ZAPYTANIE OFERTOWE post. nr 03/05/PRZ/2016 Szanowni Państwo, PKP Intercity S.A zwany dalej również Zamawiającym lub Spółką zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej: świadczenia za wynagrodzeniem prowizyjnym usługi polegającej na obsłudze i rozliczaniu transakcji bezgotówkowych dokonywanych przy użyciu kart płatniczych w 11 Automatach Biletowych Zamawiającego, zlokalizowanych na terenie dworca Warszawa Centralna z uwzględnieniem poniższych wymagań. 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postępowanie zakupowe prowadzone jest na podstawie wewnętrznej Instrukcji realizacji zakupów w PKP Intercity S.A. 2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.). 3. Postępowanie zakupowe prowadzone jest w języku polskim. Ofertę oraz wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty należy składać w Postępowaniu zakupowym w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim. 4. Komunikacja, jak również przekazywanie oświadczeń i dokumentów, może odbywać się zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. 5. Zamawiający ma prawo do zamknięcia Postępowania zakupowego na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia Postępowania zakupowego.
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym Zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach Oferentom ubiegającym się o udzielenie zamówienia. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. 7. Warunki wyboru ofert określone niniejszym Zapytaniem ofertowym nie mogą być zmienione przez Oferenta pod rygorem odrzucenia oferty. 8. Oferent jest zobowiązany do uwzględnienia niniejszych warunków w umowie o wykonanie przedmiotu zakupu pod rygorem unieważnienia wyboru. 9. O udzielenie zamówienia Oferenci mogą się ubiegać wspólnie. Wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia Oferenci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu albo reprezentowania w Postępowaniu i zawarcia umowy. Treść pełnomocnictwa powinna wskazywać zakres umocowania. 10. Do Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące Oferenta. 11. Zamawiający podkreśla, iż po upływie terminu składania ofert (w tym również podczas etapu negocjacji warunków handlowych) Oferentom nie będzie przysługiwała możliwość wnioskowania o wprowadzenie zmian do projektu umowy. Oznacza to, że Oferent składając swoją ofertę wstępną zobowiązuje się jednocześnie, w przypadku wyboru jego oferty jako najkorzystniejszej, do zawarcia umowy ostatecznej w ramach przedmiotowego postępowania na warunkach określonych w tymże projekcie (ostatniej aktualnej wersji przed upływem terminu składania ofert). 12. Oferenci do upływu terminu składania ofert mogą zgłaszać zapytania do treści projektu umowy w trybie określonym w rozdziale 9 ust. 1 niniejszego Zapytania ofertowego. 2. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAKUPU 1. Przedmiotem zakupu jest świadczenie za wynagrodzeniem prowizyjnym usługi polegającej na obsłudze i rozliczaniu transakcji bezgotówkowych dokonywanych przy użyciu kart płatniczych w 11 Automatach Biletowych Zamawiającego, zlokalizowanych na terenie dworca Warszawa Centralna, wyposażonych w zestawy płatnicze: PIN Pad Ingenico iup250, czytnik kart stykowych Ingenico iur250, czytnik kart zbliżeniowych Ingenico iuc150. 2. Realizacja transakcji kartą płatniczą następuje za pośrednictwem zintegrowanego z systemem Zamawiającego rozwiązania, każda ze stron ponosi koszty integracji we własnym zakresie. 3. Wymagany sposób łączenia się i transmisji danych do/z centrum rozliczeniowym to szyfrowana komunikacja za pomocą sieci VPN Zamawiającego i zestawionego do VPN łącza komunikacyjnego z Centrum rozliczeniowym. 2 / 16
