Załącznik III d Umwy finanswej w ramach prjektu Zagraniczna mbilnść kadry edukacji szklnej finanswaneg z Prgramu Operacyjneg Wiedza Edukacja Rzwój Zasady finanswe i umwne. Knkurs wnisków 2014 ZAŁĄCZNIK III ZASADY FINANSOWE I UMOWNE Niniejszy załącznik przeznaczny jest dla Umów z beneficjentami prjektu Zagraniczna mbilnść kadry edukacji szklnej finanswaneg z PO WER. Knkurs wnisków 2014 I. WPROWADZENIE Niniejszy Załącznik uzupełnia zasady związane z wykrzystaniem przyznaneg dfinanswania w ramach różnych kategrii budżetu, mających zastswanie w Prjekcie, jak kreśln w Umwie. Wyjaśnienia są zawarte w sekcji II niniejszeg Załącznika. Natmiast w sekcji III pdane są ryczałtwe stawki jednstkwe mające zastswanie d kategrii budżetwych związanych z udziałem ryczałtwym w dfinanswaniu, jak kreśln w Artykule II.16.2 Umwy. Sekcja IV pdaje przekrój typów kntrli, którym mże być pddany Beneficjent, a których przedmitem będą właściwe dkumenty ptwierdzające. II. UZUPEŁNIAJĄCE ZASADY FINANSOWE I UMOWNE A. Kwalifikwalnść działania i wydatków 1. Kwalifikwalnść mbilnści Beneficjent zapewni, że mbilnści pdjęte przez indywidualnych uczestników będą kwalifikwalne, zgdnie z zasadami ustalnymi w Przewdniku p Prgramie Erasmus+. W ramach prjektu finanswaneg z Prgramu Operacyjneg Wiedza Edukacja Rzwój (PO WER), każdy uczestnik mże uczestniczyć w jednej mbilnści. Pdjęte mbilnści, które nie będą zgdne z zasadami ustalnymi w Przewdniku p Prgramie Erasmus+, jak również z uzupełniającymi zasadami ustalnymi w niniejszym Załączniku, będą uznane za niekwalifikwalne. Kwta trzymaneg dfinanswania dnsząca się d działań z nimi związanych będzie w całści zwrócna przez Beneficjenta. Zwrt bejmie kategrie budżetu dnszące się d mbilnści uznanych za niekwalifikwalne, którymi mgą być: Pdróż, Wsparcie Indywidualne, Wsparcie Organizacyjne, a tam gdzie będzie miał t zastswanie, Opłata za Kurs/Szklenie, Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami i Kszty Nadzwyczajne. Minimalny kwalifikwalny kres trwania mbilnści, jak kreśln w Przewdniku p Prgramie, nie uwzględnia czasu przeznaczneg na pdróż. 2. Pdróż Beneficjent zbwiązany będzie d sprawzdania w systemie Mbility Tl każdej mbilnści dfinanswanej z kategrii Pdróż, miejsca wyjazdu z kraju rganizacji wysyłającej i miejsca dcelweg przyjazdu d kraju rganizacji przyjmującej. 1
W przypadku gdy pdróż nie dbyła się lub zstała sfinanswana z innych źródeł funduszy, niż te przyznane w ramach PO WER (np. uczestnik był już wcześniej w miejscu dcelwym, w kraju rganizacji przyjmującej, w związku z innymi działaniami, niż te dfinanswane w ramach niniejszej Umwy), Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl każdeg takieg przypadku, zgdnie ze stanem faktycznym. W takich przypadkach, dfinanswanie ksztów Pdróży nie będzie przyznane. W celu przyjęcia właściwej stawki, zależnej d pknaneg dystansu, Beneficjent użyje kalkulatra dległści n-line, dstępneg pd adresem internetwym Kmisji Eurpejskiej (KE): http://ec.eurpa.eu/prgrammes/erasmus-plus/tls/distance_en.htm. System Mbility Tl bliczy kwtę dfinanswania w frmie udziału ryczałtweg w kategrii budżetu Pdróż, z zastswaniem ryczałtwej stawki jednstkwej. Dmyślnym miejscem wyjazdu z kraju rganizacji wysyłającej będzie miejsce jej lkalizacji, natmiast analgicznym miejscem przyjazdu, będzie lkalizacja rganizacji przyjmującej. W sytuacji sprawzdania zawierająceg przypadki wskazania innych miejsc, niż te pisane w zdaniu pprzednim, Beneficjent uzasadni w systemie Mbility Tl pwód przyjęteg niestandardweg rzwiązania. 