Lębork, dnia 22.01.2008r. OGŁOSZENIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA USŁUGĘ PRZEPROWADZENIA AUTYDU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W LĘBORKU ZAMAWIAJĄCY: Powiatowy Urząd Pracy ul. Gdańska 35 84-300 Lębork NIP : 841-13-57-021 REGON : 771289472 tel. 0-59/ 8623-744, 8623-728 fax. 0-59) 8667-130 poczta e- mail : gdle@praca.gov.pl, poczta@pup.lebork.pl strona internetowa http:// www.pup.lebork.pl Godziny urzędowania : 7.00. 15.00. TRYB ZAMÓWIENIA Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej poniżej progów ustalonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Podstawa prawna udzielenia zamówienia : art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych / Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 /. ADRES STRONY INTERNETOWEJ, NA KTÓREJ ZAMIESZCZONA BĘDZIE SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zamieszczona jest na stronie internetowej : http:// www.pup.lebork.pl Ponadto specyfikację można odebrać w siedzibie Zamawiającego pok. nr 1.
OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ORAZ WIELKOŚCI LUB ZAKRESU ZAMÓWIENIA, Z PODANIEM INFORMACJI O MOŻLIWOŚCI SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH Usługa audytu Kod CPV 74121200-5. Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu Powiatowego Urzędu Pracy w Lęborku dofinansowanego przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich 2004-2006, Działanie 1.5- Promocja aktywnej polityki społecznej poprzez wsparcie grup szczególnego ryzyka, Schemat a) Wspieranie osób z grup zagrożonych wykluczeniem społecznym, Projekt pn. Przystań nadziei Numer umowy : DWF_2_1.5_636 Wartość projektu : 888 210,00 PLN; zakładana liczba beneficjentów 140 osób. Realizowane formy wsparcia : szkolenia, staże, przygotowanie zawodowe w miejscu pracy, poradnictwo zawodowe, pośrednictwo pracy, zajęcia aktywizacyjne w Klubie Pracy, zwrot kosztów przejazdu do miejsca odbywania stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy. Przeprowadzenie audytu projektu Powiatowego Urzędu Pracy w Lęborku ma na celu uzyskanie niezależnej oceny realizacji projektu w zakresie analizy dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Zakres przedmiotowy audytu projektu w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich obejmuje w szczególności : 1. analizę kontroli wewnętrznej u beneficjenta i określenie poziomu ryzyka dotyczącego niewłaściwego wykorzystania środków, 2. dokumentację dotyczącą projektu, 3. sprawdzenie czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu zostały rzeczywiście podjęte, 4. sposób archiwizacji dokumentów, który pozwala prześledzić ścieżkę wydatku od przedłożenia wniosku o płatność do poszczególnych faktur, 5. sprawdzenie, czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 6. kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujęcia na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont beneficjenta, zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane, 7. sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach projektu,
8. weryfikacja sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymanie harmonogramu realizacji zadań i podzadań projektu, 9. sprawdzenie przestrzegania zasad dotyczących promocji i reklamy projektu, 10. sprawdzenie poprawności stosowanych procedur przetargowych w przypadku, gdy projekt zakłada wyłonienie podwykonawców. Wykonawca zobowiązany jest do : 1. przedłożenia szczegółowej metodologii przeprowadzenia audytu oraz do przeprowadzenia audytu zgodnie z przedłożoną metodologią, 2. przebadania próby ogółem poniesionych wydatków, która pozwoli wydać audytorowi wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie, 3. sporządzenia raportu z audytu zgodnie z wzorem druku, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, 4. podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana próba ogółem poniesionych wydatków, pozwalająca wydać audytorowi wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. Opinia i raporty powinny wskazywać próg istotności i poziom ufności zgodny z międzynarodowymi standardami. Minimalny poziom ufności dla badania audytowego musi wynosić 95 %. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z powszechnie uznawanymi, międzynarodowymi standardami audytu, 5. wydania opinii i sporządzenia raportu z audytu po zweryfikowaniu poniesionych wydatków ogółem w ramach projektu. Opinia dołączona do raportu powinna wskazywać, czy przedstawione rachunki (przychody i wydatki) są prawidłowe, wiarygodne i potwierdzone odpowiednimi dokumentami oraz czy spełniają warunki dotyczące wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, poniesionych zgodnie z wnioskiem, aktualnym harmonogramem i zawartą umową o dofinansowanie projektu, 6. wystawienie faktury, która powinna zawierać koszt usługi audytu. Koszty przeprowadzonego audytu projektu winny składać się na ogólną kwotę faktury i stanowić wydatek kwalifikowany dla zlecającego usługę (usługą nie są zyski, a zatem nie należy ich wykazywać), 7. zabezpieczenia i przechowywania wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotowej usługi do dnia 31.12.2013 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz umożliwienia wglądu do dokumentów, w tym dokumentów finansowych związanych z projektem dla instytucji krajowych i Unii Europejskiej upoważnionych do kontroli projektu. 8. wykonania zadania samodzielnie bez prawa dalszego zlecania. Miejscem przeprowadzenia usługi audytu będzie siedziba Powiatowego Urzędu Pracy w Lęborku ul. Gdańska 35. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełniających. