Warszawa, dnia 17 marca 2014 r. Opinia prawna w przedmiocie możliwości publikacji wyników egzaminu wstępnego na studia doktoranckie Niniejsza opinia została przygotowana w odpowiedzi na pytanie skierowane do Zespołu Prawnego Rzecznika Praw Doktoranta Krajowej Reprezentacji przez Pana XXXXXXXXXXXXXXXXw dniu 13 marca 2014 roku. I [Przedmiot opinii] Przedmiotem opinii jest udzielenie odpowiedzi na pytanie czy uczelnia wyższa jest uprawniona do publikacji wyników postępowania rekrutacyjnego na studia doktoranckie w ten sposób, żeby podać do publicznej wiadomości dane osobowe uczestników postępowania rekrutacyjnego wraz z liczbą punktów uzyskanych przez poszczególne osoby w tym postępowaniu. II [Teza opinii] Uczelnia wyższa, w świetle art. 196 ust. 5 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, jest uprawniona do publikacji wyników postępowania rekrutacyjnego na studia doktoranckie w ten sposób, żeby podać do publicznej wiadomości dane osobowe uczestników postępowania rekrutacyjnego wraz z liczbą punktów uzyskanych przez poszczególne osoby w tym postępowaniu.
III [Uzasadnienie tezy opinii] Zgodnie z art. 196 ust. 5 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.)- dalej jako p.o.s.w., wyniki postępowania rekrutacyjnego [na studia doktoranckie] są jawne. Podobny zapis znajduje się we wskazanej ustawie w odniesieniu do wyników postępowania rekrutacyjnego na studia [akademickie] art. 169 ust. 16 p.o.s.w. Według słownika języka polskiego przymiotnik jawny oznacza: dokonywany lub odbywający się w sposób dla wszystkich widoczny, wiadomy 1. Prawidłowe zdekodowanie normy wyrażonej w przepisach przewidujących jawność wyników postępowania rekrutacyjnego na studia doktoranckie wymaga spojrzenia szerszego, uwzględniającego kontekst, w którym owa zasada jawności występuje. Zgodnie z art. 196 ust. 2 rekrutacja na bezpłatne studia doktoranckie odbywa się w drodze konkursu. Warunki i tryb rekrutacji na studia doktoranckie oraz ich formy określa w uczelni senat, a w jednostce naukowej - rada naukowa jednostki. Z treści ust. 4 tego artykułu wynika, że od decyzji komisji rekrutacyjnej służy odwołanie, w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji, odpowiednio do rektora lub dyrektora jednostki naukowej. Podstawą odwołania może być jedynie wskazanie naruszenia warunków i trybu rekrutacji na studia doktoranckie, o których mowa w ust. 2. Fakt, że rekrutacja na studia doktoranckie odbywa się w formie konkursu oznacza, że prowadzona jest ona w ramach postępowania mającego na celu wybranie najlepszego kandydata na uczestnika studiów doktoranckich 2. Skoro postępowanie konkursowe ma na celu wyłonienie najlepszego kandydata, należy uznać, że opiera się ono na rywalizacji kandydatów. Skoro jednocześnie osobie biorącej udział w postępowaniu rekrutacyjnym przysługuje odwołanie od decyzji komisji rekrutacyjnej, to odwołanie to musi zmierzać do wykazania, że w świetle ustalonych uprzednio warunków i trybu rekrutacji na studia doktoranckie kandydat ten jest lepszy od osoby, która została przyjęta na studia doktoranckie. 1 http://sjp.pwn.pl/slownik/2467575/jawny, stan na dzień: 18 marca 2014 roku. 2 Zob. http://sjp.pwn.pl/slownik/2473269/konkurs, stan na dzień: 18 marca 2014 roku.