3. Wsparcie Indywidualne Beneficjent będzie zbwiązany d udkumentwania w systemie Mbility Tl daty rzpczęcia i zakńczenia mbilnści za granicą, w każdym przypadku dfinanswania przyznaneg w kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne. W przypadku wszystkich mbilnści, jeśli będzie t knieczne, Beneficjent będzie mógł ddać jeden dzień na pdróż, bezpśredni przed pierwszym dniem działania i analgicznie, jeden dzień na pdróż, bezpśredni p statnim dniu działania; te ddatkwe dni przeznaczne na pdróż będą uwzględnine przy bliczeniu dfinanswania w ramach kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne, ile zstały ne uwzględnine w budżecie wnisku dfinanswanie System Mbility Tl bliczy kwtę dfinanswania w frmie udziału ryczałtweg kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne, z zastswaniem ryczałtwej stawki jednstkwej. Uczestnicy mbilnści będą zbwiązani d złżenia sprawzdania ze swjeg działania za pmcą kwestinariusza n-line, z pdaniem swich pinii związanych z faktgrafią działania i jeg ceną pd kątem uzyskanych krzyści w kresie realizacji, przygtwania i upwszechniania rezultatów, uzyskanych p jeg zakńczeniu. W przypadku wypwiedzenia przez uczestnika umwy zawartej z Beneficjentem z pwdu wystąpienia siły wyższej, tj. nieprzewidywanej, nadzwyczajnej sytuacji lub wydarzenia pzstających pza kntrlą uczestnika i nie związanych z ppełnieniem błędu lub niedpełnieniem starannści ze strny uczestnika, ten statni będzie uprawniny d trzymania kwty dfinanswania prprcjnalnej d rzeczywisteg kresu mbilnści, jak kreśln w Artykule 2.2 umwy pmiędzy Beneficjentem a uczestnikiem. Wszystkie 2
pzstałe niewykrzystane przez uczestnika śrdki zstaną zwrócne, z wyjątkiem gdy uzgdnienia z rganizacją wysyłającą stanwiły inaczej. 4. Wsparcie Organizacyjne Dfinanswanie będzie bliczne autmatycznie przez system Mbility Tl w parciu liczbę mbilnści sprawzdanych przez Beneficjenta w Mbility Tl. 5. Opłata za Kurs/Szklenie Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl w przypadku każdeg uczestnika, czy kurs/szklenie za granicą w którym uczestniczył, był/-ł przeprwadzny/-ne p dknaniu frmalneg zapisu na kurs/szklenie i wniesieniu bwiązkwej płaty z tym związanej, z pdaniem daty rzpczęcia i zakńczenia ww. kursu/szklenia w parciu dkument ptwierdzający. Jedynie dni rzeczywisteg uczestnictwa w kursie/szkleniu, będą uwzględnine przy bliczeniu dfinanswania kategrii budżetu Opłata za Kurs/Szklenie. Za jb-shadwing płata za kurs nie przysługuje System Mbility Tl bliczy kwtę dfinanswania kategrii budżetu Opłata za Kurs/Szklenie w frmie udziału ryczałtweg, z zastswaniem ryczałtwej stawki jednstkwej. 6. Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl infrmacji zastswaniu ddatkweg dfinanswania w kategrii budżetu Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami, wykrzystaneg przez uczestnika ze specjalnymi ptrzebami. W takim przypadku Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl rdzaju ddatkwych wydatków, jak również rzeczywistych kwt związanych z ddatkwymi pniesinymi ksztami. 7. Kszty Nadzwyczajne W ramach kategrii budżetu Kszty Nadzwyczajne dfinanswaniem będą bjęte wyłącznie te rdzaje ksztów, które zstały wyszczególnine w Artykule II.16.4 Umwy. Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl rdzajów wydatków i ksztów rzeczywistych, pniesinych w ramach kategrii budżetu Kszty Nadzwyczajne. W celu rzliczenia kategrii budżetu Kszty Nadzwyczajne, Beneficjent będzie zbwiązany dstarczyć wszystkie dkumenty ptwierdzające, wymagane na etapie składania raprtu kńcweg. 3