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Zamawiający wymaga, aby audyt projektu został przeprowadzony do 15 lutego 2008r., faktura do 28 lutego 2008r. 2. Termin złożenia Raportu Końcowego z przeprowadzonego audytu zewnętrznego - nie później niż do dnia 28 lutego 2008r. Złożenie Raportu Końcowego z audytu uważa się za termin zakończenia audytu zewnętrznego. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy : 1/ posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 2/ posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia, 3/ znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia, 4/ nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 5/ w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali co najmniej dwie usługi w zakresie audytu projektów finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach SPO RZL wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie, 6/ posiadają odpowiednie umiejętności w zakresie przeprowadzania audytów tj. : a/ podmioty uprawnione są do badania sprawozdań finansowych określonych w art. 10 ust.1 ustawy z dnia 13 października 1994r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie (Dz. U. z 2001 r. Nr 31, poz. 359 z późn. zm.), lub b/ podmioty zatrudniają osoby spełniające co najmniej jedno z niżej wymienionych uprawnień : * posiadają uprawnienia biegłego rewidenta, * posiadają międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego ( CIA Certified Internal Auditor), * posiadają odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem International Federation of Accountas, * spełniają wymagania, o których mowa w art. 58 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm. ). W skład zespołu przeprowadzającego audyt powinna wejść co najmniej 1 osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
Ponadto przez podmioty zatrudniające osoby o odpowiednim doświadczeniu i wiedzy należy rozumieć podmioty posiadające : doświadczenie w zakresie audytowania projektów, w których podejmowane były działania o podobnym charakterze, doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa, doświadczenie w przeprowadzaniu audytu, wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych. 7/ do wykonania zamówienia oddelegują 2 osoby z co najmniej 2-letnim doświadczeniem w przedmiotowym zakresie oraz odpowiednią wiedzą i uprawnieniami, 8/ spełniają wymóg bezstronności i niezależności od badanego beneficjenta, Instytucji Wdrażającej, Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Zarządzającej SPO RZL, 9/ przedstawią metodologię przeprowadzenia audytu projektu, 10/ uzyskali obroty za 2007r. 2. Ocena spełniania wyżej wymienionych warunków dokonana będzie w oparciu o dokumenty i oświadczenia złożone przez Wykonawcę metodą warunku granicznego spełnia-niespełnia Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. 1. Wypełniony formularz oferty - zał. nr 1 do specyfikacji. zamówienia, Wykonawcy składają jeden formularz oferty. 2. Oświadczenie o bezstronności i niezależności Wykonawcy wobec badanego beneficjenta, Instytucji Wdrażającej, Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Zarządzającej SPO RZL zał. nr 2 do specyfikacji. Oświadczenie winno być złożone przez wszystkie osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu jak i przez Wykonawcę. 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. Aktualnych zaświadczeń właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem
podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 5. Potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę/y uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, kserokopię koncesji, zezwolenia lub licencji (jeżeli ustawy wymagają takiego dokumentu na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem). 6. Wykaz osób/podmiotów, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia zał. nr 3 do specyfikacji. zamówienia, Wykonawcy składają jeden wykaz. 7. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia. 8. Wykaz usług audytu zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie zał. nr 4 do specyfikacji. Wymagane są co najmniej dwie usługi w zakresie audytu projektów finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach SPO RZL wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie. zamówienia, Wykonawcy składają jeden wykaz. 9. Metodologię przeprowadzenia audytu w zakresie objętym zamówieniem. zamówienia,wykonawcy składają jeden dokument. 10. Oświadczenie o osiągniętych obrotach za 2007r. zał. nr 5 do specyfikacji. 11. Wykonawca obowiązany jest wskazać Zamawiającemu, którą część zamówienia powierzy do wykonania podwykonawcom - zał. nr 6 do specyfikacji 12. Podpisany projekt umowy zał. nr 7 do specyfikacji. 13. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, mają zastosowanie postanowienia z 2.1. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006r. w sprawie dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane / Dz. U. z 2006r. Nr 87 poz. 605 /.
INFORMACJA NA TEMAT WADIUM Zamawiający nie przewiduje obowiązku wniesienia wadium. KRYTERIA OCENY OFERT I ICH ZNACZENIE NAZWA KRYTERIUM WAGA CENA 100 % MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Powiatowy Urząd Pracy ul. Gdańska 35 84-300 Lębork Pokój 108 Termin składania ofert upływa dnia 01.02.2008r. o godz. 10.00. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w pokoju nr 202 dnia 01.02.2008r. o godz. 11.00. TERMIN ZWIĄZANIA Z OFERTĄ WYNOSI 30 DNI. ZAMAWIAJĄCY NIE PRZEWIDUJE: ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ, DYNAMICZNEGO SYSTEMU ZAKUPÓW, WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Z ZASTOSOWANIEM AUKCJI ELEKTRONICZNEJ. TERMIN ZAMIESZCZENIA OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIU W BIULETYNIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 22.01.2008 Nr ogłoszenia 14947, 15368.