PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW. w Zespole Szkół Podstawowej i Muzycznej w Nowym Mieście Lubawskim

Transkrypt

1 PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW w Zespole Szkół Podstawowej i Muzycznej w Nowym Mieście Lubawskim Podstawa prawna 1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2016, poz. 23). 2. Rozporządzenie Rady Ministra z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., nr 5, poz. 46).

2 Rozdział I Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków 1. W szkole wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez: a. Dyrektora, b. Wicedyrektora 2. Dyrektor szkoły lub wicedyrektor przyjmują skargi i wnioski codziennie od godziny 8 00 do Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. 4. Pracownik szkoły, który otrzymał skargę dotyczącą jego działalności, obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie dyrektorowi. 5. Wzór protokołu, o którym mowa w pkt 2 stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury. 6. Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków. 7. Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwianiu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych. 8. Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego- anonimy. 9. Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki: a. Liczba porządkowa, b. Data wpływu skargi/wnioski, c. Data rejestrowania skargi/wniosku, d. Adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek, e. Informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek, f. Termin załatwiania skargi/wniosku, g. Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku, h. Data załatwienia, i. Krótka informacja o sposobie załatwiania sprawy. 10. Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości szkoły. Rozdział II Kwalifikowanie skarg i wniosków 1. Kwalifikowania spraw jako skarg lub wnioski dokonuje dyrektor. 2. Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest rejestru skarg i wniosków.

3 3. Jeśli w treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania. 4. Skargi/ wnioski, które nie należą do kompetencji szkoły, należy zarejestrować, a następnie pismem przewodnim przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma zostawić w dokumentacji szkoły. 5. Skargi/ wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie pismem przewodnim przesłać odpisy właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawić w dokumentacji szkoły. 6. Skargi/ wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania. 7. Dyrektor może informacje zawarte w anonimowej skardze/wniosku wykorzystać w ramach pełnionego nadzoru pedagogicznego. Rozdział III Rozpatrywanie skarg i wniosków 1. Skargi/ wnioski rozpatruje dyrektor szkoły lub osoba przez niego upoważniona. 2. Imienny wykaz osób upoważnionych do rozpatrywania skarg/ wniosków zawiera załącznik nr 2 do niniejszej procedury. 3. Z wyjaśnienia skargi/ wniosku sporządza się następującą dokumentację: a. Oryginał skargi/ wniosku, b. Notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego, c. Materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśnienia skargi/wniosku, d. Odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem, e. Inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga. 4. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać: a. Oznaczenie organu, od którego pochodzi, b. Wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/ wniosków zawartych w skardze/ wniosku, c. Faktyczne i prawne uzasadnienie, jeżeli skarga/ wniosek została załatwiona odmownie, d. Imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę. 5. Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie szkoły.

4 Rozdział IV Terminy rozpatrywania skarg i wniosków 1. Skargę/ wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki. 2. Skargę/ wniosek rozpatruje się: a. Do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające, b. Do dwóch miesięcy, gdy skarga/ wniosek jest szczególnie skomplikowana, 3. Do siedmiu dni należy: a. Przesłać skargę/ wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/ wniosek została skierowana do niewłaściwego organu, b. Przesłać skargę/ wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości, c. Przesłać odpisy skargi/ wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów, d. Przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/ wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia, e. Zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/ wniosku, f. Udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/ wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy. Załączniki: 1. Protokół przyjęcia skargi ustnej, 2. Protokół przyjęcia skargi telefonicznej

5 Zał. Nr 1 Protokół Z przyjęcia skargi w w dniu Nazwisko i imię oraz stanowisko pracownika przyjmującego skargę Nazwisko i imię oraz adres osoby wnoszącej skargę Krótka treść skargi:.. Wykaz dokumentów/ kopii/ załączonych do skargi Podpis osoby wnoszącej skargę Podpis pracownika Przyjmującego skargę

6 Zał. Nr 2 PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA SKARGI USTNEJ W dniu. Pan/Pani.. Zam. Telefon Złożył (a) skargę dotyczącą.. Do skargi załączono następujące dokumenty: Podpis wnoszącego skargę.. Podpis przyjmującego skargę, jeżeli zażąda tego wnoszący