B. Obniżenie dfinanswania z pwdu niskiej jakści, częściwej lub nieterminwej realizacji Prjektu Określenie przez FRSE niskieg pzimu jakści, częściwej lub nieterminwej realizacji Prjektu nastąpi w parciu : raprt kńcwy złżny przez Beneficjenta, raprty indywidualne uczestników mbilnści. FRSE mże również uznać infrmacje trzymane z jakiegklwiek inneg, związaneg z realizacją Prjektu źródła, które ptwierdzą, że Prjekt nie zstał zrealizwany zgdnie z pstanwieniami Umwy. D innych źródeł infrmacji mżna będzie zaliczyć ustalenia uzyskane pdczas wizyt mnitringwych, kntrli dkumentów nadesłanych d FRSE na jej żądanie (tzw. kntrla dkumentów zza biurka) lub kntrli przeprwadznych przez FRSE w miejscu realizacji Prjektu m.in. w siedzibie Beneficjenta. będzie ceniny w parciu kryteria jakściwe i cenę punktwą uzyskaną w ramach 100-punktwej skali. Jeśli wynik punktwy będzie niższy niż 50 punktów, FRSE zmniejszy stateczną kwtę przyznaneg dfinanswania z uwagi na niski pzim jakści, częściwą lub nieterminwą realizację Prjektu, nawet jeśli wszystkie sprawzdane działania były kwalifikwalne i rzeczywiście dbyły się. będzie ceniny w pwiązaniu z raprtami indywidualnymi uczestników mbilnści, z zastswaniem uniwersalneg zestawu kryteriów jakści, dnszących się d: stpnia zgdnści zrealizwanych działań z zatwierdznym wniskiem dfinanswanie; jakści uzyskanych rezultatów uczenia się i wpływu na uczestników, wpływu na uczestniczące w Prjekcie rganizacje, jakści praktycznych rzwiązań zastswanych w celu wsparcia realizacji mbilnści, w zakresie przygtwania, mnitrwania i wspierania uczestników; jakści rzwiązań dtyczących rzpznania i ptwierdzenia uzyskanych rezultatów uczenia się uczestników, stpnia, d któreg należne uczestnikm mbilnści kwty dfinanswania zstały im przekazane, zgdnie z warunkami ustalnymi w umwie pmiędzy Beneficjentem a uczestnikiem, zgdnej z wzrem kreślnym w Załączniku IV Umwy. Obniżenie dfinanswania w parciu niską jakść, częściwą lub nieterminwą realizację, będzie miał zastswanie przy ustaleniu statecznej kwty dfinanswania w kategrii budżetu Wsparcie Organizacyjne i Kszty Nadzwyczajne i będzie wynsić: 25%, jeśli raprt kńcwy zstanie ceniny w przedziale 41-50 punktów, włącznie z granicznymi wartściami punktów; 4
50%, jeśli raprt kńcwy zstanie ceniny w przedziale 26-40 punktów, włącznie z granicznymi wartściami punktów; 75%, jeśli raprt kńcwy zstanie ceniny w przedziale 0-25 punktów, włącznie z granicznymi wartściami punktów. C. Zmiany kwty dfinanswania C.1 Zmiany kwty dfinanswania pd warunkiem dstępnści ddatkwych funduszy W sytuacji gdy ddatkwe fundusze będą dstępne dla FRSE, w celu dknania pnwnej lub nwej alkacji funduszy w ramach budżetów Beneficjentów, maksymalna kwta dfinanswania kreślna w Artykule I.3.1, mże zstać pdwyższna, zgdnie z następującymi zasadami: Beneficjentwi nie przyznan pełnej wniskwanej kwty dfinanswania pdczas głównej rundy selekcyjnej, wyłącznie ze