4. Zamawiający wymaga obsługi kart płatniczych zabezpieczonych kodem PIN, procesorowych (chipowych), zbliżeniowych. 5. Zamawiający wymaga akceptacji co najmniej następujących kart płatniczych: a) VISA; b) VISA Electron; c) Master Card; d) Maestro. Dopuszcza się akceptację kart płatniczych American Express i Diners Club, w zależności od wyłącznej decyzji Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do oddzielnego raportowania ilości i wartości transakcji realizowanych kartami American Express i Diners Club bez obowiązku ich rozliczania. 6. Potwierdzenia dokonania płatności muszą być dokonywane w czasie rzeczywistym. Potwierdzenie dokonania płatności jest warunkiem bezwzględnym zakupu/wygenerowania biletu. 7. Rozliczanie transakcji musi odbywać się przynajmniej 1 raz na dobę, w następnym dniu roboczym. 8. Prowizja jest naliczana od kwoty brutto transakcji. 9. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich (PLN). 10. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w ramach realizacji umowy udostępnił upoważnionym pracownikom Zamawiającego system do bieżącej obsługi transakcji. System powinien umożliwiać minimum: 1) podgląd powiązanej z zakupem konkretnej usługi transakcji; 2) pełen dostęp, w tym możliwość wyszukiwania transakcji przy pomocy następujących kryteriów: a) data transakcji i jej zakres, b) kwota transakcji i jej zakres, c) numer transakcji nadany przez Zamawiającego, d) status transakcji (np.: anulowanie, transakcja udana, transakcja nieudana), e) typu płatności (w podziale na typy kart), f) kodu autoryzacji, g) identyfikatora wystawcy karty - umożliwiający rozpoznawanie Banku wystawcy karty; 3) możliwość zlecenia zwrotu; 4) pobranie raportów dotyczących transakcji; 5) możliwość prezentacji historii transakcji od początku umowy do 12 miesięcy po jej rozwiązaniu; 6) Wykonawca zapewni automatyczne przekazywanie Zamawiającemu danych transakcyjnych w uzgodnionym odrębnie pomiędzy Stronami formacie przynajmniej raz na dobę za dzień poprzedni. 3 / 16
7) Wykonawca zapewni dostęp do systemu elektronicznego umożliwiającego pobieranie szczegółowych danych dotyczących poszczególnych operacji płatniczych, a także wyciągów dla tych operacji tzn. wyciąg ze szczegółami każdej transakcji płatniczej; 8) Wykonawca zastosuje metodę powiązania płatności z transakcjami w Automacie Biletowym poprzez unikalny identyfikator transakcji z przypisanym numerem transakcji w Automacie Biletowym; 9) przykładowy układ i zawartość danych w pliku z wyciągiem z transakcji: Nr pola Transakcje 1 Data transakcji (RRRR-MM-DD) 2 Czas transakcji (HH:MM:SS) 3 Forma płatności ( K-karta) 4 TID / MID 5 Numer karty ( zagwiazdkowany oprócz początkowych 6-ciu i 4 ostatnich cyfr) 6 Rodzaj karty (VISA, EC/MC, VISA, AMEX, itp) 7 Rozliczony w BANK (TAK, NIE) 8 Kod operacji (2010 wpłata, 2110 zwrot) 9 Kwota transakcji; grosze od złotych oddzielone przecinkiem 10 Prowizja - kwota; grosze od złotych oddzielone przecinkiem 11 Kod autoryzacji 12 Data przetworzenia (księgowania) Przykładowy wiersz z pliku: 2011-06-01;18:06:32;21408095;403800004012;520624******9885; MasterCard;TAK;2010; 100,00;1,00;403800000010;2011-06-02 11. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w ramach realizacji umowy udostępnił i zapewnił wskazanym przez Zamawiającego pracownikom bezpłatne szkolenie z zakresu obsługi systemu, o którym mowa w ust. 10. 12. Zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do systemu testowego Zamawiającego w celu przeprowadzenia testów komunikacji z centrum rozliczeniowym. Dostęp będzie polegał na umożliwieniu przeprowadzenia testów w sieci VPN Zamawiającego za pomocą testowej wersji oprogramowania Automatów Biletowych. 4 / 16
13. Wykonawca zapewni podwójny dostęp do swojego centrum rozliczeniowego podstawowy oraz zapasowy (back-up), który będzie mógł być wykorzystywany w przypadku awarii łącza podstawowego pomiędzy centrum rozliczeniowym a siecią VPN Zamawiającego. 14. Prowizja musi zawierać również wszystkie składniki ponoszonych kosztów (np. opłaty interchange, opłaty transakcyjne, koszty ewentualnych zwrotów). 15. W przypadku obniżenia stawek interchange lub obniżenia opłat przez organizacje płatnicze prowizja ulega obniżeniu o różnicę w wysokości stawek, z dniem zmiany tych stawek. 16. Wykonawca jest zobowiązany w terminie 10 dni roboczych przed terminem obowiązywania nowych stawek interchange lub opłat obniżonych przez organizacje płatnicze poinformować Zamawiającego o poziomie obniżenia stawek. 17. Wymaga się, aby Wykonawca spełniał wymogi międzynarodowego certyfikatu PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). 18. Zamawiający wymaga, aby usługa była świadczona w trybie ciągłym w okresie obowiązywania Umowy. 