Umowa o współpracy partnerskiej dotycząca przygotowania i wdrożenia projektu Załącznik nr 1 do Uchwały Nr 1071/09 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 15 września 2009 r. Budowa zintegrowanych systemów informatycznych do zarządzania i monitoringu satelitarnego w Małopolsce zawarta w dniu 2009 r. na podstawie art. 12 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa (t. j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590 ze zm.) pomiędzy stronami: Województwo Małopolskie, z siedzibą: ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków, adres do korespondencji: ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków, reprezentowane przez Zarząd Województwa Małopolskiego, w imieniu którego działają: 1) Członek Zarządu Województwa Małopolskiego Pan Wojciech Kozak 2) Członek Zarządu Województwa Małopolskiego - Pan Marek Sowa NIP: 676-208-34-99 REGON: 351555335, zwanym w dalszej części Liderem, a Górskim Ochotniczym Pogotowiem Ratunkowym Grupa Podhalańska z siedzibą: Al. 1000-lecia 1, 34-700 Rabka reprezentowanym przez: 1) Pana Mariusza Zaróda - Naczelnika Grupy Podhalańskiej GOPR 2) Panią Marię Pitek Główną księgową Grupy Podhalańskiej GOPR NIP: 736-10-39-808 REGON: 000706869-00061 zwanym w dalszej części Partnerem, 1 Przedmiot umowy 1. Umowa określa wzajemne prawa i obowiązki Lidera i Partnera w ramach realizacji projektu pn. Budowa zintegrowanych systemów informatycznych do zarządzania i monitoringu satelitarnego w Małopolsce zwanego dalej Projektem wynikające z niżej wymienionych działań: - złożenia wniosku i jego wstępnej kwalifikacji (preselekcji) do dofinansowania w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (MRPO) na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa I - Warunki dla rozwoju społeczeństwa opartego na wiedzy, Działanie 1.2. Rozwój społeczeństwa informacyjnego, 1
- opracowania pełnej dokumentacji wniosku do konkursu właściwego, - organizacji współpracy partnerskiej oraz wdrożenia i realizacji Projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie. 2. W ramach w/w Projektu uruchomiony zostanie w siedzibie Partnera system zarządzania i monitoringu satelitarnego wraz z przekazywaniem, wymianą i gromadzeniem informacji pomiędzy jednostkami działającymi w ramach systemu. 3. W przypadku funkcjonowania u Partnera systemu informatycznego, prace obejmą integrację i aktualizację danych, modernizację lub wymianę tego systemu. Zakres i przedmiot modernizacji będzie uzgodniony przez obie Strony umowy. 4. Zakupiony, w ramach Projektu, sprzęt informatyczny i oprogramowanie będzie własnością Lidera i zostanie przekazany Partnerowi Projektu, na podstawie umowy użyczenia, na okres nie krótszy niż pięć lat od daty stanowiącej ostatni dzień okresu kwalifikowania wydatków wskazanego w umowie o dofinansowanie. 5. Wartość Projektu (całość kwalifikowanych kosztów projektu) - 10.000.000,- PLN. Wnioskowana kwota dofinansowania (85%) 8.500.000,- PLN, wkład własny 1.500.000,- PLN (zapewni Lider projektu). 6. Strony oświadczają, iż posiadają wszelkie niezbędne informacje związane z zakresem przedmiotowym umowy. 