Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 9H/2010/2011 Dyrektora Zespołu Szkół w Otocznej z dnia 31.12.2010 r. POLITYKA ZARZĄDZANIA RYZYKIEM w Zespole Szkół w Otocznej ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Słownik terminów. 1. Apetyt na ryzyko wielkość, poziom ryzyka, jaką Szkoła jest gotowa w dowolnym czasie zaakceptować, tolerować istnienie ryzyka i jego skutki. 2. Czynnik ryzyka - okoliczności, stan prawny, stan faktyczny, które mogą ale nie muszą wywołać ryzyko wystąpienia nieprawidłowości. 3. Mechanizm kontrolny element systemu zarządzania, zasady określone przez przepisy prawa lub zarządzenia kadry zarządzającej, (w formie pisemnej) mające ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub zniwelować skutki zaistniałego ryzyka 4. Obszar działania - definiowany na poziomie strategicznym, obejmujący najczęściej kilka procesów tworzących logiczną całość i rządzący się podobnymi regułami. 5. Obszar ryzyka - to obszar, w którym występują istotne z punktu widzenia Szkoły czynniki ryzyka. 6. Ocena ryzyka - ewaluacja ryzyka w odniesieniu do jego oddziaływania, jeśli ryzyko wystąpi, oraz prawdopodobieństwa wystąpienia tego ryzyka. 7. Prawdopodobieństwo zaistnienia ryzyka - oszacowanie w oparciu o przeszłe zdarzenia przy założeniu, że w przyszłości nie zaistnieją w danym obszarze znaczne zmiany. 8. Proces - uporządkowany logicznie ciąg czynności, działań, decyzji i uzgodnień, których efektem jest powstanie pewnej wartości dodanej w postaci, dającej się określić zmiany w środowisku zewnętrznym, jako efekt pracy. 9. Rejestr ryzyk dokument odzwierciedlający przeprowadzoną identyfikację i analizę ryzyk, a także przyjętą reakcję na ryzyko. 10. Ryzyko - prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń (pozytywnych i negatywnych), które mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów Szkoły lub powodują odchylenia od oczekiwanych stanów. Jest to kombinacja prawdopodobieństwa i oddziaływania (skutku), przy uwzględnieniu postrzeganego znaczenia. Ryzyko odnosi się zawsze do przyszłych zdarzeń, a oszacowanie jego rozmiarów jest projekcją w przyszłość. W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się także ryzyko utracenia korzyści związanych z pojawiającymi się szansami, których Szkoła może nie wykorzystać. 11. System kontroli ogół zasad zaprojektowanych i wdrożonych przez kierownictwo, obejmujących całą organizację, stanowiących spójną i logiczną całość funkcjonującą w określonym środowisku na wszystkich poziomach zarządzania, służy zwiększeniu prawdopodobieństwa zrealizowania wytyczonych celów oraz zarządzaniu ryzykiem, w tym zmniejszenia skutków jeśli ryzyko wystąpi. 12. System zarządzania obejmuje planowanie strategiczne, w tym określenie celów, zaplanowanie metod realizacji, analizę potrzeb, wdrożenie systemu zarządzania i kontroli, przegląd zarządzania, czyli monitoring i ocena, w tym ocena ryzyka, działania korygujące. 13. Właściciel ryzyka - osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, mająca kompetencje do podjęcia działań zaradczych w stosunku do obszaru, którym zarządza. 14. Zarządzanie ryzykiem realizowany przez Dyrektora szkoły proces, którego celem jest identyfikacja potencjalnych ryzyk, które mogą mieć wpływ na realizację celów i zadań
jednostki. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje ryzyko występujące we wszystkich procesach decyzyjnych i każdy szczebel zarządzania. 15. Dyrektor szkoły należy przez to rozumieć dyrektora Zespołu Szkół w Otocznej. 16. Samodzielne stanowisko (jednostka organizacyjna) należy przez to rozumieć głównego księgowego, sekretarza szkoły, referenta. 17. Jednostka Zespół Szkół w Otocznej. 2. Polityka zarządzania ryzykiem obejmuje: 1)zakres zadań i obowiązków podmiotów uczestniczących w procesie zarządzania ryzykiem, 2)zasady i tryb identyfikacji ryzyka, 3)zasady i tryb dokonywania analizy ryzyka, 4)zasady określania właściwej reakcji na ryzyko. 3. Polityka zarządzania ryzykiem ma zastosowanie dla wszystkich samodzielnych stanowisk (do wszystkich komórek organizacyjnych). 4. Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym i nie ogranicza się do działań określonych w 2 ust.1. 5. Celem zarządzania ryzykiem jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia wyznaczonych celów i zadań, poprzez ograniczenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz zabezpieczanie się przed jego skutkami. Następuje to poprzez: 1)rozpoznanie czyli identyfikowanie ryzyka, określenie rodzajów ryzyk, które wiążą się z działalnością placówki i dokonywanie ich pomiaru, 2)ocenę ryzyka i jego istotności, 3)zarządzanie ryzykiem, które polega na badaniu efektywności i skuteczności podejmowanych działań, poprzez system kontroli instytucjonalnej i zewnętrznej, 4)kontrolę zarządzania ryzykiem, której istotą podjętych działań jest ocena zastosowanych metod redukcji ryzyka, prowadząca do skutecznego i efektywnego realizowania celów i nałożonych zadań. 6. Niezbędnymi warunkami wdrożenia polityki zarządzania ryzykiem są: 1)określenie jasnych, spójnych i zgodnych z misją jednostki celów i zadań, 2)ustalenie mierzalnych wskaźników realizacji wyznaczonych celów i zadań, 3)określenie poziomu ryzyka akceptowalnego dla wyznaczonych celów i zadań, 4)prowadzenie bieżącego monitoringu realizacji celów i zadań, 5)prowadzenie analizy poprawności i stosowania mechanizmów kontroli zarządczej.
