Regulamin usług świadczonych na platformie Biuroport.pl

Regulamin usług świadczonych na platformie Biuroport.pl SPIS TREŚCI. 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE. 2 DEFINICJE. 3 RODZAJE I ZAKRES USŁUG I ZASADY DOSTĘPU DO PORTALU. 4 WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ. 5 PRAWA I OBOWIĄZKI. 6 ODPOWIEDZIALNOŚĆ I ZABEZPIECZENIA. 7 OCHRONA DANYCH. 8 REKLAMACJE. 9 ZMIANY REGULAMINU. 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejszy Regulamin został sporządzony na podstawie przepisów prawa obowiązujących na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Regulamin wraz z przepisami prawa w sposób wyłączny i wyczerpujący regulują kwestie dotyczące korzystania z Portalu Biuroport.pl dostępnego pod adresem www.biuroport.pl, nawet wówczas gdy Partner lub Klient Końcowy mają siedzibę poza granicami Polski. 2. Operatorem Portalu Internetowego Biuroport.pl jest firma Officeweb.pl Sp. a o.o. z siedzibą w Poznaniu (60-286) przy ul. Słonecznej 4, zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000351027, zwaną dalej Officeweb. Aktualne dane kontaktowe znajdują się na stronie http://www.biuroport.pl/ w zakładce Kontakt. 3. Niniejszy Regulamin określa w szczególności: a. rodzaje i zakres Usług świadczonych drogą elektroniczną, b. warunki świadczenia Usług drogą elektroniczną, w tym: I. wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się Officeweb, II. zakaz dostarczania przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym, c. tryb postępowania reklamacyjnego. 4. Officeweb świadczy usługi wymienione w niniejszym Regulaminie na zasadach w nim określonych. Regulamin określa ogólne zasady stanowiące prawne podstawy korzystania z Usług Portalu 5. Każdy Użytkownik zobowiązany jest, z momentem podjęcia czynności zmierzających do korzystania z Usług, do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu. Regulamin obowiązuje wszystkich Użytkowników niezależnie od Partnera, z którego Usług bezpośrednio korzysta dany Użytkownik. 6. Przed skorzystaniem z Usług należy uważnie przeczytać Regulamin. Rozpoczynając korzystanie z Usług Użytkownik potwierdza, iż zapoznał się, zrozumiał i akceptuje zapisy Regulaminu i zobowiązuje się do ich przestrzegania jako prawnie wiążących. W przypadku braku zgody na przestrzeganie regulaminu w całości nie należy korzystać z Usług 7. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 r.. 2 DEFINICJE 1. Administrator właściciel podmiotu gospodarczego będącego Partnerem Biuroport.pl lub osoba wyznaczona przez niego, posiadająca upoważnienie do administrowania Danymi Partnera i Klientów Końcowych przypisanych do Partnera, w tym zakładania nowych Operatorów i Użytkowników. 2. Cookies niewielkie pliki tekstowe, zapisywane w celu utrzymania sesji Użytkownika (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej stronie wpisywać nazwy Użytkownika i hasła, tworzenia statystyk oglądalności, prezentacji reklam internetowych o treści najbardziej zbliżonej do zainteresowań Użytkownika oraz tworzenia ankiet internetowych i zabezpieczania ich przed wielokrotnym głosowaniem przez te same osoby. Pliki te nie gromadzą danych osobowych Użytkownika, nie zmieniają konfiguracji jego komputera, nie służą do instalowania bądź deinstalacji jakichkolwiek programów komputerowych, wirusów lub trojanów, nie

ingerują w integralność systemu bądź danych Użytkownika, nie są przetwarzanie przez inne serwisy internetowe i mogą być w każdym momencie usunięte przez Użytkownika. 3. Dane wszelkie dane dostarczane do Officeweb przez Użytkowników w trakcie korzystania z Usług, jak również w przesyłanej do Officeweb poczcie elektronicznej. Użytkownicy ponoszą pełną odpowiedzialność za treść przekazywanych Danych oraz wyrażają osobną zgodę na ich przetwarzanie w związku z realizacją Usług, zgodnie z zapisami Regulaminu. 