R E G U L A M I N KOMISJI HISTORYCZNO-GENEALOGICZNEJ STOWARZYSZENIA RODÓW GRODZIEŃSKICH

R E G U L A M I N KOMISJI HISTORYCZNO-GENEALOGICZNEJ STOWARZYSZENIA RODÓW GRODZIEŃSKICH

ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 Komisja Historyczno-Genealogiczna Stowarzyszenia Rodów Grodzieńskich zwana dalej Komisją, działa na podstawie 25 pkt 10 statutu Stowarzyszenia Rodów Grodzieńskich, zwanego dalej Stowarzyszeniem oraz na mocy uchwały Zarządu w sprawie powołania Komisji. 2 1. Komisja realizuje cele statutowe Stowarzyszenia, określone w 6 pkt. 1-8 poprzez podejmowanie działań określonych w 7 pkt. 1-6 statutu. 2. Komisja współuczestniczy w realizacji: 1) przedmiotu nieodpłatnej działalności pożytku publicznego określonego w 8 pkt. 2-3, 6-7, 12-13 statutu Stowarzyszenia 2) przedmiotu odpłatnej działalności pożytku publicznego określonego w 9 pkt. 1-7 statutu Stowarzyszenia.. 3 1. Komisja wchodzi w skład struktury organizacyjnej Stowarzyszenia i stanowi jego nierozerwalną część. 2. W skład Komisji wchodzi Przewodniczący oraz członkowie. 4 1. W ramach Komisji funkcjonować będą następujące Zespoły zagadnieniowe: 1) Zespół Historyczny Ziemi Grodzieńskiej 2) Zespół Indeksacyjny SRG 3) Zespół Badawczy Genealogii Rodowej 2. Dla każdego Zespołu określa się cele i sposoby ich realizacji. 3. Powołanie kolejnych Zespołów nie wymaga osobnej uchwały Zarządu. 5 1. Komisja tworzy, ewidencjonuje oraz nadzoruje następujące zasoby materialne i niematerialne stanowiące majątek Stowarzyszenia: 1) Historyczno-Genealogiczne Archiwum Cyfrowe (HGAC) 2) Historyczno-Genealogiczne Komputerowe Bazy Danych (HGKBD) 3) Historyczno-Genealogiczne Internetowe Bazy Danych (HGIBD) 4) Historyczno-Genealogiczną Bibliotekę Woluminów (HGBW) 2. Komisja współuczestniczy w tworzeniu treści zasobów multimedialnych będących własnością Stowarzyszenia, takich jak: 1) strona internetowa www.rodygrodzienskie.pl 2) forum internetowe www.forum.rodygrodzienskie.pl

3. Nadzór nad zasobami wymienionymi w 5 pkt 1-2 sprawuje Przewodniczący Komisji. 6 1. Komisja tworzy i realizuje projekty o tematyce genealogicznej i wydawniczej. dla realizacji których sporządza Plan zasadniczych przedsięwzięć oraz Plan roczny szczegółowych przedsięwzięć : 1) plan zasadniczy sporządza się na okres 5 lat, 2) plan szczegółowy sporządza się pod koniec danego roku, na rok następny, 2. Plany podlegają zatwierdzeniu: 1) zasadniczy przez Prezesa Zarządu Stowarzyszenia, 2) szczegółowy przez Przewodniczącego Komisji. 7 Komisja opiera swoją działalność na pracy społecznej członków. Do prowadzenia swych spraw może również wnioskować do Zarządu Stowarzyszenia o zatrudnienie pracowników lub zawarcie innych stosownych umów cywilno-prawnych niezbędnych do realizacji celów 8 Poszczególne Zespoły Komisji ściśle współdziałają ze sobą w celu realizacji celów Statutowych Stowarzyszenia. 9 Komisja może używać odznak i pieczęci oraz posiadać logo na zasadach określonych w przepisach szczegółowych. ROZDZIAŁ II Członkowie, ich prawa i obowiązki 10 1. Komisją kieruje Przewodniczący wyznaczony na stanowisko uchwałą Zarządu Stowarzyszenia. 2. Odwołanie Przewodniczącego Komisji następuje na skutek: 1) pisemnej rezygnacji złożonej na ręce Zarządu, 2) śmierci, 3) wykluczenia przez Zarząd z powodów określonych w 15 pkt 4 statutu 11 1. W skład Komisji może wchodzić dowolna ilość członków Stowarzyszenia zwyczajnych, wspierających (osób fizycznych lub prawnych) oraz honorowych.

