ZAPYTANIE OFERTOWE nr 35/09/INF/2015 Szanowni Państwo, PKP Intercity S.A zwany dalej Zamawiającym zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej wykonania węzła cieplnego dla potrzeb nowej instalacji CO i CT w budynku akumulatorni przy ul. Chłopickiego 53 w Warszawie z uwzględnieniem poniższych wymagań. 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Procedury wyboru dostawcy w PKP Intercity S.A.., zwanej dalej Procedurą. Procedura jest dostępna w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego, www.intercity.pl i z której postanowieniami, Oferent przed złożeniem oferty zobowiązany jest się zapoznać. 2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. nr 19, poz. 177 z późniejszymi zmianami). 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty należy składać w postępowaniu w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim. 4. Zamawiający ma prawo do zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia postepowania. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach wszystkim Oferentom zaproszonym do złożenia oferty. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.
6. Warunki wyboru ofert określone niniejszym zapytaniem nie mogą być zmienione przez Oferenta pod rygorem odrzucenia oferty. 7. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jest zobowiązany do uwzględnienia niniejszych warunków w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia pod rygorem unieważnienia wyboru. 2. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA oraz WYMAGANIA MERYTORYCZNE I HANDLOWE 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie węzła cieplnego dla potrzeb nowej instalacji CO i CT w budynku akumulatorni przy ul. Chłopickiego 53 w Warszawie. 2. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia zostały określone w Projekcie budowlano-wykonawczym, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót oraz przedmiarze robót stanowiącymi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 3. Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia na warunkach szczegółowo określonych w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. 3. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA / REALIZACJI DOSTAWY/ REALIZACJI USŁUGI Przedmiot umowy winien zostać zrealizowany w terminie 28 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy. 4. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. PKP Intercity S.A. nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczki na poczet realizacji przedmiotu niniejszego zapytania. 2. Wynagrodzenie za wykonanie prac będzie płatne na podstawie faktury, wystawionej zgodnie z obowiązującymi przepisami, przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego, w terminie 30 dni od daty wystawienia faktury. 3. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 5. WYMAGANIA FORMALNE 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają poniższe warunki: a. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności. Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Ocena spełniania powyższego warunku prowadzona będzie na podstawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu złożonego w ofercie formalno - merytorycznej, b. Posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonywania zamówienia, tj.: i) Zamawiający wymaga wykazania, że Wykonawca w ciągu ostatnich 3 lat przed 2 / 8
upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie zrealizował co najmniej jedną usługę, której przedmiotem była naprawa lub/i modernizacja lub/i wykonawstwo instalacji węzła cieplnego, o wartości minimum 30 000 zł netto, c. Dysponują niezbędnym potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający wymaga wykazania, że Wykonawca: Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Ocena spełniania powyższego warunku prowadzona będzie na podstawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu złożonego w ofercie formalno - merytorycznej, d. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej niezbędnej do wykonania zamówienia. Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Ocena spełniania powyższego warunku prowadzona będzie na podstawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu złożonego w ofercie formalno - merytorycznej. 2. Na potwierdzenie spełniania powyższych warunków Oferenci zobowiązani są złożyć: a. wykaz wykonanych usług, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, wartości i podmiotów, na rzecz których zostały wykonane, oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że zostały wykonane należycie (wzór załącznik nr 5), na potwierdzenie spełnienia warunku o którym mowa w Rozdziale 5 ust. 1 lit. b), i) 3. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty metodą warunku - spełnia/nie spełnia. Oferenci, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału w postępowaniu. 