Rozdział II. GŁÓWNE CELE SZKOŁY 7. Zespół Szkół w Otocznej jest szkołą publiczną, mającą osobowość prawną. 8. Podstawowymi zadaniami Szkoły, wg Statutu Szkoły, są: 1. Szkoła realizuje cele i zadania określone w Ustawie o systemie oświaty oraz przepisach wydanych na jej podstawie, koncentrując się na prowadzeniu działalności dydaktycznej, wychowawczej oraz opiekuńczej. 2. Szkoła stwarza warunki do komplementarnego rozwoju uczniów, uwzględniając ich indywidualne zainteresowania i potrzeby, a także ich możliwości psychofizyczne. 3. W zakresie działalności dydaktycznej Szkoła w szczególności: a. umożliwia zdobycie wiedzy i umiejętności niezbędnych do uzyskania świadectwa ukończenia Szkoły, b. działa w kierunku rozwijania zainteresowań uczniów poprzez organizowanie kół zainteresowań, imprez sportowych, olimpiad i konkursów, c. zapewnia wszechstronną pomoc uczniom mającym trudności z opanowaniem treści programu nauczania. 4. W zakresie działalności wychowawczej Szkoła w szczególności: a. kształtuje środowisko wychowawcze sprzyjające realizacji celów i zasad określonych w ustawie o systemie oświaty i przepisów do niej wykonawczych, stosownie do warunków Szkoły i wieku uczniów, b. upowszechnia zasady tolerancji, wolności sumienia i poczucia sprawiedliwości, c. kształtuje postawy patriotyczne (także w wymiarze lokalnym), d. sprzyja zachowaniom proekologicznym, e. umożliwia uczniom podtrzymanie tożsamości narodowej, etnicznej, językowej i religijnej, f. szanuje indywidualność uczniów i ich prawo do własnej oceny rzeczywistości, g. budzi szacunek do pracy poprzez dobrze zorganizowaną pracę na rzecz Szkoły i środowiska, h. wdraża do dyscypliny i punktualności. ROZDZIAŁ III. ZAKRESY ZADAŃ I OBOWIĄZKÓW 9. 1. Za realizację polityki zarządzania ryzykiem odpowiada Dyrektor szkoły poprzez: 1)kształtowanie i wdrażanie polityki zarządzania ryzykiem, 2)nadzór i monitorowanie skuteczności procesu zarządzania ryzykiem, 3)wyznaczanie poziomu akceptowalnego dla każdego ryzyka, 4)podejmowanie decyzji dotyczących sposobu reakcji na poszczególne ryzyka. 2. Pracownicy na samodzielnych stanowiskach (kierownicy komórek organizacyjnych) odpowiadają za zarządzanie ryzykiem poprzez: 1) identyfikację ryzyk związanych z realizacją przydzielonych zadań, 2) wskazywanie właścicieli zidentyfikowanych ryzyk, 3) przeprowadzanie analizy zidentyfikowanego ryzyka, 4) proponowanie sposobu postępowania w odniesieniu do poszczególnych ryzyk, 5) wdrażanie działań zaradczych w stosunku do zidentyfikowanego ryzyka. 3. Pracownicy wymienieni w ust.2 są zobowiązani do współpracy z dyrektorem szkoły.