Nie ulega wątpliwości, że zwycięzcą konkursu może być jedynie kandydat, który w sposób obiektywny, na podstawie ustalonych kryteriów, jest najlepszy spośród wszystkich kandydatów. W sytuacji, w której kandydaci na studia doktoranckie nie mają możliwości zapoznania się z rezultatem osiągniętym w tym samym postępowaniu przez ich kontrkandydatów, nie jest możliwe dokonanie porównania wyników uzyskanych w procedurze rekrutacyjnej przez poszczególnych kandydatów, a tym samym nie jest możliwa ocena zasadności wyłonienia zwycięzcy konkursu. W istocie bowiem nie jest możliwe dokonanie porównania pomiędzy wynikami osiągniętymi przez dane osoby w ramach tego samego postępowania rekrutacyjnego przeprowadzonego w formie konkursu. Powyższe rozważania prowadzą do wniosku, że jawność wyników postępowania rekrutacyjnego na studia doktoranckie wymaga, aby podać do wiadomości publicznej nie tylko samą osobę zwycięzcy(ów) konkursu, ale również rezultat osiągnięty przez poszczególnych kandydatów w postępowaniu konkursowym. Przepisami normującymi problematykę ochrony danych osobowych 3 są przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., nr 101, poz. 926, z późn.zm.) dalej jako u.o.d.o. W świetle art. 23 ust. 1 wskazanej ustawy przetwarzanie danych osobowych 4 jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy: 1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych, 2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, 3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, 3 Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań (art. 6 ust. 1-3 u.o.d.o.). 4 Przez przetwarzanie danych osobowych należy rozumieć jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych (art. 7 pkt 2 u.o.d.o.).
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, 5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Z treści wskazanego przepisu nie wynika jednoznacznie odpowiedź na postawione na wstępie pytanie dotyczące możliwości publikacji danych osobowych uczestników postępowania rekrutacyjnego przy podawaniu wyników tego postępowania. Bazując jednak na poczynionych powyżej spostrzeżeniach dotyczących jawności postępowania rekrutacyjnego, a w szczególności na tezie o konieczności podania jego wyników w taki sposób, aby umożliwić ocenę zasadności wyłonienia zwycięzcy konkursu, należy uznać, że podanie w ramach wyników postępowania rekrutacyjnego danych osobowych kontrkandydatów jest niezbędne dla spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o.). Na podobnym stanowisku stoi Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, który w doniesieniu do wyników rekrutacji na studia [akademickie] wskazuje, iż ujawnienie danych osobowych na listach wyników egzaminów wstępnych na wyższe uczelnie znajduje podstawę w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, w związku z art. 169 ust. 9 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym 5. Zdaniem GIODO zgodnie z treścią art. 169 ust. 9 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym wyniki postępowania rekrutacyjnego są jawne. Ponadto, ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym nie zawiera przepisów, na mocy których dostęp do tych informacji podlegałby ograniczeniom (podmiotowym lub przedmiotowym). Obowiązkiem szkoły wyższej jest zatem zapewnienie ich jawności. Umożliwienie dostępu do danych osobowych w takiej sytuacji służy przejrzystości (transparentności) postępowania rekrutacyjnego na wyższą uczelnię. Takie też było - jak należy sądzić - ratio legis cytowanego powyżej art. 169 ust. 9. 6 Stanowisko to zostało również potwierdzone w odniesieniu do studiów doktoranckich w 5 Obecnie art. 169. ust. 16 p.o.s.w. 6 Zob. http://www.giodo.gov.pl/360/id_art/1113/j/pl/, stan na dzień: 18 marca 2014 roku.
bezpośredniej rozmowie telefonicznej (infolinia (22) 860 70 70) przez konsultanta Biura GIODO panią XXXXXXXXX. Niejako na marginesie warto zauważyć, iż w myśl art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o. przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone jeśli osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych. Jeżeli zatem w toku postępowania rekrutacyjnego kandydat na studia doktoranckie wyrazi zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych poprzez umieszczenie ich na podawanej do publicznej wiadomości liście wyników postępowania rekrutacyjnego, nie będzie najmniejszej wątpliwości co do prawnej dopuszczalności opublikowania takiej listy. Wyrażenie zgody może przykładowo nastąpić poprzez podpisanie stosownego oświadczenia stanowiącego załącznik do podania/wniosku o przyjęcie na studia doktoranckie. Podkreślić jednak należy, że w ocenie autora opinii, nawet w braku takiej zgody, uczelnia wyższa jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych w omówiony powyżej sposób, z uwagi na konieczność wypełnienia obowiązku zapewnienia jawności wyników postępowania rekrutacyjnego. Zespół Prawny Rzecznika Praw Doktoranta Krajowej Reprezentacji