4. O udzielnie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy nie zostaną wykluczeni z postępowania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z postępowania Oferenta w następujących okolicznościach: a. Zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umowę albo odstąpił od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie do 3 lat przed prowadzonym postępowaniem, b. Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed prowadzonym postępowaniem uchylił się od zawarcia z Zamawiającym umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, c. Oferent wyrządził szkodę Zamawiającemu nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym postępowaniem, d. w stosunku do Oferenta otwarto likwidację, złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość. 3 / 8
5. Zamawiający powiadomi Oferenta o wykluczeniu z postępowania. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 6. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jest ona niezgodna z wymaganiami zapytania ofertowego lub Oferent nie dostarczył oświadczeń i dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym z zastrzeżeniem ust. 7. 7. Jeśli w ofercie występują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Oferent zostanie wzywany do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 8. Zamawiający powiadomi Oferenta o odrzuceniu jego oferty. 6. PODWYKONAWCY 1. Jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców zobowiązany jest do wskazania: a. listy podwykonawców (zawierającej nazwę podwykonawców), b. zakresu prac podzlecanych. 2. Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich Podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. 7. ZASADY SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy złożyć do dnia 07.10.2015 do godziny 12:00. 2. Oferent pozostaje związany ofertą przez 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert określonego w ust. 1. 3. Ofertę należy złożyć w formie papierowej na adres 00-848 Warszawa, ul. Żelazna 59a, pokój nr 302/302A, Biuro Zakupów Centralnych. 4. Oferent składa ofertę w formie dwóch odrębnych dokumentów: a. części formalno-merytorycznej i b. części handlowej 5. Oferty w formie papierowej składa się w jednej kopercie zewnętrznej i dwóch odrębnych kopertach wewnętrznych oddzielnych dla części formalno-merytorycznej i części handlowej. Kopertę zewnętrzną należy opisać w następujący sposób: PKP Intercity S.A. w Warszawie... nazwa (firma) i adres (siedziba) wykonawcy Oferta na... znak sprawy... Nie otwierać przed terminem. 2015 roku godzina Koperty wewnętrzne należy opisać jak wyżej z odpowiednim dopiskiem część formalnomerytoryczna, część handlowa.. 6. Oferta formalno-merytoryczna powinna zostać złożona zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania oraz powinna zawierać: 4 / 8
a. oświadczenie Oferenta o: i. braku wszczęcia postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego, ii. akceptacji projektu Umowy, iii. przyjęciu terminu związania ofertą, iv. numerze konta bankowego dla potrzeb kontroli danych przedstawianych na fakturach w przypadku współpracy z Oferentem, b. dokument rejestrowy wskazujący na osoby umocowane do reprezentacji Oferenta. Jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub notarialnie poświadczony odpis). c. wykaz wykonanych usług, d. wykaz osób. 7. Oferta handlowa powinna zawierać: a. formularz cenowy zgodnie z Załącznikiem nr 3, 8. Oferta powinna być podpisana przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Oferenta, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. 9. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty lub więcej niż jednego projektu spowoduje odrzucenie wszystkich ofert (projektów) złożonych przez Oferenta. 10. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych lub wariantowych. 11. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania ofertowego. 8. WADIUM I FORMA JEGO WNIESIENIA: 1. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium w kwocie 1.500,00 PLN (słownie: jeden tysiąc pięćset 00/100 złotych), 2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w jednej z form, w zależności od wyboru Wykonawcy tj.: 1) w pieniądzu, 2) w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, 3) gwarancjach bankowych, 4) w gwarancjach ubezpieczeniowych. 3. Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą. 4. Wadium wnoszone w pieniądzu należy przelać na rachunek bankowy Zamawiającego: Bank Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna nr rachunku: 81 1240 6960 1637 0000 0000 0101 5. Zamawiający uzna wymóg wniesienia wadium w pieniądzu za spełniony, jeżeli kwota, o której mowa w ust. 1, najpóźniej przed upływem terminu składania ofert, zostanie uznana na rachunku 5 / 8
