ZESPÓŁ SZKÓŁ W KANDYTACH Numer procedury: C3 ZS 3 Tytuł procedury: PROCEDURA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I KOORDYNOWANIA ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW W ZESPOLE SZKÓŁ W KANDYTACH wprowadzona na podstawie Zarządzenia Wewnętrznego Nr 105/2010 Dyrektora Zespołu Szkół w Kandytach z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie określenia toku przyjmowania, rozpatrywania i koordynowania rozpatrywania skarg i wniosków w Zespole Szkół w Kandytach Tryb wprowadzenia Opracował Opinia Zatwierdził Zarządzenie Nr 105/2010 Dyrektora Zespołu Szkół w Kandytach z dnia 15.12.2010 r. Stanowisko służbowe Imię i nazwisko mgr Józef Kawa Dyrektor Zespołu Szkół Rada Pedagogiczna Szkoły Podstawowej im. Janusza Korczaka w Kandytach Rada Pedagogiczna Gimnazjum im. Wspólnoty Europejskiej w Kandytach Dyrektor Zespołu Szkół mgr Józef Kawa Data 15.11.2010 r. Podpis 13.12.2010 r. Protokół Nr 18/2010 RP z dn. 13.12.2010 r. 13.12.2010 r. Protokół Nr 18/2010 RP z dn. 13.12.2010 r. 15.12.2010 r.
WYKAZ ZMIAN W PROCEDURZE Nr wydania Nr zmiany Rozdział strona Data zatwierdzenia Opis zmiany Podpis dyrektora
ZESPÓŁ SZKÓŁ W KANDYTACH PROCEDURA Procedura przyjmowania, rozpatrywania i koordynowania rozpatrywania skarg i wniosków w Zespole Szkół w Kandytach Nr procedury C3 ZS 3 Wydanie I 1.0 Podstawa prawna: 1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071). 2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46). 2.0 Przyjmowanie skarg i wniosków: 1. Każdy członek społeczności szkolnej uczeń,jego rodzice, opiekunowie prawni, nauczyciele i pracownicy niepedagogiczni Zespołu Szkół oraz pozostałe osoby mogą składać do dyrektora Zespołu Szkół skargi i wnioski dotyczące w szczególności jej pracy i wykonywania zadań statutowych. 2. Skarga adresowana do dyrektora Zespołu Szkół może zostać przez wnioskodawcę przesłana w odpisie do organu prowadzącego Zespół Szkół lub organu sprawującego nadzór pedagogiczny nad Zespołem Szkół (również w takim przypadku skargę rozpatruje i załatwia Zespół Szkół). 3. W Zespole Szkół w Kandytach wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez: 1) Dyrektora Zespołu Szkół w poniedziałki w godz. od 13 30 do 14 30, 2) Wicedyrektora Zespołu Szkół codziennie w godzinach pracy, 3) wychowawców klas w terminach zgodnych z harmonogramem wywiadówek, 4) pedagoga szkoły codziennie w godzinach pracy. 4. Wnioskodawcy mogą składać skargi na piśmie, za pomocą faxu, poczty elektronicznej lub ustnie do protokołu. 5. W przypadku wniesienia skargi ustnej, osoba przyjmująca zgłoszenie sporządza protokół, który powinien zawierać w szczególności: 1) datę przyjęcia skargi, 2) dane (imię, nazwisko/ nazwę instytucji) i adres zgłaszającego, 3) zwięzły opis sprawy (zawierający konkretne, jasno sprecyzowane zarzuty), 4) podpis osoby wnoszącej skargę, 5) podpis osoby przyjmującej skargę. 6. Jeżeli wnioskodawca tego zażąda, osoba odbierająca skargę potwierdza fakt jej przyjęcia. 7. Skargi i wnioski nienależące do kompetencji naszej placówki przekazywane są do wnoszącego ze wskazaniem właściwego adresata. 8. Pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków rejestruje je poprzez wpisanie na obwolucie skargi/wniosku numeru obowiązującego w dokumentacji skargi/wniosku składającego się z: 1) symbolu komórki organizacyjnej,
2) inicjałów osoby wyznaczonej do ich rozpatrywania, 3) symbolu klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt (nr 054), 4) kolejnego numeru z rejestru. ponadto wpisuje ich termin załatwienia oraz nadzoruje załatwienia skarg i wniosków. 9. Skargi anonimowe ( nie zawierające imienia i nazwiska / nazwy oraz adresu wnoszącego) pozostawia się bez rozpoznania. 10. Jeżeli z treści skargi nie można ustalić jej przedmiotu, niezwłocznie wzywa się wnoszącego do złożenia dodatkowych wyjaśnień i uzupełnienia wniosku. 11. Wnioskodawca powinien złożyć dodatkowe wyjaśnienia i uzupełnienie w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania. Jeżeli nie uczyni tego w wyznaczonym terminie, jego skarga pozostanie bez rozpoznania (wezwanie do uzupełnienia skargi powinno zawierać pouczenie w tej sprawie). 