19. Dostawca zobowiązany będzie do zintegrowania oprogramowania płatniczego z posiadanymi przez PKP Intercity S.A. urządzeniami, tj.: PIN Pad Ingenico iup250, czytnik kart stykowych Ingenico iur250, czytnik kart zbliżeniowych Ingenico iuc150, których serwisem i obsługą na rzecz PKP Intercity S.A. zajmuje się firma MCX oraz oprogramowaniem samego Automatu Biletowego. 21. Dalsze informacje dotyczące przedmiotu usługi zostały określone w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 22. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych. 3. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI 1. Realizacja usługi będzie liczona od dnia wdrożenia płatności w pierwszym Automacie Biletowym, potwierdzonym protokołem odbioru, natomiast zawarcia umowy nastąpi nie wcześniej niż dnia 1 listopada 2016 r. Umowa będzie obowiązywać do dnia 30 września 2019 r. albo do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia wskazanego w umowie, w zależności od tego, które ze zdarzeń wystąpi jako pierwsze. 2. Usługa będzie świadczona w 11 Automatach Biletowych Zamawiającego, zlokalizowanych na terenie dworca Warszawa Centralna. 4. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet realizacji przedmiotowego zamówienia. 2. Szczegółowe warunki płatności zawarte zostały w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 5 / 16
5. WYMAGANIA FORMALNE 1. Oferenci muszą spełniać następujące warunki udziału w Postępowaniu zakupowym: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Zamawiający uzna, że Oferent spełnia powyższy warunek, jeżeli wykaże się on posiadaniem uprawnień do obsługi i rozliczania transakcji bezgotówkowych opłacanych kartami płatniczymi w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 128 z późn. zm.) oraz posiadaniem statusu agenta rozliczeniowego w rozumieniu art. 2 pkt. 1a) ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1572), a dla instytucji unijnych posiadaniem zezwolenia właściwych organów nadzorczych na prowadzenie takiej działalności oraz zawiadomieniem KNF o rozpoczęciu działalności na terenie Polski, a zawiadomienie zawiera dane z art. 97 ust. 1 pkt. 1) i 4) Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz.U. z 2016 r., poz. 1572). Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien przedłożyć kopię aktualnego dokumentu potwierdzającego, że: a. Wykonawca ma uprawnienia do obsługi i rozliczania transakcji bezgotówkowych dokonywanych kartami płatniczymi w rozumieniu Art. 4 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz. U. z 2015 r., poz. 128 z późn. zm.), b. Wykonawca jest agentem rozliczeniowym w rozumieniu Art. 2 pkt. 1a) Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz.U. z 2016 r., poz. 1572), a dla instytucji unijnych - zezwolenie właściwych organów nadzorczych na prowadzenie takiej działalności, oraz zawiadomienie KNF o rozpoczęciu działalności na terenie Polski zawierające dane z Art. 97 ust 1 pkt. 1) i 4) Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz.U. z 2016 r., poz. 1572). UWAGA: Ponadto Oferent zobowiązany będzie do przekazania kopii aktualnego certyfikatu, potwierdzającego spełnianie wymogów międzynarodowego certyfikatu PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). 2) dysponują niezbędnym potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania usługi. Zamawiający nie precyzuje w powyższym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany będzie wykazać w sposób szczególny. Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien złożyć oświadczenie o dysponowaniu niezbędnym potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do realizacji usługi 6 / 16
