ZAŁĄCZNIK III ZASADY FINANSOWE I UMOWNE I. WPROWADZENIE Niniejszy Załącznik uzupełnia zasady związane z wykrzystaniem przyznaneg dfinanswania w ramach różnych kategrii budżetu, mających zastswanie w Prjekcie, jak kreśln w Umwie. Wyjaśnienia są zawarte w sekcji II niniejszeg Załącznika. Natmiast w sekcji III pdane są ryczałtwe stawki jednstkwe mające zastswanie d kategrii budżetwych związanych z udziałem ryczałtwym w dfinanswaniu, jak kreśln w Artykule Umwy. Sekcja IV pdaje przekrój typów kntrli, którym mże być pddany Beneficjent, a których przedmitem będą właściwe dkumenty ptwierdzające. II. UZUPEŁNIAJĄCE ZASADY FINANSOWE I UMOWNE A. Kwalifikwalnść działania i 1. Kwalifikwalnść mbilnści Beneficjent zapewni, że mbilnści pdjęte przez indywidualnych uczestników będą kwalifikwalne, zgdnie z zasadami ustalnymi w Przewdniku p Prgramie Erasmus+. Pdjęte mbilnści, które nie będą zgdne z zasadami ustalnymi w Przewdniku p Prgramie Erasmus+, jak również z uzupełniającymi zasadami ustalnymi w niniejszym Załączniku, będą uznane za niekwalifikwalne. Kwta trzymaneg dfinanswania dnsząca się d działań z nimi związanych będzie w całści zwrócna przez Beneficjenta. Zwrt bejmie kategrie budżetu dnszące się d mbilnści uznanych za niekwalifikwalne, którymi mgą być: Pdróż, Wsparcie Indywidualne, Wsparcie Organizacyjne, a tam gdzie będzie miał t zastswanie, Przygtwanie Językwe, Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami i Kszty Nadzwyczajne. Minimalny kwalifikwalny kres trwania mbilnści, jak kreśln w Przewdniku p Prgramie, nie uwzględnia czasu przeznaczneg na pdróż. 2. Pdróż Beneficjent zbwiązany będzie d sprawzdania w systemie Mbility Tl każdej mbilnści dfinanswanej z kategrii Pdróż, miejsca wyjazdu z kraju rganizacji wysyłającej i miejsca dcelweg przyjazdu d kraju rganizacji przyjmującej. W przypadku gdy pdróż nie dbyła się lub zstała sfinanswana z innych źródeł funduszy, niż te przyznane w ramach Prgramu Erasmus+ (np. uczestnik był już wcześniej w miejscu dcelwym, w kraju rganizacji przyjmującej, w związku z innymi działaniami, niż te dfinanswane w ramach niniejszej Umwy), Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl każdeg takieg przypadku, zgdnie ze stanem faktycznym. W takich przypadkach, dfinanswanie ksztów Pdróży nie będzie przyznane. 1
W celu przyjęcia właściwej stawki, zależnej d pknaneg dystansu, Beneficjent użyje kalkulatra dległści n-line, dstępneg pd adresem internetwym Kmisji Eurpejskiej (KE): http://ec.eurpa.eu/prgrammes/erasmus-plus/tls/distance_en.htm. System Mbility Tl bliczy kwtę dfinanswania w frmie udziału ryczałtweg w kategrii budżetu Pdróż, z zastswaniem ryczałtwej stawki jednstkwej. Dmyślnym miejscem wyjazdu z kraju rganizacji wysyłającej będzie miejsce jej lkalizacji, natmiast analgicznym miejscem przyjazdu, będzie lkalizacja rganizacji przyjmującej. W sytuacji sprawzdania zawierająceg przypadki wskazania innych miejsc, niż te pisane w zdaniu pprzednim, Beneficjent uzasadni w systemie Mbility Tl pwód przyjęteg niestandardweg rzwiązania. 