bankowym Zamawiającego. Zamawiający uzna wymóg wniesienia wadium w formie innej niż pieniężna za spełniony, jeżeli umowa zabezpieczająca będzie zawierała co najmniej elementy wymienione w ust. 6 i jej oryginał zostanie złożony w Biurze Zakupów Centralnych, Warszawa ul. Żelazna 59a, 00-848 Warszawa, pokój nr 302/302A, piętro III, nie później niż przed upływem terminu składania ofert. 6. Umowa zabezpieczająca wniesiona na poczet wadium winna zawierać co najmniej następujące elementy: 1) nazwę i dokładny adres gwaranta, 2) zobowiązanie gwaranta (poręczyciela, podmiotu ubezpieczającego) do nieodwołalnej i bezwarunkowej wypłaty beneficjentowi (Zamawiającemu) oznaczonej kwoty pieniężnej odpowiadającej wysokości ustalonego wadium, gdy wystąpi jedna z następujących sytuacji: a) zawarcie umowy stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, b) gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w Zapytaniu ofertowym i w treści oferty, c) nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 3) zobowiązanie gwaranta do wypłacenia kwoty dokładnie odpowiadającej wysokości ustalonego wadium, 4) zobowiązanie gwaranta do wypłacenia pełnej kwoty wadium w terminie nie dłuższym niż 21 dni kalendarzowych licząc od otrzymania od Zamawiającego pierwszego pisemnego wezwania do zapłaty, 5) okres ważności umowy zabezpieczającej musi pokrywać się z terminem związania ofertą wskazanym w Zapytaniu ofertowym. 7. Wykonawca, który nie wniesie wadium w wysokości określonej w ust. 1, w formie lub formach, których mowa w ust. 2 zostanie wykluczony z postępowania. 8. W przypadku złożenia wadium w formie innej niż pieniężna w języku obcym, dokument wadium musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski przez przysięgłego tłumacza. 9. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Zamawiający udziela wyjaśnień treści Zapytania, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do końca dnia 02.10.2015. Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 2. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich oferentów, którzy biorą udział w postepowaniu, bez wskazywania autora pytania. 3. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, może zmienić treść Zapytania oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu. 6 / 8
10. DANE KONTAKTOWE KUPCA ODPOWIEDZIALNEGO ZA POSTĘPOWANIE Łukasz Gabrych, ul. Żelazna 59a, pok. 302 00-848 Warszawa, tel.: 783 916 215, adres e-mail: lukasz.gabrych@intercity.pl 11. KRYTERIA OCENY OFERT, NEGOCJACJE 1. Kryteria oceny ofert wstępnych cena ryczałtowa waga 100%. 2. Punkty będą liczone według wzoru: Cn X = ----------------------- x 100 (waga kryterium) Cb gdzie: X ilość punktów w ramach kryterium ceny (obliczana do dwóch miejsc po przecinku) Cn najtańsza cena ofertowa brutto spośród ocenianych ofert, Cb cena brutto oferty ocenianej. 3. Do negocjacji dopuszczonych zostanie co najmniej 2 Oferentów, którzy spełniają kryteria formalne i merytoryczne oraz otrzymali najwyższą liczbę punktów. 4. Zamawiający planuje przeprowadzenie 1 etapu negocjacji. 5. W toku negocjacji Oferenci przedstawiają oferty ostateczne. 6. Kryteria oceny ofert ostatecznych - cena ryczałtowa waga 100%. Ocena złożonych ofert zostanie dokonana zgodnie z ust. 2. 7. Do wyboru oferty ostatecznej dokonywana jest ocena handlowa wg kryteriów oceny ofert ostatecznych. 12. POUFNOŚC INFORMACJI PKP Intercity S.A. i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w postępowaniu przetargowym oraz w trakcie realizacji zlecenia. Informacje te nie mogą być ujawnione osobom trzecim. 13. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY I FORMA JEGO WNIESIENIA: 1. Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny ofertowej brutto. 2. Zabezpieczenie może być wniesione według wyboru wykonawcy w następujących formach: 1) w pieniądzu - przez dokonanie wpłaty przed podpisaniem umowy; 2) gwarancjach bankowych nieodwołalnych, bezwarunkowych i płatnych na pierwsze żądanie zamawiającego; 7 / 8
3) gwarancjach ubezpieczeniowych nieodwołalnych, bezwarunkowych i płatnych na pierwsze żądanie zamawiającego. 3. Zabezpieczenie wnoszone w innych formach niż pieniądz, Wykonawca wnosi poprzez złożenie oryginału dokumentu. 4. Zabezpieczenie w formie innej niż pieniężna wnoszone jest w oryginale i wymaga zaakceptowania treści gwarancji i podmiotu ją wystawiającego przez Zamawiającego. 14. ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ Odwołania można składać pisemnie lub elektronicznie na adres poczty kupca wskazany w pkt 10 zaproszenia. 15. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 - Projekt budowlano-wykonawczy, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót oraz przedmiar robót, Załącznik nr 2 - Formularz oferty formalno-merytorycznej, Załącznik nr 3 - Formularz cenowy (oferta handlowa), Załącznik nr 4 - Projekt umowy, Załącznik nr 5 - Wykaz usług. Z poważaniem, Łukasz Gabrych 8 / 8