- w treści Formularza formalno-merytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 3) posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi. Zamawiający uzna, że Oferent spełnia powyższy warunek, jeżeli wykaże on, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w sposób należyty obsłużył lub obsługuje przez okres co najmniej roku, co najmniej jeden system rozliczeniowy transakcji dokonywanych za pomocą kart płatniczych, charakteryzujący się centralnym zarządzaniem. Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien przedłożyć wykaz wykonanych/wykonywanych usług, spełniających powyższe wymagania, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane/ są wykonywane, sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego (CZĘŚĆ 1 WYKAZU). Oferent powinien jednocześnie przedłożyć dowody, czy wskazane w ww. wykazie usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie usług mogą być: 1) poświadczenie (np. referencje), z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert wstępnych; 2) oświadczenie Oferenta jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Oferent nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1) powyżej. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w powyższym, wymaganym wykazie zostały wcześniej wykonane lub są wykonywane, Oferent nie ma obowiązku przedkładania dowodów potwierdzających należyte wykonanie usługi. UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza możliwości polegania Oferentów na zasobach podmiotów trzecich, w celu wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, niezbędnego do realizacji usługi! 4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację usługi. Zamawiający nie precyzuje w powyższym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany będzie wykazać w sposób szczególny. Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien złożyć oświadczenie o znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację usługi - w treści Formularza formalno-merytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 5) nie podlegają wykluczeniu z Postępowania zakupowego, ze względu na okoliczności wskazane w rozdziale 5 ust. 3 niniejszego Zapytania ofertowego. 7 / 16
Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien złożyć oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z Postepowania zakupowego - w treści Formularza formalnomerytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 2. Zamawiający oceni spełnianie formalnych warunków udziału w Postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów metodą warunku - spełnia/nie spełnia. Jeżeli Oferent nie wykaże spełnienia warunków udziału w Postępowaniu, podlegać on będzie wykluczeniu z udziału w Postępowaniu. 3. O udzielnie zamówienia może ubiegać się Oferent, który nie zostanie wykluczony z Postępowania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z Postępowania Oferenta w następujących okolicznościach: a) PKP IC rozwiązało albo wypowiedziało umowę albo odstąpiło od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie do 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem, b) Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem uchylił się od zawarcia z PKP IC umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, c) Oferent wyrządził szkodę PKP IC nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem, d) w stosunku do oferenta otwarto likwidację, złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość, e) którzy nie wykazali spełnienia warunków udziału w Postępowaniu, nie złożyli wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych w Zapytaniu Ofertowym i nie uzupełnili, nie wyjaśnili dokumentów w wymaganym terminie. f) złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego Postępowania, g) nie wnieśli wadium w wyznaczonym terminie, w tym również na przedłużony okres związania ofertą lub nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą, jeżeli wadium było wymagane, h) należąc do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2015 r. poz. 184 z późn. zm.), złożyli odrębne oferty chyba że wykażą, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zachwiania uczciwej konkurencji pomiędzy Oferentami w Postępowaniu, i) wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem Postępowania, z wyłączeniem czynności wykonywanych podczas RFI, lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych Oferentów w Postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. 8 / 16