3. Wsparcie Indywidualne Beneficjent będzie zbwiązany d udkumentwania w systemie Mbility Tl daty rzpczęcia i zakńczenia mbilnści za granicą, w każdym przypadku dfinanswania przyznaneg w kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne. W przypadku wszystkich mbilnści, jeśli będzie t knieczne, Beneficjent będzie mógł ddać jeden dzień na pdróż, bezpśredni przed pierwszym dniem działania i analgicznie, jeden dzień na pdróż, bezpśredni p statnim dniu działania; te ddatkwe dni przeznaczne na pdróż będą uwzględnine przy bliczeniu dfinanswania w ramach kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne. System Mbility Tl bliczy kwtę dfinanswania w frmie udziału ryczałtweg kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne, z zastswaniem ryczałtwej stawki jednstkwej. Uczestnicy mbilnści będą zbwiązani d złżenia sprawzdania ze swjeg działania za pmcą kwestinariusza n-line, z pdaniem swich pinii związanych z faktgrafią działania i jeg ceną pd kątem uzyskanych krzyści w kresie realizacji, przygtwania i upwszechniania rezultatów, uzyskanych p jeg zakńczeniu. W przypadku wypwiedzenia przez uczestnika umwy zawartej z Beneficjentem z pwdu wystąpienia siły wyższej, tj. nieprzewidywanej, nadzwyczajnej sytuacji lub wydarzenia pzstających pza kntrlą uczestnika i nie związanych z ppełnieniem błędu lub niedpełnieniem starannści ze strny uczestnika, ten statni będzie uprawniny d trzymania kwty dfinanswania prprcjnalnej d rzeczywisteg kresu mbilnści, jak kreśln w Artykule 2.2. umwy pmiędzy Beneficjentem a uczestnikiem. Wszystkie pzstałe niewykrzystane przez uczestnika śrdki zstaną zwrócne, z wyjątkiem gdy uzgdnienia z rganizacją wysyłającą stanwiły inaczej. 2
4. Wsparcie Organizacyjne Dfinanswanie będzie bliczne autmatycznie przez system Mbility Tl w parciu liczbę mbilnści (tj. bez rzróżnienia, czy dany uczestnik realizuje jedną, czy więcej mbilnści) sprawzdanych przez Beneficjenta w Mbility Tl. 5. Opłata za Kurs/Szklenie Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl w przypadku każdeg uczestnika, czy kurs/szklenie za granicą w którym uczestniczył, był/-ł przeprwadzny/-ne p dknaniu frmalneg zapisu na kurs/szklenie i wniesieniu bwiązkwej płaty z tym związanej, z pdaniem daty rzpczęcia i zakńczenia ww. kursu/szklenia w parciu dkument ptwierdzający. Jedynie dni rzeczywisteg uczestnictwa w kursie/szkleniu, będą uwzględnine przy bliczeniu dfinanswania kategrii budżetu Opłata za Kurs/Szklenie. System Mbility Tl bliczy kwtę dfinanswania kategrii budżetu Opłata za Kurs/Szklenie w frmie udziału ryczałtweg, z zastswaniem ryczałtwej stawki jednstkwej. 6. Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl infrmacji zastswaniu ddatkweg dfinanswania w kategrii budżetu Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami, wykrzystaneg przez uczestnika ze specjalnymi ptrzebami. W takim przypadku Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl rdzaju ddatkwych, jak również rzeczywistych kwt związanych z ddatkwymi pniesinymi ksztami. 7. Kszty Nadzwyczajne W ramach kategrii budżetu Kszty Nadzwyczajne dfinanswaniem będą bjęte wyłącznie te rdzaje ksztów, które zstały wyszczególnine w Artykule II.16.4 Umwy. Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl rdzajów i ksztów rzeczywistych, pniesinych w ramach kategrii budżetu Kszty Nadzwyczajne. W celu rzliczenia kategrii budżetu Kszty Nadzwyczajne, Beneficjent będzie zbwiązany dstarczyć wszystkie dkumenty ptwierdzające, wymagane na etapie składania raprtu kńcweg. 3