7 Zał. 3 Interwencja telefoniczna 1. Notatka z przyjęcia interwencji telefonicznej: 1. Data 2. Z kim była rozmowa? 3. Czego (jakiego problemu) dotyczyła rozmowa? 4. Nazwa szkoły (placówki), której dotyczy interwencja. 5. Kto odebrał interwencje: Podpis odbierającego rozmowę 2. Notatka- opis załatwienia zgłoszonej interwencji:... Data

8 Tekst procedury 1. W szkole wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez: a. dyrektora, b. wicedyrektora, 2. Dyrektor szkoły lub wicedyrektor przyjmują skargi i wnioski codziennie od godz do 15 00, w czwartki od do Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. 4. Pracownik szkoły, który otrzymał skargę dotyczącą jego działalności, obwiązany jest przekazać ją niezwłocznie dyrektorowi. 5. Wzór protokołu, o którym mowa w pkt 2 stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury. 6. Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków 7. Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacyjne społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych. 8. Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącegoanonimy. 9. Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki: Rozdział I Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków Komentarz 3 Rozp. RM mówi, że przyjmowanie skarg i wniosków powierza się imiennie wyznaczonym pracownikom. Procedura może zakładać, że skargi i wnioski w szkole przyjmuje dyrektor lub jego wicedyrektorzy Zgodnie z art. 253 KPA dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny odbywać się po godzinach pracy. Informacja o dniach i godzinach przyjęć powinna być wywieszona w widocznym miejscu. Mówi o tym również 3 ust. 2 Rozp. RM Zacytowany 5 Rozp. RM Zgodnie z art. 256 KPA pracownik powinien niezwłocznie przekazać taką skargę swojemu przełożonemu. Jest to propozycja takiego protokołu. Szkoła może ja zmodyfikować lub utworzyć własny wzór. 6 ust. 2 Rozp. RM wskazuje, co powinno się zamieścić w protokole- data przyjęcia skargi/ wniosku, imię, nazwisko (nazwa) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy. Wpływające pismo po odnotowaniu wpływu zgodnie z instrukcją kancelaryjną przez sekretariat i po zakwalifikowaniu jako skarga musi zostać zarejestrowane. Numer w rejestrze powinien być zgodny z numerem sprawy zgodnie z jednolitym wykazem Zapis na podstawie 1 ust. 3 pkt 1 Rozp. RM Anonim musi zostać wpisany do rejestru, jeśli został zakwalifikowany przez dyrektora jako skarga lub wniosek- patrz: Rozdział II pkt 1 Jest to propozycja zawierająca najistotniejsze informacje.

9 a. liczba porządkowa, b. data wpływu skargi/ wniosku, c. data rejestrowania skargi/ wniosku, d. adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/ wniosek, e. informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek, f. termin załatwienia skargi/wniosku, g. imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za h. data załatwienia, informacja o sposobie załatwienia sprawy. 10. Do rejestru nie wpisuje się pism Pisma tego rodzaju nie są rozpatrywane przez szkołę. skierowanych do wiadomości szkoły. Rozdział II Kwalifikowanie skarg i wniosków Tekst procedury 1.Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje dyrektor. 2.Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest do rejestru skarg i wniosków. 3.Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania. 4.Skargi/ wnioski, które nie należą do kompetencji szkoły, należy zarejestrować, a następnie pismem przewodnim przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma zostawić w dokumentacji szkoły. 5.Skargi/ wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie pismem przewodnim przesłać odpisy właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawić w dokumentacji szkoły. Komentarz Ważna jest treść nie forma pisma lub rozmowy. Zgłaszający nie musi wcale zaznaczyć, że sprawa jest skargą/ wnioskiem. To dyrektor powinien decydować czy dana sprawa ma znamiona skargi/ wniosku. Jeśli sprawę przyjął ktoś inny, to przed wpisaniem do rejestru, dyrektor musi się z nią zapoznać i odpowiednio zakwalifikować. Jeśli wpłynęło pismo, to po zarejestrowaniu go w sekretariacie zgodnie z instrukcją kancelaryjną, a przed wpisaniem do rejestru, dyrektor musi się z nim zapoznać i odpowiednio zakwalifikować. Dążymy do przejrzystości i jednoznaczności w prowadzonej w szkole dokumentacji. Nie tworzymy niepotrzebnych dodatkowych dokumentów. Zapis wynika z 8 ust. 2 Rozp. RM. Dyrektor wyznacza wnoszącemu 7 dni na wyjaśnienia i uzupełnienie braków. Zapis w pkt 4 procedury powstał na podstawie art. 231 i 243 KPA Dyrektor ma 7 dni na wykonanie odpowiednich czynności. Zapis w pkt 5 procedury powstał na podstawie 10 Rozp. RM Dyrektor ma siedem dni na wykonanie odpowiednich czynności.

