Zasady finansowania podmiotów realizujących ZIT w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 I. CEL Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (MIR) realizując cele wskazane w Programie Operacyjnym Pomoc Techniczna 2014-2020 (POPT 2014-2020) zapewni wsparcie dla podmiotów realizujących Zintegrowane Inwestycje Terytorialne (ZIT) w miastach wojewódzkich w formie dotacji celowej. Dotacje przekazane ze środków POPT 2014-2020 zapewnią sprawne zarządzanie przez podmioty realizujące ZIT (instytucja pośrednicząca), funkcjonowanie instytucji odpowiedzialnych za ich wdrażanie oraz wzmacnianie partnerstw na terenie obszarów funkcjonalnych miast wojewódzkich. PODSTAWY PRAWNE Dotacje udzielane będą na podstawie art. 150 w związku z art. 127 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.). Dotacje na finansowanie podmiotów realizujących ZIT zostaną zagwarantowane w projekcie pomocy technicznej realizowanym przez Departament Programów Pomocowych Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju w ramach 3 osi priorytetowej POPT 2014-2020 1. II. WARUNKI PODMIOTOWE UBIEGANIA SIĘ O DOTACJĘ Dotację może otrzymać podmiot odpowiedzialny za realizację ZIT na obszarze funkcjonalnym miasta wojewódzkiego tj. a) związek ZIT utworzony w jednej z form współpracy jednostek samorządu terytorialnego, o których mowa w ustawie z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, z późn. zm.), b) jednostka samorządu terytorialnego uprawniona do reprezentacji innych jednostek, na podstawie umowy lub porozumienia o współpracy w celu wspólnej realizacji ZIT, zawartych pomiędzy tymi jednostkami położonymi na obszarze realizacji ZIT. Wnioskodawca reprezentujący związek ZIT przedkłada dokument potwierdzający, że jest on podmiotem, który będzie zarządzał ZIT tj. statut Stowarzyszenia lub uchwałę o realizacji ZIT albo statut związku międzygminnego, z którego będzie wynikało że pełni on funkcję instytucji pośredniczącej, o której mowa w art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 Dz. U. poz. 1146), albo porozumienie międzygminne lub porozumienie/umowę o współpracy w celu wspólnej realizacji ZIT ze wskazaniem jednostki samorządu terytorialnego uprawnionej do reprezentacji pozostałych jednostek. Porozumienie międzygminne oraz porozumienie lub umowa o współpracy w celu wspólnej realizacji ZIT muszą zawierać: a) wskazanie jednej jednostki samorządu terytorialnego (jst), która będzie spełniała wymagania dla instytucji pośredniczącej, o której mowa w art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, wraz z postanowieniem, że tej jst zostanie powierzone pełnienie funkcji instytucji pośredniczącej na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, 1 Zatwierdzonego Decyzją Komisji Europejskiej z dnia 9 grudnia 2014 r., Nr CCI2014PL16CFTA001. 1
b) szczegółowy podział zadań pomiędzy stronami w zakresie realizacji ZIT, c) powierzenie jst, o której mowa w lit. a koordynacji zadań w zakresie zarządzania ZIT w ramach zawartej umowy lub porozumienia, d) postanowienia dotyczące odpowiedzialności finansowej za realizowane zadania, w tym dotyczące obowiązku wniesienia wkładów finansowych przez strony, a także odpowiedzialności stron w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. III. FINANSOWANIE 1. Dotacje przekazywane na wsparcie podmiotów realizujących ZIT są w 85% współfinansowane ze środków Unii Europejskiej z Funduszu Spójności w ramach POPT 2014-2020 oraz w 15% z budżetu państwa. 2. MIR zastrzega sobie prawo do przyznania dotacji w wysokości odpowiadającej całości lub części kwoty o jaką ubiega się Wnioskodawca. 3. Niedopuszczalne jest podwójne finansowanie działań, które zostały dofinansowane ze środków Unii Europejskiej oraz z innych środków pomocowych niepodlegających zwrotowi. 4. Dotacja w 90% pokrywa wydatki kwalifikowalne w ramach realizowanego Zadania, 10% wydatków kwalifikowalnych pokrywa Wnioskodawca ze środków własnych (wkład własny). 