B. Obniżenie dfinanswania z pwdu niskiej jakści, częściwej lub nieterminwej realizacji Prjektu Określenie przez NA niskieg pzimu jakści, częściwej lub nieterminwej realizacji Prjektu nastąpi w parciu : raprt kńcwy złżny przez Beneficjenta, raprty indywidualne uczestników mbilnści. NA mże również uznać infrmacje trzymane z jakiegklwiek inneg, związaneg z realizacją Prjektu źródła, które ptwierdzą, że Prjekt nie zstał zrealizwany zgdnie z pstanwieniami Umwy. D innych źródeł infrmacji mżna będzie zaliczyć ustalenia uzyskane pdczas wizyt mnitringwych, kntrli dkumentów nadesłanych d NA na jej żądanie (tzw. kntrla dkumentów zza biurka) lub kntrli przeprwadznych przez NA w miejscu realizacji Prjektu m.in. w siedzibie Beneficjenta. będzie ceniny w parciu kryteria jakściwe i cenę punktwą uzyskaną w ramach 100-punktwej skali. Jeśli wynik punktwy będzie niższy niż 50 punktów, NA zmniejszy stateczną kwtę przyznaneg dfinanswania z uwagi na niski pzim jakści, częściwą lub nieterminwą realizację Prjektu, nawet jeśli wszystkie sprawzdane działania były kwalifikwalne i rzeczywiście dbyły się. będzie ceniny w pwiązaniu z raprtami indywidualnymi uczestników mbilnści, z zastswaniem uniwersalneg zestawu kryteriów jakści, dnszących się d: stpnia zgdnści zrealizwanych działań z zatwierdznym wniskiem dfinanswanie; jakści uzyskanych rezultatów uczenia się i wpływu na uczestników, wpływu na uczestniczące w Prjekcie rganizacje, jakści praktycznych rzwiązań zastswanych w celu wsparcia realizacji mbilnści, w zakresie przygtwania, mnitrwania i wspierania uczestników; jakści rzwiązań dtyczących rzpznania i ptwierdzenia uzyskanych rezultatów uczenia się uczestników, stpnia, d któreg należne uczestnikm mbilnści kwty dfinanswania zstały im przekazane, zgdnie z warunkami ustalnymi w umwie pmiędzy Beneficjentem a uczestnikiem, zgdnej z wzrem kreślnym w Załączniku IV Umwy. Obniżenie dfinanswania w parciu niską jakść, częściwą lub nieterminwą realizację, będzie miał zastswanie przy ustaleniu statecznej kwty dfinanswania w kategrii budżetu Wsparcie Organizacyjne i Kszty Nadzwyczajne i będzie wynsić: 25%, jeśli raprt kńcwy zstanie ceniny w przedziale 41-50 punktów, włącznie z granicznymi wartściami punktów; 4
50%, jeśli raprt kńcwy zstanie ceniny w przedziale 26-40 punktów, włącznie z granicznymi wartściami punktów; 75%, jeśli raprt kńcwy zstanie ceniny w przedziale 0-25 punktów, włącznie z granicznymi wartściami punktów. C. Zmiany kwty dfinanswania C.1 Zmiany kwty dfinanswania pd warunkiem dstępnści ddatkwych funduszy W sytuacji gdy ddatkwe fundusze będą dstępne dla NA, w celu dknania pnwnej lub nwej alkacji funduszy w ramach budżetów Beneficjentów, maksymalna kwta dfinanswania kreślna w Artykule I.3.1, mże zstać pdwyższna, zgdnie z następującymi zasadami: - Beneficjentwi nie przyznan pełnej wniskwanej kwty dfinanswania pdczas głównej rundy selekcyjnej, wyłącznie ze względu na wyskie zaptrzebwanie funduszy ze strny pzstałych wniskdawców i graniczenia w dstępnści d funduszy, a nie z pwdu niedpwiedniej realizacji przez Beneficjenta pprzednieg/-ch prjektu/-ów; - w parciu infrmacje uzyskane na pdstawie draźneg raprtu pstępu i danych zarejestrwanych w systemie Mbility Tl, ptwierdzających realizację przyznanych dtychczas przez NA mbilnści, zgdnie z pstanwieniami Umwy. Ostateczna kwta przyznaneg dfinanswania w żadnym wypadku nie przekrczy kwty dfinanswania wniskwanej na etapie składania przez Beneficjenta wnisku dfinanswanie. C.2 Zmiany w zapisach Umwy Zgdnie z Artykułem II.11 Umwy, wszelkie zmiany dtyczące wyskści kwty dfinanswania, jak kreśln w ww. akapitach punktu C.1, przyjmą frmę aneksu d Umwy. 5
