. 5. Wykorzystanie składników IB przez pracowników innej jednostki Uczelni wymaga zgody kierownika jednostki, do której składnik IB jest przypisany. Odmowa zgody wymaga uzasadnienia na piśmie. Od takiej odmowy przysługuje odwołanie do dziekana, a w przypadku negatywnej decyzji dziekana do prorektora ds. współpracy z otoczeniem społeczno-biznesowym. 6. Wyrażenie zgody przez kierownika na korzystanie ze składnika IB przez osoby z innej jednostki Uczelni wymaga każdorazowo ustalenia: 1) terminów udostępnienia składnika IB; 2) osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie badania na udostępnionym składniku IB; 6
3) kosztów korzystania ze składnika IB; 4) zasad i terminów rozliczeń kosztów użytkowania składnika IB. 6. Zasady udostępniania infrastruktury badawczej innym jednostkom organizacyjnym Politechniki Lubelskiej 1. W uzasadnionych przypadkach kierownik może wyrazić zgodę na okresowe przeniesienie przypisanych jednostce składników IB do innej jednostki w porozumieniu i za zgodą kierownika jednostki przejmującej. Kierownicy jednostek wyznaczają opiekunów ze strony obu jednostek. W momencie przekazania składnika IB każdorazowo sporządzany jest protokół zdawczo-odbiorczy. Odpowiedzialność materialna za powierzony składnik IB przechodzi na jednostkę przejmującą zgodnie z odrębnymi uregulowaniami wewnętrznymi. 2. W przypadku udostępniania składnika IB między jednostkami Uczelni, rozliczenie następuje na podstawie noty wewnętrznej, uwzględniającej w rozliczeniu koszty, o których mowa w ust. 4. 3. W przypadku chęci wykorzystania aparatury badawczej przypisanej do innej jednostki organizacyjnej w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych, kierownik zespołu aplikującego o dotację jest zobowiązany do uzyskania na etapie przygotowania wniosku projektowego zgody na wykorzystywanie w projekcie składnika IB od kierownika jednostki, do której aparatura ta jest przypisana. Odmowa zgody wymaga uzasadnienia na piśmie. Od takiej odmowy przysługuje odwołanie do dziekana, a w przypadku negatywnej decyzji dziekana do prorektora ds. współpracy z otoczeniem społeczno-biznesowym. 4. Wysokość opłat dla składnika IB udostępnianego na rzecz innej jednostki organizacyjnej Uczelni (bez obsługi) ustala się zgodnie z Załącznikiem do Regulaminu, z uwzględnieniem co najmniej: 1) kosztów eksploatacyjnych/materiałowych (o ile występują) aktualizowanych przez kierownika, zgodnie z 3 ust. 9 pkt 7 Regulaminu; 2) kosztów mediów aktualizowane corocznie przez pion kanclerza; 3) kosztów utrzymania powierzchni aktualizowane corocznie przez pion kanclerza. W przypadku realizacji prac dyplomowych pobierane są tylko opłaty, o których mowa w pkt 1. 7
7. Zasady korzystania z infrastruktury badawczej Politechniki Lubelskiej przez podmioty zewnętrzne 1. Składnik IB może być udostępniany innym podmiotom do celów prowadzenia badań naukowych i prac rozwojowych, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie. 2. W celu udostępnienia składników IB podmiotom zewnętrznym należy uzyskać zgodę kierownika jednostki, do której przypisany jest dany składnik IB. 3. Składnik IB może być wykorzystywany nieodpłatnie przez przedstawicieli innych niż Uczelnia publicznych jednostek naukowych w ramach prowadzenia niekomercyjnych badań naukowych i prac rozwojowych, o ile wynika to z zawartych z tymi jednostkami umów o współpracy, a umowa przewiduje wzajemne ekwiwalentne świadczenia. W innych przypadkach udostępnienie składnika IB innym publicznym jednostkom naukowym na ww. cele wymaga pokrycia kosztów poniesionych przez Uczelnię z tytułu udostępnienia składnika IB, z uwzględnieniem elementów, o których mowa w 8 ust. 3 oraz kosztów wydziałowych. 4. Składnik IB Uczelni w przypadkach innych niż wskazane w 4 ust. 1 może zostać udostępniony podmiotom zewnętrznym, w tym spółkom celowym Uczelni, odpłatnie lub na innych zasadach uregulowanych umową tylko w przypadku, gdy nie będzie to kolidować z wykonywaniem zadań Uczelni, w szczególności w zakresie działalności naukowo-badawczej, dydaktycznej i innych przyjętych zobowiązań. 