2 Czas trwania umowy Umowa trwa od dnia jej podpisania do dnia, w którym zakończy się pięcioletni okres trwałości Projektu, rozpoczynający się od daty stanowiącej ostatni dzień okresu kwalifikowania wydatków wskazanego w umowie o dofinansowanie. Z chwilą zakończenia obowiązywania Umowy, Strony wspólnie przygotują Protokół zakończenia" regulujący wzajemne zobowiązania stron, w tym tryb postępowania dla przedsięwzięć będących w toku. 3 Koordynacja projektu Do koordynacji współpracy w zakresie określonym umową Strony wyznaczają: 1) w imieniu Lidera - Wiesławę Onyszko Zastępcę Dyrektora Departamentu Geodezji i Kartografii Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, 2) w imieniu Partnera Mariusza Zaróda Naczelnika GOPR Grupa Podhalańska zwanego dalej Koordynatorem Partnera 4 Zobowiązania Lidera Liderem Projektu jest Województwo Małopolskie. Lider będzie odpowiadać za finansowe i administracyjne zarządzanie Projektem oraz spełni wszystkie zobowiązania wynikające z zatwierdzonej aplikacji oraz umowy o dotację. W szczególności Lider spełni następujące zobowiązania: przygotuje wniosek aplikacyjny (preselekcja) oraz pełną dokumentację wniosku i skompletuje dokumenty, 2
będzie reprezentował Partnera w zakresie składania wniosku o refinansowanie Projektu ze środków MRPO na lata 2007-2013, składania w jego imieniu oświadczeń woli, dokonywania rozliczeń dokumentów finansowych, zapewni cały wkład własny, wynoszący 15% całkowitej wartości Projektu, przeprowadzi postępowania przetargowe na zakup elementów systemu zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), rozpocznie oraz wdroży wraz z Koordynatorem Partnera działania, zgodnie z opisami poszczególnych etapów Projektu, będzie odpowiedzialny za korespondencję i przedkładanie Instytucji Zarządzającej dokumentów, regularne sporządzanie i przedstawianie raportów o postępie prac, składających się z raportów z realizacji działań oraz audytowanych raportów finansowych, jak również sporządzi i przedstawi raport końcowy, o czym stanowi umowa o udzielenie dofinansowania, wystąpi o dokonanie wypłat dofinansowania z funduszy Instytucji Zarządzającej / Instytucji Płatniczej. Ponadto będzie: zarządzać i kontrolować właściwe wydawanie przyznanego dofinansowania, zachowywać - dla celów audytu - wszystkie akta, dokumenty i dane na tradycyjnych nośnikach informacji w sposób bezpieczny i uporządkowany, przez co najmniej pięć lat po rozliczeniu ostatniej wpłaty dofinansowania w ramach programu, nadzorować rozliczenie księgowe całej operacji, porozumiewać się z organami wdrażającymi, szybko reagować na wszelkie prośby organów wdrażających, niezwłocznie zawiadamiać Partnera o wszelkich zdarzeniach, które mogą prowadzić do okresowego bądź całkowitego zaprzestania lub innego odstąpienia od planu Projektu, udostępni Partnerowi informacje uzyskane od pozostałych Partnerów, przeprowadzi szkolenia z zakresu korzystania z systemu u Partnera. A także: sporządzi wszystkie dokumenty wymagane w celach audytu, przekaże niezbędne informacje i zapewni wstęp na teren swojej siedziby. 5 Zobowiązania Partnera Partner podejmie następujące zadania i obowiązki: wyznaczy osobę merytorycznie odpowiedzialną za realizację Projektu, udostępni wszelkie informacje o obecnych zasobach informatycznych i sprzętowych, którymi dysponuje, dostarczy Liderowi wszelkich informacji i dokumentów niezbędnych do opracowania i przygotowania pełnej dokumentacji wniosku, nieodpłatnie będzie przekazywał informacje o zespołach ratowniczych pozostałym jednostkom współpracującym w ramach systemu, przeprowadzi akcje informacyjne dotyczące systemu oraz sposobu jego wykorzystania, zgodnie z wymogami programu wymienionego w 1 pkt. 1, 3