III. Stawki mające zastswanie przy dfinanswaniu w frmie udziału ryczałtweg, z zastswaniem ryczałtwych stawek jednstkwych 1. Pdróż Dystans Pdróży Pmiędzy 100 a 499 KM: Pmiędzy 500 a 1999 KM: Pmiędzy 2000 a 2999 KM: Pmiędzy 3000 a 3999 KM: Pmiędzy 4000 a 7999 KM: 6 Kwta 180 EUR na uczestnika 275 EUR na uczestnika 360 EUR na uczestnika 530 EUR na uczestnika 820 EUR na uczestnika 8000 KM i więcej: 1100 EUR na uczestnika Prsimy zwrócić uwagę: Dystans Pdróży kreśla dległść pmiędzy miejscem wyjazdu a przyjazdu dcelweg, a Kwta udział w dfinanswaniu pdróży, d i z miejsca dcelweg. 2. Wsparcie Indywidualne Stawka dzienna w walucie EUR Kraj dcelwy 1-14 dni 15-60 dni Austria 98 69 Belgia 98 69 Bułgaria 98 69 Cypr 98 69 Czechy 98 69 Niemcy 84 59 Dania 112 78 Estnia 70 49 Grecja 98 69 Hiszpania 84 59 Finlandia 98 69 Francja 98 69 Chrwacja 70 49 Węgry 98 69 Irlandia 112 78 Islandia 98 69 Włchy 98 69 Liechtenstein 98 69 Litwa 70 49 Luksemburg 98 69 Łtwa 84 59 Była Jugsłwiańska Republika Macednii 84 59 Malta 84 59 Hlandia 112 78 Nrwegia 98 69
Prtugalia 84 59 Rumunia 98 69 Szwecja 112 78 Słwenia 70 49 Słwacja 84 59 Turcja 98 69 Zjednczne Królestw 112 78 Prsimy zwrócić uwagę: Kwta na dzień jest bliczna w następujący spsób: d 14-teg dnia działania: kwta na dzień, przypadająca na uczestnika, jak kreśln w ww. tabeli + pmiędzy 15-tym a 60-tym dniem działania: 70% kwty na dzień, przypadająca na uczestnika, jak kreśln w ww. tabeli 3. Wsparcie Organizacyjne D 100 uczestników: 350 EUR na uczestnika, a pwyżej 100 uczestników: 200 EUR na ddatkweg uczestnika. 4. Opłaty za Kurs/Szklenie 70 EUR na dzień, na uczestnika, maksymalnie 700 EUR na uczestnika na kurs/szklenie IV. Zasady dtyczące dkumentów ptwierdzających Zgdnie z Artykułem II.20, Beneficjent mże zstać pddany kntrlm i audytm w związku z realizacją Prjektu. Kntrle i audyty będą przeprwadzne w celu dknania weryfikacji prawidłweg zarządzania przez Beneficjenta dfinanswaniem, z przestrzeganiem zasad ustalnych w Umwie raz kreślenia statecznej kwty dfinanswania, d której Beneficjent był uprawniny. Beneficjent mże być pddany następującym rdzajm kntrli: analiza raprtu kńcweg: NA w swjej siedzibie, dkna kntrli na etapie składania raprtu kńcweg, w celu ustalenia statecznej kwty dfinanswania, d której Beneficjent był uprawniny; teg rdzaju kntrla będzie przeprwadzna w każdym przypadku; kntrla w siedzibie NA, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka): pgłębina kntrla dkumentów ptwierdzających, przeprwadzana zwykle p etapie złżenia raprtu kńcweg, w przypadku gdy niniejsza Umwa zstała uwzględnina w próbie statystycznej zastswanej przy kntrli, wymaganej przez KE lub gdy NA dknała wybru Umwy d celwej kntrli dkumentów w związku z realizwaną przez siebie plityką ceny ryzyka; kntrle w siedzibie Beneficjenta lub innych pmieszczeniach, gdzie Prjekt był realizwany: Beneficjent mże być pddany kntrli w jeg siedzibie, w przypadku gdy Umwa zstała wybrana d próby statystycznej wymaganych przez KE teg rdzaju kntrli lub gdy NA dknała wybru Umwy d celwej kntrli dkumentów w związku z realizwaną przez siebie plityką ceny ryzyka. Pwyższy rdzaj kntrli mże wystąpić w dwóch wariantach: w czasie : kntrla w trakcie realizacji Prjektu, 7