względu na wyskie zaptrzebwanie funduszy ze strny pzstałych wniskdawców i graniczenia w dstępnści d funduszy, a nie z pwdu niedpwiedniej realizacji przez Beneficjenta pprzednieg/-ch prjektu/-ów; w parciu infrmacje uzyskane na pdstawie draźneg raprtu pstępu i danych zarejestrwanych w systemie Mbility Tl, ptwierdzających realizację przyznanych dtychczas przez FRSE mbilnści, zgdnie z pstanwieniami Umwy. Ostateczna kwta przyznaneg dfinanswania w żadnym wypadku nie przekrczy kwty dfinanswania wniskwanej na etapie składania przez Beneficjenta wnisku dfinanswanie. C.2 Zmiany w zapisach Umwy Zgdnie z Artykułem II.11 Umwy, wszelkie zmiany dtyczące wyskści kwty dfinanswania, jak kreśln w ww. akapitach punktu C.1, przyjmą frmę aneksu d Umwy. III. Stawki mające zastswanie przy dfinanswaniu w frmie udziału ryczałtweg, z zastswaniem ryczałtwych stawek jednstkwych 1. Pdróż Dystans Pdróży Kwta Pmiędzy 100 a 499 KM: 180 EUR na uczestnika Pmiędzy 500 a 1999 KM: 275 EUR na uczestnika Pmiędzy 2000 a 2999 KM: 360 EUR na uczestnika Pmiędzy 3000 a 3999 KM: 530 EUR na uczestnika Pmiędzy 4000 a 7999 KM: 820 EUR na uczestnika 8000 KM i więcej: 1100 EUR na uczestnika Prsimy zwrócić uwagę: dystans pdróży kreśla dległść pmiędzy miejscem wyjazdu a przyjazdu dcelweg, a kwta udział w dfinanswaniu pdróży, d i z miejsca dcelweg. 5
2. Wsparcie Indywidualne Stawka dzienna w walucie EUR Kraj dcelwy 1-14 dni 15-60 dni Austria 98 69 Belgia 98 69 Bułgaria 98 69 Cypr 98 69 Czechy 98 69 Niemcy 84 59 Dania 112 78 Estnia 70 49 Grecja 98 69 Hiszpania 84 59 Finlandia 98 69 Francja 98 69 Chrwacja 70 49 Węgry 98 69 Irlandia 112 78 Islandia 98 69 Włchy 98 69 Liechtenstein 98 69 Litwa 70 49 Luksemburg 98 69 Łtwa 84 59 Była Jugsłwiańska Republika Macednii 84 59 Malta 84 59 Hlandia 112 78 Nrwegia 98 69 Prtugalia 84 59 Rumunia 98 69 Szwecja 112 78 Słwenia 70 49 Słwacja 84 59 Turcja 98 69 Zjednczne Królestw 112 78 Prsimy zwrócić uwagę: Kwta na dzień jest bliczna w następujący spsób: d 14. dnia działania: kwta na dzień, przypadająca na uczestnika, jak kreśln w ww. tabeli + pmiędzy 15. a 60. dniem działania: 70% kwty na dzień, przypadająca na uczestnika, jak kreśln w ww. tabeli. 6
3. Wsparcie Organizacyjne D 100 uczestników: 350 EUR na uczestnika, a pwyżej 100 uczestników: 200 EUR na ddatkweg uczestnika. 4. Opłaty za Kurs/Szklenie 70 EUR na dzień, na uczestnika, maksymalnie 700 EUR na uczestnika na kurs/szklenie IV. Zasady dtyczące dkumentów ptwierdzających Zgdnie z Artykułem II.20, Beneficjent mże zstać pddany kntrlm i audytm w związku z realizacją Prjektu. Kntrle i audyty będą przeprwadzne w celu dknania weryfikacji prawidłweg zarządzania przez Beneficjenta dfinanswaniem, z przestrzeganiem zasad ustalnych w Umwie raz kreślenia statecznej kwty dfinanswania, d której Beneficjent był uprawniny. Beneficjent mże być pddany następującym rdzajm kntrli: analiza raprtu kńcweg: FRSE w swjej siedzibie, dkna kntrli na etapie składania raprtu kńcweg, w celu ustalenia statecznej kwty dfinanswania, d której Beneficjent był uprawniny; teg rdzaju kntrla będzie przeprwadzna w każdym przypadku; kntrla w siedzibie FRSE, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka): pgłębina kntrla dkumentów ptwierdzających, przeprwadzana zwykle p etapie złżenia raprtu kńcweg, w przypadku gdy niniejsza Umwa zstała uwzględnina