REGULAMIN CYKLU IMPREZ 4X4 FAMILY ADVENTURE (dalej Regulamin ) A. Postanowienia ogólne. 1. Cykl imprez turystyczno-rekreacyjnych 4x4 Family Adventure (zwany dalej Cyklem imprez lub osobno Impreza ) jest organizowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez City Race z siedzibą w Warszawie przy ul. Wilanowskiej 367 (zwaną dalej Organizatorem ). Niniejszy regulamin reguluje zasady organizacji Cyklu Imprez. 2. Fundatorem nagród jest Organizator. 3. W Cyklu Imprez mogą brać udział wyłącznie pełnoletnie osoby fizyczne posiadające ważne prawo jazdy z wyłączeniem: a. pracowników oraz stron umów cywilnoprawnych zawieranych przez Organizatora lub spółek zależnych od Organizatora, b. innych osób, które brały udział w organizowaniu Cyklu Imprez, c. osób najbliższych wobec osób wymienionych w lit. a. i b. powyżej, to jest osób będących wobec takiej osoby małżonkiem, wstępnym, zstępnym, rodzeństwem, powinowatym w tej samej linii lub stopniu, osobą pozostającą w stosunku przysposobienia lub jej małżonkiem, a także osobą pozostającą we wspólnym pożyciu. B. Zgłoszenie udziału w Imprezie 1. Cykl Imprez jest organizowany przez Organizatora w następujących terminach i lokalizacjach: 18-20 maj - Krynki 22-24 czerwca Turawa 13-15 lipca Krasnobród 24-26 sierpnia Frombork edycja namiotowa 14-16 września - Piła 2. Aby wziąć udział w dowolnej Imprezie, należy wypełnić formularz zgłoszeniowy, znajdujący się na stronie 4x4familyadventure.pl. 3. Uczestnik może zgłosić udział dowolnie wybranych Imprezach z Cyklu. 4. Uczestnik biorący udział w Imprezach musi być jednocześnie kierowcą pojazdu, który bierze udział w Imprezie. 5. Po wysłaniu formularza, Uczestnik otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz szczegółowe informacje dotyczące wpłaty wpisowego. Poprzez zgłoszenie uczestnictwa Uczestnik zobowiązuje się do wzięcia udziału w Imprezie. Zgłoszenie jest jednoznaczne z akceptacją regulaminu. Płatność za udział w Imprezie musi nastąpić do 7 dni roboczych od momentu przesłania zgłoszenia. Organizator uznaje 1
zgłoszenie za przyjęte z chwilą wpływu wpisowego na konto i przesyła pocztą elektroniczną potwierdzenie zgłoszenia. 6. Warunkiem dopuszczenia do startu jest dokonanie pełnej płatności wpisowego, przestrzeganie regulaminu i komunikatów, obecność na wszystkich odprawach minimum jednego członka załogi, umieszczenia reklam sponsorów dostarczonych przez Organizatora. Organizator nie dopuszcza na samochodach reklamy będącej w mniemaniu Organizatora konkurencyjną wobec Organizatora oraz Partnerów i Sponsorów Cyklu Imprez. 7. Organizator ma prawo odmówić przyjęcia zgłoszenia, jeżeli liczba zgłoszonych załóg na jedną Imprezę przekroczy 50. Decyduje kolejność zgłoszeń i wpłaty wpisowego. C. Rezygnacja z uczestnictwa w Imprezie Uczestnik może przed rozpoczęciem Imprezy w każdej chwili zrezygnować rezygnacja wyłącznie w formie pisemnej. Jeśli rezygnacja nastąpi do 21 dni przed Imprezą, Organizator zwróci uczestnikowi 100% wpłaconej przez uczestnika kwoty. Jeśli rezygnacja nastąpi pomiędzy 20 a 14 dniem przed Imprezą, organizator zwróci uczestnikowi 70% wpłaconej kwoty. Jeśli rezygnacja nastąpi pomiędzy 13 a 3 dniem przed Imprezą, Organizator zwróci Uczestnikowi 10% wpłaconej kwoty. D. Wykluczenie i odwołanie Organizator może wykluczyć uczestnika Imprezy przed jej rozpoczęciem lub w czasie jej trwania, jeśli uczestnik zachowuje się wbrew regulaminowi lub zakłóca porządek Imprezy i mimo dawanych ostrzeżeń nie poprawia swojego zachowania. Organizator może odwołać Imprezę, jeśli jest zagrożona nadzwyczajnymi okolicznościami spowodowanymi nieprzewidzianą siłą wyższą. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za koszty poniesione przez uczestników a związane z odwołaną Imprezą. E. Odpowiedzialność Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane oraz poniesione przez uczestników Imprezy lub osoby im towarzyszące oraz ich następstwa (np. koszty leczenia). Organizator nie ponosi także żadnej odpowiedzialności za działania lub zaniechania Uczestnika Imprezy. Uczestnik bierze udział w Imprezie na własną odpowiedzialność i ryzyko, co potwierdza stosownym oświadczeniem. F. Wpisowe 1. Ustala się następujące kwoty wpisowego na Imprezy a. uczestnictwo Kierowcy i Pilota: 18-20 maj Krynki 900 zł 22-24 czerwca Turawa 900 zł 13-15 lipca Krasnobród -950 zł 24-26 sierpnia Frombork edycja namiotowa 700 zł (nocleg w namiotach uczestników) 2