4. Instrukcja obsługi dokument zawierający informacje niezbędne do prawidłowej konfiguracji i korzystania z Usług Portalu 5. Klient Końcowy podmiot gospodarczy współpracujący z Partnerem, będący odbiorcą końcowym Platformy 6. Konto Użytkownika personalizowane miejsce w Serwisie dostępne dla danego Użytkownika po zalogowaniu (tzn. podaniu loginu i hasła), za pośrednictwem którego Użytkownik ma dostęp do Usług oraz dokonuje operacji związanych z funkcjonowaniem w Biuroport.pl (np. zmiana hasła dostępu do Konta Użytkownika). 7. Operator osoba wyznaczona przez właściciela podmiotu gospodarczego będącego Partnerem Biuroport.pl do administrowania Danymi Klientów Końcowych przypisanych do Partnera, w tym zakładania nowych Użytkowników. 8. Partner każdy podmiot gospodarczy posiadający umowę o współpracy z Officeweb uprawniającą do świadczenia usług wirtualnego sekretariatu na rzecz Klientów Końcowych z wykorzystaniem Portalu 9. Portal Biuroport.pl lub Portal platforma dostępna pod adresem http://www.biuroport.pl służąca do prowadzenia wirtualnego sekretariatu. 10. Regulamin niniejszy dokument określający zasady korzystania z serwisu http://www.biuroport.pl przez Użytkowników. 11. Usługi czynności możliwe do podjęcia za pośrednictwem Portalu, szczegółowo określone w par. 3 12. Użytkownik osoba posiadająca dostęp do Usług i posiadający dane logowania do Portalu Biuroport.pl, Użytkownik w zależności od pełnionej funkcji posiada jeden z trzech poziomów dostępu do serwisu: Administrator, Operator lub Użytkownik Końcowy. 13. Użytkownik Końcowy właściciel podmiotu gospodarczego będącego Klientem Końcowym Biuroport.pl lub osoba wyznaczona przez niego, posiadająca upoważnienie do administrowania Danymi Klienta Końcowego.. 3 RODZAJE I ZAKRES USŁUG I ZASADY DOSTĘPU DO PORTALU 1. W ramach Usług świadczonych przez Partnera z wykorzystaniem Platformy Biuroport.pl Użytkownik ma możliwość pojęcia następujących czynności: 1.1. E-archiwizacja - umożliwia skanowanie dowolnych dokumentów i umieszczanie ich w odpowiednich katalogach, wraz z opcją wyszukiwania. 1.2. E-faktura - umożliwia wystawianie faktur w kilku wzorach z własnym logo oraz ich archiwizację. 1.3. E-księga korespondencyjna - umożliwia wypisywanie księgi nadawczej i odbiorczej z odwołaniem do dokumentów w archiwum e-sekretariatu. 1.4. E-dokument - umożliwia udostępnianie szablonów dokumentów przygotowanych na potrzeby e- sekretariatu oraz ich archiwizację. 1.5. Integracja platformy z telefonem - opcjonalny dla klienta moduł umożliwia zintegrowanie numeru telefonu VoIP i/lub faksu przypisanego do firmy klienta. 2. Dostęp do Usług jest przyznawany Partnerowi przez Officeweb na zasadach określonych w stosownej umowie i Regulaminie. Officeweb nie świadczy bezpośrednio Usług dla Klientów Końcowych. 3. Dostęp do Usług jest przyznawany Klientowi Końcowemu przez Partnera i na zasadach określonych pomiędzy Partnerem i Klientem Końcowym. Officeweb nie ingeruje w zapisy umów, zasady współpracy oraz rozliczenia finansowe pomiędzy Partnerem a Klientem Końcowym. Jednakże Partner i Klient Końcowy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu, a wszelkie umowy pomiędzy nimi z naruszeniem Regulaminu są podstawą do wypowiedzenia umowy pomiędzy Partnerem a Officeweb 4. Zarejestrowany Użytkownik, może przystąpić do świadczenia i korzystania z Usług po zalogowaniu się na Konto Użytkownika podając login i hasło. 5. W przypadku stwierdzenia przez Officeweb, iż Użytkownik narusza postanowienia Regulaminu, uzasadnione interesy Officeweb, obowiązujące przepisy prawa lub dobre obyczaje, Officeweb.pl może zablokować i usunąć Konto Użytkownika lub dostęp Użytkownika do poszczególnych Usług serwisu oraz powiadomić o tym Partnera i stosownego Klienta Końcowego. 6. Dostęp Partnera do Portalu może zostać zablokowany przez Officeweb a jego Dane usunięte z Portalu gdy:

a. Partner podał nieprawdziwe dane lub złożył nieprawdziwe oświadczenie. b. Partner podejmuje działania, które pośrednio lub bezpośrednio mogą mieć znamiona ingerowania w struktury serwisu Biuroport.pl, do których taki Użytkownik nie ma dostępu, bądź też działaniami swymi destabilizuje funkcjonowanie Usług, bez względu na sposób i techniki powyższych niedozwolonych działań. c. Partner narusza warunki korzystania z Usług określone niniejszym Regulaminem. 7. Dostęp Klienta Końcowego do Portalu może zostać zablokowany przez Officeweb a jego Dane usunięte z Portalu gdy: d. Klient Końcowy podał nieprawdziwe dane lub złożył nieprawdziwe oświadczenie. e. Klient Końcowy podejmuje działania, które pośrednio lub bezpośrednio mogą mieć znamiona ingerowania w struktury serwisu Biuroport.pl, do których taki Użytkownik nie ma dostępu, bądź też działaniami swymi destabilizuje funkcjonowanie Usług, bez względu na sposób i techniki powyższych niedozwolonych działań. f. Klient Końcowy narusza warunki korzystania z Usług określone niniejszym Regulaminem. 8. Płatności Klientów Końcowych za Usługi wraz z reklamacjami obsługiwane są bezpośrednio przez Partnerów. 9. Płatności Partnerów za Usługi wraz z reklamacjami odnośnie płatności obsługiwane są przez Officeweb. 10. Klient Końcowy ma prawo do zmiany Partnera bezpośrednio świadczącego Usługi bez utraty dostępu do swoich Danych zgromadzonych w 11. Do integracji Portalu z telefonem VoIP wymagane jest założenie konta na portalu http://www.freeconet.pl/ przez Partnera i dedykowanie w nim wybranych numerów telefonicznych do Klientów Końcowych. Do bezpośredniego odbierania połączeń telefonicznych należy zainstalować na komputerze Operatora program ZoIPer do pobrania ze strony http://www.zoiper.com/ oraz podłączyć słuchawki i mikrofon do komputera. Do prawidłowej konfiguracji tych czynności wymagane jest postępowanie zgodne z Instrukcją obsługi Portalu 12. Officeweb nie ponosi ewentualnych kosztów powstałych po stronie Partnera z tytułu użytkowania aplikacji opisanych w par. 3 pkt. 10.. 4 WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ 1. Dostęp i korzystanie z Usług możliwe jest dla Użytkowników za pośrednictwem sieci Internet z wykorzystaniem urządzeń posiadających taki dostęp. 2. Dostęp i korzystanie z Usług możliwe jest dla Użytkowników na platformach systemów operacyjnych: MS Windows XP SP2, MS Windows Vista, MS Windows 7, MacOS X 10.4.8 lub ich nowsze wersje, na dowolnego typu komputerze oraz poprzez dowolne typy połączeń internetowych o przepustowości co najmniej 512 kilobitów/s, przy wykorzystaniu przeglądarek internetowych: Microsoft Internet Explorer 8.0 (z wyłączonym trybem zgodności) lub jej nowszej wersji, Mozilla FireFox 3.6 lub jej nowszej wersji, Apple Safari 5.X lub jej nowszej wersji oraz Google Chrome 18.X lub jej nowszej wersji oraz programu. Niezbędne jest również włączenie obsługi plików Cookies oraz obsługi JavaScript w przeglądarce internetowej. 3. Aktywny i bezpieczny adres e-mail, tj. zapewniający bezpieczeństwo komunikatów, wolny od mechanizmów uniemożliwiających Officeweb przesyłanie korespondencji elektronicznej, sprawdzany każdego dnia a korespondencja przesłana na to konto czytana każdego dnia. 4. Użytkownik konfiguruje Usługi i swoje systemy oraz urządzenia samodzielnie. W razie wątpliwości Użytkownik powinien skonsultować konfigurację z Partnerem lub Officeweb.. 5 PRAWA I OBOWIĄZKI 1. Officeweb dołoży wszelkich starań, aby Portal Biuroport.pl oraz wszystkie Usługi udostępniane za jego pośrednictwem działały w sposób ciągły bez jakichkolwiek zakłóceń. 2. Officeweb zastrzega sobie prawo do ingerencji w strukturę techniczną Konta Użytkownika, w celu zdiagnozowania nieprawidłowości w funkcjonowaniu Usług Portalu. 3. Officeweb zastrzega sobie prawo do czasowego, całkowitego wyłączenia działania Portalu w celu jego ulepszenia, dodawania Usług lub przeprowadzania konserwacji za uprzednim poinformowaniem Użytkowników z odpowiednim wyprzedzeniem. 4. Użytkownik jest zobowiązany niezwłocznie aktualizować podane podczas rejestracji dane w przypadku ich zmiany. 5. Użytkownik zobowiązany jest zachować w tajemnicy i zabezpieczyć login oraz hasło dostępu do Konta Użytkownika w taki sposób, aby nie miały do nich dostępu osoby nieuprawnione.