5. Odpłatne wykorzystanie składnika IB odbywa się na zasadach równego dostępu dla wszystkich podmiotów zewnętrznych. 6. Kalkulację wysokości opłat za udostępnianie składnika IB sporządzają kierownicy z uwzględnieniem stawek cennikowych ustalonych przez dziekana. 7. Wysokość opłat ustala się z uwzględnieniem stawki godzinowej lub dziennej dla składnika IB udostępnianej na zewnątrz Uczelni (bez obsługi), biorąc pod uwagę co najmniej następujące elementy: 1) aktualizowane koszty eksploatacyjne i materiałowe (o ile występują); 2) koszty ubezpieczenia (o ile występują po stronie Uczelni); 3) koszty pośrednie; 4) godziwe wynagrodzenie Uczelni; zgodnie z Załącznikiem do Regulaminu. Jeżeli konieczna jest także obsługa IB przez pracowników Uczelni lub opracowanie uzyskanych wyników, w kalkulacji opłat należy uwzględnić 8
dodatkowo koszty obsługi, tj. koszty wynagrodzeń pracowników wraz z pozapłacowymi kosztami pracy (składki ZUS i in.). 8. Udostępnienie składnika IB na zasadzie odpłatnej może nastąpić po złożeniu przez podmiot zewnętrzny zapytania ofertowego do kierownika lub do Biura Promocji i Projektów Politechniki Lubelskiej. Po wyrażeniu wstępnej akceptacji kierownik przedstawia rektorowi projekt umowy z podmiotem zewnętrznym. 9. Zarządzaniem umową, w tym jej realizacją i rozliczeniem, zajmują się jednostki organizacyjne, którym przypisano składnik IB, zgodnie z regulacjami przyjętymi w Uczelni. 10. Przepisy ust. 4-9 stosuje się także do pracowników, doktorantów, studentów i współpracowników Politechniki Lubelskiej, występujących jako osoby prywatne chcące wykorzystywać IB do celów innych niż określone w ust. 3. 8. Zasady korzystania z infrastruktury badawczej Politechniki Lubelskiej w przypadku realizacji usług naukowo-badawczych na rzecz podmiotów zewnętrznych 1. Korzystanie ze składnika IB do świadczenia usług naukowo-badawczych może się odbywać wówczas, gdy Uczelnia jest podmiotem świadczącym te usługi naukowo-badawcze na podstawie zawartej z podmiotem zewnętrznym umowy lub zlecenia wykonania usługi naukowo-badawczej na rzecz podmiotu zewnętrznego. 2. Świadczenie usług naukowo-badawczych wymaga uruchomienia projektu w systemie budżetowania Uczelni oraz wyznaczenia kierownika projektu, który ponosi odpowiedzialność za wykonywanie umowy, w tym za korzystanie ze składnika IB Uczelni w czasie realizacji umowy w sposób zgodny z zasadami Regulaminu. 3. W przypadku wykonywania usług naukowo-badawczych na rzecz podmiotów zewnętrznych, w kalkulacji ceny usługi należy uwzględnić wszelkie koszty związane z korzystaniem ze składnika IB Uczelni, zgodnie z Załącznikiem do Regulaminu. 9. Postanowienia końcowe 1. W sprawach interpretacji Regulaminu decyzje podejmuje rektor. 2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy obowiązującego prawa. 9
Załącznik do Regulaminu korzystania z infrastruktury badawczej Politechniki Lubelskiej Sposób ustalania opłaty za korzystanie z infrastruktury badawczej Politechniki Lubelskiej stosowany w umowach z podmiotami zewnętrznymi I KOSZTY BEZPOŚREDNIE 1. Wynagrodzenie z pochodnymi (ZUS pracownika i ubezpieczenie zdrowotne) w zł a) Honoraria t S i i, b) ZUS, n i 1 ti liczba roboczogodzin pracownika Si koszt 1 godziny pracy pracownika (zł/godz.) 2. Materiały i odczynniki m j C j, mj ilość materiału lub odczynnika (sztuka, kg, m 3 ) Cj cena jednostkowa materiału lub odczynnika 3. Koszty mediów m j 1 4. Koszty utrzymania powierzchni 5. Koszty utrzymania aparatury (Koszty utrzymania aparatury obejmują koszty kalibracji, homologacji itp.) 6. Podróże służbowe i inne koszty bezpośrednie 7. Koszty ubezpieczenia majątkowego Razem poz. 1-7 II KOSZTY POŚREDNIE 20% od poz. 1-7 III RAZEM KOSZTY PRACY I + II IV VAT 23% od (I + II) V Ogółem. podpis kierownika podpis dziekana 10