p zakńczeniu : kntrla w pdjęta p zakńczeniu realizacji Prjektu, zwykle p kntrli raprtu kńcweg; Pniższa tabela kreśla zakres przeprwadzanej przez NA weryfikacji, pdczas różneg rdzaju kntrli, dtyczącej każdej kategrii budżetwej. Beneficjent przyjmuje d wiadmści, że NA mże żądać również dkumentacji ptwierdzającej w ramach jakiegklwiek rdzaju kntrli lub dkumentacji właściwej innym rdzajm kntrli wymieninym w tabeli pniżej. W ramach przeprwadzanych kntrli, Krdynatr prjektu będzie zbwiązany dstarczyć ryginalną dkumentację ptwierdzającą kwalifikwalnść realizacji Prjektu, w tym dkumentację pzstałych Beneficjentów. W przypadkach gdy Krdynatr lub/i Beneficjenci nie są uprawnieni na pdstawie bwiązujących przepisów prawa d przysyłania ryginalnych dkumentów, na etapie złżenia raprtu kńcweg lub kntrli w siedzibie NA, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka), Krdynatr będzie mógł przysłać zamiennie, kpie wymaganych dkumentów, ptwierdzne za zgdnść z ryginałem. P przeprwadzeniu weryfikacji nadesłanej dkumentacji NA zwróci Krdynatrwi ryginalne dkumenty. Kategria budżetwa Analiza raprtu kńcweg Kntrla w siedzibie NA, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka) Kntrla w siedzibie Beneficjenta, w trakcie Kntrla w siedzibie Beneficjenta, p zakńczeniu Pdróż ptwierdzające, jak kreśln w Artykule Faktycznść i kwalifikwalnść działania i uczestników ptwierdzające, jak kreśln w Artykule Ewidencja księgwa pniesinych w ramach Prjektu Wsparcie Indywidualne ptwierdzające, jak kreśln w Artykule Faktycznść i kwalifikwalnść działania i uczestników ptwierdzające, jak kreśln w Artykule Ewidencja księgwa pniesinych w ramach Prjektu 8
Kategria budżetwa Analiza raprtu kńcweg Kntrla w siedzibie NA, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka) Kntrla w siedzibie Beneficjenta, w trakcie Kntrla w siedzibie Beneficjenta, p zakńczeniu Wsparcie Organizacyjne ptwierdzające, jak kreśln w Artykule Faktycznść i kwalifikwalnść działania i uczestników ptwierdzające, jak kreśln w Artykule Ewidencja księgwa pniesinych w ramach Prjektu Opłaty za Kurs/Szklenie ptwierdzające, jak kreśln w Artykule n/d ptwierdzające, jak kreśln w Artykule Ewidencja księgwa pniesinych w ramach Prjektu Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami Rraprt kńcwy ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.4 Faktycznść i kwalifikwalnść działania i uczestników Rraprt kńcwy ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.4 Ewidencja księgwa pniesinych w ramach Prjektu Kszty Nadzwyczajne ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.4 ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.4 Faktycznść i kwalifikwalnść działania i uczestników ptwierdzjące, jak kreśln w Artykule II.16.4 Ewidencja księgwa pniesinych 9
Kategria budżetwa Analiza raprtu kńcweg Kntrla w siedzibie NA, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka) Kntrla w siedzibie Beneficjenta, w trakcie Kntrla w siedzibie Beneficjenta, p zakńczeniu w ramach Prjektu 10