2. Przyjęcie członka Komisji opiera się jedynie na wyrażonej przez niego woli i nie wymaga uchwały Zarządu. 12 1. Członkowie Komisji posiadają prawa i obowiązki określone w statucie Stowarzyszenia, stosownie do formy członkostwa, ponadto: 1) każdy członek Komisji zrzeka się na rzecz Stowarzyszenia wszelkich praw autorskich, powstałych w trakcie realizowania poszczególnych projektów. 2) Każdy członek Komisji posiada prawo do bezpłatnego korzystania dla potrzeb własnych z zasobów historyczno-genealogicznych zgromadzonych przez Komisję ROZDZIAŁ III Cele i sposoby działania Zespołu Historycznego Ziemi Grodzieńskiej 13 1. Cele Zespołu Historycznego Ziemi Grodzieńskiej, zwanego dalej Zespołem HZG określa 6 pkt. 1, 4 i 8 statutu Stowarzyszenia. 2. Przedmiot przedsięwzięć współorganizowanych przez Zespół HZG w zakresie nieodpłatnej działalności pożytku publicznego określa 8 pkt 2-3, 6-7, 12-13 3. Przedmiot przedsięwzięć Zespół HZG w zakresie odpłatnej działalności pożytku publicznego: 1) organizowanej przez Zespół HZG określa 9 pkt 1 i 3 statutu 2) współorganizowanej przez Zespół HZG określa 9 pkt 5-7 statutu 14 1. Zespół HZG realizuje cele określone w 13 poprzez: 1) gromadzenie i przetwarzanie informacji historycznych (źródłowych) o Grodzieńszczyźnie i Wielkim Księstwie Litewskim, 2) dokumentowanie i analizowanie zasobów przechowywanych w archiwach Polskich, Rosyjskich, Białoruskich. Litewskich i Ukraińskich, w zakresie historii obszarów Grodzieńszczyzny oraz Wielkiego Księstwa Litewskiego, 3) prowadzenie prac badawczo-rozwojowych związanych z realizacją celów statutowych, 4) działalność informacyjną, konsultacyjną i wydawniczą, 5) organizowanie warsztatów, seminariów, szkoleń, konferencji itp. działań. 15 1. W ramach Zespołu HZG mogą być zawiązywane poszczególne Grupy Historyczne badające historię danego obszaru. 2. Zawiązanie nowej Grupy Historycznej nie wymaga uchwały Zarządu, jak również nie wymaga wprowadzania zmian do niniejszego regulaminu.

3. Ewidencję zawiązanych Grup Historycznych i jej członków prowadzi przewodniczący Komisji. 16 1. Zespół HZG prowadzi i administruje komputerową Bazą Parafii Grodzieńskich HGKBD_03, zwaną dalej Baza PG, gromadzącą i przetwarzającą informacje o historii i funkcjonowaniu parafii/zborów wyznaniowych na obszarach Grodzieńszczyzny i dawnego Wielkiego Księstwa Litewskiego od XVII wieku do współczesności. 2. Do Bazy PG wprowadzane będą informacje pochodzące z: 1) źródeł historycznych, takich jak inwentarze parafialne, spisy wiernych; księgi parafialne, schematyzmy, itp. przekazów historycznych, 2) dostępnych źródeł ikonograficznych, 3) dostępnych źródeł internetowych, 3. Baza PG może być opublikowana w Internecie z zachowaniem ograniczonego dostępu do danych. 4. Funkcjonowanie Bazy PG opisuje Instrukcja Bazy Danych HGKBD_03 17 1. Zespół HZG prowadzi i administruje komputerową Bazą Kościołów Grodzieńskich HGKBD_04, zwaną dalej Baza KG, gromadzącą i przetwarzającą informacje o historii oraz funkcjonowaniu miejsc kultu religijnego, takich jak kościoły/cerkwie/bożnice, meczety na obszarach Grodzieńszczyzny i dawnego Wielkiego Księstwa Litewskiego od XVII wieku do współczesności. 2. Do Bazy KG wprowadzane będą informacje pochodzące z: 1) źródeł historycznych, takich jak inwentarze parafialne, spisy wiernych; księgi parafialne, schematyzmy, itp. przekazów historycznych, 2) dostępnych źródeł ikonograficznych, 3) dostępnych źródeł internetowych, 3. Baza KG może być opublikowana w Internecie z zachowaniem ograniczonego dostępu do danych. 4. Funkcjonowanie Bazy KG opisuje Instrukcja Bazy Danych HGKBD_04 18 1. Zespół HZG prowadzi i administruje komputerową Bazą Geograficzną Grodzieńszczyzny HGKBD_05, zwaną dalej Baza GG, gromadzącą i przetwarzającą informacje o historii oraz funkcjonowaniu miast, miasteczek, okolic, wsi, folwarków, zaścianków, uroczysk, osad i innych skupisk mieszkalnych na obszarach Grodzieńszczyzny i dawnego Wielkiego Księstwa Litewskiego od XVII wieku do współczesności. 2. Do Bazy GG wprowadzane będą informacje pochodzące z:

1) źródeł historycznych, takich jak spisy pogłównego/podymnego, rewizje, skazki, księgi sądów ziemskich i grodzkich, itp. przekazów historycznych, 2) dostępnych źródeł ikonograficznych, 3) dostępnych źródeł kartograficznych, 4) słowników geograficznych, 5) dostępnych źródeł internetowych, 3. Baza GG może być opublikowana w Internecie z zachowaniem ograniczonego dostępu do danych. 4. Funkcjonowanie Bazy GG opisuje Instrukcja Bazy Danych HGKBD_05 19 1. Zespół HZG prowadzi Archiwum Cyfrowe w zakresie: 1) HGAC_03 Archiwum Kościoły 2) HGAC_04 Archiwum Geograficzne 2. W archiwach wymienionych w 19 pkt. 1 przechowywane będą pliki cyfrowe (skany, zdjęcia) poszczególnych miejsc kultu religijnego oraz miejsc bytowania społeczności Grodzieńszczyzny (miast, miasteczek, okolic, wsi, folwarków, zaścianków, uroczysk, osad, itp.) 1. Archiwa wymienionych w 19 pkt.1 mogą być publikowane w Internecie z zachowaniem ograniczonego dostępu do danych. 3. Metody obróbki graficznej i przechowywania plików cyfrowych opisuję: 1) w zakresie Archiwum Kościoły Instrukcja Archiwum Cyfrowego HGAC_03 2) w zakresie Archiwum Geograficzne Instrukcja Archiwum Cyfrowego HGAC_04 20 1. Zespół HZG realizuje projekty badawcze dotyczące źródeł historycznych takich, jak: Metryka Litewska, Volumina Legum, księgi sądów ziemskich i grodzkich, księgi Deputacji Wywodowej, spisy urzędników WKL, spisy podymnego, itp., dokonując ich transkrypcji i/lub tłumaczenia na język polski. 2. W przypadku odnalezienia w materiałach źródłowych informacji dotyczących osób lub miejsc związanych z Grodzieńszczyzną wykonuje: 1) indeksy osobowe 2) indeksy geograficzne Miejsca 21 1. Zespół HZG wprowadza ograniczony zakres informacji do Historyczno- Genealogicznych Internetowych Bazy Danych: 1) HGIBD_02 Serwis Udostępniony SRG (strona internetowa SRG) 2. Zakres wprowadzanych danych dotyczy: 1) skróconych indeksów Parafie 2) skróconych indeksów Kościoły