przeprowadzi przedsięwzięcia promocyjne mające na celu propagowanie wykorzystania systemów satelitarnych, wykorzysta przedmiot użyczenia wyłącznie do celów związanych z wdrożeniem i realizacją Projektu, poniesie koszty ubezpieczenia przedmiotu użyczenia przed ryzykiem kradzieży, zniszczenia lub uszkodzenia, zapewni miejsce oraz umożliwi montaż i instalację użyczonego sprzętu, zapewnieni karty SIM na potrzeby komunikacji urządzeń, które zostaną przekazane w drodze umowy użyczenia na okres nie krótszy niż pięć lat, pokryje wszystkie koszty związane z dostarczeniem, aktywacją oraz utrzymaniem kart SIM. zaakceptuje i zastosuje się do wzajemnie uzgodnionych metod pracy przy wdrażaniu Projektu, zapewni pomoc Liderowi w sporządzaniu raportów z postępu prac oraz raportu końcowego poprzez dostarczenie w ustalonym terminie wymaganych danych, sporządzi i dostarczy Liderowi wszelkich informacji, niezbędnych do wniosków o wypłatę dofinansowania, niezwłocznie zawiadomi Lidera o wszelkich zdarzeniach, które mogą prowadzić do czasowego bądź całkowitego zaprzestania wdrażania działań lub jakiegokolwiek odstępstwa od planu, będzie przestrzegać wszystkich zasad i obowiązków ustalonych w umowie o udzielenie dofinansowania, oraz szybko reagować na wszelkie prośby organów wdrażających, 6 Odpowiedzialność Lider oraz Partner zobowiązują się czynić wszystko, co w ich mocy, by wspierać wdrażanie działań, jak postanowiono w 1. Lider i Partner są odpowiedzialni w stosunku do siebie za realizację Projektu i powinni się wzajemnie ochraniać przed wszelką odpowiedzialnością materialną, szkodami i kosztami powstałymi w wyniku nie stosowania się do zadań i obowiązków wynikających z postanowień niniejszej umowy. Żadna ze stron nie będzie ponosić odpowiedzialności za nie stosowanie się do zobowiązań wynikających z niniejszej umowy w przypadku siły wyższej. W takim wypadku, Lider lub Partner powołujący się na siłę wyższą winien jest niezwłocznie zawiadomić o tym drugą stronę. 7 Zarządzanie budżetem i finansami, zasady prowadzenia księgowości Środki finansowe na realizację całości Projektu znajdują pokrycie w budżecie Lidera.Lider jest jedyną stroną odpowiedzialną w stosunku do Instytucji Zarządzającej za zarządzanie budżetem i finansami Projektu. Lider odpowiada za poprawność sprawozdań księgowych i finansowych. Lider zapewni Instytucji Zarządzającej uprawnienia w zakresie kontroli ponoszonych wydatków. Sprawozdania rachunkowe lub inne dokumenty, w tym także kopie wszystkich dokumentów dowodowych (faktur, dokumentów przetargowych, wyciągów z rachunków 4
bankowych, itd.) będą przechowywane przez Lidera, jak określono w umowie o dofinansowanie, do dnia 31 grudnia 2020 r. 8 Wniosek o wypłatę dofinansowania Lider może wnioskować o płatności jedynie po udowodnieniu postępu działań, zgodnie z warunkami określonymi w zatwierdzonej aplikacji. 9 Przekaz informacji i środki reklamy Lider i Partner powinni wspólnie wdrożyć plan przekazywania informacji, zapewniający odpowiednią promocję Projektu zarówno w stosunku do potencjalnych beneficjentów, jak również do ogółu społeczeństwa. Wszelkie zawiadomienia lub publikacje w ramach Projektu, wraz z tymi przekazywanymi na konferencjach lub seminariach, muszą zaznaczać, że Projekt uzyskał dotację z MRPO. Należy przestrzegać Rozporządzenia Komisji (EC) No 1159/2000 z dnia 30 maja 2000 o środkach przekazu informacji i środkach reklamy stosowanych przez Państwa Członkowskie a dotyczących pomocy z Funduszy Strukturalnych. Lider i Partner zgadzają się, by Instytucja Zarządzająca była upełnomocniona w ramach MRPO do publikacji, w dowolnej formie oraz za pomocą jakiegokolwiek środka przekazu, w tym także poprzez Internet, następujących informacji: nazwa Lidera oraz Partnera, cel dofinansowania, przyznana suma dofinansowania oraz proporcja w stosunku do całkowitego kosztu Projektu, wyliczonego przez instytucję finansującą, lokalizacja geograficzna Projektu, raporty z postępu prac, w tym także raport końcowy, czy i w jaki sposób informacja o projekcie była wcześniej upowszechniana. 