W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zastrzeżenia wskazane w lit. a-d oraz i dotyczą każdego z Oferentów z osobna. Zaistnienie ww. przesłanek w stosunku do jednego z Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienia skutkuje wykluczeniem wszystkich. 4. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 5. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1) Oferent złożył ofertę niezgodną z opisem przedmiotu zamówienia, 2) zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można było poprawić, 3) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, 4) Oferent w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie wyraził zgody na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności treści oferty z wymaganiami PKP IC, 5) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 6) w przypadku braków formalnych oferty, konieczności wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego oferty lub konieczności udzielenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny, Oferent na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie nie dokona stosownych uzupełnień lub wyjaśnień. 6. PODWYKONAWCY 1. Jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców zobowiązany jest do wskazania: a. listy podwykonawców (zawierającej nazwę podwykonawców), b. zakresu prac podzlecanych. 2. Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich Podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. 7. ZASADY SKŁADANIA OFERT I PRZEKAZANIA HASŁA DO CZĘŚCI HANDLOWEJ OFERTY 1. Ofertę należy złożyć do dnia 21.10.2016 r. do godziny 10:00. 2. Oferent pozostaje związany ofertą przez 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert określonego w ust. 1. 3. Oferta może być złożona w formie: a. pisemnej na adres: Biuro Zakupów Centralnych PKP Intercity S.A. w Warszawie, ul. Żelazna 59a, 00-848 Warszawa, piętro 3, pokój nr 302 lub b. elektronicznej (w postaci skanu podpisanych dokumentów) na adres e-mail: Piotr.Kolodziejczyk2@intercity.pl 4. Oferent powinien złożyć ofertę w formie dwóch odrębnych dokumentów: a. części formalno-merytorycznej 9 / 16
oraz b. części handlowej 5. W przypadku składania oferty w formie papierowej, ofertę należy złożyć w jednej kopercie zewnętrznej, w której powinny znajdować się dwie odrębne koperty wewnętrzne jedna dla części formalno-merytorycznej, natomiast druga dla części handlowej. Kopertę zewnętrzną należy opisać w następujący sposób: PKP Intercity" S.A. w Warszawie nazwa (firma) i adres (siedziba) Oferenta Oferta na. znak sprawy " Nie otwierać przed terminem roku, godzina " Dwie koperty wewnętrzne należy opisać jak wyżej, z odpowiednim dla danej koperty dopiskiem część formalno-merytoryczna oraz część handlowa, w zależności od zawartości danej koperty wewnętrznej. 6. W przypadku składania oferty w formie elektronicznej, część handlowa powinna zostać zahasłowana. Oferent przesyła Zamawiającemu hasło do części handlowej oferty wstępnej niezwłocznie po terminie składania ofert, wskazanym w powyższym ust. 1. 7. Oferta formalno-merytoryczna powinna zostać złożona zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego oraz powinna zawierać wszystkie oświadczenia i dokumenty wymagane w treści Zapytania ofertowego. Oferent zobowiązany jest również przekazać wraz z ofertą wstępną aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem - dotyczący Oferenta. 8. Oferta handlowa powinna zostać złożona na formularzu cenowym oferty wstępnej, zgodnym z Załącznikiem nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. 9. Oferta powinna być podpisana przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Oferenta, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. 10. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty lub więcej niż jednego projektu spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. 11. Oferenci, którzy składają jedną wspólną ofertę, zobowiązani są do łącznego wykazania spełniania warunków udziału w przedmiotowym Postepowaniu zakupowym, a także do ustanowienia 10 / 16
pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu i ewentualnego podpisania Umowy w sprawie realizacji usługi. 12. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu, czy wyniku Postępowania ofertowego. 8. WADIUM: 1. Zamawiający wymaga wniesienia przed upływem terminu składania ofert wstępnych wadium w wysokości 8 000,00 zł (słownie: osiem tysięcy złotych 00/100). 2. Wadium może być wniesione w jednej lub w kilku z następujących form: w pieniądzu gwarancjach bankowych gwarancjach ubezpieczeniowych poręczeniach bankowych. 3. Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą. 4. Wadium wnoszone w pieniądzu należy przelać na następujący rachunek bankowy Zamawiającego: Bank PEKAO S.A nr konta: 12 1240 6292 1111 0010 4285 3494 Zamawiający zaleca załączenie do oferty dokumentu potwierdzającego dokonanie przelewu. 5. Za termin wniesienia wadium wnoszonego w pieniądzu przyjmuje się termin uznania rachunku Zamawiającego. 6. Na wniosek Oferenta, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, wadium wniesione w pieniądzu może zostać zaliczone na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 7. Zamawiający uzna wymóg wniesienia wadium w formie innej niż pieniężna za spełniony, jeżeli dokument wadium będzie zawierał co najmniej elementy wymienione w poniższym ust. 8 i jego oryginał zostanie załączony do oferty. 8. Dokument wadium winien zawierać co najmniej następujące elementy: a) nazwę i dokładny adres gwaranta (poręczyciela, podmiotu ubezpieczającego), b) określenie nazwy Postępowania, dla którego wystawiany jest dokument, c) zobowiązanie gwaranta (poręczyciela, podmiotu ubezpieczającego) do nieodwołalnej i bezwarunkowej, na pierwsze żądanie, niezwłocznej wypłaty beneficjentowi (Zamawiającemu) oznaczonej kwoty pieniężnej odpowiadającej wysokości ustalonego wadium, w sytuacji, w której Oferent, którego oferta została wybrana: odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych w ofercie, nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy, o ile było wymagane, 11 / 16
zawarcie umowy w sprawie zamówienia stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta. d) okres ważności wadium - który musi co najmniej pokrywać się z terminem związania ofertą wskazanym w zapytaniu ofertowym. 9. Oferent, który nie wniesie wadium do upływu terminu składania ofert, w wysokości określonej w ust. 1, w formie lub formach, o których mowa w ust. 2 i na cały okres związania ofertą zostanie wykluczony z Postępowania. 10. Zwrot wadium dokonywany jest: 1) Oferentowi, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza - niezwłocznie po zawarciu umowy i wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jest wymagane, chyba że wadium zostanie zaliczone na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 2) pozostałym Oferentom - z chwilą zakończenia Postępowania, nie później jednak niż z upływem terminu związania ofertą, 3) wszystkim Oferentom - z chwilą unieważnienia Postępowania, 4) na pisemny wniosek Oferenta, który: a) wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert, b) został wykluczony lub którego oferta została odrzucona. 11. Zamawiający może zatrzymać wadium wraz z odsetkami jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza: 1) wycofa ofertę po upływie terminu składania ofert, 2) odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w złożonej przez niego ofercie, 3) nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 4) zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta. 9. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Zamawiający udziela wyjaśnień do treści niniejszego Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do dnia 20.10.2016 r., do godz. 09:00. Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 2. Treść zapytań wraz z odpowiedziami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w Postepowaniu zakupowym, bez wskazywania autora pytania. 3. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może zmienić treść Zapytania ofertowego lub przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Oferentów, ubiegających się o udział w Postępowaniu zakupowym. 12 / 16