3) skróconych indeksów geograficznych Miejsca 3. Zakres wprowadzanych danych opisuje Instrukcja Historyczno- Genealogicznych Internetowych Baz Danych HGIBD. ROZDZIAŁ IV Cele i sposoby działania Zespołu Indeksacyjnego SRG 22 1. Cele Zespołu Indeksacyjnego, zwanego dalej Zespołem ISRG określa 6 pkt. 2-3, 6-7 statutu Stowarzyszenia. 2. Zespół ISRG realizuje cele określone w 22 poprzez: 1) indeksowanie zasobów archiwalnych (państwowych i kościelnych) w zakresie ksiąg metrykalnych wszelkich wyznań, dotyczących Grodzieńszczyzny i Wielkiego Księstwa Litewskiego; 2) dokumentowanie i analizowanie zasobów przechowywanych w archiwach Polskich, Rosyjskich, Białoruskich. Litewskich i Ukraińskich, w zakresie genealogii rodów, legitymowania szlachectwa i historii rodów Grodzieńszczyzny oraz Wielkiego Księstwa Litewskiego. 23 1. Zespół ISRG: 1) nie uczestniczy w realizacji przedmiotu nieodpłatnej i odpłatnej działalności pożytku publicznego, 2) tworzy zaplecze bazodanowe niezbędne do realizacji celów statutowych przez pozostałe Zespoły Komisji. 2. Zespół ISRG mogą tworzyć członkowie zwyczajni oraz: 1) członkowie wspierający, którzy zadeklarowali swój akces do wspierania prac indeksacyjnych, 2) osoby niebędące członkami, z którymi Stowarzyszenie zawarło stosowne umowy cywilno-prawne w zakresie wykonywania prac indeksacyjnych. 24 1. Do podstawowych zadań Zespołu ISRG należy: 1) indeksacja ksiąg metrykalnych dotyczących kościołów wszystkich wyznań wyznania znajdujących się w historycznych obszarach Grodzieńszczyzny i dawnego Wielkiego Księstwa Litewskiego, 2) indeksacja innych źródeł historycznych w zakresie wszystkich wspólnot i związków wyznaniowych Grodzieńszczyzny i dawnego Wielkiego Księstwa Litewskiego, zawierających osobowe spisy wiernych, 3) indeksacja innych dokumentów ze źródeł historycznych i współczesnych mogących tworzyć usystematyzowane zbiory danych obrazujących historię

25 1. Kierownik Zespół ISRG sporządza plan indeksacji: 1) zasadniczy raz na 5 lat, 2) roczny - pod koniec danego roku na kolejny rok. 26 Zespół ISRG w ramach wykonywanych prac indeksacyjnych sporządza indeksy, których zakres określa Instrukcja indeksowania ISRG. ROZDZIAŁ V Cele i sposoby działania Zespołu Badawczego Genealogii Rodowej 27 1. Cele Zespołu Badawczego Genealogii Rodowej, zwanego dalej Zespołem BGR określa 6 pkt. 2-3, 5-7 statutu Stowarzyszenia. 2. Przedmiot przedsięwzięć współorganizowanych przez Zespół BGR w zakresie nieodpłatnej działalności pożytku publicznego określa 8 pkt. 2-3, 6-7 i 12-13 statutu Stowarzyszenia. 3. Przedmiot przedsięwzięć Zespołu BGR w zakresie odpłatnej działalności pożytku publicznego: 1) organizowanej przez Zespół BGR określa 9 pkt. 2 i 4 statutu 2) współorganizowanej przez Zespół BGR określa 9 pkt. 1, 3, 5-7 28 1. Zespół BGR realizuje cele określone w 27 pkt 1 poprzez: 1) gromadzenie i przetwarzanie informacji genealogicznych o rodach grodzieńskich oraz innych przynależnych historycznie do Wielkiego Księstwa Litewskiego, 2) dokumentowanie i analizowanie zasobów przechowywanych w archiwach Polskich, Rosyjskich, Białoruskich. Litewskich i Ukraińskich, w zakresie genealogii rodów, legitymowania szlachectwa i historii rodów Grodzieńszczyzny oraz Wielkiego Księstwa Litewskiego, 3) prowadzenie prac badawczo-rozwojowych związanych z realizacją celów statutowych, 4) działalność informacyjną, konsultacyjną i wydawniczą, 5) organizowanie warsztatów, seminariów, szkoleń, konferencji itp. działań. 29 1. W ramach Zespołu BGR mogą być zawiązywane poszczególne Grupy Rodowe badające historię i genealogię danego rodu. 2. Zawiązanie nowej Grupy Rodowej nie wymaga uchwały Zarządu, jak również nie wymaga wprowadzania zmian do niniejszego regulaminu.