w próbie statystycznej zastswanej przy kntrli, wymaganej przez KE lub gdy FRSE dknała wybru Umwy d celwej kntrli dkumentów w związku z realizwaną przez siebie plityką ceny ryzyka; kntrle w siedzibie Beneficjenta lub innych pmieszczeniach, gdzie Prjekt był realizwany: Beneficjent mże być pddany kntrli w jeg siedzibie, w przypadku gdy Umwa zstała wybrana d próby statystycznej wymaganych przez KE teg rdzaju kntrli lub gdy FRSE dknała wybru Umwy d celwej kntrli dkumentów w związku z realizwaną przez siebie plityką ceny ryzyka. Pwyższy rdzaj kntrli mże wystąpić w dwóch wariantach: - w czasie realizacji działania: kntrla w trakcie realizacji Prjektu, - p zakńczeniu realizacji działania: kntrla w pdjęta p zakńczeniu realizacji Prjektu, zwykle p kntrli raprtu kńcweg; Pniższa tabela kreśla zakres przeprwadzanej przez FRSE weryfikacji, pdczas różneg rdzaju kntrli, dtyczącej każdej kategrii budżetwej. Beneficjent przyjmuje d wiadmści, że FRSE mże żądać również dkumentacji ptwierdzającej w ramach jakiegklwiek rdzaju kntrli lub dkumentacji właściwej innym rdzajm kntrli wymieninym w tabeli pniżej. W ramach przeprwadzanych kntrli, Beneficjent prjektu będzie zbwiązany dstarczyć ryginalną dkumentację ptwierdzającą kwalifikwalnść realizacji Prjektu. 7
W przypadkach gdy Beneficjent nie jest uprawniny na pdstawie bwiązujących przepisów prawa d przysyłania ryginalnych dkumentów na etapie złżenia raprtu kńcweg lub kntrli w siedzibie NA, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka), Beneficjent będzie mógł przysłać zamiennie, kpie wymaganych dkumentów, ptwierdzne za zgdnść z ryginałem. P przeprwadzeniu weryfikacji nadesłanej dkumentacji NA zwróci Beneficjentwi ryginalne dkumenty. Kategria budżetwa Analiza raprtu kńcweg Kntrla w siedzibie FRSE, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka) Kntrla w siedzibie Beneficjenta, w trakcie realizacji działania Kntrla w siedzibie Beneficjenta, p zakńczeniu realizacji działania Pdróż Wsparcie Indywidualne Wsparcie Organizacyjne Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.2 Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.2 Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.2 Faktycznść i kwalifikwalnść Faktycznść i kwalifikwalnść Faktycznść i kwalifikwalnść n/d Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.2 Ewidencja księgwa wydatków pniesinych w ramach Prjektu Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.2 Ewidencja księgwa wydatków pniesinych w ramach Prjektu Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.2 Ewidencja księgwa wydatków pniesinych w ramach Prjektu Opłaty za Kurs/Szklenie Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami Kszty Nadzwyczajne Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.4 Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.2 Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.4 Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.4 Faktycznść i kwalifikwalnść Faktycznść i kwalifikwalnść Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.2 Ewidencja księgwa wydatków pniesinych w ramach Prjektu Rraprt kńcwy Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.4 Ewidencja księgwa wydatków pniesinych w ramach Prjektu Dkumenty ptwierdzjące, jak kreśln w Artykule II.16.4 Ewidencja księgwa wydatków pniesinych w ramach Prjektu 8