10 Poufność informacji Pomimo, iż charakter wdrożenia Projektu jest publiczny, część informacji, które nie są publicznie dostępne, wymienianych w związku z wdrożeniem Projektu pomiędzy Liderem a Partnerem, oraz pomiędzy stronami niniejszej umowy a organami wdrażającymi MRPO, może być poufna. Lider i Partner zobowiązują się przedsięwziąć środki w celu zapewnienia przestrzegania poufności takich informacji przez członków kadry wykonujących pracę, oraz ich nierozpowszechniania, nieprzekazywania stronom trzecim lub niewykorzystywania ich bez uprzedniej pisemnej zgody Lidera oraz Partnera. Niniejsza klauzula o poufności zachowuje ważność przez trzy lata od momentu wygaśnięcia niniejszej umowy. 5
11 Współpraca ze stronami trzecimi i oddelegowania W przypadku współpracy ze stronami trzecimi, oddelegowania części działań lub outsourcingu, Lider pozostaje jedyną odpowiedzialną stroną wobec organów wdrażających Regionalny Program Operacyjny w kwestiach, dotyczących zgodności z ich zobowiązaniami na mocy warunków ustalonych w niniejszej umowie (wraz z jej załącznikami). 12 Cesja, przeniesienie prawne Ani Lider, ani Partner nie mogą cedować swoich praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy bez uprzedniej zgody drugiej Strony niniejszej umowy. Strony niniejszej umowy są świadome postanowień umowy o udzielenie dofinansowania, na mocy, której Lider może cedować swoje prawa i obowiązki, jak określono w umowie o udzielenie dofinansowania, jedynie po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Instytucji Zarządzającej. W przypadku przeniesienia prawnego, Lider lub Partner zobowiązany jest scedować wszystkie swoje obowiązki wynikające z niniejszej umowy na następcę prawnego. 13 Niespełnienie zobowiązań lub nieterminowe spełnienie zobowiązań Partner zobowiązany jest niezwłocznie informować Lidera oraz przekazać mu wszystkie konieczne szczegóły w przypadku wystąpienia zdarzeń, które mogą przeszkodzić we wdrażaniu Projektu. Jeżeli Partner nie spełnia swoich zobowiązań, Lider winien jest napomnieć go, by zastosował się do nich w realnym terminie, maksymalnie jednego miesiąca. Lider winien jest podjąć starania w celu rozwiązywania trudności, w tym też zwracając się o pomoc do Instytucji Zarządzającej. Jeżeli Partner w dalszym ciągu nie spełni swoich zobowiązań, wówczas Lider może zadecydować o wykluczeniu Partnera z Projektu, za aprobatą Komitetu Sterującego MRPO. O zamiarze wykluczenia z Projektu Instytucja Zarządzająca MRPO powinna być natychmiast poinformowana przez Lidera. Partner, który został wyłączony, zobowiązany jest do zwrócenia Liderowi wszelkich funduszy i użyczonych środków trwałych, które otrzymał w ramach Projektu, i co, do których nie może udowodnić w dniu wyłączenia, że zostały wykorzystane na wdrożenie Projektu, zgodnie z zasadami kwalifikowalności kosztów. 14 Spory pomiędzy Stronami 1. W przypadku pojawienia się kwestii spornej między Liderem Projektu a Partnerem, Strony zobowiązane są do podjęcia wszelkich działań celem polubownego rozstrzygnięcia sporu. 2. Lider może, z własnej inicjatywy bądź na wniosek Partnera, zwrócić się do Instytucji Zarządzającej o poradę. 6