5. Wkład własny jest wnoszony każdego roku proporcjonalnie do budżetu na dany rok (10%) i rozliczany w sprawozdaniu składanym po zakończeniu roku budżetowego. 6. Wnioskodawca składa wniosek o dotację w którym znajduje się szczegółowy budżet Zadania na rok 2015 oraz ogólny podział wnioskowanych środków na kolejne trzy lata do 2018 roku. 7. W 2015 roku dotacja zostanie przekazana na rachunek bankowy Wnioskodawcy w trzech transzach, zgodnie z następującym schematem: a) pierwsza transza w wysokości 40% wartości dotacji jako zaliczka w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy, b) druga transza w wysokości 40% wartości dotacji jako zaliczka po zatwierdzeniu sprawozdania z wydatkowania 80% pierwszej transzy, c) trzecia transza w wysokości do 20% wartości dotacji jako refundacja poniesionych wydatków wypłacana po zatwierdzeniu sprawozdania rocznego z realizacji dotacji. 8. W kolejnych latach dotacja będzie przekazywana w czterech transzach. Zgodnie z następującym schematem: a) pierwsza transza w wysokości 10% wartości dotacji jako zaliczka po zatwierdzeniu budżetu na rok, którego dotyczy wypłata, b) druga transza w wysokości 30% wartości dotacji jako zaliczka po zatwierdzeniu sprawozdania z realizacji dotacji za poprzedni rok oraz po zatwierdzeniu budżetu na rok, którego dotyczy wypłata transzy, c) trzecia transza w wysokości 40% wartości dotacji jako zaliczka po zatwierdzeniu sprawozdania z wydatkowania 100% pierwszej transzy i 80% drugiej transzy, d) czwarta transza w wysokości do 20% wartości dotacji jako refundacja poniesionych wydatków wypłacana po zatwierdzeniu sprawozdania rocznego z realizacji dotacji. 2
IV. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW 1. Okres kwalifikowalności wydatków Termin, od którego można kwalifikować wydatki to 1 stycznia 2015 roku do 31 grudnia 2018 r. 2. Zasady ogólne 1. W ramach dotacji kwalifikowalne są wydatki bezpośrednio związane z funkcjonowaniem podmiotów realizujących ZIT, jak również wydatki związane ze wzmocnieniem współpracy partnerstw w ramach ZIT. Zakres zadań finansowanych ze środków przyznanej dotacji nie może obejmować zadań finansowanych w innych konkursach dotacji realizowanych w ramach POPT. Dotacjobiorca jest zobowiązany do zweryfikowania ewentualnej tożsamości finansowanych zadań, a w przypadku wykrycia zbieżnych zakresów tematycznych do niezwłocznego poinformowania o tym MIR. 2. Wydatek może zostać uznany za kwalifikowalny, jeżeli spełnia warunki zawarte w: a) umowie dotacji, b) Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020 2, c) Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2014-2020 3. 3. Wydatek będzie uznany za kwalifikowalny, jeżeli: a) poniesiony zostanie w terminie wynikającym z umowy (wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku), b) jest niezbędny do realizacji zadań określonych w umowie, c) został poniesiony z zachowaniem zasad: legalności, rzetelności, gospodarności i celowości, a ponadto z zachowaniem wysokiej jakości realizowanych działań, użyteczności, efektywności oraz przejrzystości działania, d) jest potwierdzony odpowiednimi dokumentami oraz wykazany w ewidencji księgowej dotacjobiorcy w sposób umożliwiający zachowanie śladu rewizyjnego. 4. Wydatki ze środków dotacji są ponoszone przez wnioskodawcę z wyodrębnionego rachunku bankowego wskazanego w umowie. Niedopuszczalne jest ich przekazywanie JST wchodzącym w skład związku ZIT lub JST zawierającym porozumienie lub umowę w celu wspólnej realizacji ZIT w formie zaliczek. Wydatki ponoszone przez JST wchodzące w skład związku ZIT lub JST zawierającym porozumienie lub umowę w celu wspólnej realizacji ZIT są refundowane z konta dotacji. Wydatki poniesione w okresie kwalifikowalności, a przed datą zawarcia umowy dotacji są ponoszone z rachunku własnego, a po zawarciu umowy zrefundowane ze środków dotacji. 