6. Użytkownikowi nie wolno przekazywać z wykorzystaniem Portalu treści bezprawnych. 7. Officeweb nie jest zobowiązany do sprawdzania Danych przekazywanych, przechowywanych i udostępnianych przez Użytkownika.. 6 ODPOWIEDZIALNOŚĆ I ZABEZPIECZENIA 1. Officeweb nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku korzystania z Portalu i ze świadczonych Usług, które nie powstały z jego winy umyślnej. 2. Odpowiedzialność za powstałe szkody i zaniedbania z powodu podania nieprawidłowych danych adresowych przez Użytkownika ponosi wyłącznie Użytkownik. 3. Na Officeweb nie spoczywa odpowiedzialność za działania osób trzecich, jak również za szkody powstałe w wyniku uszkodzenia sprzętu komputerowego Użytkownika, bądź jego zasobów danych, w trakcie lub w związku z korzystaniem z zasobów portalu 4. Ze względu na niezależne od Officeweb właściwości sieci Internet oraz sprzętu komputerowego, Officeweb nie gwarantuje nieprzerwanego i niezakłóconego dostępu do Usług. 5. Officeweb nie ponosi odpowiedzialności za: a. Szkody spowodowane nieprawidłowym korzystaniem przez Użytkownika z Usług. b. Problemy w funkcjonowaniu Usług, jeżeli nastąpiły one wskutek zdarzeń, których Officeweb przy zachowaniu należytej staranności nie był w stanie przewidzieć lub którym nie mógł zapobiec, w szczególności w przypadku problemów w funkcjonowaniu Usług związanych z działalnością Partnerów oraz zdarzeń losowych o charakterze siły wyższej. c. Korzystanie z Usług przez Użytkowników niezgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu i Instrukcją obsługi. d. Błędną konfigurację urządzeń i Usług przez Użytkownika. e. Problemy techniczne oraz ograniczenia techniczne występujące na sprzęcie komputerowym, z którego korzysta Użytkownik (firewalle - blokady, niewłaściwe wersje wtyczek w przeglądarce internetowej, programy antywirusowe i inne), a które uniemożliwiają Użytkownikowi dostęp do Usług. f. Skutki wynikające z wejścia przez osoby trzecie w posiadanie danych logowania do Portalu. g. Przerwy w świadczeniu Usług zaistniałe z przyczyn technicznych (np. konserwacja, przegląd, wymiana sprzętu) lub innych, niezależnych od Officeweb.pl i niezawinionych przez Officeweb.pl.. 7 OCHRONA DANYCH 1. Officeweb zbiera tylko te dane, które są niezbędne do należytego świadczenia oferowanych Usług. 2. Użytkownik wyraża zgodę na przekazywanie jego danych osobowych osobom trzecim w celu i zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji Usług świadczonych na podstawie Umowy i Regulaminu. 3. Użytkownik potwierdza autentyczność i zgodność z prawdą danych zawartych w formularzu rejestracyjnym. Rejestracja Użytkownika w Portalu jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych Użytkownika przez Officeweb. 4. Baza danych osobowych Portalu Biuroport.pl oraz Danych podlega ochronie prawnej. Są szczególnie chronione i zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. 5. Administratorem danych osobowych jest Officeweb, który dokonuje przetwarzania danych osobowych Użytkowników zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (t. jedn. Dz.U. z 2002 r., nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. nr 144, poz. 1204 ze zm.). 6. Officeweb może przetwarzać następujące dane charakteryzujące sposób korzystania przez Użytkownika z usługi świadczonej drogą elektroniczną (dane eksploatacyjne): a. oznaczenia identyfikujące Użytkownika, b. oznaczenia identyfikujące zakończenie sieci telekomunikacyjnej lub system teleinformatyczny, z którego korzystał usługobiorca, c. informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz zakresie każdorazowego korzystania z usługi świadczonej drogą elektroniczną, d. informacje o skorzystaniu przez usługobiorcę z usług świadczonych drogą elektroniczną. 8. Officeweb nie odpowiada za autentyczność informacji i Danych podawanych przez Użytkowników lub informacji o Użytkownikach udostępnianych innym Użytkownikom za pośrednictwem Portalu. Officeweb zaznacza, iż nie ma możliwości ich zweryfikowania, co do zgodności ze stanem rzeczywistym.