3. Ewidencję zawiązanych Grup Rodowych i jej członków prowadzi przewodniczący Komisji. 30 1. Zespół BGR prowadzi i administruje komputerową Bazą Rodów Grodzieńskich HGKBD_01, zwaną dalej Baza RG, gromadzącą i przetwarzającą informacje o rodach pochodzenia szlacheckiego, mieszczańskiego i chłopskiego zamieszkujących: 1) obszar Grodzieńszczyzny w okresie przedrozbiorowym do 1772 roku, 2) obszar Grodzieńszczyzny w okresie między rozbiorowym 1773-1795, 3) obszar Guberni Grodzieńskiej w okresie jej istnienia lata 1796-1915, 4) obszar Guberni Grodzieńskiej po jej rozwiązaniu lata 1916-1919, 5) obszar woj. białostockiego w okresie istnienia II RP lata 1920-1939. 2. Do Bazy RG wprowadzane będą informacje wynikające z: 1) indeksów osobowych Księgi metrykalne parafii wszystkich wyznań w zakresie chrztów, ślubów i zgonów, wykonane przez Zespół Indeksacyjny Rodów Grodzieńskich, 2) indeksów osobowych Nekropolie wykonane przez Zespół Indeksacyjny Rodów Grodzieńskich, 3) indeksów osobowych Źródła historyczne pochodzących ze źródeł takich, jak: Metryka Litewska, Volumina Legum, księgi sądów ziemskich, księgi Deputacji Wywodowej, spisy urzędników WKL, spisy podymnego, itp. opracowywanych przez Zespół Indeksacyjny Rodów Grodzieńskich oraz Zespół Historyczny Ziemi Grodzieńskiej. 3. Baza RG może być opublikowana w Internecie z zachowaniem ograniczonego dostępu do danych. 4. Funkcjonowanie Bazy RG opisuje Instrukcja Bazy Danych HGKBD_01 31 1. Zespół BGR prowadzi i administruje komputerową Bazą Nekropolie HGKBD_02, zwaną dalej Baza N, gromadzącą i przetwarzającą informacje o cmentarzach Grodzieńszczyzny. 2. Do Bazy N wprowadzane będą informacje wynikające z: 1) indeksów osobowych Nekropolie wykonane przez Zespół Indeksacyjny Rodów Grodzieńskich, 2) dostępnych źródeł internetowych związanych z tematem cmentarzy kresowych 3. Baza N może być opublikowana w Internecie z zachowaniem ograniczonego dostępu do danych. 4. Funkcjonowanie Bazy N opisuje Instrukcja Bazy Danych HGKBD_02

32 1. Zespół BGR prowadzi Archiwum Cyfrowe w zakresie: 1) HGAC_01 Archiwum Metrykalne 2) HGAC_02 Archiwum Nekropolie 2. W archiwach wymienionych w 32 pkt. 1 przechowywane będą pliki cyfrowe (skany, zdjęcia) poszczególnych aktów metrykalnych (urodzeń/chrztów, ślubów, zgonów) oraz nagrobków cmentarnych pochodzących z Grodzieńszczyzny. 3. Archiwa wymienionych w 32 pkt. 1 mogą być publikowane w Internecie z zachowaniem ograniczonego dostępu do danych. 4. Metody obróbki graficznej i przechowywania plików cyfrowych opisuję: 1) w zakresie Archiwum Metrykalnego Instrukcja Archiwum Cyfrowego HGAC_01 2) w zakresie Archiwum Nekropolie Instrukcja Archiwum Cyfrowego HGAC_02 33 1. Zespół BGR wprowadza ograniczony zakres informacji do Historyczno- Genealogicznych Internetowych Bazy Danych: 1) HGIBD_01 Serwis Udostępniony Bazy Rodów 2) HGIBD_02 Serwis Udostępniony SRG (strona internetowa SRG) 2. Zakres wprowadzanych danych dotyczy: 1) skróconych indeksów osobowych Księgi metrykalne 2) skróconych indeksów osobowych Nekropolie 3. Zakres wprowadzanych danych opisuje Instrukcja Historyczno- Genealogicznych Internetowych Baz Danych HGIBD. ROZDZIAŁ VI Historyczno-Genealogiczna Biblioteka Woluminów 34 1. Historyczno-Genealogiczna Biblioteka Woluminów, dalej zwana Zbiór HGBW, jest zbiorem woluminów, o tematyce historyczno-genealogicznej związanej bezpośrednio lub pośrednio z Grodzieńszczyzną i dawnym Wielkim Księstwem Litewskim. 2. Zbiór HGBW stanowią woluminy tradycyjne (papierowe) i elektroniczne występujące jako 1) książki, 2) czasopisma, 3) gazety, 4) wydania multimedialne, 5) pliki graficzne,