5. Podatek od towarów i usług (VAT) jest kwalifikowalny, jeżeli został faktycznie poniesiony przez wnioskodawcę, który nie ma prawnej możliwości jego odzyskania. Oświadczenie w sprawie kwalifikowalności VAT będzie przekazywane do podpisania wraz z umową dotacji. 3. Wydatki niekwalifikowalne a) finansowanie działalności niezwiązanej z realizacją ZIT i poza okresem kwalifikowalności, b) wydatki zrefundowane w innym projekcie, współfinansowanym ze środków publicznych, c) wydatki poniesione na wynagrodzenia osób wykonujących zadania na podstawie umowy cywilno-prawnej na rzecz instytucji, której jednocześnie są pracownikami, 2 http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/# 3 Jw. 3
d) wydatki poniesione na stanowiska obsługowe w danej instytucji niepowiązane bezpośrednio z realizacją ZIT np. kadry, obsługa kancelaryjna urzędu itp., e) wydatki na studia pracowników i koordynatorów. Jak również wszystkie inne wydatki, które będą wskazane jako niekwalifikowalne w Wytycznych w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020. 4. Wykaz wydatków kwalifikowalnych w ramach kategorii wydatków określonych we wniosku o przyznanie dotacji Wynagrodzenia W ramach tej kategorii można finansować wynagrodzenia pracowników bezpośrednio zaangażowanych w realizację ZIT (tj. pracowników którzy mają takie zadania uwzględnione w opisie stanowisk pracy) i których stanowiska pracy znajdą się na liście kwalifikowalnych stanowisk pracy. Wysokość wynagrodzenia nie powinna odbiegać od średniego wynagrodzenia w danej instytucji (urzędzie miasta/stowarzyszeniu). Lista kwalifikowalnych pracowników będzie weryfikowana przy składaniu wniosku o dotację i w trakcie badania sprawozdania, musi być ona zgodna ze strukturą organizacyjną podmiotu realizującego ZIT oraz wynikać z obowiązujących procedur instytucji pośredniczącej. Lista kwalifikowalnych stanowisk pracy oraz opisy stanowisk pracy będą załącznikami do budżetu projektu. Lista i opisy stanowisk pracy powinny zostać zaktualizowane w przypadku zmiany i przesłane wraz ze sprawozdaniem. Maksymalny średni poziom wynagrodzenia rocznie na jednego pracownika wynosi 100 000 zł brutto wraz z pochodnymi. Koordynatorzy JST wchodzących w skład podmiotów odpowiedzialnych za realizację ZIT W ramach tej kategorii można sfinansować wynagrodzenia koordynatorów tj. pracowników koordynujących realizację ZIT w regionach czyli w JST wchodzących w skład podmiotów odpowiedzialnych za realizację ZIT. Wynagrodzenia mogą być wypłacane w postaci dodatków zadaniowych/nagród (premii) lub części wynagrodzenia. Łącznie maksymalna miesięczna kwota brutto wraz z pochodnymi przeznaczona na wynagrodzenia koordynatorów nie może przekroczyć kwoty będącej iloczynem liczby JST wchodzących w skład podmiotów odpowiedzialnych za realizację ZIT oraz kwoty 1000 zł. Wysokość dodatków dla poszczególnych koordynatorów będzie ustalana przez podmiot odpowiedzialny za realizację ZIT w granicach określonego limitu. Ze środków dotacji sfinansować można maksymalnie taką liczbę koordynatorów, jaka jest liczba JST wchodzących w skład podmiotu odpowiedzialnego za realizację ZIT. Koszty stałe utrzymania biura Koszty stałe utrzymania biura stanowią m.in. czynsz, koszty energii, wywozu nieczystości, ogrzewania, wody i ścieków, opłaty telekomunikacyjne i pocztowe. Koszty te będą finansowane w części wg metodologii przedstawionej we wniosku o dotację (np. proporcjonalnie do liczby pracowników, których wynagrodzenia finansowane są z POPT 2014-2020). Wyposażenie biura i dostosowanie biura do pracy biurowej W tej kategorii mieści się dostosowanie biura do pracy biurowej tj. przeprowadzenie drobnych remontów, napraw, malowania ścian itp. Dotacjobiorca przed poniesieniem wydatku uzyskuje zgodę IZ POPT na zakres prac remontowych, które mają zostać sfinansowane. Ponadto wyposażenie biura w sprzęt biurowy (stoły konferencyjne, szafki, biurka, drukarki, rzutnik itp.) oraz wyposażenie kwalifikowalnych stanowisk pracy w sprzęt komputerowy. Wydatki w tej kategorii mogą być ponoszone wyłącznie w 2015 roku. W latach kolejnych będzie to możliwe tylko w szczególnych sytuacjach po uzyskaniu zgody IZ POPT. 4