9. Officeweb nie udostępni w żaden inny sposób, niż to wynika z celu działalności Portalu oraz zakresu udzielonej zgody i oświadczeń, informacji i danych o Użytkownikach jakimkolwiek innym podmiotom trzecim bez podstawy prawnej nakazującej Operatorowi takie działanie i zapewnia o podejmowaniu wszelkich starań, aby informacje te były strzeżone właściwie, a w szczególności w sposób przewidziany przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 10. Officeweb zapewnia Użytkownikom realizację uprawnień wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, w szczególności Użytkownik ma prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich zmiany, poprawiania i żądania ich usunięcia. 11. Skorzystanie z prawa domagania się zmiany, poprawienia lub usunięcia danych z systemu portalu jest dokonywane na podstawie przesłania do Officeweb pocztą elektroniczną stosownego żądania wraz z podaniem danych Użytkownika. 12. Skorzystanie z prawa usunięcia własnych danych z Portalu jest równoznaczne z wyrejestrowaniem się Użytkownika i usunięciem Konta Użytkownika. 13. Wraz z usunięciem Konta Użytkownika Operator usunie dane Użytkownika na stałe i bezpowrotnie, zaprzestając tym samym przetwarzania danych osobowych Użytkownika. Administrator zastrzega sobie jednak możliwość przetrzymywania danych takich jak czas i adres IP logowania Użytkownika po usunięciu konta na potrzeby Policji i prokuratury oraz danych niezbędnych do rozliczenia wykonanych usług do czasu ich rozliczenia.. 8 REKLAMACJE 1. Officeweb odpowiada i przyjmuje jedynie reklamacje związane z funkcjonowaniem Portalu 2. Za nienależyte wykonanie Usług przez Partnera odpowiada Partner na zasadach określonych pomiędzy Partnerem i Klientem Końcowym. 3. Podstawą przyjęcia reklamacji przez Officeweb jest prawidłowy opis zaistniałej usterki wraz z podaniem terminu jej występowania. 4. Zgłoszenie reklamacyjne musi zawierając co najmniej: a. Imię i nazwisko, b. Login Użytkownika lub Loginy Użytkowników (jeśli reklamacja dotyczy kilku Użytkowników) w celach identyfikacyjnych c. Opis niezgodności usługi z umową, d. Termin występowania usterki. 5. Reklamacja zostanie rozpatrzona w ciągu 14 dni od daty jej złożenia. 6. Różnice wynikające z indywidualnych ustawień komputera Użytkownika (kolor, ustawienia monitora, proporcje itp.) oraz korzystanie z innego oprogramowania niż wymienione w par. 4 pkt. 1 nie mogą być podstawą reklamacji.. 9 ZMIANY REGULAMINU 1. Officeweb.pl zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian i modyfikacji niniejszego Regulaminu. 2. Wszelkie zmiany Regulaminu stają się skuteczne w chwili ich zamieszczenia w serwisie http://www.biuroport.pl/ o ile nie zastrzeżono inaczej.