ROZDZIAŁ IV. IDENTYFIKACJA RYZYKA 10. 1. Identyfikacja ryzyk prowadzona jest na poziomie jednostki i na poziomie poszczególnych samodzielnych stanowiska pracy (komórek organizacyjnych). 2. Proces identyfikacji i analizy czynników ryzyka odbywa się, przynajmniej raz do roku. 3. W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyk według obszarów wrażliwych, określonych w Załączniku Nr 1 do Polityki zarządzania ryzykiem. 4. W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się czynniki je kształtujące. Ze względu na ich źródło ryzyka dzielą się na : 1) zewnętrzne rodzaj ryzyka determinowanego przez czynniki zewnętrzne, 2) wewnętrzne ryzyko to obejmuje działania wewnętrzne placówki i może być zarządzane wewnątrz jednostki. 5. Każde zidentyfikowane ryzyko ujmuje się w rejestrze. 6. Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka ustala się jego właściciela. 7. Każdy pracownik ma prawo i obowiązek zgłaszania swojemu bezpośredniemu przełożonemu ryzyk zidentyfikowanych podczas wykonywania przydzielonych zadań. ROZDZIAŁ V. ANALIZA RYZYKA 11. 1. Każdy czynnik ryzyka podlega analizie pod kątem jego wpływu na osiąganie przez Szkołę założonych celów. 2. W ramach analizy ryzyka oceniana jest istotność czynnika ryzyka, który według oceniającego ma znaczenie dla funkcjonowania Szkoły jako całości i osiągania wytyczonych celów, nadając każdemu czynnikowi w ramach obszaru punktacje od 1 do 4, gdzie: 1 - oznacza małą istotność, 2 - oznacza średnią istotność, 3 oznacza dużą istotność, 4 bardzo dużą istotność czynnika. 3. Każde ryzyko jest oceniane pod względem przynależności do kategorii określonych w Załączniku Nr 2 do Polityki zarządzania ryzykiem. 4. Czynniki ryzyka zdefiniowane na poziomie strategicznym i nieistotne z punktu widzenia oceniającego nie podlegają ocenie. 5. Przy ocenie istotności czynnika ryzyka należy wziąć pod uwagę ryzyka jakie są generowane przez dany czynnik, prawdopodobieństwo ich ziszczenia się oraz skutki zaistnienia ryzyka określone w Załączniku Nr 3 do Polityki zarządzania ryzykiem. 6. Przy ocenie prawdopodobieństwa zdarzenia należy wziąć pod uwagę istniejące mechanizmy kontrolne, ich skuteczność i poziom wdrożenia. 7. Przy ocenie skutków należy wziąć pod uwagę zarówno skutki finansowe, jak i niefinansowe, tj. utrata reputacji, konsekwencje prawne, w tym karno-skarbowe, utrata szansy, opóźnienia, obniżenie jakości pracy i inne. 8. Dyrektor szkoły oznacza poziom akceptowalny dla danego ryzyka.
ROZDZIAŁ VI. REAKCJA NA RYZYKO 12. 1. Dla każdego istotnego zidentyfikowanego ryzyka właściciel ryzyka wskazuje optymalną reakcję. Przyjmuje się niżej wymienione reakcje na ryzyko: 1) tolerowanie będzie to miało miejsce w przypadkach, kiedy koszty skutecznego przeciwdziałania ryzyku mogą przekraczać jego potencjalne korzyści, z zdolności do skutecznego przeciwdziałania są ograniczone lub wykraczające poza decyzje i działania wewnętrzne, 2) przeniesienie dotyczyć to będzie kategorii ryzyk w odniesieniu do których nastąpi przeniesienie ich na inna instytucję, między innymi poprzez ubezpieczenie lub zlecenie usług na zewnątrz, 3) wycofanie się dotyczyć to będzie grupy ryzyk dla których mimo podejmowanych działań nie udało się zmniejszyć ich istotności do akceptowanego poziomu, 4) przeciwdziałanie dotyczyć to będzie kategorii ryzyk, które wymagać będą podjęcia zdecydowanych, przemyślanych i zaplanowanych działań prowadzących do ich likwidacji, lub znacznego ograniczenia. Rozdział VII. MONITOROWANIE RYZYKA I NADZÓR 13. 1. W Szkole proces monitorowania ryzyka jest procesem ciągłym realizowanym na każdym szczeblu zarządzania, który pozwala na podejmowanie decyzji w odpowiednim czasie. 2. Dyrekcja Szkoły wspiera wszelkie działania pracowników Szkoły przyjmujących odpowiedzialność za ryzyko. 3. Pracownicy Szkoły przyjmujący odpowiedzialność za ryzyko prowadzą monitoring funkcjonowania mechanizmów kontrolnych pod kątem ich adekwatności i skuteczności. 4. Pracownicy Szkoły obowiązani są do systematycznej analizy wystąpienia ryzyk na stanowiskach pracy i zgłaszania ich Dyrektorowi szkoły. 5. Wprowadza się system wdrażana procesu zarządzania ryzykiem, poprzez zapoznanie wszystkich pracowników z niniejszą procedurą. ROZDZIAŁ VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE. 14. Pracownicy zobowiązani są do przestrzegania zasad i procedur określonych w Polityce zarządzania ryzykiem. 15. Ocenę procesu zarządzania ryzykiem mogą przeprowadzić audytorzy zewnętrzni. 16. Polityka zarządzania ryzykiem obowiązuje od 1 stycznia 2010 roku.