Maksymalny poziom dofinansowania na zakup sprzętu biurowego wynosi 50 000 zł na ZIT, natomiast wyposażenie stanowiska pracy wynosi 6 000 zł na każdego pracownika, którego wynagrodzenie jest finansowane ze środków dotacji (wydatek nie dotyczy koordynatorów). Materiały biurowe i eksploatacyjne W tej kategorii mieści się zakup papieru, różnego typu materiałów biurowych oraz eksploatacyjnych np. toner do drukarki. Zakup tego typu materiałów będzie kwalifikowalny w procencie zgodnym z metodologią przyjętą dla wyliczenia kwalifikowalnej części kosztów stałych utrzymania biura. Szkolenia dla pracowników i koordynatorów W ramach tej kategorii można sfinansować koszty szkoleń i innych form podnoszenia kwalifikacji dla pracowników biura ZIT zaangażowanych w przygotowanie i wdrażanie ZIT oraz dla koordynatorów. Szkolenia dla pracowników powinny być związane bezpośrednio z działalnością biura ZIT oraz powinny być adekwatne do wykonywanych zadań wskazanych w opisach stanowisk. Usługi prawne i księgowe W ramach tej kategorii można sfinansować koszty doradztwa prawnego niezbędnego do sprawnego działania podmiotu odpowiedzialnego za realizację ZIT oraz koszty obsługi księgowej (usługa zlecona lub wynagrodzenie osoby realizującej obsługę księgową dot. podmiotu odpowiedzialnego za realizację ZIT-proporcjonalnie do wykonywanych zadań na rzecz obsługi ZIT i zgodnie z opisem stanowiska). Usługi biegłego rewidenta weryfikującego sprawozdania z realizacji dotacji. Obsługa rachunku bankowego Wydatki związane z utrzymaniem rachunku bankowego (lub rachunków jeśli jest to konieczne) wskazanego do obsługi środków z dotacji w tym opłata za utrzymanie rachunku, koszty przelewów. Spotkania i konferencje W ramach tej kategorii można sfinansować koszty organizacji i obsługi spotkań, konferencji niezbędnych do realizacji zadań i ZIT, w szczególności spotkania koordynacyjne pomiędzy członkami związku/porozumienia ZIT. Do wydatków kwalifikowalnych zalicza się: a) wynajem pomieszczeń konferencyjnych, b) koszty obsługi spotkań (catering, flipchart, obsługa komputerowa, nagłośnienie, rzutnik itp.), c) delegacje służbowe w związku z uczestnictwem w spotkaniach (w tym koszty przejazdów środkami transportu publicznego, transport prywatny, koszty noclegów), d) zakup, opracowanie, druk, powielanie publikacji i dystrybucja materiałów niezbędnych na spotkania. Wymiana doświadczeń i rozwijanie współpracy Koszty związane z zacieśnianiem współpracy i wzmacnianiem partnerstw w ramach obszarów funkcjonalnych. W tej kategorii znajdą się m.in. koszty funkcjonowania grup roboczych, komitetów, warsztatów itp. Działania informacyjno-promocyjne Koszty związane z prowadzeniem działań informacyjnych np. publikacja ulotek, broszur na temat wdrażania ZIT, ogłoszenia w prasie lub innych mediach, przygotowanie i utrzymanie stron www. Zakup materiałów z oznakowaniem zgodnym z wymogami IZ POPT wykorzystywanych podczas konferencji i spotkań (np. roll-up, nośniki danych, w tym typu pendrive, długopisy, notesy). Wsparcie beneficjentów realizujących projekty ZIT W ramach tej kategorii kwalifikowalne są wydatki związane z finansowaniem: 5