6) zdygitalizowane dokumenty tekstowe (pdf, dvju.) 35 1. Zbiór HGBW stanowiący woluminy tradycyjne: 1) jest własnością Stowarzyszenia i stanowi część składową jego majątku, 2) stanowi zbiór rozproszony przechowywany w wielu miejscach, 3) jest udostępniany na zasadzie użyczenia i może być użytkowany i przechowywany tylko i wyłącznie przez członków Komisji. 2. Zbiór HGBW stanowiący woluminy elektroniczne: 1) jest własnością Stowarzyszenia, ale nie stanowi części składowej jego majątku, 2) jest zbiorem skupionym przechowywanym w jednym miejscu na serwerach dostępowych lub chmurze cloud computing, ROZDZIAŁ VII Postanowienia końcowe 36 1. Zmiany w treści Regulaminu wymagają zatwierdzenia poprzez uchwałę Zarządu Stowarzyszenia. 2. W przypadku wprowadzenia zmian w tytule instrukcji lub konieczności stworzenia kolejnej, wymagane jest również wprowadzenie zmian w Regulaminie, potwierdzonych uchwałą Stowarzyszenia. 3. Zmiany w treści poszczególnych instrukcji nie wymagają potwierdzania tego faktu w Regulaminie. Zmiany w danej instrukcji przedstawia Kierownik Zespołu użytkujący instrukcję, a zatwierdza Przewodniczący Komisji Załączniki: Załącznik Nr 1 wykaz zasobów informatycznych Załącznik Nr 2 wykaz instrukcji

Załącznik Nr 1 do Regulaminu Komisji Historyczno-Genealogicznej Stowarzyszenia Rodów Grodzieńskich WYKAZ ZASOBÓW INFORMATYCZNYCH PRZETWARZANYCH I NADZOROWANYCH PRZEZ KOMISJĘ HISTORYCZNO-GENEALOGICZNĄ STOWARZYSZENIA RODÓW GRODZIEŃSKICH Historyczno-Genealogiczne Komputerowe Bazy Danych HGKBD_01 Baza Rodów HGKBD_02 Baza Nekropolie HGKBD_03 Baza Parafii HGKBD_04 Baza Kościołów HGKBD_05 Baza Geograficzna Historyczno-Genealogiczne Archiwum Cyfrowe HGAC_01 Archiwum Metrykalne HGAC_02 Archiwum Nekropolie HGAC_03 Archiwum Kościoły HGAC_04 Archiwum Geograficzne Historyczno-Genealogiczne Internetowe Bazy Danych HGIBD_01 Serwis Udostępniony Bazy Rodów HGIBD_02 Serwis Udostępniony SRG (strona internetowa SRG)

Załącznik Nr 2 do Regulaminu Komisji Historyczno-Genealogicznej Stowarzyszenia Rodów Grodzieńskich WYKAZ INSTRUKCJI KOMISJI HISTORYCZNO-GENEALOGICZNEJ STOWARZYSZENIA RODÓW GRODZIEŃSKICH W ZAKRESIE OBSŁUGI ZASOBÓW 1. Instrukcja Bazy Danych HGKBD_01 2. Instrukcja Bazy Danych HGKBD_02 3. Instrukcja Bazy Danych HGKBD_03 4. Instrukcja Bazy Danych HGKBD_04 5. Instrukcja Bazy Danych HGKBD_05 6. Instrukcja Archiwum Cyfrowego HGAC_01 7. Instrukcja Archiwum Cyfrowego HGAC_02 8. Instrukcja Archiwum Cyfrowego HGAC_03 9. Instrukcja Archiwum Cyfrowego HGAC_04 10. Instrukcja Historyczno-Genealogicznych Internetowych Baz Danych HGIBD 11. Instrukcja indeksowania ISRG