3. W przypadku niemożności rozstrzygnięcia sporu w trybie określonym w ust. 1., Strony ustalają zgodnie, że spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie Sądu właściwego dla siedziby Lidera. 15 Nieważność postanowień Jeżeli jakiekolwiek postanowienie w niniejszej umowie okaże się częściowo lub w całości nieskuteczne prawnie, wówczas Strony niniejszej umowy podejmą działania w celu zastąpienia nieważnego postanowienia postanowieniem prawnie ważnym, które będzie mieć najbliższy możliwy skutek, jak postanowienie, które okazało się nieważne. 16 Użyczenie sprzętu Warunki użyczenia Partnerowi sprzętu zakupionego w ramach Projektu określone zostaną w drodze odrębnej umowy użyczenia. 17 Załączniki do umowy Niniejsza umowa może być uzupełniana jedynie w formie pisemnej za pomocą aneksu, którego treść została podpisana przez Strony. Zmiany wprowadzane do Projektu (dotyczące np. terminów lub budżetu), które zostały zatwierdzone przez Komitet Sterujący mogą być dokonywane bez sporządzania załącznika do umowy. 18 Termin ważności Postępowanie sądowe dotyczące sporu, wynikającego z niniejszej umowy nie może zostać wszczęte po upływie trzech lat od daty, kiedy powstało roszczenie. W przypadku postępowania sądowego dotyczącego żądania zwrotu funduszy, powinien być zastosowany okres trzech lat licząc od ostatniego przelewu dofinansowania. 19 Rozwiązanie umowy 1. Umowa może zostać rozwiązana przed terminem określonym w umowie o dofinansowanie projektu w następujących przypadkach: A. na podstawie porozumienia stron, w tym, w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie zobowiązań wynikających z umowy, B. w razie wypowiedzenia umowy o dofinansowanie projektu przez instytucję dotującą realizację projektu, C. Partnerzy mogą, na uzasadniony wniosek Lidera, wypowiedzieć umowę jednemu z Partnerów w przypadku rażącego naruszenia obowiązków Partnera wynikających z umowy. Strony umowy zobowiązują się 7
do podjęcia negocjacji mających na celu zapewnienie prawidłowej realizacji projektu, w tym kontynuacji zadania powierzonego Partnerowi, z którym Strony rozwiązały umowę. Za rażące naruszenie obowiązków uznaje się: - nie wykonywanie, bądź nieterminowe wykonywanie powierzonych Partnerowi zadań, - zmianę przeznaczenia wykorzystania przekazanego Partnerowi sprzętu bez uprzedniego uzyskania pisemnej zgody Lidera, - nie złożenie wymaganych przez Lidera sprawozdań merytorycznych, - nie przestrzeganie ogólnie obowiązujących przepisów prawa obowiązujących Partnerów, D. Partnerzy działając jednomyślnie mogą wypowiedzieć umowę Liderowi w przypadku rażącego naruszenia obowiązków wynikających z umowy, analogicznie do zapisu pkt. 1 ust. C. Za rażące naruszenie obowiązków przez Lidera uznaje się także zaprzestanie realizacji projektu bez uzgodnienia tego z Partnerami. 2. Rozwiązanie umowy w przypadkach określonych w ust. 1, następuje: - z dniem porozumienia o rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron, - z dniem poinformowania Partnerów o wypowiedzeniu umowy o dofinansowanie projektu przez instytucję dotującą realizację projekt, - po upływie 1 miesiąca od dnia wypowiedzenia, 20 Adresy Stron Zgodnie z niniejszą umową, Lider i Partner powinni nieodwołalnie wybrać i podać adres do korespondencji, dokąd będą prawnie kierowane wszelkie oficjalne zawiadomienia. Wszelkie zmiany adresów powinny być zakomunikowane listem poleconym w ciągu 15 dni od daty zmiany adresu. 8
21 Uwagi końcowe 1. Umowę sporządzono w 4 jednobrzmiących egzemplarzach, 3 dla Lidera, 1 dla Partnera. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa krajowego, w tym kodeksu cywilnego i Unii Europejskiej. 3. W razie zmiany osoby odpowiedzialnej za merytoryczną koordynację prac nad wdrażaniem i realizacją Projektu oraz osoby podpisującej niniejszą umowę ze strony Partnera, Strony zobowiązują się do przekazania informacji na temat zmian drogą pisemną. Lider Partner 9