a) wsparcia eksperckiego i realizacją niezbędnych badań, ekspertyz, analiz, opinii, doradztwa przyczyniających się do sprawnego przygotowania się instytucji do wdrażania instrumentu ZIT, b) szkoleń i warsztatów dla pracowników realizujących projekty w ramach ZIT. Szkolenia te mają na celu podnoszenie kwalifikacji tych pracowników w zakresie realizacji projektów np. zamówienia publiczne, kwestie ochrony środowiska w projektach inwestycyjnych, proces inwestycyjny. V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA I SKŁADANIA WNIOSKU O PRZYZNANIE DOTACJI 1. Wnioskodawca składa wniosek o przyznanie dotacji raz na cztery lata. 2. Termin składania wniosków o przyznanie dotacji na lata 2015-2018 upływa 30 czerwca 2015 r. 3. Formularz wniosku o przyznanie dotacji wraz z załącznikami, zwany dalej wnioskiem, należy wypełnić zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do umowy dotacji. 4. Wnioskodawca wypełnia wniosek proponując zadania do realizacji wraz z proponowanym szczegółowym budżetem na 2015 rok (załącznik nr 4 do umowy) oraz kwotami na kolejne trzy lata. 5. Wydatki zaplanowane na wynagrodzenia oraz wyposażenie biura i utworzenie stanowisk pracy nie mogą przekroczyć limitów określonych w niniejszych Zasadach. 6. Wniosek jest weryfikowany przez Ministra lub osobę przez niego upoważnioną. Treść wniosku i jego wartość mogą zostać skorygowane. W takiej sytuacji, Wnioskodawca jest informowany o tym pisemnie. W szczególności weryfikacji podlega budżet wniosku. Akceptacja wniosku nastąpi po uzgodnieniu z IZ POPT budżetu i zakresu rzeczowego wniosku. IZ POPT ocenia racjonalność i konieczność proponowanych działań. IZ POPT nie wyraża zgody w szczególności na działania, które nie są bezpośrednio związane z ZIT lub które są nieefektywne i niezasadne. 7. Wniosek jest zatwierdzany przez Ministra lub osobę przez niego upoważnioną. Zatwierdzony wniosek razem ze szczegółowym budżetem na 2015 rok jest załącznikiem do umowy dotacji. 8. Wnioskodawca do 30 października w latach 2015, 2016 i 2017 przedstawia szczegółowy budżet na rok następny (wzór określony w załączniku nr 4 do umowy). Wysokość budżetu na dany rok nie powinna przekraczać wielkości ustalonej na ten rok zgodnie z pkt 4. Zwiększenie budżetu na poszczególne lata będzie możliwe jedynie w uzasadnionych przypadkach po uzyskaniu zgody IZ POPT. 9. Wniosek należy złożyć osobiście albo wysłać pocztą lub kurierem na adres: Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju Departament Programów Pomocowych ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa 10. Wniosek należy złożyć w jednym egzemplarzu. Do dokumentów należy załączyć wersję elektroniczną wniosku w postaci pliku edytora tekstu i arkusza kalkulacyjnego np. MS Word, MS Excel (na nośniku danych: płycie CD lub DVD lub pendrive). 11. Zastrzega się możliwość dokonywania poprawek w złożonych wnioskach oraz wzywania do uzupełnień i zmian dokumentów, w szczególności korekty budżetu. VI. UMOWA O UDZIELENIE DOTACJI 1. Po zatwierdzeniu wniosku o dotację wnioskodawca otrzyma pismo informujące o przyznaniu dotacji wraz z wezwaniem do dostarczenia dokumentacji niezbędnej dla podpisania umowy, na którą składają się: 6
a) zaświadczenie wystawione przez bank, zawierające dane dotyczące rachunku lub subkonta bankowego wnioskodawcy utworzonego na potrzeby realizacji projektu, b) dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wnioskodawcy, c) oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT, d) dokument potwierdzający zawiązanie związku ZIT lub porozumienia/umowy ZIT, którego reprezentantem jest wnioskodawca. 2. Umowa dotacji podpisywana jest ze strony Ministra w jego imieniu przez osobę do tego umocowaną, w trzech egzemplarzach. 3. Wzór umowy stanowi załącznik do niniejszego dokumentu. 4. Umowa ma charakter ramowy i jest zawierana na cztery lata. 5. Budżet roczny będzie akceptowany raz w roku i jego zmiany nie będą wymagały zmiany umowy pod warunkiem, że nie zostanie zwiększona całkowita kwota dotacji. 6. Rozliczanie dotacji odbywa się poprzez składanie sprawozdań z wykorzystania dotacji. Wzór sprawozdania jest załącznikiem do umowy dotacji. Szczegółowe obowiązki Dotacjobiorcy związane ze sprawozdawczością określone są w umowie dotacji. 7