10. DANE KONTAKTOWE OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH ZA POSTĘPOWANIE Imię i nazwisko: Piotr Kołodziejczyk, ul. Żelazna 59a, 00-848 Warszawa, tel.: 514 904 965, e-mail: Piotr.Kolodziejczyk2@intercity.pl 11. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Kryteria oceny ofert wstępnych: A. Ocena merytoryczna (Mw) - waga 15 %, maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 15 pkt. Ocena ofert zostanie dokonana w ramach poniższych podkryteriów: I. Kryterium: wiedza i doświadczenie (Mt1): Zamawiający przyzna punkty w zakresie posiadanej wiedzy i doświadczenia, jeśli Oferent w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wstępnych obsługiwał lub obsługuje co najmniej 1 system rozliczeniowy transakcji bezgotówkowych dokonywanych za pomocą kart płatniczych w co najmniej 10 urządzeniach zdalnych, przy czym Zamawiający wymaga, by charakteryzował się centralnym zarządzaniem. Zamawiający przyzna punkty w ww. kryterium według poniższej metodologii: 1 pkt za 1 system rozliczeniowy transakcji bezgotówkowych dokonywanych za pomocą kart płatniczych, 2 pkt. - za 2 systemy rozliczeniowe transakcji bezgotówkowych dokonywanych za pomocą kart płatniczych, 3 pkt. za 3 systemy rozliczeniowe transakcji bezgotówkowych dokonywanych za pomocą kart płatniczych, 4 pkt. za 4 systemy rozliczeniowe transakcji bezgotówkowych dokonywanych za pomocą kart płatniczych, 5 pkt. za 5 systemów rozliczeniowych transakcji bezgotówkowych dokonywanych za pomocą kart płatniczych. Celem zdobycia punktów w ww. podkryterium Oferent powinien przedłożyć wykaz wykonanych/wykonywanych usług dodatkowych, spełniających powyższe wymagania, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane/ są wykonywane, sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego (CZĘŚĆ 2 WYKAZU). Oferent powinien jednocześnie przedłożyć dowody, czy wskazane w ww. wykazie usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie usług mogą być: 13 / 16
1) poświadczenie (np. referencje), z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert wstępnych; 2) oświadczenie Oferenta jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Oferent nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1) powyżej. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w powyższym, wymaganym wykazie zostały wcześniej wykonane lub są wykonywane, Oferent nie ma obowiązku przedkładania dowodów potwierdzających należyte wykonanie usługi. UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza możliwości polegania Oferentów na zasobach podmiotów trzecich, w celu zdobycia punktów w niniejszym podkryterium! II. Kryterium: termin modyfikacji zestawów płatniczych (Mt2): Zamawiający przyzna punkty z tytułu określenia maksymalnego terminu dokonania zmian lub modyfikacji oprogramowania wszystkich Zestawów Płatniczych, opisanych we wzorze Umowy, polegających m.in. na wymianie szyfrów kryptograficznych, przydzieleniu nowych nr. identyfikacyjnych MID (merchant ID), TID (terminal ID odrębny dla każdego Zestawu Płatniczego) oraz UID (user ID). Zamawiający przyzna punkty w ww. podkryterium według poniższej metodologii: 1 pkt za wykonanie modyfikacji w terminie nie dłuższym niż 6 dni roboczych, 3 pkt. za wykonanie modyfikacji w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych, 5 pkt. za wykonanie modyfikacji w terminie nie dłuższym niż 4 dni roboczych, 7 pkt. za wykonanie modyfikacji w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze, 10 pkt. za wykonanie modyfikacji w terminie 2 dni roboczych. Oferent będzie zobowiązany do wskazania terminu dokonania zmian lub modyfikacji oprogramowania Zestawów Płatniczych w formularzu formalno-merytorycznym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. Punkty uzyskane przez ofertę podczas oceny merytorycznej w poszczególnych kryteriach zostaną do siebie dodane. UWAGA: Zamawiający po merytorycznej ocenie ofert wstępnych może dokonać modyfikacji Zapytania ofertowego oraz wezwać Oferentów do ponownego złożenia ofert wstępnych. B. Ocena handlowa (H) - stawka prowizji waga 85%, maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 85 pkt. Ocena ofert zostanie dokonana (wyliczona) według następującego wzoru: H = Hn / Hb x 85 pkt gdzie: H - oznacza liczbę punktów przyznanych zgodnie z kryterium stawki prowizji podanej w ofercie, 14 / 16