3.0 Klasyfikacja skarg i wniosków: 1. Kwalifikacji skarg dokonuje dyrektor Zespołu Szkół. 2. Skargę/wniosek nienależącą do kompetencji naszej placówki należy zarejestrować, następnie przesłać do wnoszącego ze wskazaniem właściwego organu. 3. Skarga/wniosek niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego anonim po dokonaniu rejestracji pozostaje bez rozpoznania. Jest kierowana do dyrektora Zespołu Szkół, który może wykorzystać informacje zawarte w skardze/wniosku w ramach pełnionego nadzoru pedagogicznego. 4. Skargi/wnioski niezaopatrzone tytułem skarga/wniosek klasyfikuje się jako interwencję, o czym powiadamia się wnoszącego. 4.0 Rozpatrywanie skarg i wniosków: 1. Dyrektor Zespołu Szkół oraz osoby upoważnione do załatwienia skargi/wniosku winni postępować według niniejszej procedury oraz przepisów prawa wymienionych w podstawie prawnej opracowania procedury. 2. Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie, ani też innej osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej. 3. Po wpłynięciu skargi dyrektor Zespołu Szkół niezwłocznie podejmuje niezbędne kroki w celu przeanalizowania, wyjaśnienia i zbadania zarzutów (analizuje dokumentację, wysłuchuje wszystkie zainteresowane osoby / strony, gromadzi materiały dotyczące kwestii spornych), a następnie podejmuje decyzję w sprawie. 4. Z wyjaśnienia skargi/wniosku należy sporządzić dokumentację zawierającą: 1) oryginał skargi/wniosku, 2) notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego, 3) materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśnienia skargi/wniosku (oświadczenia, opinie, kserokopie dokumentów, wyciągi), 4) odpowiedź do wnoszącego, informacją o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem, 5) pismo do dyrektora Zespołu Szkół z wydanymi zaleceniami jeśli wymaga tego sprawa, 6) pismo do organu prowadzącego jeśli wymaga tego sprawa.
5. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać: 1) oznaczenie organu, od którego pochodzi, 2) wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku, 3) faktyczne i prawne (z podaniem podstawy prawnej) uzasadnienie, jeżeli skarga/wniosek została załatwiona odmownie, 4) imię i nazwisko, podpis i stanowisko osoby upoważnionej do załatwiana skargi. 6. Przed wysłaniem odpowiedzi do osoby wnoszącej, dyrektor Zespołu Szkół parafuje ją. 7. Jeżeli po zbadaniu i przeanalizowaniu sprawy dyrektor Zespołu Szkół stwierdzi zaistniałe uchybienia i nieprawidłowości, wydaje polecenie lub podejmuje inne stosowne środki w celu ich usunięcia. 8. Jeżeli po zbadaniu i przeanalizowaniu sprawy dyrektor Zespołu Szkół nie stwierdzi żadnych uchybień i nieprawidłowości, oddala skargę jako bezpodstawną. 9. Treść decyzji wraz z uzasadnieniem dyrektor Zespołu Szkół przekazuje wnioskodawcy na piśmie w terminie 14 dni (w szczególnie uzasadnionych przypadkach 30 dni) od daty wpłynięcia skargi. 10. Od decyzji dyrektora Zespołu Szkół wnioskodawca może się odwołać do organu sprawującego nadzór pedagogiczny nad Zespołem Szkół w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. 11. Pełną dokumentację, po zakończeniu sprawy, dyrektor Zespół Szkół, wicedyrektor, wychowawca klasy, pedagog składają osobiście u osoby rejestrującej skargi/wnioski pani Jolanta Pisarczyk nie później niż 7 dni po upływie terminu jej załatwienia, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem w rejestrze skarg i wniosków. Na obwolucie skargi/wnioski, na której zamieszcza się spis dokumentów zgromadzonych w trakcie załatwienia skargi/wniosku, powinien znajdować się również podpis dyrektora Zespołu Szkół. 12. W przypadku wydania nauczycielowi/pracownikowi zaleceń przez osobę rozpatrującą skargę/wniosek należy kopię tego pisma dołączyć do dokumentacji wymienionej w pkt. 11. 13. Kontrolę z wykonania wydanych zaleceń przeprowadza osoba wydająca je (dyrektor, wicedyrektor, pedagog). 14. Za jakość i prawidłowe wykonanie, załatwienie skargi/wniosku odpowiadają osoby na które dekretowano wniosek/skargę. 15. Kontrolę nad realizacją rozpatrywania skarg i wniosków sprawuje Dyrektor Zespołu Szkół w Kandytach. 5.0 Terminy rozpatrywania skarg i wniosków: 1. Skargi/wnioski wpływające do Zespołu Szkół winny być traktowane jako sprawy bardzo pilne i wymagające terminowego załatwienia. 2. Skargi/wnioski rozpatruje się: 1) do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny, 2) do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające, 3) do dwóch miesięcy, gdy skarga/wniosek jest szczególnie skomplikowana. 3. Do siedmiu dni należy:
1) przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu, 2) przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lun gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości, 3) przesłać odpisy skargi./wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów, 4) przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia, 5) zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku, 6) udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy. 6.0 Niniejsza procedura wchodzi w życie Zarządzeniem Nr 105/2010 Dyrektora Zespołu Szkół w Kandytach z dnia 15 grudnia 2010 roku. 7.0 Załączniki: 1. Załącznik nr 1 Wykaz godzin przyjmowania w roku szkolnym 2010/2011 przez dyrektora Zespołu Szkół, wicedyrektora i pedagoga szkolnego interesantów w sprawach różnych, w tym w sprawach skarg i wniosków. 2. Załącznik nr 2 Wzór protokółu przyjęcia skargi ustnej. 3. Załącznik nr 3 Wzór protokołu przyjęcia skargi ustnej. 4. Załącznik nr 4 Notatka służbowa. 5. Załącznik nr 5 Imienny wykaz osób uprawnionych do rozpatrywania skarg i wniosków.
Załącznik Nr 1 Wykaz godzin przyjmowania w roku szkolnym 2010/2011 interesantów w sprawach różnych, w tym w sprawach skarg i wniosków Stanowisko Dzień tygodnia Godziny przyjęć interesantów mgr Józef Kawa poniedziałek 13 30-14 30 Dyrektor Zespołu Szkół mgr Halina Czerniewska Wicedyrektor Zespołu Szkół mgr Teresa Jurgielewicz Pedagog szkolny w Szkole Podstawowej im. Janusza Korczaka w Kandytach mgr Wioletta Kaliczyńska Pedagog szkolny Gimnazjum im. Wspólnoty Europejskiej w Kandytach Wychowawcy klas poniedziałek piątek wtorek w godzinach pracy szkoły tj. 8 00 14 30 11 00-12 30 czwartek 10 00-11 00 poniedziałek 8 00-10 00 wtorek 10 30-12 30 środa 9 30-11 30 czwartek 14 00-15 00 piątek 9 30-11 30 codziennie w terminach zebrań klasowych z rodzicami po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym po zebraniu klasowym z rodzicami
Załącznik Nr 2 PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA SKARGI USTNEJ w nr. w, w dniu...... /nazwisko i imię oraz stanowisko pracownika przyjmującego skargę/... /nazwisko i imię oraz adres osoby wnoszącej skargę/ Wyszczególnienie zarzutów, podanie argumentów, przytoczenie faktów, wskazanie źródeł mających potwierdzić zarzuty: Zarzut Argumenty, fakty, data Źródła informacji (świadek, dokument)............... podpis osoby wnoszącej skargę podpis pracownika przyjmującego
Załącznik Nr 3 PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA SKARGI USTNEJ W dniu. Pani/Pan. zamieszkały tel.. złożył/a skargę dotyczącą (podać zarzuty, argumenty, fakty, źródła mogące potwierdzić fakty): Do skargi dołączono następujące dokumenty:. podpis przyjmującego skargę podpis wnoszącego skargę
Załącznik Nr 4 NOTATKA SŁUŻBOWA Z postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego przez.. /imię i nazwisko, stanowisko służbowe/ w sprawie skargi nr złożonej przez /imię i nazwisko osoby wnoszącej skargę/ a dotyczącej: (skazać zarzuty) 1. 2. W trakcie postępowania wyjaśniającego podjęto następujące czynności: 1. 2. 3. Na podstawie przeprowadzonych czynności ustalono: (podać stan faktyczny i odniesienie do stanu prawnego z podstawą prawną) W czasie badania sprawy poczyniono następujące spostrzeżenia: Wobec powyższego należy: podpis, stanowisko służbowe
Załącznik Nr 5 IMIENNY WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW 1. Dyrektor Zespołu Szkół mgr Józef Kawa 2. Wicedyrektor mgr Halina Czerniewska