14-16 września Piła 950 zł b. 50% kwoty wpisowego wymienionej przy każdej z lokalizacji Imprez w punkcie a. za każdą osobę towarzyszącą w wieku od 10 lat c. 25% kwoty wpisowego wymienionej przy każdej z lokalizacji Imprez w punkcie a. za każde dziecko w wieku 4-10 lat d. Dzieci do 3 lat włącznie, które nie korzystają z dodatkowego zakwaterowania i wyżywienia, są zwolnione z opłaty. 2. Wpisowe obejmuje koszt zakwaterowania oraz wyżywienia Uczestnika podczas całej Imprezy 3. Wpisowe będzie płatne na konto Organizatora lub podmiotu trzeciego upoważnionego przez Organizatora do organizacji Imprezy i obsługi zgłoszeń. G. Pojazdy Aby wziąć udział w Imprezie, należy posiadać samochód 4x4 dowolnej marki i klasy. Pojazd Uczestnika biorący udział w Imprezie musi posiadać ważny dowód rejestracyjny i ubezpieczenie OC i NW H. Komisja Konkursowa. Celem zapewnienia prawidłowej organizacji i przebiegu Imprez, a w szczególności w celu wyłonienia osób nagrodzonych, Organizator powoła komisję konkursową (dalej Komisja Konkursowa ). W skład Komisji Konkursowej wejdą 3 przedstawiciele Organizatora. Decyzje podjęte przez Komisję Konkursową są ostateczne i nie podlegają zaskarżeniu. I. Przebieg Imprez 1. Każda z imprez będzie miała następujący plan ramowy: PIĄTEK: Zakwaterowanie w hotelu od godz. 17.00 Zapisy uczestników, podział na grupy Kolacja lub ognisko SOBOTA: Śniadanie Odprawa zawodników Rozpoczęcie imprezy w trakcie lunch Kolacja NIEDZIELA Śniadanie Odprawa zawodników Lunch Zakończenie Imprezy i ogłoszenie wyników 2. Szczegółowy harmonogram Imprezy oraz opis konkurencji i punktacja za poszczególne konkurencje zostanie przedstawiony podczas każdej Imprezy. 3. Uczestnicy zostaną zakwaterowani w miejscu wskazanym przez Organizatora. Organizator pokrywa koszty związane z zakwaterowaniem, zgodnie z zadeklarowaną w zgłoszeniu liczbą osób, potwierdzoną 3
wpłatą wpisowego w odpowiedniej do liczby osób wysokości, w pokojach dwuosobowych lub w przypadku większej liczby zgłoszony osób, ustalanych indywidualnie przez Organizatora w zależności od dostępności bazy noclegowej. Organizator nie ponosi odpowiedzialności związanej z ewentualnymi kosztami zakwaterowania powstałymi z winy Uczestnika lub osób towarzyszących zgłoszonych przez Uczestnika. 4. Zwycięzcą Imprezy jest Uczestnik, który zdobył największą liczbę punktów w klasyfikacji Imprezy. J. Odbiór Nagród. 1. O przyznaniu Nagród laureaci zostaną poinformowani podczas zakończenia Imprezy. 2. Laureat Nagrody zobowiązany jest do podania rozmiaru opon, które wybiera w ramach przyznanej mu nagrody oraz do podania swoich danych niezbędnych do przesłania mu wszelkich informacji związanych z wydaniem i odbiorem Nagrody do 5 dni roboczych od zakończenia Imprezy. 3. Jeżeli odpowiedzi, o której mowa w ustępie powyżej, nie uda się uzyskać ze strony laureata w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia Imprezy, Nagroda przechodzi na kolejną osobę w klasyfikacji. 4. Nagrody dodatkowe zostaną wysłane Zwycięzcom Imprez drogą pocztową lub pocztą kurierską w ciągu 30 dni od dnia otrzymania przez Organizatora wszystkich danych, o których mowa powyżej. 5. Nieodebranie przekazanej Nagrody oznacza wygaśnięcie prawa do nagrody i powoduje wygaśnięcie wszelkich roszczeń z tego tytułu wobec Organizatora. 6. W przypadku rezygnacji Zwycięzcy z Nagrody Głównej, przechodzi ona na kolejną osobę w klasyfikacji generalnej. 6. Organizator w przypadku gdy zaistnieje taki obowiązek zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku (Dz.U. nr 14 poz. 176 z 2000 r.), przed wydaniem Nagród obliczy, pobierze i odprowadzi do właściwego Urzędu Skarbowego zryczałtowany podatek dochodowy od wartości Nagrody w wysokości 10%. K. Postanowienia końcowe. 