Hn - najniższa stawka prowizji spośród ważnych ofert, Hb wysokość stawki prowizji oferty badanej, 85 maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium. 2. Kryteria oraz wagi oceny ofert w III etapie Postępowania Do trzeciego etapu (negocjacji) dopuszczonych zostanie zaproszonych co najmniej 2 (dwóch) Oferentów, których oferty spełniły wszystkie kryteria formalne oraz otrzymały najwyższą łączną liczbę punktów w kryterium merytorycznym i handlowym podczas oceny ofert wstępnych, chyba że spełniających postawione warunki Oferentów będzie mniej niż 2. Punkty są przeliczane z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Wybór oferty najkorzystniejszej Punkty uzyskane przez ofertę podczas oceny merytorycznej (Mw = Mt1 + Mt2 ) i handlowej (H) zostaną do siebie dodane. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która po etapie negocjacji, w wyniku przeprowadzonej oceny uzyska najwyższą liczbę punktów w trzecim etapie Postępowania. W przypadku braku możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będzie przedstawiało taki sam bilans ww. kryteriów oceny ofert ostatecznych, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z korzystniejszym bilansem cenowym, tj. ofertę z wyższą liczbą punktów w kryterium handlowym. W przypadku, gdy nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że po etapie negocjacji zostały złożone ostateczne oferty handlowe o takiej samej wartości (przy identycznej punktacji w kryterium merytorycznym), Zamawiający wezwie Oferentów do złożenia w określonym terminie dodatkowych ofert handlowych, których wartość nie będzie mogła być jednak wyższa niż wartość zaproponowana podczas pierwszych negocjacji. 12. POUFNOŚĆ INFORMACJI 1. Zamawiający i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w Postępowaniu zakupowym oraz w trakcie realizacji usługi. Informacje takie nie mogą zostać ujawnione osobom trzecim. 2. Oferent wraz z ofertą powinien złożyć oświadczenie - w treści Formularza formalnomerytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego, w którym zobowiąże się do zachowania w tajemnicy informacji, które na potrzeby Postępowania zakupowego lub następnie w trakcie realizacji usługi zostaną mu udostępnione przez Zamawiającego, a które podlegają ochronie w PKP Intercity S.A. 15 / 16
13. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY I FORMA JEGO WNIESIENIA: 1. Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia brutto, określonego w projekcie umowy. 2. Zabezpieczenie może zostać wniesione według wyboru Oferenta, w szczególności w jednej lub w kilku następujących formach: a) pieniądzu wpłacanym przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego, b) gwarancjach bankowych. 3. W przypadku wniesienia zabezpieczenia w formie gwarancji bankowej, Zamawiający wskazuje, że okres obowiązywania gwarancji powinien obejmować również okres jednego miesiąca, licząc od dnia zakończenia obowiązywania umowy. Dalsze informacje dot. zabezpieczenia należytego wykonania umowy zawarte zostały również w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 14. ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ 1. Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności lub zaniechania czynności w Postępowaniu zakupowym, które wpływają na naruszenie zasad uczciwej konkurencji lub równego traktowania Oferentów. 2. Odwołanie wnosi się elektronicznie na adres poczty elektronicznej Kupca wskazanego w rozdziale 10 Zapytania Ofertowego. 3. Odwołanie wnosi się w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym Oferent powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawy do jego wniesienia. 4. PKP IC rozstrzyga odwołanie najpóźniej w terminie 2 dni roboczych od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w terminie poczytuje się za oddalenie odwołania. 5. W przypadku wniesienia odwołania, nie wstrzymuje to prawa PKP IC do zawarcia umowy. 6. W przypadku uwzględnienia odwołania, o powtórzeniu czynności lub wykonaniu zaniechanych czynności, PKP IC informuje wszystkich Oferentów biorących udział w Postępowaniu. 7. PKP IC oddala odwołanie, jeżeli stwierdzi brak naruszeń, które mogły mieć wpływ na wynik Postępowania. Od rozstrzygnięcia odwołania nie przysługują inne środki ochrony prawnej. 15. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Formularz oferty formalno-merytorycznej; Załącznik nr 2 Formularz cenowy oferty wstępnej (część handlowa); Załącznik nr 3 Projekt umowy; Załącznik nr 4 Wykaz usług; Załącznik nr 5 Informacja o przynależności albo o braku przynależności do grupy kapitałowej. 16 / 16