10 6.Skargi/ wnioski anonimowe po dokonaniu Zapis zgodny z 8 ust. 1 Rozp. RM rejestracji pozostają bez rozpoznania. 7.Dyrektor może informacje zawarte w Jest to decyzja dyrektora, który sam ocenia wartość anonimowej skardze/ wniosku wykorzystać w informacji przekazanej w anonimie. ramach pełnionego nadzoru pedagogicznego. Rozdział III Rozpatrywanie skarg i wniosków 1.Skargi/ wnioski rozpatruje dyrektor szkoły lub W procedurze muszą zostać wyraźnie określone osoba przez niego upoważniona. osoby, które będą rozpatrywały skargi/ wnioski. 2.Imienny wykaz osób upoważnionych do Zgodnie z 3 Rozp. RM należy imiennie wskazać rozpatrywania skarg/ wniosków zawiera załącznik osoby upoważnione do rozpatrywania skarg/ nr 2 do niniejszej procedury. wniosków. Informację tę trzeba podać do ogólnej 3.Z wyjaśnienia skargi/ wniosku sporządza się następującą dokumentację: a. oryginał skargi/ wniosku b. notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/ wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego, c. materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/ wniosku, d. odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem, e. inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga. 4.Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać: a. oznaczenie organu, od którego pochodzi, b. wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/ wniosków zawartych w skardze/ wniosku, c. faktyczne i prawne uzasadnienie, jeżeli skarga/ wniosek została załatwiona odmownie, d. imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę. 5.Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie szkoły. wiadomości. Wynika z art. 238 i 244 KPA Wynika z art. 238 i 244 KPA Przechowujemy ją zgodnie z obowiązującym jednolitym wykazem akt. Rozdział IV Terminy rozpatrywania skarg i wniosków 1.Skargę/ wniosek rozpatruje się bez zbędnej Wynika z art. 35 KPA zwłoki 2.Skargę/ wniosek rozpatruje się: Wynika z art. 35, 237 i 244 KPA a. do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny, b. do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające, c. do dwóch miesięcy, gdy skarga/ wniosek jest szczególnie skomplikowana, 3.Do siedmiu dni należy: a. Przesłać skargę/ wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją Wynika z art. 36, 231, 239 i 243 KPA oraz z 8 ust. 2 i 10 Rozp. RM.

11 wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/ wniosek została skierowana do niewłaściwego organu, b. przesłać skargę/ wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości, c. przesłać odpisy skargi/ wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów, d. przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/ wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia, e. zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/ wniosku, f. udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy. Podstawa prawna PRZYJMOWANIE I ROZPATRYWANIE SKARG I WNIOSKÓW 1. Ustawa z dn. 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r., nr 98, poz. 1071). 2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., nr 5, poz. 46). Przedmiot skargi Art. 227 KPA Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszanie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Przedmiot wniosku Art. 241 KPA Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszania organizacji, wzmacniania praworządności, usprawniania pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności

12 Terminy załatwiania spraw Bez zbędnej zwłoki Wg KPA Uszczegółowienie Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o posiadane już dowody (dokumenty) W ciągu miesiąca należy sprawę sfinalizować, jeśli sprawa wymaga wyjaśnień Nie później niż w ciągu dwóch miesięcy sprawa musi być załatwiona, jeśli jest bardzo skomplikowana. Terminy te biegną od dnia wszczęcia postępowania, a zgodnie z art. 61 3, datą wszczęcia jest dzień doręczenia żądania o rozpoczęcie sprawy. Jeśli nie można sprawy załatwić w określonych terminach należy zawiadomić o tym wnoszącego skargę/ wniosek i podać przyczynę zwłoki oraz wskazać nowy termin załatwienia.