1. Organizator zastrzega sobie prawo weryfikacji czy Zwycięzcy Imprez spełniają warunki określone w niniejszym regulaminie Cyklu Imprez, jak również w przepisach prawa. W tym celu Organizator może żądać od uczestnika złożenia określonych oświadczeń, podania określonych danych bądź przedłożenia określonych dokumentów, w tym zwłaszcza podania adresu zamieszkania lub zameldowania i numeru telefonu kontaktowego. Niestosowanie się do niniejszego regulaminu Cyklu Imprez lub do odpowiednich przepisów prawa, jak również odmowa spełnienia powyższych żądań, powoduje natychmiastowe wykluczenie danej osoby z Imprez i uprawnia Organizatora do odmowy przyznania Nagrody oraz powoduje natychmiastowe wygaśnięcie ewentualnego prawa do Nagrody bądź do jakichkolwiek innych roszczeń w stosunku do Organizatora. 2. Dane osobowe Uczestników Imprez są przetwarzane wyłącznie w celu przeprowadzenia Imprez, w tym wyłonienia zwycięzców Imprez, wydania nagród, rozliczenia należnego zryczałtowanego podatku dochodowego oraz rozpatrywania reklamacji Uczestników. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Podając swoje dane osobowe, Uczestnik wyraża zgodę na ich przetwarzanie. Administratorem danych osobowych Uczestników Imprez jest Organizator Ringier Axel Springer Polska Sp. z o.o., Warszawa ul. Domaniewska 52. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do danych oraz ich poprawiania. 4
3. W celu odebrania nagrody, laureat Imprezy powinien podać Organizatorowi swoje dane osobowe i wyrazić zgodę na ich przetwarzanie dla celów realizacji Imprezy. Podanie danych osobowych jest przy tym dobrowolne, jednakże w przypadku, gdy laureat odmówi podania danych lub odmówi wyrażenia zgody na ich przetwarzanie, Organizator będzie miał prawo odmówić wydania nagrody takiemu laureatowi. 4. Wszelkie reklamacje związane z Imprezą należy zgłaszać pisemnie do Organizatora, na jego podany powyżej adres, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem, pod rygorem wygaśnięcia jakichkolwiek roszczeń danej osoby w związku z Imprezą najpóźniej do 7 dni od daty zakończenia Imprezy, w związku z którą składana jest reklamacja. Reklamacje związane z Imprezą rozstrzyga Komisja Konkursowa w terminie 14 dni od daty wniesienia reklamacji. Decyzja Komisji rozstrzygająca reklamację jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie. 5. Organizator zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za: (a)zdarzenia uniemożliwiające prawidłowe przeprowadzenie Cyklu Imprez, których nie był w stanie przewidzieć lub którym nie mógł zapobiec, w szczególności w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych w tym siły wyższej, (b)nie doręczenie/przekazanie uczestnikowi nagrody spowodowane nie podaniem przez uczestnika danych adresowych lub błędnym ich podaniem. (c) świadczone przez Pocztę Polską i firmy kurierskie usługi pocztowe 6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania lub zaniechania providerów usług internetowych a w szczególności niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie przez Uczestników zobowiązań określonych w niniejszym regulaminie spowodowane takim działaniem lub zaniechaniem. 7. Zgłaszając swój udział w Imprezie i biorąc w nim udział uczestnik podporządkowuje się postanowieniom niniejszego regulaminu Konkursu i wyraża zgodę na jego treść. 8. Postanowienia niniejszego regulaminu Cyklu Imprez są wyłączną podstawą prowadzenia Imprez, a ich wykładnia i interpretacja należy wyłącznie do Komisji Konkursowej. 9. Niniejszy regulamin Cyklu Imprez jest dostępny do wglądu w siedzibie Organizatora, a także listownie, po przesłaniu przez uczestnika zaadresowanej zwrotnie koperty wraz z uiszczoną opłatą pocztową. 10. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany zasad Cyklu Imprez, w tym treści niniejszego regulaminu Cyklu Imprez w trakcie trwania Cyklu Imprez. 5